BAB 4 STUDI KASUS. Hasil temuan-temuan dari seluruh studi kasus dipaparkan pada bab ini. Selain

Transkripsi

1 BAB 4 STUDI KASUS Hasil temuan-temuan dari seluruh studi kasus dipaparkan pada bab ini. Selain itu juga terdapat analisa dan kesimpulan mengenai temuan pada setiap studi kasus. Seluruh nama yang bisa langsung digunakan untuk mengidentifikasi orang atau pun perusahaan yang terlibat dalam studi kasus ini telah diganti dengan kode yang terdiri dari huruf dan angka. Kode perusahaan terdiri dari 5 digit dengan pemisahan antar digit sebagai berikut: Jenis Industri AA 88 L Lokasi perusahaan Nomor urut perusahaan dalam studi kasus jika terdapat di jenis industri yang sama Walaupun kode yang dipakai tidak dapat menunjuk perusahaan secara langsung, kode dapat digunakan untuk melihat jenis industri suatu perusahaan bergerak dan lokasinya. Tabel 4.1 menjelaskan arti dari kode-kode yang digunakan di dalam studi kasus ini. 41

2 Tabel 4.1. Arti kode-kode untuk mewakili nama perusahaan di dalam studi kasus Kode Arti Jenis Industri CG Consumer Goods MI Manufacturing Industry TC Telecommunication Company Lokasi Perusahaan J Jakarta S Serpong Dari metodologi, studi kasus ini memerlukan tiga perusahaan dalam studi kasus utamanya, dan satu perusahaan untuk studi kasus pilot. Namun, keseluruhannya ada 6 perusahaan yang dihubungi, termasuk yang bersedia. Dua perusahaan yang dimintai informasinya menolak pada taraf pembangunan kontak. Alasannya sampai tesis ini diketik belum disampaikan secara formal. 4.1 Studi kasus pilot Studi kasus pilot dilakukan terhadap sebuah perusahaan yang dalam tesis ini diberi kode CG01J. Perusahaan ini memenuhi seluruh kriteria pemilihan objek studi umum yang telah ditetapkan sebelumnya. Selain dari kriteria-kriteria itu, perusahaan ini dipilih karena adanya anggapan bahwa CG01J merupakan objek yang ideal untuk studi sistem ERP. Profil singkat perusahaan ini disajikan pada 42

3 Tabel 4.1 di halaman selanjutnya. Atribut-atribut pada profil perusahaan di Tabel 1 ini disesuaikan dari kriteria yang ditetapkan sebelumnya. Tabel 4.1. Profil perusahaan dalam studi kasus pilot Atribut Kriteria Kode CG01J Lokasi Jakarta Jenis industri Consumer Goods Jenis perusahaan Swasta, Multinasional Ukuran perusahaan Besar Sistem ERP SAP R/3 (sedang implementasi), BPCS (sistem lama) Modul yang digunakan 12 (SAP R/3), 12 (BPCS) Tahapan adopsi Dalam tahap implementasi fungsional (SAP) Studi kasus pilot ini melibatkan seorang narasumber dari perusahaan CG01J. Peserta diminta untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan pada wawancara dan dalam kuesioner. Beberapa butir kunci dari profil peserta ini ditampilkan pada Tabel 4.2. Tabel 4.2. Profil peserta studi kasus pilot dari perusahaan CG01J Atribut Kode Jabatan Lama dedikasi Kriteria CG01J-WT-1 ERP Project Manager (saat ini), Divisi Logistik (sebelumnya) 12 tahun 43

4 Dari profil dan pengamatan yang dilakukan pada saat wawancara, narasumber studi kasus pilot ini dapat diklaim sebagai sumber yang dapat diandalkan dan dipercaya Temuan Studi Kasus Pilot Berdasarkan jenis sumber bukti (source of evidence), temuan-temuan dalam studi pilot ini dirangkum sebagai berikut: Wawancara Enam pertanyaan utama dilontarkan kepada narasumber / peserta wawancara. Wawancara ini bersifat fokus (focused interview) yang dilakukan selama kurang lebih 40 menit. Hal-hal yang penting dan relevan yang diperoleh dari wawancara ini adalah sebagai berikut: 1. Perusahaan CG01J sejak tahun 1989 menggunakan sistem ERP dari SSA dengan nama BPCS 1. Sejak awal tahun 2007, sistem SAP mulai dicetuskan untuk menggantikan sistem BPCS. Sistem lama itu disebutkan kurang terintegrasi dibandingkan sistem baru dari SAP. Sistem SAP dijadwalkan akan Go-Live pada kuarter akhir tahun Proyek implementasi sistem SAP melibatkan sebuah tim proyek internal dengan struktur tim matriks, yaitu beberapa staf dari setiap divisi ditarik untuk menjadi anggota tim proyek sistem SAP. 1 BPCS atau Business Planning and Control System atau dibaca Bee picks, merupakan perangkat lunak sistem ERP keluaran System Software Associates (SSA) pada tahun 1980an 44

5 3. Peningkatan kinerja yang diharapkan dari sebuah sistem ERP ada 3, yaitu penghematan biaya (cost savings), penanganan pertumbuhan volume penjualan (volume growth handling), dan peningkatan kolaborasi (collaboration enhancement) dengan supplier dan konsumen (retailer). 4. Menurut narasumber, hal-hal yang harus diperhatikan selama proses implementasi sistem ERP adalah: Komitmen dari seluruh staf dalam organisasi, dari puncak sampai bawah (top to bottom) Persepsi terhadap sistem ERP, apakah dianggap hanya sebuah proyek IT saja, atau dipandang sebagai proyek bisnis Konversi master data dari sistem sebelumnya. Disebutkan bahwa kegagalan implementasi sistem ERP banyak berawal dari kegagalan dalam konversi data dari sistem sebelumnya ke sistem ERP. Manajemen perubahan (Change management) terhadap setiap individu dalam organisasi 5. Payback Period yang ditargetkan adalah 5 tahun. Jumlah investasi untuk implementasi sistem SAP ini tidak disebutkan secara spesifik, namun diperkirakan sekitar ratusan juta dolar. 6. Proyek implementasi sistem ERP baru serupa di perusahaan CG01J ini, menurut narasumber, sudah pernah beberapa kali dilakukan di masa lalu saat perusahaan mengganti sistem BPCS dengan versi yang lebih baru. Perbedaan terletak pada scope proyek, yaitu bahwa proyek sistem SAP saat ini adalah untuk satu kawasan Asia Pasifik dan Afrika, sementara sistem BPCS dulu merupakan proyek lokal. 45

6 Observasi Observasi langsung tidak dapat dilakukan karena pada saat studi pilot ini dilakukan, sistem ERP yang baru dalam perusahaan, yaitu SAP R/3, belum terlihat secara fisik. Sistem tersebut sedang berada pada tahap pengimplementasian infrastruktur. Dokumentasi Dokumen berupa laporan manajemen yang berisi indicator kinerja kunci (Key Performance Indicator) yang digunakan saat perusahaan CG01J masih menggunakan sistem BPCS telah diminta. Namun, belum ada konfirmasi dokumen tersebut dan apakah akan diberikan. Dokumen ini akan menguatkan evidence pada studi ini. Rekaman arsip (Archival Records) Kuesioner yang merepresentasikan model awal Ifinedo diberikan kepada narasumber. Narasumber mengisi kuesioner tersebut berdasarkan pengalamannya dalam menggunakan sistem ERP terdahulu perusahaan, yaitu BPCS, dan pengetahuannya terhadap sistem ERP baru, yaitu SAP R/3. Kuesioner ini diisi tanpa adanya informasi yang kurang. Artifak fisik (Physical Artifact) Tidak ada artifak fisik yang diperlukan pada studi kasus ini. 46

7 4.1.2 Analisa Temuan Studi Kasus Pilot Temuan-temuan di atas dikategorikan berdasarkan variabel-variabel pada model awal. Temuan ini diperoleh dari kuesioner yang diisi oleh narasumber. Berikut ini, pada Tabel 4.3 adalah penjabaran variabel-variabel pada model awal. Tabel 4.3. Penjelasan variabel-variabel dalam model awal berdasarkan temuantemuan studi kasus pilot Kategori variabel Variabel Variabel Organisasi Dukungan manajemen atas Misi dan tujuan proyek Ukuran organisasi Aspek organisasi Budaya organisasi Keterangan Manajemen atas mendukung seluruh kegiatan implementasi sistem SAP di perusahaan CG01J Misi dan tujuan proyek jelas CG01J memiliki karyawan di Indonesia. Perusahaan ini merupakan perusahaan besar Dalam tubuh CG01J, tidak ada divisi tertentu yang dominan. Semuanya dianggap setara Pertukaran informasi di CG01J berjalan lancar. Kolaborasi antar departemen adalah yang umum dilaksanakan. Norma dan nilai tersusun jelas dan dilaksanakan dengan baik Variabel IT Posisi kepala IT Kepala departemen sistem ERP setara dengan manajemen atas Kompetensi staf IT Staf departemen sistem ERP kompeten dalam melaksanakan tugas-tugasnya 47

8 Tabel 4.3. (Lanjutan) Kategori variabel Variabel Keterangan Ukuran departemen IT Departemen yang mengurus sistem ERP di CG01J berukuran menengah relative terhadap divisi lain Budget departemen IT Alokasi budget untuk sistem ERP diperkirakan antara 3-6% dari budget keseluruhan tiap periode Tingkat kepuasan terhadap sistem lama Dimensi Sukses ERP Kualitas sistem Sistem ERP lama, BPCS, dianggap netral. Dalam wawancara, sistem ini disebutkan kurang terintegrasi Kualitas sistem ERP (BPCS) di CG01J adalah baik. Namun, BPCS ini tidak mudah dipelajari dan digunakan Kualitas informasi Kualitas vendor/konsultan Pengaruh terhadap individu Pengaruh terhadap kerja tim Informasi yang disajikan sistem ERP dapat diandalkan (reliable), upto-date, berguna, relevan, dan dapat dimengerti Vendor/konsultan membantu CG01J dengan baik. Sedikit kekurangan adalah pada dukungan teknis yang diberikan, namun masih dalam kategori cukup baik Sistem ERP dapat membantu individu dalam meningkatkan produktivitas, kreatifitas, dan mempercepat perkerjaan serta membantu dalam pengambilan keputusan Sistem ERP meningkatkan komunikasi dalam tim sehingga kerja tim menjadi lebih efisien 48

9 Tabel 4.3. (Lanjutan) Kategori variabel Variabel Pengaruh terhadap organisasi Perspektif Evaluator IT professional dan manajer bisnis Manajemen atas dan manajemen menengah Keterangan Dalam organisasi, sistem ERP membuat koordinasi antar bagianbagian organisasi menjadi lebih baik. Sistem ERP juga mengurangi biaya, meningkatkan kefektifan keputusan, dan meningkatkan produktivitas keseluruhan Variabel ini tidak dapat diperoleh. IT professional tidak dilibatkan dalam studi kasus pilot ini karena perusahaan yang dijadikan objek tidak menggunakan IT professional sebagai tim proyek Kedua tingkatan manajemen berpandangan bahwa sistem ERP adalah investasi untuk bisnis, bukan hanya IT Temuan-temuan studi kasus pilot ini juga memberikan sebuah variabel baru. Variabel baru ini menyangkut konversi data pada sistem ERP. Menurut narasumber wawancara, konversi data dari sistem lama ke sistem ERP yang baru merupakan faktor yang penting dalam kesuksesan implementasi sistem ERP. Konversi data yang dimaksud adalah perubahan data-data yang direkam sebelumnya menggunakan sistem lama, menjadi data-data yang dapat dipakai oleh sistem ERP. Contoh data yang dimaksud adalah data konsumen, data produksi dan sebagainya. Kegagalan dalam menkonversi data akan menyebabkan kegagalan sistem ERP untuk memberikan fungsi bisnisnya. 49

10 Pada studi yang dilakukan oleh Akkermans (2002), analisis dan konversi data (Data analysis and conversion) berada di peringkat 11 dari 22 faktor sukses kritikal (Critical Success Factor / CSF). Faktor ini juga disebutkan sebagai salah satu tantangan dalam implementasi sistem ERP oleh studi yang dilakukan Dr. Linda K. Lau (2003). Kegagalan ini dialami oleh sebuah perusahaan di Amerika Serikat, yang sebelumnya telah disebutkan pada Bab 1, yaitu Agilent Technologies Inc. Perusahaan ini gagal pada proses transformasi, terutama saat mengkonversi data / informasi dari sistem lama ke sistem ERP dari Oracle. Kegagalan ini menyebabkan kerugian 175 juta dolar Amerika. Oleh sebab-sebab di atas, faktor konversi data dipercayai adalah hal yang penting dalam kesuksesan implementasi sistem ERP di perusahaan. Studi kasus utama akan melibatkan variabel konversi data. Variabel tersebut berada dalam kategori Variabel IT (IT-related variables) Kesimpulan Studi Pilot Model pengukuran kesuksesan implementasi sistem ERP yang diadopsi dari studi oleh Ifinedo (2006) dapat memberikan pandangan dengan baik terhadap variabel-variabel yang dapat menjadi faktor kesuksesan implementasi sistem ERP di perusahaan-perusahaan di Indonesia. Variabel-variabel yang ada dalam model dapat mewakili seluruh faktor dalam implementasi sistem ERP di Indonesia. 50

11 Dari informasi yang diperoleh dalam studi pilot ini, model pengukuran kesuksesan implementasi sistem ERP awal mengalami perubahan. Satu variabel baru ditambahkan untuk studi selanjutnya, yaitu variabel konversi data dari sistem lama (Data conversion). Model baru yang disajikan pada Gambar 4.1. Gambar 4.1. Model uji kesuksesan sistem ERP modifikasi, dengan variabel baru dicetak tebal Rekomendasi untuk Studi Kasus Utama Studi kasus pilot ini memberikan pelajaran untuk studi kasus utama. Beberapa rekomendasi untuk studi kasus utama adalah sebagai berikut: 51

12 1. Observasi langsung sedapat mungkin dilakukan terhadap end-user sistem ERP di perusahaan tujuan (jika memungkinkan) untuk melihat seberapa efektif penggunaan sistem ERP 2. Dokumen tertulis pendukung akan diminta dari objek studi pada studi kasus utama untuk mendukung validitas data-data yang diperoleh yang pada akhirnya akan mengukuhkan hasil dari studi kasus utama 3. Pertanyaan dalam wawancara akan ditambah berdasarkan respon dari narasumber di studi kasus pilot ini untuk membandingkannya dengan perusahaan-perusahaan dalam studi kasus utama 4.2 Studi Kasus 1 Studi kasus 1 dilakukan terhadap sebuah perusahaan yang dalam tesis ini diberi kode MI01S. Perusahaan ini memenuhi seluruh kriteria pemilihan objek studi umum yang telah ditetapkan sebelumnya. Profil singkat perusahaan ini disajikan pada Tabel 4.4 di halaman selanjutnya. Atribut-atribut pada profil perusahaan di Tabel 4.4 ini disesuaikan dari kriteria yang ditetapkan sebelumnya. Perusahaan MI01S adalah sebuah perusahaan swasta nasional yang memproduksi berbagai suplai keperluan kantor seperti kertas, buku, dan sebagainya. Perusahaan ini berdiri sejak tahun Perusahaan ini memiliki pabrik-pabrik di 7 lokasi di pulau Sumatra dan Jawa. 52

13 Tabel 4.4. Profil perusahaan dalam studi kasus I Atribut Kriteria Kode MI01S Lokasi Serpong, Banten (Kantor pusat) Jenis industri Manufacturing Company Jenis perusahaan Swasta, Nasional Ukuran perusahaan Besar Sistem ERP SAP R/3 Modul yang digunakan 10 (SAP R/3) Tahapan adopsi Operational / telah Go-live (sejak 2005) Studi kasus I melibatkan 2 narasumber dari perusahaan MI01S untuk mengisi kuesioner. Salah satu dari narasumber tersebut, dengan kode MI01S-WT-1, kemudian diwawancara. Hal-hal yang ditanyakan disajikan dalam panduan diskusi pada lampiran A. Beberapa butir kunci dari ketiga profil narasumber ditampilkan pada Tabel 4.5. Tabel 4.5. Profil peserta studi kasus I dari perusahaan MI01S Atribut Kode Jabatan Lama dedikasi Kode Jabatan Lama dedikasi Kriteria MI01S-WT-1 System Control & Audit / ICAD 2 tahun MI01S-KT-2 System Control & Audit / ICAD 2.5 tahun 53

14 Kedua narasumber adalah karyawan junior. Namun karena keduanya telah berdedikasi lebih dari 2 tahun di perusahaan MI01S, maka kompetensi individu dalam menjawab pertanyaan-pertanyaan yang dilontarkan dalam kuesioner mau pun wawancara dapat dipercaya dalam hal reliabilitas dan integritasnya. Selain itu, mereka telah melakukan pekerjaannya di semua pabrik-pabrik milik perusahaan MI01S ini di seluruh Indonesia sehingga pandangannya terhadap sistem SAP di MI01S mencakup keseluruhan perusahaan. Kedua narasumber bekerja pada divisi System Control & Audit / ICAD yang bertugas mengaudit data-data atau informasi dalam sistem ERP dengan kenyataan di lapangan, misalnya jumlah stok, barang setengah jadi, atau barang jadi di pabrik. Dalam kegiatan sehari-harinya, narasumber secara aktif menggunakan sistem SAP Temuan Studi Kasus 1 Berdasarkan kategori sumber bukti (source of evidence), temuan-temuan dalam studi pilot ini dirangkum sebagai berikut: Wawancara Wawancara dilakukan terhadap seorang narasumber selama kurang lebih 30 menit. Berikut temuan-temuan penting dan relevan dari wawancara ini: 1. Faktor yang dipandang penting terhadap suksesnya penggunaan sistem ERP di perusahaan MI01S adalah Sumber Daya Manusia (SDM). Dalam hal ini, SDM berarti kemampuan pengguna akhir (end-user) dalam 54

15 menggunakan dan mengerti pentingnya sistem ERP untuk digunakan dalam kegiatan operasi. 2. Narasumber menyatakan bahwa saat ini, pengguna akhir di perusahaan MI01S masih kurang mengerti cara penggunaan sistem SAP dan pentingnya sistem ini dalam operasi sehari-hari walaupun telah melalui pelatihan-pelatihan. Disebutkan selanjutnya bahwa pengguna akhir yang dimaksud adalah mereka yang bekerja di pabrik-pabrik di Sumatra dan beberapa lokasi di pulau Jawa. 3. Di pabrik-pabrik tersebut, sistem ERP hanya digunakan sebagai sebuah formalitas. Sistem ERP dipakai hanya karena prosedur itu tertulis di dalam Standard Operating Procedure (SOP). 4. Integritas data, yaitu kecocokan antara data di database sistem ERP dan data nyata di lapangan, disebutkan kurang baik. Dari audit-audit yang telah dilakukan selama ini, deviasi data dan kenyataan selalu ditemukan dengan perbedaan yang cukup signifikan. 5. Dengan sistem ERP dari SAP ini, MI01S menargetkan adanya peningkatan kinerja pada penghematan biaya (cost savings), penanganan pertumbuhan volume penjualan (volume growth handling), dan peningkatan kolaborasi (collaboration enhancement) dengan supplier dan konsumen (retailer). 55

16 6. Komitmen manajemen atas di perusahaan MI01S dianggap lemah terhadap sistem ERP di perusahaannya. Tidak banyak keputusan yang diambil oleh manajemen atas untuk melakukan perbaikan terhadap sistem ERP. 7. Yang menjadi kesulitan terbesar dalam mengimplementasikan sistem ERP di perusahaan MI01S adalah pembuatan desain proses bisnis yang kompatibel dan sesuai dengan budaya perusahaan. Disebutkan bahwa proses bisnis yang ada di MI01S ini tidak sepenuhnya cocok untuk diterapkannya sistem ERP dari SAP itu. 8. Perusahaan MI01S tidak menggunakan konsultan ERP baik dalam implementasi sistem SAP dan saat berstatus operasional. Pelatihan juga dilakukan secara internal. Observasi Observasi langsung dilakukan pada perusahaan MI01S. Observasi ini dilakukan selama kurang lebih 30 menit masing-masing di bagian rencana produksi (production planning) dan bagian System Control & Audit / ICAD. 1. Bagian rencana produksi Observasi ini dilakukan pada pukul 11:10 sampai 11:40. Selama observasi, beberapa staf yang menggunakan komputer dengan SAP tampak melakukannya dengan lancar dan tanpa kesulitan. 56

17 2. Bagian System Control & Audit / ICAD Observasi ini dilakukan pada pukul 10:30 sampai 11:00. Seperti di bagian perencanaan produksi, staf yang menggunakan sistem SAP tidak tampak mengalami kesulitan. Dokumentasi Dokumen berupa sampel hasil audit perusahaan MI01S terhadap salah satu modul sistem ERP yang disebutkan kurang baik oleh narasumber. Dokumen ini memuat hasil audit pada beberapa tempat di perusahaan MI01S. Tampak bahwa hasil audit menunjukkan modul tersebut memiliki integritas data yang buruk, dengan perbedaan antara data di dalam sistem ERP dan data di lapangan berbeda lebih dari 40%. Rekaman arsip (Archival Records) Rekaman arsip ini berupa kuesioner. Kuesioner ini berdasrkan Dua orang narasumber mengisi kuesioner tersebut berdasarkan pengalamannya dalam menggunakan sistem ERP (SAP R/3). Kuesioner ini diisi tanpa adanya informasi yang kurang Analisa Temuan Studi Kasus 1 Dari temuan-temuan di atas, implementasi sistem ERP di perusahaan MI01S kurang baik. Tabel 6 menjelaskan temuan tersebut berdasarkan variabel-variabel dari model yang digunakan. 57

18 Tabel 4.6. Penjelasan temuan pada studi kasus I berdasarkan variabel-variabel dalam model Kategori variabel Variabel Variabel Organisasi Dukungan manajemen atas Misi dan tujuan Ukuran organisasi Aspek organisasi Budaya organisasi Keterangan Manajemen atas tidak memberikan dukungan penuh terhadap sistem ERP di perusahaan dan penggunaannya dalam kegiatan operasi Misi dan objektif dari sistem ERP di MI01S ini cukup jelas dan dilaksanakan dengan cukup baik Perusahaan MI01S ini dikategorikan besar, dengan pabrik tersebar di 7 lokasi di pulau Sumatra (2 pabrik) dan Jawa (5) Tidak ada divisi yang dominan, semua dianggap setara Pertukaran informasi cukup lancar di dalam organisasi perusahaan MI01S. Kolaborasi antar departemen baik. Norma dan nilai dalam perusahaan tersusun jelas Variabel IT Posisi kepala IT Kepala bagian IT di perusahaan MI01S setara dengan manajemen atas Kompetensi staf IT Staf yang mengurus sistem ERP di perusahaan MI01S dinilai cukup kompeten dalam menjalankan tugasnya 58

19 Tabel 4.6. (lanjutan) Kategori variabel Variabel Keterangan Ukuran departemen IT Departemen yang mengurus sistem ERP di perusahaan MI01S cukup besar (lebih dari menengah) Budget departemen IT Budget departemen IT cukup tinggi, yaitu sekitar 7-10% dari total budget per periode Tingkat kepuasan terhadap sistem lama Konversi data dari sistem lama Dimensi Sukses ERP Kualitas sistem Kualitas informasi Kualitas vendor/konsultan Pengaruh terhadap individu Sistem lama sebelum adanya sistem SAP (sistem manual) kurang diminati Konversi data cukup baik, data/informasi dari sistem lama (manual) dapat diubah ke sistem ERP Kualitas sistem ERP di perusahaan MI01S cukup baik. Namun dianggap tidak mudah digunakan / dipelajari Informasi sistem ERP kurang memiliki keakuratan dengan kondisi nyata di lapangan (N/A) Perusahaan MI01S tidak menggunakan konsultan atau kontak dengan vendor setelah implementasi sistem SAP Sistem ERP kurang meningkatkan produktivitas individu atau pun kualitas keputusan / solusi yang diambil 59

20 Tabel 4.6. (lanjutan) Kategori variabel Variabel Pengaruh terhadap kerja tim Pengaruh terhadap organisasi Perspektif Evaluator IT professional dan manajer bisnis Manajemen atas dan manajemen menengah Keterangan Sistem ERP kurang meningkatkan produktivitas tim atau pun keefektifan solusinya Sistem ERP di perusahaan MI01S tidak meningkatkan keunggulan daya saingnya (competitive advantage) dan kepuasan pelanggan. Namun komunikasi dan koordinasi di dalam tubuh organisasi cukup baik Staf pengurus sistem ERP menilai sistem ini sebagai sistem pendukung bisnis proses. Manajemen bisnis melihat ERP sebagai sistem yang mendukung bisnisnya Manajemen atas dan menengah kurang menilai sistem ERP sebagai sistem untuk peningkatan bisnisnya Sistem ERP di perusahaan MI01S tidak memberikan keuntungan sebuah sistem ERP secara maksimum. Salah satu faktor yang kurang baik pada perusahaan ini adalah pada rendahnya komitmen dari manajemen atas terhadap sistem ERP di dalam perusahaan. Karena kurangnya komitmen yang diperlihatkan manajemen atas tersebut menyebabkan staf-staf di bawahnya kurang melihat sistem ERP sebagai alat untuk meningkatkan efisiensi proses bisnisnya. 60

21 Kurangnya komitmen dan dukungan manajemen atas tampak dari absennya lembaga eksternal perusahaan yang biasanya membantu mengurusi implementasi sistem ERP, yaitu lembaga konsultan sistem ERP. Pada studi kasus pilot di perusahaan CG01J, keberadaan konsultan merupakan faktor yang penting dalam mengejar kesuksesan implementasi sistem ERP di perusahaan. Berdasarkan studi kasus oleh Akkermans (2002), penggunaan konsultan (use of consultant) merupakan salah satu dari 22 faktor kunci kesuksesan sistem ERP. Selain masalah komitmen manajemen atas, masalah budaya organisasi juga membawa dampak yang mengurangi keefektifan sistem ERP. Budaya organisasi yang dimaksud adalah kebiasaan staf di pabrik dalam menjalani kegiatan operasional sehari-hari. Budaya yang ditinggalkan dari sistem lama (legacy system) yang cenderung manual ini perlu diubah. Menurut Holland (1999), untuk berurusan dengan sistem legasi ini, sebelum strategi implementasi sistem ERP ditentukan, perlu diketahui terlebih dahulu kompleksitas proses bisnis pada sistem legasi ini dibandingkan dengan pada sistem ERP nanti. Jika diperlukan perubahan proses bisnis yang banyak, maka akan banyak perubahan budaya yang harus dilakukan untuk mengakomodir perubahan proses bisnis itu. Dalam kasus perusahaan MI01S ini, yang melakukan perubahan dari sistem legasi yang manual ke sistem ERP yang tanpa kertas (paperless), usaha perubahan yang besar akan dibutuhkan. Untuk itu, sebuah manajemen perubahan (change management) yang baik harus dilakukan. Manajemen perubahan ini juga merupakan salah satu faktor kunci / kritikal dalam kesuksesan sistem ERP, menurut studi yang dilakukan oleh Akkermans (2002). 61

22 4.2.3 Kesimpulan Studi Kasus 1 Perusahaan MI01S kurang dapat merealisasikan potensi keuntungan yang dapat diberikan oleh sistem ERP yang baik. Hal ini terlihat dari kepuasan pelanggan yang dinilai kurang, integritas data yang buruk dari beberapa lokasi, dan kurang signifikannya penghematan biaya (cost savings). Beberapa sebab yang dapat disimpulkan adalah: 1. Komitmen dan dukungan manajemen atas yang kurang terhadap sistem ERP 2. Absennya konsultan sistem ERP dalam proses implementasi awal 3. Perubahan budaya dari sistem lama (legacy system) yang kurang sempurna terhadap pengguna akhir Kesimpulannya, faktor kesuksesan implementasi sistem ERP untuk studi kasus ini adalah (1) komitmen dan dukungan manajemen atas, (2) kehadiran konsultan, dan (3) perubahan dalam organisasi (change management). Faktor kesuksesan no (1) sesuai dengan preposisi tesis ini. 4.3 Studi Kasus 2 Studi kasus 2 dilakukan terhadap sebuah perusahaan yang dalam tesis ini diberi kode TC01J. Perusahaan ini memenuhi seluruh kriteria pemilihan objek studi umum yang telah ditetapkan sebelumnya. Profil singkat perusahaan ini disajikan pada Tabel 4.7 di halaman selanjutnya. Atribut-atribut pada profil perusahaan di Tabel 4.7 ini disesuaikan dari kriteria yang ditetapkan sebelumnya. 62

23 Perusahaan TC01J adalah sebuah perusahaan swasta nasional yang bergerak di bidang telekomunikasi. Tabel 4.7. Profil perusahaan dalam studi kasus 2 Atribut Kriteria Kode TC01J Lokasi Jakarta Jenis industri Telecommunication Jenis perusahaan Swasta, Nasional Ukuran perusahaan Besar Sistem ERP Oracle Modul yang digunakan 3 Tahapan adopsi Operational / telah Go-live (sejak 2002) Studi kasus 2 melibatkan dua orang narasumber dari perusahaan TC01J untuk mengisi kuesioner dan diwawancara. Beberapa butir profil narasumber ditampilkan pada Tabel 4.8. Tabel 4.8. Profil peserta studi kasus I dari perusahaan TC01J Atribut Kode Jabatan Lama dedikasi Kode Jabatan Lama dedikasi Kriteria TC01J-D1 Database Administrator 1 tahun TC01J-D2 Database Administrator 2 tahun 63

24 Kedua narasumber bekerja dalam divisi IT Architecture sebagai Database Administrator (DBA). Narasumber yang diwawancarai dapat dikategorikan memiliki kredibelitas yang baik dalam memberikan informasi yang berhubungan dengan topik tesis ini. Mereka bertugas dalam menjaga (maintain) dan mengembangkan sistem Oracle dan sistem Database lain dalam perusahaan TC01J. Sistem Database lain yang dimaksud adalah MySQL Temuan Studi Kasus 2 Berdasarkan kategori sumber bukti (source of evidence), temuan-temuan dalam studi pilot ini dirangkum sebagai berikut: Wawancara Wawancara dilakukan terhadap dua orang narasumber selama masingmasing kurang lebih 20 menit. Berikut temuan-temuan penting dan relevan dari wawancara ini: 1. Sistem Oracle yang digunakan belum mencakup seluruh bagian perusahaan TC01J. Bagian customer service dan lain-lain belum dicakup oleh sistem Oracle, namun masih menggunakan sistem database lama, seperti MySQL. Artinya, sistem ERP tidak terintegrasi secara sempurna di dalam perusahaan TC01J. 2. Sistem Oracle yang digunakan adalah versi 9i keluaran tahun Berbagai kendala teknis kerap dijumpai terhadap sistem yang ini, seperti 2 Versi terbaru dari sistem Oracle Enterprise Manager ERP Oracle adalah versi 10g, keluaran tahun 2007 [Sumber: diakses pada 2 Mei 2008] 64

25 masalah kurang bersahabatnya (not user-friendly) bagian antarmuka (interface) dari perangkat lunak Oracle pada saat digunakan, sampai masalah keterbatasan jumlah data dalam database yang digunakan. 3. Manajemen atas menentukan segala keputusan yang berkaitan dengan sistem Oracle di dalam perusahaan. Dukungan dan komitmen terhadap sistem Oracle disebutkan pada taraf menengah. Posisi tertinggi divisi IT perusahaan TC01J ini adalah pada Vice President (VP). Disebutkan bahwa komitmen jajaran direksi di atas VP kurang memperlihatkan komitmen terhadap pengembangan sistem Oracle. 4. Target dari penggunaan sistem Oracle dalam perusahaan TC01J adalah penghematan biaya (Cost Savings) dan peningkatan kolaborasi (Collaboration Enchancement) dengan retailer. Narasumber tidak dapat menyebutkan besarnya peningkatan biaya secara spesifik. Peningkatan kolaborasi dengan retailer merupakan sistem yang sedang diujicoba sehingga belum ada hasil yang dapat diungkapkan. Narasumber tidak mengkonfirmasi adanya ekspektasi terhadap Volume Growth dari pengimplementasian sistem Oracle. 5. Kesulitan yang banyak ditemui dalam pengoperasian sistem Oracle adalah kesalahan input data dan kesalahan dalam pembacaan data. Disebutkan oleh narasumber bahwa kesalahan terjadi karena interface yang kurang bersahabat. Selain itu, pencarian data kurang efektif sehingga kadang membutuhkan waktu yang lama untuk memperoleh informasi yang diinginkan. 65

26 6. Pengguna akhir sistem Oracle dalam perusahaan TC01J tidak mendapatkan pelatihan yang memadai. Narasumber menjelaskan bahwa pengguna akhir baru mempelajari penggunaan sistem Oracle secara otodidak (self-educating) atau dengan bantuan pengguna akhir yang telah menguasai sistem tersebut. 7. Perusahaan TC01J pernah menggunakan bantuan konsultan terhadap sistem ERP-nya. Konsultan (Magnus Asia) membantu pengujian sistem keuangan di dalam perusahaan TC01J. Dalam proses implementasi sistem Oracle, TC01J tidak menggunakan konsultan. 8. Sistem Oracle dipandang sebagai sebuah tool IT untuk meningkatkan efisiensi bisnis perusahaan TC01J. 9. Secara keseluruhan, sistem ERP di perusahaan TC01J dapat berfungsi dan beroperasi dengan baik. Akan tetapi, sistem ERP kurang terintegrasi dan tidak mencakup seluruh perusahaan sehingga tidak memberikan manfaat yang optimal. Observasi Observasi langsung tidak dapat dilakukan karena akses untuk ini tidak diberikan. Selama wawancara dengan narasumber, tidak ada observasi yang memungkinkan terhadap penggunaan sistem ERP (Oracle) di dalam perusahaan TC01J. 66

27 Dokumentasi Tidak ada dokumen yang dapat diberikan oleh narasumber untuk tesis ini. Rekaman arsip (Archival Records) Rekaman arsip yang diperoleh adalah kuesioner. Kuesioner ini diisi tanpa adanya informasi yang kurang. Artifak fisik (Physical Artifact) Tidak ada artifak fisik yang diperlukan pada studi kasus ini Analisa Temuan Studi Kasus 2 Dari temuan-temuan di atas, implementasi sistem ERP di perusahaan TC01J disimpulkan cukup baik. Tabel 4.9 menjelaskan temuan-temuan di atas berdasarkan variabel-variabel dari model yang digunakan. Tabel 4.9. Penjelasan temuan pada studi kasus 2 berdasarkan variabel-variabel dalam model Kategori variabel Variabel Variabel Organisasi Dukungan manajemen atas Keterangan Dukungan manajemen atas bertaraf sedang. Keputusankeputusan mengenai sistem ERP berada pada VP, sementara jajaran direksi di atasnya tidak banyak memberikan peran aktif terhadap sistem ERP 67

28 Tabel 4.9. (lanjutan) Kategori variabel Variabel Keterangan Misi dan tujuan Misi dan tujuan terhadap sistem ERP dalam perusahaan TC01J cukup jelas Ukuran organisasi Perusahaan TC01J memiliki ukuran organisasi yang besar dan dengan cakupan nasional Aspek organisasi Ada departemen tertentu yang memiliki kecenderungan menjadi dominan dalam perusahaan TC01J Budaya organisasi Pertukaran informasi dapat berjalan dengan baik antar departemen atau pun level jabatan Variabel IT Posisi kepala IT Kepala IT dalam perusahaan TC01J berada pada level Vice President (di bawah Direktur). Ini merupakan posisi manajemen atas Kompetensi staf IT Staf IT cukup kompeten dalam menjalankan tugas-tugasnya terhadap sistem ERP Ukuran departemen IT Departemen IT dalam perusahaan TC01J relatif besar Budget departemen IT Budget departemen IT cukup besar, yaitu berkisar antara 21-40% dari budget keseluruhan per periode Tingkat kepuasan terhadap sistem lama Konversi data dari sistem lama Dimensi Sukses ERP Kualitas sistem Sistem lama yang berupa sistem database yang terpisah-pisah kurang efektif Konversi data dilakukan cukup baik Sistem ERP dalam perusahaan TC01J secara keseluruhan berfungsi dengan baik 68

29 Tabel 4.9. (lanjutan) Kategori variabel Variabel Kualitas informasi Kualitas vendor/konsultan Pengaruh terhadap individu Pengaruh terhadap kerja tim Pengaruh terhadap organisasi Perspektif Evaluator IT professional dan manajer bisnis Manajemen atas dan manajemen menengah Keterangan Informasi yang ada pada sistem ERP akurat, selalu up-to-date, dan relevan Konsultan yang digunakan kurang memberikan kontribusi yang signifikan terhadap perusahaan TC01J Sistem ERP memberikan dampak positif terhadap individu dalam melakukan pekerjaannya Kerja tim menjadi lebih baik dengan sistem ERP. Komunikasi antar anggota tim (departemen) juga cukup baik Secara keseluruhan, sistem ERP memiliki dampak yang cukup baik terhadap perusahaan TC01J Implementasi sistem Oracle dipandang sebagai sistem IT untuk meningkatkan efisiensi bisnis Manajemen atas dan manajemen menengah tidak menganggap sistem Oracle sebagai alat untuk meningkatkan daya saingnya Secara keseluruhan, implementasi sistem ERP di perusahaan TC01J adalah cukup baik. Ini tampak dari berfungsinya sistem ERP. Namun, sistem Oracle yang digunakan tidak mencakupi seluruh perusahaan. Hal ini menyebabkan kurang maksimalnya keuntungan yang dapat diberikan oleh sistem ERP. 69

30 Faktor yang menyebabkan kurangnya keuntungan dari sistem ERP dalam perusahaan TC01J berakar pada kurangnya dukungan dan komitmen manajemen atas di perusahaan ini. Apabila manajemen atas menyadari bagaimana sebuah sistem ERP yang mencakup seluruh perusahaan dapat membawa keunggulan daya saing bagi perusahaannya, sistem ERP di perusahaan TC01J akan lebih baik dengan cakupan total perusahaan. Selain itu, dengan dukungan manajemen atas yang lebih baik, sistem ERP akan dapat dikembangkan dengan lebih baik. Dengan begitu, kesulitan dan hambatan dalam menggunakan versi lama sistem Oracle dapat teratasi dengan pengembangan sistem ke versi yang lebih baru. Kurangnya dukungan manajemen atas yang tidak memberikan dampak maksimal sistem ERP ini sesuai dengan penelitian Somers dan Nelson (2001). Dalam penelitiannya, dukungan manajemen atas memegang peranan terpenting dalam kesuksesan implementasi sistem ERP di sebuah perusahaan Kesimpulan Studi Kasus 2 Sistem ERP di perusahaan TC01J dapat disebut cukup sukses walaupun keuntungan yang dapat diperoleh dari sistem ERP yang dimilikinya kurang maksimal. Faktor yang paling menonjol di sini adalah pada dukungan / peranan manajemen atas dalam memberikan dukungan dan komitmennya pada pengimplementasian dan pengembangan sistem ERP. Tampak bahwa 70

31 manajemen atas mempengaruhi banyak faktor-faktor lain yang pada akhirnya menentukan kesuksesan sistem ERP. 4.4 Studi Kasus 3 Perusahaan CG02J merupakan objek studi pada studi kasus ketiga dalam tesis ini. Perusahaan ini telah memenuhi seluruh kriteria pemilihan objek studi umum yang telah ditetapkan sebelumnya. Profil singkat perusahaan ini disajikan pada Tabel 4.10 di halaman selanjutnya. Atribut-atribut dalam profil perusahaan di Tabel 4.10 ini disesuaikan dari kriteria yang ditetapkan sebelumnya. Perusahaan CG02J merupakan perusahaan swasta nasional yang berada di industri barang-barang konsumen (Consumer goods). Tabel Profil perusahaan dalam studi kasus 3 Atribut Kriteria Kode CG02J Lokasi Jakarta Jenis industri Consumer Goods Jenis perusahaan Swasta, Nasional Ukuran perusahaan Besar Sistem ERP SAP R/3 Jumlah SDM ± 4000 Modul yang digunakan 12 Tahapan adopsi Operational / telah Go-live (sejak 2005) 71

32 Studi kasus 3 melibatkan dua orang narasumber dari perusahaan CG02J untuk mengisi kuesioner dan diwawancara. Butir-butir profil kedua narasumber disajikan pada Tabel Tabel Profil peserta studi kasus 3 dari perusahaan CG02J Atribut Kode Jabatan Lama dedikasi Kode Jabatan Lama dedikasi Kriteria CG02J-SS1 ITE / SAP Support 2 tahun CG02J-SS2 ITE / SAP Support 1.5 tahun Kedua narasumber merupakan staf dalam divisi SAP Support yang memiliki tugas dalam deployment, maintenance dan pengembangan sistem SAP, serta pelatihan terhadap pengguna akhir sistem SAP dalam perusahaan. Narasumber 1 dan narasumber 2 telah berdedikasi dalam bagian ini selama masing-masing 2 tahun dan 1.5 tahun. Dalam wawancara, kedua narasumber dinilai cukup kompeten dan paham terhadap masalah sistem ERP di perusahaannya karena mampu menjawab semua pertanyaan dengan lancar, tegas dan secara detil. 72

33 4.4.1 Temuan Studi Kasus 3 Berdasarkan kategori sumber bukti (source of evidence), temuan-temuan dalam studi pilot ini dirangkum sebagai berikut: Wawancara Wawancara dilakukan terhadap dua orang narasumber selama masingmasing kurang lebih 20 menit. Berikut temuan-temuan yang dapat digarisbawahi dan relevan dari wawancara ini: 1. Manajemen tingkat atas dari perusahaan CG02J berperan aktif dalam halhal yang berkaitan dengan sistem SAP. Menurut narasumber, jajaran direksi sangat antusias dalam implementasi sistem SAP. Segala inisiatif implementasi dan pengembangan sistem SAP diawali dari direksi. Hal tersebut mengungkapkan bahwa manajemen tingkat atas sangat mendukung sistem ERP dalam perusahaan CG02J ini. 2. Kesulitan yang tampak pada implementasi dan operasi sistem SAP dalam perusahaan CG02J adalah pada pengguna akhir. Disebutkan bahwa pengguna akhir masih sering melakukan kesalahan pada saat data entry dan saat pengguna informasi dari sistem SAP. 3. Peningkatan kinerja perusahaan yang ditargetkan perusahaan CG02J ada empat, yaitu: a. Cost savings Penghematan biaya yang ditargetkan adalah sebesar 10-20% per tahunnya. Angka ini adalah perbandingan dengan waktu sebelum 73

34 penggunaan sistem SAP. CG02J mengharapkan akan dapat meningkatkan angka ini setelah sistem SAP diimplementasikan pada seluruh sister company. b. Collaboration enchancement Peningkatan kolaborasi yang telah dijalankan adalah dengan para supplier. Selama 2 tahun terakhir, supplier mengirimkan bill dengan menghubungkan sistem komputer supplier dengan sistem SAP dari CG02J. Sampai saat ini, kolaborasi berjalan dengan baik dan memberikan peningkatan efisiensi dalam proses procurement. c. Volume growth Sistem SAP dalam perusahaan ini juga diharapkan mampu menangani peningkatan kapasitas produksi akibat pertumbuhan pasar di masa depan. 4. Menurut narasumber, faktor-faktor yang paling berpengaruh dalam implementasi sistem ERP dalam perusahaan CG02J adalah: a. pelatihan terhadap (calon) pengguna akhir sistem SAP b. komitmen dari jajaran direksi (manajemen atas) perusahaan c. komunikasi antar-departemen (antar-divisi) yang mengoperasikan modul-modul yang berbeda 5. Perusahaan CG02J tidak lagi menggunakan jasa konsultan dalam menangani sistem SAP-nya. Jasa konsultan pernah diandalkan pada saat sistem SAP masih dalam tahap implementasi awal (sebelum Go-Live). 74

35 Konsultan yang sempat mendampingi CG02J adalah Soltius Consulting. Menurut narasumber 1, konsultan tidak mampu memberikan bantuan yang signifikan terhadap perusahaan. Banyak permasalahan yang tidak mampu diselesaikan dengan baik, bahkan banyak kesalahan (error) dalam sistem SAP yang dikembangkannnya. Setelah Go-Live, jasa konsultan tidak lagi digunakan. Seluruh pemeliharaan (maintenance) dan pengembangan (development) sistem SAP dilakukan oleh divisi SAP Support. 6. Proses pengimplementasian sistem ERP selalu berawal dari inisiatif manajemen atas / jajaran direksi. Mereka telah memiliki visi dan misi untuk memasang sistem ERP di seluruh perusahaan, termasuk pabrikpabrik di seluruh Indonesia dan beberapa perusahaan saudara dalam satu grup (sister companies), pada jangka waktu tertentu di masa depan. Disebutkan bahwa direksi CG02J mengharapkan sistem ERP dapat mencakup seluruh perusahaan-perusahaan di grup. Sebagai tim proyek adalah dari divisi SAP Support yang merupakan bagian internal dari perusahaan CG02J. Tim proyek ini diturunkan langsung ke lapangan tempat sistem ERP akan dipasang. Setelah implementasi mencapai tahap akhir, tim proyek ini, didukung divisi SAP Support, mengadakan pelatihan terhadap pabrik yang baru memasang sistem ERP itu untuk memastikan penggunaan sistem secara benar. 7. Secara keseluruhan, sistem SAP berjalan dengan baik dan mampu memberikan keuntungan bagi perusahaan CG02J. Narasumber mengklaim implementasi sistem SAP di perusahaannya adalah sukses. 75

36 Observasi Observasi langsung sempat dilakukan di perusahaan CG02J. Observasi ini dilakukan selama kurang lebih 30 menit. Dalam observasi, dua orang pengguna akhir sistem SAP di bagian warehouse menggunakan interface SAP untuk melakukan input data. Tampak hal tersebut dilakukan dengan lancar. Pengamatan lainnya menemukan bahwa untuk beberapa tujuan, kertas masih digunakan untuk mencetak informasi dari sistem. Tujuan yang dimaksudnya seperti untuk pengecekan ulang (re-check) inventory. Ini memperlihatkan sistem ERP tidak sepenuhnya paperless di perusahaan CG02J. Dokumentasi Tidak ada dokumen dalam studi kasus ini. Narasumber tidak bersedia menyediakan dokumen karena bersifat konfidensial. Rekaman arsip (Archival Records) Rekaman arsip ini berupa kuesioner. Kuesioner ini diisi oleh kedua narasumber yang mengisinya berdasarkan pengalamannya dalam berhadapan dengan sistem SAP. Kuesioner ini diisi secara lengkap tanpa adanya informasi yang kurang. Artifak fisik (Physical Artifact) Tidak ada artifak fisik yang diperlukan pada studi kasus ini. 76

37 4.4.2 Analisa Temuan Studi Kasus 3 Temuan-temuan di atas menyimpulkan bahwa implementasi sistem ERP di perusahaan CG02J ini secara keseluruhan adalah sukses. Tabel 4.12 menjelaskan temuan tersebut berdasarkan variabel-variabel dari model kesuksesan implementasi sistem ERP. Tabel Penjelasan temuan pada studi kasus 3 berdasarkan variabel-variabel dalam model Kategori variabel Variabel Variabel Organisasi Dukungan manajemen atas Misi dan tujuan Ukuran organisasi Aspek organisasi Keterangan Jajaran direksi memiliki komitmen dan dukungan penuh terhadap sistem ERP di perusahaannya. Manajemen atas memiliki inisiatif dan antusiasme terhadap implementasi dan pengembangan sistem ERP Misi dan tujuan dibuat dan dilaksanakan dengan baik oleh jajaran direksi Perusahaan CG02J memiliki ukuran organisasi yang besar dengan kurang lebih 4000 karyawan Tidak ada divisi yang terlalu dominan dalam perusahaan CG02J. Semua divisi menjalankan fungsinya masing-masing dan kolaborasi antar divisi / departemen berjalan dengan baik 77

38 Tabel (lanjutan) Kategori variabel Variabel Keterangan Budaya organisasi Pertukaran informasi dapat berjalan dengan baik antar divisi / departemen dan antar posisi staf dalam hierarki organsisasi Variabel IT Posisi kepala IT Kepala divisi SAP Support tidak sejajar dengan direksi Kompetensi staf IT Staf SAP Support cukup kompeten dalam menangani masalahmasalah sistem SAP Ukuran departemen IT Divisi SAP Support cukup besar disbanding divisi lainnya dalam hal jumlah sumber daya manusia Budget departemen IT Budget divisi SAP Support cukup besar, yaitu berada pada kisaran 21-40% dari total budget per tahunnya selama 3 tahun terakhir (sejak 2005) Tingkat kepuasan terhadap sistem lama Konversi data dari sistem lama Dimensi Sukses ERP Kualitas sistem Kualitas informasi Sistem lama masih menggunakan cara manual dan sistem komputer yang tidak terintegrasi. Namun sistem ini cukup memberikan fungsinya dengan baik Konversi data dari sistem lama tidak sempurna karena tidak semua data dikonversi dengan baik ke sistem SAP yang baru Kualitas sistem SAP di perusahaan CG02J adalah baik Informasi dari sistem SAP secara keseluruhan adalah baik. Integritas data juga tanpa masalah 78

39 Tabel (lanjutan) Kategori variabel Variabel Kualitas vendor/konsultan Pengaruh terhadap individu Pengaruh terhadap kerja tim Pengaruh terhadap organisasi Perspektif Evaluator IT professional dan manajer bisnis Manajemen atas dan manajemen menengah Keterangan Konsultan pada saat implementasi sistem SAP ini tidak dianggap baik karena banyak kesalahan yang timbul pada sistem. Jasa konsultan tidak lagi digunakan semenjak sistem SAP telah Go-Live tahun 2005 Terhadap individu, sistem SAP memberikan dampak positif yang baik Sistem SAP memberikan dampak positif yang baik terhadap kerja tim Secara keseluruhan, sistem SAP memberikan dampak yang sangat baik terhadap perusahaan CG02J Proyek implementasi sistem SAP dianggap sebagai proyek bisnis Manajemen atas dan manajemen tengah menganggap sistem SAP sebagai alat untuk meningkatkan daya saingnya di pasar Sistem ERP dalam perusahaan CG02J, yaitu SAP R/3 terimplementasikan dan beroperasi dengan baik dan mampu membawa perusahaan ke berbagai keuntungan yang positif. Faktor kesuksesan yang menonjol adalah dukungan dan komitmen dari manajemen atas, dan kompetensi staf IT (dalam hal ini staf divisi SAP Support). Kedua faktor ini memberikan dampak positif terhadap 79

40 kesuksesan implementasi sistem SAP di CG02J. Selain itu, kerjasama antar departemen / divisi juga menjadi bagian penting dalam kesuksesan sistem SAP. Faktor dukungan dan komitmen manajemen atas dan faktor kompetensi tim proyek sistem ERP bersesuaian dengan daftar faktor kesuksesan implementasi sistem ERP yang dibuat oleh Somers dan Nelson (2001) dan digunakan dalam penelitian Akkermans dan van Helden (2002). Kedua faktor tersebut merupakan dua faktor teratas atau paling kritis dalam kesuksesan implementasi sistem ERP. Faktor lain yang juga ada dalam daftar Somers dan Nelson adalah faktor komunikasi antar-departemen / divisi (interdepartemental communication) yang ada pada peringkat 6 dalam daftar tersebut. Faktor ini memiliki peran penting dalam kesuksesan implementasi sistem ERP dalam perusahaan CG02J. Dalam masalah penggunaan konsultan, perusahaan CG02J mampu membawa sistem SAP-nya ke arah kesuksesan tanpa bantuan signifikan dari konsultan eksternal. Hal ini sejalan dengan hasil penelitian Somers dan Nelson. Dalam daftar kunci sukses implementasi sistem ERP yang dibuatnya, penggunaan konsultan merupakan faktor yang terakhir (peringkat 22). Temuan dari perusahaan CG02J mengkonfirmasi bahwa penggunaan konsultan bukanlah faktor yang terpenting dalam kesuksesan sistem ERP. 80

41 4.4.3 Kesimpulan Studi Kasus 3 Perusahaan CG02J telah mengimplementasi sistem ERP dari SAP dengan baik. Selama kurang lebih 3 tahun, sistem SAP yang diinstal mampu memberikan keuntungan yang cukup signifikan bagi perusahaan CG02J, antara lain dengan cost savings. Faktor-faktor yang menjadi variabel kesuksesan sistem ERP dalam perusahaan CG02J adalah sebagai berikut: 1. Dukungan dan komitmen manajemen atas terhadap sistem ERP (sesuai dengan proposisi #1) 2. Tim proyek implementasi sistem ERP yang kompeten 3. Komunikasi antar-departemen yang baik (sesuai dengan proposisi #2) Dapat disimpulkan juga bahwa penggunaan konsultan dalam penanganan implementasi dan pengoperasian sistem ERP tidaklah signifikan. Tim IT yang menangani sistem ERP lebih memiliki peranan penting dalam kesuksesan sistem ERP. 81