Skripsi Sebagai Persyaratan Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Teknik ARIZAL NOOR HAKIM I

Transkripsi

1 PENENTUAN JUMLAH PEJABAT FUNGSIONAL PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH BERDASARKAN ANALISIS BEBAN KERJA (Studi Kasus Unit Layanan Pengadaan Kota Surakarta) Skripsi Sebagai Persyaratan Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Teknik ARIZAL NOOR HAKIM I JURUSAN TEKNIK INDUSTRI FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2014

2

3

4

5 KATA PENGANTAR Syukur Alhamdulillah, penulis panjatkan kehadirat Allah Subhanahu wa Ta ala, karena berkat rahmat dan hidayah-nya, penulis dapat menyelesaikan skripsi ini. Serta shalawat dan salam tak lupa penulis haturkan kepada Nabi Muhammad Shalallahu alaihi wassalam. Pada kesempatan ini dengan segenap ketulusan dan kerendahan hati, penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada : 1. Ibu dan Bapak tercinta atas curahan kasih sayang dan doa yang tulus dan tiada hentinya hingga saat ini dan atas semua pelajaran hidup, kesabaran serta pengertiannya yang tidak tergantikan.. 2. Adik - adikku yang selalu menemani dan memberikan dukungan serta dorongan untuk melakukan yang terbaik. 3. Keluarga besar tercinta yang memberikan pelajaran dan gambaran tentang makna dan kewajiban hidup serta untuk semangat dan motivasinya. 4. Bapak Dr. Cucuk Nur Rosyidi, ST, MT selaku Ketua Jurusan Teknik Industri Fakultas Teknik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 5. Bapak Yusuf Priyandari, ST, MT dan Bapak Dr. Bambang Suhardi, ST, MT selaku dosen pembimbing, terima kasih atas segala bimbingan, arahan, waktu, kesabaran dan semua pelajaran yang telah diberikan. 6. Bapak Yuniaristanto ST, MT dan Bapak Taufiq Rochman S.TP, MT, selaku dosen penguji yang telah berkenan memberikan saran perbaikan terhadap skripsi ini. 7. Bapak Ilham Priyadythama, ST, MT selaku dosen pembimbing akademik, terima kasih untuk semua waktu, nasihat dan cerita yang menginspirasi. 8. Seluruh dosen Teknik Industri UNS yang telah memberikan ilmu dan motivasi selama penulis mengikuti proses perkuliahan di Teknik Industri UNS. 9. Seluruh jajaran Unit Layanan Pengadaan Kota Surakarta atas bantuan, arahan dan bimbingan sehingga penelitian ini dapat terselesaikan. 10. Mbak Yayuk, Mbak Tutik, Mbak Rina, dan Pak Agus terima kasih atas segala bantuan administrasinya. 11. Eka, Ringgo, Putra, Rafy, Yudhi teman sebimbingan atas ketaatan dalam mengantri saat bimbingan. v

6 12. Keluarga besar asisten Laboratorium Optimasi dan Perancangan Sistem Informasi untuk kebersamaan serta semua dukungan dan bantuannya selama ini. 13. Etri Vidiastuti yang selalu menemani saat susah dan senang juga atas bantuan dan dukungan serta kesabaran dan pengorbanan selama ini. Terimakasih. 14. Fikri, Hamid dan Destha yang telah membantu menyebarkan kuesioner. 15. Keluarga besar TI 2009 terimakasih atas kebersamaan yang hangat, kekompakan yang luar biasa, senyum, kegembiraan, keriuhan, cerita selama 4 tahun ini. 16. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu, terima kasih atas segala bantuan, doa, semangat, dan motivasi yang telah diberikan. Akhir kata Penulis berharap semoga laporan skripsi ini dapat bermanfaat. Penulis menyadari bahwa laporan skripsi ini masih jauh dari sempurna karena keterbatasan yang ada. Oleh sebab itu, Penulis membuka diri atas segala kritik, masukan dan saran untuk perbaikan atas kekurangan yang ada. Surakarta, Februari 2014 Penulis vi

7 ABSTRAK Arizal Noor Hakim, NIM: I PENENTUAN JUMLAH PEJABAT FUNGSIONAL PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH BERDASARKAN ANALISIS BEBAN KERJA (Studi Kasus Unit Layanan Pengadaan Kota Surakarta). Skripsi. Surakarta: Jurusan Teknik Industri Fakultas Teknik, Universitas Sebelas Maret, Januari Unit Layanan Pengadaan (ULP) Kota Surakarta merupakan unit yang melaksanakan pengadaan barang/jasa pada lingkungan Kota Surakarta. Unit ini mulai beroperasi pada tahun Pada tahun 2014, Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (Kemenpan-RB) mulai mengimplementasikan jabatan fungsional pengelola pengadaan barang/jasa. Berkaitan dengan hal tersebut, Kemenpan-RB menetapkan bahwa formasi jabatan fungsional pengelola pengadaan barang/jasa untuk lingkungan kabupaten/kota pada tingkat ULP berjumlah antara 30 sampai 50 orang. ULP Kota Surakarta memiliki pejabat dan staf pengadaan barang/jasa berjumlah 59 orang pada tahun Oleh karena itu, penelitian ini dilakukan untuk menghitung beban kerja dan jumlah kebutuhan pejabat fungsional pengadaan barang/jasa pada ULP Kota Surakarta. Metode yang digunakan untuk penghitungan beban kerja adalah metode pengukuran waktu dan metode NASA-TLX (Task Load Index). Kedua metode tersebut digunakan untuk mengukur beban kerja fisik dan beban kerja mental. Setelah dilakukan penghitungan beban kerja, maka dilakukan penghitungan jumlah kebutuhan pejabat fungsional pengadan barang/jasa dengan menggunakan metode penghitungan dari Kemenpan-RB berdasarkan KEP/75/M.PAN/7/2004. Hasil dari penelitian menunjukan bahwa beban kerja waktu anggota ULP Kota Surakarta berada pada tingkat beban kerja rendah sampai sedang. Sedangkan, beban kerja mental anggota ULP Kota Surakarta berada pada tingkat beban kerja tinggi sampai sangat tinggi. Hasil penghitungan jumlah kebutuhan pejabat pengelola pengadaan barang/jasa adalah 20 orang. Alokasi per kelompok kerja (pokja), yaitu pokja barang berjumlah 3 orang, pokja konstruksi berjumlah 9 orang, pokja konsultansi berjumlah 5 orang, dan pokja jasa lain berjumlah 3 orang. Kata kunci: Kebutuhan Jumlah Sumber Daya Manusia, Analisis Beban Kerja, NASA-TLX (Task Load Index). xv + 69 halaman; 11 gambar; 29 tabel; 32 lampiran; Daftar pustaka : 24 ( ) vii

8 ABSTRACT Arizal Noor Hakim, NIM: I DETERMINATION OF THE NUMBER OF FUNCTIONAL OFFICIALS OF GOODS AND SERVICES GOVERNMENT PROCUREMENT BASED ON WORKLOAD ANALYSIS (Case Study of Unit Layanan Pengadaan Kota Surakarta). Thesis. Surakarta: Department of Industrial Engineering, Faculty of Engineering, Sebelas Maret University, January Unit Layanan Pengadaan (ULP) Kota Surakarta is an unit that carry out procurement of goods and services in the Surakarta city area. This unit began operation in The Ministry of Administrative Reform and Bureaucratic Reform (Kemenpan - RB) will be started to implement the functional officials of the goods and services procurement in Kemenpan - RB established that the formation of functional officials of the goods and services procurement for the district /city on the ULP level of between 30 to 50 people. In 2013, the ULP Kota Surakarta has 59 staff and officials of goods and service procurement. Therefore, this study was conducted to calculate the workload and the needs of functional officials of ULP Kota Surakarta. This research using time measurement method and NASA-TLX method to calculate the workload. Both methods are used to measure the physical workload and mental workload. And the method to determine the number of functional officials is based on KEP/75/M.PAN/7/2004 from Kemenpan - RB. The results of this research shows that the time workload levels of ULP s procurement staffs is between low level until medium level. Meanwhile, the mental workload of ULP s procurement staffs is between high level until very high level. The results of number functional officials calculation of ULP is 20 people. Allocation of working group (pokja) is goods working group consist of 3 peoples, construction working group consist of 9 peoples, consultancy working groups consist of 5 people, and 'jasa lain' working group consists of 3 people. Key Words: Manpower planning. Workload Analysis, NASA-TLX (Task Load Index). xv + 69 pages; 11 pictures; 29 tables; 32 attachments; References: 24 ( ) viii

9 DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL... i LEMBAR PENGESAHAN... ii SURAT PERNYATAAN ORISINALITAS KARYA ILMIAH... iii SURAT PERNYATAAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH... iv KATA PENGANTAR... v ABSTRAK... vii ABSTRACT... viii DAFTAR ISI... ix DAFTAR TABEL... xii DAFTAR GAMBAR... xiii DAFTAR LAMPIRAN... xiv BAB I PENDAHULUAN 1.1 LATAR BELAKANG MASALAH... I PERUMUSAN MASALAH... I TUJUAN PENELITIAN... I MANFAAT PENELITIAN... I BATASAN MASALAH... I ASUMSI... I SISTEMATIKA PENULISAN... I-4 BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH... II Pengertian... II Stakeholders... II Unit Layanan Pengadaan Kota Surakarta... II Metode Pemilihan Penyedia Barang/Jasa... II Metode Penilaian Kualifikasi... II Metode Penyampaian Dokumen Penawaran... II Metode Evaluasi Penawaran... II Tahapan Pemilihan Penyedia Barang/Jasa... II Petunjuk Teknis Peraturan Kepala LKPP Nomor 14 Tahun II BEBAN KERJA... II-22 ix

10 BAB III Pengertian Beban Kerja... II Pengukuran Waktu Kerja... II Pengukuran Beban Kerja Mental... II Beban Kerja Total... II PEDOMAN PERHITUNGAN KEBUTUHAN SUMBER DAYA MANUSIA... II PENELITIAN SEBELUMNYA... II Analisis Beban Kerja untuk Menentukan Jumlah Optimal Karyawan dan Pemetaan Kompetensi Berdasar Pada Job Description... II Pengukuran Beban Kerja Perawat Menggunakan Metode NASA-TLX di Rumah Sakit XYZ... II Analisis Beban Kerja Mental Dosen Teknik Industri UNDIP dengan Metode Subjective Workload Assessment Technique (SWAT)... II State Of The Art Penelitian... II-29 METODOLOGI PENELITIAN 3.1 TAHAP IDENTIFIKASI AWAL... III Observasi Awal... III Studi Literatur... III Perumusan Masalah... III Penetapan Tujuan dan Manfaat... III TAHAP PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN... III Pengumpulan Data... III Pengolahan Data Waktu Penyelesaian Tugas... III Pengolahan Data Kuesioner NASA-TLX... III Perhitungan Beban Kerja... III Perhitungan Jumlah Kebutuhan Sumber Daya Manusia... III TAHAP ANALISIS DAN KESIMPULAN... III Analisis Hasil... III Kesimpulan... III-10 x

11 BAB IV PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA 4.1 PENGUMPULAN DATA WAKTU PENYELESAIAN TUGAS... IV Identifikasi Rencana Umum Pengadaan (RUP)... IV Identifikasi Metode Pemilihan Penyedia... IV Pengelompokam Paket Pekerjaan... IV Mendeskripsikan Tahapan Pekerjaan... IV Identifikasi Detail Item Pekerjaan... IV Pengambilan Waktu Penyelesaian Tugas... IV PENGUMPULAN DATA NASA-TLX... IV Rekapitulasi Bobot... IV Rekapitulasi Ratings... IV PENGOLAHAN DATA WAKTU PENYELESAIAN TUGAS... IV PENGOLAHAN DATA KUESIONER NASA-TLX... IV PERHITUNGAN BEBAN KERJA... IV PERHITUNGAN JUMLAH KEBUTUHAN SUMBER DAYA MANUSIA... IV-14 BAB V ANALISIS HASIL 5.1 ANALISIS BEBAN KERJA WAKTU ANGGOTA ULP SURAKARTA... V ANALISIS BEBAN KERJA MENTAL ANGGOTA ULP SURAKARTA... V ANALISIS BEBAN KERJA TOTAL ANGGOTA ULP SURAKARTA... V ANALISIS JUMLAH KEBUTUHAN SUMBER DAYA MANUSIA... V-5 BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN 6.1 KESIMPULAN... VI SARAN... VI-1 DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN xi

12 DAFTAR TABEL Tabel 2.1 Nilai Beban Kerja Waktu... II-24 Tabel 2.2 Deskripsi Dimensi NASA-TLX... II-25 Tabel 2.3 Nilai Beban Kerja Mental... II-26 Tabel 2.4 Nilai Beban Kerja... II-27 Tabel 2.5 Hasil Penelitian Sebelumnya... II-30 Tabel 3.1 Rincian Identifikasi Pengadaan Barang/Jasa... III-4 Tabel 3.2 Rincian Identifikasi Metode Pemilihan dan Evaluasi... III-4 Tabel 3.3 Rincian Penentuan Kriteria... III-5 Tabel 3.4 Rincian Proses Pendeskripsian Tahapan Pekerjaan... III-5 Tabel 3.5 Rincian Identifikasi Detail Item Pekerjaan... III-6 Tabel 3.6 Rincian Pengambilan Waktu Penyelesaian Tugas... III-7 Tabel 4.1 Rekapitulasi Hasil Menurut Kategori... IV-1 Tabel 4.2 Contoh Hasil Identifikasi... IV-2 Tabel 4.3 Kriteria... IV-3 Tabel 4.4 Kelompok Sesuai Kriteria... IV-3 Tabel 4.5 Jumlah Paket Per Kelompok... IV-5 Tabel 4.6 Singkatan Deskriptor NASA-TLX... IV-9 Tabel 4.7 Rekapitulasi Bobot NASA-TLX... IV-9 Tabel 4.8 Rekapitulasi Ratings NASA-TLX... IV-10 Tabel 4.9 Pengolahan Data Waktu Penyelesaian Tugas... IV-11 Tabel 4.10 Beban Kerja Waktu Per Anggota... IV-11 Tabel 4.11 Beban Kerja Mental Per Anggota... IV-12 Tabel 4.12 Beban Kerja Total Per Anggota... IV-13 Tabel 4.13 Waktu Penyelesaian Tugas Total Selama Setahun... IV-14 Tabel 4.14 Jumlah Kebutuhan Sumber Daya Manusia Per Kelompok... IV-15 Tabel 4.15 Hasil Analisis Beban Kerja Perhitungan... IV-15 Tabel 4.16 Jumlah Kebutuhan Pejabat Pengelola Pengadaan Barang/Jasa.. IV-16 Tabel 5.1 Alokasi Per Kelompok Kerja... V - 5 Tabel 5.2 Alokasi Per Pokja Setelah Penyesuaian... V - 6 xii

13 xiii

14 DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1 Struktur Organisasi Pengadaan melalui Penyedia Barang/Jasa Gambar 2.2 Struktur Organisasi ULP Kota Surakarta... II-9 Gambar 3.1 Flowchart Metodologi Penelitian... III-1 Gambar 3.2 Flowchart Pengumpulan Data Waktu Penyelesaian Tugas... III-3 Gambar 3.3 Flowchart Pengolahan Data Kuesioner NASA-TLX... III-8 Gambar 3.4 Flowchart Perhitungan Jumlah Kebutuhan SDM... III-9 Gambar 4.1 Proporsi Paket Pekerjaan Per Kelompok... IV-4 Gambar 5.1 Proporsi Penggunaan Jam Kerja Anggota ULP Surakarta... V-1 Gambar 5.2 Presentase Tingkat Beban Kerja Mental... V-2 Gambar 5.3 Presentase Tingkat Beban Kerja Total... V-3 Gambar 5.4 Grafik Perbandingan Hasil Perhitungan Jumlah Kebutuhan Anggota ULP Surakarta... V-6 II-2 xiii

15 DAFTAR LAMPIRAN L.1 Alur Proses Pengadaan Barang/Jasa Kota Surakarta... L-1 L.2 Identifikasi Metode Pemilihan Kategori Barang... L-2 L.3 Identifikasi Metode Pemilihan Kategori Pekerjaan Konstruksi... L-3 L.4 Identifikasi Metode Pemilihan Kategori Jasa Konsultansi... L-7 L.5 Identifikasi Metode Pemilihan Kategori Jasa Lainnya... L-9 L.6 Kuesioner Penentuan Kriteria... L-10 L.7 Peta Proses Operasi Kelompok 1,2,3 dan 8... L-11 L.8 Peta Proses Operasi Kelompok 4,5 dan 6... L-12 L.9 Peta Proses Operasi Kelompok 7... L-13 L.10 Hasil Pendeskripsian Tahapan & Detail Item Pekerjaan Kelompok 1. L-14 L.11 Hasil Pendeskripsian Tahapan & Detail Item Pekerjaan Kelompok 2. L-14 L.12 Hasil Pendeskripsian Tahapan & Detail Item Pekerjaan Kelompok 3. L-15 L.13Hasil Pendeskripsian Tahapan & Detail Item Pekerjaan Kelompok 4/5 L-16 L.14 Hasil Pendeskripsian Tahapan & Detail Item Pekerjaan Kelompok 6. L-17 L.15 Hasil Pendeskripsian Tahapan & Detail Item Pekerjaan Kelompok 7. L-18 L.16 Hasil Pendeskripsian Tahapan & Detail Item Pekerjaan Kelompok 8. L-19 L.17 Kuesioner Pengukuran Waktu Siklus Kelompok 1... L-20 L.18 Kuesioner Pengukuran Waktu Siklus Kelompok 2... L-21 L.19 Kuesioner Pengukuran Waktu Siklus Kelompok 3... L-22 L.20 Kuesioner Pengukuran Waktu Siklus Kelompok 4/5... L-23 L.21 Kuesioner Pengukuran Waktu Siklus Kelompok 6... L-24 L.22 Kuesioner Pengukuran Waktu Siklus Kelompok 7... L-25 L.23 Kuesioner Pengukuran Waktu Siklus Kelompok 8... L-26 L.24 Kuesioner NASA-TLX... L-27 xiv

16 L.25 Data Waktu Siklus Kelompok 1 Kategori Barang... L-29 L.26 Data Waktu Siklus Kelompok 2 Kategori Konstruksi... L-30 L.27 Data Waktu Siklus Kelompok 3 Kategori Konstruksi... L-31 L.28 Data Waktu Siklus Kelompok 4/5 Kategori Konsultansi... L-32 L.29 Data Waktu Siklus Kelompok 6 Kategori Konsultansi... L-33 L.30 Data Waktu Siklus Kelompok 7 Kategori Konsultansi... L-34 L.31 Data Waktu Siklus Kelompok 8 Kategori Jasa Lain... L-35 L.32 Perhitungan Jumlah Kebutuhan Sumber Daya Manusia LKPP... L-36 xv