LAPORAN QUARTERLY AUDIT BIL. 1/2011 SPOT AUDIT BIL.2/2011 AMALAN 5S/QE 15 PTJ BAGI PERSIJILAN SEMULA AMALAN 5S/QE 2011 PADA 3-4 NOVEMBER 2011

Transkripsi

1 Amalan 5S/QE UMP 14 November 2011 LAPORAN QUARTERLY AUDIT BIL. SPOT AUDIT BIL. AMALAN 5S/QE 15 PTJ BAGI PERSIJILAN SEMULA AMALAN 5S/QE 2011 PADA 34 NOVEMBER 2011 Disediakan oleh: Pusat Pembangunan Korporat & Pengurusan Kualiti

2 PUSAT TEKNOLOGI MAKLUMAT & KOMUNIKASI LAPORAN QUARTERLY AUDIT BIL. (BERDASARKAN LAPORAN PRA AUDIT MPC 2011) Tarikh Audit Kriteria Audit/Penilaian Laporan Status Fail 5S Jabatan Sudut 5S Ruang Pejabat Perkhidmatan kaunter Tempat Simpanan Dokumen 2010 dan 2011 perlu diasingkan dengan menggunakan separator atau penanda. Semua dokumen yang memerlukan tandatanga perlu ditanda tangani. Setiap dokumen yang disimpan perlu dipastikan dibuat penandaan untuk memudahkan pencarian teritama semasa audit dijalankan. Perlu ada PIC Pastikan pelan lantai terkini zon dipamerkan. Gambar/rekod penambahbaikan perlu dikemaskini Elakkan terlalu banyak tagging peribadi. Plug dan suis lebih dari satu perlu dilabelkan. Pastikan label yang tercabut atau tertanggal perlu dikemaskini. Nama PIC yang bertugas di kaunter boleh disediakan. Carta Alir tentang perkhidmatan boleh dipamerkan. Peralatan ICT dan media perlu disusun dan dilabel mengikut kategori. Tempat pelupusan sementara perlu diwujudkan dan senarai barangan lupus perlu disediakan. Rekod peralatan perlu sentiasa dikemaskini. Lantai dan lampu perlu dalam keadaan bersih dan tidak berdebu. Pastikan Bilik Server tiada barangan rosak dan tidak diperlukan disimpan didalam bilik tersebut. Telah diambil tindakan Telah diambil tindakan Telah diambil tindakan Belum diambil tindakan Telah diambil tindakan Belum diambil tindakan Telah diambil tindakan Telah diambil tindakan Belum diambil tindakan Tempat Umum Bilik Mesyuarat perlu ada PIC Etika dan peraturan Bilik Mesyuarat perlu disediakan Belum diambil tindakan LAPORAN SPOT AUDIT BIL. Tarikh Audit Kriteria Audit Laporan Status Ruang Kerja Staf Suis/Plug yang tidak dilabel Laci meja tidak disusun dan tidak diletakkan label Wayar yang tidak diikat Ruang meja kerja yang tidak disusun Masih ada ruang kerja staf yang perlu diperbaiki dan dikemaskini. Secara keseluruhan di tahap yang baik. 80% 78% M u k a s u r a t 1

3 JABATAN HAL EHWAL AKADEMIK & ANTARABANGSA LAPORAN QUARTERLY AUDIT BIL. (BERDASARKAN LAPORAN PRA AUDIT MPC 2011) Tarikh Audit Kriteria Audit Laporan Status Pelan Perancangan perlu dimasukkan tarikh di ruangan pelaksanaan Perbincangan/perjumpaan bagi setiap zon perlu direkodkan walaupun tempoh masa adalah singkat Tiada sebarang komen dari pihak MPC Secara keseluruhan berada di tahap yang baik Secara keseluruhannya di tahap yang baik Stor Tiada sebarang komen dari pihak MPC Tempat Umum Secara keseluruhannya di tahap yang baik LAPORAN SPOT AUDIT BIL. Tarikh Audit Kriteria Audit Laporan Status RuangKerjaStaf Fail yang tidak diletakkan label dan tiada index Almari/rak fail yang tiada penambahbaikan Susunan barangan yang tidak teratur dan berselerak di atas meja Pelan suis yang tiada penambahbaikan Laci meja yang tidak diletakkan label Tiada tindakan penambahbaikan dilaksanakan 74% 62% M u k a s u r a t 2

4 JABATAN HAL EHWAL PELAJAR & ALUMNI LAPORAN QUARTERLY AUDIT BIL. (BERDASARKAN LAPORAN PRA AUDIT MPC 2011) Tarikh Audit Kriteria Audit Laporan Status Minit Mesyuarat/nota perbincangan perlu pengesahan oleh Pengerusi JK Amalan 5S jabatan Stor Cenderahati/Stor stok Stor Alat tulis Bilik kaunseling Bilik Server Bilik Fail Bilik Gerakan Pantry Tempat Umum Secara keseluruhannya di tahap yang baik Secara keseluruhannya di tahap yang baik Perlu dibuat parking bagi mengasingkan setiap peralatan di dalam cabinet namun perlu lebih sistematik dan menepati kriteria 5S Perlu direkod dengan sistematik penerimaan/pengeluaran cenderahati Setiap alat tulis perlu direkodkan pengeluaran/penerimaan dan baki alat tulis sentiasa dikemaskini Perlu kenal pasti ruang yang sesuai untuk menyusun barangan/peralatan tidak perlu diletak di dalam bilik berkenaan Perlu dialaihkan barangan yang disimpan dalam biliktersebut kerana menyukarkan urusan penyelenggaraan Semua failfail perlu disusun dengan teratur dan dilabel Secara keseluruhannya di tahap yang baik Secara keseluruhannya di tahap yang baik Secara keseluruhannya di tahap yang baik Ada penambahbaikan (kad stok telah disediakan. telah take noted tetapi tiada penambahbaikan dibuat Ada penambahbaikan (barang telah dialihkan) M u k a s u r a t 3

5 Surau Secara keseluruhannya di tahap yang baik LAPORAN SPOT AUDIT BIL. Tarikh Audit Kriteria Audit Laporan Status Sudut 5S Rekod gambar penambahbaikan perlu dikemaskini. Ada penambahbaikan dibuat namun masih lagi menggunakan gambar yang lama. 60% 76% M u k a s u r a t 4

6 PERPUSTAKAAN LAPORAN QUARTERLY AUDIT BIL. (BERDASARKAN LAPORAN PRA AUDIT MPC 2011) Tarikh Audit Kriteria Audit Laporan Status Pelan Perancangan perlu dimasukkan tarikh di ruangan pelaksanaan Perlu kemaskini rekod minit mesyuarat Pelan Perancangan perlu dimasukkan tarikh di ruangan pelaksanaan Perlu masukkan/meletakkan tarikh bagi setiap gambar walaupun dengan hanya dengan tulisan tangan Kaedah flipping tidak perlu dilakukan. Hanya perlu letak gambargambar yang terkini sahaja. Perlu update sehingga bulan November 2011 Perlu masukkan Minit Mesyuarat Induk & Mesyuarat Penyelarasan ReCert. Audit. Perlu letak nombor dan indeks bagi memudahkan carian (Unit Perolehan) Wayar perlu diikat dengan cable tight (Unit Pentadbiran) namun perlu penambahbaikan dengan sediakan petunjuk warna & nombor) Stor alat tulis Secara keseluruhannya di tahap yang baik Tempat Umum Secara keseluruhannya di tahap yang baik LAPORAN SPOT AUDIT BIL. Tarikh Audit Kriteria Audit Laporan Status Tempat Umum (Ruang Kudapan) Tandas) Secara keseluruhan di atahp yang baik Perlu lebih kemas (tisu atas lantai) Lantai perlu lebih bersih dan kemas (ada garfu, getah dan barangan lain di lantai) Tandas staf lelaki perlu diletakkan pewangi kerana berbau. Surau Lelaki: Ada telekung di dalam kabinet 91% 91% M u k a s u r a t 5

7 JABATAN PEMBANGUNAN & PENGURUSAN HARTA LAPORAN QUARTERLY AUDIT BIL. (BERDASARKAN LAPORAN PRA AUDIT MPC 2011) Tarikh Audit Kriteria Audit Laporan Status Lampiran audit perlu diasingkan dalam fail. Satu contoh sahaja yang perlu dimasukkan dalam fail Semua perbincangan/perjumpaan berkaitan aktiviti Amalan 5S jabatan perlu direkodkan dan dimasukkan dalam 1 fail Hanya letak sepasang gambar sebelum selepas bagi setiap zon Perlu letak kad kemaskini untuk memudahkan pemantauan Pelu meletakkan/memasukkan tarikh sebenar bagi setiap gambar Berdebu, kabel perlu diikat dengan cable tight Stor Perlu dimasukkan dalam kotak dan dilabel jika diguna Tempat Umum label yang tertanggal perlu dikemaskini LAPORAN SPOT AUDIT BIL. Tarikh Audit Kriteria Audit Laporan Status Stor fail/arkib Tiada PIC Fail peribadi staf tidak dilabel Perlu penambahbaikan memandangkan masih ada fail yang tidak berlabel. 69% 71% M u k a s u r a t 6

8 PUSAT PEMBANGUNAN KORPORAT & PENGURUSAN KUALITI LAPORAN QUARTERLY AUDIT BIL. (BERDASARKAN LAPORAN PRA AUDIT MPC 2011) Tarikh Audit Kriteria Audit Laporan Status Pelan Perancangan perlu dimasukkan tarikh di ruangan pelaksanaan Perbincangan/perjumpaan berkaitan aktiviti Amalan 5S jabatan perlu direkodkan walaupun tempoh masa adalah singkat Pelan Perancangan dan Pelaksanaan bagi tahun 2010 tidak perlu dipamerkan namun perlu dimasukkan ke dalam fail 5S jabatan Perlu meletakkan/masukkan tarikh bagi setiap gambar walaupun dengan hanya tulisan tangan Secara keseluruhannya adalah baik Stor Perlu kenalpasti ruang yang sesuai untuk menyusun dan kemaskini kotak kosong Belum dilaksanakan memandangkan ruang yang terhad namun telah disusun dengan baik dan kemas. Tempat Umum Secara keseluruhannya adalah baik LAPORAN SPOT AUDIT BIL. Tarikh Audit Kriteria Audit Laporan Status Ruang Kerja Staf Ada box file yang tidak dilabel Plug dan suis ada yang tidak dilabel namun masih ada ruang kerja staf yang perlu ditambahbaik. 86% 80% M u k a s u r a t 7

9 PEJABAT NAIB CANSELOR LAPORAN QUARTERLY AUDIT BIL. (BERDASARKAN LAPORAN PRA AUDIT MPC 2011) Tarikh Audit Kriteria Audit Laporan Status Pelan Perancangan perlu dimasukkan tarikh di ruangan pelaksanaan Perbincangan/perjumpaan berkaitan aktiviti Amalan 5S jabatan perlu direkodkan walaupun tempoh masa adalah singkat Perlu melantik ketua zon Stor Tempat Umum Perlu wujudkan penanda tarikh kemaskini (ikut standard dari PPKPK) Perlu meletakkan/masukkan tarikh bagi setiap gambar walaupun dengan hanya tulisan tangan Secara keseluruhannya adalah baik Perlu buat pelan lantai dan tambah nama arkib dan bahan cetakan Buat/sediakan legeng PIC kabinet fail mengikut unit Tutup kabinet kaca kunci Letakkan tag yang betul beserta tarikh simpanan Secara keseluruhannya adalah baik namun perlu penambahbaikan terutama stor arkib LAPORAN SPOT AUDIT BIL. Tarikh Audit Kriteria Audit Laporan Status Stor Pelan lantai boleh dilorek bagi arkib + bahan edaran Ada dibuat namun perlu penambahbaikan. 53% 69% M u k a s u r a t 8

10 PUSAT KESIHATAN PELAJAR LAPORAN QUARTERLY AUDIT BIL. (BERDASARKAN LAPORAN PRA AUDIT MPC 2011) Tarikh Audit Kriteria Audit Laporan Status i. Farmasi ii. Kaunter Pendaftaran iii. Makmal iv. Bahagian Pentadbiran perlu buat pelan lantai untuk stor umum dan stor farmasi Perlu buat pelan lantai Kemaskini wayar Kemaskini borang/rekod pesakit Kemaskini wayar printer di lantai Kemaskini label fail LAPORAN SPOT AUDIT BIL. Tarikh Audit Kriteria Audit Laporan Status Ruang kerja staf Bahagian Farmasi dan Makmal perlu ditambahbaik. Telah diambil tindakan 74% 78% M u k a s u r a t 9

11 BAHAGIAN KESELAMATAN LAPORAN QUARTERLY AUDIT BIL. (BERDASARKAN LAPORAN PRA AUDIT MPC 2011) Tarikh Audit Kriteria Audit Laporan Status Pelan perancangan perlu dikemaskini dan setiap pelaksanaan aktiviti yang telah dijalankan perlu direkodkan Tempat Umum Perbincangan/perjumpaan berkaitan aktiviti Amalan 5S jabatan perlu direkodkan walaupun tempoh masa adalah singkat Gambargambar penambahbaikan perlu diletakkan tarikh aktiviti/gambar tersebut dijalankan Pelan perancangan dan pelaksanaan bagi tahun 2011 perlu dikemaskini dan direkodkan setiap aktiviti 5s yang dijalankan Gambargambar penambahbaikan perlu diletakkan tarikh aktiviti/gambar tersebut dijalankan. Perlu memaparkan gambargambar berkaitan Amalan 5S sahaja. Perlu bersihkan/sapu habuk atau debu yang terdapat di ruang kerja staf Bilik FailSusun atur baik Bilik storterdapat barang di atas lantai Gambar yang dikemukakan tidak berkaitan dengan 5S M u k a s u r a t 10

12 LAPORAN SPOT AUDIT BIL. Tarikh Audit Kriteria Audit Laporan Status Fail 5S Pelan Perancangan setiap AJK perlu diadakan laporan audit disertakan bersama dengan graf, contohnya menggunakan carta pie atau bar. perlu adakan lebih aktiviti 5S dan direkodkan tarikh Perlu penambahbaikan 50% 56% gambar penambahbaikan (sebelum dan selepas) M u k a s u r a t 11

13 JABATAN BENDAHARI LAPORAN QUARTERLY AUDIT BIL. (BERDASARKAN LAPORAN PRA AUDIT MPC 2011) Tarikh Audit Kriteria Audit Laporan Status Pengasingan fail mengikut zon Perbincangan/perjumpaan berkaitan aktiviti Amalan 5S jabatan perlu direkodkan walaupun tempoh masa adalah singkat Perlu meletakkan/masukkan tarikh bagi setiap gambar walaupun dengan hanya tulisan tangan Telah dilaksanakan (dalam proses penambahbaikan) Bilik tender Sistem pencarian fail secara manual Perlu ditambahbaik Ruang kerja perolehan (Kabinet fail LO) Perlu kenal pasti kaedah pencarian fail yang lebih sistematik Kabinet Stok alat tulis secara keseluruhannya di tahap yang baik LAPORAN SPOT AUDIT BIL. Tarikh Audit Kriteria Audit Laporan Status Ruang kerja staf Fail 5S perlu dikemaskini. Perbanyakkan aktiviti Amalan 5S terutama promosi & audit. Telah diambil tindakan namun masih perlu penambahbaikan memandangkan ada rekod aktiviti dan dokumen yang tidak dikemaskini. 20% 72% M u k a s u r a t 12

14 PEJABAT PENTADBIRAN FKASA LAPORAN QUARTERLY AUDIT BIL. (BERDASARKAN LAPORAN PRA AUDIT MPC 2011) Tarikh Audit Kriteria Audit Laporan Status Asingkan dokumen lama dengan dokumen terbaharu Kemaskini separator dalam fail dengan yang baharu Carta perbatuan perlu dikemaskini dan masukkan tarikh bagi setiap pelaksanaan Paparkan PIC dan tampalkan kad kemaskini bagi tujuan pemantauan Belum dikemaskini Pastikan tiada habuk dan debu diperalatan dan hiasan Secara keseluruhannya adalah baik Stor Kemaskini susunan barangdalam stor dan senaraikan jumlah barang dalam simpanan Dicadangkan bilik stor ditukar bilik peralatan dan dicadangkan bilik alat tulis ditukar kepada stor alat tulis Bilik Fail label perlu dikemaskini Sedang dikemaskini LAPORAN SPOT AUDIT BIL. Tarikh Audit Kriteria Audit Laporan Status Fail 5S Jadual Perancangan perlu dikemaskini. Rekod gambargambar aktiviti dan penambahbaikan perlu dikemaskini. Telah dibuat penambahbaikan. 66% 71% M u k a s u r a t 13

15 JABATAN PENDAFTAR LAPORAN QUARTERLY AUDIT BIL. (BERDASARKAN LAPORAN PRA AUDIT MPC 2011) Tarikh Audit Kriteria Audit Laporan Status Biasakan ambil gambar sebelum aktiviti dan selepas aktiviti agar ianya menjadi budaya Secara keseluruhannya di tahap yang baik Baik Stor Perlu letakkan nombor untuk label item dalam cabinet alat tulis supaya pencarian lebih cepat dan mudah Kenalpasti kesesuaian kaedah dan tempat letak stok kad Bilik fail Sediakan indeks di luar cabinet Perlu masukkan dalam fail induk 5S keterangan mengenai penggunaan system edocket sebagai satu inovasi Telah dikemaskini Belum dimasukkan dalam fail Tempat Umum Secara keseluruhannya di tahap yang baik LAPORAN SPOT AUDIT BIL. Tarikh Audit Kriteria Audit Laporan Status Ruang Kerja Staf Susunan dalam laci tidak sama dengan petunjuk/label. Perlu kemaskini meja kerja memandangkan pelbagai dokumen lain di atas meja. Almari dan dokumen didalamnya tidak dilabel. 59% 70% Kabinet Fail perlu dilabel Telah diambil tindakan M u k a s u r a t 14

16 PEJABAT PENTADBIRAN PBMSK LAPORAN QUARTERLY AUDIT BIL. (BERDASARKAN LAPORAN PRA AUDIT MPC 2011) Tarikh Audit Kriteria Audit Laporan Status Perlu kemaskini dengan masukkan tarikh pelaksanaan Perlu masukkan tarikh bagi gambargambar inovasi Perlu masukkan rekod mesyuarat/perbincangan di bahagian kumpulan mengikut zon masingmasing. Setiap mesyuarat/perbincangan perlu direkodkan dan disahkan oleh Pengerusi Tiada Stor Bilik Fail Perlu kemaskini dengan masukkan tarikh pelaksanaan Perlu masukkan tarikh bagi gambargambar inovasi Perlu masukkan penerangan dan tarikh bagi gambargambar aktiviti yang telah dilaksanakan Perlu wujudkan kad/tanda tarikh kemaskini sesuatu aktiviti Perlu maintain Perlu sediakan alas yang sesuai bagi meletak barangbarang Perlu wujudkan kad penanda aras jumlah maksimum dan minimum Bagi perlatan yang baharu hanya buat parking sesiku Belum diambil tindakan Tiada layout dan petunjuk M u k a s u r a t 15

17 LAPORAN SPOT AUDIT BIL. Tarikh Audit Kriteria Audit Laporan Status Fail 5S Tiada tarikh bagi gambargambar inovasi kemaskini rekod dan dokumen. Keluarkan dokumen tahun Pelan Perancangan perlu dikemaskini Gambargambar penambahbaikan perlu diletakkan tarikh. 66% 80% M u k a s u r a t 16

18 MAKMAL FKKSA LAPORAN QUARTERLY AUDIT BIL. (BERDASARKAN LAPORAN PRA AUDIT MPC 2011) Tarikh Audit Kriteria Audit Laporan Status semak semula rekod pelaksanaan 5S bagi setiap unit dan kemaskini di carta perbatuan 5S untuk tahun 2011 Pelan perancangan dan pelaksanaan bagi tahun 2010 tidak perlu dipamerkan namun perlu dimasukkan ke dalam fail 5S jabatan Kemas dan teratur Stor Bahagian peralatan telah disusun dengan baik namun label dan kedudukan barang perlu ada dan ditampal sebagai rujukan Pergerakan keluar masuk barang dan jumlah yang diambil oleh pelajar Tempat Umum Sediakan pelan lantai bagi bilik pejabat, bilik mesyuarat dan bilik pasca siswazah Belum diambil tindakan LAPORAN SPOT AUDIT BIL. Tarikh Audit Kriteria Audit Laporan Status Stor Perlu penambahbaikan dari segi label, susunan barangan dan peralatan. Perlu dikemaskini dari segi susunan & label fail Perlu sisih dan susun memandangkan ruang kosong masih ada. 38% 48% M u k a s u r a t 17

19 UNIT AUDIT DALAM LAPORAN QUARTERLY AUDIT BIL. (BERDASARKAN LAPORAN PRA AUDIT MPC 2011) Tarikh Audit Kriteria Audit Laporan Status Pelan Perancangan & Pelaksanaan perlu dikemaskini. Semua aktiviti 5S yang telah dijalankan perlu direkodkan. Pelan Perancangan & Pelaksanaan perlu dikemaskini. Tarikh gambar sebelum dan selepas perlu ada. Tempat Umum Bilik fail Bilik Perbincangan Secara keseluruhan di tahap yang baik. Secara keseluruhan di tahap yang baik. Perlu pastikan ruang solat lebih kemas memandangkan ruang digunakan sebagai Bilik Fail. Secara keseluruhan di tahap yang baik. LAPORAN SPOT AUDIT BIL. Tarikh Audit Kriteria Audit Laporan Status Ruang kerja staf label laci tidak sistematik. Wayar perlu dikemaskan/diikat. Suis/plug perlu ada label. Pastikan peralatan dan alatulis diutamakan daripada barangan peribadi. Telah di ambil tindakan 78% 56% M u k a s u r a t 18

20 LAMPIRAN SKALA WARNA BAGI KRITERIA PEMARKAHAN AUDIT AMALAN 5S Mengikut skala dari 1 hingga 5 PENILAIAN MENGIKUT SKALA DAN PERATUS AMALAN (PRAKTIKAL) TEORI DATA/REKOD SKALA WARNA 1 (0 30 %) Sangat Lemah Langsung tidak ada Langsung tidak melakukannya Melakukan cara salah Tidak ada pengetahuan Salah fakta Tidak dapat menjelaskan Tiada data atau rekod Tiada contoh 2 (31 50%) Sedikit sahaja diamalkan tetapi tidak mencukupi Tahu sedikit sahaja tetapi tidak mencukupi untuk diamalkan Ada sedikit data atau rekod tetapi contoh tidak mencukupi Lemah 3 (51 70 %) Sederhana Telah lakukan apa yang patut diamalkan tetapi usaha perlu ditingkatkan lagi Faham dan telah mempunyai pengetahuan asas yang menyeluruh Ada data dan rekod mencukupi tetapi tidak tersusun Ambil masa (lama) untuk mencarinya 4 (71 90%) Baik Memuaskan tetapi tidak lengkap atau belum mencukupi Terdapat langkah pencegahan dan pengekalan Memuaskan tetapi di dalam sesetengah bidang tidak mencukupi untuk digunakan Tidak boleh menjawab atau menunjukkan dengan segera tetapi memerlukan sedikit masa (tidak lama) bila hendak mencarinya 5 (91 100%) Sangat Baik Cemerlang Lengkap, mencukupi dan memuaskan Langkah untuk pencegahan dan pengekalan diamalkan Lengkap dan mencukupi serta faham untuk digunakan sepenuhnya Data dan rekod tersusun kemas dan berasingan Dapat menjawab dan boleh menunjukkan dengan segera bila diperlukan. Kurang 30 saat masa mencari M u k a s u r a t 19