OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN. PENERBIT UPM Kod Dokumen: UPM/OPR/PUPM/P001 PROSEDUR PENGURUSAN PENERBITAN BUKU ILMIAH

Transkripsi

1 Halaman: 1/7 1.0 TUJUAN Prosedur ini bertujuan untuk menerangkan cara memproses manuskrip karya asli bagi memastikan keberkesanan pengurusan manuskrip dan mutu hasil kerja mencapai piawaian penerbitan Penerbit UPM. 2.0 SKOP Prosedur ini merangkumi cara perancangan, pelaksanaan, pemantauan dan penilaian pengurusan manuskrip karya asli hingga diterbitkan. 3.0 TANGGUNGJAWAB Ketua Penerbit bertanggungjawab memastikan prosedur ini dipatuhi semasa proses pengurusan manuskrip dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat dalam proses ini wajib mematuhi prosedur ini. 4.0 DOKUMEN RUJUKAN Nombor / Kod Rujukan Tajuk Dokumen - Chicago Manual of Style - APA Format and Style - Gaya Dewan - Kamus Dewan - Istilah Dewan - Oxford Learners Dictionary Akta Kontrak Akta Mesin Cetak dan - Penerbitan Akta Hak Cipta A Guide To Book Production OPR/ PUPM/GP01/Penyediaan Garis Panduan Penyediaan Manuskrip OPR/ PUPM/GP02/Percetakan Garis Panduan Percetakan UPM/OPR/ PUPM/AK01 Arahan Kerja Penyuntingan Manuskrip Arahan Kerja Urus Perjanjian UPM/OPR/ PUPM/AK02 Penerbit-Pengarang UPM/OPR/ PUPM/AK03 Arahan Kerja Reka Letak Manuskrip Karya Asli UPM/OPR/ PUPM/AK04 Arahan Kerja Reka Bentuk Kulit Buku Karya Asli

2 Halaman: 2/7 5.0 TERMINOLOGI DAN GLOSARI AF : Ahli Fotografi CIP : Cataloguing-in-Publication Data Dami : Contoh buku sebagai cadangan bentuk buku yang sebenarnya akan terbit. FA : Final Artwork ISBN : International Serial Book Numbers JKPEN : Jawatankuasa Penerbitan Universiti KP : Ketua Penerbit LHDN : Lembaga Hasil Dalam Negeri PNM : Perpustakaan Negara Malaysia PAP : Pembantu Am Pejabat Pengarang : Penulis buku Penilai : Pakar bidang PP : Pegawai Penerbitan PPP : Penolong Pegawai Penerbitan PPEN : Pembantu Penerbitan PPSR : Penolong Pegawai Seni Reka PPT : Penolong Pegawai Tadbir PR : Pereka PSR : Pegawai Seni Reka PTPO : Pembantu Tadbir (Perkeranian & Operasi) PTJ : Pusat Tanggungjawab SAS : Softwork Accounting System TNC(P&I) : Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan & Inovasi)

3 Halaman: 3/7 6.0 PROSES TERPERINCI Tanggungjawab Carta alir Perincian 6.1 Mula 6.1 Mula Pengarang/Penulis rujuk Rekod/ Dokumen Rujukan Garis Panduan OPR/PUPM/GP01/ PenyediaanManuskrip KP 6.2 Terima Manuskrip 6.2 Terima manuskrip: Terima manuskrip dan Penyerahan Manuskrip daripada Pengarang Semak dan teliti manuskrip serta pastikan lengkap (bahagian awalan, bahan teks, bahagian akhiran dan ilustrasi).tandakan pada Senarai Semak Penyerahan Manuskrip OPR/PUPM/BR01/ Serah Manuskrip Senarai Semak OPR/PUPM/SS01/ Serah Manuskrip PPP 6.3 Manuskrip Karya Asli 6.4 Manuskrip Karya Suntingan 6.3 Manuskrip Karya Asli Rekod butiran manuskrip di dalam komputer (tajuk, nama pengarang, nombor kad pengenalan, alamat surat menyurat, e-mel, bidang manuskrip) Buka fail buku. 10/6/No. Fail/ Tajuk Buku). 6.4.Manuskrip Karya Suntingan Rekod butiran manuskrip di dalam komputer (tajuk, nama pengarang, alamat surat menyurat, e-mel,) dan failkan borang penyerahan ke dalam fail Terus ke Langkah /10/2 Projek Terbitan Bersama KP/ 6.5 Penilaian Manuskrip 6.5 i. Kenal pasti manuskrip yang perlu dinilai. Manuskrip berbentuk senarai rujukan, modul pengajaran dan buku kerja TIDAK perlu dinilai ii. Kenal pasti Penilai Manuskrip Pastikan Penilai adalah pakar bidang Pastikan Penilai adalah bukan dari kalangan Penulis Sekiranya melantik semula Penilai, Penilai tersebut dinilai sekurang-kurangnya pada skala memuaskan. PPP KP/ KP/PPT KP/PP KP/PPP 6.6 Terima? A Ya Tidak 6.8 Maklum Penolakan Dapatkan persetujuan Penilai melalui telefon dan emel dalam tempoh 20 hari bekerja Hantar surat pelantikan, manuskrip dan Penilaian kepada Penilai Pantau tempoh penilaian dari semasa ke semasa. Sekiranya melebihi 6 (enam) minggu hantar peringatan melalui surat/emel/telefon Terima laporan Penilai dan failkan. Nilai prestasi penilai Bayar Penilai. 6.6 Terima? Jika Ya ikut Langkah Jika Tidak ikut Langkah 6.8 OPR/PUPM/BR02/ Penilaian OPR/PUPM/BR09/Nil ai Penilai/Penyunting

4 Halaman: 4/7 Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan PPP KP/PP A 6.7 Pembetulan Pengarang 6.7 Pembetulan Pengarang Sedia dan hantar surat, salinan laporan penilaian dan manuskrip yang telah dinilai kepada Pengarang Pantau tempoh pembetulan pengarang. Sekiranya melebihi 4 minggu hantar peringatan melalui surat/emel/telefon Terima pembetulan manuskrip daripada pengarang. KP/PPP 6.8 Maklum penolakan Hantar surat penolakan berserta manuskrip dan laporan penilaian kepada pengarang Proses tamat. PP/PSR/PPP 6.9 Sedia Carta Perbatuan 6.9 Sedia Carta Perbatuan Rancang pergerakan bermula dari proses penyuntingan hingga proses cetak Serah carta perbatuan kepada PP/PSR Pantau carta perbatuan Kenal pasti manuskrip yang berkemungkinan lewat diterbitkan. Labelkan tag merah pada doket manuskrip yang dikenal pasti dan diletakkan di Zon Merah. Gantt Chart KP/ KP/ KP/ 6.10 Proses Editorial 6.10 Proses Editorial Kenal pasti manuskrip perlu disunting dan sedia doket Manuskrip dalam bidang Bahasa Arab, Cina Tamil dan sebagainya serta manuskrip karya suntingan TIDAK perlu disunting Serah manuskrip kepada PP/Penyunting Luar untuk disunting dalam tempoh 8 minggu. Keluarkan surat lantikan bagi Penyunting Luar. Nilai prestasi Penyunting sekiranya Penyunting Luar Pantau tempoh penyuntingan. Hantar peringatan jika melebihi tempoh 7 minggu. OPR/PUPM/BR03/ Penyuntingan Arahan Kerja UPM/OPR/PUPM/ AK01 OPR/PUPM/BR09/ Nilai Penilai/Penyunting PP/PSR/PPSR/ PPEN/PR/AF PP/PSR/PPP Mula proses reka bentuk dan reka letak tidak melebihi 6 minggu Pantau kerja reka bentuk dan reka letak. Arahan kerja UPM/OPR/PUPM/ AK03/Reka Letak PSR/PPSR/PR/ AF PSR Mula reka bentuk kulit buku dalam tempoh 7 hari bekerja Pantau proses reka kulit buku Serah dua cadangan reka bentuk kepada pengarang untuk membuat pilihan. OPR/PUPM/BR05/ Reka kulit Arahan kerja UPM/OPR/PUPM/ AK04/Reka Kulit Buku /PPEN B Mohon ISBN dan Kod Jalur daripada PNM Hantar Pruf 1 kepada Pengarang untuk semakan dalam tempoh 10 hari bekerja. Hantar peringatan sekiranya tidak dipulangkan dalam tempoh yang ditetapkan. 10/ISBN OPR/PUPM/BR10/ Pantau Reka Letak

5 Halaman: 5/7 Tanggungjawab Carta alir Perincian PPEN/PR /PPEN/ PR /PPEN PP/PSR/PPP B 6.11 Tepati Tempoh? Ulang Langkah Terima Pruf 1 daripada Pengarang dan pembetulan dibuat dalam tempoh 10 hari bekerja Serah Pruf 2 kepada PP untuk disemak dalam tempoh 15 hari bekerja Jika ada pindaan buat pembetulan Pruf 2 dalam tempoh 10 hari bekerja Serah Pruf 3 kepada PP untuk disemak dalam tempoh 10 hari bekerja Sedia indeks dalam tempoh 5 hari bekerja Buat pembetulan Pruf 3 dan masukkan indeks Mohon CIP daripada PNM 6.11 Tepati Tempoh? Jika Ya ikut Langkah Jika Tidak ulang Langkah 6.9 Rekod/ Dokumen Rujukan OPR/PUPM/BR10/ Pantau Reka Letak 10/ISBN Carta Perbatuan PP/PSR/PPSR/ PPEN/PR PP/PSR/PR PP/PSR KP/PP/PSR/ PPEN PP/PPEN/PAP KP/PP/PSR/PPT PP/PSR/PPT PP/PSR 6.12 Sedia Dami 6.13 Urus Cetak 6.14 Memuaskan 6.16 Tindakan Pembetulan 6.12 Sedia Dami Terima teks lengkap dan reka bentuk kulit daripada PPEN/PR untuk disemak Serah kepada PR untuk sedia dami dalam tempoh 3 hari dan disemak Urus Cetak Cetak dalam (jika perlu) sekiranya cetakan hitam-putih tidak melebihi 250 naskhah Pantau proses cetak dalam tempoh 5 hari bekerja. Pastikan cetakan dalam telah disiapkan dan hubungi syarikat yang ditetapkan. Serah dami beserta softcopy reka bentuk kulit dan teks yang telah dicetak Cetak luar Pelawa sekurang-kurangnya tiga sebut harga. Sedia spesifikasi cetak buku dan hantar beserta surat pelawaan Sebut Harga kepada Pencetak. Hubungi Pencetak yang berjaya dan serah dami beserta softcopy FA kepada Pencetak Pantau proses cetak luar Memuaskan? Terima dan semak buku yang telah siap dicetak. Nilai Pencetak Jika Ya ikut Langkah 6.15 OPR/PUPM/SS02/ Semak Dami Garis Panduan OPR/PUPM/GP02/Pe rcetakan OPR/PUPM/BR07/Se rah Cetak/Jilid OPR/PUPM/BR06/Se butharga OPR/PUPM/BR07/Se rah Cetak/Jilid PP/PPEN 6.15 Rekod Terima 6.15 Rekod buku dalam sistem komputer PP 6.16 Tindakan Pembetulan Jika ada kesilapan buku dipulangkan kepada Pencetak untuk cetak semula Tamat 6.17 Tamat

6 Halaman: 6/7 Bil 7.0 REKOD KUALITI Kod Fail, Tajuk Fail, dan Senarai Rekod 1. 10/ No.Fail/(Tajuk Buku) Fail Buku Serah Manuskrip OPR/PUPM/BR01/SERAH MANUSKRIP atau OPR/PUPM/BR11/SUBMIT Senarai Semak OPR/PUPM/SS01/SERAH MANUSKRIP Surat akuan terima manuskrip Surat kepada Penilai Penilaian Manuskrip OPR/PUPM/BR02/PENILAIAN atau OPR/PUPM/BR12/REVIEW Salinan Laporan Penilaian daripada Penilai Surat pengarang jalankan pembetulan Penyerahan Manuskrip untuk Penyuntingan OPR/PUPM/BR03/PENYUNTINGAN Penyerahan Manuskrip untuk Reka LetakOPR/PUPM/BR04/REKA LETAK Penyerahan Kerja Reka Bentuk Kulit OPR/PUPM/BR05/REKA KULIT BUKU Senarai Semak Dami OPR/PUPM/SS02/SEMAK DAMI Penyerahan Kerja Mencetak Buku OPR/PUPM/BR07/SERAH CETAK/JILID Pantau Kerja Reka Letak (OPR/PUPM/BR10/PANTAU REKA LETAK) Gantt Chart Salinan Dokumen Perjanjian 2. UPM/PUPM/ISBN-CIP Mohon ISBN Mohon CIP 3. OPR/PUPM/BR06/BORANG SEBUT HARGA Spesifikasi Surat tawaran mencetak 4. UPM/ PUPM/400-3/Bayaran Perkhidmatan Manuskrip/Jurnal Surat bayaran saguhati penilai Surat bayaran penyunting luar 5. UPM/ PUPM/ /Perjanjian Asal Buku Dokumen perjanjian asal Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan KP/PYB PPP Seksyen Editorial Kekal KP/PYB PPEN Seksyen Editorial 5 tahun KP/PYB PPT Seksyen Pentadbiran 5 tahun KP/PYB PPT Seksyen Pentadbiran 5 tahun KP/PYB PPEN Seksyen Editorial Kekal Kuasa Melupus Ketua Entiti Rincih 6. UPM /PUPM/100-10/Reka Bentuk Kulit KP/PYB PSR Seksyen Media Mock-up kulit yang dipilih Kreatif Penyerahan Untuk Kerja Reka Bentuk Kulit Buku (OPR/PUPM/BR05/REKA KULIT BUKU 3 tahun Lakaran Konsep 7. Deraf manuskrip asal, pruf dan dami KP/PYB PPP Seksyen Editorial 3 bulan Ketua Entiti

7 Halaman: 7/7 8.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD OPR (PUPM): 1/2012 OPR (PUPM): 2/2012 OPR(PUPM): 2/2013 OPR(PUPM): 1/2014 OPR(PUPM): 1/2015 Kelulusan Mesyuarat Penerbit UPM Kali ke 12 Penerbit UPM Kali ke 15 Penerbit UPM Kali ke 16 Penerbit UPM Kali ke 18 Penerbit UPM Kali ke 21 Penerbit UPM Kali ke 24 Disedia dan Disemak Diluluskan/dilulus kan semula Tarikh Kuat Kuasa Ketua PTJ WP 22/08/2011 Ketua PTJ WP 09/05/2012 Ketua PTJ WP 30/11/2012 Ketua PTJ WP 30/04/2013 Ketua PTJ WP 30/05/2014 Ketua PTJ WP 14/07/2015