BAB I PENDAHULUAN 1.1 Rasional

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN Program Hibah Kompetisi Peningkatan Kualitas Pendidikan Dokter (PHK-PKPD) PSPD Universitas Pelita Harapan mencakup program yang sedianya terbagi cukup merata dari segi sumber daya yang dibutuhkan. Dalam program PHK-PKPD ini ada 2 (dua) Aktivitas yang diajukan, yaitu Aktivitas 1: Peningkatan life skill mahasiswa dalam clinical teaching dan Aktivitas 2: Peningkatan mutu kompetensi lulusan dalam keterampilan klinik. Untuk aktivitas 1, selama tahun pertama tahun 2011 difokuskan pada sub-aktivitas 1.1 Pengayaan wawasan sistem pendidikan kepaniteraan klinik dan sub-aktivitas 1.2 Pengembangan metode pembelajaran di kepaniteraan klinik. Sedangkan untuk Aktivitas 2, pada tahun pertama difokuskan pada subaktivitas 2.1 Pengayaan wawasan pendidikan keterampilan klinik dan sub-aktivitas 2.2 Pengembangan metode pendidikan keterampilan klinik. 1.1 Rasional Berdasarkan visi misi PSPD UPH, telah disusun rencana strategis pengembangan PSPD UPH sampai dengan tahun 2014, seperti ditunjukkan pada Gambar 1.1. Gambar 1.1. Strategi Pengembangan PSPD UPH 1

2 Rencana Strategis PSPD UPH dibagi menjadi 3 (tiga) tahap: 1. Peningkatan mutu sistem tata kelola Program Pendidikan Dokter 2. Pengembangan kurikulum berbasis kompetensi dengan metode SPICES untuk menghasilkan dokter pelayanan primer dengan pendekatan kedokteran keluarga. 3. Peningkatan mutu lulusan dengan daya saing global, dari teaching university menuju research university. 1.2 Konteks Menimbang dan memperhatikan hasil evaluasi diri PSPD UPH maka program hibah ini dimaksudkan untuk mendorong terwujudnya fakultas kedokteran yang mampu menghasilkan lulusan yang profesional, integratif dan field-contextualized. Program yang diusulkan oleh PSPD UPH adalah Improved Performance Ability Competency and Quality (IPACQ) Gambar 1.2 Program Pengembangan Yang Diusulkan PSPD UPH 1.3 Deskripsi Ringkas Program Pengembangan Aktivitas 1 : Peningkatan life skill mahasiswa dalam clinical teaching. Tujuan aktivitas ini adalah mengembangkan suatu sistem pembelajaran di kepaniteraan klinik melalui preceptor based system, dan menggunakan sistem evaluasi yang terstandarisasi. Dengan meningkatnya mutu sistem pembelajaran kepaniteraan klinik diharapkan memberikan dampak pada peningkatan rata-rata nilai UKDI lulusan PSPD UPH. Aktivitas ini mencakup 3 sub-aktivitas yaitu: 1.1. Pengayaan wawasan sistem pendidikan kepaniteraan klinik; 1.2. Pengembangan metode pembelajaran di kepaniteraan klinik; dan 1.3. Pengembangan sistem evaluasi kepaniteraan klinik yang terstandarisasi Aktivitas 2 : Peningkatan mutu kompetensi lulusan dalam keterampilan klinik. Tujuan aktivitas ini adalah mengembangkan suatu sistem pendidikan dan evaluasi keterampilan klinik 2

3 yang terstandarisasi, integratif dan mengacu pada Standar Kompetensi Dokter Indonesia (SKDI). Dengan aktivitas ini diharapkan mutu kompetensi lulusan meningkat dilihat dari nilai rata-rata UKDI lulusan PSPD UPH. Aktivitas ini terdiri dari 3 (tiga) sub-aktivitas yaitu: 2.1. Pengayaan wawasan pendidikan keterampilan klinik, 2.2. Pengembangan metode pembelajaran keterampilan klinik, dan 2.3. Pengembangan sistem evaluasi keterampilan klinik yang terstandarisasi. Capaian program pengembangan PHK PKPD PSPD UPH bila dikaitkan dengan rancangan strategis telah menunjukkan peningkatan pada beberapa aspek yaitu : (1) peningkatan kapasitas preseptor dalam pendidikan kepaniteraan klinik; (2) peningkatan wawasan sistem pendidikan kepaniteraan klinik; (3) peningkatan sumber daya manusia melalui program pendidikan non gelar baik dalam dan luar negeri dalam sistem pendidikan kepaniteraan klinik; dan (4) Peningkatan kualitas pembelajaran keterampilan klinik. Berdasarkan atas capaian tersebut di atas maka pada tahun kedua pelaksanaan PHK PKPD, komitmen PSPD UPH tetap berfokus pada peningkatan kualitas pendidikan di kepaniteraan klinik dan pendidikan keterampilan klinik dengan melanjutkan kegiatan yang ada dan melaksanakan rancangan kegiatan sesuai dengan RIP tahun Implementasi PHK PKPD PSPD UPH mendapatkan dukungan penuh dari Universitas dan Yayasan sehingga dalam system administrasi dan keuangan tidak mengalami hambatan yang signifikan. Rencana pelaksanaan kegiatan pada semester kedua tahun 2012 sebagian merupakan luncuran kegiatan tahun 2011, yaitu pada aktifitas 1 kegiatan studi kebijakan sistem pendidikan kepaniteraan klinik, sedangkan aktifitas 2 kegiatan studi kebijakan pendidikan keterampilan klinik, pengembangan staf dalam pendidikan kedokteran, dan peningkatan kualitas pembelajaran keterampilan klinik. Laporan Tahunan Program Hibah Kompetisi Peningkatan Kualitas Pendidikan Dokter (PHK PKPD) PSPD UPH ini dibuat sebagai bagian dari upaya peningkatan kapasitas dan kualitas institusi PSPD UPH terkait dengan pelaksanaan PHK PKPD. Dengan Laporan Tahunan ini dapat diperoleh gambaran umum pelaksanaan PHK PKPD di PSPD UPH pada tahun pertama hibah dibandingkan dengan Rencana Implementasi Program tahun 2011 sehingga dapat dilihat kemajuan program, kendala dan hambatan yang dihadapi dan mencari solusi terhadap permasalahan yang ada. 3

4 BAB II IMPLEMENTASI DAN PENGELOLAAN PROGRAM 2.1 Organisasi Pelaksana Kegiatan Pelaksanaan kegiatan menjadi tanggungjawab langsung Rektor PHK-PKPD yang dalam pelaksanaan manajemen dan pengawasan keseluruhan kegiatan dilaksanakan oleh Ketua Pelaksana dan Wakil Rektor Bidang Administrasi dan Keuangan. Pelaksanaan kegiatan seharihari dilaksanakan di bawah koordinasi Direktur Eksekutif. Secara umum, struktur organisasi pelaksanaan PHK-PKPD 2011 di PSPD Universitas Pelita Harapan adalah sebagai berikut: MANAJEMEN ORGANISASI PELAKSANAAN PHK PKPD PSPD UPH No Posisi Nama 1 Penanggung Jawab : Dr (Hon) Jonathan L.Parapak, MEng.Sc 2 : Ferliana Suminto, MBA 3 Ketua Pelaksana Program : Prof. Dr.Dr. dr. Eka Julianta Wahjoepramono, SpBS 4 Direktur Eksekutif : dr. Vivien Puspitasari, SpS 5 Direktur Keuangan : Markus Djohan Utama, SE., MM 6 Monevin : 1. dr. Bernard Hutabarat, PAK 2. dr. V. Sutarmo Setiadji, PhD 3. Dr. Fr. Maria Susila S. 7 Administrasi dan Keuangan a. Koordinator b. Anggota 8 Pengadaan Barang dan Jasa a. Koordinator b. Anggota : : : : dr. Neneng Suryadinata, M.Psi.T Verlin Fitriana, SE Andreas K. Djukardi, M.Const.Mgt 1. Christian S. Nugroho, SR., MT 2. Sachje A. Siddharta, SE 3. dr. Cucunawangsih, SpMK 4. L. Palupi Puji Handayani, SE., MM 9 Koordinator Aktivitas 1 : dr. Ronald A. Ulaan, MS 10 Koordinator Aktivitas 2 : dr. Jan Tambayong, PHK Sejalan dengan acuan yang telah ditetapkan, di dalam implementasi teknis program akan melibatkan unit internal yang relevan sesuai tugas dan tanggungjawabnya. Tugas dan Tanggung Jawab: 1. Penanggungjawab Program adalah Rektor UPH yang akan bertanggungjawab atas pelaksanaan program secara keseluruhan. 2. Sejalan dengan tema program hibah yang akan dilaksanakan, yakni Peningkatan Kualitas Pendidikan Dokter (PHK-PKPD), maka Ketua Pelaksana Program adalah Dekan PSPD-UPH yang bertugas untuk menjamin bahwa program yang diajukan dalam proposal berjalan sebagaimana mestinya, terutama untuk unit-unit di bawah wewenangnya. 4

5 3. Karena pada pelaksanaan kegiatan PHK-PKPD juga melibatkan berbagai sistem administrasi dan keuangan, maka Wakil Rektor Bidang Admistrasi dan Keuangan bertugas untuk menjamin kelancaran keberlangsungan program pengembangan, khususnya yang berkaitan dengan masalah administrasi dan keuangan serta pengadaan barang dan jasa, sebagaimana yang diajukan dalam proposal berjalan sebagaimana mestinya. 4. Untuk menjalankan seluruh kegiatan dan membantu pelaksanaan program sehari-hari maka diangkat Direktur Eksekutif. Hal ini sejalan dengan tujuan utama dari pelaksanaan kegiatan yakni meningkatkan kualitas Pendidikan Dokter. 5. Guna menjalankan pelaksanaan administrasi dan keuangan kegiatan maka diangkat seorang Koordinator, yang selanjutnya bertugas untuk mengawasi dan memverifikasi kegiatan Administrasi dan Keuangan sehingga dana hibah dan pendamping dapat dikelola sesuai dengan anggaran yang disetujui serta aturan yang berlaku. 6. Pengelolaan pengadaan barang dilakukan oleh bagian/unit pengadaan barang yang dibentuk untuk melaksanakan proses pengadaan, dan menginventarisasikan hasil pengadaan. 7. Monitoring dan evaluasi dilaksanakan oleh unit/organ yang bertugas untuk melakukan evaluasi dan monitoring kegiatan PSPD. 8. Untuk masing-masing aktivitas/kegiatan selanjutnya secara khusus ditunjuk petugas pelaksana (PIC). PIC adalah staf yang melaksanakan aktivitas pengembangan seperti yang diajukan dalam proposal, dilaksanakan oleh staf di unit-unit yang terlibat dan sudah ada di PSPD-UPH. 9. Anggota. Untuk setiap kegiatan yang dilaksanakan secara langsung oleh PIC masing-masing ditambahkan anggota yang akan membantu melaksanakan kegiatan dalam dalam hal-hal teknis sejumlah sesuai dengan volume kegiatan masing-masing. Agar alur informasi, wewenang dan tanggungjawab masing-masing pihak yang terlibat dapat dipahami dengan lebih baik, maka susunan organisasi pelaksana akan digambarkan dalam bagan organisasi, sehingga dapat menjadi acuan dan mencerminkan transparansi manajemen, agar setiap orang yang bertanggungjawab pada masing-masing fungsi dan elemen organisasi tidak memiliki keraguan dalam bertindak dan bekerja. 2.2 Mekanisme Koordinasi, Pemantauan (monitoring), dan Evaluasi Internal Mekanisme koordinasi terdapat pada beberapa aras pelaksana program PHK-PKPD, dalam bentuk berupa rapat koordinasi, baik rapat rutin maupun ad-hoc sesuai kebutuhan. Laporan bulanan disiapkan oleh Koordinator Aktivitas dibantu oleh Bagian Administrasi dan disampaikan pada rapat rutin bulanan. Sementara evaluasi internal dilakukan secara berkala menurut capaian kemajuan yang telah ditetapkan dengan tetap memperhatikan kaidah-kaidah umum. Pelaksanaan rapat koordinasi mengacu pada prosedur TMJ/PRO-03. Bentuk komunikasi lain juga dikembangkan dengan menggunakan berbagai media komunikasi seperti telepon, SMS, , dan mailing-list. Mailing list untuk program hibah ini adalah Untuk meningkatkan aksesibilitas dan penelusuran yang baik, maka sebuah website berkonsep kolaborasi telah dipersiapkan pada alamat situs Pada keseluruhan proses pelaksanaan pekerjaan yang melibatkan Tenaga Ahli Konsultan, PSPD UPH membentuk Tim pendamping yang terdiri dari para personil yang kompeten dan terkait erat dengan bidang pekerjaan yang ditangani oleh Konsultan. Pembentukan Tim Pendamping ini bertujuan untuk memastikan bahwa setiap tahapan dikerjakan melalui mekanisme koordinasi yang baik antara konsultan dengan pihak UPH, sehingga hasil analisis serta rencana pengembangan yang 5

6 ditetapkan sudah melalui tahapan pembahasan yang komprehensif. Mekanisme koordinasi antara Konsultan dengan Tim Pendamping ini akan mampu meningkatkan aspek kemudahan dalam pelaksanaan serta menjadi sarana alih pengetahuan (transfer or knowledge) dari Konsultan kepada Tim Internal PSPD UPH. Untuk menjalankan fungsi monitoring dan evaluasi yang efektif, institusi membentuk Tim Monevin (monitoring dan evaluasi internal) yang bertanggung jawab langsung kepada Rektor dan berkoordinasi dengan Direktorat Penjaminan Mutu dalam pelaksanaan tugasnya. Hal ini dimaksudkan untuk menjaga independensi pelaksanaan monitoring dan evaluasi. Selama periode pelaksanaan program hibah, tim monevin akan menjalankan fungsi pengawasan pada setiap tahapan penting sub-aktivitas untuk memastikan bahwa target keluaran dan hasil yang ditetapkan dapat dicapai dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku, baik yang mencakup aspek teknis maupun administratif. Hasil evaluasi Tim Monevin merupakan masukan berharga bagi tim Pelaksana PHK-PKPD dalam rangka meningkatkan efektivitas pelaksanaan setiap aktivitas. Keseluruhan mekanisme koordinasi, monitoring, dan evaluasi ini dirancang untuk memastikan agar proses operasional pelaksanaan program hibah ini dapat berjalan baik sesuai rencana, efisien, memenuhi target yang telah ditetapkan, baik dari segi waktu maupun biaya, dan berlangsung secara transparan serta dapat dipertanggungjawabkan sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku. Evaluasi berkala juga dilakukan dalam rangka menetapkan tindak lanjut yang efektif untuk memperbaiki kekurangan yang terjadi serta agar tidak berulang kembali pada proses berikutnya. 2.3 Mekanisme Pengelolaan Keuangan Dalam rangka pelaksanaan PHK-PKPD ini, Universitas akan mengikuti ketentuan perundangan yang berlaku antara lain (1) UU No. 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara; (2) UU No. 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara; (3) Peraturan Menteri Keuangan RI Nomor 134/PMK.06/2005 tentang Pedoman Pembayaran dalam APBN; (4) Peraturan Menteri Keuangan RI Nomor 59/PMK.06/2005 tentang Sistem Akuntansi dan Pelaporan Keuangan Pemerintah Pusat; serta prosedur universitas yang relevan dalam aspek administratif pelaporan keuangan. Universitas sudah menyiapkan account bank khusus untuk pengelolaan dana hibah dari DIKTI beserta dana pendamping dari Universitas. Pemegang otoritas pengeluaran dana adalah Penanggung Jawab (Rektor) dan Ketua Pelaksana (Wakil Rektor II) PHK-PKPD. Pengeluaran dana dapat dibedakan menjadi dua kategori. Kategori pertama adalah untuk pembayaran atas barang/jasa dengan nominal > Rp 1 juta. Pengeluaran dana harus didukung oleh Purchase Order (PO) atau Perintah Pembelian yang telah disetujui oleh pihak berwenang, surat jalan, tanda terima, dan invoice bermeterai. Pembayaran dilakukan satu minggu sejak invoice diserahkan. Kategori kedua adalah pengeluaran dana untuk pembelian yang harus dibayar langsung di tempat. Pemohon wajib mengisi formulir Cash Advance yang disertai rincian dana yang diperlukan. Bagian Keuangan PHK-PKPD hanya akan mengeluarkan uang jika telah disetujui oleh Koordinator masing-masing aktivitas dan Ketua Pelaksana, sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan. Cash Advance harus dipertanggungjawabkan dalam waktu satu minggu disertai dengan dokumen pendukung. Pelaporan keuangan oleh Bagian Keuangan akan dilakukan setiap bulan, dan diserahkan pada Penanggungjawab, Direktur Ekesekutif, serta masing-masing Koordinator Aktivitas paling lambat tanggal 10 bulan berikutnya. Setiap 6 bulan dan 1 tahun sekali laporan keuangan beserta analisisnya akan disiapkan oleh Bagian Keuangan untuk diaudit oleh Pihak DIKTI. Mekanisme sangat diperhatikan oleh PSPD UPH, sesuai dengan komitmen untuk menyelenggarakan program hibah secara transparan dan dapat dipertanggungjawabkan. Dalam mekanisme ini tercermin (1) prinsip kehati-hatian dalam 6

7 penggunaan dana, (2) prinsip keamanan (verifikasi) dalam pengeluaran atau pembelanjaan dana, serta (3) prinsip dapat dipertanggungjawabkan (accountable dan auditable) sesuai dengan tujuan penggunaan dana yang telah ditetapkan. Keseluruhan prinsip ini memang sudah menjadi komitmen organisasi pelaksana PHK-PKPD dan pimpinan Universitas, dan akan diwujudkan dalam penyampaian laporan keuangan secara reguler sesuai persyaratan yang ditetapkan. 2.4 Sistem Pengadaan Barang dan Jasa Tatacara pengadaan barang dan jasa mengikuti ketentuan yang mengacu pada Bank Guidelines for procurement of Goods and Services edisi Oktober Tahun 2006 untuk dana yang berasal dari LOAN. Pada program PHK-PKPD ini dibentuk satu tim khusus untuk mendukung proses pengadaan, yang beranggotakan para personil yang cukup berpengalaman dalam pelaksanaan proses pengadaan di UPH. Secara umum semua bentuk kebutuhan pengadaan akan mengacu pada Kerangka Acuan Kerja (KAK) yang berisi penjelasan spesifikasi kebutuhan yang harus dipenuhi. KAK merupakan panduan bagi para calon pemasok barang dan jasa dalam mempersiapkan dokumen penawaran. Pemenang/ pelaksana pekerjaan ditetapkan dengan mengikuti tahapan dan ketentuan yang telah ditetapkan dalam Keppres No. 80 tahun Rapat Pengadaan yang dihadiri oleh Ketua Pelaksana, Direktur Eksekutif dan para Koordinator akan menetapkan pemenang pengadaan barang dan jasa. Bagian Pengadaan Barang dan Jasa, yang beranggotakan personel yang sehari-harinya bertanggungjawab dalam hal logistik dan pengadaan (procurement), akan mampu memastikan (1) ketepatan waktu pengadaan barang dan jasa, dan (2) kesesuaian spesifikasi barang dan jasa yang dibutuhkan, serta (3) efisiensi pengadaan barang dan jasa yang mencakup harga pengadaan dan biaya pengadaan yang efisien dan sesuai anggaran. Dalam sistem pengadaan ini tercermin prinsip-prinsip pengadaan barang dan jasa yang transparan dan dapat dipertanggungjawabkan, karena melibatkan para pemasok yang harus memenuhi kompetensi yang dibutuhkan dan berdasarkan suatu kriteria pengadaan yang jelas. Terkait dengan proses pengadaan barang, ketersediaan jaminan dari pemasok adalah hal yang sangat pentng, meliputi jaminan dapat berfungsi dengan baik dan tidak mengalami kekurangan asesori maupun bagian penting bagi keperluan operasionalnya. Bagian Pengadaan Barang dan Jasa ini juga bertanggungjawab memastikan keseluruhan proses tender berlangsung dengan baik, transparan, sesuai tenggang waktu pengadaan yang memenuhi kaidah-kaidah dalam Keppres No. 80 tahun 2003, dan ketentuan standar mutu yang berlaku di UPH. Melalui upaya yang berkesinambungan dan dengan tetap menjaga tingkat profesionalitas dalam menjalankan semua mekanisme pelaksanaan kegiatan PHK-PKPD, diharapkan PSPD UPH dapat mencapai tujuannya, yaitu meningkatkan mutu lulusan yang sesuai dengan Standar Pendidikan Dokter Indonesia. 2.3 Pengembangan Kapasitas Pengelola Program Peningkatan kapasitas pengelola program dilakukan melalui serangkaian pendidikan non gelar yang terintegrasi dengan program PHK PKPD tahun Beberapa pendidikan yang telah dilaksanakan meliputi pelatihan MONEV, dan pendidikan sertifikasi pengadaan barang & jasa. Dengan melatih beberapa staf internal yang bertugas dalam PHK PKPD diharapkan pengelolaan program pada tahun mendatang menjadi lebih baik. Di sisi lain, pendidikan dan keahlian tersebut berguna untuk menjalankan tugas-tugas keseharian yang relevan dengan jabatan yang melekat bagi staf tersebut. 7

8 2.4 Sistem dan Prosedur Pengelolaan Program Sebelum program berjalan dilakukan perencanaan teknis dengan melibatkan organisasi pelaksana di tingkat PSPD, unit pelaksana aktivitas, dan unit kerja internal yang akan dilibatkan. Rapat perencanaan implementasi program ini akan dilakukan secara bertahap, tahap pertama perencanaan yang akan dilakukan antara organisasi pelaksana di tingkat PSPD dan unit pelaksana aktivitas untuk mengkaji kembali logical framework program yang akan di rinci lagi ke dalam perencanaan teknis meliputi menyusun (1) breakdown operasional program yang akan dibagi dalam perencanan operasional 1 (satu) bulanan, 3 (tiga) bulanan, dan 6 (enam) bulanan; (2) Menyusun rencana kebijakan dan mekanisme pencairan anggaran biaya operasional, dan (3) Menyusun model koordinasi, monitoring dan evaluasi program. Hasil perencanaan ini akan dibawa pada rapat perencanaan tahap kedua dengan melibatkan unit internal yang terkait dalam setiap aktivitas. Materi yang akan disampaikan dalam rapat koordinasi ini meliputi logical framework program, breakdown operasional program, koordinasi, dan monitoring evaluasi program. Untuk menjamin program berjalan efektif dan sesuai dengan rancangan yang telah dibuat maka model koordinasi adalah sebagai berikut; unit pelaksana aktivitas program akan melibatkan unit kerja internal lain yang relevan dengan aktivitas program. Proses pelaksanaan menjadi tanggung jawab dari unit pelaksana aktivitas termasuk kewenangan untuk mengambil inisiatif terhadap persoalan-persoalan teknis yang dihadapi, pilihan terhadap strategi yang digunakan dalam menyelesaikan persoalan tersebut, sedangkan persoalan-persoalan yang terkait substansi program akan dikoordinasikan dengan organisasi pelaksana tingkat PSPD (Dekan) sesuai dengan ruang lingkup persoalan yang dihadapi. Penetapan arah dan kebijakan program menjadi wewenang sepenuhnya dari ketua pelaksana berdasarkan hasil temuan-temuan di lapangan. Demikian halnya model pelaporan dilakukan secara bertahap dan berjenjang yaitu 3 (tiga) bulanan berisi tentang capaian teknis pelaksanaan aktivitas program, laporan setiap 6 (enam) bulanan berisi tentang capaian kinerja aktivitas program, dan laporan tahunan berisi tentang capaian kinerja program secara menyeluruh dari seluruh aktivitas berikut output dan outcome. Unit internal akan melaporkan aktivitas program kepada Direktur Eksekutif dan Penanggung Jawab Aktivitas yang selanjutnya akan melaporkan kepada Ketua Pelaksana PHK PKPD. Dari pelaporan ini kemudian dapat di identifikasi persoalan-persoalan strategis dan siapa yang berkewenangan untuk menyelesaikan sesuai dengan proposi yang telah dibahas di atas. 2.5 Hambatan dan Kendala Tahun ini adalah tahun pertama dan pengalaman pertama PSPD UPH mendapatkan kepercayaan untuk mengelola dana hibah dari DIKTI. Hal ini merupakan tantangan terberat yang dirasakan. Karena aturan main yang ditetapkan DIKTI belum begitu dimengerti benar serta bagaimana mengelola program aktivitas yang baik dan benar. Salah satu masalah terbesar adalah terlambatnya perolehan WB NOL untuk kelanjutan proses pengadaan. Hal ini menyebabkan pengadaan barang yang ada menjadi terhambat. Masalah yang lain adalah lamanya proses review di tingkat CPCU yang pada akhirnya menyebabkan mundurnya jadwal aktivitas. Pada pelaksanaan kegiatan, tampak bahwa koordinasi baik dengan konsultan ataupun rekan kerja di PSPD UPH masih perlu ditingkatkan. Penjadwalan yang lebih baik juga masih diperlukan karena beban pekerjaan rutin yang ada. Sementara pada akhir pelaksanaan masih diperlukan cara desiminasi yang lebih baik lagi. 8

9 Penanggung Jawab : REKTOR Wakil : Wakil Rektor I Monevin: 1. dr. V. Sutarmo Setiadji, PhD 2. dr. Bernard Hutabarat, PAK 3. Dr. Fr. Maria Susila S. WR Administrasi & Keuangan Ferliana Suminto, MBA Direktur Keuangan : Markus Djohan Utama, SE., MM UNIT PELAKSANA PROYEK (UP2) Ketua Pelaksana: Prof. Dr. dr. Eka Julianta Wahjoepramono, Sp.BS Direktur Eksekutif : dr. Vivien Puspitasari, SpS Koordinator Aktivitas 1: dr. Ronald A. Ulaan, MS Koordinator Aktivitas 2: dr. Jan Tambayong, PHK Koordinator Administrasi dan Keuangan: dr. Neneng Suryadinata, M.Psi.T Anggota: Verlin Fitriana, SE Struktur Organisasi Pelaksana PHK-PKPD PSPD UPH Koordinator Pengadaan Barang dan Jasa: Andreas K.Djukardi, M.Const.Mgt Anggota: Christian S.Nugroho, SR.,MT Sachje A. Siddharta, SE dr.cucunawangsih, SpMK L.Palupi Puji Handayani, SE, MM 9

10 ALUR KOORDINASI Penanggungjawab Wakil Penanggungjawab Ketua Pelaksana Direktur Eksekutif Koordinator Administrasi dan Keuangan Koordinator Pengadaan Barang dan Jasa Koordinator Aktivitas 1 Koordinator Aktivitas 2 10

11 ALUR INFORMASI Penanggungjawab Wakil Penanggungjawab Ketua Pelaksana Direktur Eksekutif Koordinator Administrasi dan Keuangan Koordinator Pengadaan Barang dan Jasa Koordinator Aktivitas 1 Koordinator Aktivitas 2 11

12 ALUR KOORDINASI ADMINISTRASI PELAPORAN TEKNIS Penanggungjawab Wakil Penanggungjawab Ketua Pelaksana Direktur Eksekutif Koordinator Administrasi dan Keuangan Koordinator Pengadaan Barang dan Jasa Koordinator Aktivitas 1 Koordinator Aktivitas 2 12

13 ALUR KOORDINASI ADMINISTRASI PELAPORAN BIAYA Penanggungjawab Wakil Penanggungjawab Ketua Pelaksana Direktur Eksekutif Koordinator Administrasi dan Keuangan Koordinator Pengadaan Barang dan Jasa Koordinator Aktivitas 1 Koordinator Aktivitas 2 13

14 ALUR KOORDINASI PENGADAAN Penanggungjawab Wakil Penanggungjawab Ketua Pelaksana Direktur Eksekutif Koordinator Administrasi dan Keuangan Koordinator Pengadaan Barang dan Jasa Koordinator Aktivitas 1 Koordinator Aktivitas 2 14

15 BAB III HASIL YANG DICAPAI Beberapa kegiatan telah selesai dilaksanakan meskipun mengalami berbagai kendala, sedangkan ada beberapa kegiatan belum seratus persen berjalan diakibatkan penundaan pelaksanaan. Kondisi ini berdampak pada capaian kinerja program, sebagian tercapai namun ada beberapa kegiatan yang belum tercapai. Seperti telah diuraikan di atas bahwa proses pengadaan barang/jasa yang membutuhkan waktu cukup panjang berdampak pada keterlambatan beberapa kegiatan. Di bawah ini disajikan tabel status indikator kinerja dan status pelaksanaan kegiatan. 3.1 Status indikator kinerja Indikator kinerja utama sebagai alat ukur keberhasilan pelaksanaan program hibah dapat dilihat pada table 3.1 Tabel 3.1 Indikator Kinerja Utama 2011 No. Indikator Kinerja Baseline Capaian 31 Desember 2011 Target Akhir Persentase Modul Kepaniteraan Klinik yang terstandarisasi NA NA 25% 2. Rata-rata nilai OSCE 75,5 82,5 75,5 3. Persentase kelulusan ujian UKDI first taker 97% 85,38% * 97% 4. Rata-rata nilai kelulusan UKDI 56,72 67,00** Rata-rata Nilai Ujian Nasional Mahasiswa Baru 8,12 8,23*** 8,12 6. Akreditasi Program Studi B - - *) Persentase kelulusan UKDI periode November 2010-November 2011 **) Rata-rata Nilai UKDI periode November 2010-November 2011 ***) Rata-rata nilai UAN Angkatan

16 Dari tabel Indikator Kinerja Utama di atas maka sampai pada tanggal 31 Desember 2011 terlihat capaian untuk indicator rata-rata nilai OSCE dan rata-rata nilai kelulusan UKDI sudah melewati target untuk tahun Sedangkan indikator persentase kelulusan UKDI first-taker masih dibawah target yang diharapkan. Hal ini kemungkinan disebabkan karena jumlah lulusan PSPD UPH yang semakin bertambah dari tahun ke tahun, juga dapat disebabkan pada penentuan target saat pertama kali terpengaruh terhadap angka kelulusan UKDI FK UPH yang mencapai 100% untuk angkatan pertama yang mengikuti UKDI. Untuk itu maka diperlukan penyesuaian target indikator kerja utama untuk persentase kelulusan UKDI first-taker tahun berikutnya. Tabel 3.2 Indikator Kinerja Tambahan Aktivitas No Indikator Baseline Capaian (Desember 2011) Target Metode Pengukuran a Kenaikan rerata nilai dibanding pretest sebesar n poin tentang preceptor based system tersedia Nilai rerata naik 70,21% dibandingkan nilai rerata Nilai rerata po pr x 100% pr po = nilai rerata pr = nilai rerata pretest b Sumber daya manusia berwawasan preceptor based system tersedia 3 orang bersertifikat 3 orang Sertifikat Kenaikan rerata nilai dibanding pretest sebesar n poin tentang keterampilan sebagai preseptor kepaniteraan klinik tersedia Nilai rerata naik 78,57% dibandingkan nilai rerata Nilai rerata naik minimal 70% dibanding nilai rerata po pr x 100% pr po = nilai rerata pr = nilai rerata pretest Dokumen pemetaan pengembangan preceptor based system di kepaniteraan klinik tersedia Capaian program sebesar 55% Ada draft dokumen pemetaan pengembangan preceptor based system Ketersediaan dokumen pemetaan/ Rekomendasi Sarana pendukung pembelajaran di kepaniteraan klinik tersedia 100% Laporan kelengkapan sarana pendukung Berdasarkan dokumentasi manajemen proyek Sumber daya manusia sebagai preseptor di kepaniteraan klinik 10% *catatan: aktivitas dialihkan ke Program DIKTI 20% Ijasah 16

17 Tabel 3.3 Indikator Kinerja Tambahan Aktivitas No Indikator Baseline Capaian (Desember 2011) Target Metode Pengukuran Dokumen pemetaan penyelenggaraan pendidikan keterampilan klinik tersedia Capaian program sebesar 55% Ada dokumen pemetaan penyelenggaraan pendidikan keterampilan klinik Ketersediaan dokumen pemetaan Sumber daya manusia di bidang ilmu pendididkan kedokteran 0 Capaian program sebesar 41,7% 2 orang staf mendapatkan ijasah program S2 Ijasah a Kelengkapan prasarana pembelajaran keterampilan klinik tersedia 100% Ada prototipe video intruksional keterampilan klinik sebagai prasarana pembelajaran keterampilan klinik. Ketersediaan prototipe video instruksional b Kelengkapan sarana laboratorium penunjang keterampilan klinik tersedia Capain program sebesar 35% Ada sediaan plastinate organ tubuh manusia Ketersediaan sediaan plastinates organ tubuh manusia Kenaikan rerata nilai dibanding pretest sebesar n poin tentang penulisan stasion OSCE tersedia Nilai rerata naik 38% dinbandingkan nilai rerata Nilai rerata naik minimal 70% dibanding nilai rerata po pr x 100% pr po = nilai rerata pr = nilai rerata pretest Kenaikan rerata nilai dibanding pretest sebesar n poin tentang penguji OSCE tersedia Nilai rerata naik 30% dibandingkan nilai rerata Nilai rerata naik minimal 70% dibanding nilai rerata po pr x 100% pr po = nilai rerata pr = nilai rerata pretest Untuk Indikator Kinerja Tambahan Aktivitas 1, sebagian besar capaiannya sudah memenuhi target. Hanya Aktivitas Studi Kebijakan Pengembangan Preseptor Based System yang belum mencapai target, hal ini disebabkan pelaksanaannya yang tertunda akibat proses menunggu persetujuan CPCU. Pada akhir Desember 2011 aktivitas ini baru mencapai 55% dan ditargetkan selesai pada kuartal pertama tahun Untuk Aktivitas 2, terdapat 2 aktivitas yang pelaksanaannya sudah 100% namun hasilnya tidak mencapai target, yaitu kenaikan nilai rerata dibanding pada Aktivitas dam tidak mencapai target yang diinginkan. Kemungkinan hal ini disebabkan banyak peserta yang datang terlambat 17

18 sehingga tidak mengikuti, sehingga jumlah peserta yang mengikuti tidak sama dengan jumlah peserta yang mengikuti. Selain itu, materi tentang OSCE masih merupakan hal yang baru dan belum dilaksanakan di sebagian besar RS jejaring. Hal ini akan menjadi perhatian PSPD UPH ke depan untuk mengadakan kembali pelatihan tentang penulisan stasion OSCE dan penguji OSCE bagi preceptor di kepaniteraan klinik disesuaikan dengan kebutuhan pendidikan kepaniteraan klinik. Aktivitas Studi Kebijakan penyelenggaraan pendididkan keterampilan klinik juga mengalami penundaan dalam pelaksanaan dikarenakan proses persetujuan dari CPCU yang membutuhkan waktu. Untuk Aktivitas dimana ditargetkan ada 2 orang staf yang melaksanakan studi Pendidikan Kedokteran, sampai Desember 2011 baru satu orang yang sudah melakukan studi, sedangkan satu orang lagi baru akan mendaftarkan diri untuk periode Februari Hal ini disebabkan Institusi yang dituju tidak membuka program pada periode September Pengadaan barang untuk aktivitas 2.2.3b belum mencapai 100% dikarenakan WB NOL pertama dari World Bank yang dikirmkan pada Maret 2011, ternyata jawabannya baru didapat pada 12 Juli 2011, dan WB NOL untuk BER baru didapatkan pada 23 November 2011, sehingga mengakibatkan proses selanjutnya tertunda. 3.2 Hasil Pelaksanaan Status kemajuan fisik sampai 31 Desember 2011 untuk setiap komponen dapat dilihat pada table 3.4 sampai table 3.8, sedangkan status penyerapan keuangan untuk pelaksanaan aktifitas sampai akhir bulan Desember 2011 dapat dilihat pada table 3.9. Dana loan telah terserap sebesar Rp ,- atau setara dengan 33,69 % dari total dana loan yang dianggarkan tahun 2011, sementara dana DRK yang terserap adalah 74,95 dari total dana yang dianggarkan tahun Kemajuan fisik mencapai 68,60 % untuk seluruh dana. Rincian hasil kegiatan serta kendala yang dihadapi diuraikan sebagai berikut: AKTIVITAS 1. Pengayaan Wawasan Sistem Pendidikan Kepaniteraan Klinik 1.1.A. Lokakarya Pengayaan wawasan preceptor based system Kegiatan Lokakarya ini seharusnya terjadwal pada kwartal pertama (Februari), namun baru terlaksana pada tanggal 2 April Hal ini dikarenakan: o Belum ada kepastian mengenai waktu dana loan turun, sehingga diputuskan menggunakan (meminjam) dana DRK yang telah turun pada bulan Januari 2011 o Menunggu persetujuan CPCU atas TOR yang telah direvisi, dan persetujuan tersebut baru didapat pada bulan Maret 2011 Kegiatan Lokakarya dianggarkan Rp , dipakai Rp (termasuk honor panitia), jadi sisa Rp B Pengembangan staf non gelar (benchmarking) bidang kepaniteraan klinik ke UNPAD dan UBC dalam rangka pengayaan wawasan pendidikan kepaniteraan klinik Kegiatan ini seharusnya terjadwal pada kwartal pertama, namun baru sebagian terlaksana pada bulan Juni (benchmarking ke UBC). Hal ini disebabkan dana loan yang baru turun pada akhir bulan April 2011 dan proses menunggu persetujuan CPCU yang membutuhkan waktu cukup lama. Sedangkan benchmarking ke UNPAD belum terlaksana dikarenakan selain dana loan yang terlambat turun dan menunggu 18

19 persetujuan CPCU, staff yang akan dikirim terbentur dengan kegiatan akademik di Fakultas yang sudah terjadwal. Kegiatan benchmarking ke UBC yang dianggarkan sesuai RIP adalah Rp , sedangkan yang disetujui oleh CPCU sebesar Rp Realisasi dana yang dipakai adalah Rp , jadi sisa dana (sesuai dengan anggaran RIP) sebesar Rp Lokakarya Peningkatan keterampilan preceptor kepaniteraan klinik Kegiatan Lokakarya ini juga seharusnya terjadwal pada kwartal pertama, namun baru terlaksana pada tanggal 3 April Hal ini dikarenakan: o Belum ada kepastian mengenai waktu dana loan turun, sehingga diputuskan menggunakan (meminjam) dana DRK yang telah turun pada bulan Januari 2011 o Menunggu persetujuan CPCU atas TOR yang telah direvisi, dan persetujuan tersebut baru didapat pada bulan Maret 2011 Kegiatan Lokakarya ini dianggarkan Rp , dipakai Rp (termasuk honor panitia), jadi sisa Rp Studi Kebijakan Sistem Pendidikan Kepaniteraan Klinik Kegiatan ini seharusnya terjadwal mulai berlangsung pada bulan Juli 2011, namun baru terlaksana mulai bulan Oktober Hal ini dikarenakan: o Persetujuan TOR dari CPCU baru didapat pada akhir bulan September 2011, sehingga baru akan selesai pada bulan Februari 2012 AKTIVITAS 2. Pengembangan Metode Pembelajaran di Kepaniteraan klinik Studi Kebijakan Sistem Pendidikan Keterampilan Klinik Kegiatan ini seharusnya terjadwal mulai berlangsung pada bulan Juli 2011, namun baru terlaksana mulai bulan Oktober Hal ini dikarenakan: o Persetujuan TOR dari CPCU baru didapat pada akhir bulan September 2011, sehingga baru akan selesai pada bulan Februari Pengembangan staf di bidang pendidikan kedokteran Kegiatan ini seharusnya dilaksanakan pada kwartal pertama (Januari), namun sampai akhir bulan Juni ini belum dapat terlaksana, dikarenakan: o Dari 2 orang calon peserta, satu orang calon peserta (FK UI) mengundurkan diri dengan alasan keluarga. Untuk penggantinya sedang dalam proses seleksi. o Untuk calon peserta ke FK UGM, ternyata institusi UGM memundurkan waktu pelaksanaan program studi tersebut menjadi periode September, dan proses seleksi baru dilakukan pada bulan Juni Untuk pembiayaan 2 lokakarya di atas awalnya dana diambil dari dana DRK dikarenakan belum turunnya dana loan dari World Bank sementara kegiatan sudah harus dilaksanakan. Namun saat ini sudah digantikan dengan menggunakan dana loan. 19

20 2.3.1 Lokakarya Penyayaan Wawasan penulisan stasion OSCE Lokakarya ini dijadwalkan bulan Juli 2011 namun baru terlaksana pada 10 September Hal ini dikarenakan: o Dilakukan penyesuaian jadwal dengan nara sumber Kegiatan Lokakarya dianggarkan Rp , dipakai Rp Lokakarya Pengayaan Wawasan penguji OSCE Lokakarya ini dijadwalkan pada bulan Agustus 2011 namun baru terlaksana pada 10 September Hal ini dikarenakan: o Dilakukan penyesuaian jadwal dengan nara sumber Kegiatan Lokakarya dianggarkan Rp , dipakai Rp Untuk Aktivitas Pengadaan Barang tahun 2011 terdapat 3 paket pengadaan (Aktivitas dan Aktivitas 2.2.3) yang semuanya adalah pengadaan barang/goods, yaitu paket pengadaan barang alat peraga anatomi, paket pengadaan barang video intruksional ketrampilan klinik, dan paket pengadaan alat laboratorium untuk 7 RS Jejaring dan 10 Puskesmas. Secara keseluruhan pencapaian fisik paket pengadaan PSPD-UPH adalah 42% dengan total biaya yang telah terserap sebesar Rp ,- dari total keseluruhan biaya Rp ,- untuk ketiga paket pengadaan tersebut. Dana sebesar Rp ,- diperoleh dari dana loan WB sedangkan Rp ,- didapat dari dana pendamping (DRK) PSPD-UPH. Pencapaian fisik paket pengadaan barang alat peraga anatomi adalah 35%, dimana kontrak telah ditandatangani dan perkiraan penyampaian barang di PSPD-UPD adalah 28 Januari Keterlambatan ini disebabkan perolehan WB NOL untuk Bid Document yang baru didapat pada 12 Juli 2012 meskipun Bid Document PSPD-UPH telah dikirimkan pada tanggal 25 Maret BER yang dikirimkan pada tanggal 25 Agustus baru mendapatkan WB NOL pada 23 Nopember Lamanya proses untuk mendapatkan WB NOL inilah yang menyebabkan terjadinya keterlambatan pada proses pengadaan barang alat peraga anatomi. Selain itu proses pemeriksaan dokumen oleh pihak reviewer pengadaan yang memerlukan waktu yang cukup lama dan revisi dokumen yang berulangkali juga menambah lamanya perolehan NOL dari World Bank. Paket pengadaan barang video instruksional telah 100% tercapai karena kontrak telah dilaksanakan pada tanggal 11 Oktober 2011 dan barang telah diterima pada tanggal 6 Desember Adapan biaya yang diperlukan untuk paket pengadaan ini sebesar Rp ,- dengan perincian Rp ,- dari dana loan WB dan Rp ,- diperoleh dari dana DRK PSPD-UPH. Proses pengadaan yang digunakan untuk paket ini adalah shopping prior dimana harus memperoleh WB NOL untuk RFQ-nya. Adapun keterlambatan dari procurement plan lebih disebabkan oleh lamanya memperoleh WB NOL serta proses review oleh reviewer pengadaan. Proses pengadaan untuk paket alat laboratorium untuk 7 RS Jejaring dan 10 Puskesmas adalah shopping post yang menunggu paket shopping sebelumnya, yaitu paket barang video instruksional selesai, maka proses pengadaan paket ini juga mengalami keterlambatan dari jadwal yang ada di procurement plan PSPD-UPH. Barang telah diterima oleh tim penerima barang PSPD-UPH pada tanggal 8 Desember Total biaya yang harus dikeluarkan untuk paket ini adalah Rp ,- yang semuanya didapat dari dana loan WB. 20

21 21

22 22

23 23

24 24

25 25

26 26

27 27

28 28

29 29

30 30

31 BAB IV RENCANA SELANJUTNYA Rencana implementasi program untuk periode tahun kedua yaitu Januari sampai Desember 2012 dituangkan pada Dokumen Rencana Implementasi Program (RIP) Tahun Terdapat aktivitas tahun 2012 yang merupakan luncuran dari kegiatan tahun Di bawah ini dapat dilihat rangkuman kegiatan yang direncanakan untuk Tahun Tabel 4.1 Aktivitas 1 Tahun 2012 Subaktivitas dan Rincian Aktivitas Komponen Biaya Estimasi Biaya dan Sumber Pendanaan (ribuan rupiah) PHK-PKPD Dana Pendamping 1.2 Pengembangan metode pembelajaran di kepaniteraan klinik berbasis preceptor Studi kebijakan pengembangan preceptor based system di kepaniteraan klinik Pengembangan dokumen modul dan standar mutu pembelajaran di kepaniteraan klinik Sosialisasi pengembangan dokumen modul dan standar mutu pembelajaran di kepaniteraan klinik berbasis preseptor Pengembangan sistem Hibah pengajaran Lokakarya Peningkatan suasana akademik dan kualitas pembelajaran di kepaniteraan klinik Pengadaan barang dan jasa Peningkatan kompetensi preseptor dalam bidang keahliannya Lokakarya dan Hibah penelitian Pengembangan sistem evaluasi kepaniteraan klinik yang terstandarisasi Studi Kebijakan sistem evaluasi di kepaniteraan klinik Pengembangan sistem Pengembangan dokumen instrument sistem evaluasi kepaniteraan klinik Hibah pengajaran

32 Tabel 4.2 Jadual Pelaksanaan Aktivitas 1 AKTIVITAS Pengembangan metode pembelajaran di kepaniteraan klinik Studi Kebijakan Pengembangan preceptor based system di kepaniteraan klinik yang terstandarisasi Pengembangan dokumen modul dan standar mutu pembelajaran kepaniteraan klinik Sosialisasi pengembangan dokumen modul dan standar mutu pembelajaran di kepaniteraan klinik Peningkatan Suasana Akdemik dan Kualitas Pembelajaran di Kepaniteraan Klinik Peningkatan kompetensi preseptor dalam bidang keahliannya 1.3 Pengembangan sistem evaluasi di kepaniteraan klinik yang terstandarisasi Studi Kebijakan system evaluasi di kepaniteraan klinik Pengembangan dokumen instrumen sistem evaluasi kepaniteraan klinik Tabel 4.3 Indikator Spesifik Keberhasilan Aktivitas 1 No Target Pencapaian Indikator Baseline Akhir 2011 s/d Desember 2011 Akhir 2012 Akhir 2013 Metode Pengukuran a Kenaikan rerata nilai dibanding pretest sebesar n poin tentang preceptor based system tersedia Nilai rerata naik minimal 70% dibanding nilai rerata Nilai rerata naik 70,21% dibanding nilai rerata po pr x 100% pr po = nilai rerata pr = nilai rerata b Sumber daya manusia dalam preceptor based system Kenaikan rerata nilai dibanding pretest sebesar n poin tentang keterampilan sebagai preceptor kepaniteraan klinik tersedia 3 orang 3 orang Sertifikat tersedia Nilai rerata naik minimal 70% dibanding nilai rerata Nilai rerata naik 78,57% dibanding nilai rerata po pr x 100% pr po = nilai rerata pr = nilai rerata Dokumen pemetaan pengembangan preceptor based system di kepaniteraan klinik tersedia 55% Ada draft dokumen rekomendasi pengembang an. Implementasi Ketersediaan dokumen pemetaan/ Rekomendasi 32

33 1.2.2 Dokumen modul dan standar mutu pembelajaran di kepaniteraan klinik berbasis preseptor tersedia 0% Ada dokumen modul dan standar mutu pengembang an preceptor based system yang sudah dilegalisasi Implementasi Ketersediaan dokumen modul dan standar mutu pembelajaran kepaniteraan klinik yang sudah dilegalisasi Pemahaman pengembangan dokumen dan standar mutu pendidikan kepaniteraan klinik berbasis preseptor 0% 0% 80% preceptor klinik Sertifikat Sarana pendukung pembelajaran di kepaniteraan klinik tersedia 100% Laporan kelengkapan sarana pendukung Berdasarkan dokumentasi manajemen proyek Sumber daya manusia sebagai preseptor di kepaniteraan klinik 10% (diserahkan pengelolaan nya ke DIKTI) 20% Ijasah Kompetensi preseptor dalam bidang penelitian tersedia 0% 10 Jumlah penelitian klinik yang dilakukan preseptor Dokumen pemetaan sistem evaluasi kepaniteraan klinik tersedia 0% Ada draf dokumen pemetaan sistem evaluasi kepaniteraan klinik Implementasi Ketersediaan dokumen pemetaan Dokumen instrumen sistem evaluasi kepaniteraan klinik Pemahaman dokumen instrumen sistem evaluasi di kepaniteraan klinik Kenaikan rerata nilai dibanding pretest sebesar n poin tentang sistem evaluasi kepaniteraan klinik tersedia 0% Ada dokumen instrumen sistem evaluasi kepaniteraan klinik yang sudah dilegalisasi 0% 0% 80% preseptor klinik tersedia 0% Nilai rerata naik minimal 70% dibanding nilai rerata Ketersediaan dokumen instrument Sertifikat po pr x 100% pr po = nilai rerata pr = nilai rerata 33

34 Tabel 4.4. Aktivitas 2 tahun 2012 Subaktivitas dan Rincian Aktivitas Komponen Biaya Estimasi Biaya dan Sumber Pendanaan PHK-PKPD Dana Pendamping 2.1 Pengayaan wawasan mengenai pendidikan keterampilan klinik yang terstandarisasi Peningkatan kompetensi instruktur keterampilan klinik Pengembangan staf Pengembangan staf Non-gelar dalam penyelenggaraan pendidikan keterampilan klinik Pengembangan staf Pengembangan metode pendidikan keterampilan klinik yang terstandarisasi Studi kebijakan dalam Penyelenggaraan Pendidikan Keterampilan Klinik Pengembangan Staf di Bidang Ilmu Pendidikan Kedokteran untuk Menunjang Pendidikan Kedokteran Hibah Pengajaran Pengembangan Staf Peningkatan kualitas pembelajaran keterampilan klinik Pengadaan Barang dan jasa Pengembangan sistem evaluasi keterampilan klinik yang terstandarisasi Peningkatan kompetensi pelatih standardized Lokakarya patient Peningkatan kompetensi standardized patient Lokakarya Tabel 4.5.Jadual Pelaksanaan Aktivitas AKTIVITAS Pengayaan wawasan mengenai pendidikan keterampilan klinik yang terstandarisasi Peningkatan kompetensi instruktur keterampilan klinik Pengembangan Staf dalam Pendidikan Keterampilan Klinik 2.2 Pengembangan metode pendidikan keterampilan klinik Sudi kebijakan dalam sistem tata kelola Pendidikan Keterampilan Klinik Pengembangan staf di bidang pendidikan kedokteran untuk menunjang pendidikan keterampilan klinik Peningkatan kualitas pembelajaran keterampilan klinik 2.3 Pengembangan sistem evaluasi keterampilan klinik yang terstandarisasi Peningkatan kompetensi dosen klinik sebagai pelatih standardized patient Peningkatan kompetensi standardized patient 34

35 Tabel 4.6 Indikator Tambahan Aktivitas 2 No Indikator Sumber daya manusia sebagai Trainer di bidang Keterampilan Klinik Sumber Daya Manusia dalam Pengembangan Pendidikan Keterampilan Klinik Dokumen pemetaan penyelenggaraan pendidikan keterampilan klinik Sumber daya manusia di bidang ilmu pendididkan kedokteran a b Kelengkapan prasarana pembelajaran keterampilan klinik Kelengkapan sarana laboratorium penunjang keterampilan klinik Kenaikan rerata nilai posttest dibanding pretest sebesar n poin tentang penulisan stasion OSCE Baseline tersedia Tersedia tersedia Akhir orang sedang melaksanakan pendidika, 1 orang sedang tahap registrasi (41,7%) tersedia tersedia tersedia Nilai rerata naik minimal 70% dibanding nilai rerata Target Pencapaian s/d Akhir 2012 Akhir 2013 Desember 2011 Metode Pengukuran - 2 orang Trainer Sertifikat Minimal 1 orang 0% Ada dokumen pemetaan penyelenggaraan pendidikan keterampilan klinik Sertifikat 2 Ijazah 100% Ada prototipe video intruksional keterampilan klinik sebagai prasarana pembelajaran keterampilan klinik. 35% Ada sediaan plastinate organ tubuh manusia Nilai rerata naik 38% dibanding nilai rerata Ketersediaan dokumen pemetaan Ketersediaan prototype video instruksional Ketersediaan sediaan plastinates organ tubuh manusia po pr x 100% pr po = nilai rerata pr = nilai rerata Kenaikan rerata nilai posttest dibanding pretest sebesar n poin tentang penguji OSCE tersedia Nilai rerata naik minimal 70% dibanding nilai rerata Nilai rerata naik 30% dibanding nilai rerata po pr x 100% pr po = nilai rerata pr = nilai rerata Kelengkapan sitem pendukung teknologi informasi untuk mendukung evaluasi keterampilan klinik tersedia 0% Ada piranti keras work station pendukung operasional Berdasarkan dokumentasi manajemen proyek 35

36 piranti lunak evaluasi keterampilan klinik Kenaikan rerata nilai posttest dibanding pretest sebesar n poin pada dosen klinik sebagai pelatih standardized patient tersedia 0% Nilai rerata posttest naik minimal 70% dibanding nilai rerata po pr x 100% pr po = nilai rerata pr = nilai rerata Kenaikan rerata nilai posttest dibanding pretest sebesar n poin tentang kompetensi sebagai standardized patient tersedia 0% Nilai rerata posttest naik minimal 70% dibanding nilai rerata po pr x 100% pr po = nilai rerata pr = nilai rerata 36

37 BAB V EVALUASI TERHADAP DESAIN DAN IMPLEMENTASI AKTIVITAS 5.1 HASIL EVALUASI Berdasarkan uraian pelaksanaan kegiatan pada Bab III, dapat diketahui bahwa sebagian besar kegiatan dapat dilaksanakan sesuai mekanisme yang telah direncanakan dalam RIP tahun anggaran Dari 10 (sepuluh) kegiatan (TOR) yang direncanakan pada tahun 2011, saat ini terdapat 5 (lima) kegiatan telah selesai dilaksanakan atau capaiannya 100%, yaitu : Aktivitas Pengayaan wawasan preceptor based system Aktivitas Peningkatan keterampilan preceptor kepaniteraan klinik Aktivitas Peningkatan suasana akademik dan kualitas pembelajaran di kepaniteraan klinik Aktivitas Pengayaan wawasan tentang penulisan stasion OSCE Aktivitas Pengayaan wawasan tentang penguji OSCE Sedangkan 4 (empat) aktivitas sedang dalam proses pelaksanaan, yaitu: Aktivitas Studi kebijakan pengembangan Preceptor Based System di Kepaniteraan Klinik Aktivitas Studi kebijakan pendidikan keterampilan klinik Aktivitas Pengembangan staf di bidang Pendidikan Kedokteran Aktivitas Peningkatan kualitas pembelajaran keterampilan klinik Sementara 1 (satu) aktivitas pelaksanaannya dilakukan oleh DIKTI yaitu aktivitas Pengembangan Staf untuk pendidikan Spesialisasi. Dalam kaitan dengan jadwal pelaksanaan, tingkat akurasi dengan jadwal yang telah disusun di awal perlu ditingkatkan, karena semua kegiatan mengalami penundaan waktu pelaksanaan. Hal ini dipengaruhi oleh faktor perencanaan jadwal yang kurang memperhitungkan kesiapan dari taskforce, mengingat PSPD UPH baru pertama kali mendapatkan dana hibah, maka kurangnya pengalaman taskforce mengakibatkan adanya keterlambatan dalam melakukan persiapan. Disamping itu waktu yang dibutuhkan untuk proses mendapatkan persetujuan CPCU untuk setiap kegiatan maupun waktu menunggu keluarnya NOL World Bank cukup lama. Penundaan kegiatan Lokakarya aktifitas 1 disebabkan saat itu belum ada kepastian turunnya dana loan serta proses persetujuan CPCU yang memakan waktu cukup lama. Untuk kegiatan bench marking penundaan disebabkan penyesuaian jadwal dengan institusi yang dituju. Sedangkan untuk aktifitas pengembangan staf bergelar penundaan dilakukan oleh institusi yang bersangkutan (UGM). Keterlambatan turunnya dana loan (April 2011) menyebabkan kegiatan Lokakarya Pengayaan preceptor based system menggunakan dana pinjaman dari DRK. Terdapat 3 aktivitas komponen pengadaan barang yang tertunda pelaksanaannya karena lamanya proses memperoleh WB NOL. Sesuai dengan harapan yang dituangkan pada Laporan Tengah Tahunan 37

38 PSPD UPH, maka proses pengadaan barang untuk aktivitas dan sebagian aktivitas dapat terlaksana. Diharapkan pada awal tahun 2012, aktivitas juga akan terlaksana secara penuh atau 100%. Jadi dapat disimpulkan hambatan yang ditemukan selama pelaksanaan tahun pertama hibah antara lain: (1) kurangnya pengalaman taskforce dalam melaksanakan program hibah mengakibatkan proses persiapan pelaksanaan menjadi lama; (2) lamanya proses mendapatkan WB NOL dari World bank untuk pengadaan barang menyebabkan tertundanya pelaksanaan kegiatan; (3) lamanya proses menunggu persetujuan CPCU untuk TOR kegiatan menyebabkan beberapa kegiatan mengalami penundaan; (4) sebagian personil yang terlibat sebagai taskforce juga merupakan pejabat struktural dan koordinator akademik sehingga sinkronisasi dengan tugas keseharian menjadi faktor yang sangat penting. 5.2 Tindak Lanjut yang Dilakukan Mencermati pengalaman dalam merencanakan dan melaksanakan program hibah kompetisi, terdapat beberapa pengalaman yang sangat berharga bagi keberhasilan pelaksanaan program hibah periode tahun kedua (tahun 2012) antara lain : (1) perencanaan perlu dibuat sejeli mungkin untuk menghindari hambatan teknis dalam pelaksanaan kegiatan; (2) diperlukan pengaturan beban kerja dan rencana kerja yang lebih baik lagi agar pelaksanaan program hibah tidak menjadi tambahan beban kerja; (3) diperlukan koordinasi yang optimal antar setiap penanggungjawab aktivitas dan tim task force agar persiapan dan kesinambungan antar kegiatan dapat terjaga dan saling mendukung kemajuan dari setiap kegiatan. Rencana tindak lanjut yang perlu dilakukan adalah (1) dalam aspek penjadwalan kegiatan, persiapan kegiatan harus dilakukan jauh hari sebelumnya sehingga persetujuan CPCU sudah keluar sebelum jadwal kegiatan dilaksanakan; (2) Koordinasi di tingkat taskforce akan lebih ditingkatkan agar lebih mampu mengkoordinasikan segala kendala baik teknis maupun administratif. 38