PEKELILING BENDAHARI BIL. 3 Tahun 2014 GARIS PANDUAN KEMUDAHAN KAD KORPORAT

Transkripsi

1 Rujukan kami : UMT/BEND/ 100 4/ 5 Jilid 1(03) Tarikh : 02 Mac 2014 Bersamaan : 30 Rabiulakhir 1435 Semua Ketua Pusat Tanggungjawab Universiti Malaysia Terengganu Y. Bhg. Dato / Prof. / Tuan / Puan, PEKELILING BENDAHARI BIL. 3 Tahun 2014 GARIS PANDUAN KEMUDAHAN KAD KORPORAT TUJUAN 1. Garis panduan ini adalah bertujuan untuk memaklumkan mengenai kemudahan kad korporat yang disediakan oleh Universiti kepada pegawai yang layak bagi tujuan perbelanjaan ketika menjalankan tugas rasmi atau berkursus. LATAR BELAKANG 2. Mesyuarat Pengurusan Universiti Kali Ke-108 (Bil. 14 Tahun 2013) pada 23 September 2013 telah meluluskan cadangan kemudahan penggunaan kad korporat UMT. PELAKSANAAN 3. Kandungan penuh garis panduan kemudahan kad korporat adalah sepertimana di Lampiran A.

2 TARIKH KUAT KUASA 4. Pekeliling ini berkuat kuasa serta merta mulai tarikh ianya dikeluarkan. Sekian, terima kasih. Saya yang menjalankan tugas, (NOR AZIZAH BINTI KASIM) Bendahari Universiti Malaysia Terengganu s.k: 1. Naib Canselor Pejabat Naib Canselor 2. Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) Pejabat Timbalan Naib Canselor Akademik dan Antarabangsa 3. Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan dan Inovasi) Pejabat Timbalan Naib Canselor Penyelidikan dan Inovasi 4. Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni) Pejabat Timbalan Naib Canselor Hal Ehwal Pelajar dan Alumni

3 SEPERTI SENARAI EDARAN 1. Pendaftar 2. Pengarah, Pusat Pembangunan dan Harta 3. Dekan, Pusat Pengajian Informatik dan Matematik Gunaan 4. Dekan (Memangku), Pusat Pengajian Sains Perikanan dan Akuakultur 5. Dekan, Pusat Pengajian Sains Marin dan Sekitaran 6. Dekan, Pusat Pengajian Pembangunan Sosial dan Ekonomi 7. Dekan, Pusat Pengajian Sains dan Teknologi Makanan 8. Dekan, Pusat Pengajian Kejuruteraan Kelautan 9. Dekan, Pusat Pengajian Sains Asas 10. Dekan, Pusat Pengajian Perniagaan dan Pengurusan Maritim 11. Dekan, Pusat Pendidikan Asas dan Liberal 12. Pengarah, Institut Akuakultur Tropika 13. Pengarah, Institut Oseanografi dan Sekitaran 14. Pengarah, Institut Penyelidikan Kenyir 15. Pengarah, Institut Bioteknologi Marin 16. Pengarah, Pusat Pembelajaran Digital Sultanah Nur Zahirah 17. Pengetua Kolej Siswa Abdul Rahman Limbong 18. Pengetua Kolej Siswa Sheikh Abdul Malek 19. Pengarah, Pusat Pengurusan Bakat Akademik 20. Pengarah, Pusat Pembangunan Holistik Pelajar 21. Pengarah, Pusat Pengurusan Teknologi Maklumat 22. Pengarah, Pusat Perancangan dan Pembangunan Akademik 23. Pengarah, Pusat Inovasi dan Pemindahan Ilmu 24. Pengarah, Makmal Berpusat 25. Pengarah, Pusat Jaringan Penyelidikan ECER 26. Pengarah, Pusat Pengurusan Penyelidikan 27. Pengarah, Pusat Kesihatan Pelajar 28. Pengarah, Pusat Pembangunan Alumni & Keusahawanan (CADE)

4 LAMPIRAN A

5 GARIS PANDUAN KEMUDAHAN KAD KORPORAT PENDAHULUAN 5. Garis panduan ini adalah bertujuan untuk memaklumkan mengenai kemudahan kad korporat yang disediakan oleh Universiti kepada pegawai yang layak bagi tujuan perbelanjaan ketika menjalankan tugas rasmi atau berkursus. LATAR BELAKANG 6. Mesyuarat Pengurusan Universiti Kali Ke-108 (Bil. 14 Tahun 2013) pada 23 September 2013 telah meluluskan cadangan kemudahan penggunaan kad korporat UMT. TAFSIRAN 7. Melainkan sesuatu terjelas maksudnya di dalam peraturan ini, tafsiran di bawah hendaklah diikuti: 7.1 Kad Korporat ialah kemudahan yang diberikan kepada pegawai yang layak bagi tujuan perbelanjaan ketika menjalankan tugas rasmi atau berkursus 7.2 Pegawai bermaksud seseorang Pegawai Universiti Malaysia Terengganu yang layak memperolehi kemudahan kad kredit 7.3 Had kredit bermaksud had nilai maksimum perbelanjaan untuk setiap kad korporat 7.4 Tugas rasmi bermaksud tugas yang berkaitan dengan tugas Pejabat selain daripada menghadiri kursus-kursus yang dibenarkan 7.5 Kursus bermaksud sebarang kursus dalam latihan yang berupa akademik atau praktik, lawatan sambil belajar, seminar dan bengkel yang bercorak latihan. 7.6 Bank bermaksud pihak yang menyediakan kemudahan kad korporat

6 7.7 Pejabat Bendahari bermaksud pejabat yang mengendalikan urusan kemudahan kad korporat 7.8 Penyesuaian bermaksud pelarasan perbelanjaan menggunakan kad korporat berbanding perbelanjaan sebenar seseorang pegawai OBJEKTIF PENGGUNAAN KAD KORPORAT 8. Kemudahan kad korporat diwujudkan adalah bertujuan memberi kemudahan kepada pegawai yang layak dalam melaksanakan urusan rasmi atau berkursus. KELAYAKAN DAN HAD KREDIT 9. Semua Pegawai Utama Universiti dan Ketua Pusat Tanggungjawab adalah layak diberi kemudahan kad korporat. 10. Had kredit bagi kad korporat adalah seperti berikut: Bil Jawatan Jumlah Had Kredit (RM) 1. Naib Canselor 25, Timbalan Naib Canselor dan Pegawai Utama Lain 20, Ketua Pusat Tanggungjawab 15, Penggunaan Kad Korporat oleh Pejabat Bendahari 7.1 Perbelanjaan melalui Kad Korporat oleh Pejabat Bendahari adalah untuk pembelian tiket kapal terbang secara atas talian (online).

7 PERATURAN PENGGUNAAN KEMUDAHAN KAD KORPORAT 12. Perbelanjaan yang dibenarkan menggunakan melalui Kad Korporat adalah sepertimana berikut; a) pembelian tiket kapal terbang b) bayaran penginapan c) perbelanjaan pelbagai di dalam perjalanan seperti bayaran pengangkutan awam, bayaran passport/visa, bayaran cukai lapangan terbang, lebihan bagasi (excess baggage) kerana bertugas rasmi d) bayaran yuran kursus/persidangan/pembentangan kertas kerja/penerbitan artikel dan jurnal e) pembelian barang projek penyelidikan/pameran penyelidik 13. Semua perbelanjaan yang dibenarkan perlu mengikut kelayakan serta tertakluk kepada pekeliling dan peraturan yang berkuatkuasa. 14. Semua perbelanjaan yang bersifat peribadi adalah tidak dibenarkan. 15. Sekiranya pegawai menggunakan kemudahan kad korporat selain daripada para 8 pegawai perlu: a) membayar balik keseluruhan perbelanjaan sekaligus dalam tempoh tujuh (7) hari dari tarikh terima penyata perbelanjaan kad korporat b) sekiranya pegawai gagal membayar sepertimana (a), tindakan potongan gaji akan dilaksanakan sekaligus dengan caj perkhidmatan 10% daripada jumlah perbelanjaan

8 16. Pegawai yang tidak lagi memegang jawatan yang melayakkan pegawai diberi kemudahan kad korporat, perlu mengembalikan kad tersebut kepada Pejabat Bendahari selewat-lewatnya dalam tempoh tujuh (7) hari selepas tamat tempoh lantikan. 17. Tanggungjawab: 17.1 Tanggungjawab Pemegang Kad Korporat a) Menggunakan kad korporat mengikut peraturan yang telah ditetapkan b) Membuat penyesuaian perbelanjaan setiap bulan dengan mengisi Borang Penyesuaian Kad Korporat c) Memastikan kad korporat berada di dalam keadaan selamat dan baik d) Melaporkan kepada Pejabat Bendahari dan bank jika berlaku kehilangan 17.2 Tanggungjawab Pejabat Bendahari a) Membuat bayaran setelah menerima penyata daripada pihak bank b) Memantau dan menyelaraskan penggunaan kad korporat. c) Berurusan dengan pihak bank berkaitan penamatan dan kehilangan kad korporat.

9 UNIVERSITI MALAYSIA TERENGGANU PEJABAT BENDAHARI BORANG AKUAN PENERIMAAN KAD KORPORAT BEND 327 MAKLUMAT PEGAWAI Nama Jawatan Pusat Tanggungjawab No Telefon (Pej) No Telefon (H/P) No Kad Tarikh terima Had Maksimum Kredit PENGESAHAN Saya bersetuju untuk: a) bertanggungjawab sepenuhnya ke atas pengunaan kad tersebut. b) membuat penyesuaian setiap bulan, 10hb bulan berikutnya sekiranya penyesuaian tidak dihantar, potongan gaji akan dibuat sekaligus c) tidak menggunakan kad ini bagi tujuan selain urusan rasmi. d) memastikan kad korporat berada dalam keadaan selamat dan baik. Tandatangan pemohon Tarikh: Cop :

10 BEND 328 UNIVERSITI MALAYSIA TERENGGANU PEJABAT BENDAHARI BORANG PENYESUAIAN KAD KORPORAT BULAN: TAHUN: MAKLUMAT PEGAWAI Nama Jawatan Pusat Tanggungjawab No Telefon No Kad Had Maksimum Kredit (RM) 1. Penyesuaian pembayaran melalui kad korporat hendaklah dibuat setiap bulan, iaitu sebelum 10hb bulan berikutnya. 2. Setiap resit-resit asal hendaklah mendapat pengesahan daripada pegawai yang diberi kuasa PERBELANJAAN BIL NO RESIT BUTIRAN PERBELANJAAN JUMLAH CATATAN (sila gunakan lampiran lain dan disahkan jika ruangan di atas tidak mencukupi)

11 PERAKUAN DAN PENGESAHAN Saya sahkan bahawa: (a) Tuntutan yang dikemukakan adalah benar dan telah dibuat atas urusan rasmi; (b) Tuntutan ini dibuat mengikut kadar dan syarat seperti yang dinyatakan di bawah peraturan-peraturan bagi pegawai bertugas rasmi dan/atau pegawai berkursus yang berkuatkuasa semasa; (c) Sekiranya tuntutan tersebut adalah selain urusan rasmi, saya akan membuat bayaran balik di kaunter Pejabat Bendahari (d) Jika bayaran tidak dijelaskan dalam tempoh yang ditetapkan saya bersetuju membenarkan pihak Pejabat Bendahari menyelesaikan bayaran itu dengan memotong sekaligus dari gaji saya sehingga selesai; PENGESAHAN (PEMOHON) : KELULUSAN OLEH KETUA PTJ: Tandatangan dan cop Tandatangan dan cop Tarikh: Tarikh: UNTUK KEGUNAAN PEJABAT BENDAHARI Had Kredit (RM) Jumlah Perbelanjaan (RM) Tuntutan Yang Layak (RM) Bayaran Balik (Jika Ada) DISAHKAN OLEH: DILULUSKAN OLEH: Tandatangan dan cop Tandatangan dan cop Tarikh: Tarikh:

12 Carta Alir Pembayaran dan Penyesuaian Kad Korporat Terima penyata dari bank Sedia arahan bayaran Serah kepada PTj untuk sediakan penyata penyesuaian kad korporat dan dokumen sokongan Sedia baucer Kelulusan K.PTj Hantar kepada Zon Kewangan Potongan gaji Lebih Semak kelayakan Penyesuaian