PENEMUAN AUDIT EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM. POLITEKNIK METrO KUANTAN MAC 2016

Transkripsi

1 PENEMUAN AUDIT EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM POLITEKNIK METrO KUANTAN MAC

2 KOMPONEN PENILAIAN A. Keperluan Utama Pelaksanaan B. Ruang Tempat Kerja/ Pejabat C. Tempat Umum D. Keselamatan Persekitaran E. Kawasan Persekitaran Pejabat F. Tempat Khusus 2

3 KOMPONEN A A1. Dasar/ Polisi EKSA A2. Struktur JK Pelaksana A3. Penglibatan Pengurusan Atasan A4. Penilaian A5. Pengiktirafan A6. Pembudayaan Kreativiti & Inovasi A7. Tindakan Penjimatan/Go Green 3

4 KOMPONEN B FIZIKAL B1. Lantai : Berkeadaan baik & Program Pemantauan B2. Dinding & Siling : Berkeadaan baik & Perhiasan B3. Lampu & Soket : Berkeadaan baik 4

5 KOMPONEN B KEPERLUAN UMUM B4. Susun Atur Peralatan B5. Keadaan Peralatan B6. Pelabelan & Papan Tanda/ Tanda Arah B7. Perhiasan B8. Keperluan Umum 5

6 KOMPONEN B RUANG KERJA B9. Meja Kerja Warga/Work Station/Kubikel Kerja B10. Bilik Pegawai B11. Stor Peralatan Pejabat B12. Bilik Fail B13. Sudut/Bilik Cetak/Dokumentasi B14. Bilik Pemandu B15. Bilik Server/Terperingkat 6

7 KOMPONEN C TEMPAT UMUM C1. Lobi Utama/ Ruang Hadapan C2. Kaunter Utama C3. Ruang Menunggu C4. Laluan Utama/Koridor C5. Bilik Mesyuarat 7

8 KOMPONEN C TEMPAT UMUM C6. Perpustakaan/ Pusat Sumber C7. Surau/ Bilik Solat C8. Lif C9. Pantri/ Tempat Minum C10. Tandas 8

9 KOMPONEN D KESELAMATAN PERSEKITARAN D1. Pelan Tindakan Kecemasan D2. Pendawaian/ Kabel D3. Peralatan Pencegahan Kebakaran D4. Laluan/Tangga Kecemasan D5. Kunci 9

10 KOMPONEN E KAWASAN PERSEKITARAN Tempat Meletak Kenderaan Kawasan Persekitaran 10

11 KOMPONEN F TEMPAT KHUSUS Bilik Kuliah Bilik/ Pejabat Pensyarah Bilik MPP Makmal Komputer Bengkel/ Dapur dan Restoran Bilik Gunasama (Contoh: Bilik makmal, Komputer dll) 11

12 90-100% % % Cemerlang (Layak dipersijilkan) Baik (Layak dipersijilkan selepas penambahbaikan) Kurang Memuaskan (Belum Layak dipersijilkan)

13 HASIL PENEMUAN AUDIT 13

14 ZON WESTERN AUDITOR: HASLINA BINTI AHMAD MUZAKIR NURUL SAFAWATI BINTI ABD AZIZ

15 BILIK PEMANDU SEBELUM SELEPAS ULASAN : PERUBAHAN TELAH DILAKUKAN DENGAN MENUKAR RUANG BILIK KEPADA BILIK REHAT

16 MEJA KERJA BILIK PEMANDU SEBELUM SELEPAS ULASAN : RUANG KERJA YANG KEMAS DAN BERSIH

17 DAPUR LATIHAN SEBELUM SELEPAS ULASAN : RAK PERALATAN TELAH DILABELKAN DENGAN BAIK

18 1 2 ULASAN : 1. STOR PERALATAN PINGGAN MANGKUK TELAH DISUSUN DAN DILABEL DENGAN BAIK 2. SOP MAJORITI PERALATAN TELAH DIWUJUDKAN

19 LOBI UTAMA ULASAN : 1. STOR PERALATAN UTAMA TELAH DISUSUN DENGAN KEMAS DAN TERATUR 2. STOR LINEN RESTORAN LATIHAN TELAH DISUSUN MENGIKUT KATEGORI DENGAN KEMAS DAN TERSUSUN 3. LABELING PENJIMATAN AIR DAN ETIKA PENGGUNAAAN TANDAS DI LOBI TELAH DISEDIAKAN

20 HASIL PENEMUAN AUDIT (PERLU PENAMBAHBAIKAN) 20

21 BASEMENT ULASAN : 1. LONGKANG MASIH DIPENUHI AIR 2. RUANG BILIK YANG TIDAK BERSIH DAN SURAM 3. CLAM DAN PAPAN TANDA BERADA DITEMPAT YANG TIDAK SEPATUTNYA

22 LOBI ULASAN : 1. PASU BUNGA HIASAN YANG TIDAK BERIMEJ KORPORAT 2. MEJA KAUNTER UTAMA YANG BERSELERAK DAN TIDAK KEMAS 3. BUKU PELAWAT YANG TIDAK DIKEMASKINI

23 ARAS PENTADBIRAN ULASAN : 1. BARANG PERIBADI PERLU DI ALIHKAN 2. RAK HEP YANG TIDAK KEMAS DAN TIDAK TERSUSUN 3. MEJA KERJA PA PENGARAH YANG MASIH TIDAK KEMAS DAN TIDAK TERSUSUN

24 ARAS PENTADBIRAN ULASAN : 1. LACI ALAT TULIS YANG PERLU DISUSUN DENGAN RAPI LAGI 2. ART WALL YANG TIDAK DIGANTUNGKAN 3. PENUTUPAN RUANG TERBUKA DENGAN FAIL 4. LIPAS DI JUMPAI DALAM LACI BILIK PENGARAH

25 RUMUSAN PENAMBAHBAIKAN Suasana EKSA masih tidak ketara dan tiada tanda atau makluman ketika memasuki setiap zon. Terdapat barang atau alat yg tidak berkaitan disimpan di lokasi yang tidak sesuai contohnya di bilik elektrik. Label PIC masih belum di letakkan di lokasi yang sepatutnya. Penambahbaikan pada bahagianbahagian tertentu bangunan contohnya siling, pintu, lampu, penghawa dingin, cat dinding dan tandas. SYOR Latihan khusus kepada pekerja pembersihan dan pengawal keselamatan untuk memberi maklumat asas berkaitan EKSA. Promosi yang lebih giat perlu dilakukan contohnya screen saver dan televisyen di aras G. Aktiviti poly green perlu dijalankan dengan lebih aktif supaya semua warga PMKU lebih peka dengan isu penjimatan (air & elektrik) dan kitar semula. Keseragaman perlu diwujudkan mengikut zon. Kesesuaian dan ketetapan perlu dibuat oleh ketua/pengerusi zon bagi memudahkan PIC untuk melakukan penambahbaikan. Sudut EKSA secara maya; disyorkan supaya diwujudkan tarikh akhir kemaskini dan juga bilangan pelawat yang melayari.

26 ZON EASTERN AUDITOR: MARHAINI BINTI MARHAMIN SAMSIDA AZILA BINTI ISHAK

27 KAWASAN BILIK SUIS & ICT Masalah: 1.Relocate borang pembersihan. 2.Wayar di bilik ICT dalam keadaan tidak terurus. Cadangan: 1.Memastikan borang pembersihan berada di kawasan tandas. 2.Kemas dan pastikan wayar dalam keadaan selamat.

28 TANDAS LELAKI & PEREMPUAN Masalah: 1. Kepala paip tercabut / hilang. Walau bagaimanapun, paip masih boleh digunakan dengan elok. 2.Syiling rosak dan membahayakan pengguna. 3. Peralatan di bilik janitor tidak disusun dengan kemas. Cadangan: 1. Gantikan kepala paip yang hilang untuk memastikan keseragaman paip di semua tandas. 2. Syiling perlu diselenggara dengan segera. 3. Peralatan di bilik janitor perlu disusun dengan kemas. Dicadangkan supaya disediakan penyangkut untuk menggantung peralatan supaya mudah dicapai dan disusun semula selapas guna.

29 PEJABAT PENSYARAH

30 PEJABAT PENSYARAH Masalah: 1. Susun atur perabot masih belum seragam. 2. Masih tiada pelabelan di rak. 3. Meja pensyarah yang masih kosong (belum bertuan) dijadikan tempat longgokan barang. 4. Fail HEP masih belum diselenggara mengikut Arahan Keselamatan. Cadangan: 1. Susun perabot mengikut pelak Eksa 2. Kemaskini pelabelan di rak. 3. Pastikan meja kosong dikemas. 4. Selenggara dan kemaskini fail HEP.

31 PEJABAT KJ (Akademik) Masalah : Peti kunci tidak diselenggara mengikut Arahan Keselamatan. Masih terdapat rekod kunci boleh diakses oleh pelajar. Tiada kawalan keatas pengambilan dan pemulangan kunci. Perlukan pelabelan mengikut Arahan Keselamatan Cadangan : Selenggara kunci dan kotak kunci mengikut Arahan Keselamatan. Pensyarah tidak boleh menyuruh pelajar mengambil kunci bagi pihak pensyarah. Kemaskini dan selia buku log pengambilan kunci. Kemaskini kawalan pengambilan kunci dan sediakan kawasan spesifik menyimpan kunci kotak kunci.

32 BILIK PEPERIKSAAN Masalah: 1) Komputer dan mesin pencetak gunasama tiada SOP. 2) Almari tidak disusun kemas dan tiada label. Sisih dan keluarkan toner terpakai, stok kertas serta kotak kosong. 3) Wayar komputer berselerak dan susun atur meja dalam keadaan tidak selamat. Cadangan: 1) Peralatan / mesin perlu diletakkan SOP. 2) Almari perlu dikemas dan dilabel. Sisih dan keluarkan toner terpakai, stok kertas serta kotak kosong. 3)Perlu memastikan kawasan serta meja kerja sentiasa bersih dan kemas. Kemaskan wayar komputer dengan cable wrap.

33 RUANG GUNASAMA Masalah: 1) Sebahagian rak / almari separuh masih belum dilabel. 2) Barang kemas tetapi kategori barang bercampur. 3) Terdapat banyak fail dan dokumen yang disimpan. Pastikan sama ada ianya masih digunakan atau perlu disisih. Fail yang masih belum digunakan dicadangkan untuk digunakan semula dan tidak dibuang. Cadangan: 1) Kemaskan barang dan asingkan mengikut kategori. 2) Rak / almari perlu dikemas dan dilabel. 3) Sisih fail atau dokumen yang tidak digunakan lagi dan susun rak dengan kemas. Fail yang masih belum digunakan dicadangkan untuk digunakan semula dan tidak dibuang.

34 BUKU PANDUAN TELEFON Masalah: 1) Senarai nombor telefon masih belum disediakan. Cadangan: 1) Perlu mewujudkan Buku Direktori Telefon dan telefon sentiasa dalam keadaan bersih dan buku direktori hendaklah disusun dengan kemas pada setiap masa.

35 PANTRI Masalah: 1.Tiada tatacara penggunaan peralatan guna sama seperti microwave dan toaster. 2. Terdapat barang-barang yang tidak diperlukan di bawah meja. 3. Terdapat kerusi pelajar dan kerusi lipat rekreasi di pantri. Cadangan: 1. Perlu mengadakan SOP bagi setiap peralatan guna sama. 2. Kawasan pantri perlu dikemaskan. 3. Pulangkan semula kerusi pelajar dan rekreasi ke tempat sewajarnya.

36 SURAU Masalah: 1) Susunan meja yang tidak teratur. 2) Susunan kain sembahyang tidak teratur. Cadangan: 1) Perlu mengemas susun atur di dalam surau.

37 ZON FUSION AUDITOR: MOHD FADLY BIN LAMRI SHAHIRAH BINTI MUHAMMAD ZIN

38 Tingkat 6 (Audit EKSA 1)

39 Tingkat 6 ruang gunasama

40 Pasu BK6 - sisih Tingkat 5, BK

41 Tandas Tingkat 5

42 Tingkat 4

43 Perpustakaan Ruang kerja (meja, laci) pegawai tidak mematuhi garis panduan EKSA

44 BKB 5

45 Tingkat 4

46 Kesan selotape kotorkan lantai MK1 Makmal komputer

47 MK 5

48 Siling berlubang Koridor tingkat 4

49 Tetulang fail Ruang bilik server, Tingkat 4

50 BKB 4 Menghalang fire extinguisher Meja perlu sisih & susun

51 Bilik MPP Siling berlubang

52 Surau perempuan tingkat 4

53 Bilik Kuliah berteknologi BKB Tingkat 3

54 RUMUSAN PENAMBAHBAIKAN Suasana EKSA masih tidak ketara dan tiada tanda atau makluman ketika memasuki setiap zon. Terdapat barang atau alat yg tidak berkaitan disimpan di lokasi yang tidak sesuai contohnya di bilik elektrik. Label PIC masih belum di letakkan di lokasi yang sepatutnya. Penambahbaikan pada bahagianbahagian tertentu bangunan contohnya siling, pintu, lampu, penghawa dingin, cat dinding dan tandas. SYOR Latihan khusus kepada pekerja pembersihan dan pengawal keselamatan untuk memberi maklumat asas berkaitan EKSA. Promosi yang lebih giat perlu dilakukan contohnya screen saver dan televisyen di aras G. Aktiviti poly green perlu dijalankan dengan lebih aktif supaya semua warga PMKU lebih peka dengan isu penjimatan (air & elektrik) dan kitar semula. Keseragaman perlu diwujudkan mengikut zon. Kesesuaian dan ketetapan perlu dibuat oleh ketua/pengerusi zon bagi memudahkan PIC untuk melakukan penambahbaikan. Sudut EKSA secara maya; disyorkan supaya diwujudkan tarikh akhir kemaskini dan juga bilangan pelawat yang melayari.

55 MARKAH AUDIT ZON MARKAH MOCK AUDIT (%) MARKAH AUDIT DALAMAN PERTAMA (%) WESTERN EASTERN FUSION KESELURUHAN

56 PENEMUAN KESELURUHAN Secara keseluruhannya, didapati POLITEKNIK METrO KUANTAN adalah KURANG MEMUASKAN dan perlu penambahbaikan untuk mematuhi kehendak kriteria pensijilan EKSA MAMPU.

57 TINDAKAN SETERUSNYA: Melaksanakan tindakan penambahbaikan 57

58 SEKIAN Terima Kasih 58