BAB I PENDAHULUAN. era teknologi ialah memanfaatkan secara optimum kemajuan teknologi dalam

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Perkembangan teknologi dalam dunia bisnis semakin maju pesat mulai pada era tahun 1990-an. Memiliki strategi bisnis saja tidak cukup untuk menghadapi persaingan dewasa ini pada perusahaan modern. Strategi bisnis yang biasa harus dilengkapi dengan strategi sistem informasi dalam era teknologi. Tujuan sistem informasi dalam era teknologi ialah memanfaatkan secara optimum kemajuan teknologi dalam perencanaan dan pengembangan sistem informasi (Hall 2011). Sistem Informasi merupakan aset suatu perusahaan apabila diterapkan secara baik. Sistem informasi tersebut akan memberikan kelebihan untuk berkompetisi dan meningkatkan kesuksesan bagi perusahaan (Weber 1999). Salah satu sistem informasi yang terintegrasi ialah penerapan sistem ERP (Enterprise Resource Planning). Selanjutnya O Leary (2009) menyatakan bahwa sistem ERP adalah suatu paket perangkat lunak yang didesain untuk lingkungan pelanggan pengguna server, baik secara tradisional maupun berbasis jaringan; memadukan sebagian besar dari proses bisnis; memproses sebagian besar dari transaksi perusahaan; menggunakan database perusahaan yang secara tipikal menyimpan setiap data sekali saja; memungkinkan mengakses data secara waktu nyata (real time); memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan; menunjang sistem multi mata uang dan bahasa dan 1

2 memungkinkan penyesuaian untuk kebutuhan khusus perusahaan tanpa melakukan pemrograman kembali. ERP menyediakan penggabungan pendekatan horizontal maupun vertikal dalam melakukan proses bisnis dalam organisasi. ERP dapat meningkatkan kinerja suatu perusahaan dan mengubah pola pikir maupun pola kerja, maka perlu diperhatikan langkah-langkah dari tingkat pengguna sampai tingkat manajerial agar sistem ERP yang dibangun dapat berhasil baik. ERP memiliki ciri khas yaitu menyediakan solusi teknologi yang tinggi bagi kebutuhan informasi perusahaan dengan perubahan secara menyeluruh dalam melakukan pemrosesan informasi. Pengadopsian suatu ERP membawa sejumlah perubahan baru pada perusahaan dan sistem informasi. Peran internal auditor telah berkembang tidak hanya pada pengendalian keuangan dalam perusahaan, walaupun hal tersebut menjadi fokus terbesar pekerjaan internal auditor. Perubahan tersebut salah satunya terjadi pada peran internal auditor yang memungkinkan penggunaan teknologi dalam proses auditnya. Oleh karena itu, internal auditor sebagai sumber daya dalam perusahaan juga digunakan untuk me-review proses proyek transformasi bisnis dan yang berhubungan dengan implementasi sistem untuk meminimalkan biaya (Bennett 2014). Beberapa penelitian terdahulu telah meneliti peran auditor internal dalam lingkungan ERP dan pengaruh ERP dalam proses audit. Penelitian yang dilakukan oleh Saharia, Koch dan Tucker (2008) menyebutkan bahwa dalam sistem ERP dan audit internal, kemampuan auditor meningkat dalam menilai dan mengelola risiko. Mereka 2

3 menemukan bahwa auditor internal tidak memainkan peran dalam implementasi ataupun menjadi bagian dalam rekayasa proses adaptasi ERP. Penelitian selanjutnya yaitu Madani (2009) tentang peran auditor dalam organisasi berbasis ERP. Selanjutnya, disebutkan bahwa internal auditor telah ahli di bidang manajemen risiko dan mengetahui lebih banyak tentang proses bisnis perusahaan. Oleh karena itu, internal auditor dapat disebut ahli ERP dan harus terlibat dalam setiap tahap proyek ERP. Hasil penelitian tersebut menyatakan bahwa fungsi audit internal harus didefinisikan ulang dalam hal fokus, ruang lingkup dan berbagai layanan dalam manajemen strategis. Selain itu, dalam lingkungan ERP peran auditor internal harus proaktif dan terus-menerus. Penelitian ini memiliki keterbatasan dengan menggunakan metode literature review. Penerapan ERP memberikan suatu penggabungan proses bisnis dengan beberapa fungsi yang berbeda-beda. Auditor dihadapi dengan situasi yang tergantung dari proses pengendalian internal yang dilakukan. Kotb et al. (2014) menyatakan bahwa auditor harus mengembangkan pengetahuan teknologi dan keahlian dalam melakukan audit. Selain itu, auditor perlu memikirkan cara untuk melakukan audit agar lebih efektif terhadap suatu teknologi dan rancangan sistem yang selalu berubah-ubah. Di samping itu, dalam Majdalawieh (2009) disebutkan bahwa keterlibatan dan peran internal auditor dalam proyek teknologi informasi yaitu untuk meyakinkan kesuksesan proyek teknologi informasi dibutuhkan terlibat dalam setiap tahap dalam proyek tersebut. Penelitian Wu (1992) dalam Widiyanti (2009) mencoba membuktikan bahwa partisipasi auditor sistem informasi dalam proses pengembangan sistem menghasilkan 3

4 perencanaan dan pengendalian sistem yang lebih baik serta berkurangnya pembiayaan sistem. Pada tahap awal internal audit harus memeriksa rencana, tujuan, keuntungan, dan manfaat yang diharapkan serta internal auditor harus mengikuti ditengah-tengah pelaksanaan untuk memastikan bahwa kemajuan sesuai rencana proyek sistem informasi (Bennett 2014). Dalam kaitannya dengan tata kelola teknologi informasi, sesuai IIA (2016, 2110.A2) internal auditor harus menilai apakah tata kelola informasi teknologi perusahaan mendukung strategi dan tujuan. Internal auditor sistem informasi harus mematuhi standar ISACA yaitu COBIT (Control Objectives for Information and Related Technology) ketika terlibat pada audit sistem ERP atau proyek implementasi sistem ERP (ISACA 2003). COBIT 5 merupakan salah satu framework yang menyediakan model proses yang pada umumnya ditemukan dalam aktivitas TI dalam lima domain proses yang saling terkait yaitu Evaluate, Direct and Monitor (EDM) yang terdiri dari 5 proses TI; Align, Plan and Organize (APO) yang terdiri dari 13 proses TI; Build, Acquire and Implementation (BAI) yang terdiri dari 10 proses TI; Deliver, Service and Support (DSS) yang terdiri dari 6 proses TI dan Monitor, Evaluate and Assess (MEA) yang terdiri dari 3 proses TI. Masing-masing proses TI dilengkapi dengan kontrol objektif sehingga dapat digunakan untuk mengukur keefektifan kinerja sumber daya manusia yang ada. Sebab, IT Governance menawarkan berbagai solusi, inovasi, dan perubahan pada bisnis perusahaan. Pada dasarnya penerapan yang dilakukan harus sesuai dengan tujuan bisnis perusahaan, untuk itu harus dikelola dengan baik (ISACA 2012). 4

5 PT Perkebunan Nusantara XI (PTPN XI) ialah Badan Usaha Milik Negara (BUMN) agribisnis perkebunan dengan bisnis inti gula. PTPN XI terdiri atas 16 pabrik gula, 1 pabrik karung dan 1 pabrik alkohol dan spritus. Sistem informasi yang digunakan PTPN XI masih dilakukan secara manual. Aplikasi dibangun oleh Divisi Teknologi Informasi PTPN XI (custom application) dan beberapa aplikasi dibuat secara outsource oleh pihak ketiga. Oleh karena itu, sistem pada setiap unit usaha yang dimiliki dilakukan masing-masing sesuai karakteristik unit usaha sehingga mempersulit rekonsiliasi data. Peran internal auditor (SPI) pada saat tersebut telah sesuai dengan kode etik SPI PTPN XI yaitu memberikan jasa konsultasi dan assurance kepada manajemen. Namun, SPI melakukan audit terhadap cukup hanya terbatas pada kepatuhan pelaksanaan sistem tersebut dibandingkan dengan SOP (standard operational procedure) yang disebut audit around computer. Pada bulan Juni 2016, PTPN XI ditunjuk oleh holding perkebunan nusantara untuk menjadi salah satu proyek percontohan (pilot project) penerapan sistem ERP. Hal tersebut dilakukan untuk mempermudah pemantauan data, mulai dari data kebun, pabrik, dan keuangan oleh holding perkebunan nusantara. Sistem ERP juga merupakan langkah persiapan PTPN XI untuk menuju Initial Public Offering (IPO) sebagai syarat bahwa manajemen perusahaan mudah dipantau dan dapat dipercaya. Penerapan ERP dimulai sesuai dengan Surat Direksi PT Perkebunan Nusantara XI (PTPN XI) No. XB / tanggal 30 Januari 2017 tentang Transaksi Awal ERP SAP. Perusahaan 5

6 mulai menerapkan ERP (go live) pada tanggal 1 Februari 2017 yang dilaksanakan secara bersama oleh seluruh unit usaha di Kantor Pusat PTPN XI. Berdasarkan temuan tentang keterbatasan hasil penelitian sebelumnya serta terjadinya perubahan sistem pada PTPN XI yang telah berbasis ERP, penelitian ini bermaksud untuk menganalisis peran internal auditor (SPI) dalam tahap perencanaan dan implementasi sistem ERP di PTPN XI. Keterlibatan internal auditor diharapkan dapat memberikan jaminan dan keyakinan bahwa sistem ERP yang diterapkan dapat berhasil dan dapat diaudit. 1.2 Rumusan Masalah Pengadopsian ERP dalam suatu perusahaan membuat proses bisnis menjadi otomatis sehingga teknik audit berubah, ruang lingkup internal auditor menjadi lebih luas. Berdasarkan wawancara pendahuluan, penulis menemukan ketidaksiapan SPI PTPN XI terkait dengan masa transisi menuju audit berbasis real time. Hal tersebut sesuai dengan penelitian sebelumnya bahwa sifat real time dari sistem ERP memungkinkan auditor internal tidak siap untuk mencapai misi mereka dalam mengaudit perusahaan. Fungsi audit konvensional tidak akan cukup dalam situasi tersebut. Sebuah desain rinci dari proses bisnis, manajemen, dan operasi diperlukan sebelum pelaksanaan sistem ERP (Madani 2009). Oleh karena itu, dibutuhkan pemahaman, bahwa dalam tahap perencanaan dan implementasi sistem ERP peran internal auditor (SPI) sudah memadai dibandingkan dengan teori yang ada. Selain itu, diketahui bahwa hasil penelitian sebelumnya belum ada yang menganalisis peranan 6

7 internal auditor dalam lingkungan berbasis ERP pada perusahaan dengan jenis industri perkebunan. 1.3 Pertanyaan Penelitian Berdasarkan latar belakang dan rumusan masalah di atas, rumusan pertanyaan penelitian antara lain sebagai berikut. 1. Bagaimana peran internal auditor (SPI) yang memadai dalam tahap perencanaan dan implementasi sistem ERP di PT Perkebunan Nusantara XI? 2. Mengapa terdapat peran internal auditor (SPI) yang sudah (atau belum) memadai dalam tahap perencanaan dan implementasi sistem ERP di PT Perkebunan Nusantara XI? 1.4 Tujuan Penelitian Berdasarkan rumusan masalah dan pertanyaan penelitian, maka tujuan yang hendak dicapai dalam penelitian ini antara lain. 1. Menganalisis peran internal auditor yang memadai pada tahap perencanaan dan implementasi sistem ERP. 2. Menganalisis penyebab sudah (atau belum) memadainya peran internal auditor pada tahap perencanaan dan implementasi sistem ERP 7

8 1.5 Motivasi Penelitian Pada tesis ini penulis bermaksud menganalisis pentingnya peran auditor internal dalam organisasi berbasis ERP. Hasilnya dapat digunakan untuk memberikan wawasan kepada SPI PT Perkebunan Nusantara XI. Hal tersebut penting dilakukan karena dapat membangun motivasi dan meningkatkan kemampuan SPI dalam perannya pada pengendalian internal organisasi berbasis ERP di PT Perkebunan Nusantara XI. 1.6 Manfaat Penelitian Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat sebagai berikut. 1. Bagi Perusahaan. Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan masukan atau saran kepada fungsi SPI dalam meningkatkan perannya untuk membantu manajemen dalam lingkungan berbasis ERP. Penelitian ini juga diharapkan menjadi acuan BUMN perkebunan holding agar peran internal auditor lebih efektif ketika seluruh BUMN perkebunan menerapkan sistem ERP. 2. Bagi Dunia Pendidikan. Hasil penelitian ini diharapkan dapat menjadi sumber referensi sebagai bahan kajian yang dapat berguna bagi penelitian selanjutnya. 3. Bagi Peneliti. Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat berupa tambahan pengetahuan dan wawasan mengenai peranan audit internal dalam lingkungan usaha yang berbasis ERP. 8

9 1.7 Kontribusi Riset Penulis berharap agar penelitian ini dapat memberikan kontribusi signifikan dalam hal praktis dan akademis sebagai berikut. 1. Kontribusi Praktis. Hasil penelitian ini dapat digunakan sebagai bahan masukan dalam perbaikan dan peningkatan kualitas serta efektivitas peran auditor internal pada PT Perkebunan Nusantara XI. 2. Kontribusi Akademis. Hasil penelitian ini diharapkan dapat digunakan sebagai bahan masukan bagi para akademisi dalam kaitannya dengan pengembangan ilmu tentang peran auditor internal dalam organisasi berbasis ERP melalui studi kasus yang dihasilkan oleh penelitian ini. 1.8 Ruang Lingkup dan Batasan Penelitian Penelitian ini dilakukan di Divisi SPI dan Divisi Teknologi Informasi pada PT Perkebunan Nusantara XI. Kegagalan sistem ERP lebih sering terjadi pada tahap implementasi. Sehubungan hal tersebut, penelitian ini dibatasi pada keterlibatan internal auditor dalam tahap perencanaan dan implementasi sistem ERP sebagai pilot project. Penelitian ini juga dibatasi pada implementasi awal sistem ERP PT Perkebunan Nusantara XI untuk mengawal peran selanjutnya yang harus dilakukan oleh internal auditor dalam tahap berikutnya, yaitu pada life cycle sistem ERP. 9

10 1.9 Sistematika Penulisan Penulisan penelitian ini dibagi dalam lima bab dengan sistematika penulisan sebagai berikut. BAB I PENDAHULUAN. Bab ini menguraikan secara singkat isi dari penelitian yang meliputi latar belakang, rumusan masalah, tujuan dan kegunaan penelitian, dan sistematika penelitian. BAB II TINJAUAN PUSTAKA. Bab ini memaparkan teori-teori yang telah diperoleh melalui studi pustaka dari berbagai literatur yang berkaitan dengan masalah penelitian yang telah diterapkan untuk selanjutnya digunakan dalam landasan pembahasan dan pemecahan masalah, serta penelitian terdahulu. BAB III METODE RISET. Bab ini memaparkan tentang deskripsi objek penelitian, definisi operasional, jenis dan sumber data yang digunakan, metode pengumpulan data, populasi dan sampel serta metode analisis yang digunakan dalam penelitian. BAB IV ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN. Bab ini menguraikan pembahasan mengenai peran auditor internal pada tahap perencanaan dan implementasi di dalam organisasi berbasis ERP studi kasus pada PT Perkebunan Nusantara XI. Pembahasan masalah ini dilakukan atas analisis data yang telah dikumpulkan kemudian dianalisis dengan menggunakan teknik analisis yang telah ditetapkan. 10

11 BAB V PENUTUP. Bab ini ialah bab terakhir dan sekaligus menjadi penutup dari penelitian ini. Bab ini berisi kesimpulan dari hasil penelitian dan saran-saran yang bersifat membantu dalam penelitian serta keterbatasan penelitian. 11