Manual E-Konsolidator. Eksportir - Konsolidator - Operator. Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah Republik Indonesia

Transkripsi

1 Manual E-Konsolidator Eksportir - Konsolidator - Operator Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah Republik Indonesia 2013

2 Daftar Isi Pendahuluan... 3 Tujuan Penulisan Dokumen... 3 Pengenalan Aplikasi e Konsolidator... 3 Alur Proses... 5 Matrik Pengguna... 6 Petunjuk Penggunaan Aplikasi... 8 Registrasi User... 8 Login... 9 Menu Utama Eksportir Permohonan Eskpor Status Permohonan Upload Barang Dokumen Pendukung Data Lartas Konsolidator Persetujuan Permohonan Status Permohonan Permohonan Gudang Permohonan Pengangkutan Barang Permohonan Shipping Line Invoice ke Konsolidator Operator Gudang Persetujuan Penyediaan Gudang Operator Truk Persetujuan Pengangkutan Barang Operator Shipping Line Persetujuan Shipping Line Lupa Password

3 Pendahuluan Tujuan Penulisan Dokumen Dokumen ini merupakan dokumen petunjuk penggunaan aplikasi e-konsolidator. Dokumen ini dibuat sebagai panduan untuk membantu pengguna dalam menggunakan aplikasi ini agar sesuai dengan prosedur yang ada. Dokumen ini diharapkan menjadi panduan untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi dalam penggunaan aplikasi. Pengenalan Aplikasi e Konsolidator e-konsolidator merupakan sistem yang dibangun oleh Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah Republik Indonesia dalam rangka memfasilitasi Koperasi Usaha Kecil dan Menengah (KUKM) untuk meningkatkan jumlah dan nilai ekspornya, cara kerja e-konsolidator yaitu mengintegrasikan berbagai bisnis dari mulai eskportir, konsolidator dan perusahaan yang bergerak dibidang eskpor. KUKM (Eksportir) Shipping Line E-Konsolidator Konsolidator (Fowarder ) Operator Trucker Operator Gudang e-konsolidator ini merupakan aplikasi yang berbasis web base sehingga dapat diakses dimana saja asal terhubung dengan internet. 3

4 e-konsolidator.com Anda cukup menggunakan browser, seperti GooleChrome dan Mozila FireFox. Pada URL masukkan Halaman pertama yang akan muncul yaitu beranda berisi informasi produk-produk UMKM yang telah terdaftar. Sehingga para konsumen atau buyers dapat melihat produk yang dimiliki UMKM. Berikut menu yang terdapat dibagian depan. No Nama Menu Keterangan 1 Beranda Halaman depan dari 2 Daftar Produk Berisikan daftar produk UMKM yang telah diunggah ke website e-konsolidator.com 3 Daftar Kategori Daftar produk yang telah dikelompokkan berdasarkan kategori. 4 Daftar UMKM UMKM yang telah terdaftar di e-konsolidator.com 5 Hubungi Kami Masyarakat dapat menghubungi instansi yang menangani web site ini. 6 Login Halaman yang dipergunakan untuk login, daftar atau lupa password. 4

5 Alur Proses 5

6 Dari bagan diatas dapat dijelaskan sebagai berikut: 1. KUKM atau eksportir melakukan pengajuan ekspor dengan mengirimkan data barang dan tujuan ekspor ke pihak konsolidator dalam hal ini fowarder. 2. Fowarder sebagai konsolidator akan membantu untuk proses pembuatan ke instansi terkait seperti Bea Cukai, Fowarder juga akan membantu untuk proses booking gudang, penjemputan ke operator Truck serta Shipping Line. 3. Operator Gudang atau warehouse akan memberikan respon berupa informasi ketersediaan gudang. 4. Operator Truck akan memberikan resposn jadwal penjemputan dari lokasi eksportir ke gudang. 5. Operator shipping line akan merespon dengan informasi kapal, tanggal keberangkatan, tanggal tiba dan No Bill of Lading. Matrik Pengguna No Nama Menu User Umum UMKM (Eksportir) Konsolidator Opt. Gudang Opt. Truck Opt. ShippingLine FRONT END 1 Beranda 2 Daftar Produk 3 Daftar Kategori 4 Hubungi Kami BACK END 5 Login 6 Registrasi 7 Lupa Password 8 Tentang Kami 9 Hubungi Kami EKSPORTIR 10 Permohonan Ekspor 11 Status Permohonan 12 Upload Barang 13 Dokumen Pendukung 14 Data Lartas KONSOLIDATOR 15 Persetujuan Permohonan 16 Status Permohonan 17 Permohonan Gudang 18 Permohonan Pengangkutan Barang 19 Permohonan Shipping Lines 20 Invoice ke Konsolidator OPERATOR GUDANG 21 Persetujuan Penyediaan 6

7 Gudang OPERATOR TRUCKER 22 Persetujuan Pengangkutan Barang OPERATOR SHIPPNG LINE 23 Persetujuan Shipping Line 7

8 Petunjuk Penggunaan Aplikasi Buka URL : dibrowser yang Anda miliki. Pilih menu Login dan muncul halaman Login untuk masuk system e-konsolidator. Agar pengguna dapat memakai aplikasi tentunya ada beberapa persyaratan yang perlu dimiliki, diantaranya harus memiliki User Name dan Password yang telah divalidasi, kalau Anda belum memilikinya silahkan daftar di menu Registrasi. Registrasi User Halaman ini berfungsi untuk mendaftarkan perusahaan dan profile pengguna yang nantinya digunakan untuk masuk ke system e-konsolidator, berikut halaman Registrasi: Masukkan informasi perusahaan dan penanggung jawab dengan benar, klik tombol Register untuk menyimpan data Anda. Setelah itu Anda akan mendapatkan konfirmasi dari sistem. 8

9 Setelah mendapatkan user dan password yang telah tervalidasi maka Anda dapat masuk ke e- konsolidator. Login Untuk login masukkan User Name dan Password yang telah dimiliki seperti dibawah ini. Klik tombol Login, apa bila user dan password Anda sudah benar maka akan masuk ke menu utama. Apabila salah Anda akan mendapatkan pesan sebagai berikut, 9

10 Menu Utama Ganti Password Keluar dari Aplikasi Menu Eksportir Permohonan Eskpor Halaman ini dipergunanakan untuk exportir yang akan melakukan ekspor, beberapa data yang perlu dimiliki yaitu tujuan ekspor dan informasi barang yang akan di ekspor. 10

11 No dokumen dapat diisi sendiri sesuai dengan keinginan. Pilih Konsolidator yang nantinya akan memproses permohonan Anda, tanggal ekspor serta data customer dan data barang. Diatas merupakan detail barang yang akan dieskpor. -Nama Barang - POS Tarif/HS, yaitu Kode HS yang merupakan klasifikasi produk sebagai standar international untuk pelaporan dibea cukai. - Volume, Total volume dari barang yang akan dikirim. - Berat Kotor dari barang yang akan dikirim. - Berat Bersih dari barang yang akan dikirim. Click Save untuk menyimpan Data. Setelah Anda menyimpan otomatis sudah dikirim ke konsolidator sesuai yang Anda Pilih, setelah ini konsolidator yang akan memproses ekspor Anda. Status Permohonan Untuk melihat tracking/proses dari permohonan yang telah kita buat, kita dapat melihat di Status Permohonan. 11

12 Untuk membatalkan permohonan yang baru dibuat, kita dapat memilih dahulu barisnya (hingga berwarna kuning) lalu klik tombol Cancel. Kolom paling kanan merupakan status dari permohonan. - Baru, Permohonan belum mendapat persetujuan dari konsolidator. - Diproses, Permohonan Anda sedang diproses oleh konsolidator. - Ditolak, Permohonan Adan ditolak oleh konsolidator. View Log dipergunakan untuk melihat detail dari proses, apakah proses di konsolidator, Operator Gudang, Operator Trucker atau Shipping Lines. Berikut adalah contoh View Log. 12

13 Upload Barang UKM yang telah terdaftar dapat mempromosikan produk yang dimiliki di situs sehingga pengguna internet dapat melihat produk-produk UMKM Indonesia. Untuk mengunggah file gambar yang dimiliki, klik tombol Add Isi form diatas sesuai produk yang Anda unggah. Klik Save untuk menyimpan, data yang telah Anda unggah akan muncul di halaman depan 13

14 Dokumen Pendukung Dokumen pendukung yaitu daftar dokumen yang dimiliki oleh eksportir yang berhubungan dengan perizinan. Hal ini untuk mempermudah konsolidator dalam melakukan perijinan terhadap instasi pemerintah. Contohnya SIUP, NPWP, Perizinan dari KEMENDAG dll. Untuk menambahkan dokumen pendukung yang Anda miliki ada baiknya Anda scan terlebih dahulu menjadi file gambar (jpg, jpeg) atau pdf. Agar nanti konsolidator dapat mengunduhnya. Klik Add pada tombol diatas. Klik Save untuk menyimpan data yang telah diisi diform. Untuk mengunduhnya dapat dilakuan kolom download. 14

15 Data Lartas Data lartas yaitu ketentuan atau pembatas ekspor atau impor. Untuk lebih jelasnya kita dapat melihat situs resmi dari beacukai jadi kita bisa melihat produk yang ekspor membutuhkan izin dari instasi terkait atau tidak. Konsolidator Persetujuan Permohonan Halaman ini berfungsi untuk melihat permohonan ekspor yang ditunjukkan kepada masing-masing konsolidator. 15

16 Berikut cara melakukan persetujuan permohonan yang diajukan oleh eksportir: - Pilih baris yang akan diproses dengan cara klik dibaris tersebut (hingga berwarna kuning). - Klik tombol persetujuan dan akan muncul seperti gambar dibawah. - Pilih Status (Diproses, Selesai atau Ditolak) - Klik tombol Save untuk menyimpan persetujuan. Pilih Status Setelah memberikan persetujuan, eksportir akan mengetahui status dari permohonan yang diajukan. Anda juga dapat berkomunikasi dengan eksportir dengan memberikan pesan, caranya dengan memilih baris lalu klik tombol Pesan, masukkan pesan yang Anda inginkan pada seperti gambar dibawah. Klik tombol Save untuk menyimpan. 16

17 Status Permohonan Fungsi dari status permohonan yaitu untuk mengetahui apakah permohonan tersebut telah diajukan ke Operator Gudang, Operator Truk dan Shipping Line (Anda dapat melihat dimasing-masing kolom seperti diawah ini). Berikut keterangan status : - BELUM TERDAFTAR : Permohonan tersebut belum didaftarkan ke Operator. - BARU : Permohonan telah didaftarkan tetapi belum diproses oleh Operator. - DIPROSES : Permohonan sedang diproses oleh Operator. - SELESAI : Permohonan telah selesai diproses. - DITOLAK : Permohonan ditolak oleh Operator. Untuk melakukan pendaftaran/pengajuan permohonan ke Operator pilih salah satu baris yang akan diproses (hingga berwarna kuning seperti dibawah ini). 17

18 Setelah itu klik tombol Gudang, Trucker, Shipping Line atau Invoice untuk mebuat tagihan ke eksportir. Maka akan muncul seperti gambar-gambar dibawah ini. Isi No Request, Tanggal Permohonan, Plih Nama Operator dan klik tombol Save untuk menyimpan. Isi No Request, Tanggal Permohonan, Plih Nama Operator dan klik tombol Save untuk menyimpan. 18

19 Isi No Request, Tanggal Permohonan, Plih Nama Operator dan klik tombol Save untuk menyimpan. Gambar diatas yaitu untuk membuat tagihan (Invoice) ke eksportir. - Isi no Invoice - Tanggal Invoice - Term Pembayaran - Masukkan Item-item yang akan kita tagihkan (Keterangan, Harga, Kuantiti) Klik tombol Tambah. - Klik tombol Save untukl menyimpan. Permohonan Gudang Gambar dibawah untuk melihat detail dari permohona ke Operator gudang. Anda juga dapat membatalkan permohoan yang baru dibuat dengan menekan tombol Cancel. 19

20 Permohonan Pengangkutan Barang Gambar dibawah untuk melihat detail dari permohona ke Operator Truk. Anda juga dapat membatalkan permohoan yang baru dibuat dengan menekan tombol Cancel. Permohonan Shipping Line Gambar dibawah untuk melihat detail dari permohona ke Shipping Line. Anda juga dapat membatalkan permohoan yang baru dibuat dengan menekan tombol Cancel. 20

21 Invoice ke Konsolidator Gambar dibawah untuk melihat detail dari Invoice ke Eksportir. Anda dapat membatalkan permohoan yang baru dibuat dengan menekan tombol Cancel. Operator Gudang Persetujuan Penyediaan Gudang Permohonan yang diajukan oleh konsolidator akan masuk ke persetujuan penyediaan gudang seperti gambar diatas. Untuk melihat statusnya kita lihat dikolom di paling kanan. Cara melakukan persetujuan atau memproses persetujuan yang telah masuk: 21

22 - Pilih baris permohonan yang telah masuk (hingga baris berwarna kuning). - Klik tombol persertujuan, maka akan muncul form seperti dibawah ini. - Isi tanggal masuk gudang - Isi tanggal keluar gudang - Isi lokasi gudang. - Isi status permohonan (DIPROSES, SELESAI, DITOLAK) - Apabila tolak isi keterangan ditolak/keterangan reject. - Klik tombol Save untuk menyimpan data. 22

23 Operator Truk Persetujuan Pengangkutan Barang Permohonan yang diajukan oleh konsolidator akan masuk ke persetujuan pengangkutan barang seperti gambar diatas. Untuk melihat statusnya kita lihat dikolom di paling kanan. Cara melakukan persetujuan atau memproses persetujuan yang telah masuk: - Pilih baris permohonan yang telah masuk (hingga baris berwarna kuning). - Klik tombol persertujuan, maka akan muncul form seperti dibawah ini. 23

24 - Isi tanggal angkut - Isi status permohonan (DIPROSES, SELESAI, DITOLAK). - Apabila ditolak isi keterangan ditolak/keterangan reject. - Klik tombol Save untuk menyimpan data. Operator Shipping Line Persetujuan Shipping Line Permohonan yang diajukan oleh konsolidator akan masuk ke persetujuan Shipping Line seperti gambar diatas. Untuk melihat statusnya kita lihat dikolom di paling kanan. Cara melakukan persetujuan atau memproses persetujuan yang telah masuk: 24

25 - Pilih baris permohonan yang telah masuk (hingga baris berwarna kuning). - Klik tombol persertujuan, maka akan muncul form seperti dibawah ini. - Isi data yang diperlukan. - Isi status permohonan (DIPROSES, SELESAI, DITOLAK). - Apabila ditolak isi keterangan ditolak/keterangan reject. - Klik tombol Save untuk menyimpan data. Lupa Password Apabila Anda lupa password yang Anda miliki, cukup masukkan user name dan Anda. Sistem akan mengikirimkan password yang baru ke Anda. 25

26 26