DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

Transkripsi

1 Halaman: 1/ TUJUAN Prosedur ini bertujuan untuk menerangkan cara memproses manuskrip karya asli bagi memastikan keberkesanan pengurusan manuskrip dan mutu hasil kerja mencapai piawaian penerbitan Penerbit UPM. 2.0 SKOP Prosedur ini merangkumi cara perancangan, pelaksanaan, pemantauan dan penilaian pengurusan manuskrip karya asli hingga diterbitkan. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Nombor / Kod Rujukan Tajuk Dokumen - Chicago Manual of Style - APA Format and Style - Gaya Dewan - Kamus Dewan - Istilah Dewan - Oxford Learners Dictionary Akta Kontrak Akta Mesin Cetak dan - Penerbitan Akta Hak Cipta A Guide To Book Production OPR/ PUPM/GP01/Penyediaan Garis Panduan Penyediaan Manuskrip OPR/ PUPM/GP02/Percetakan Garis Panduan Percetakan UPM/OPR/ PUPM/AK01 Arahan Kerja Penyuntingan Manuskrip Arahan Kerja Urus Perjanjian UPM/OPR/ PUPM/AK02 Penerbit-Pengarang Arahan Kerja Reka Letak Manuskrip UPM/OPR/ PUPM/AK03 Karya Asli Arahan Kerja Reka Bentuk Kulit Buku UPM/OPR/ PUPM/AK04 Karya Asli

2 Halaman: 2/ TERMINOLOGI DAN GLOSARI AF : Ahli Fotografi CIP : Cataloguing-in-Publication Data Dami : Contoh buku sebagai cadangan bentuk buku yang sebenarnya akan terbit. FA : Final Artwork ISBN : International Serial Book Numbers JKPEN : Jawatankuasa Penerbitan Universiti KP : Ketua Penerbit LHDN : Lembaga Hasil Dalam Negeri PNM : Perpustakaan Negara Malaysia PAP : Pembantu Am Pejabat Pengarang : Penulis buku Penilai : Pakar bidang PP : Pegawai Penerbitan PPP : Penolong Pegawai Penerbitan PPEN : Pembantu Penerbitan PPSR : Penolong Pegawai Seni Reka PPT : Penolong Pegawai Tadbir PR : Pereka PSR : Pegawai Seni Reka PTPO : Pembantu Tadbir (Perkeranian & Operasi) PTJ : Pusat Tanggungjawab SAS : Softwork Accounting System TNC(P&I) : Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan & Inovasi) 5.0 TANGGUNGJAWAB Ketua Penerbit bertanggungjawab memastikan prosedur ini dipatuhi semasa proses pengurusan manuskrip dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat dalam proses ini wajib mematuhi prosedur ini.

3 Halaman: 3/ CARTA ALIR 7. 1 Mula 7.2 Terima Manuskrip 7.3Penilaian manuskrip 7.4 Terima? Ya 7. 5Pembetulan Pengarang 7. 7Sedia Carta Perbatuan Tidak 7. 8 Proses Pracetak 7.9 Proses Editorial 7.10 Reka Kulit Buku Tidak Setuju? Ya 7.12 Sedia Dami 7.6 Maklum Penolakan 7.13 Urus Cetak Cetak Dalam 7.15 Cetak Luar Jilid Tindakan Pembetulan Tidak 7.17 Memuaskan? Ya 7.19 Rekod Terima 7.20 Tamat

4 Halaman: 4/ PROSES TERPERINCI Tindakan Tanggungjawab 7.1 Mula 7.2 Terima Manuskrip Terima manuskrip daripada pengarang. Isi butiran dalam Borang Penyerahan Manuskrip.(OPR/ PUPM/BR01/SERAH MANUSKRIP) Rekod butiran manuskrip di dalam komputer (tajuk, nama pengarang, nombor kad pengenalan, alamat surat menyurat, e-mel, bidang manuskrip). Semak dan teliti manuskrip untuk pastikan ia lengkap (bahagian awalan, bahan teks, bahagian akhiran dan ilustrasi).tandakan pada Senarai Semak Penyerahan Manuskrip (OPR/ PUPM/SS01/SERAH MANUSKRIP). Buka fail Buku (UPM/PUPM/100-10/No. Fail/ Tajuk Buku). KP/PP PP/PPP PP/PPP PPP/PPEN 7.3 Penilaian Manuskrip Kenal pasti Penilai manuskrip. Dapatkan persetujuan Penilai Melalui telefon dan emel Sedia surat berserta Borang Penilaian dan salinan manuskrip kepada Penilai. (OPR/PUPM/BR02/PENILAIAN). Hantar surat pelantikan, manuskrip dan Borang Penilaian kepada Penilai. KP/PP KP/PP PPP/PPEN PPP/PAP

5 OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN Pantau dalam tempoh penilaian dari semasa ke semasa. Sekiranya melebihi 6 (enam) minggu hantar peringatan melalui surat/emel/telefon. Halaman: 5/14 PP/PPP PPP/PPEN/PAP Terima? Terima laporan Penilai dan failkan. Nilai prestasi penilai isi borang OPR/PUPM/BR09/NILAI PENILAI/PENYUNTING Bayar Penilai. Jika Ya ikut Langkah Pembetulan Pengarang Jika Tidak ikut Langkah 7.6 Sedia surat untuk pengarang buat pembetulan. Buat dua salinan laporan penilaian dan hantar satu salinan berserta surat kepada pengarang. KP/ PP/ PPP KP/PPT KP/PP KP/PP PPP/PPEN PPP/PPEN/PAP Pantau tempoh pengarang jalankan pembetulan mengikut tempoh yang ditetapkan. Sekiranya melebihi 4 (empat) minggu, hantar peringatan melalui surat/emel/telefon. PP/PPP PP/PPP/PPEN Terima pembetulan manuskrip daripada Pengarang. KP/PP 7.6 Maklum Penolakan

6 OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN Terima manuskrip yang ditolak oleh Penilai. Hantar surat penolakan berserta manuskrip dan laporan penilaian kepada pengarang. Proses tamat. Halaman: 6/14 KP PPP/PAP 7.7 Sedia Carta Perbatuan Mula rancang pergerakan bermula dari PP/PPP Proses penyuntingan hingga proses cetak Sedia carta perbatuan mengikut PP/PPP Perancangan pada dan disahkan 7.8 Proses Pracetak Proses Editorial Dapatkan pengesahan JKPEN, rekod dan fail. Tentukan yang bertanggungjawab. Serah manuskrip kepada PP/Editor luar untuk disunting dalam tempoh 8 (lapan) minggu. PP isi Borang Penyerahan Manuskrip untuk Penyuntingan. (OPR/PUPM/BR03/PENYUNTINGAN) KP/PPP KP/PPP KP Keluar surat lantikan untuk Editor luar. Nilai prestasi Editor sekiranya Editor luar OPR/PUPM/BR09/NILAI PENILAI/PENYUNTING Sunting manuskrip dalam tempoh yang ditetapkan. Rujuk Arahan Kerja Penyuntingan Manuskrip. (UPM/OPR/ PUPM/AK01) Pantau tempoh penyuntingan. PP KP/PP/PPP

7 Halaman: 7/ Hantar peringatan jika melebihi tempoh 7 (tujuh) minggu. PPP Serah manuskrip yang telah disunting kepada PPSR/PPEN/PR untuk proses reka letak. Isi Borang Penyerahan Manuskrip untuk Reka Letak. (OPR/ PUPM/BR04/REKA LETAK) Mula proses reka bentuk dan reka letak tidak melebihi 6(enam) minggu. Rujuk Arahan Kerja Reka Letak Manuskrip Karya Asli (UPM/OPR/ PUPM/AK03) Mohon ISBN dan Kod Jalur daripada PNM Pantau kerja reka bentuk dan reka letak Hantar Pruf I kepada Pengarang untuk semakan dalam tempoh 10 (sepuluh) hari bekerja. /PPSR/ PPEN/PR/AF PP/PPEN /PPP PP/PPP Hantar peringatan sekiranya pengarang tidak kembalikan dalam tempoh yang ditetapkan. Terima Pruf I daripada pengarang dan pembetulan dibuat dalam tempoh 10 (sepuluh) hari bekerja. Serah Pruf II kepada untuk disemak dalam tempoh 15 hari bekerja. Pastikan setiap pembetulan Pruf I telah dimasukkan. PPP/PPEN PP/PPEN PPEN/PR PP Jika ada pindaan, kembalikan kepada PPEN/PR untuk dibuat pembetulan.

8 Buat pembetulan Pruf II dalam tempoh 10 (sepuluh) hari bekerja. Halaman: 8/14 PPEN/PR Serah Pruf III kepada untuk disemak dalam tempoh 10 (sepuluh) hari bekerja. PPEN/PR Pastikan semua pembetulan telah dimasukkan dan lengkap Sediakan indeks dalam tempoh 5 (lima) hari bekerja. Pengarang/PP Mohon CIP daripada PNM. PPEN 7.10 Reka Kulit Buku Terima butiran judul daripada PP. Isi Borang Serah Reka Kulit (OPR/PUPM/BR05/REKA KULIT) Sedia dua lakaran konsep yang berbeza dalam tempoh satu hari bekerja. PSR Bincang idea dan konsep. PSR/PPSR/PR/AF Mula reka kulit dalam tempoh 6 (enam) hari bekerja. Rujuk Arahan Kerja Reka Bentuk Kulit Buku (UPM/OPR/PUPM/AK04) PR/AF Pantau proses reka bentuk. PSR Serah dua cadangan reka bentuk kepada pengarang untuk membuat pilihan. PSR/PP/PPP 7.11 Setuju? Jika Ya ikut Langkah PSR/PP/PPP

9 Halaman: 9/ Jika Tidak ikut Langkah PSR/PP 7.12 Sedia Dami Pastikan FA kulit buku mematuhi format reka bentuk. Rujuk (UPM/OPR/PUPM/AK04). Terima teks lengkap dan reka bentuk kulit daripada PPEN/PR untuk disemak Serah kepada PR untuk sedia dami Semak dami dalam tempoh tiga hari. Tandakan pada Senarai Semak Dami. (OPR/ PUPM/SS02/SEMAK DAMI) 7.13 Urus Cetak Tentukan jumlah cetakan. KP/ PP 7.14 Cetak Dalam Jumlah cetakan hitam-putih tidak melebihi 250 naskhah. KP/ PP Mula proses cetak dalam tempoh 5 hari bekerja. Pantau proses cetak dalam. Isi Borang Penyerahan Kerja Cetak/Jilid Buku (OPR/ PUPM/BR07/SERAH CETAK/JILID). PPEN/PAP PP PP 7.15 Cetak Luar Bagi kuantiti tidak melebihi 500 naskhah (hitam-putih/berwarna) atau KP/PP

10 Halaman: 10/ nilai kerja tidak melebihi RM10, akan diserah terus kepada pencetak. Pelawa sebut harga jika jumlah cetakan melebihi 500 naskhah atau nilai kerja melebihi RM 10, KP/ Sedia spesifikasi cetak buku. /PPEN 7.16 Jilid Hantar spesifikasi dan surat pelawaan Sebut Harga kepada pencetak. Isi Borang Sebut Harga (OPR/ PUPM/BR06/SEBUTHARGA). KP/PPEN Buka sebut harga. KP/PP/PPT Hubungi pencetak yang terpilih. PP/PPT Isi Borang Penyerahan Kerja Cetak/Jilid Buku dan serah kepada pencetak (OPR/ PUPM/BR07/SERAH CETAK/JILID) Serah dami berserta softcopy FA kepada pencetak. /PPT /PPT Pantau proses percetakan Pastikan cetakan dalam telah disiapkan. PP/PPEN Hubungi syarikat yang telah ditetapkan. PP/PPT Serah dami berserta softcopy reka bentuk kulit dan isi Borang Penyerahan Kerja Cetak/Jilid Buku (OPR/ PUPM/BR07/SERAH CETAK/JILID). Serah kepada syarikat yang ditetapkan Memuaskan? Terima dan semak buku yang telah siap dicetak. Isi Borang Penilaian Prestasi Penerbitan (OPR/PUPM/BR08/NILAI PENERBITAN).

11 Halaman: 11/ Jika Ya ikut langkah Tindakan Pembetulan Jika ada kesilapan, buku dipulangkan kepada pencetak untuk cetak semula Rekod Terima Rekod buku ke dalam SAS. PP/PPEN 7.20 Tamat

12 Halaman: 12/ REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail, dan Senarai Rekod 1. UPM/PUPM/100-10/ No.Fail/(Tajuk Buku) Fail Buku Borang Serah Manuskrip OPR/PUPM/BR01/SERAH MANUSKRIP atau OPR/PUPM/BR11/SUBMIT Senarai Semak OPR/PUPM/SS01/SERAH MANUSKRIP Surat akuan terima manuskrip Surat kepada Penilai Borang Penilaian Manuskrip OPR/PUPM/BR02/PENILAIAN atau OPR/PUPM/BR12/REVIEW Salinan Laporan Penilaian daripada Penilai Surat pengarang jalankan pembetulan Pengesahan TNCPI Borang Penyerahan Manuskrip untuk Penyuntingan OPR/PUPM/BR03/PENYUNTING AN Borang Penyerahan Manuskrip untuk Reka LetakOPR/PUPM/BR04/REKA LETAK Borang Penyerahan Kerja Reka Bentuk Kulit OPR/PUPM/BR05/REKA KULIT BUKU Senarai Semak Dami OPR/PUPM/SS02/SEMAK DAMI Borang Penyerahan Kerja Mencetak Buku OPR/PUPM/BR07/SERAH CETAK/JILID Borang Pantau Kerja Reka Letak (OPR/PUPM/BR10/PANTAU REKA LETAK) Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan KP/PYB PPP Seksyen Editorial Kekal Kuasa Melupus Ketua Entiti

13 Halaman: 13/14 Gantt Chart Salinan Dokumen Perjanjian 2. UPM/PUPM/ISBN-CIP Borang Mohon ISBN Borang Mohon CIP 3. OPR/PUPM/BR06/BORANG SEBUT HARGA Spesifikasi Surat tawaran mencetak 4. UPM/ PUPM/400-3/Bayaran Perkhidmatan Manuskrip/Jurnal Surat bayaran saguhati penilai Surat bayaran penyunting luar 5. UPM/ PUPM/ /Perjanjian Asal Buku Dokumen perjanjian asal 6. UPM /PUPM/100-10/Reka Bentuk Kulit Mock-up kulit yang dipilih Borang Penyerahan Untuk Kerja Reka Bentuk Kulit Buku (OPR/PUPM/BR05/REKA KULIT BUKU Lakaran Konsep 7. Deraf manuskrip asal, pruf dan dami KP/PYB PPEN Seksyen Editorial 5 tahun KP/PYB PPT Seksyen Pentadbiran 5 tahun KP/PYB PPT Seksyen Pentadbiran 5 tahun KP/PYB PPEN Seksyen Editorial Kekal KP/PYB PSR Seksyen Media Kreatif 3 tahun KP/PYB PPP Seksyen Editorial 3 bulan Ketua Entiti Rincih Ketua Entiti Ketua Entiti Ketua Entiti Ketua Entiti Ketua Entiti

14 Halaman: 14/ SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD OPR (PUPM): 1/2012 OPR (PUPM): 2/2012 Kelulusan Mesyuarat Mesyuarat Pengurusan Penerbit UPM Kali ke 12 Mesyuarat Pengurusan Penerbit UPM Kali ke 15 Mesyuarat Pengurusan Penerbit UPM Kali ke 16 Disedia dan Disemak Diluluskan/ diluluskan semula Tarikh Kuat Kuasa Ketua PTJ WP 22/08/2011 Ketua PTJ WP 09/05/2012 Ketua PTJ WP 30/11/2012