BADAN METEOROLOGI KLIMATOLOGI DAN GEOFISIKA PETUNJUK PEMAKAIAN PORTAL ABSENSI BMKG

Transkripsi

1 BADAN METEOROLOGI KLIMATOLOGI DAN GEOFISIKA PETUNJUK PEMAKAIAN PORTAL ABSENSI BMKG Tanggal : 3 Mei 2013

2 DAFTAR ISI Portal Absensi... 3 Membuka Portal Absensi... 4 Mengubah Password... 4 Melihat Daftar Shift... 5 Melihat Daftar Hari Libur... 5 Petunjuk Umum Menggunakan Tabel di Portal Absensi... 6 Mengurutkan/Sorting Data... 6 Memfilter Data... 7 Tabel yang Terdiri Dari Lebih Dari Satu Halaman... 8 Menggunakan Pilihan Pegawai... 8 Menggunakan Pilihan Organisasi/Unit Mengisi Isian Tanggal Data Pegawai Tidak hadir Menginput berdasarkan daftar seluruh Pegawai di Unit Menginput berdasarkan daftar Pegawai yang tidak masuk pada tanggal tertentu Edit Shift Pegawai Laporan Statistik Pegawai Pengoperasian Laporan Laporan Bulanan Laporan Hadir Pegawai/DaftarPegawai yang Terlambat/Daftar pegawai pulang sebelum waktunya/daftar pegawai terlambat dan pulang sebelum waktunya Daftar Pegawai Istirahat tanpa Sertifikat Dokter/Daftar Pegawai Istirahat dengan Sertifikasi Dokter/Daftar Pegawai Istirahat Karena Alasan Penting/Daftar Pegawai Cuti/Daftar Pegawai Perjalanan Dinas Daftar Pegawai Tidak Absen Laporan Daftar Hadir Laporan per-pegawai Menggunakan Halaman Report... 19

3 P O R T A L A B S E NS I Fungsi Portal Absensi bagi Unit-unit : 1. Mengelola data pegawai hadir yang tidak sempat mengabsen di mesin fingerprint. 2. Mengelola shift pegawai. 3. Memberikan laporan kehadiran pegawai. mengabsen Download data absen Pegawai laporan kehadiran Operator Unit 1. input data kehadiran pegawai yang tidak bisa mengabsen 2. Input alasan ketidakhadiran/ keterlambatan 3. input shift pegawai Portal Absensi Operator/ Atasan Aplikasi ini hanya bisa dibuka di address melalui VSAT CMSS BMKG. Untuk keperluan training gunakan address portal untuk training ini mengakses database yang berbeda dengan database production sehingga user bisa mencoba input/edit data dengan aman. Password untuk training adalah 8 digit pertama dari NIP user yang bersangkutan.

4 M E M B U K A P O R T A L ABS E N S I Langkah-langkah untuk membuka Portal Absensi : 1. Jalankan Internet Explorer (atau aplikasi browser lain). 2. Isikan alamat dari portal : kemudian tekan enter. 3. Halaman login akan muncul, isi dengan NIP dan password anda kemudian klik button Login. M E N G U B A H P A S S W O R D Langkah-langkah untuk mengubah password : 1. Klik button, halaman Ubah Password akan muncul. 2. Isi : a. password lama b. password yang baru c. password baru (diisi satu kali lagi). Untuk keamanan data, huruf yang diketikkan dalam password baru tidak terlihat. 3. Klik button Ubah Password.

5 M E L I H A T D A F T A R SHIFT Langkah-langkah untuk melihat daftar shift : 1. Klik button 2. Akan muncul daftar shift seperti berikut ini : M E L I H A T D A F T A R HARI LIBUR Langkah-langkah untuk melihat daftar hari libur : 1. Klik button 2. Akan muncul daftar hari libur seperti berikut : Hari libur yang ditampilkan adalah per-tahun, untuk melihat hari libur pada tahun yang lain :

6 1. Ubah isi textbox Tahun dengan cara mengetik angka tahun di textbox tersebut 2. atau meng-klik (tambah/naik) atau (kurang/turun). 3. Klik button Refresh. P E T U N J U K U M U M M E N G G U N A K A N T A B E L D I P O R T A L ABS E N S I Banyak data di Portal Absensi ditampilkan dalam bentuk tabel. Tabel-tabel tersebut memiliki fungsi yang mirip, petunjuk berikut ini menjelaskan bagaimana menggunakan tabel. Untuk latihan gunakan menu Tidak Hadir, klik button. M E N G U R U T K A N/SO R T I N G DATA 1. Untuk mengurutkan data berdasarkan suatu kolom : klik judul kolom tersebut, warna judul kolom yang di-sort akan berubah. 2. Jika judul kolom di-klik lagi maka urutan sort akan berubah menjadi dari besar ke kecil (descending).

7 3. Jika di-klik sekali lagi setelah descending, maka sorting tidak berlaku lagi. M E M F I L T E R D A T A Jika data yang dimunculkan jumlahnya banyak dan kita hanya ingin melihat data tertentu saja, maka kita dapat menggunakan fungsi filter untuk membatasi data yang ditampilkan. Tidak semua tabel dilengkapi fungsi filter, fungsi filter terdapat pada tabel yang memiliki textbox untuk filter dibawah judul kolom. Fasilitas filter bersifat case-sensitive, sebagai contoh kalau kita ingin menampilkan data pegawai dengan gelar dokter maka kita harus menuliskan dr di texbox filter, jika kita menuliskan DR maka yang muncul adalah pegawai bergelar doktor. Langkah untuk mem-filter berdasarkan data suatu kolom : 1. Isi Textbox dibawah judul kolom yang ingin difilter dengan kriteria filter yang diinginkan. 2. Klik button disamping texbox tersebut, akan muncul menu jenis filter yg terdiri atas pilihanpilihan : 3. Pilih salah satu jenis filter di atas, yang paling sering digunakan adalah Contains yang artinya kita bermaksud memfilter data yang mengandung kata yang kita isikan di textbox. 4. Untuk nonaktifkan filter yang pernah kita buat, klik button pada kolom yang di-filter kemudian pilih NoFilter.

8 T A B E L Y A N G T E R D I R I DARI LEBI H DARI SATU H A L A M A N Jika data yang harus ditampilkan terdiri atas cukup banyak baris maka data akan dipecah per-halaman. Jumlah baris per-halaman dapat diatur dengan memilih dari dropdown yang terdapat di bawah tabel : Sedangkan untuk berpidah halaman : Klik pada angka halaman, atau button untuk pindah ke halaman pertama, atau button untuk mundur satu halaman, atau button untuk maju satu halaman, atau button untuk pindah ke halaman terakhir. M E N G G U N A K A N P I L I H A N P E G A W A I Pada beberapa form terdapat inputan pegawai seperti berikut ini. Pada inputan diatas terdapat dua button : 1. Select : akan menampilkan form pilihan pegawai. 2. Clear : menghapus pilihan. Form Pilihan Pegawai dapat dilihat pada gambar dibawah ini :

9 Jumlah pegawai yang muncul sesuai dengan lingkup unit yang dimiliki user. Fasilitas untuk mempermudah pemilihan pegawai dalam form Pilihan Pegawai adalah : 1. Sorting : dilakukan dengan meng-klik judul kolom NIP, Nama atau Organisasi. 2. Filtering : dilakukan dengan mengetikkan kriteria filter di textbox kemudian meng-klik button Filter. Yang dapat diisikan dalam textbox adalah : nip atau bagian dari nip, nama atau sebagian dari nama, organisasi/unit atau sebagian dari unit. Filtering akan membatasi daftar pegawai dengan pegawai-pegawai yang NIP atau Nama atau Organisasinya mengandung kata yang diinput di textbox. Untuk memilih pegawai : 1. Klik pada baris dimana pegawai yang dimaksud berada. 2. Klik button Submit.

10 M E N G G U N A K A N P I L I H A N OR G A N I S A S I/UN I T Pada beberapa form terdapat inputan unit seperti berikut ini. Pada inputan diatas terdapat dua button : 1. Select : akan menampilkan form pilihan Unit. 2. Clear : menghapus pilihan. Form Pilihan Unit dapat dilihat pada gambar dibawah ini : Jumlah Unit yang muncul sesuai dengan lingkup unit yang dimiliki user. Fasilitas untuk mempermudah pemilihan unit dalam form Pilihan Unit adalah : 1. Struktur Pohon : daftar unit disusun dalam struktur pohon seperti berikut ini

11 Untuk memunculkan unit dibawahnya klik tanda disamping nama suatu unit. 2. Filtering : dilakukan dengan mengetikkan kriteria filter di textbox kemudian meng-klik button Filter. Yang dapat diisikan dalam textbox adalah : nama organisasi/unit atau sebagian dari nama unit. Filtering akan membatasi daftar unit dengan unit-unit yang namanya mengandung kata yang diinput di textbox. Untuk memilih Unit : 1. Klik pada nama unit yang dimaksud. 2. Klik button Submit. M E N G I S I I S I A N TANGGAL Dalam beberapa form terdapat isian untuk data tanggal, seperti contoh berikut : Untuk menggantinya ada dua cara : 1. Edit langsung ke textbox : caranya hapus isi textbox dan ketikkan data tanggal dengan format DD/MM/YYYY (tanggal 2 digit/bulan 2 digit/tahun 4 digit). 2. Klik pada, akan muncul pilihan berbentuk kalendar seperti berikut ini :

12 (tulisan berwarna merah di atas adalah petunjuknya) Cara menggunakannya : klik button-button maju/mundur sampai tampil bulan yang diinginkan klik tanggal yang diinginkan D A T A PEGAWAI TIDAK H A D I R Data Pegawai yang tidak hadir diinput oleh operator di masing-masing unit. Ada dua cara untuk menginput Pegawai yang tidak hadir : 1. Menginput berdasarkan daftar seluruh Pegawai di Unit. Melalui cara ini dapat diinput ketidakhadiran yang lebih dari satu hari atau yang hanya satu hari. 2. Menginput berdasarkan daftar Pegawai yang tidak masuk pada tanggal tertentu. Cara ini hanya untuk ketidakhadiran selama satu hari, kelebihan cara ini adalah user tinggal memilih dari daftar Pegawai yang tidak hadir dan belum ada keterangan. M E N G I N P U T B E R D A S A R K A N D A F T A R S E L U R U H P E G A W A I D I U N I T 1. Klik button, daftar Pegawai tidak hadir akan muncul seperti contoh berikut.

13 2. Klik link di bagian bawah tabel, akan muncul dialog sebagai berikut : 3. Pilih pegawai yang tidak hadir. 4. Isi Tanggal dengan tanggal awal tidak hadir. 5. Isi Sampai dengan tanggal akhir tidak hadir, jika tidak hadir hanya satu hari maka diisi sama dengan Tanggal. 6. Pilih Alasan dari daftar alasan. 7. Isi Deskripsi dengan keterangan ketidakhadiran. 8. Klik button Insert. M E N G I N P U T B E R D A S A R K A N D A F T A R P E G A W A I Y A N G T I D A K M A S U K P A D A T A N G G A L T E R T E N T U 1. Klik button, daftar Pegawai tidak hadir akan muncul. 2. Klik tab, dibawah tab tersebut terdapat form input sebagai berikut :

14 3. Jika scope kerja user meliputi beberapa unit, maka user dapat memilih unit sehingga daftar pegawai yang muncul hanya dari unit tersebut. Klik button Select dan pilih unit yang dikehendaki. Jika scope user hanya di satu unit saja maka button Select tidak dapat di-klik. 4. Isi tanggal ketidakhadiran. Daftar pegawai akan menyesuaikan sesuai dengan pilihan Unit dan Tanggal. Yang ditampilkan adalah daftar pegawai yang tidak hadir dan belum ada keterangan pada tanggal dan Unit yang dipilih. 5. Pilih pegawai, pilihan pegawai yang muncul sesuai dengan unit dan tanggal. 6. Pilih Alasan dari daftar alasan. 7. Isi Deskripsi dengan keterangan ketidakhadiran. 8. Klik button Simpan. E D I T SHIFT PEGAWAI Pemrosesan laporan kehadiran pegawai ditentukan oleh shift pegawai, untuk menentukan keterlambatan atau pulang cepat. Setiap pegawai bisa di set Shift Default -nya, jika kehadiran pegawai sesuai dengan Shift Default -nya maka tidak perlu di-edit shiftnya. Shift Default standar seluruh pegawai adalah Shift Reguler (8:15-16:45). Langkah-langkah untuk mengedit shift : 1. Klik button untuk membuka form edit shift seperti pada gambar di bawah ini :

15 2. Klik button Select untuk memilih pegawai yang akan di-edit 3. Mengisi shift : a. Isi tanggal Dari dan Sampai dari tanggal-tanggal yang akan diisi shiftnya. b. Pilih shift. c. Jika shift yang ingin diupdate dari Dari Sampai tidak termasuk hari libur (karena pegawai ybs tidak masuk pada hari libur), maka centang tanda kecuali libur. d. Jika shift yang ingin diupdate dari Dari Sampai tidak termasuk hari sabtu-minggu (karena pegawai ybs tidak masuk pada hari sabtu-minggu), maka centang tanda kecuali sabtu & minggu. e. Klik button Isi Shift. 4. Jika terjadi kesalahan input dan ingin di hapus, maka isi tanggal Dari dan Sampai dari tanggaltanggal yang ingin dihapus, kemudian klik button Kosongkan Shift.

16 5. Untuk mengubah shift default pilih shift default dan klik button Update shift Default. L A P O R A N S T AT I S T I K P E G A W A I Laporan statistik berisi laporan-laporan yang berupa perhitungan data kehadiran selama periode waktu tertentu. P ENG O P E R A S I A N L A P O R A N Langkah-langkah untuk menampilkan laporan statistik pegawai : 1. Klik button. 2. Pilih jenis laporan yang diinginkan. 3. Pilih Unit dari laporan tersebut. 4. Pilih periode waktu laporan, format-format periode akan dijelaskan dalam bagian setelah ini. 5. Klik button Tampilkan untuk menampilkan laporan dalam format tabel. 6. Klik button Cetak untuk menampilkan laporan dalam format cetakan. Format periode yang dapat digunakan : 1. Per-Bulanan : kilik link Bulan, isi bulan dan tahun. 2. Per-Tahun : klik link Tahun, isi tahun.

17 3. Berdasarkan tanggal Dari Sampai yang diinput : klik Periode, isi tanggal Dari dan Sampai. L A P O R A N B U L A N A N Laporan bulanan memberikan ringkasan kehadiran pegawai selama satu bulan. Kolom-kolom dalam Laporan Bulanan adalah : 1. NIP/Nama 2. Jabatan 3. Golongan 4. Total hari melakukan absensi 5. Total jam bekerja, selama sebulan 6. Total jam keterlambatan, selama sebulan 7. Total jam pulang cepat, selama sebulan 8. Total jam akumulasi keterlambatan yang belum diperhitungkan 9. Total hari absensi setelah dikoreksi, selama sebulan (keterlambatan 7,5 jam mengurangi 1 hari) L A P O R A N H A D I R P E G A W A I/DA F T A RP E G A W A I Y A N G T E R L A M B A T /DA F T A R P E G A W A I P U L A N G S E B E L U M W A K T U N Y A /DA F T A R P E G A W A I T E RLA M B A T D A N P U L A N G S E B E L U M W A K T U N Y A Terdiri atas kolom-kolom : 1. NIP/Nama 2. Jabatan 3. Golongan 4. Jumlah (hari) 5. Jam

18 D A F T A R P E G A W A I I S T I R A H A T T A N P A S ER T I F I K A T DOKTER/DA F T A R P E G A W A I I S T I R A H A T DE N G A N S E R T I F I K A S I D O K T E R/DA F T A R P E G A W A I ISTI R A H A T K A R E N A A L A S A N P E N T I N G/ D A F T A R P E G A W A I C U T I/D A F T A R P E G A W A I P E R J A L A N A N D I N A S Terdiri atas kolom-kolom : 1. NIP/Nama 2. Jabatan 3. Golongan 4. Jumlah (hari) D A F T A R P E G A W A I TID A K A B S E N Terdiri atas kolom-kolom : 1. NIP/Nama 2. Jabatan 3. Golongan L A P O R A N D A F T A R HADIR Laporan daftar hadir berisi data kehadiran per-hari. Terdiri atas dua jenis yaitu laporan detil dan statistik. Laporan Daftar Hadir (detil) Berisi data kehadiran semua pegawai dalam satu hari. Laporan Daftar Hadir (Statistik) Berisi data kehadiran dalam bentuk total per unit dalam periode satu hari.

19 L A P O R A N P E R-PEGAWAI Laporan per-pegawai digunakan untuk melihat kehadiran pegawai secara detil, hari per hari. Terdiri atas dua jenis : Laporan Per-Pegawai (harian) : yang ditampilkan adalah data kehadiran hasil perhitungan berdasarkan data shift dan fingerprint pegawai. Laporan Per-Pegawai (detil) : yang ditampilkan adalah data absensi fingerprint pegawai, jika dalam satu hari pegawai lebih dari dua kali mengabsen maka semuanya akan muncul dalam laporan ini. Laporan Per-Pegawai (harian) Laporan Per-Pegawai (detil) M E N G G U N A K A N H A L A M A N R E P O R T Pada form laporan terdapat button Cetak yang akan menampilkan halaman preview dari hasil cetakan laporan. Halaman tersebut memiliki button-buton yang fungsinya ditunjukkan dalam gambar dibawan ini :