06/11/2014. Mengelola Waktu. Urgensi. Logika Waktu

Transkripsi

1 Mengelola Waktu Disajikan oleh: Nur Hasanah, SE, MSc Urgensi Menjadi bijak dalam mengelola waktu merupakan sebuah bentuk keterampilan Supervisor dalam Mengelola Diri. Bahkan kecerdasan dalam mengelola waktu ini menjadi landasan bagi Supervisor untuk mengelola pekerjaan maupun anak buahnya agar berkinerja optimal. Sukses dalam mengelola waktu merupakan kesuksesan awal Supervisor dalam mengelola tanggung jawabnya yang lain. Logika Waktu Tidak dapat diperbarui Selalu dipakai pada setiap kegiatan Tidak dapat dibeli Dimiliki semua orang tanpa kecuali Tidak dapat ditabung, hanya dapat digunakan 1

2 Persepsi Keliru tentang Waktu Tidak cukup waktu untuk menyelesaikan tugas Waktu dibiarkan berlalu tanpa tahu prioritasnya Tidak tahu kapan harus mulai dan mulai darimana Hari besok kan ada, mengapa buru-buru? Rapat panjang menyelesaikan banyak pekerjaan Prinsip-prinsip Pengelolaan Waktu Apakah supervisor lebih memfokuskan pada hasil? (Efektif vs Efisien) Apakah supervisor sudah memiliki paradigma pekerjaan dengan benar? (Seni vs Ilmu Pengetahuan) Apakah supervisor bisa membedakan antara masalah yang mendesak dan masalah yang penting? (kuadran waktu) Sebelum memulai suatu pekerjaan, apakah supervisor sudah bertanya pada diri sendiri: Apakah hal ini merupakan cara terbaik untuk memakai waktu dan tenaga saya? Apakah supervisor menggunakan langkah-langkah konkret untuk menekan interupsi, khususnya dalam bentuk pertemuan, tamu, panggilan telepon, penggunaan internet? Apakah supervisor dapat mengontrol dan mengurangi kertas kerja? Apakah supervisor menikmati pekerjaannya? 2

3 Masalah sebenarnya bukan pada banyak sedikitnya waktu yang tersedia, tetapi pada cara kita menggunakannya. Hal penting dalam manajemen waktu terletak pada apa yang kita kerjakan dan sejauh mana tingkat efisiensi pelaksanaan pekerjaan itu. Prioritas Waktu Empat Kuadran Waktu (Stephen R. Covey) Penting Penting (K2) (K3) PentingTidak (K1) Tidak M (K4) Tidak Penting K2 Krisis masalah yang mendesak Proyek, rapat dan persiapan yang didesak oleh tenggat waktu K3 Interupsi, telepon masuk Beberapa surat/laporan Rapat-rapat Banyak hal-hal mendesak dan susul menyusul Berbagaiaktivitas yang digemari K1 Persiapan Pencegahan Penjelasan nilai-nilai Perencanaan Pembinaanhubungan Rekreasi yang benar Pemberdayaan K4 Hal-hal remeh Sejumlah telepon Hal-hal yang membuang waktu aktivitas,pelarian Surat-surattidak relevan NontonTV berlebihan Tidak 3

4 Latihan 1. Berdasarkan empat kuadran waktu, pekerjaan apa saja yang ada pada diri anda? a. Kuadran 1: Penting dan Tidak -... b. Kuadran 2: Penting dan -... c. Kuadran 3: dan -... d. Kuadran 4: dan Tidak Di mana waktu anda paling banyak saat ini? 3. Seharusnya anda memberi waktu lebih banyak pada kuadran apa? Tahapan Manajemen Waktu Analisis Pola Pemakaian Waktu Evaluasi Pemakaian Waktu: a. Hapus kegiatan yang tidak bermanfaat b. Tingkatkan waktu dalam kendali c. Tinjau sikap Rencana Penggunaan Waktu 4

5 Analisis Pola Pemakaian Waktu Tahapan di mana supervisor menganalisis semua kegiatan untuk menyelesaikan tugas-tugasnya. Dalam analisis pola pemakaian waktu ini, bisa jatuh pada jam, harian, mingguan atau bulanan. Namun rata-rata yang biasa dilakukan oleh supervisor adalah pola pemakaian waktu jam atau harian. Evaluasi Pemakaian Waktu Analisis untuk mengelompokkan aktivitas-aktivitas ke dalam empat kuadran waktu. Setelah melakukan analisis pengelompokkan pekerjaan, tahap berikutnya adalah membagi masing-masing pekerjaan tersebut ke dalam empat pilihan: 1. Drop it 2. Delegate it 3. Delay it 4. Do it Rencana Penggunaan Waktu 1. Rencana kerja: rencana bisa jatuh pada harian, mingguan atau bulanan 2. Tentukan sasaran: sasaran harus dapat diukur. Bisa diukur melalui biaya, waktu, tenaga kerja atau sumber daya lain 3. Susun prioritas: prioritas berdasar pada kuadran penting/tidak mendesak/tidak 4. Tetapkan batas waktu: waktu maksimal sebagai batas dari pelaksanaan rencana tersebut 5. Rencana aksi: perhatikan empat pilihan: drop, delegate, delay, do 5

6 Contoh Praktik Manajemen Waktu Nama : Wahyudin Jabatan: Supervisor Training Analisis Pola Pemakaian Waktu Waktu Tersedia Senin Aktivitas -Buka -Buka internet untuk memperoleh informasi terbaru -Membuat dan perencanaan pelatihan ke depan -Membuat dan memperbaiki modul -Membuat dan memperbaiki modul Selasa Rabu Kamis Persiapan memberikan pelatihan untuk staf baru -Memberikan pelatihan di kelas training -Melanjutkan memberikan pelatihan di kelas -Benah-benah sehabis pelatihan - Persiapan memberikan pelatihan untuk staf baru -Memberikan pelatihan di kelas training -Melanjutkan memberikan pelatihan di kelas -Benah-benah sehabis pelatihan -Persiapan memberikan pelatihan untuk staf baru -Memberikan pelatihan di kelas training -Melanjutkan memberikan pelatihan di kelas -Benah-benah sehabis pelatihan Jumat Evaluasi dan pembuatan laporan pelatihan untuk staf baru -Menyelesaikan evaluasi dan pembuatan laporan pelatihan untuk staf baru -Perbaikan modul -Buka dan internet 6

7 Evaluasi Pemakaian Waktu Penting K2 Intervensi dari atasan (waktu selalu tidak tahu) K3 Intervensi dari atasan (waktu selalu tidak tahu) K1 Membuat modul Memberikan training Evaluasi training Persiapan training K4 Internet tempat Tidak DOIT -Memberikan training di kelas -Memperbaiki Modul -Analisis Laporan Evaluasi Training DELEGATE IT -Persiapan tempat training -Bahan (referensi)untuk membuat modul -Pembuatan laporan evaluasi DELAY IT -Membuka internet yang terlalu lama -Membalas yang remeh DROP IT -Membuka internet yang tidak berhubungan dengan pekerjaan dan pengembangan diri -Main games Konsistensi Menjalankan dengan konsisten terhadap apa yang telah dianalisis. Konsistensi ini merupakan tugas dan tanggung jawab sendiri. Letak permasalahan dari banyak supervisor dalam mengelola waktu: Konsistensi terhadap apa yang telah menjadi tekadnya untuk menggunakan waktu secara lebih produktif. 7

8 Latihan Berdasarkan pembahasan tersebut, tugas anda sekarang membuat perencanaan waktu sehingga anda lebih produktif. Mengelola Waktu Secara Efektif Menggunakan waktu untuk mengerjakan hal-hal yang benar-benar penting Mengerjakan hal-hal yang benar-benar penting itu secara efisien Mengerjakan hal-hal penting itu lebih awal Referensi Agung, AM Lilik Cara Cepat Menjadi Supervisor Unggul. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo. 8