Seminar Nasional IDEC 2014 ISBN: Surakarta,20 Mei 2014

Transkripsi

1 PENENTUAN JUMLAH PEJABAT FUNGSIONAL PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH BERDASARKAN ANALISIS BEBAN KERJA (Studi Kasus Unit Layanan Pengadaan Kota Surakarta) Arizal Noor Hakim 1, Yusuf Priyandari 2, dan Bambang Suhardi 3 1,2,3 Jurusan Teknik Industri, Fakultas Teknik, Universitas Sebelas Maret Jl. Ir. Sutami 36A Surakarta Telp arizalhakim@gmail.co.id, pri.and.ari@gmail.com, bambangsuhardi_ugm@yahoo.co.id ABSTRAKS Unit Layanan Pengadaan (ULP) Kota Surakarta merupakan unit yang melaksanakan pengadaan barang/jasa pada lingkungan Kota Surakarta. Pada tahun 2014, Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (Kemenpan-RB) mulai menerapkan jabatan fungsional pengelola pengadaan barang/jasa. Dalam Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi nomor 77 tahun 2012, Kemenpan-RB menetapkan bahwa formasi jabatan fungsional pengelola pengadaan barang/jasa untuk lingkungan kabupaten/kota pada tingkat ULP adalah antara 30 sampai 50 orang. Sedangkan, saat ini pada ULP Kota Surakarta terdapat pejabat dan staf pengadaan barang/jasa berjumlah 59 orang. Oleh karena itu, penelitian ini dilakukan untuk menghitung beban kerja dan jumlah kebutuhan pejabat fungsional pengadaan barang/jasa anggota ULP Kota Surakarta. Penghitungan beban kerja menggunakan metode pengukuran waktu dan metode NASA-TLX (Task Load Index). Dari kedua metode tersebut kemudian didapatkan beban kerja fisik dan mental. Setelah dilakukan penghitungan beban kerja, maka dilakukan penghitungan jumlah kebutuhan pejabat fungsional pengadan barang/jasa dengan menggunakan metode penghitungan Kemenpan-RB berdasarkan KEP/75/M.PAN/7/2004. Kata kunci: Beban Kerja, Kebutuhan Jumlah Sumber Daya Manusia, NASA-TLX (Task Load Index) 1. PENDAHULUAN Kota Surakarta merupakan salah satu kota yang memiliki jumlah pengadaan barang/jasa relatif banyak. Pengadaan barang/jasa yang dilakukan oleh Pemerintah Kota (pemkot) Surakarta dilaksanakan oleh Unit Layanan Pengadaan (ULP) Kota Surakarta. ULP Kota Surakarta merupakan suatu unit yang mulai beroperasi pada tahun Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (Kemenpan-RB) menetapkan dalam Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (Permenpan-RB) nomor 77 tahun 2012 tentang jabatan fungsional pengelola pengadaan barang/jasa bahwa formasi jabatan fungsional pengelola pengadaan barang/jasa untuk lingkungan kabupaten/kota pada tingkat ULP adalah antara 30 sampai 50 orang. Sedangkan pada tahun 2013, ULP Kota Surakarta memiliki pejabat dan staf pengadaan barang/jasa berjumlah 59 orang. Permen PAN-RB no. 77 tahun 2012 tentang jabatan fungsional pengelola pengadaan barang/jasa tersebut mulai diimplementasikan pada tahun anggaran 2014 sehingga perlu dilakukan penyesuaian formasi jabatan fungsional pengelola pengadaan barang/jasa agar sesuai dengan peraturan tersebut. Penyesuaian formasi dilakukan dengan melakukan penghitungan jumlah kebutuhan sumber daya manusia. Jumlah sumber daya manusia disesuaikan dengan beban kerja yang ditanggung oleh pekerja tersebut (Arsi & Pratiwi, 2012). Berdasarkan perbedaan jumlah antara existing dengan rekomendasi dari Kemenpan-RB maka perlu dilakukan penelitian untuk menghitung jumlah kebutuhan sumber daya manusia yang ideal pada ULP Kota Surakarta. Penelitian ini menggunakan pendekatan dua analisis beban kerja, yaitu beban kerja fisik atau waktu sesuai dengan KEP/75/M.PAN/7/2004 dan beban kerja mental sesuai dengan metode NASA- TLX. 2. METODE PENELITIAN Penelitian ini diawali dengan observasi awal dan studi literatur, lalu ditentukan masalah yang akan diselesaikan serta tujuan yang akan dicapai dari penelitian ini. Terdapat dua macam data yang dikumpulkan, yaitu data waktu penyelesaian tugas dan data kuesioner NASA-TLX. Setelah itu pengolahan data dilakukan dengan cara pendekatan beban kerja waktu per hari (X) dan perhitungan beban kerja mental subjektif dengan metode NASA-TLX (Y). Hasil kedua perhitungan tersebut digunakan sebagai input untuk mencari beban kerja total (Z). Dari nilai Z (Koefisien beban kerja total) inilah dapat diketahui apakah beban kerja yang diterima anggota ULP sekarang berlebih atau tidak. Setelah itu

2 ditentukan jumlah kebutuhan pejabat pengelola pengadaan barang/jasa menggunakan pedoman KEP/75/M.PAN/7/2004. a) Pengambilan Data Waktu Penyelesaian Tugas Data waktu penyelesaian tugas merupakan waktu untuk menyelesaikan tugas pengadaan barang jasa dari awal pengumuman pemilihan penyedia sampai ditetapkannya pemenang pemilihan penyedia barang/jasa. Data waktu penyelesaian tugas diambil berdasarkan kelompok yang telah ditentukan. Pada lingkungan Kota Surakarta terdapat 8 kelompok pengadaan dari 4 kelompok kerja (pokja). Jumlah anggota ULP Kota Surakarta sekarang adalah 37 orang. Dari 37 orang tersebut terdapat 31 orang yang pernah melakukan pengadaan kelompok 1, terdapat 36 orang yang pernah melakukan pengadaan kelompok 2, terdapat 34 orang yang pernah melakukan pengadaan kelompok 3, terdapat 21 orang yang pernah melakukan pengadaan kelompok 4/5, terdapat 20 orang yang pernah melakukan pengadaan kelompok 6, dan terdapat 19 orang yang pernah melakukan pengadaan kelompok 7 &8. b) Perhitungan NASA-TLX NASA-TLX merupakan metode pengukuran beban kerja mental subjektif yang dikembangkan oleh Sandra G. Hart dan Lowell E. Staveland. Metode ini menggunakan enam deskriptor (Hart & Staveland, 1988), yaitu kebutuhan mental (KM), kebutuhan fisik (KF), kebutuhan waktu (KW), performansi (P), tingkat frustasi (TF), dan usaha (U). Metode ini mempunyai 4 langkah yaitu, pembobotan, pemberian ratings, perhitungan weighted workload (WWL), dan pengkategorian nilai beban kerja. c) Perhitungan Beban Kerja Total (Z) Perhitungan beban kerja total menggunakan persamaan sebagai berikut. Z = 0,6X + 0,4Y (1) Z merupakan nilai koefisien beban kerja total. Nilai koefisien beban kerja total didapatkan dari penggabungan nilai koefisien beban kerja waktu (X) dan nilai koefisien beban kerja mental (Y). Setelah didapatkan nilai Z maka dilakukan pengkategorian terhadap nilai beban kerja tersebut. d) Perhitungan Jumlah Kebutuhan Sumber Daya Manusia Jumlah kebutuhan sumber daya manusia dihitung berdasarkan pedoman KEP/75/M.PAN/7/2004 dengan menggunakan rumus sebagai berikut. (2) Rumus tersebut digunakan karena pekerjaan pengadaan barang/jasa merupakan pekerjaan yang hasil kerjanya bersifat abstrak (Kemenpan-RB, 2004). Untuk menghitung menggunakan rumus tersebut, terlebih dahulu dicari total waktu penyelesaian tugas dan waktu kerja efektif. Waktu kerja efektif untuk pekerjaan pengadaan barang/jasa selama setahun adalah 1250 jam (LKPP, 2013).

3 3. HASIL DAN PEMBAHASAN Pengumpulan data waktu penyelesaian tugas disajikan per kelompok pengadaan disajikan pada tabel 1 sampai tabel 7 berikut ini Detail Pekerjaan Tabel 1. Data Waktu Penyelesaian Tugas Kelompok 1 Umum DTRK2 Dikpora Kesra DKK3 Capil Setwan Dinsos DP2 RSUD2 BKD1 BKD2 Kuham1 BLH DKP1 PMK DKK2 DPP1 Kuham2 DPU2 DPU3 DKK1 DPP2 Humas2 Humas1 Total Rata2 Estimasi Menyusun rencana pemilihan penyedia barang/jasa ,5 1,5 0,5 2 1, , ,5 0,5 1,75 1,5 1,5 1,5 0,5 2 1,5 41,75 1,67 1,75 Memeriksa dokumen spesifikasi barang/jasa , , , ,75 0, ,25 1,37 1 Membuat rancangan kontrak pengadaan , , ,32 1 Menyusun Harga Perkiraan Sendiri (HPS) ,75 0, , ,5 1 1,5 0,25 0,75 0,75 0,5 1, ,75 1,51 0,75 Menyusun dokumen pengadaan barang/jasa ,5 3,5 1,5 3, ,5 3 1, , ,25 3,33 3,25 Membuat pengumuman pelaksanaan pengadaan 0,5 8 0,25 0,5 0,25 0,25 0,25 0,5 0,25 0,5 0,25 2 0,1 0,2 0,5 0,25 0,5 0,5 0,25 1 0,25 0,15 0,5 0,5 0,5 18,7 0,748 0,25 Memberikan penjelasan dokumen pengadaan , , , ,5 45 1,8 2 Membuka dokumen Penawaran (Koreksi Aritmatik) 2 8 2, , ,5 2, , ,5 2,46 2,5 Evaluasi dokumen penawaran penyedia barang/jasa , , ,28 2 Evaluasi dokumen kualifikasi penyedia barang/jasa ,5 2 1, , ,5 2,02 2 Memeriksa keaslian dokumen kualifikasi , , ,5 2 45,75 1,83 2 Membuat berita acara hasil pelelangan pada web LPSE 0,5 8 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 1 0,5 0,25 1 0,2 0,5 1 0,5 0,5 0,3 0,5 0,5 0,5 0,5 0, ,55 0,862 0,5 Membuat berita acara hasil pelelangan manual ,25 1 0,5 0, ,3 1 0,5 0,5 1 0, ,6 1,144 1 Mengelola data & informasi pengadaan 6, , ,5 130,5 5,22 6,5 Menetapkan & mengumumkan pemenang pemilihan , , , , ,5 1,62 2 Melakukan diskusi membahas sanggahan masuk , , ,72 2 Mengelola sanggahan peserta pemilihan penyedia 0, , , ,5 0,5 0,5 1 0,5 0, ,5 0, ,56 0,5 Membuat surat penunjukan penyedia barang/jasa 0,25 8 0,25 0,5 0,25 0,25 0,25 0,5 0,5 0,5 0,25 1 0,2 0,2 0 0,25 0,25 0,2 0,25 0,5 0,5 0,5 0,2 0,5 1 17,05 0,682 0,25 Pengadaan barang dengan sistem e-procurement 2,75 8 2,5 2 2, ,5 2,5 2, , ,5 74,75 2,99 2,75 Pengadaan barang dengan sistem e-purchasing 1, ,5 1,5 1,5 1, , , ,5 52,5 2,1 1,25 Komunikasi & koordinasi pengadaan , , , , ,68 12,5 Pengelolaan/penataan dokumen pengadaan ,16 12 Evaluasi kinerja pengadaan untuk tahap pemilihan penyedia ,56 9

4 Detail Pekerjaan Tabel 2. Data Waktu Penyelesaian Tugas Kelompok 2 DTRK2 Dikpora Kesra DKK3 Capil DKP2 Setwan Dinsos DP2 RSUD2 DPU1 BKD1 BKD2 Kuham1 BLH DKP1 PMK DPP1 DTRK1 Kuham2 DPU2 DPU3 DKK1 DPP2 Humas2 Humas1 Total Rata2 Estimasi Menyusun rencana pemilihan penyedia barang/jasa 8 3 1,5 1,75 1, ,5 1, ,5 1,5 1,5 3 1,75 1,75 1,5 1,5 1, ,5 51,75 1,99 1,75 Memeriksa dokumen spesifikasi barang/jasa , , , ,75 3,64 5 Membuat rancangan kontrak pengadaan ,5 0,5 0, , , ,5 0, ,5 1,56 1 Menyusun Harga Perkiraan Sendiri (HPS) ,75 0, ,5 0 1,5 0 0, ,5 0 0,75 1 0,75 0,75 0,75 0, ,46 0,75 Menyusun dokumen pengadaan barang/jasa ,5 2 1, ,5 3 1,5 3 1,5 8 3, , ,25 3,39 3,25 Membuat pengumuman pelaksanaan pengadaan 8 0,25 0,5 0,25 0,25 0,5 0,25 0,5 0,25 0,5 0,5 0,25 3 0,1 0,25 0,5 0, ,25 0,5 0,25 0,15 1 0,5 1 28,75 1,11 0,25 Memberikan penjelasan dokumen pengadaan , ,5 55 2,12 2 Membuka dokumen Penawaran (Koreksi Aritmatik) , ,5 16 2, , ,42 2,5 Evaluasi dokumen penawaran penyedia barang/jasa , , , ,5 4,06 4 Evaluasi dokumen kualifikasi penyedia barang/jasa , ,5 3,60 4 Memeriksa keaslian dokumen kualifikasi , , ,38 2 Membuat berita acara hasil pelelangan pada web LPSE 8 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 1 0,5 1 0,5 0,5 0,25 1 0,2 0,5 1 0,5 0,5 8 0,5 0,5 0,5 1 0, ,95 1,19 0,5 Membuat berita acara hasil pelelangan manual ,5 1 0,5 0,5 0, , , , ,5 1 1,5 40,5 1,56 1 Mengelola data & informasi pengadaan , , ,5 6, ,12 6,5 Menetapkan & mengumumkan pemenang pemilihan 8 2 1,5 2 1, , ,5 1,5 2 50,5 1,94 2 Melakukan diskusi membahas sanggahan masuk , ,5 2,98 2 Mengelola sanggahan peserta pemilihan penyedia ,5 0,5 0,5 0, ,5 0, ,5 1 0, , ,5 1,87 0,5 Membuat surat penunjukan penyedia barang/jasa 8 0,5 0,5 0,25 0,25 0,5 0,25 0,5 0,5 0,5 0 0,25 0,5 0,2 0,25 0 0,25 0,25 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,25 0,5 1 17,7 0,68 0,25 Pengadaan barang dengan sistem e-procurement ,5 2, ,75 2, ,5 71,25 2,74 2,75 Pengadaan barang dengan sistem e-purchasing 8 1,25 1,5 1,25 1, , , ,25 2 1,25 1, , ,5 41,25 1,59 1,25 Komunikasi & koordinasi pengadaan , , ,5 12, ,5 262,5 10,10 12,5 Pengelolaan/penataan dokumen pengadaan ,15 12 Evaluasi kinerja pengadaan untuk tahap pemilihan penyedia ,96 9

5 Tabel 3. Data Waktu Penyelesaian Tugas Kelompok 3 Umum DTRK2 Dikpora Kesra DKK3 Capil DKP2 SetwanDinsos RSUD2 DPU1 BKD1 BKD2 Kuham1 BLH DKP1 PMK DPP1 DTRK1 Kuham2 DPU2 DPU3 DKK1 DPP2 Humas2 Humas1 Total Rata2 Estimasi Detail Pekerjaan Menyusun rencana pemilihan penyedia barang/jasa ,5 1,75 1, ,5 1, ,5 1,5 1,5 1,5 1,75 1, ,5 1,5 2 1,5 49,75 1,91 1,75 Memeriksa dokumen spesifikasi barang/jasa , , , ,5 4,13 5 Membuat rancangan kontrak pengadaan ,5 1 1, , ,51 1,5 1, ,01 1,81 1 Menyusun Harga Perkiraan Sendiri (HPS) ,75 1 0,5 1 1, , ,75 0 0,75 3 0,75 0, ,75 1,68 0,75 Menyusun dokumen pengadaan barang/jasa , , , ,5 8 3, ,5 1, ,58 3,25 Membuat pengumuman pelaksanaan pengadaan 0,5 8 0,25 0,5 0,25 0,25 0,25 0,25 0,5 0,5 0,3 0,25 0,5 0,1 0,25 0,5 0,25 0,5 8 0, ,15 0,5 0,5 1 26,3 1,01 0,25 Memberikan penjelasan dokumen pengadaan , ,5 56 2,15 2 Membuka dokumen Penawaran (Koreksi Aritmatik) 2, , ,5 2,5 2, ,75 3,57 2,5 Evaluasi dokumen penawaran penyedia barang/jasa , ,5 4,13 4 Evaluasi dokumen kualifikasi penyedia barang/jasa ,81 4 Memeriksa keaslian dokumen kualifikasi ,42 2 Membuat berita acara hasil pelelangan pada web LPSE 0,5 8 0,5 1 0,5 0,75 0,5 1 0,5 0,5 0,5 0,25 1 0,2 0,25 1 0,5 0,5 8 0, , ,95 1,23 0,5 Membuat berita acara hasil pelelangan manual , ,5 1 0,5 0, , , ,5 1 1,5 39 1,50 1 Mengelola data & informasi pengadaan 6, , , , ,5 140,75 5,41 6,5 Menetapkan & mengumumkan pemenang pemilihan , ,5 1, ,5 1, ,5 2,02 2 Melakukan diskusi membahas sanggahan masuk ,08 2 Mengelola sanggahan peserta pemilihan penyedia 0, ,5 0,75 0,5 0, ,5 0, ,25 1 0, , ,81 0,5 Membuat surat penunjukan penyedia barang/jasa 0,25 8 0,5 1 0,25 0,5 0,5 0,25 0,5 0,5 0 0,25 0,5 0,2 0,25 0 0,25 0,5 0,5 0,25 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 1 18,45 0,71 0,25 Pengadaan barang dengan sistem e-procurement 2, , , , ,75 2, ,5 75,25 2,89 2,75 Pengadaan barang dengan sistem e-purchasing 1,25 8 1,25 1 1,25 1, ,25 1, ,5 43,25 1,66 1,25 Komunikasi & koordinasi pengadaan , , ,5 12, ,5 280,5 10,79 12,5 Pengelolaan/penataan dokumen pengadaan , , ,92 12 Evaluasi kinerja pengadaan untuk tahap pemilihan penyedia , ,5 7,02 9

6 Tabel 4. Data Waktu Penyelesaian Tugas Kelompok 4/5 DTRK2 Dikpora DKK3 DPU1 BKD1 BKD2 PMK DKK2 DPP1 DTRK1 DPU2 DPU3 DKK1 DPP2 Total Rata2 Estimasi Detail Pekerjaan Menyusun rencana pemilihan penyedia barang/jasa 8 2 1,75 0,5 1,5 2 1,5 1,5 3 1,75 1,5 1,5 1, ,21 1,75 Memeriksa dokumen spesifikasi barang/jasa ,5 1, ,75 1 2,5 3 39,25 2,80 3 Membuat rancangan kontrak pengadaan , , ,5 0,5 27 1,93 1 Menyusun Harga Perkiraan Sendiri (HPS) 8 1 0,75 0 0,5 2 1, ,75 0,75 0, ,71 0,75 Menyusun dokumen pengadaan barang/jasa 8 4 3, ,5 1 48,75 3,48 3,25 Membuat pengumuman prakualifikasi 8 0,25 0,25 0,5 0,25 0,5 0,25 0,25 0, ,15 0,5 21,4 1,53 0,25 Memberikan penjelasan dokumen pengadaan ,36 2 Evaluasi dokumen kualifikasi penyedia barang/jasa , ,5 4,54 4 Menyusun daftar pendek hasil kualifikasi 8 1 0, ,75 1,98 1 Memeriksa keaslian dokumen kualifikasi , ,25 3,16 2 Menetapkan & mengumumkan hasil kualifikasi 8 2 1,5 0,5 0, , ,5 1 30,75 2,20 2 Mengelola sanggahan peserta kualifikasi ,5 0,5 0,5 0, ,57 0,5 Membuat undangan penyedia lolos kualifikasi 8 0,5 0,25 0,25 0,25 0,25 0,25 0,5 0,5 8 0,5 0,5 0,5 0,5 20,75 1,48 0,25 Memberikan penjelasan dokumen pengadaan ,36 2 Membuka dokumen penawaran (koreksi aritmatik) ,5 1 1, ,5 4 55,5 3,96 2,5 Evaluasi dokumen penawaran 8 4 3, ,5 4,61 4 Menetapkan & mengumumkan pemenang 8 2 1,5 0,5 0,5 1, ,5 1 30,5 2,18 2 Melakukan diskusi membahas sanggahan masuk , ,5 3 37,25 2,66 2 Mengelola sanggahan peserta pemilihan penyedia ,5 0,5 1 0, ,5 2,18 0,5 Membuat undangan klarifikasi & negosiasi 8 0,5 0,25 0,25 0,25 0,25 0,25 0,25 0,5 8 0,5 0,5 0,25 0,5 20,25 1,45 0,25 Klarifikasi & negosiasi penawaran jasa konsultan , ,5 2 51,25 3,66 3 Membuat surat penunjukan penyedia barang/jasa 8 0,5 0,25 0 0,25 0,5 0,25 0,5 0,25 8 0,5 0,5 0,5 0,25 20,25 1,45 0,25 Membuat berita acara hasil seleksi pada web LPSE 8 0,5 0,5 0,5 0,25 0,5 0,5 0,5 0, ,5 23,25 1,66 0,5 Membuat berita acara hasil seleksi manual ,5 0, ,93 1 Pengadaan barang dengan sistem e-procurement 8 3 2, , , ,07 2,75 Pengadaan barang dengan sistem e-purchasing 8 1,5 1, , ,5 1, ,5 1,5 31 2,21 1,25 Komunikasi & koordinasi pengadaan , ,5 10,18 12,5 Pengelolaan/penataan dokumen pengadaan ,43 12 Evaluasi kinerja pengadaan untuk tahap pemilihan penyedia ,86 9

7 Detail Pekerjaan Tabel 5. Data Waktu Penyelesaian Tugas Kelompok 6 DTRK2 Dikpora DKK3 DPU1 BKD1 BKD2 PMK DKK2 DPP1 DPU2 DPU3 DKK1 DPP2 Total Rata2 Estimasi Menyusun rencana pemilihan penyedia barang/jasa 8 2 1,75 0,5 1, ,5 1,5 1,5 3 29,25 2,25 1,75 Memeriksa dokumen spesifikasi barang/jasa ,5 1, ,75 1 2,5 3 44,25 3,40 3 Membuat rancangan kontrak pengadaan , ,5 0, ,5 0,5 19,5 1,50 1 Menyusun Harga Perkiraan Sendiri (HPS) ,75 0 0,5 2 0,75 1,5 3 0,75 0, ,38 0,75 Menyusun dokumen pengadaan barang/jasa , , ,92 3,25 Membuat pengumuman prakualifikasi 8 0,25 0,25 0,5 0,25 0,5 0,25 0,5 0, ,5 0,5 14 1,08 0,25 Memberikan penjelasan dokumen pengadaan ,92 2 Evaluasi dokumen kualifikasi penyedia barang/jasa ,5 3, ,92 4 Menyusun daftar pendek hasil kualifikasi ,62 1 Memeriksa keaslian dokumen kualifikasi , ,25 2,10 2 Menetapkan & mengumumkan hasil kualifikasi ,5 0,75 1, ,5 1 24,25 1,87 2 Mengelola sanggahan peserta kualifikasi ,5 0,5 0,5 0,5 0, ,5 2,12 0,5 Membuat undangan penyedia lolos kualifikasi 8 0,5 0,25 0,25 0,25 0,5 0,25 0,25 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 12,75 0,98 0,25 Memberikan penjelasan dokumen pengadaan ,92 2 Membuka dokumen penawaran (koreksi aritmatik) ,5 1 1, ,5 4 46,5 3,58 2,5 Evaluasi dokumen penawaran ,00 4 Menetapkan & mengumumkan pemenang ,5 0, ,5 1 23,5 1,81 2 Melakukan diskusi membahas sanggahan masuk , ,75 2,29 2 Mengelola sanggahan peserta pemilihan penyedia 8 1 0,5 0,5 0,5 0,5 0, ,5 1,65 0,5 Membuat undangan klarifikasi & negosiasi 8 0,5 0,25 0,25 0,25 0,5 0,25 0,25 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 12,75 0,98 0,25 Klarifikasi & negosiasi penawaran jasa konsultan , ,5 2 35,25 2,71 3 Membuat surat penunjukan penyedia barang/jasa 8 0,5 0,25 0 0,25 0,5 0,25 0,5 0,25 0,5 0,5 1 0,25 12,75 0,98 0,25 Membuat berita acara hasil seleksi pada web LPSE 8 0,5 0,5 0,5 0,25 0,5 0,5 0,5 0, ,5 15,25 1,17 0,5 Membuat berita acara hasil seleksi manual ,5 0, ,46 1 Pengadaan barang dengan sistem e-procurement 8 3 2, ,75 3,13 2,75 Pengadaan barang dengan sistem e-purchasing 8 1,5 1, , ,5 1,5 33,25 2,56 1,25 Komunikasi & koordinasi pengadaan ,77 12,5 Pengelolaan/penataan dokumen pengadaan ,62 12 Evaluasi kinerja pengadaan untuk tahap pemilihan penyedia ,69 9

8 Tabel 6. Data Waktu Penyelesaian Tugas Kelompok 7 Detail Pekerjaan DTRK2 Dikpora DKK3 DPU1 BKD1 BKD2 PMK DPP1 DPU2 DPU3 DKK1 DPP2 Total Rata2 Estimasi Menyusun rencana pemilihan penyedia barang/jasa 8 2 1,75 0,5 1,5 1, ,5 1,5 1,5 3 26,75 2,23 1,75 Memeriksa dokumen spesifikasi barang/jasa ,5 1, ,75 1 2,5 3 40,25 3,35 3 Membuat rancangan kontrak pengadaan ,5 1,5 1 0, ,5 0,5 17,5 1,46 1 Menyusun Harga Perkiraan Sendiri (HPS) ,75 0 0,5 1 0,75 3 0,75 0, ,5 2,38 0,75 Menyusun dokumen pengadaan barang/jasa ,5 1 34,5 2,88 3,25 Membuat pengumuman prakualifikasi 8 0,5 0,25 0,5 0,25 0,5 0,25 0, ,5 0,5 13,75 1,15 0,25 Memberikan penjelasan dokumen pengadaan ,92 2 Evaluasi dokumen kualifikasi penyedia barang/jasa , ,5 4,96 4 Menyusun daftar pendek hasil kualifikasi ,67 1 Memeriksa keaslian dokumen kualifikasi , ,25 2,19 2 Menetapkan & mengumumkan hasil kualifikasi ,5 0, ,5 1 22,75 1,90 2 Mengelola sanggahan peserta kualifikasi 8 1 0,5 0,5 0,5 1 0,5 0, ,5 16 1,33 0,5 Membuat undangan penyedia lolos kualifikasi 8 0,5 0,25 1 0,25 0,5 0,25 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 13,25 1,10 0,25 Memberikan penjelasan dokumen pengadaan ,92 2 Membuka dokumen sampul I 8 3 2,5 1 1, ,67 2,5 Evaluasi dokumen penawaran ,75 4 Menetapkan & mengumumkan peringkat teknis , , ,08 2 Membuka dokumen sampul II ,5 3 2, ,58 2,5 Evaluasi dokumen sampul II ,33 4 Menetapkan & mengumumkan pemenang pemilihan 8 2 1,5 1 0, ,83 2 Melakukan diskusi membahas sanggahan yang masuk , ,75 2,65 2 Mengelola sanggahan peserta pemilihan penyedia 8 1 0,5 0,5 0,5 1 0,5 0, ,5 20 1,67 0,5 Membuat undangan klarifikasi & negosiasi 8 0,5 0,25 0,25 0,25 0,5 0,25 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 12,5 1,04 0,25 Klarifikasi & negosiasi penawaran jasa konsultan , , ,5 1,5 33,25 2,77 3 Membuat surat penunjukan penyedia barang/jasa 8 0,5 0,25 0 0,25 0,5 0,25 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 12,25 1,02 0,25 Membuat berita acara hasil seleksi pada web LPSE 8 0,5 0,5 0,5 0,25 1 0,5 0, ,5 0,5 14,75 1,23 0,5 Membuat berita acara hasil seleksi manual ,5 0,5 1,5 1 0,5 0,5 0,5 1 0,5 16,5 1,38 1 Pengadaan barang dengan sistem e-procurement 8 3 2, ,75 2,90 2,75 Pengadaan barang dengan sistem e-purchasing 8 1,5 1, , ,5 1 24,5 2,04 1,25 Komunikasi & koordinasi pengadaan ,00 12,5 Pengelolaan/penataan dokumen pengadaan ,33 12 Evaluasi kinerja pengadaan untuk tahap pemilihan penyedia ,17 9

9 Detail Pekerjaan Tabel 7. Data Waktu Penyelesaian Tugas Kelompok 8 Umum DTRK2 DKK3 Setwan BKD1 BKD2 Kuham1 DKP1 DPP1 Kuham2 DPU2 DKK1 Humas1 Total Rata2 Estimasi Menyusun rencana pemilihan penyedia barang/jasa 2 8 1,75 2 1, ,5 1 1,75 1,5 1,5 1,5 27 2,08 1,75 Memeriksa dokumen spesifikasi barang/jasa , , ,5 2,35 1 Membuat rancangan kontrak pengadaan , ,5 1,65 1 Menyusun Harga Perkiraan Sendiri (HPS) ,75 1 0, ,75 0, ,75 2,06 0,75 Menyusun dokumen pengadaan barang/jasa , ,5 1,5 3 3,25 2 3,5 3 39,25 3,02 3,25 Membuat pengumuman pelaksanaan pengadaan 0,5 8 0,25 0,25 0,25 0,5 0,1 0,5 0,5 0,25 1 0,5 1 13,6 1,05 0,25 Memberikan penjelasan dokumen pengadaan , ,5 26 2,00 2 Membuka dokumen Penawaran (Koreksi Aritmatik) 2,5 16 2, ,5 2 2,5 2 2,5 3 43,5 3,35 2,5 Evaluasi dokumen penawaran penyedia barang/jasa , , ,46 2 Evaluasi dokumen kualifikasi penyedia barang/jasa ,5 2 30,5 2,35 2 Memeriksa keaslian dokumen kualifikasi , ,75 2,21 2 Membuat berita acara hasil pelelangan pada web LPSE 0,5 8 0,5 0,5 0,25 1 0,2 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 1 14,45 1,11 0,5 Membuat berita acara hasil pelelangan manual , ,5 0, ,25 1,40 1 Mengelola data & informasi pengadaan 6, , , ,5 63 4,85 6,5 Menetapkan & mengumumkan pemenang pemilihan , ,75 1,98 2 Melakukan diskusi membahas sanggahan masuk , , ,23 2 Mengelola sanggahan peserta pemilihan penyedia 0,5 8 0,5 0,5 0,5 0, , ,54 0,5 Membuat surat penunjukan penyedia barang/jasa 0,25 8 0,25 0,25 0,25 0,5 0,2 0 0,5 0,25 0,5 0,5 1 12,45 0,96 0,25 Pengadaan barang dengan sistem e-procurement 2,75 8 2, , ,5 35,75 2,75 2,75 Pengadaan barang dengan sistem e-purchasing 1,25 8 1, ,25 3 1,5 1,5 22,75 1,75 1,25 Komunikasi & koordinasi pengadaan , , ,85 12,5 Pengelolaan/penataan dokumen pengadaan ,00 12 Evaluasi kinerja pengadaan untuk tahap pemilihan penyedia ,54 9 Hasil dari pengumpulan data waktu penyelesaian tugas tersebut dihitung untuk mendapatkan beban waktu per anggota seperti yang ditunjukan pada tabel 8. Kelompok Tabel 8. Alokasi Waktu Per Anggota Selama Setahun Waktu Jumlah Total Waktu Jumlah Anggota yang Waktu Rata-Rata (Jam) Paket (Jam) Pernah Mengerjakan Per Anggota (Jam) = (2*3) 5 6 = (4/5) 1 67, , , , , , , , ,51 4/5 91, , , , , , , , , , , ,91 Total 551, ,34

10 Setelah diketahui waktu rata-rata per anggota dapat diketahui beban kerja waktu per anggota per hari seperti yang ditunjukan pada Tabel 9. No Kode Tabel 9. Beban Kerja Waktu Per Anggota Kelompok Total Menit Per Kategori / (Jam) Hari 1 Umum 93,82 11,51 64,91 170,24 42,56 Rendah 2 DTRK2 93,82 226,81 11,51 83,05 4,02 37,41 64,91 521,53 130,38 Sedang 3 Dikpora 93,82 226,81 11,51 83,05 4,02 37,41 456,62 114,15 Sedang 4 Kesra 226,81 11,51 64,91 303,23 75,81 Rendah 5 DKK3 93,82 226,81 11,51 83,05 4,02 37,41 64,91 521,53 130,38 Sedang 6 Capil 93,82 226,81 11,51 332,13 83,03 Rendah 7 DKP2 226,81 11,51 238,31 59,58 Rendah 8 Setwan 93,82 226,81 11,51 64,91 397,04 99,26 Rendah 9 Dinsos 93,82 226,81 11,51 332,13 83,03 Rendah 10 DP2 93,82 226,81 320,62 80,16 Rendah 11 RSUD2 93,82 226,81 11,51 332,13 83,03 Rendah 12 DPU1 226,81 11,51 83,05 4,02 37,41 362,80 90,70 Rendah 13 BKD1 93,82 226,81 11,51 83,05 4,02 37,41 64,91 521,53 130,38 Sedang 14 BKD2 93,82 226,81 11,51 83,05 4,02 37,41 64,91 521,53 130,38 Sedang 15 Kuham1 93,82 226,81 11,51 64,91 397,04 99,26 Rendah 16 BLH 93,82 226,81 11,51 332,13 83,03 Rendah 17 DKP1 93,82 226,81 11,51 64,91 397,04 99,26 Rendah 18 PMK 93,82 226,81 11,51 83,05 4,02 37,41 456,62 114,15 Sedang 19 DKK2 93,82 83,05 4,02 180,89 45,22 Rendah 20 DPP1 93,82 226,81 11,51 83,05 4,02 37,41 64,91 521,53 130,38 Sedang 21 DTRK1 226,81 11,51 83,05 321,37 80,34 Rendah 22 Kuham2 93,82 226,81 11,51 64,91 397,04 99,26 Rendah 23 DPU2 93,82 226,81 11,51 83,05 4,02 37,41 64,91 521,53 130,38 Sedang 24 DPU3 93,82 226,81 11,51 83,05 4,02 37,41 456,62 114,15 Sedang 25 DKK1 93,82 226,81 11,51 83,05 4,02 37,41 64,91 521,53 130,38 Sedang 26 DPP2 93,82 226,81 11,51 83,05 4,02 37,41 456,62 114,15 Sedang 27 Humas2 93,82 226,81 11,51 332,13 83,03 Rendah 28 Humas1 93,82 226,81 11,51 64,91 397,04 99,26 Rendah Keterangan : Tidak mengerjakan pengadaan tersebut. Beban kerja waktu per anggota pada tabel 9 menunjukan bahwa pembagian beban kerja antaranggota ULP tidak merata. Sedangkan untuk hasil pengukuran beban kerja mental ditunjukan pada tabel 10 berikut ini. Tabel 10. Beban Kerja Mental Setiap Anggota ULP No Nama Kode KM KF KW P TF U 1 FX. Sasadara Paska Umum Iswan Fitradias DTRK Sigit Martopo Dikpora Nurul Umam Kesra Ida Angklaita DKK Agus Martopo Capil Taufiek Mukti W. DKP Gunawan yulianto Setwan Budi Winarno Dinsos Sigit Triyatmo DP Rahmat Timur J. RSUD Yoyok Darmoko DPU Lisino Soares BKD Siti Handayani BKD Effendi Maruli S. Kuham Kwat Oktaria A. BLH Agung Widi H. DKP Kris Dwi Tanti PMK Arthaty M. DKK Eko Yuwono DPP Adji Anggoro R. DTRK Veky Novian S. Kuham Luluk Suprianto DPU Susilo Medi S. DPU Budiono DKK Endang Sri Rejeki DPP Suroso Humas Jackson Napitupulu Humas

11 Tingkat beban kerja mental setiap anggota ULP berada pada kisaran beban kerja tinggi-sangat tinggi. Dari kedua hasil di atas maka didapatkan koefisien beban kerja total (Z) seperti yang ditunjukan pada tabel 11. Tabel 11. Beban Kerja Total Setiap Anggota ULP No Kode Menit Per Hari Kategori X WWL Kategori Y Z Kategori 1 Umum 42,56 Rendah 1 77,33 Tinggi 3 1,8 Sedang 2 DTRK2 130,38 Sedang 2 59,67 Tinggi 3 2,4 Sedang 3 Dikpora 114,15 Sedang 2 75,00 Tinggi 3 2,4 Sedang 4 Kesra 75,81 Rendah 1 68,00 Tinggi 3 1,8 Sedang 5 DKK3 130,38 Sedang 2 75,00 Tinggi 3 2,4 Sedang 6 Capil 83,03 Rendah 1 69,00 Tinggi 3 1,8 Sedang 7 DKP2 59,58 Rendah 1 74,00 Tinggi 3 1,8 Sedang 8 Setwan 99,26 Rendah 1 88,00 Sangat Tinggi 4 2,2 Sedang 9 Dinsos 83,03 Rendah 1 76,67 Tinggi 3 1,8 Sedang 10 DP2 80,16 Rendah 1 76,33 Tinggi 3 1,8 Sedang 11 RSUD2 83,03 Rendah 1 66,67 Tinggi 3 1,8 Sedang 12 DPU1 90,70 Rendah 1 80,00 Sangat Tinggi 4 2,2 Sedang 13 BKD1 130,38 Sedang 2 76,00 Tinggi 3 2,4 Sedang 14 BKD2 130,38 Sedang 2 79,00 Tinggi 3 2,4 Sedang 15 Kuham1 99,26 Rendah 1 55,33 Tinggi 3 1,8 Sedang 16 BLH 83,03 Rendah 1 65,33 Tinggi 3 1,8 Sedang 17 DKP1 99,26 Rendah 1 68,67 Tinggi 3 1,8 Sedang 18 PMK 114,15 Sedang 2 77,33 Tinggi 3 2,4 Sedang 19 DKK2 45,22 Rendah 1 75,33 Tinggi 3 1,8 Sedang 20 DPP1 130,38 Sedang 2 72,33 Tinggi 3 2,4 Sedang 21 DTRK1 80,34 Rendah 1 73,33 Tinggi 3 1,8 Sedang 22 Kuham2 99,26 Rendah 1 61,00 Tinggi 3 1,8 Sedang 23 DPU2 130,38 Sedang 2 90,00 Sangat Tinggi 4 2,8 Tinggi 24 DPU3 114,15 Sedang 2 89,33 Sangat Tinggi 4 2,8 Tinggi 25 DKK1 130,38 Sedang 2 70,00 Tinggi 3 2,4 Sedang 26 DPP2 114,15 Sedang 2 73,00 Tinggi 3 2,4 Sedang 27 Humas2 83,03 Rendah 1 76,67 Tinggi 3 1,8 Sedang 28 Humas1 99,26 Rendah 1 69,67 Tinggi 3 1,8 Sedang Dari tabel 11 dapat diketahui bahwa tingkat beban kerja total setiap anggota ULP berada pada tingkat sedang-tinggi. Hal ini menunjukan bahwa pada ULP Kota Surakarta tidak perlu dilakukan penambahan sumber daya manusia karena tingkat beban kerja masih dalam tingkat yang wajar. Setelah itu dilakukan perhitungan jumlah kebutuhan sumber daya manusia berdasarkan tingkat beban kerja tersebut. Perhitungan jumlah kebutuhan sumber daya manusia untuk ULP Kota Surakarta berdasarkan kelompok pengadaannya. Pada ULP Kota Surakarta terdapat 8 kelompok pengadaan dari empat kelompok kerja (yaitu Barang, Konstruksi, Konsultansi, dan Jasa Lain). Akan tetapi kelompok 4 dan 5 mempunyai karakteristik yang sama sehingga dijadikan satu kelompok. Hasil perhitungan ditunjukan pada tabel 12 berikut ini. Tabel 12. Jumlah Kebutuhan Sumber Daya Manusia ULP Waktu Setahun (Jam) Kebutuhan Pembulatan (1) (2) = '(1)/1250 (3) Kelompok ,35 2,33 3 Kelompok ,01 6,53 7 Kelompok 3 391,29 0,31 1 Kelompok 4/5 1744,13 1,40 2 Kelompok 6 80,38 0,06 1 Kelompok 7 710,83 0,57 1 Kelompok ,35 0,99 1 Total 16 Berdasarkan perhitungan di atas maka jumlah kebutuhan pejabat pengelola pengadaan barang/jasa adalah 16 orang. Selanjutnya, dilakukan analisis beban kerja dari hasil perhitungan jumlah kebutuhan sumber daya manusia yang ditunjukan pada tabel 12 untuk mengetahui tingkat beban kerjanya. Hasil analisis beban kerja ditunjukan pada tabel 13 berikut ini.

12 Tabel 13. Analisis Beban Kerja Hasil Perhitungan Kelompok Menit Per Hari Kategori X WWL Kategori Y Z Kategori = (0,6)*4+(0,4)* ,36 Tinggi 3 73,44 Tinggi 3 3 Tinggi 2 291,61 Tinggi 3 73,28 Tinggi 3 3 Tinggi 3 97,82 Rendah 1 73,32 Tinggi 3 1,8 Sedang 4/5 218,02 Tinggi 3 76,10 Tinggi 3 3 Tinggi 6 20,10 Rendah 1 76,31 Tinggi 3 1,8 Sedang 7 177,71 Sedang 2 76,39 Tinggi 3 2,4 Sedang 8 308,34 Tinggi 3 72,14 Tinggi 3 3 Tinggi Hasil analisis beban kerja menunjukan bahwa beban kerja masing-masing kelompok sudah berada pada tingkat kurang dari atau sama dengan tinggi. Maka, tidak perlu dilakukan perhitungan dan penambahan sumber daya manusia. Rekapitulasi hasil perhitungan jumlah kebutuhan pejabat pengelola pengadaan per pokja ditunjukan pada tabel 14 berikut ini. Tabel 14. Hasil Perhitungan Sumber Daya Manusia Jumlah Total Kelompok Pokja Pekerja Pekerja 1 3 Barang Konstruksi / Konsultansi Jasa Lain 1 Total KESIMPULAN Berdasarkan hasil pengolahan data dan pembahasan yang telah dilakukan sebelumnya, dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut. 1. Beban kerja total masing masing anggota ULP Kota Surakarta berada pada kisaran beban kerja sedang sampai beban kerja tinggi. Ada 2 orang yang termasuk beban kerja tinggi dan 26 orang yang termasuk beban kerja sedang. Beban kerja total tersebut terdiri dari beban kerja waktu dan beban kerja mental. Beban kerja waktu yang terjadi pada anggota ULP Kota Surakarta berada pada kisaran rendah sampai sedang, yaitu pada angka 42,56 sampai 130,38 menit per hari dan untuk beban kerja mental berada pada kisaran tinggi sampai sangat tinggi, yaitu pada angka 55,33 sampai Berdasarkan perhitungan jumlah kebutuhan pejabat pengelola pengadaan barang/jasa pada ULP Kota Surakarta, ULP Kota Surakarta membutuhkan 20 orang pejabat pengelola pengadaan barang/jasa. Dengan alokasi untuk pokja barang 3 orang, pokja konstruksi 9 orang, pokja konsultansi 5 orang, dan pokja jasa lainnya 3 orang. PUSTAKA Arsi, R. M. & Pratiwi, S. G. (2012). Analisis Beban Kerja untuk Menentukan Jumlah Optimal Karyawan dan Pemetaan Kompetensi Karyawan Berdasar pada Job Description (Studi Kasus : Jurusan Teknik Industri, ITS, Surabaya). Jurnal Teknik ITS Vol. 1, No.1 Hart, S. G. & Staveland, L. E Development of NASA-TLX (Task Load Index) : Result of empirical and theoretical research. In : Human Mental Workload. (Eds. Peter A. Hancock and Najmedin Meshkati), Elsevier Science Publisher, Norht Holland, Kementerian Pendayaagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (Kemenpan-RB) Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Republik Indonesia Nomor KEP/75/M.PAN/7/2004 tentang Pedoman Perhitungan Kebutuhan Pegawai Berdasarkan Beban Kerja Dalam Rangka Penyusunan Formasi Pegawai Negeri Sipil. Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP) Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 14 Tahun 2013 tentang Pedoman Penyusunan Formasi Jabatan Fungsional Pengelola Pengadaan Barang/Jasa.