Corrective Action, Preventive Action and Continuous Improvement

Transkripsi

1 Corrective Action, Preventive Action and Continuous Improvement Definisi Salah satu pertanyaan yang sering diajukan saat pelatihan sistem manajemen mutu adalah Apa perbedaan Corrective Action, Preventive Action dan Continuous Improvement? Beberapa penafsiran yang tidak tepat seringkali muncul seperti : Corrective Action adalah tindakan untuk memperbaiki masalah, Preventive adalah tindakan untuk mencegah masalah itu muncul kembali Corrective Action adalah tindakan perbaikan menyelesaikan masalah, sementara Continuous Improvement terjadi bila frekuensi masalah tersebut semakin berkurang Kedua definisi masalah tersebut tidaklah tepat. Sebelum kita membahas lebih jauh apa definisi dari beberapa istilah ini, ada baiknya kita melihat apa perbedaan mendasar dari istilah-istilah tersebut. Perbedaan paling mendasar antara Corrective action dan Preventive action adalah waktu dimana kita melakukan tindakan tersebut. Preventive action dilakukan sebelum masalah terjadi Corrective action dilakukan setelah masalah terjadi Sedangkan perbedaan mendasar antara preventive action dan continuous improvement adalah : Preventive Action dilakukan untuk mencegah potensi masalah sehingga tidak terjadi Continuous improvement dilakukan pada saat tidak ada potensi masalah (proses sudah mampu mencapai hasil yang diharapkan dengan stabil) dengan tujuan untuk mendapatkan hasil yang lebih baik (lebih efisien dan efektif) Perbedaan mendasar antara corrective action dan preventive action dengan continuous improvement : Corrective action dan preventive action terkait dengan MASALAH, corrective action terhadap masalah yang sudah terjadi, preventive action terhadap Potensi Masalah. Continuous improvement tidak terkait dengan MASALAH, mencapai sesuatu yang lebih baik dari sebelumnya. Yang menjadi masalah diperusahaan, banyak perusahaan menterjemahkan continuous improvement sebagai tindakan perbaikan terus menerus. Penterjemahan improvement menjadi perbaikan inilah yang mungkin menyebabkan pola pikir karyawan menjadi pola pikir perbaikan. Padahal improvement adalah peningkatan. Cara paling mudah menilai suatu program improvement adalah, kita bisa mencapai hasil yang lebih baik dari sebelumnya. After lebih baik dari before. Kita ambil contoh sederhana, pada saat saya proses bepergian ke suatu tempat client yang belum pernah saya singgahi sebelumnya ada dua kemungkinan kejadian (output), tersasar atau tidak tersasar ke tujuan tersebut. halaman 1 dari 5

2 Tidak Tersasar menyatakan tidak terjadi masalah (ketidaksesuaian) Tersasar menyatakan bahwa sudah terjadi masalah (ketidaksesuaian) Ada dua tindakan berbeda yang melandasi hasil ini Tindakan 1 Sebelum saya pergi ke tempat tersebut, saya menyadari bahwa penyebab utama potensi kemungkinan tersasar adalah karena tidak membawa peta dan informasi memadai tentang area tersebut, sehingga saya melakukan tindakan preventive action yaitu membawa peta sebelum pergi dan memastikan saya mendapatkan informasi memadai tentang area tersebut. Sebagai hasilnya saya tidak tersasar. Tindakan 2 Saya langsung pergi ke tempat tersebut tanpa persiapan, ternyata terjadi masalah tersasar. Walau akhirnya saya sampai ke tempat tersebut, saya menyadari penyebab masalah adalah karena tidak membawa peta dan informasi memadai tentang area tersebut, sehingga saya melakukan tindakan corrective action yaitu membawa peta sebelum pergi dan memastikan saya mendapatkan informasi memadai tentang area tersebut sehingga saya tidak tersasar lagi pada saat pergi ke tempat tersebut Walaupun kedua tindakan tersebut sama yaitu membawa peta sebelum pergi dan memastikan saya mendapatkan informasi memadai (penyebab), tapi waktu melakukan tindakan tersebut berbeda : sebelum terjadi masalah dan sesudah terjadi masalah Jadi apa pengertian preventive action dan corrective action? Preventive Action tindakan untuk menghilangkan penyebab potensi masalah (ketidaksesuaian) agar tidak terjadi (prevent occurrence) Corrective Action tindakan menghilangkan penyebab masalah (ketidaksesuaian) yang ditemukan atau situasi yang tidak dikehendaki untuk mencegah terulang kembali (prevent récurrence) Preventive action tindakan pencegahan terhadap Potensi masalah sedangkan corrective action adalah tindakan perbaikan terhadap masalah yang sudah terjadi. Kata penyebab menjadi kunci dari efektifitas Preventive dan Corrective action yang akan kita bahas lebih lanjut. Lalu bagaimanakah kita melakukan continuous improvement? halaman 2 dari 5

3 Kembali ke analogi perjalanan menuju tempat tersebut, sekarang saya sudah tidak pernah tersasar ke tempat tersebut (mampu) dan selalu tepat waktu (stabil). Saya mengobservasi ada kemungkinan bisa menempuh jarak yang lebih pendek serta lebih lancar. Setelah saya mempelajari rute yang lebih pendek tersebut lewat peta dan informasi lainnya, saya mencoba rute tersebut dan hasilnya lebih baik, karena jarak tempuh saya lebih pendek dan lebih lancar (efisien). Jadi continuous improvement adalah tindakan yang diambil pada saat proses sudah mampu dan stabil dalam memenuhi tujuan yang ditetapkan. Pada beberapa perusahaan, perusahaan menerjemahkan continuous improvement menjadi perbaikan terus menerus, mungkin karena itulah beberapa perusahaan mengganggap perbaikan adalah continuous improvement. Continuous Improvement seharusnya diterjemahkan sebagai peningkatan terus menerus. Efektivitas Bagaimana mengukur efektivitas penerapan corective action, preventive action dan continuous improvement? Preventive action efektif bila Potensi masalah (ketidaksesuaian) bisa dicegah sehingga potensi masalah tidak berlanjut menjadi masalah Corrective action efektif bila masalah (ketidaksesuaian) tidak berulang Continuous Improvement efektif bila proses yang sudah baik menjadi lebih efektif dan efisien Mengapa seringkali preventive action dan corrective action tidak efektif? Efektivitas dari preventive action dan corrective action action sangat tergantung dari identifikasi penyebab (potensi) masalah. Seperti halnya apabila pada analogi sebelumnya saya sudah tersasar, apabila saya salah mengidentifikasi masalah, problem yang sama akan berulang. Contohnya, saya mengidentifikasi penyebab masalah tersasar adalah karena saya salah mengambil jalan. Ini adalah identifikasi penyebab masalah yang keliru, itu adalah indikatornya, tetapi bukan penyebab masalah. Contoh lain, pada sebuah Pabrik Lem, terjadi pemakaian bahan baku lebih besar daripada standar yang sudah ditetapkan. Mereka menyimpulkan penyebab masalah adalah karena material bukan dari pemasok yang biasanya. Apakah penyebab masalah ini tepat? Tentu saja tidak. Kita bisa mencari akar masalah dengan menggunakan beberapa metoda, salah satunya dengan metoda bertanya beberapa kali why-why halaman 3 dari 5

4 No Bertanya Mengapa Jawaban 1 Mengapa terjadi pemakaian bahan baku lebih besar daripada standar Karena terjadi scrap material pada proses sebesar 25% yang ditetapkan? 2 Mengapa terjadi scrap material Karena material yang digunakan bukan dari pada proses sebesar 25%? 3 Mengapa material yang digunakan bukan dari pemasok yang sudah ditunjuk? 4 Mengapa terjadi kehabisan barang ketika memesan pada pemasok yang sudah ditunjuk? 5 Mengapa permintaan kepada pemasok utama sering kali mendadak? pemasok yang sudah ditunjuk Karena terjadi kehabisan barang ketika memesan pada pemasok yang sudah ditunjuk Karena permintaan kepada pemasok utama sering kali mendadak Karena belum ada forecasting bahan baku yang mengacu pada forecasting order Pada pertanyaan terakhir terjawab, akar permasalahan adalah belum ada forecasting bahan baku yang mengacu pada forecasting order, sehingga pemakaian bahan baku lebih besar dari standar yang ditetapkan. Sehingga tindakan corective action yang tepat adalah membuat forecasting bahan baku yang mengacu pada forecasting order. Tanpa menemukan akar permasalahan yang jelas dan pasti, corective action tidak akan efektif, karena tindakan yang dilakukan baru pada gejalanya bukan pada penyebab masalahnya. Implementasi preventive action dengan efektif. Sering kali preventive action tidak berjalan dengan efektif karena banyak perusahaan baru melakukan tindakan perbaikan setelah terjadi masalah. Ketika tarikan mobil anda sudah tidak nyaman, maka lakukan tindakan preventive action, jangan menunggu mobil anda mogok. Setelah terjadi kebakaran pada mesin, baru dianalisa penyebabnya apa. Seharusnya dilakukan pemeriksaaan panel dan kabel-kabel secara rutin sehingga ketika terjadi panas berlebih pada panel, bisa dilakukan tindakan preventive action Setelah produk ditemukan reject, baru dilakukan tindakan perbaikan. Seharusnya ketika ukuran suatu produk sudah cenderung menyimpang, mendekati limit toleransi padahal biasanya tidak seperti itu, maka dilakukan suatu tindakan preventive action (perbaikan terhadap potensi masalah) Setelah motor terbakar baru dilakukan tindakan perbaikan, seharusnya ketika suara motor sudah tidak normal, atau panas motor sudah berlebih, dilakukan suatu tindakan preventive action. halaman 4 dari 5

5 Berdasarkan penjelasan diatas, untuk bisa menerapkan sistem preventive action dengan baik, diperlukan kesensitifan yang baik dari karyawan. Karyawan harus pro-aktif melaporkan gejala kerusakan/ masalah sehingga Potensi Masalah bisa dicegah untuk tidak berlanjut menjadi suatu masalah. Baik tindakan korektif maupun preventif tidak bersifat peningkatan (improvement). Hanya bersifat mencegah (prevent occurence dan prevent reccurence), membuat proses kita berjalan tanpa masalah. Namun apakah perusahaan cukup hanya melakukan tindakan korektif dan preventif saja? Tentu saja tindakan korektif dan preventif tidak mampu membuat perusahaan menjadi lebih efektif, karena sifatnya hanya mengembalikan ke kondisi semula. Implementasi continuous improvement dengan efektif. Dari diskusi sebelumnya, faktor yang membuat perusahaan menjadi lebih baik, lebih efisien sehingga memiliki daya kompetitif lebih baik adalah continuous improvement. Namun sayangnya banyak perusahaan mengabaikan langkah yang satu ini. Supaya program improvement berjalan dengan efektif, ada baiknya setiap departemen diwajibkan mengajukan program improvement di dalam departemen mereka. Pastikan definisi improvement dimengerti oleh setiap karyawan. Definisi yang mudah dimengerti adalah membuat proses/ produk menjadi lebih baik dari sebelumnya. Jadi harus ada ukuran after versus before. After harus lebih baik daripada before. Misalnya : Before After Cycle time proses produksi 1 menit Dilakukan improvement dengan cara penambahan alat untuk mempermudah assembly, maka cycle time proses produksi bisa diturunkan menjadi 40 detik. Flow proses pengajuan pembelian berjalan Dilakukan perbaikan sehingga proses approval dengan tidak efisien, diperlukan 4 step hanya menjadi 3 step (dengan tanpa approval. mengurangi prinsip kehati-hatian). Pencarian barang jadi di suatu pabrik lem sulit, karena hanya mengandalkan ingatan petugas gudang bahan baku Dibuatkan matriks denah barang sehingga setiap orang bisa dengan mudah mencari posisi barang jadi halaman 5 dari 5