NAMA DOKUMEN KELUARAN PINDAAN TARIKH MS AMALAN 5S TANDATANGAN (KETUA PENGARAH JABATAN PENGAJIAN KOLEJ KOMUNITI)

Transkripsi

1 Nov /59 TANDATANGAN (KETUA PENGARAH ) PANDUAN DI MUKA SURAT 1

2 Nov /59 KANDUNGAN BIL TAJUK MUKA SURAT 1 DASAR 5S JPKK 3 2 VISI & MISI 5S JPKK 4 3 OBJEKTIF 5S JPKK 5 4 MOTO 5S JPKK 6 5 CARTA ORGANISASI 5S 5.1 CARTA ORGANISASI JAWATANKUASA PEMANDU 5S 5.2 CARTA ORGANISASI URUSETIA 5S 5.3 CARTA ORGANISASI JAWATANKUASA PROMOSI 5.4 CARTA ORGANISASI JAWATANKUASA LATIHAN 5.5 CARTA ORGANISASI JAWATANKUASA AUDIT 5.6 CARTA ORGANISASI 5S PENGENALAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI (5S) APLIKASI DAN TEKNIK 5S PENYERAGAMAN TEMPAT KERJA DAN PERSEKITARAN PANDUAN DI MUKA SURAT 2

3 Nov /59 DASAR 5S JPKK JPKK sentiasa mengamalkan semangat kerja berpasukan, berdisiplin dan berinovasi demi mewujudkan persekitaran yang kondusif dan selamat untuk meningkatkan kualiti, produktiviti dan imej perkhidmatan bagi memastikan kepuasan pelanggan melalui Amalan 5S yang berterusan. Tandatangan :... (KETUA PENGARAH ) PANDUAN DI MUKA SURAT 3

4 Nov /59 VISI & MISI 5S JPKK VISI JPKK beriltizam untuk membina komuniti yang berilmu dan berkemahiran seiring dengan Falsafah Kebangsaan dengan membudayakan Amalan 5S. MISI Menerusi Amalan 5S, Warga JPKK beriltizam untuk :- 1. Menjadikan Amalan 5S sebagai budaya kerja yang berterusan; 2. Memupuk kerjasama dan semangat kerja berpasukan di kalangan warga JPKK; dan 3. Meningkatkan produktiviti, profesionalisme dan imej korporat JPKK. Tandatangan :... (KETUA PENGARAH ) PANDUAN DI MUKA SURAT 4

5 Nov /59 OBJEKTIF 5S JPKK Memastikan pengurusan Amalan 5S yang cekap dan berkesan bagi mencapai ciri-ciri kualiti seperti berikut :- 1. Persekitaran tempat kerja yang kondusif dan selamat; 2. Pengurusan operasi organisasi yang mudah, cekap dan selamat; 3. Pengurusan ruang kerja yang optimum; 4. Pengurusan dokumen dan stor yang lebih berkesan; dan 5. Peningkatan kualiti perkhidmatan dan imej korporat. Tandatangan :... (KETUA PENGARAH ) PANDUAN DI MUKA SURAT 5

6 Nov /59 MOTO 5S JPKK Persekitaran Kondusif, Perkhidmatan Berkualiti Tandatangan :... (KETUA PENGARAH ) PANDUAN DI MUKA SURAT 6

7 Nov /59 CARTA ORGANISASI 5S (JPKK) PANDUAN DI MUKA SURAT 7

8 Nov /59 JAWATANKUASA PEMANDU 5S PENAUNG KETUA PENGARAH JPKK PENGERUSI PENGARAH BKP TIMBALAN PENGERUSI PENGARAH BKnP KETUA J/K PROMOSI PENGARAH BPA KETUA J/K LATIHAN PENGARAH BDPK KETUA J/K AUDIT PENGARAH BPNP KETUA URUSETIA PPT (T) BKP AJK KPP BPA AJK KPPK BDPK AJK KPPK BPP AJK KPP BHIPGA FASILITATOR FASILITATOR FASILITATOR FASILITATOR PENGARAH BHIPGA KPP BPA PENGARAH BPP KPPK BPA Tandatangan :... (KETUA PENGARAH ) PANDUAN DI MUKA SURAT 8

9 Nov /59 URUS SETIA 5S KETUA URUS SETIA 5S PPT (T) BKP SETIAUSAHA 5S PPT BKP DELIMA MUTIARA KUARZA BAIDURI FIRUZ NILAM BERLIAN ZAMRUD Tandatangan :... (KETUA PENGARAH ) PANDUAN DI MUKA SURAT 9

10 Nov /59 JAWATANKUASA PROMOSI 5S PENGERUSI PENGARAH BPA TIMBALAN PENGERUSI SETIAUSAHA DELIMA MUTIARA KUARZA BAIDURI FIRUZ NILAM BERLIAN ZAMRUD NOTA: ***AJK PROMOSI dilantik daripada semua zon yang telah diwujudkan. ***SETIAUSAHA dilantik dikalangan AJK PROMOSI. Tandatangan :... (KETUA PENGARAH ) PANDUAN DI MUKA SURAT 10

11 Nov /59 JAWATANKUASA LATIHAN 5S PENGERUSI TIMBALAN PENGERUSI SETIAUSAHA DELIMA MUTIARA KUARZA BAIDURI FIRUZ NILAM BERLIAN ZAMRUD NOTA: ***AJK LATIHAN dilantik daripada semua zon yang telah diwujudkan. ***SETIAUSAHA dilantik dikalangan AJK LATIHAN. Tandatangan :... (KETUA PENGARAH ) PANDUAN DI MUKA SURAT 11

12 Nov /59 JAWATANKUASA AUDIT 5S PENGERUSI TIMBALAN PENGERUSI SETIAUSAHA DELIMA MUTIARA KUARZA BAIDURI FIRUZ NILAM BERLIAN ZAMRUD NOTA: ***AJK AUDIT dilantik daripada semua zon yang telah diwujudkan. ***SETIAUSAHA dilantik dikalangan AJK AUDIT. Tandatangan :... (KETUA PENGARAH ) PANDUAN DI MUKA SURAT 12

13 Nov /59 5S FASILITATOR KETUA SETIAUSAHA AHLI AUDIT AHLI PROMOSI AHLI LATIHAN AHLI AHLI AHLI AHLI AHLI Tandatangan :... (KETUA PENGARAH ) PANDUAN DI MUKA SURAT 13

14 Nov /59 PENGENALAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI (5S) PANDUAN DI MUKA SURAT 14

15 Nov /59 PENGENALAN Amalan 5S adalah satu teknik pembersihan bertujuan mewujudkan persekitaran berkualiti secara sistematik dan praktikal. Melalui amalan ini tempat kerja menjadi lebih teratur dan selesa sepanjang masa. Oleh itu kerja akan menjadi lebih produktif, cekap, selamat dan menjimatkan kos. Justeru, 5S adalah asas kepada sistem peningkatan kualiti dan perkhidmatan dan seterusnya menjadikan tempat kerja lebih efisien dan produktif ke arah kecemerlangan (JPKK). Apakah Amalan 5S? 5S adalah singkatan bagi istilah Jepun seperti Seiri (SISIH), Seiton (SUSUN), Seiso (SAPU), Seiketsu (SERAGAM) & Shitsuke (SENTIASA AMAL). Aktiviti ini merupakan aktiviti yang mudah dilakukan. Selain menggunakan cara kerja yang bersesuaian ianya akan menghasilkan impak yang lebih praktikal. Sebagai contoh, melalui aplikasi teknik seperti 3S iaitu (SISIH, SUSUN, SAPU) akan menjadikan lantai dan tempat kerja JPKK sentiasa bersih, malah penyelenggaraan juga dititikberatkan. Ini akan memastikan mesin, jentera dan alatan di stor, pejabat dan tempat menunggu menjadi bersih dan yang paling penting selamat dan alatan yang diguna boleh berfungsi serta tahan lama. Apabila amalan 5S ini dapat dibuat selalu, maka setiap individu akan mempunyai rasa tanggungjawab dan sayang pada JPKK. Setiap individu berperanan untuk melaksanakan 5S tanpa ada seorang pun akan tertinggal. Amalan ini memerlukan sokongan dari semua pegawai dan staf bagi menjayakannya. PANDUAN DI MUKA SURAT 15

16 Nov /59 Penambahbaikan berterusan di dalam pelaksanaan 5S Objektif penambahbaikan berterusan adalah bertujuan supaya semua staf dapat memberikan idea yang bersesuaian bagi dilaksanakan di tempat kerja. Ianya juga bertujuan supaya semua staf lebih memahami bahawa penambahbaikan tersebut tidak terhad untuk individu atau untuk sesetengah perkara. Ianya mungkin melibatkan proses yang amat mudah atau memerlukan analisis sesuatu perkara sebelum penambahbaikan boleh dibuat. Amalan ini merupakan satu aktiviti ke arah penambahbaikan di tempat kerja. Apa jua penambahbaikan yang baik boleh dilakukan tidak kira menambahbaik di lantai, peralatan, persekitaran tempat kerja, di stor, pejabat dan beberapa kawasan yang dikenalpasti. Ianya mungkin dari yang sekecil-kecil benda atau perkara kepada penambahbaikan yang melibatkan kajian data, aspek kejuruteraan dan analisis yang mendalam. Pendekatan penambahbaikan berterusan di dalam Amalan 5S JPKK telah mula menerapkan falsafah dan prinsip dalam memahami pendekatan yang digunakan di dalam Amalan (5S) bermula awal tahun Pendekatan yang digunakan untuk penambahbaikan di JPKK adalah dengan menggunakan pendekatan cara KAIZEN dan pendekatan cara INOVASI. Kedua-dua konsep ini telah dipelajari dan difahami oleh hampir kesemua warga JPKK. Pengurusan atasan melalu JK Latihan dan JK Promosi akan terus memberikan penjelasan kaedah mana yang sesuai digunapakai bagi mendapatkan kerjasama dan sokongan membuat penambahbaikan berterusan di kalangan staf JPKK. PANDUAN DI MUKA SURAT 16

17 Nov /59 Perbezaan Konsep KAIZEN dan INOVASI JPKK menerima pakai konsep dan pendekatan Kaizen & Inovasi. Namun begitu, dari segi implementasinya kedua-dua pendekatan ini digunakan secara terpilih mengikut keadaan, masa dan kawasan. Ianya juga terpulang kepada Ketua Bahagian, Fasilitator dan Ketua Zon 5S untuk memilih seterusnya menggunakan cara yang bersesuaian dengan tahap budaya kualiti di zon dan kumpulan masing-masing. Secara ringkas, berikut adalah beberapa perbezaan yang dapat dilihat. Fokus: Kesan Berdasarkan fokus kesan amalan 5S, Kaizen dilihat mempunyai fokus yang lebih jangka panjang. Dengan itu kesannya agak lambat dan perlahan. Ini kerana pendekatan kaizen itu sendiri adalah secara perlahan tapi berterusan walaupun memakan masa. Manakala inovasi pula kesannya adalah lebih cepat. Inovasi biasanya memerlukan masa yang singkat sahaja untuk dilaksanakan penambahbaikan. Fokus: Jangka masa Dari segi jangka masanya, pendekatan Kaizen ini adalah secara berterusan. Ianya lebih memerlukan masa, idea dan usaha berterusan dari semua staf JPKK untuk melaksanakan aktiviti penambahbaikan ini. Secara tidak langsung, akan berlaku peningkatan yang berterusan. Manakala pendekatan inovasi lebih menjurus pada tahap yang mungkin akan berhenti pada bila-bila masa. Jangka masanya berperingkat dengan mengambil kira beberapa faktor dari segi masa dan modal. PANDUAN DI MUKA SURAT 17

18 Nov /59 Fokus: Perubahan Setiap aktiviti Kaizen memerlukan pemantauan bagi memastikan ianya kekal dan boleh digunapakai dalam jangka masa yang lama. Walaupun perubahannya agak perlahan, namun ianya akan dapat memastikan sesuatu penambahbaikan itu boleh diguna oleh beberapa generasi di dalam JPKK. Perubahan bagi Inovasi adalah cepat. Apabila modal (wang, manusia, material) mencukupi, ianya akan mudah dilakukan. Namun pendekatan ini memerlukan pemantauan dan tidak hanya bergantung kepada fungsi yang sedia ada. Fokus: Pendekatan Fokus terhadap pendekatan dan penglibatan, Kaizen lebih bergantung kepada usaha kumpulan dan setiap ahlinya. Ini kerana masing-masing mempunyai cara yang mungkin dikenalpasti antara cara terbaik bagi mengatasi sesuatu perkara. Namun bagi inovasi, ianya terhad kepada individu dan seseorang itu perlu lebih berusaha mengetengahkan ideanya untuk diterima pakai. Kesimpulan Secara amnya, bolehlah dikatakan bahawa pada bahagian ini, telah banyak ditekankan kefahaman mengenai aspek penambahbaikan yang boleh dilakukan oleh semua staf JPKK. Antara pendekatan aktiviti (5S), Kaizen dan Inovasi merupakan kaedah yang banyak digunapakai oleh organisasi swasta dan awam bagi menambahbaik tempat kerja dan menguruskan tempat kerja agar lebih efisien dan efektif. Ianya sedikit sebanyak akan membantu warga JPKK untuk terus melaksanakan aktiviti yang menjurus kepada perubahan budaya kerja seterusnya memberikan kesan positif dengan peningkatan kualiti di tempat kerja. PANDUAN DI MUKA SURAT 18

19 Nov /59 FOKUS INOVASI KAIZEN JANGKA MASA PENDEK PANJANG PERUBAHAN BERPERINGKAT BERTERUSAN DAN MENINGKAT PENDEKATAN IDEA DAN USAHA INDIVIDU IDEA DAN USAHA KUMPULAN KESAN CEPAT DAN MUDAH LUPUT PERLAHAN DAN KEKAL ILLUSTRASI PERBEZAAN KAIZEN DAN INOVASI KAIZEN DAN INOVASI PANDUAN DI MUKA SURAT 19

20 Nov /59 PERGERAKAN KECIL DAN PERLAHAN TAPI BERTERUSAN PERGERAKAN PANTAS TAPI MUDAH DILUPAKAN KEMAJUAN PENINGKATAN DENGAN DUA PENDEKATAN YANG BERBEZA PANDUAN DI MUKA SURAT 20

21 Nov /59 APLIKASI DAN TEKNIK 5S PANDUAN DI MUKA SURAT 21

22 Nov /59 APLIKASI DAN TEKNIK 5S Objektif Objektif bahagian ini adalah untuk lebih mendalami dan memahami apakah yang dimaksudkan dengan 5S. Akhirnya nanti, semua warga JPKK akan mengetahui bagaimanakah mengadaptasi kelima-lima S tersebut untuk merencanakan aktivitiaktiviti di tempat kerja masing-masing. Pada setiap teknik 3S pertama, terdapat beberapa panduan yang digunapakai bagi menjaga kebersihan tempat kerja, melakukan aktiviti pelupusan, menyusun barangan serta rekod seterusnya membentuk pasukan kerja yang baik. Pada peringkat 2S yang terakhir, warga JPKK akan melihat bagaimana kesemua teknik itu dapat dijayakan agar ia menjadi budaya kerja yang cemerlang. PANDUAN DI MUKA SURAT 22

23 Nov /59 KITARAN 4 SEIKETSU (SERAGAM) 1 SEIRI (SISIH) 5 SHITSUKE (SELALU AMAL) 3 SEISO (SAPU) 2 SEITON (SUSUN) Teknik 5S Teknik 5S iaitu SISIH, SUSUN, SAPU, SERAGAM dan SENTIASA AMAL akan digunapakai oleh semua staf JPKK bagi mewujudkan tempat kerja yang sistematik, teratur, bersih, selamat dan kemas. Amalan ini akan menjadikan sistem kebersihan di tempat kerja dan sekitar JPKK lebih efisien, efektif dan memudahkan tugas harian dan rutin yang akan dilaksanakan. PANDUAN DI MUKA SURAT 23

24 Nov /59 Teknik 5S ini merupakan teknik yang asas yang menjurus kepada pelaksanaan aktiviti harian di tempat kerja. Apabila pelaksanaan ini dapat dibuat, maka setiap staf yang bertugas di JPKK akan mempunyai rasa tanggungjawab dan sayang pada JPKK. Setiap staf JPKK berperanan untuk melaksanakan 5S tanpa ada seorang pun tertinggal. Ringkasnya, amalan 5S ini memerlukan penglibatan dan sokongan dari semua staf yang bertugas di JPKK bagi menjayakannya. Secara keseluruhannya, implementasi dan amalan 5S di tempat kerja akan mewujudkan persekitaran tempat kerja yang sistematik, lebih teratur, bersih dan kemas, selamat dan produktif. Selain itu, intipatinya akan menjadikan sistem kerja di JPKK lebih efisien dan memudahkan tugas rutin yang dilaksanakan. SEIRI - SISIH 1. Menyisih dan membuang barang yang tidak perlu di tempat kerja. Barangan seperti sampah dan alatan yang tidak diperlukan serta tidak perlu proses pelupusan, perlu dibuang oleh warga yang bertanggungjawab ke tempat yang disediakan. Apabila kita membuat SISIH barangan yang tidak diperlukan akan dapat dikenalpasti dan ianya akan menyebabkan ruang penyimpanan akan lebih luas. 2. Secara tidak langsung kawalan stok dan produk yang efektif dan efisien diperolehi. Selain itu, masa pencarian juga akan menjadi lebih pendek kerana tiada lagi keadaan yang tidak teratur kelihatan. Setelah kita memperolehi keadaan yang kemas dan teratur, staf JPKK akan berasa lebih seronok dan bermotivasi untuk melaksanakan tugas harian mereka. Staf JPKK juga mudah mengesan tempat, alatan atau bahan yang rosak lebih awal. PANDUAN DI MUKA SURAT 24

25 Nov /59 3. Bagaimana JPKK melaksanakan aktiviti SISIH di tempat kerja? Dipaparkan di bawah adalah cara melaksanakan aktiviti SISIH di tempat kerja mengikut kaedah stratifikasi. Kaedah ini memerlukan staf mengasingkan barang yang hendak dibuang dalam tiga (3) kategori seperti: ITEM YANG TIADA NILAI SERTA TIDAK PERLU PROSES PELUPUSAN DAN SENANG DIBUANG BUANG DENGAN SEGERA ITEM YANG ADA NILAI DAN BOLEH DIJUAL CARI PEMBELI YANG MENAWARKAN HARGA TINGGI ITEM TIADA NILAI TAPI KOS PELUPUSAN TINGGI CARI CARA MERENDAHKAN KOS DAN SELAMAT PANDUAN DI MUKA SURAT 25

26 Nov /59 TINDAKAN BUANG DENGAN SEGERA CARI PEMBELI DENGAN HARGA TINGGI LUPUS DENGAN KOS RENDAH TAPI SELAMAT PANDUAN DI MUKA SURAT 26

27 Nov /59 KAEDAH STRATIFIKASI UNTUK SISIH NOTA : TAG KUNING DAN TAG MERAH HENDAKLAH DIGUNAKAN TAG KUNING TAG MERAH PANDUAN DI MUKA SURAT 27

28 Nov /59 KAEDAH SISIH TAG BARANGAN UNTUK SISIH BAHAN TIDAK DIPERLUKAN DAN SENANG DIBUANG warna BAHAN ADA NILAI UNTUK DIJUAL warna MENUNGGU PELUPUSAN warna BAHAN TIADA NILAI TAPI KOS PELUPUSAN TINGGI warna PANDUAN DI MUKA SURAT 28

29 Nov /59 Buang Dengan Segera Bagi item yang tiada nilai dan senang dibuang, staf JPKK boleh membuang barangan tersebut dengan SEGERA. Terutamanya untuk barang yang tidak perlu menunggu sebarang kelulusan atau pengesahan dari JK Pelupusan JPKK atau Kerajaan untuk pelupusan. Ini juga termasuk barangan milik individu (di tempat kerja). Item seperti ini termasuk kertas, rekod yang tidak diperlukan, produk yang tidak menepati piawaian dan sebagainya. Semua kertas pejabat yang bercetak atau bertulis tangan/taip hendaklah dirincih terlebih dahulu sebelum dibuang atau dijual. SISIH PANDUAN DI MUKA SURAT 29

30 Nov /59 SEITON - SUSUN 1. Menyusun dan menyimpan barang dengan kemas, mudah diambil dan disimpan semula ditempatnya. SEITON memerlukan penyusunan fail dan barangan mengikut sistem yang bersesuaian. Penyusunan yang mengikut kod, sistem nombor jilid dan pelbagai sistem akan dapat mewujudkan proses kerja yang lebih pantas. 2. Dalam aktiviti ini, apa yang lebih utama adalah apabila mengambil sesuatu barangan atau rekod, staf JPKK hendaklah memastikan bahawa terdapat sistem yang akan mengesan siapa yang mengambil fail / barangan tersebut. Staf JPKK boleh mengesan fail dan barangan yang tiada dalam simpanan. Sistem yang diwujudkan juga membolehkan staf tersebut mengambil dan menyimpan fail / barangan di tempat yang asal. Untuk menguji sistem penyimpanan yang efisien dan efektif pasukan Audit Dalaman 5S perlu menguji dengan satu kaedah yang dipanggil Ujian 30 saat. Apakah Ujian 30 saat? Ujian ini akan dibuat berdasarkan sistem sedia ada yang digunapakai oleh JPKK dan bukannya sistem orang lain mahupun di bahagian lain. Sebagai contoh, kebiasaannya untuk mengambil fail, staf JPKK akan menggunakan Senarai Utama (Master List) yang sedia ada dan akan merujuk kepada rekod dan fail yang akan diambil. Ujian akan dibuat untuk melihat masa yang diperuntukkan untuk mengambil sesuatu fail atau rekod yang diperlukan. Ianya perlu diperolehi dalam masa 30 saat sahaja. PANDUAN DI MUKA SURAT 30

31 Nov /59 SEISO - SAPU 1. Membersihkan tempat kerja dengan rapi supaya tiada habuk, minyak dan kotoran di lantai, meja, tingkap, pintu, dinding, mesin dan peralatan. Aspek kebersihan antara perkara yang seringkali dipandang mudah dan terlalu bergantung kepada pekerja kontrak. Sebagai staf JPKK, setiap individu bertanggungjawab menjaga kebersihan di dalam premis dan tempat mereka bekerja. Di dalam amalan 5S, konsep ownership dan Person-In-Charge (PIC) seringkali digunakan untuk aktiviti SAPU. Apakah konsep ownership atau PIC? Ianya merupakan konsep yang digunakan dimana setiap staf mempunyai tanggungjawab secara giliran untuk menjaga tempat atau barang milik JPKK. Konsep ini biasanya ditandakan dengan gambar, label, gambar seorang ahli kumpulan atau unit yang dipertanggungjawabkan itu. Orang yang ditugaskan bagi menjaga satu-satu kawasan mestilah boleh dihubungi dengan mudah. 2. Pemantauan oleh staf sendiri akan menjadikan kos kerosakan peralatan lebih rendah dan tiada proses kerja yang berulang. Ini akan memberikan impak dari segi kebersihan dan rasa kepunyaan terhadap barangan milik JPKK. Sikap prihatin yang tinggi akan dapat diwujudkan dan dalam suasana yang demikian, warga JPKK akan mudah menjana idea yang kreatif dan akan lebih ceria. PANDUAN DI MUKA SURAT 31

32 Nov /59 3. Kaedah pelaksanaan aktiviti SAPU: Selain daripada tempat dan peralatan di tempat kerja, kawasan persekitaran JPKK juga perlu dilihat. Aktiviti ini boleh dilakukan sama ada setiap jam, setiap hari, sekali seminggu, sekali sebulan atau mengikut piawaian peraturan untuk dipatuhi. Adalah disarankan bahawa sebelum atau setelah melaksanakan tugas, staf JPKK boleh menetapkan 5 MINIT SEBELUM KERJA DAN 5 MINIT SELEPAS KERJA untuk melakukan amalan SAPU. Ianya baik untuk mewujudkan satu amalan yang mementingkan kebersihan dalam melaksanakan tugas harian. PERALATAN UNTUK SAPU BIL TEMPAT/KAWASAN PERALATAN 1 PEJABAT/ KAIN BURUK PENYAPU PENYODOK SAMPAH BAKUL SAMPAH PANDUAN DI MUKA SURAT 32

33 Nov /59 SEIKETSU SERAGAM 1. Ianya bermaksud sentiasa memelihara kebersihan dan penyusunan sepanjang masa dengan mengamalkan Seiri-Seiton-Seiso (3S pertama) secara berterusan dan berkesan. Secara ringkasnya bolehlah disimpulkan bahawa untuk mewujudkan keseragaman dalam amalan 5S di JPKK, pelbagai kaedah akan dilaksanakan dengan mengadakan dari semasa ke semasa panduan, peraturan serta arahan seperti BUKU PANDUAN ini untuk dipatuhi. Peraturan dan garis panduan ini jika diamalkan akan membolehkan kos penyelenggaraan dapat dijimatkan. Ini juga akan membantu dari segi kecekapan proses kerana jika terdapat warga yang mungkin tidak biasa dengan amalan 5S boleh melaksanakannya dengan merujuk kepada BUKU PANDUAN ini tanpa menunggu masa yang lama. 2. Untuk proses penyeragaman di JPKK, adalah disarankan semua pejabat menyeragamkan dari segi sistem fail, amalan penyimpanan yang standard serta meminimakan barangan yang perlu ada untuk diletakkan di atas meja bagi memastikan kekemasannya. 3. Kaedah melaksanakan SERAGAM: i. Mewujudkan panduan dan peraturan secara bertulis bagi menjamin kualiti dan piawai yang telah ditentukan. ii. Aktiviti SERAGAM ini boleh dibuat dengan adanya Buku Panduan 5S, Standard Operating Procedure (SOP) dan Arahan Kerja. Melalui cara ini, kefahaman terhadap amalan 5S akan meningkat dan kesilapan akan PANDUAN DI MUKA SURAT 33

34 Nov /59 berkurangan kerana ianya dijelaskan satu persatu. Buku Panduan ini adalah satu daripada SOP yang perlu dipatuhi. iii. Mewujudkan gambar atau contoh fizikal (dilihat) juga boleh digunakan. Melalui simbol seperti gambar yang bersesuaian boleh memudahkan pencarian sesuatu tempat tersebut. Sistem visual juga perlu jelas dan terang sebagai salah satu cara komunikasi antara organisasi dengan pelanggannya. iv. Mewujudkan carta alir bagi menunjukkan bermulanya proses atau perkhidmatan. Ini merupakan satu kaedah yang boleh digunakan untuk mengukur masa yang diperuntukkan bagi menyelesaikan sesuatu tugas. Ianya lebih ringkas dengan penggunaan simbol yang tertentu dan arahan yang ringkas. Carta alir ini juga berguna untuk warga JPKK yang baru serta bagi memudahkan pelanggan memahami proses yang perlu mereka lalui. 4. Ke arah keseragaman Amalan 5S: Berikut adalah satu senarai panduan bagi mencapai keseragaman Amalan 5S di JPKK. Ahli kumpulan boleh membuat penambahbaikan kepada kriteria berikut jika perlu dalam mempertingkatkan taraf keseragaman dari semasa ke semasa. Namun demikian bilangan item yang tersenarai tidak boleh dikurangkan. PANDUAN DI MUKA SURAT 34

35 Nov /59 BIL PERKARA PELAKSANAAN PENYERAGAMAN 1. FAIL KETUA NOTA : Adakan indeks Adakan pemisah bagi setiap tajuk Rakamkan gambar bagi setiap aktiviti kumpulan serta masalah sebelum dan faedah selepas aktiviti 5S dijalankan. Berikan data kuantitatif/kualitatif Semua dokumen dan rekod hendaklah dikawal. Semua ketua kumpulan mesti menyimpan dokumen berikut: 1. Dasar 5S. 2. Visi & Misi 5S. 3. Objektif 5S. 4. Slogan 5S. 5. Nama Zon. 6. Carta Organisasi Zon. 7. Minit Mesyuarat/Nota PerbincanganKumpulan (mingguan / bulanan) dan tindakan susulan. 8. Pelan Tindakan Aktiviti. 9. Pelan Lantai Zon 5S. 10. Gambar-gambar aktiviti Kaizen SEBELUM dan SELEPAS. 11. Keputusan Audit dan Jadual Audit. 12. Memorandum/Maklumat Terkini dari Ketua 5S atau Fasilitator 13. Kriteria Audit. PANDUAN DI MUKA SURAT 35

36 Nov /59 BIL PERKARA PELAKSANAAN PENYERAGAMAN 2. SISTEM SUSUNAN FAIL DI RAK NOTA : Rujuk Buku Panduan Pelaksanaan Fail Klasifikasi Perkara JPKK. Dokumen dan rekod hendaklah dikawal. 1. Susunan fail hendaklah dari KIRI ke KANAN (1, 2, 3,. A, B, C,.dan seterusnya). 2. Font yang digunakan pada rak hendaklah jelas kelihatan dari jauh. 3. ARAS 1 bermula dari tingkat bawah (pengecualian boleh dibuat dengan kebenaran fasilitator setelah elemen keselamatan diambil kira). 4. Adakan PEMISAH di dalam fail. 5. Adakan indeks di dalam fail. 6. Indeks utama & Kod Warna di tepi rak. PANDUAN DI MUKA SURAT 36

37 Nov /59 BIL PERKARA PELAKSANAAN PENYERAGAMAN 3. SUSUNAN BARANGAN DI ATAS RAK 1. Susunan tagging hendaklah dari KIRI ke KANAN (1, 2, 3, dan seterusnya). 2. Tagging ARAS 1 bermula dari tingkat bawah (pengecualian boleh dibuat dengan kebenaran fasilitator atas alasan keselamatan). 3. Indeks barangan di setiap tepi rak. 4. Adakan penanda MINIMA dan MAKSIMA (jika berkaitan). 5. TARIKH LUPUT bagi barangan yang berkaitan. 6. Penanda FIFO / EXPIRY DATE / STOCK LOW / NIL IN STOCK / REMINDER PLEASE REFILL (lengkap dengan tarikh jika perlu). 7. Adakan label susunan bagi setiap Kad / Stock Bin. 8. Kad Bin / Stok Card hendaklah letak ditempat yang disediakan dan rekodnya hendaklah dikemaskini. 9. Adakan SIGNAGE kenalan untuk semua rak. 10. Adakan PELAN LOKASI & MASTER INDEX di tempat yang strategik. PANDUAN DI MUKA SURAT 37

38 Nov /59 BIL PERKARA PELAKSANAAN PENYERAGAMAN 4. PENGURUSAN PENDAWAIAN ELETRIK 5. SUIS LAMPU / PENGHAWA DINGIN / KEPALA PLUG 1. KABEL, EXTENSION PLUG dan WAYAR di atas lantai hendaklah dalam keadaan kemas. 2. Wayar diikat dengan cable tie atau dibalut dengan piping. 3. Laporkan sebarang kerosakan pendawaian kepada Bahagian Pengurusan Fasiliti Bangunan (Galeria PjH). 1. Semua suis / barangan elektrik hendaklah dilabelkan. 2. Laporkan sebarang kerosakan peralatan elektrik kepada Bahagian Pengurusan Fasiliti Bangunan (Galeria PjH). PANDUAN DI MUKA SURAT 38

39 Nov /59 BIL PERKARA PELAKSANAAN PENYERAGAMAN 6. ELEMEN KESELAMATAN 1. Adakan tanda AMARAN / AWAS di tempat kawasan berisiko. 2. Signage PEMADAM API hendaklah jelas kelihatan dari jauh. 3. Pastikan tiada barangan yang melindungi Alat Pemadam Api. 4. Maklumat seperti DUE DATE FOR NEXT SERVICE hendaklah dipamerkan pada alat tersebut dan ianya mudah dilihat oleh staf. 5. Adakan had ketinggian bagi barangan yang disusun mengikut stacking. 6. Cara stacking hendaklah ada ciri keselamatan. 7. PERALATAN 1. Adakan pemilik (ownership). 2. Adakan jadual penyelenggaraan (jika berkaitan). 3. Adakan Jadual Pembersihan (cleaning roster). 4. Adakan NOMBOR PERALATAN jika bilangan peralatan yang sama lebih dari satu unit di dalam kawasan zon yang sama. 5. Wujudkan cara mengguna dan pamerkan SOP / WI / User Guide (jika perlu). PANDUAN DI MUKA SURAT 39

40 Nov /59 BIL PERKARA PELAKSANAAN PENYERAGAMAN 8. SETIAP (KAWASAN KUMPULAN) 1. Semua suis lampu hendaklah dilabelkan. 2. Setiap bilik hendaklah diletakkan gambar, nama dan nombor telefon pemilik tempat tersebut. 3. Syarat penggunaan hendaklah dipamerkan (jika berkenaan). 4. Pelan Lantai / Peta Bilik hendaklah dipamerkan seelokeloknya di pintu masuk (jika berkenaan). PANDUAN DI MUKA SURAT 40

41 Nov /59 BIL PERKARA PELAKSANAAN PENYERAGAMAN 9. SUDUT 5S NOTA: Adakan tajuk dan ruangan bagi setiap perkara. Semua dokumen dan rekod hendaklah dikawal. MAKLUMAT YANG MESTI DIPAMERKAN: 1. Dasar 5S yang telah ditandatangani oleh KP JPKK. 2. Visi & Misi 5S. 3. Objektif 5S. 4. Slogan 5S. 5. Nama Zon. 6. Peta & Pelan Lantai Zon. 7. Ownership. 8. Gambar ahli dan carta organisasi. 9. Carta GANTT perancangan aktiviti kumpulan. 10. Gambar aktiviti 5S SEBELUM dan SELEPAS dengan maklumat ringkas seperti masalah (sebelum) dan kebaikan (selepas) serta nama & tarikh. 11. Jadual Audit dan Keputusan Audit (Bar Chart). 12. Buletin. 13. Maklumat Terkini dari Fasilitator 5S. 14. Jadual pembersihan. PANDUAN DI MUKA SURAT 41

42 Nov /59 BIL PERKARA PELAKSANAAN PENYERAGAMAN 10. PAPAN KENYATAAN / SUDUT INFORMASI 11. PETAK / TEMPAT LETAK KASUT 12. GARISAN KUNING (PARKIRAN BARANGAN) 1. Semua pekeliling, surat pekeliling, notis, iklan dan bahan bercetak TIDAK dibenarkan ditampal di dinding. Sediakan pelapik atau tempat khas. 2. Adakan TARIKH LUPUT bagi setiap pekeliling, surat pekeliling, notis, iklan dan bahan bercetak yang dipamerkan. 1. Adakan petak atau tempat letak kasut di pintu masuk ke kawasan larangan berkasut. 2. Adakan petak untuk tempat letak kasut jika ada kasut / selipar di dalam bilik pejabat. 1. Garisan kuning hanya digunakan pada barangan movable atau Work In Progress. 2. Minimakan penggunaan garisan / pelekat parkiran. PANDUAN DI MUKA SURAT 42

43 Nov /59 BIL PERKARA PELAKSANAAN PENYERAGAMAN 13. PERALATAN KEBERSIHAN KAWASAN STOR 1. Sediakan parkiran bagi mesin / perkakasan seperti Troli, Lifter, tangga, alat pembersihan, dll. KAWASAN PEJABAT 1. Adakan tempat yang sesuai untuk menyimpan alatan pembersihan. 14. SIGNAGE UNTUK PELAWAT / KAWASAN MENUNGGU 1. Petunjuk Arah Tandas, Surau. 2. Peraturan dan Tempat Larangan. 3. Waktu Bertugas. 2. Tempat Bertanya. 3. Nama pegawai bertugas di Tempat Bertanya. 4. Papan kenyataan (Information Board). PANDUAN DI MUKA SURAT 43

44 Nov /59 CONTOH VISUAL KESERAGAMAN Adakan SOP penggunaan Pamerkan tarikh lupus Adakan senarai borang Labelkan nombor setiap borang Adakan tanda maksima dan minima Buatkan parkiran untuk alat tulis Labelkan tempat bagi setiap alat tulis Labelkan laci ALAT TULIS Buatkan parkiran untuk setiap alatan Labelkan tempat bagi setiap alatan Labelkan laci PERALATAN PANDUAN DI MUKA SURAT 44

45 Nov /59 NOTIS MAKLUMAN NOTIS MAKLUMAN ROSAK ARIAL BOLD 72 KEPADA SEMUA PENGGUNA YANG DIHORMATI, MESIN FOTOSTAT / KOMPUTER / PRINTER INI MENGALAMI KEROSAKAN. PIHAK PENTADBIRAN SEDANG DALAM USAHA MEMBAIKI KEROSAKAN TERSEBUT. SEBARANG KESULITAN AMAT DIKESALI. ARIAL BOLD 48 TERIMA KASIH PANDUAN DI MUKA SURAT 45

46 Nov /59 PANDUAN PENGGUNAAN MESIN FOTOSTAT 1. BUKA PENUTUP MESIN FOTOSTAT 2. LETAKKAN DOKUMEN YANG HENDAK DIFOTOSTAT 3. PILIH JUMLAH KERTAS YANG HENDAK DIFOTOSTAT 4. TEKAN BUTANG START 5. PROSES FOTOSTAT SELESAI PANDUAN DI MUKA SURAT 46

47 Nov /59 TAG NOMBOR SAMBUNGAN TALIAN NOMBOR SAMBUNGAN : NOMBOR FAKS BAHAGIAN: NOMBOR SAMBUNGAN PENGARAH: NOMBOR KECEMASAN: 1) KEBAKARAN: 2) KEMALANGAN: PANDUAN DI MUKA SURAT 47

48 Nov /59 JADUAL PEMBERSIHAN HARI TUGASAN / PEMANTAUAN BUANG SAMPAH SUSUN FAIL SAPU ISNIN SELASA ZAKIAH BAHARUDIN ZALINA ZAINAL JULYARTI ZAINAL ABIDIN RABU - KHAMIS NORLIZA MD JIZAT NOR HIDAYAH MUHARRAM NORSHIDA ABD RAZAK JUMAAT NADIMAH ABD RAHMAN SALASIAH BUSTAN FAZILAH MOHAMAD SHAHUDIN PANDUAN DI MUKA SURAT 48

49 Nov /59 SHITSUKE - SENTIASA AMAL Apabila budaya kerja itu lebih efisien, kos perkhidmatan akan lebih rendah, dan matlamat penjimatan JPKK akan dapat dicapai. Pengurusan JPKK akan terus merancang matlamat sebenar untuk melaksanakan amalan ini seperti merancang untuk mendapatkan Sijil 5S. 1. Pengurusan hendaklah berdisiplin dan melatih semua staf mematuhi peraturan dan budaya kualiti di JPKK. Amalan berdisiplin dan melatih warga akan membawa ke arah penukaran budaya kerja yang lebih sistematik. Setelah keempat-empat langkah (SISIH, SUSUN, SAPU, SERAGAM) dilaksanakan, JPKK mestilah mempunyai satu kaedah supaya warga dapat berdisiplin dan terus sentiasa mengamalkannya dengan berkesan. Ini dapat dijadikan sebagai satu platform ke arah budaya kerja yang cemerlang. 2. Pelaksanaan Sentiasa Amal: Terdapat beberapa cara untuk melaksanakan Shitsuke - Sentiasa Amal ini antaranya adalah: CARA 1 Mematuhi panduan dan piawaian yang telah ditentukan oleh pengurusan JPKK supaya budaya kerja cemerlang itu dapat dipraktikkan. CARA 2 Mengadakan Audit Dalaman 5S di JPKK. Audit ini adalah salah satu elemen penting dalam menjayakan Amalan 5S. Ianya dapat memantau piawaian 5S yang sedia ada dan membuat penambahbaikan. Melalui audit ini JPKK dapat mengukur tahap Amalan 5S. PANDUAN DI MUKA SURAT 49

50 Nov /59 CARA 3 Menganjurkan pertandingan dalaman seperti pejabat dan persekitaran tempat kerja terbaik, pekerja contoh dan sebagainya untuk mendapatkan komitmen dan mengekalkan tanggungjawab mengamalkan 5S. CARA 4 Menganjurkan lawatan ke organisasi contoh untuk melihat sendiri kejayaan organisasi lain dalam melaksanakan Amalan 5S. Ini akan menyuntik idea dan semangat untuk meneruskan aktiviti murni ini. CARA 5 Mewujudkan penghargaan dan galakan dalam sebarang aktiviti yang boleh menarik minat staf JPKK. Walaupun sedikit dan kecil, namun bagi sesetengah warga, ianya amatlah bernilai sebagai salah satu motivasi dalam melaksana dan menghargai usaha mereka. KESIMPULAN Kesimpulan yang boleh didapati dari langkah Amalan 5S ini adalah satu cara berkesan bagi mewujudkan persekitaran tempat kerja yang berkualiti di JPKK. Melalui Seiri (Sisih) staf JPKK akan dapat menyisihkan barang yang tidak perlu; Seiton (Susun) membolehkan penyusunan barangan dan rekod JPKK dibuat dengan lebih kemas; dan Seiso (Sapu) akan menghasilkan tempat kerja yang bersih dan selamat. Kemudian Seiketsu (Seragam) menggariskan satu panduan untuk digunakan oleh semua orang dan Shitsuke (Selalu Amal) akan membantu mendisiplinkan diri dan seterusnya menjadikan satu amalan yang cemerlang. PANDUAN DI MUKA SURAT 50

51 Nov /59 PENYERAGAMAN TEMPAT KERJA DAN PERSEKITARAN PANDUAN DI MUKA SURAT 51

52 Nov /59 GARISAN PARKIRAN ALATAN OBJEKTIF Parkiran dibuat bertujuan supaya alatan yang bergerak / berubah sentiasa berada di tempatnya. Ia juga bertujuan supaya mudah diambil dan dikembalikan ke tempat asal selepas penggunaannya. Pastikan lantai dicuci bersih dan dikeringkan sebelum membuat garisan. Kedudukan peralatan seperti mesin, peralatan dan lain-lain hendaklah dirancang kedudukannya sebelum membuat garisan di atas lantai. Penggunaan parkiran hendaklah seminima yang mungkin. Sekiranya tempat yang perlu diletakkan parkiran itu terdapat karpet, parkiran adalah tidak dibenarkan. Sekiranya permukaan tempat parkiran adalah licin dan cantik, parkiran juga tidak dibenarkan. PANDUAN DI MUKA SURAT 52

53 Nov /59 KAEDAH PELAKSANAAN SERAGAM LANTAI i. Pastikan lantai dicuci bersih dan dikeringkan sebelum membuat garisan. ii. Rancang kedudukan peralatan sebelum membuat garisan. iii. Buatkan garisan zon keselamatan di atas lantai untuk laluan kecemasan atau berlaku kebakaran dan lakarkan tempat kedudukan alat pencegah kebakaran pada laluan ini. iv. Tanggalkan garisan zon yang tidak diperlukan. v. Jangan meletakkan apa-apa peralatan di atas lantai tanpa menggunakan pelapik. vi. Buatkan GARISAN PUTIH untuk zon lokasi mesin dan peralatan yang tidak diubah kedudukannya di atas lantai dan GARISAN KUNING untuk barangan yang beralih. vii. Kenalpasti garisan zon penempatan peralatan bagi tujuan keselamatan. viii. Beri ruang kepada peralatan yang menjulur semasa melukis garisan zon. ix. Gunakan WHITE & RED STRIPE TAPE AND LINE TAPE untuk garisan laluan zon keselamatan. x. Buatkan laluan zon keselamatan untuk mengingatkan kita pintu keselamatan. xi. Letakkan label DILARANG MELETAK BENDA DI ATAS GARISAN INI di atas pelekat. xii. Lekatkan tag nama peralatan pada petak untuk peralatan yang mudah alih. xiii. Periksa semua pelekat atau cat garisan secara berkala (bulanan, tahunan) dan buatkan jadual pemeriksaan dan pembaikan seperti di para xv. xiv. Kenalpasti kriteria pembaikan untuk garisan pemisah, garisan penempatan dan garisan keselamatan. PANDUAN DI MUKA SURAT 53

54 Nov /59 Nota: Kriteria Pembaikan a. Garisan Pemisah dan Garisan Keselamatan: Ukuran panjang minima untuk dibaiki ialah 300mm. b. Bila warna garisan luntur walau pun kurang 1/3 dari ukuran minima yang perlu dibaiki, ganti semua garisan. Masa pembaikan adalah tiga (3) hari untuk lekatkan pelekat dan satu (1) minggu untuk cat. c. Semua warga mesti sedia maklum garisan penempatan. Garisan penempatan tidak boleh dibiarkan luntur, lekang atau koyak. xv. Jadual Pemeriksaan JADUAL PEMERIKSAAN BERKALA KAWASAN 5S BULAN AHLI PEMERIKSA KOMEN TANDA TANGAN PEMERIKSA JANUARI FEBRUARI MAC APRIL MEI JUN JULAI OGOS SEPTEMBER OKTOBER NOVEMBER DISEMBER PANDUAN DI MUKA SURAT 54

55 Nov /59 DINDING i. Menyediakan papan buletin, papan tanda, bingkai gambar dan peralatan lain yang perlu pemasangan di dinding supaya semua staf JPKK mengetahui berita semasa dan memahami pelaksanaan Amalan 5S. ii. Susun semua keperluan yang diperlukan seperti kalendar, jam dinding, buletin dan gambar di tempat yang sesuai dan mudah dilihat. iii. Buang benda yang tidak diperlukan. iv. Buatkan tarikh tamat untuk pekeliling, memo, buletin dan surat. v. Lekatkan petunjuk INFORMASI di bahagian atas papan kenyataan. vi. Lekatkan gambar, nama dan nombor telefon pemilik papan kenyataan. vii. Bagi Sudut 5S, buletin pameran hendaklah mengikut tajuk. viii. Buatkan jadual pemeriksaan untuk ahli kumpulan bagi memelihara keseragaman dan kebersihan di kawasan dinding bangunan. ix. Maklumkan secara bertulis kepada Unit Pentadbiran Bahagian Pengurusan Fasiliti Bangunan (Galeria PjH) sekiranya terdapat kerosakan pada peralatan di kawasan dinding bangunan untuk diperbaiki. PANDUAN DI MUKA SURAT 55

56 Nov /59 SILING i. Buang sawang di siling terutama di kawasan yang berhampiran dengan dinding. ii. Tiada hiasan yang digantung di siling kecuali penanda pada saluran penghawa dingin. iii. Jika penanda pada saluran penghawa dingin digunakan, ukurannya tidak melebihi satu (1) cm lebar dan tidak melebihi 15cm panjang. iv. Warna bahan penanda saluran penghawa dingin hendaklah sama bagi satu kawasan / bilik. TEMPAT SIMPANAN FAIL (KABINET BESI / KABINET KAYU) i. Susunan fail hendaklah dibuat secara berdiri. Fail nipis boleh disusun secara mendatar (dibaringkan). ii. Setiap fail mesti ditulis nombor rujukan fail. iii. Satu rekod senarai fail (Indeks Daftar) yang ada dalam simpanan hendaklah disediakan. iv. Susun fail dari depan ke belakang (sekiranya dalam kabinet besi) dan urutan nombor simpanan fail dicatatkan dari depan ke belakang. v. Susun fail dari kiri ke kanan (sekiranya kabinet kayu) dan urutan nombor simpanan fail dicatatkan dari kiri ke kanan. vi. Bagi fail yang disusun secara mendatar (baring), urutan nombor simpanan fail dicatatkan dari bawah ke atas. vii. Satu senarai fail dalam simpanan hendaklah dilekatkan di hadapan pintu kabinet bertujuan memudah dan mempercepatkan proses pengambilan fail bila diperlukan. viii. Sekiranya ada menyimpan fail dalam kotak, prosedur untuk penyimpanan dan pengambilan fail adalah sama seperti menyimpan fail dalam kabinet besi atau kabinet kayu. PANDUAN DI MUKA SURAT 56

57 Nov /59 PETI TEMPAT SIMPAN KUNCI i. Anak kunci hendaklah disimpan di tempat khas supaya senang diambil dan disimpan kembali. ii. Lekatkan nombor pada semua anak kunci dan nombor itu mestilah sama dengan ibu kunci. iii. Jika perlu, gunakan tag warna yang berlainan bagi setiap jambak anak kunci. iv. Sekiranya ada anak kunci yang tidak boleh digantung atas alasan keselamatan, ianya hendaklah disimpan di tempat khas yang telah ditentukan parkirannya. PANDUAN DI MUKA SURAT 57

58 Nov /59 PANDUAN DI MUKA SURAT 58

59 Nov /59 LACI PEGAWAI DAN STAF Pegawai dan staf yang dibekalkan dengan laci meja, penggunaan ruang laci boleh seperti berikut: i. Laci paling atas dikhaskan penggunaannya kepada alat tulis dan disusun kemas mengikut kreativiti pegawai dan staf. ii. Laci tengah diguna bagi menempatkan dokumen rasmi seperti diari, planner dan buku catatan. iii. Laci bawah digunakan bagi menempatkan alatan / barangan peribadi seperti beg tangan, dompet, telefon bimbit dan lain-lain. (Keselamatan penyimpanan barangan peribadi yang berharga dari kecurian, kehilangan, kerosakan dan kebakaran adalah tanggungjawab individu. JPKK tidak bertanggungjawab). SISIH SUSUN SAPU SERAGAM SENTIASA AMAL PANDUAN DI MUKA SURAT 59