OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN. PEJABAT PENDAFTAR Kod Dokumen: UPM/OPR/PEND/P012. PROSEDUR CUTIBELAJAR Tarikh: 30/04/2013

Transkripsi

1 Halaman: 1/ TUJUAN Prosedur ini bertujuan menerangkan kaedah permohonan dan kelulusan cuti belajar. 2.0 SKOP Skop prosedur ini meliputi kemudahan cuti belajar pegawai UPM. Tafsiran Cuti Belajar dan Biasiswa adalah sebagaimana di dalam Buku Panduan Perkhidmatan UPM Bahagian N Cuti Belajar dan Biasiswa. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Nombor Dokumen Tajuk Dokumen - Buku Panduan Perkhidmatan UPM (Bab N) UPM/PEND UPM/PEND OPR/PEND/GP02/CB OPR/PEND/SS01/DATA OPR/PEND/SS02/PCB Minit Mesyuarat Jawatankuasa Cuti Belajar dan Biasiswa, UPM. Minit Mesyuarat Jawatankuasa Biasiswa SLAB/SLAI Garis Panduan Rayuan/Pelanjutan/Penangguhan/Lapor Diri Senarai Semak Data e-ihrams Mengikut Seksyen Senarai Semak Borang Permohonan Cuti Belajar

2 Halaman: 2/ TERMINOLOGI / SINGKATAN IPTA KB KPT JKCB PPU PT PTJ SLAB SLAI Pegawai UPM : Institusi Pengajian Tinggi Awam : Ketua Bahagian : Kementerian Pengajian Tinggi : Jawatankuasa Biasiswa dan Cuti Belajar : Pihak Pengurusan Universiti : Pegawai Tadbir : Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) : Pusat Tanggungjawab : Skim Latihan Akademik Bumiputera : Skim Latihan Akademik IPTA : Pegawai yang memohon cuti belajar : Universiti Putra Malaysia 5.0 TANGGUNGJAWAB Pendaftar dan Ketua Bahagian adalah bertanggungjawab menentukan prosedur ini dilaksanakan. Sesiapa yang melaksanakan permohonan dan kelulusan cuti belajar perlu mematuhi prosedur ini. 6.0 CARTA ALIR

3 Halaman: 3/10 Mula 7.1 Terima & Semak Permohonan 7.2 Lengkap? Tidak 7.3 Ya Pertimbangan Mesyuarat JK Biasiswa & Cuti Belajar 7.4 Kelulusan Mesyuarat JKBCB Ya Biasiswa KPT? Tidak Ya Kelulusan KPT 7.7 Terima / Keluarkan Surat Tawaran serta Semak Dokumen Perjanjian 7.8 Mulakan Pengajian 7.9 Masukkan Data Pemantauan Lapor Diri? 7.12 Ya Tidak Timbang Permohonan Lulus? Tidak Lulus Pegawai Lapor Diri 7.16 lulus Teruskan Pengajian 7.15 Kemaskini Data Tamat

4 Halaman: 4/ PROSES TERPERINCI Tindakan Tanggungjawab 7.1 Mula 7.2 Terima dan Semak Permohonan 7.3 Lengkap Terima borang permohonan daripada pegawai yang dicetak daripada Sistem Cuti Belajar Online dan Borang SLAB/SLAI (JPA(L)LDP 1B/96) Semak borang permohonan dengan merujuk Senarai Semak Permohonan Cuti Belajar (OPR/PEND/SS02/PCB). PT/ Jika ya, ikut langkah Jika tidak lengkap maklum kepada pemohon dan ikut langkah 7.2. Pertimbangan Mesyuarat JK Biasiswa dan Cuti Belajar Sediakan kertas pertimbangan dan bawa ke Mesyuarat JK Biasiswa dan Cuti Belajar UPM untuk perakuan. Kelulusan Mesyuarat JKBCB Jika lulus, ikut langkah Jika tidak lulus, maklum pada calon dan jika ingin merayu, rujuk Garis Panduan Rayuan Biasiswa/Pelanjutan/Penangguhan/Lapor Diri (OPR/PEND/GP02/CB) dan seterusnya ikut langkah 7.2 PT/ PT/PT (P/0) 7.6. Biasiswa KPT? PT/

5 Halaman: 5/ Jika ya, hantar permohonan ke KPT untuk kelulusan dan ikut langkah Jika tidak, ikut langkah Kelulusan KPT Jika lulus, ikut langkah Jika tidak lulus, ikut langkah 7.2. PT/ 7.8 Terima / Keluarkan Surat Tawaran serta Semak Dokumen Perjanjian PT (P/0) Bagi permohonan biasiswa SLAB / SLAI, terima surat tawaran daripada KPT berserta dokumen perjanjian. Keluarkan surat tawaran cuti belajar daripada UPM berserta dokumen perjanjian Bagi biasiswa dan cuti belajar UPM, keluarkan surat tawaran berserta perjanjian Semak dokumen perjanjian dan pastikan pegawai menghantar dokumen perjanjian yang lengkap. Seterusnya dapatkan tandatangan Pendaftar. 7.9 Mulakan Pengajian Pegawai mulakan pengajian berdasarkan tempoh cuti belajar yang ditetapkan Keluarkan penyata pembayaran biasiswa (yang dilayaki) kepada Pejabat Bendahari. (a) Sediakan Penyata Pembayaran Biasiswa dalam tempoh 14 hari bekerja selepas menerima surat perjanjian yang lengkap; (b) Semakan Penyata Pembayaran Elaun; dan (c) Hantar Penyata Pembayaran Biasiswa kepada Bendahari Masukkan Data Pegawai PT (P/0)

6 Halaman: 6/ Masukkan data cuti belajar ke dalam e-ihrams selewatlewatnya lima (5) hari bekerja selepas menghantar Penyata Pembayaran Biasiswa kepada Bendahari. Rujuk Senarai Semak Data Mengikut Seksyen (OPR/PEND/SS01/DATA) Semak kesahihan data dalam tempoh satu (1) hari bekerja selepas kemasukan data. PT 7.11 Pemantauan Pastikan calon menghantar laporan kemajuan pengajian (OPR/PEND/BR02/REPORT) ke Pejabat Pendaftar sekurang-kurangnya sekali dalam masa 12 bulan Seterusnya laporan tersebut dihantar kepada Dekan Fakulti berkenaan untuk memberikan ulasan dan komen terus kepada pegawai berkenaan Lapor Diri PT (P/0) Jika calon lapor diri ikut langkah Jika calon tidak lapor diri ikut langkah Timbang Permohonan PT, PT(P/O) Terima dan timbang permohonan untuk perkara-perkara berikut: (a) Lanjutan Cuti Belajar rujuk Garis Panduan Rayuan/Pelanjutan/Penanguhan/Lapor Diri (OPR/PEND/GP02/CB) (b) Penangguhan pengajian rujuk Garis Panduan Rayuan/Pelanjutan/Penanguhan/Lapor Diri (OPR/PEND/GP02/CB) (c) Penukaran Tempat/bidang Pengajian (d) Menamatkan Pengajian Lulus PT, PT(P/O)

7 Halaman: 7/ Jika lulus untuk kes berikut: (a) Lanjutan Cuti Belajar Maklumkan kepada calon. Ikut langkah (e) Penangguhan pengajian, Garis Panduan Rayuan/Pelanjutan/Penanguhan/Lapor Diri (OPR/PEND/GP02/CB) (b) Penukaran tempat pengajian atau bidang pengajian Maklumkan kepada calon dan teruskan pengajian di tempat baru. (c) Menamatkan pengajian, ikut langkah Jika tidak lulus, maklumkan kepada calon. Terima rayuan (jika berkenaan). ikut langkah Keluarkan arahan pemberhentian bayaran biasiswa dan gaji selepas menerima/tidak menerima pengesahan bagi kes menamatkan pengajian Teruskan Pengajian Teruskan pengajian berdasarkan keputusan yang ditetapkan Pegawai Lapor Diri Pegawai PT/PT(P/0) Pegawai melaporkan diri di PTJ menggunakan Borang Melapor Diri Bagi Pegawai Yang Baru Menamatkan Cuti belajar di PTJ (OPR/PEND/BR02/CB 02) dan rujuk Garis Panduan Rayuan/Pelanjutan/Penanguhan/Lapor Diri (OPR/PEND/GP02/CB) Terima Borang Lapor Diri dari PTJ Keluarkan surat arahan pembayaran gaji dan elaun kepada Bendahari selewat-lewatnya tujuh hari (7) bekerja selepas menerima borang lapor diri pegawai.

8 Halaman: 8/ Kemaskini Data Kemaskini data cuti belajar ke dalam e-ihrams dengan merujuk Senarai Semak Data Mengikut Seksyen (OPR/PEND/SS01/DATA) Semak kesahihan data. PT(P/O) PT 7.18 Tamat

9 Halaman: 9/ REKOD KUALITI Bil 1. Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod UPM/PEND/(No. Pegawai) Fail Peribadi Cetakan Permohonan Cuti Surat tawaran cuti belajar Surat perjanjian Penyata pembayaran biasiswa Borang Melapor Diri Bagi Pegwai Yang Baru Menamatkan Cuti Belajar (OPR/PEND/BR02/CB02) yang telah dilengkapkan Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PT Bilik Fail Sepanjang tempoh perkhidmatan Kuasa Melupus Pendaftar 2. UPM/PEND/4.2.2 Kursus Kenegaraan PT Seksyen Latihan Akademik Pendaftar 5 Tahun 3. UPM/PEND/4.2.4 PT Seksyen Latihan Akademik Pendaftar 4. - Fail Pemantauan Laporan Kemajuan Pengajian 5 Tahun PT Seksyen Latihan Akademik 1 Tahun (seterusnya akan disimpan dalam fail peribadi) Pendaftar

10 Halaman: 10/ SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD OPR-PEND: 07/2011 OPR/PEND: 3/2013 Kelulusan Mesyuarat Keluaran Pertama untuk satu persijilan Mesyuarat Pengurusan Pejabat Pendaftar Kali Ke- 229 kertas edaran untuk pertimbangan dan kelulusan mesyuarat pengurusan pejabat pendaftar pada 25/04/2013 Disedia dan Disemak KB Pembangunan Sumber Manusia KB Pembangunan Sumber Manusia KB Pengurusan Sumber Manusia Dilulus/ Diluluskan Semula Tarikh Kuatkuasa WP 03/01/2011 WP 22/08/2011 WP 30/04/2013