MANIFEST INTEGRATION APPS

Transkripsi

1 MANIFEST INTEGRATION APPS (MANIFEST LOADING LIST) QUICK REFERENCE

2 DAFTAR ISI 1. Masuk ke dalam Manifest Integration Apps Mengakses Manifest Integration Apps Menndaftar / Login Sebagai Pengguna Manifest Integration Apps Mendaftar pada website Manifest Integration Apps Masuk ke Manifest Integration Apps (Login) Cara Pengisian File Excel Untuk Manifest / Loading List Mengambil Format File Excel dari Website Manifest Integration Apps Cara Pengisian Manifest / Loading List Cara Unggah Dokumen Manifest / Loading List Melihat Log pengiriman Manifest / Loading List Keluar dari Manifest Integration Apps P a g e

3 Manifest Integration Apps Quick Reference 1. Masuk ke dalam Manifest Integration Apps. 1.1 Mengakses Manifest Integration Apps Untuk dapat masuk dan mengakses Manifest Integration Apps caranya adalah sebagai berikut : a. Buka browser dan masukkan URL website lalu klik GO TO APPS di pojok sebelah kanan dan klik Manifest Icon untuk menuju Manifest Integration Apps. b. Atau buka browser dan masukkan URL website Manifest Integration Apps yaitu Gambar 1 Tampilan Masuk ke Website Manifest Integration Apps. 2. Mendaftar / Login Sebagai Pengguna Manifest Integration Apps. 2.1 Mendaftar pada website Manifest Integration Apps Berikut tahapan untuk mendaftar pada website Manifest Integration Apps : a. Setelah muncul tampilan homepage Manifest Integration Apps pada browser anda, Pada sisi kanan halaman terdapat form untuk log in. Namun untuk dapat masuk ke aplikasi anda diharuskan melakukan registrasi dengan cara klik tombol Mendaftar pada bagian kanan form. Gambar 2.1 Tampilan Cara Mendaftar di Manifest Integration Apps. 2 P ag e

4 b. Form registrasi terdiri dari kolom-kolom sebagai berikut (kolom dengan tanda * wajib diisi) : Username* : Username yang diinginkan Password* : Password untuk akun yang akan dibuat Confirm Password* : Ketik ulang password yang diinginkan Full Name* : Nama lengkap pemegang akun Mobile Phone* : Nomor handphone pemegang akun Phone : Nomor telepon lain pemegang akun * : Alamat pemegang akun Compamy Name* : Nama perusahaan Tax Reference (NPWP) : Nomor NPWP perusahaan (Company) Phone* : Nomor telepon perusahaan (Company) Fax : Nomor fax perusahaan Business Type* : Isi dengan Shipping Line Company ID* : Isi dengan kode agen dari IPC Address : Alamat perusahaan Write following word* : Isikan dengan teks merah yang tampil di layar I Declare The Data is True and Agree to Terms of Use* Check box, centang kotak disamping pernyataan tersebut untuk menyatakan bahwa data yang diisi adalah data yang valid dan user setuju dengan ketentuan penggunaan Manifest Integration Apps ini. c. Klik Register pada kanan bawah form untuk submit form registrasi tersebut. d. Data registrasi akan dikonfirmasi oleh staff admin, setelah itu user dapat melakukan log in dan melakukan pengiriman file manifest / loading list. 3 P a g e

5 Manifest Integration Apps Quick Reference 2.2 Masuk ke Manifest Integration Apps (Login) Gambar 2.2 Tampilan Cara Login ke Manifest Integration Apps. Berikut tahapan untuk masuk (log in) ke dalam website Manifest Integration Apps: 1. Buka browser dan masukkan URL website lalu klik GO TO APPS di pojok sebelah kanan dan klik Manifest Icon untuk menuju Manifest Integration Apps. (Gambar 1). Atau masukkan URL website Manifest Integration Apps yaitu di browser. 2. Pastikan bahwa perusahaan anda telah mendaftar dan sudah diverifikasi oleh staff admin Manifest Integration Apps (Gambar 2). 3. Pada sisi kanan halaman terdapat form yang perlu diisi untuk melakukan log in. Ada beberapa beberapa kolom yang perlu diisi, yaitu: a. Username : Username akun yang sudah teregistrasi b. Password : Password akun tersebut c. Write the following word : Isikan dengan teks merah yang tampil di layar 4. Klik tombol Masuk pada kiri bawah form. 3. Cara Pengisian File Excel Untuk Manifest / Loading List. 3.1 Mengambil Format File Excel dari Website Manifest Integration Apps. Sebelum melakukan pengiriman file manifest / loading list di manifest integration apps, pengguna dapat mengunduh format file excel yang akan dikirimkan. Format excel dapat diambil di dalam manifest integration apps dengan cara sebagai berikut : 4 P ag e

6 a. Klik Dokumen di atas kiri Website b. Klik Riwayat Pengiriman Gambar 3.1 Tampilan Cara Akses File Excel Manifest Integration Apps. c. Klik Unggah Dokumen (pilih manifest atau loading list sesuai kebutuhan) Gambar 3.2 Tampilan Cara Akses File Excel Manifest Integration Apps d. Silahkan dipilih sesuai kebutuhan masing-masing shipping. Format container/breakbulk untuk Terminal Non IKT dan Format Car Terminal untuk Terminal IKT. Gambar 3.3 Tampilan Cara Unduh File Excel Manifest Integration Apps. 5 P a g e

7 3.2 Cara Pengisian Manifest / Loading List File Excel yang digunakan untuk mengisi manifest terdiri dari empat sheet yaitu: 1. Informasi Kapal adalah sheet yang berisi data kapal yang bersangkutan. 2. Container adalah petikemas yang diangkut beserta spesifikasi setiap petikemas tersebut. 3. Consignment adalah Daftar bill of lading (BL) yang diangkut. 4. Packages adalah data item-item dalam bill of lading pada sheet sebelumnya disertai spesifikasi kemasan masing-masing item. Pada tabel berikut akan dijelaskan setiap kolom pada keempat sheet tersebut. Sheet Kolom Keterangan Nomor UKK UKK adalah nomor yang didapat dari pelabuhan untuk kedatangan kapal. Informasi Kapal Nama Kapal Direction Inaportnet ATP Number Voyage Previous Voyage Call Sign IMO Number Last Port POL POD Next Port Actual Time POL Actual Time POL Estimated Time POD Estimated Time POD Total Container Nama kapal yang terkait dengan manifest ini. Isi INBOUND jika manifest ini dikirimkan ke pelabuhan sebagai manifest kedatangan. Isi OUTBOUND jika manifest dikirim sebagai manifest keberangkatan (loading list). Nomor Voyage ATP di PCS. Perlu register voyage di PCS terlebih dahulu sebelum upload manifest. Nomor voyage manifest ini. (Kedatangan kapal) Nomor voyage sebelum pelayaran ini. Call sign kapal ini. IMO number kapal ini. Port yang dikunjungi sebelum tiba di pelabuhan muat. Diisi menggunakan UN LOCODE. Contoh : Belawan (IDBLW) (Port of Loading) Pelabuhan muat. Diisi menggunakan UN LOCODE. Contoh : Belawan (IDBLW) (Port of Discharge) Pelabuhan bongkar. Diisi menggunakan UN LOCODE. Contoh : Belawan (IDBLW) Pelabuhan yang akan dikunjungi setelah pelabuhan muat. Diisi menggunakan UN LOCODE. Contoh : Belawan (IDBLW) Waktu kedatangan aktual di pelabuhan muat. Waktu keberangkatan aktual dari pelabuhan muat. Perkiraan waktu kedatangan di pelabuhan bongkar. Perkiraan waktu keberangkatan dari pelabuhan bongkar. Jumlah container di kapal. (Terisi otomatis bila pengisian sheet container selesai dilakukan) 6 P a g e

8 Conitaner Consignment Total Consignment (BL) Container Number Isocode Container Carrier Seal Customs Status (FCL/LCL/MTY) Plugging Required (Y/T) Required (Y/T) Fumigation By Brg Berbahaya (Y/T) Min Reefer Temp Max Gross Weight Tare Height Left Overdimension Right Front Back No BL Tanggal BL Master BL Operator Code Lokasi stuffing LOCODE Pel. Sebelumnya Jumlah BL dalam kapal. (Terisi otomatis bila pengisian sheet packages selesai dilakukan) Nomor container. Kode jenis petikemas berdasarkan ISO6346. Contoh 20G0 (20ft GENERAL PURPOSE) Nomor segel yang dikeluarkan oleh Pelayaran Nomor segel yang dikeluarkan oleh Bea Cukai Status dari petikemas yang di bongkar/muat. Silahkan pilih salah satu dari list yang tersedia Jika container berpendingin, dapat dipilih apakah ingin dihubungkan ke outlet listrik atau tidak (T/Y) Jika perlu fumigasi (T/Y) Perusahaan/pihak pelaksana fumigasi Apakah petikemas berisi barang berbahaya atau tidak (T/Y) Setting temperatur minimum diperlukan. Cukup angka saja tidak perlu mencantumkan satuan. Satuan yang digunakan sudah diisikan pada sheet Informasi Kapal'. Setting temperatur maksimum diperlukan. Cukup angka saja tidak perlu mencantumkan satuan. Satuan yang digunakan sudah diisikan pada sheet Informasi Kapal'. Berat total container dan cargo. Cukup angka saja tidak perlu mencantumkan satuan. Satuan yang digunakan sudah diisikan pada sheet Informasi Kapal'. Berat container saja. Cukup angka saja tidak perlu mencantumkan satuan. Satuan yang digunakan sudah diisikan pada sheet Informasi Kapal'. Jika cargo overdimension diisi kelebihannya untuk sisi atas. Cukup angka saja tidak perlu mencantumkan satuan. Satuan yang digunakan sudah diisikan pada sheet Informasi Kapal'. Jika cargo overdimension diisi kelebihannya untuk sisi kiri.cukup angka saja tidak perlu mencantumkan satuan. Satuan yang digunakan sudah diisikan pada sheet Informasi Kapal'. Jika cargo overdimension diisi kelebihannya untuk sisi kanan. Cukup angka saja tidak perlu mencantumkan satuan. Satuan yang digunakan sudah diisikan pada sheet Informasi Kapal'. Jika cargo overdimension diisi kelebihannya untuk sisi depan. Cukup angka saja tidak perlu mencantumkan satuan. Satuan yang digunakan sudah diisikan pada sheet Informasi Kapal'. Jika cargo overdimension diisi kelebihannya untuk sisi belakang. Cukup angka saja tidak perlu mencantumkan satuan. Satuan yang digunakan sudah diisikan pada sheet Informasi Kapal'. Nomor BL Tanggal BL Diisikan dengan Master BL jika isisan di kolonh No BL merupakan House BL Kode agen / operator kargo. Untuk joint slot diisikan masing-masing agen / operator. LOCODE untuk tempat pemasukkan barang ke petikemas. Contoh Belawan (IDBLW) LOCODE untuk pelabuhan sebelum pelabuhan muat untuk petikemas transhipment. Contoh Belawan (IDBLW) 7 P a g e

9 Packages Pel. Muat Pel. Bongkar Pel. Selanjutnya Pel. Akhir ETD (First Time Onboard) Shipper Name Name Address Name Consignee Address Name Notify Address No BL Qty UN Packaging Code No Container Gross Weight Net Volume Mengganggu (Y/T) HZ (Y/T) UN IMO Dangerous Goods Flash Point Packaging LOCODE untuk pelabuhan muat. Contoh Belawan (IDBLW) LOCODE untuk pelabuhan bongkar. Contoh Belawan (IDBLW) LOCODE untuk pelabuhan sesudah pelabuhan bongkar untuk petikemas transhipmnet. Contoh Belawan (IDBLW) LOCODE untuk pelabuhan tempat tujuan akhir (tempat diambil oleh pemilik). Contoh Belawan (IDBLW) Perkiraan waktu petikemas termuat di atas kapal Nama pengirim Alamat pengirim Nama penerima Alamat penerima Nama notify (pihak yang dihubungi jika sudah tiba di pelabuhan akhir). Bila tidak diisi akan terisi sama dengan consignee Alamat notify (pihak yang dihubungi jika sudah tiba di pelabuhan akhir). Bila tidak diisi akan terisi sama dengan consignee Nomor BL kemasan ini Jumlah barang yang termuat di dalam petikemas (misal 10). Nilainya saja tanpa satuan, Satuan yang digunakan sudah diisikan pada sheet Informasi Kapal'. Kode kemasan mengacu ke UN Packaging Code (misal package = PK) Jika merupakan barang dalam petikemas, pilih nomor petikemasnya Berat barang beserta kemasan. Nilainya saja tanpa satuan, Satuan yang digunakan sudah diisikan pada sheet Informasi Kapal'. Berat barangnya saja. Nilainya saja tanpa satuan, Satuan yang digunakan sudah diisikan pada sheet Informasi Kapal'. Volume barang. Nilainya saja tanpa satuan, Satuan yang digunakan sudah diisikan pada sheet Informasi Kapal'. Apakah termasuk barang mengganggu atau tidak (T/Y) Apakah termasuk barang berbahaya atau tidak (T/Y) Class Dangerous Goods UN Class Dangerous Goods IMO Class Dangerous Goods Flash Point (titik bakar) Kemasan Dangerous Goods Refrigerating (Non Container) Required (Y/T) Min Temp Jika perlu pendingin/refrigerator (T/Y) Suhu minimum. Cukup angka saja tidak perlu mencantumkan satuan. Satuan yang digunakan sudah diisikan pada sheet Informasi Kapal'. 8 P a g e

10 Max Temp Required Fumigation By Circulation Required (Y/T) HS Code Handling Dangerous Instruction Goods DG Description Goods Description Remarks Catatan : Suhu maksimum. Cukup angka saja tidak perlu mencantumkan satuan. Satuan yang digunakan sudah diisikan pada sheet Informasi Kapal'. Jika perlu fumigasi (T/Y) Perusahaan/pihak pelaksana fumigasi Barang yang butuh sirkulasi, misal bawang putih (T/Y) HS Code barang ini Jika barang berbahaya, harap isi cara penanganan barang Keterangan barang berbahaya tersebut Keterangan detail tentang barang Catatan khusus tentang pengiriman Kolom berwarna wajib diisi. Kolom berwarna wajib diisi jika syaratnya terpenuhi. Kolom berwarna merupakan kolom yang terisi secara otomatis setelah seluruh data lainnya terisi, maka tidak perlu diisi secara manual. Pengisian kolom waktu/tanggal menggunakan waktu lokal dengan format (DD/MM/YYYY HH:MM), format 24 jam. Berikut adalah hal-hal penting yang perlu diperhatikan dalam pengisian form Excel untuk manifest: 1. Keempat sheet dalam file Excel harus diisi. 2. Jangan mengubah nama worksheet, jika tidak maka file tidak dapat dibaca oleh sistem. 3. Jangan mengubah susunan worksheet. 4. Jangan menambahkan kolom atau isian lain selain dari area yang diperkenankan untuk diisi. 4. Cara Unggah Dokumen Manifest / Loading List. 9 P a g e Gambar 4.1 Tampilan pilihan unggah manifest / loading list.

11 Gambar 4.2 Tampilan unggah manifest / loading list. 1. Pilih dokumen apa yang akan dikirimkan dengan klik salah satu antara manifest / loading list. Atau klik Kedatangan untuk Manifest dan Keberangkatan untuk Loading List. 2. Pilih kapal yang akan di unggah manifest / loading listnya. Dengan klik pilih kapal tersebut akan keluar nama kapal yang dimaksud. (Pastikan kapal sudah dibuatkan voyage di PCS / INAPOERNET dan sudah mendapatkan PKK). 3. Setelah pilih nama kapal beserta nomor ATP dari PCS / INAPORTNET, kemudian dilanjutkan dengan memasukkan file dengan klik Unggah Berkas dan memilih file excel yang dimaksud. 4. Setelah semua data sudah benar, silahkan klik simpan draft apabila hanya ingin disimpan dan klik simpan langsung kirim apabila ingin langsung dikirimkan. 5. Melihat Log pengiriman Manifest / Loading List. Gambar 5.1 Tampilan pesan error unggah manifest / loading list 10 P a g e

12 Setelah melakukan pengiriman manifest / loading list atas kapal yang masuk, bisa dilihat status pengiriman tersebut berhasil atau gagal dari log yang ditampilkan oleh aplikasi. Semua kesalahan pengisian di format excel akan diinformasikan dan memudahkan dalam proses perbaikan data. Apabila berhasil akan tampil pesan berhasil di aplikasi. (gambar 5.1). Apabila ditemukan pesan error di aplikasi, silahkan perbaiki file unggahan berdasarkan informasi log yang ditampilkan. Setelah file diperbaiki, lakukan pengiriman ulang dengan mengunggah file yang sudah diperbaiki dan langsung klik kirim. Setelah dikirim ulang dengan file yang sudah dikoreksi, apabila sukses maka aplikasi akan menampilkan informasi bahwa pengiriman telah berhasil dilakukan dan silahkan lihat Log Dokumen pengirimannya dengan merefresh aplikasi. Gambar 5.2 Tampilan pesan sukses unggah manifest / loading list. 6. Keluar dari Manifest Integration Apps. Gambar 5.3 Tampilan log pengiriman manifest / loading list. Setelah selesai menggunakan Manifest Integration Apps, dan untuk menjaga keamanan kerahasian data anda, setelah selesai menggunakan Manifest Integration Apps, silahkan keluar dari aplikasi dengan cara klik user pelayaran anda di pojok kanan atas, dan klik keluar. Gambar 6 Tampilan keluar dari Manifest Integration Apps 11 P a g e