USER GUIDE FOR TERMINAL OPERATOR

Transkripsi

1 USER GUIDE FOR TERMINAL OPERATOR Version I N A P O R T N E T

2 Daftar Isi : 1. Tentang Inaportnet 3 2. Manfaat Inaportnet Layanan Dalam Inaportnet 5 4. Akses Inaportnet 7 5. Login Inaportnet 8 6. Bisnis Proses RPK / OP Membuat RPK / OP Membuat RPK tanpa OP Export Data Inaportnet I N A P O R T N E T

3 1. TENTANG INAPORTNET INAPORTNET adalah portal elektronis yang terbuka dan netral guna memfasilitasi pertukaran data dan informasi layanan kepelabuhanan secara cepat, aman, netral dan mudah yang terintegrasi dengan instansi pemerintah terkait, badan usaha pelabuhan, dan pelaku industri logistik untuk meningkatkan daya saing komunitas logistik Indonesia. Pengguna INAPORTNET adalah instansi pemerintah dan badan usaha pelabuhan serta pelaku industri logistik di Indonesia yang memanfaatkan jasa kepelabuhanan seperti: shipping lines / agents, freight forwarder, CFS (Container Freight Station), Custom brokerage/ppjk, importir & exportir, depo container, warehouse, dan inland transportation. Mengapa INAPORTNET? Performansi logistik Indonesia saat ini menjadi perhatian serius pemerintah dan swasta. Hal ini sering diukur dari beberapa tolok ukur secara statistik seperti dwelling time, kontribusi biaya logistik atas GDP dan Logistik Performance Index (LPI). Salah satu upaya yang dianggap mampu secara cepat dan murah untuk meningkatkan performansi logistik Indonesia adalah pembenahan disisi soft infrastruktur yaitu penyediaan platform IT bagi komunitas logistik untuk bertukar data dan informasi secara terintegrasi. Inilah yang juga dilakukan oleh negaranegara yang maju proses logistiknya. Ini bukan ide baru, salah satu wujudnya yang sudah berjalan dan sering disebut adalah INSW (Indonesia National Single Window) yang memiliki dua pilar yaitu Tradenet dan Portnet. Jadi, INAPORTNET ini adalah salah satu portal INSW sebagai bagian dari upaya mewujudkan Sistem Logistik Nasional (SISLOGNAS) yang berdaya saing global. 3 I N A P O R T N E T

4 2. MANFAAT INAPORTNET Dengan ciri tersebut maka INAPORTNET akan memberikan manfaat bagi komunitas logistik, antara lain sebagai berikut : 1. Single submission 2. Layanan online terintegrasi dan tersentralisasi 3. Percepatan proses secara keseluruhan 4. Transparansi 5. Menyederhanakan proses bisnis 6. Menurunkan dwelling time 7. Memenuhi standard global 8. Kemampuan tracing dan tracking 9. Minimisasi kesalahan pemasukan data dan dokumen 10. Dapat melakukan monitoring atas proses 11. Meningkatkan daya saing pelaku industri 12. Keamanan data transaksi User INAPORTNET ialah : 1. Otoritas Pelabuhan 2. Bea Cukai 3. Instansi Pemerintahan Lainnya 4. Shipping Lines & Agents 5. Terminal Operators 6. Freight Forwarders 7. Customs Brokers (PPJK) 8. Container Freight Station (CFS) 9. Inland Trucker 10. Importers / Exporters 4 I N A P O R T N E T

5 3. LAYANAN DALAM INAPORTNET Inaportnet dikembangkan secara bertahap baik dari jangkauan maupun jenis layanannya. Pada tahun 2013, layanan dimulai dari Pelabuhan Tanjung Priok dengan layanan meliputi : layanan ijin kapal, layanan pengeluaran dan penerimaan container, layanan manifest domestik dan pembayaran secara elektronis. Tersedia 3 layanan di INAPORTNET yaitu : a. iport-vessels Management Layanan INAPORTNET yang digunakan oleh shipping lines untuk membuat atau mengajukan line, schedule dan commercial offer yang menjadi inputan atas berbagai proses berikutnya di Kantor Pemerintah, Badan Usaha di Pelabuhan secara terintegrasi. Saat ini layanan ini hanya tersedia untuk proses layanan kapal di Jakarta. Proses utama pada Modul iport-vessel Management : I. Creating : LINE Yaitu pembuatan rencana trayek tetap pelayaran oleh Shipping Line secara elektronis II. Creating : VOYAGE Yaitu pembuatan jadwal kedatangan dan keberangkatan kapal dengan menentukan perkiraan tanggal kedatangan dan tanggal keberangkatan kapal oleh Shipping Line secara elektronis di LINE, dimana didalamnya terdapat proses pengiriman Nomor PKK. iport-vessel Management, memberikan kemudahan sebagai berikut : Proses dilakukan secara elektronis sehingga cepat Single submission, sehingga shipping Line cukup mengajukan proses / dokumen satu kali Minim kesalahan Terintegrasi dengan layanan pelabuhan lainnya b. iport-call Folder iport-call Folder merupakan merupakan layanan untuk penyampaian berkas data untuk perijinan keluar-masuk kapal (clearance in/out) dengan instansi pemerintah terkait seperti Syahbandar, Imigrasi, Kesehatan Pelabuhan dan Otoritas Pelabuhan yang dilakukan secara elektronis. 5 I N A P O R T N E T

6 Fitur utama Call Folder : Shipping agent : melakukan create, update, invalidate dan submit PSAD kepada approver. Call Folder Approver : melakukan approval atau reject berkas atau PSAD. Melalui iport-call Folder, layanan perijinan keluar masuk (Clearance In/Out) memiliki kemudahan: Proses dilakukan secara elektronis sehingga cepat Single submission, sehingga shipping Line cukup mengajukan proses / dokumen satu kali Minim kesalahan Terintegrasi dengan layanan pelabuhan lainnya c. iport - Cargo Management System (CMS) Layanan INAPORTNET terkait proses container maupun cargo yang merupakan pengembangan lebih lanjut daripada Smartcago. Layanan ini terkait dengan manajemen cargo dan container termasuk administrasi cargo dan container, sistem tracking dan tracing cargo, dan jadwal bongkar muat cargo.. 6 I N A P O R T N E T

7 4. AKSES INAPORTNET Inaportnet dapat diakses melalui website di ketika berhasil membuka link tersebut akan muncul tampilan : 7 I N A P O R T N E T

8 5. LOGIN INAPORTNET 1. Klik LOGIN 2. Masukkan username dengan diawali dengan INAPORTNET\ dan masukkan user anda 3. Masukkan PASSWORD sesuai yang diberikan, password terdiri dari kombinasi huruf besar, huruf kecil, dan angka. 8 I N A P O R T N E T

9 4. Pilih Widget VMS & CMS untuk memulai Module Pelayanan Kapal dan Barang 5. Ketika berhasil LOGIN sebagai Terminal Operator, akan muncul tampilan menu seperti gambar dibawah 6. Untuk VMS ( Vessel Management System ) akan lebih banyak menggunakan Menu Voyage 7. Rapid Access adalah fungsi panggilan cepat, ketika user memasukkan kode dari menu Voyage 9 I N A P O R T N E T

10 6. BISNIS PROSES RPK / OP Sebelum membuat RPK / OP perlu dipahami beberapa ketentuan sebagai berikut : 1. Status RPK/OP ada 2 jenis status, yaitu : Port Authority Status ( status dari Otoritas Pelabuhan ) a. Waiting adalah RPK / OP telah selesai dibuat oleh terminal dan menunggu validasi oleh Port Authority ( Otoritas Pelabuhan ) b. Approved adalah RPK / OP telah selesai dibuat oleh terminal dan telah divalidasi oleh Port Authority ( Otoritas Pelabuhan ) c. Rejected adalah RPK / OP telah selesai dibuat oleh terminal dan ditolak oleh Port Authority ( Otoritas Pelabuhan ), maka RPK/OP tersebut dapat dikoreksi kembali oleh Terminal Approval RPK / OP status ( status dari PPSA ) a. New adalah RPK / OP telah selesai dibuat oleh terminal dan menunggu validasi oleh PPSA b. Validated adalah RPK / OP telah selesai dibuat oleh terminal dan telah divalidasi oleh PPSA c. Waiting adalah RPK / OP telah selesai dibuat oleh terminal dan dibuat menunggu oleh PPSA untuk dikoreksi oleh Terminal d. Rejected adalah RPK / OP telah selesai dibuat oleh terminal dan ditolak oleh PPSA, maka RPK/OP tersebut mati 2. Alur Validasi RPK / OP Entry Otoritas Pelabuhan Validated Terminal Rejected PPSA Validated Shipping Rejected ( RPK/OP Mati ) 3. Alur OP OP dapat dikoreksi tanpa menunggu Rejected dari Otoritas Pelabuhan maupun status Waiting dari PPSA. 10 I N A P O R T N E T

11 7. MEMBUAT RPK / OP 1. Pilih Menu Voyage Berth Placement Search Berth Placement Jika menggunaka Rapid Access masukan kode RDPAQ 2. Maka akan muncul tampilan untuk mengisikan kode Permintaan Sandar / Request Berth (DPQ) yang akan dibuat RPK / OP nya 3. Masukkan kode Permintaan Sandar / Request Berth ( DPQ00000xxx ) yang diingkan pada kolom Request PCS Id. Yang di inputkan cukup kode yang berupa angka saja - tekan enter atau klik Search Untuk mencari data kapal yang akan dibuatkan RPK/OP ada berbagai cara selain diatas antara lain : - Masukan No Voyage ( ATPxxxxx ) pada field Voyage PCS id lalu tekan search/enter - Masukan rentang waktu di field Request created between the...and...lalu tekan enter - Masukan kata kunci nama kapal pada field vessel diawali tanda bintang ( * ) kata kunci dan akhiri dengan tanda bintang ( * ), misalnya *ARMADA* lalu tekan enter 11 I N A P O R T N E T

12 4. Maka akan muncul tampilan Request Berth, atau daftar data kapal kemudian pilih kapal yang akan dibuatkan RPK/OP 5. Pilih Berth Requested 6. Di dalam menu berth request terminal kan membuat RPK dengan OP atau RPK saja. Untuk membuat RPK/OP, pilih tombol Add OP pada bagian kanan bawah untuk Kapal yang akan dibuat rencana bongkar/muatnya. Sedangkan untuk membuat RPK saja klik tombol Add RPK 12 I N A P O R T N E T

13 7. Maka akan muncul tampilan dari menu OP Dalam pembuatan OP terdapat dua cara yaitu : - Terminal yang mengharuskan membayar uper / CMS terlebih dahulu sebelum membuat RPK/OP, maka dapat mencari bukti upper ( Order Id B/M ) terlebih dahulu 8. Untuk mencari bukti upper ( Order Id B/M ), pilih bantuan pencarian 9. Maka akan muncul tampilan dari List dari bukti upper ( Order Id B/M ), pilih salah satu yang sesuai 13 I N A P O R T N E T

14 10. Setelah memilih order Id B/M, kemudian isikan field pada menu Datas,Others,dan Alat kemudian tekan Initialize Containers/General Cargo, maka data pada Field Containers dan atau General Cargo akan terisi otomatis dari data Id B/M Beberapa field yang lain yang bisa dilengkapi 14 I N A P O R T N E T

15 Diantaranya : Num of Truck diisi dengan jumlah Truck yang digunakan SOP ( Ship Output perday ) diisi jumlah SOP masing-masing terminal TGH ( Ton Gank per Hour ) diisi jumlah TGH masing-masing terminal Remarks diisi dengan keterangan tambahan jika diperlukan Shift diisi dengan jumlah shift yang dibutuhkan untuk proses Bongkar/ Muat Shore Crane ( Crane Darat ) diisi dengan jumlah Shore Crane yang digunakan Crane Condition diisi dengan keadaan Crane yang digunakan ( Good / Damage ) Ship Crane ( Crane Kapal ) diisi dengan jumlah Ship Crane yang digunakan 11. Tentukan Hold yang digunakan pada Hold Number Isikan alat yang dipakai untuk masing-masing Hold yang digunakan untuk melakukan proses Bongkar / Muat dan Type alat yang digunakan 15 I N A P O R T N E T

16 Untuk mencari jenis alat yang digunakan, adalah dengan menggunakan tombol Search ( ), lalu tekan search, dan pilih jenis alat yang digunakan 12. Untuk terminal yang melakukan pembayaran Uper tidak melalui Simopel, maka proses pada point 10 dapat ditinggalkan, dilanjutkan dengan mengisi Field Containers atau General Cargo secara manual 13. Sesuai denga jumlah Shift diatas, maka isikan detail rencana bongkar muat kapal pershiftnya Diantaranya : Discharge / Loading pilihlah sesuai dengan kegiatan ( bongkar atau muat ) Date diisi dengan tanggal dengan Format DD/MM/YYYY untuk tanggal dan HH:MM untuk jam Shift diisi dengan Shift ke sesuai dengan kegiatan Hold Number dipilih sesuai dengan kegiatan Gang diisi dengan jumlah gang yang digunakan dalam kegiatan 16 I N A P O R T N E T

17 Type diisi dengan Type Cargo yang Dominan pada proses kegiatan, dengan cara dipilih dengan menu serch, lalu masukkan jenis Cargo Dominan dengan cara memasukkan kata kunci pada kolom label diawali dengan bintang (*) diakhiri dengan bintang (*) Maka akan muncul semua data berdasarkan kata kunci tersebut 14. Setelah semua keterangan diisi dengan data yang sesuai, pilih Validate pada bagian kanan bawah tampilan Inaportnet. 15. Selanjutnya bila tidak terjadi kesalahan, pilih Confrim untuk mnyelesaikan pembuatan OP atau Modify untuk memperbaiki data yang kurang sesuai. 16. Setelah memilih Confirm, maka proses pembuatan OP sudah selesai dilaksanakan. Selanjutnya adalah proses pembuatan RPK 17 I N A P O R T N E T

18 17. Untuk membuat RPK berdasarkan OP yang telah dibuat, pilih See OP/RPK pada permintaan sandar ( Berth Request ) pada pojok kanan bawah. 18. Setelah dipilih See OP/RPK, maka akan muncul tampilan dari OP yang sudah dibuat sebelumnya, dan tampilan dari form RPK yang masih kosong Pilih Work on RPK pada pojok kanan atas atau pojok kanan bawah 18 I N A P O R T N E T

19 19. Isikan data RPK sesuai dengan data OP Diantara : RPK/OP Type dipilih sesuai dengan jenis service RPK nya, yaitu Penambatan, Pindah, Perubahan, dan Perpajangan. Untuk RPK OP pertama, jika PPKB ke 1 berstatus NEW atau Belum ada PPKB maka Service Code RPK nya adalah Tambat dan bila PPKB ke 1 berstatus ACCEPTED maka Services Code RPK nya adalah Pindah Packging Unit dipilih sesuai dengan jenis kemasan Cargo Dominan Discharging Unit dipilih sesuai dengan jenis cargo bongkar yang paling dominan Loading Unit dipilih dipilih sesuai dengan jenis cargo muat yang paling dominan Berth Placement diisi dengan Kade yang dialokasikan Start Meter diisi dengan Kade meter awal, sedangkan End Meter diisi dengan Kade meter akhir Commence Berthing Date diisi dengan waktu kapal mulai sandar, dengan format DD/MM/YYYY untuk tanggal dan HH:MM untuk jam Completion Berthing Date diisi dengan waktu kapal selesai sandar dengan format DD/MM/YYYY untuk tanggal dan HH:MM untuk jam No. RPK/OP ex.kapal diisi dengan data kapal yang digantikan pada kade yang dimaksud Cara pencariannya dengan menu search dari data Inaportnet, jika data yang dicari tidak ditemukan, maka masukkan 4 Digit kode kapal yang digantikan ( misalkan : KM Inaportnet 1 dengan kode kapal INPT ) Terminal Operator Remarks diisi dengan keterangan yang diberikan oleh pihak terkait kondisi penyandaran kapal 20. Bila RPK sudah dilengkapi dengan data yang sesuai, pilih Validate 19 I N A P O R T N E T

20 21. Setelah di Validate, system akan meminta konfirmasi dari proses validasi tersebut, maka pilih Confirm 22. Setelah Confirm, akan keluar dari Tampilan pembuatan RPK dan hal ini pun menandakan selesainya proses pembuatan RPK / OP oleh terminal. 23. Proses selanjutnya adalah validasi dari Otoritas Pelabuhan dan PPSA 20 I N A P O R T N E T

21 8. MEMBUAT RPK TANPA OP 1. Untuk membuat RPK adalah pilih Add RPK pada bagian kanan bawah untuk Kapal yang akan dibuat Rencana Penambatan Kapalnya 2. Maka akan muncul tampilan dari RPK Untuk proses pengiisian, sama dengan Bab 6. MEMBUAT RPK / OP pada Point 9 21 I N A P O R T N E T

22 3. Setelah semua data telah dilengkapi pilih Validate pada bagian kanan bawah tampilan RPK 4. Setelah Validate, pilih Confirm untuk menyelesaikan proses pembuatan RPK, atau Modify, bila ada data yang ingin dikoreksi atau perbaiki, sebelum data di Confirm. 5. Setelah dilakukan Confirm maka akan kembali ke tampilan awal Berth Requested, dengan Port Authority Status Waiting 6. Proses selanjutnya adalah validasi dari Otoritas Pelabuhan dan PPSA 22 I N A P O R T N E T

23 9. EXPORT DATA INAPORTNET Untuk mengambil data dari Inaportnet, kita dapat menggunakan menu Export Results, dimana proses ini akan mengexport data dari Inaportnet kedalam bentuk.csv yang selanjutnya akan disesuaikan sehingga dapat diambil data-data yang dibutuhkan. Adapun cara Exportnya adalah : 1. tampilan muka dari Pilih Menu Menu iport-vessel Management System, Pilih Voyage Berth Placement Search Berth Placement Jika menggunaka Rapid Access masukan kode RDPAQ 2. Maka akan muncul tampilan dari Search Berth Placement Untuk mencari data kapal yang akan di Export ada berbagai cara, antara lain : - Masukan rentang waktu di field Request created between the and lalu tekan enter 23 I N A P O R T N E T

24 - Berdasarkan Shipping Agent dengan memasukkan kode Shipping Agent - Masukan kata kunci nama kapal pada field vessel diawali tanda bintang ( * ) kata kunci dan akhiri dengan tanda bintang ( * ), misalnya *ARMADA* lalu tekan enter - Tanggal kedatangan kapal pada field Date of arrival between the and - Cari berdasarkan Port Authority Status, yaitu All untuk semua Status, Approved untuk RPK OP yang di Approve, Rejected untuk RPK OP yang ditolak, dan Waiting untuk RPK OP yang masih menunggu persetujuan. - Atau langsung klik Search untuk melihat semua data 3. Setelah berhasil mencari data yang diinginkan, pilih Export Result pada List data yang berhasil dicari 4. Simpan dalam betuk.xls atau.csv, lalu buka dengan Ms.Excel 24 I N A P O R T N E T

25 Contact Us : Call Center : customercare@ilcs.co.id 25 I N A P O R T N E T