Tentunya Anda perlu daftarkan terlebih dahulu Stock, Supplier dan Langganan, bila ada.

Transkripsi

1 Hal. 1

2 Pendahuluan Untuk menjalankan POSX, Anda cukup menginput transaksi sehari-hari seperti faktur pembelian, penjualan, selanjutnya program akan mengontrol stock, hutang, piutang dan menghasilkan laporan2, termasuk grafik. Tentunya Anda perlu daftarkan terlebih dahulu Stock, Supplier dan Langganan, bila ada. Untuk memberikan gambaran, maka Anda dapat create sample data, termasuk transaksi. Sample data tsb. nantinya bisa dihapus untuk memulai data yang sebenarnya. Secara ringkas, data yang perlu dipersiapkan: Stock Stock dapat dikelompokkan menurut Golongan. Contoh untuk minimarket: Golongan Minuman Snack Stock Coca Cola Fanta Sprite Tehbotol Sosro Nissin Wafer Ritz Crackers Oreo Biscuit Bila Anda menjual dalam multi-satuan, maka bisa dikelompokkan menurut Satuan: Stock Air Mineral Satuan Rp / botol Rp / karton Bila Anda mempunyai beberapa lokasi, maka bisa dikelompokkan menurut Lokasi : Stock Kokita Lokasi Gudang Minimarket Hal. 2

3 Contoh Master Stock: Hal. 3

4 Transaksi Contoh Penjualan, Anda bisa memilih: model Touch Screen dan Keyboard. Hal. 4

5 Hal. 5

6 Pada POS, terdapat fitur, al : Tombol Stock akan menampilkan saldo stock Tambahkan memo : Hal. 6

7 Memilih Satuan Bila Anda menjual dalam berbagai jenis satuan. Setiap satuan sudah mempunyai Kode masing2, sehingga begitu kasir scan langsung munculkan satuannya. Namun terkadang barangnya cukup besar / berat untuk dibawa ke meja kasir, kasir bisa mengambil salah satu barang dan scan kodenya, kemudian pilih satuannya. Anda juga dapat mengeser pilihan Satuan tsb. ke samping Qty, bila ini bisa memudahkan kasir Settingnya di Setup Sistem -> Pilih Satuan sesudah Qty Hal. 7

8 Bila Anda tidak ingin kasir mengetahui Saldo Stock, atau tidak menggunakan multi-satuan, Anda bisa disable fitur2 tsb. di Setup Sistem. Sehingga walaupun kasir klik tombolnya tidak akan ada respon. Hal. 8

9 Pada Nota terdapat fitur al: Tombol Printer akan mencetak nota Tombol Info Stock akan menampilkan Stock pada setiap lokasi Hal. 9

10 Tombol Kamera akan menampilkan gambar barang Tombol Operator akan menampilkan informasi operator yang mengisi / mengubah faktur ini Hal. 10

11 Anda bisa tentukan operator mana yang mempunyai hak mengubah faktur. Anda bisa memeriksa apakah ada yang mengubah faktur, di Laporan -> Nota yang pernah diubah Anda dapat mengunci faktur agar tidak bisa diubah/dihapus oleh operator. Fitur ini bisa diaktifkan di Setup Sistem, sehingga operator hanya bisa mengisi faktur baru, dan tidak bisa mengubah faktur lain. Hal. 11

12 Bila Anda mempunyai otoritas tinggi, maka Anda bisa mengubah faktur. Anda juga bisa membuka kunci agar fakturnya bisa dikoreksi oleh operator, sehingga Anda tidak perlu direpotkan harus mengambil alih pekerjaan operator. Untuk barang2 elektronik seperti Kamera, Handphone, bila Anda ingin mengisi Serial Number, bisa menggunakan tombol Sn. S/n ini bisa digunakan untuk Kartu Garansi. Pada Kartu Garansi, dengan mengisi S/n, program akan menampilkan semua transaksi barang tsb. Hal. 12

13 Untuk S/n yang berurutan, Anda cukup mengisi S/n pertama dan klik Generate S/n. Program otomatis akan mengisi sendiri lanjutannya sesuai dengan qty barang. Hal. 13

14 Anda bisa menambahkan Memo. mis. spec barang. Ini biasa terjadi pada barang2 elektronik dan komputer Memo ini akan tercetak pada Nota. Hal. 14

15 Bila ini adalah barang dengan beberapa satuan, maka Anda bisa memilih Satuan. Setiap satuan sudah mempunyai Kode Stock masing2. mis. barang karton cukup berat untuk diangkat ke meja operator, maka operator cukup ambil satu botol dan scan Kode Stock, selanjutnya pilih satuan yang sesuai. Hal. 15

16 Kadang terjadi operator tidak mengetahui Kode Stock barang. mis. labelnya hilang, tidak jelas, atau salah tempel label. Untuk itu Anda bisa mencari di Cari Nama Anda bisa mencari dengan nama depan, tengah atau belakang. mis. Kopi, akan tampil: Biji Kopi Arabika Biji Kopi Robusta Kopi Instan Kopi Luwak Permen Kopiko Anda juga dapat mencari Supplier / Langganan dengan cara yang sama mis. asia, akan tampil: ASIA JAYA BENUA ASIA SERBA ASIA MAKMUR Hal. 16

17 Untuk barang2 yang sering transaksi, daripada setiap kali membuka faktur baru harus mengisi berulang2, lebih mudah kalau direkam. Pada saat membuka faktur, Anda tinggal memanggil kode memorized. Memorized ini dapat digunakan sebagai formula / resep, mis. parcel birthday 2 Kotak coklat 1 Kotak biscuit 1 Kotak permen Yummy 1 boneka Pada saat buka faktur, Anda tinggal memilih paket yang sudah direkam. Program otomatis akan mengisi barang2 ke faktur. Bila memesan 2 set, maka Anda isikan Qty baru memilih paketnya. Ada kemungkinan harga sudah berubah dibandingkan pada saat Memorized. Klik tombol Update, program akan update ke harga terbaru. Daftar memorized bisa lihat di Laporan -> Daftar Memorized Hal. 17

18 Pada Kode Stock, bila Anda tekan F2, program akan menampilkan daftar semua barang Bila Anda mengisi K kemudian F2, maka program akan menampilkan daftar barang yang berawalan K Bila operator ingin mencari item tertentu, disarankan untuk ketik awalan kode terlebih dahulu, sehingga daftar pop-up listnya lebih selektif. Hal. 18

19 Pada saat isi faktur, program otomatis tampilkan Stock Sekarang. Ini adalah saldo stock dari Lokasi faktur. Bila Anda tidak ingin operator mengetahui posisi stock, Anda dapat non-aktifkan pada Setup Sistem. Stock Sekarang tidak tampil bila Anda melihat/mengisi faktur2 lama (mis. tgl. hari ini: sedangkan tgl. faktur: ) Pada faktur akan tampil: Jumlah item, Jumlah Qty, Jumlah Rp. Pada saat buka faktur baru, program akan tampilkan nota terakhir. Program juga create nomor nota otomatis. Nomor otomatis ini terdapat pada semua jenis transaksi. Agar bisa nomor otomatis maka nomor harus terdiri dari angka saja. Bila ada huruf seperti: AB1001 maka program tidak akan create nomor otomatis, Anda harus isi sendiri nomor nota tsb. Pada multi-user, di mana banyak operator sama2 menginput nota, bisa diatur apakah nomor nota otomatis menurut masing2 operator (Lokal) atau gabungan (Global). Hal. 19

20 Tombol [?] akan menampilkan penjelasan mengenai kolom ybs. Sembunyikan transaksi Pada saat transaksi, klik pada background akan menyembunyikan transaksi. Transaksi dapat dipanggil kembali di Windows Hal. 20

21 Tombol yang digunakan: Print Screen Cari Daftar (Pop-up List) Cetak Nota Awal, Sebelumnya, Berikut, Terakhir Nota baru Copy Hapus Rekam dan Nota baru Rekam Batal / Undo Exit Pada Master File, program akan memulai dengan Cari. Pada Transaksi, program akan memulai dengan Isi. Untuk mencari nota sebelumnya, maka klik tombol Undo, kemudian Cari Bila Anda tidak jadi mengisi nota, klik tombol Undo, kemudian Exit Anda dapat mencetak layar (print screen) dengan tombol Kamera Nota mempunyai fasilitas otomatis rekam. Bila Anda mengisi nota, kemudian klik untuk nota berikutnya, atau Exit Nota sebelumnya akan direkam otomatis, walaupun Anda tidak klik tombol rekam. Namun bila Anda sedang mengisi nota, dan ingin membuka Master Stock, maka nota harus direkam terlebih dahulu. Ini karena posisi nota masih gantung (belum ada otomatis rekam). Anda bisa pindah dari satu form ke form lain, mis. pada posisi sedang mengisi faktur penjualan, membuka Master Stock, kemudian membuka Master Langganan, asalkan nota sebelumnya direkam terlebih dahulu. Karena itu sebaiknya biasakan untuk klik rekam setiap kali selesai mengisi satu nota. Hal. 21

22 Untuk item Item baru Copy Hapus Untuk tombol-tombol program, bisa menggunakan hot-key. Misalnya Ctrl+N untuk nota baru, Ctrl+Ins untuk item baru. Hal. 22

23 Anda dapat Logout tanpa Exit dari program, di File -> Logout, dan kemudian Login kembali. Anda harus close semua form dulu sebelum Logout. Pada setting multi-user, menu Login / Logout tidak tersedia Hal. 23

24 Berikut ini adalah perincian setiap menu program Hal. 24

25 Login Program ISX mempunyai security yang lengkap, pada saat login, program akan mengetahui otoritas operator dan secara otomatis menampilkan menu-menu yang disediakan khusus untuk operator tsb. Setting otoritas dan menu ada di Utility -> Setup Password. Login default adalah: User ID: bos, Password: boss Anda juga dapat gunakan keypad. mis. User ID: 89, Password: 56, maka klik 89 <ID> 56 <PW> Hal. 25

26 Anda dapat mengakses menu dari toolbar ataupun icon pada layar. Hal. 26

27 MASTER Anda dapat mengisikan pada menu Master: Golongan = Golongan stock Lokasi = Lokasi stock Satuan = Satuan (mis. Pcs, Lusin, Kotak) Merek = Merek (optional) Hadiah = Hadiah / Promosi (optional) Stock = Data Stock dan saldo awal POS Online = Menggunakan POS secara online dengan beberapa outlet (optional) = bisa dipakai atau tidak dipakai Hal. 27

28 Master Golongan Contoh Master Golongan Master Lokasi Contoh Master Lokasi Master Satuan Contoh Master Satuan Hal. 28

29 Master Merek Contoh Master Merek Master Hadiah Contoh Master Hadiah Hal. 29

30 Untuk Master Golongan, Anda bisa golongkan barang2 ke sub-golongan: Contoh: Kamera Foto Video Digital SLR Canon PowerShot 100HS Sony Cyber-shot DSC-H90 Canon EOS Rebel T2 Canon EOS Rebel T3 Camcorder Sony HD Handycam HDR-CX260VW JVC HD Flash GZ-EX210BU Asoseris Polaroid 36 LED Light Polaroid 112 LED Light Pada Master Golongan, golongannya adalah: Kamera Kamera Foto Kamera Foto Digital Kamera Foto SLR Kamera Video Kamera Video Camcorder Kamera Video Asoseris Hal. 30

31 Pada saat melihat laporan, Anda bisa memilih: Dari Golongan s/d Bila pilih: Dari Golongan Kamera s/d Kamera akan tampil item dari golongan: Kamera Kamera Foto Kamera Foto Digital Kamera Foto SLR Kamera Video Kamera Video Camcorder Kamera Video Asoseris yaitu: Canon PowerShot 100HS Sony Cyber-shot DSC-H90 Canon EOS Rebel T2 Canon EOS Rebel T3 Sony HD Handycam HDR-CX260VW JVC HD Flash GZ-EX210BU Polaroid 36 LED Light Polaroid 112 LED Light Dari Golongan Kamera Foto s/d Kamera Foto akan tampil item dari golongan: Kamera Foto Kamera Foto Digital Kamera Foto SLR yaitu: Canon PowerShot 100HS Sony Cyber-shot DSC-H90 Canon EOS Rebel T2 Canon EOS Rebel T3 Hal. 31

32 Dengan cara yang sama, Anda bisa membuat berapa banyak sub-golongan sekalipun. Tujuan pengolongan ini adalah agar laporannya mudah dibaca, karena itu jangan sampai berlebihan, misalnya satu golongan hanya berisi satu atau dua item. Master Stock Hal. 32

33 Contoh Master Stock Min/Max Harga Pokok: Min/Max stock gabungan Harga Pokok dihitung menurut methode Average. PPN, Bebas, Tidak Kena PPN: Barang dapat dikelompokkan atas Kena PPN, Bebas PPN atau Tidak Kena PPN. Pada transaksi, program akan menghitung PPN untuk barang Kena PPN saja. Jasa: Suspended: Gambar: Barang Jasa (mis. cuci mobil, antar barang) tidak akan tampil di Laporan Saldo Stock. Barang yang sudah discontinue, tidak muncul di transaksi maupun laporan. Pada faktur, klik tombol Kamera, otomatis akan tampil gambar barang. Copy Memo ke Penjualan/SO: tidak digunakan di POS Hal. 33

34 Markup Untuk markup akan dijelaskan pada bab lain Open Price Bahan Baku Harga bebas, Kasir bisa mengubah harga jual Bahan Baku, untuk Cost Control (Restoran), misalnya: daging, telur, beras Satuan terkecil harus bulat mis. Aqua botol, tersedia dalam botol dan lusin Pelanggan bisa beli 1.5 lusin, tapi tidak bisa beli 1.5 botol Setiap pembelian unit akan mendapat hadiah Berlaku s/d Bila pelanggan membeli barang ini, akan mendapatkan hadiah. Store Min/Max Min/Max stock untuk satu lokasi Komisi (B) Hair Salon Kitchen Printer Tidak digunakan di POS dibahas pada Salon dibahas pada Restoran Hal. 34

35 POSX adalah program multi-satuan, Anda dapat menjual barang yang sama dalam berbagai satuan seperti Pcs, Lusin, Karton Anda dapat mengisi harga beli / jual dalam bentuk tabel, sehingga lebih mudah dan cepat. Anda juga dapat menentukan harga yang beda2 untuk setiap outlet. mis. Anda mempunyai beberapa outlet, di mana harga outlet bisa berbeda, untuk outlet Pondok Indah Mall, harga jual lebih tinggi, sedangkan outlet Senen, harga jual lebih rendah. Anda bisa mempunyai sampai 10 harga outlet. Hal. 35

36 Pada saat Transfer Data, Anda bisa memilih Harga Outlet, program akan mengubah Harga Grosir dan Harga Retail. Bila tidak memilih (harga sama), maka pilih N/A (Not Applicable) Anda dapat men-copy dari satu harga ke harga lain. Harga setiap outlet umumnya sama, hanya sebagian barang yang beda harga. Karena itu Anda bisa copy harga, kemudian ubah untuk barang2 yang beda harga saja. Hal. 36

37 Menunya di Setup Sistem -> Setting Harga Kadang kala satu barang bisa mempunyai beberapa Kode Stock. misalnya : IPAD3, juga dikenal sebagai NEWIPAD, barcodenya MD371C/A Anda dapat masukkan semua kode2 pada Master Stock. Pada saat buka faktur, Anda bisa menggunakan kode mana saja, hasilnya adalah sama. Pada pop-up list, laporan, program akan menampilkan Kode Stock pertama. Hal. 37

38 Namun Anda dapat mengubahnya, dengan centang Kode yang diinginkan sebagai kode kunci (Key). Saldo Awal Stock Anda dapat mengisi Saldo Awal stock di Saldo Awal. Hal. 38

39 Bisnis retail (supermarket, minimarket) biasanya memberikan insentif ke pelanggan, seperti hadiah promosi, member point, tujuannya agar pelanggan selalu setia belanja di tempat Anda. POSX mempunyai aneka fitur promosi, Anda bisa memilih mana yang sesuai untuk bisnis Anda. Fitur promosi al: Hadiah, mis. setiap pembelian Dancow dapat 1 gatungan kunci Best Buy: disc barang tertentu selama periode tertentu Promosi Credit Card, disc bila menggunakan credit card tertentu Promosi belanja minimum: bila belanja minimal jumlah tertentu, mendapat potongan harga atau voucher Hadiah Anda bisa isikan hadiah yang disediakan Pelanggan yang belanja barang tertentu akan mendapatkan hadiah Hal. 39

40 Pada saat belanja, program akan munculkan pesan hadiah. Pesan ini juga tercetak di struk. Best Buy Best Buy adalah discount khusus untuk periode tertentu. Setelah periode tsb., harganya otomatis kembali ke harga biasa. Dengan demikian Anda tidak perlu repot2 untuk mengubah harga kembali. Kadang kala best buy adalah promosi dari prinsiple, dimana Anda dapat claim ke prinsiple. Misalnya untuk printer, selama Juni pelanggan mendapat disc 10% Disc 10% ini ditanggung oleh prinsiple Hal. 40

41 Anda juga dapat setting banyak item sekaligus berdasarkan Merek atau Golongan Misalnya merek Sony mendapat disc 10%, dan prinsiple menanggung 5% Pada saat penjualan, disc ini akan muncul otomatis. Laporannya: Daftar Best Buy Laporan Claim Best Buy Hal. 41

42 Promosi Credit Card Masukkan credit card yang mengadakan promosi Setting promosi credit card. Misalnya setiap pembelian Kamera dengan menggunakan Citibank MasterCard akan mendapat disc Rp , dimana Citibank menanggung Rp Anda juga dapat setting banyak item sekaligus berdasarkan Merek atau Golongan Laporan: Daftar Promosi Credit Card Laporan Claim Promosi Credit Card Laporan Kontrol Promosi Credit Card Hal. 42

43 Promosi belanja minimum Contoh: Bila pelanggan belanja buah2an minimal Rp. 100,000 termasuk kelipatannya, akan mendapat voucher Rp. 10,000. Pelanggan belanja buah2an Rp. 410,000, mendapat voucher sebesar Rp. 40,000 yang dapat digunakan untuk kunjungan berikutnya, dengan demikian pelanggan akan selalu kembali belanja ke toko Anda Hal. 43

44 Contoh lain: Bila pelanggan belanja cake minimal Rp. 500,000, termasuk kelipatannya, akan mendapat discount langsung Rp. 25,000 Pelanggan belanja cake sebesar Rp. 525,000, mendapatkan disc langsung Rp. 25,000, berarti pelanggan cukup membayar Rp. 500,000 saja, Pada saat belanja, pelanggan bisa membeli segala macam barang, program otomatis bisa hitung barang yang masuk ke Promo Buah, Promo Bola dan menghitung disc-nya masing2. Laporan: Daftar Promosi Laporan Voucher yang keluar Hal. 44

45 POS Online Setting ini untuk POS Online melalui internet mis. Anda mempunyai beberapa cabang, dan cabang2 melakukan penjualan secara online ke kantor pusat, jadi database-nya ada di kantor pusat. Pada saat Kasir login, program otomatis akan mengetahui kasir tsb. berasal dari cabang mana, sehingga semua penjualannya akan memotong stock pada cabang tsb. Anda juga dapat menambahkan password otoritas untuk masing2 kasir / cabang. Setiap cabang bisa mempunyai header yang berbeda-beda. Untuk mudahnya, Anda dapat klik tombol Update untuk copy header tsb., kemudian baru ubah seperlunya. Bila Anda menggunakan online ini (check Online dari cabang lain), maka hanya kasir yang terdaftar di online ini saja yang dapat menjalankan POS. Hal. 45