KERANGKA KERJA PENYELARASAN BISNIS DAN TEKNOLOGI INFORMASI DENGAN PENILAIAN KEMATANGAN Studi Kasus : Universitas Islam Bandung

Transkripsi

1 KERANGKA KERJA PENYELARASAN BISNIS DAN TEKNOLOGI INFORMASI DENGAN PENILAIAN KEMATANGAN Studi Kasus : Universitas Islam Bandung TESIS Karya tulis sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Magister dari Institut Teknologi Bandung Oleh OTONG RUKMANA NIM : Program Studi Magister Informatika SEKOLAH TEKNIK ELEKTRO DAN INFORMATIKA INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG 2009

2 KERANGKA KERJA PENYELARASAN BISNIS DAN TEKNOLOGI INFORMASI DENGAN PENILAIAN KEMATANGAN Studi Kasus : Universitas Islam Bandung Oleh Otong Rukmana NIM : Program Studi Magister Informatika Institut Teknologi Bandung Menyetujui Pembimbing Tanggal.. (Ir. Kridanto Surendro, M.Sc, Ph.D)

3 ABSTRAK KERANGKA KERJA PENYELARASAN BISNIS DAN TEKNOLOGI INFORMASI DENGAN PENILAIAN KEMATANGAN Studi Kasus : Universitas Islam Bandung Oleh : Otong Rukmana NIM : Permasalahan Teknologi Informasi (TI) telah berkembang menjadi permasalahan pengelolaan sejalan dengan peningkatan peran TI mulai dari mengikuti (following), mendukung (enabling), sampai mengarahkan (leading) bisnis. Hambatan mendasar kurang optimalnya peran TI adalah ketidakselarasan hubungan antara bisnis dan TI. Penyelarasan bisnis dan TI merupakan kunci kritis keberhasilan peran TI untuk mencapai tujuan bisnis. Penyelarasan menyangkut bagaimana TI selaras dengan bisnis dan bagaimana bisnis harus atau dapat selaras dengan TI secara berkelanjutan. Permasalahan penyelarasan belum mempunyai solusi yang paling tepat. Berbagai pendekatan teoritis dan praktik masih terus berkembang untuk menghasilkan penyelarasan yang efektif. Penyelarasan harus dijabarkan kedalam proses-proses supaya menjadi efektif. Studi awal penelitian menemukan banyak pendekatan belum menyediakan proses khusus dan terstruktur untuk meyelaraskan bisnis dan TI. Oleh karena itu, penelitian bertujuan untuk mengembangkan kerangka kerja yang secara khusus menyediakan proses-proses penyelarasan bisnis dan TI. Pengembangan kerangka kerja penyelarasan diawali dengan menentukan pendekatan yang digunakan dan analisis terhadap teori-teori penyelarasan yang relevan untuk mengidentifikasi variabel-variabel utama penyelarasan. Variabelvariabel penyelarasan dikelompokkan kedalam kategori variabel proses, variabel masukan/keluaran, dan variabel ukuran. Pemodelan hubungan antar variabel dilakukan melalui mekanisme adaptasi dari Strategic Alignment Model (SAM), model Strategic Business-IT Alignment (SBITA), dan model penyelarasan vertikal dan horisontal dari Guldentops. Tahap akhir pengembangan menghasilkan suatu kerangka kerja penyelarasan yang berorientasi proses berkelanjutan. Kerangka kerja penyelarasan bisnis dan TI terdiri dari 4 (empat) proses penyelarasan, yaitu integrasi strategi, penurunan strategi, integrasi operasional, dan evaluasi penyelarasan. Setiap proses mempunyai ukuran yang dinyatakan dalam kriteria beserta atributnya. Enam kriteria yang digunakan diadaptasi dari Luftman, yaitu komunikasi, kompetensi/pengukuran nilai, kemitraan, tata kelola, cakupan dan arsitektur TI, dan sumber daya manusia. Selain itu, setiap proses penyelarasan dilengkapi dengan alat/metode berbasis Balanced Scorecard (BSC) dan metode penilaian tingkat kematangan penyelarasan Luftman. i

4 Kerangka kerja diterapkan melalui studi kasus di Universitas Islam Bandung dengan tujuan untuk menjelaskan tahapan penerapan kerangka kerja supaya dapat bekerja secara efektif dalam organisasi. Tahapan utama penerapan kerangka kerja meliputi penilaian tingkat kematangan penyelarasan, evaluasi penyelarasan, dan pengembangan strategi penyelarasan. Metode Delphi 3 (tiga) putaran digunakan dalam pengumpulan data dan penilaian tingkat kematangan penyelarasan untuk meningkatkan akurasi hasil penilaian dengan tingkat kesepakatan yang maksimal. Studi kasus penerapan kerangka kerja penyelarasan menghasilkan nilai/tingkat kematangan penyelarasan, prioritas perbaikan, dan strategi perbaikan penyelarasan bagi organisasi. Tingkat kematangan penyelarasan bisnis dan TI adalah 2 (dari skala 5) dengan tingkat kesepakatan tinggi yaitu 0,73 (dari skala 1). Tingkat tersebut berada pada karakteristik Committed Process yang secara umum menunjukkan adanya komitmen dari organisasi untuk memulai penyelarasan bisnis dan TI. Proses penyelarasan yang lemah adalah proses integrasi operasional (1,8) dan evaluasi penyelarasan (1,7). Sedangkan kematangan proses integrasi strategi (2,3) dan penurunan strategi (2,3) relatif lebih baik. Prioritas perbaikan penyelarasan adalah kriteria-kritera untuk proses integrasi operasional dan evaluasi penyelarasan, secara berurutan yaitu kriteria kompetensi/pengukuran nilai (1,7), cakupan dan arsitektur TI (1,7), sumber daya manusia (1,9), dan kemitraan (2,0). Salah satu atribut dari kriteria komunikasi yaitu keluasan/efektivitas hubungan (1,3) secara khusus juga menjadi prioritas perbaikan. Hasil penilaian dan evaluasi ditindaklanjuti dengan pengembangan strategi penyelarasan. Strategi perbaikan difokuskan pada usaha-usaha mendasar untuk memperbaiki kematangan kriteria dan atribut proses-proses penyelarasan yang dibawah tingkat 2. Sedangkan strategi peningkatan difokuskan pada usahausaha mendasar untuk meningkatkan kematangan proses-proses penyelarasan menjadi tingkat 3 atau lebih secara seimbang. Penelitian secara keseluruhan berhasil mengembangkan sebuah kerangka kerja yang mampu menyediakan tahapan dan struktur proses yang jelas dalam penyelarasan bisnis dan TI di organisasi. Namun demikian, kerangka kerja tersebut disarankan untuk dilengkapi dengan alat dan metode supaya dapat bekerja efektif. Kata kunci: penyelarasan, kerangka kerja penyelarasan bisnis dan TI, proses penyelarasan, Tingkat Kematangan, Tingkat Kesepakatan. ii

5 ABSTRACT FRAMEWORK OF BUSINESS AND INFORMATION TECHNOLOGY ALIGNMENT WITH MATURITY ASSESSMENT Case study: Universitas Islam Bandung By : Otong Rukmana NIM : Problems of Information Technology (IT) has developed into problems with the management of the increased role of IT from following, enabling, leading the business. Fundamental obstacle of less optimal of IT role is misalignment between business and IT. Business and IT alignment is the key to success of role of IT to achieve business goals. Alignment addresses both how IT is in harmony with the business and how business can or should, or could be in harmony with the IT continuously. Alignment has not had the most appropriate solution. Various theoretical approaches and practices are still evolving to develop effective alignment. Alignment must be translated into the processes in order to be effective. Early studies found that many approaches have not provided specific and structured process to align business and IT. Therefore, the research aims to develop a framework that specifically provides processes of business and IT alignment. Development of alignment framework begins with determining approach and analyzing relevant alignment theories to identify main variables of alignment. The variables are grouped into categories of process variable, input/output variable, and measure variable. Modeling the relationship between the variables is done through adaptation of Strategic Alignment Model (SAM), the Strategic Business- IT Alignment (SBITA), and model of vertical and horizontal alignment from Guldentop. Final stage of development results process oriented framework of alignment. Framework of business and IT alignment consists of 4 (four) alignment process, strategic integration, strategic cascading, operational integration, and evaluation of alignment. Each process has the measures that stated in criteria and its atribute. The six criteria that used are adapted from Luftman, they are communication, competency/value measurement, partnership, governance, IT scope and architecture, and human resources. In addition, each process equipped with Balanced Scorecard-based tool/method and the alignment maturity level assessment of Luftman. The framework is applied through a case study in Universitas Islam Bandung with the aim to explain the stages of the implementation of a framework effectively in iii

6 the organization. Main stages of the implementation of the framework include the assessment of the alignment maturity level, evaluation of alignment, and development alignment strategies. 3 round of Delphi Method of 3 round used in data collection and assessment of the alignment maturity level to improve the accuracy of the assessment results with the maximum level of agreement. The case study results alignment maturity value/level, improvement priorities, and improvement strategies for alignment in the organization. Alignment maturity level of business and IT is 2 (scale of 5) with a high level of agreement is 0.73 (scale of 1). This level characteristic is Committed Process that generally indicates the commitment of the organization to start business and IT alignment. The weak processes are operational integration (1.8) and evaluation of alignment (1.7). While the maturity of strategic integration (2,3) and cascading strategy (2,3) is relatively better. Improvement priorities are some criteria of operational integration and evaluation of alignment; they are competence/value measurement (1.7), IT scope and architecture (1.7), human resources (1.9), and partnerships (2.0). One attribute of communication criteria that is liaison breadth/effectiveness (1.3) is in particular also an improvement priority. The results of assessment and evaluation are followed up with development of alignment strategy. Improvement strategy focused on fundamental efforts to improve the criteria and attributes that have maturity level under 2. While the strategy focuses on fundamental efforts to improve the maturity level of alignment processes to 3 or more in balance. Generally, the research results a framework that provides steps and clear structured processes in business and IT alignment so that it can be applied in the organization. However, the framework is recommended to be equipped with instruments and methods so it can work effectively. Keywords: alignment, business and IT alignment framework, alignment process, Maturity Level, Level of Agreement. iv

7 PEDOMAN PENGGUNAAN TESIS Tesis S2 yang tidak dipublikasikan terdaftar dan tersedia di Perpustakaan Institut Teknologi Bandung dan terbuka untuk umum dengan ketentuan, bahwa hak cipta ada pada pengarang dengan mengikuti aturan HaKI yang berlaku di Institut Teknologi Bandung. Referensi kepustakaan diperkenankan dicatat, tetapi pengutipan atau peringkasan hanya dapat dilakukan seizin pengarang dan harus disertai dengan kebiasaan ilmiah untuk menyebutkan sumbernya. Memperbanyak atau menerbitkan sebagian atau selutruh tesis haruslah seizin Dekan Sekolah Pascasarjana Institut Teknologi Bandung. v

8 Dipersembahkan kepada Yang Tercinta vi

9 KATA PENGANTAR Segala puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah S.W.T., karena dengan ijin-nya penulis dapat memenuhi dan menyelesaikan tesis ini. Tesis berjudul Kerangka Kerja Penyelarasan Bisnis dan Teknologi Informasi dengan Penilaian Kematangan merupakan laporan dari serangkaian kegiatan penelitian dalam pengembangan kerangka kerja penyelarasan bisnis dan teknologi informasi dan penerapannya di Universitas Islam Bandung. Penulis sangat berterima kasih kepada semua pihak yang telah mendukung selama penyelesaian tesis. Pertama, penulis sangat berterima kasih kepada orang tua dan saudara-saudara tercinta yang telah memberikan dukungan materi dan moril yang sangat berharga. Kedua, penulis sangat berterima kasih kepada Bapak Ir. Kridanto Surendro, M.Sc, Ph.D sebagai pembimbing, atas segala saran dan bimbingannya selama penelitian dan penulisan tesis. Ketiga, penulis mengucapkan terima kasih pada Ibu Dra. Harlili, M.Sc. dan Ibu Dra. Christine Suryadi, M.T. yang telah menyediakan waktunya untuk menguji tesis sehingga banyak masukan dan pemikiran untuk perbaikan dan peningkatan nilai dari tesis ini. Terakhir, penulis secara khusus mengucapkan terima kasih kepada rekan-rekan di S2 Magister Sistem Informasi ITB atas kebersamaannya dalam berjuang. Pepatah mengatakan tak ada gading yang tak retak. Penulis memahami masih terdapat banyak kekurangan dalam penelitian. Semoga hasil penelitian ini dapat memberikan manfaat khususnya bagi Universitas Islam Bandung, penulis sendiri, pembaca, dan pengembangan keilmuan pada umumnya. Bandung, Maret 2009 Penulis vii

10 DAFTAR ISI ABSTRAK... i ABSTRACT... iii PEDOMAN PENGGUNAAN TESIS...v KATA PENGANTAR... vii DAFTAR ISI... viii DAFTAR LAMPIRAN...x DAFTAR GAMBAR... xi DAFTAR TABEL... xii DAFTAR SINGKATAN... xiii Bab I Pendahuluan...1 I.1 Latar Belakang...1 I.2 Rumusan Masalah...3 I.3 Tujuan...3 I.4 Batasan Masalah...3 I.5 Kegunaan Hasil...4 I.6 Metodologi...4 I.7 Sistematika Penulisan...5 Bab II Tinjauan Pustaka...6 II.1 Tahap Tinjauan Pustaka...6 II.2 Peran TI...7 II.3 Penyelarasan TI...8 II.4 Strategic Alignment Model (SAM)...8 II.5 Strategic Business and Information Technology Alignment (SBITA)...9 II.6 Penyelarasan Vertikal dan Horisontal...12 II.7 Penilaian Kematangan Penyelarasan...14 II.8 Tata Kelola Enterprise, Tata Kelola Bisnis, dan Tata Kelola TI...17 II.9 Balanced Scorecard (BSC)...19 viii

11 II.10 Metode Delphi...21 II.11 Tingkat Kesepakatan...22 II.12 Ringkasan Hasil Tinjauan Pustaka...23 Bab III Pengembangan Kerangka Kerja Penyelarasan Bisnis dan TI...24 III.1 Tahap Pengembangan Kerangka Kerja...24 III.2 Pendekatan Pengembangan Kerangka Kerja...25 III.3 Analisis Teori dan Identifikasi Variabel Penyelarasan...25 III.4 Pengelompokkan Variabel Penyelarasan...31 III.5 Pemodelan Kerangka Kerja Penyelarasan...33 III.5.1 Adaptasi Model SAM dan SBITA...34 III.5.2 Adaptasi Proses Penurunan Strategi dan Evaluasi Penyelarasan...37 III.5.3 Pengembangan Model Tingkat Tinggi Penyelarasan...38 III.6 Alat dalam Penyelarasan Bisnis dan TI...39 III.7 Ukuran Penyelarasan Bisnis dan TI...40 III.8 Ringkasan Hasil Pengembangan Kerangka kerja...43 Bab IV Penerapan Kerangka Kerja Penyelarasan Bisnis dan TI...44 IV.1 Tahap Penerapan Kerangka Kerja...44 IV.2 Objek Studi Kasus...45 IV.3 Penilaian Tingkat Kematangan Penyelarasan...46 IV.3.1 Metode Delphi dalam Penilaian...46 IV.3.2 Pengumpulan Data...46 IV.3.3 Pengolahan Data...48 IV.3.4 Hasil Penilaian dan Analisis...49 IV.4 Evaluasi Penyelarasan...57 IV.5 Strategi Penyelarasan...59 IV.6 Ringkasan Hasil Penerapan Kerangka Kerja...62 Bab V Kesimpulan dan Saran...63 V.1 Kesimpulan...63 V.2 Saran...64 DAFTAR PUSTAKA...65 LAMPIRAN...67 ix

12 DAFTAR LAMPIRAN Lampiran A. Kiriteria dan Atribut Penyelarasan...68 Lampiran B. Kuesioner A...69 Lampiran C. Kuesioner B...71 Lampiran D. Data Putaran Pertama dan Hasil Pengolahan...81 Lampiran E. Data Putaran Kedua dan Hasil Pengolahan...82 Lampiran F. Data Putaran Ketiga dan Hasil Pengolahan...84 Lampiran G. Kerangka Kerja Konsilidasi SBITA [15]...86 x

13 DAFTAR GAMBAR Gambar I-1 Metodologi penelitian...4 Gambar II-1 Tahap tinjauan pustaka...6 Gambar II-2 Perkembangan peran TI [16]...7 Gambar II-3 SAM [6]...9 Gambar II-4 Model menengah SBITA [15]...10 Gambar II-5 Penyelarasan vertikal dan horisontal [13]...13 Gambar II-6 Penurunan strategi melalui fungsi TI...14 Gambar II-7 BSC TI...20 Gambar II-8 Penurunan BSC...21 Gambar II-9 Rumus Standar Deviasi...22 Gambar II-10 Rumus Tingkat Kesepakatan...23 Gambar II-11 Ranah Tingkat Kesepakatan...23 Gambar III-1 Tahap pengembangan kerangka kerja penyelarasan...24 Gambar III-2 Integrasi strategi...35 Gambar III-3 Integrasi operasional...36 Gambar III-4 Integrasi fungsional...36 Gambar III-5 Kerangka kerja penyelarasan bisnis dan TI...38 Gambar III-6 Tata kelola bisnis, penyelarasan, dan tata kelola TI...39 Gambar IV-1 Tahap penerapan kerangka kerja...44 Gambar IV-2 Tingkat Kesepakatan penyelarasan Unisba...55 Gambar IV-3 Strategi perbaikan dan peningkatan penyelarasan...60 xi

14 DAFTAR TABEL Tabel III-1 Ringkasan variabel penyelarasan bisnis dan TI...28 Tabel III-2 Ringkasan variabel penyelarasan terpilih...30 Tabel III-3 Kelompok dan hubungan variabel penyelarasan...32 Tabel III-4 Kelompok dan hubungan variabel penyelarasan (lanjutan)...33 Tabel III-5 Alat/metode penyelarasan bisnis dan TI...40 Tabel III-6 Matriks proses-kriteria penyelarasan...41 Tabel III-7 Matriks proses-atribut penyelarasan...42 Tabel IV-1 Validasi atribut dan nilai kematangan atribut...50 Tabel IV-2 Nilai kematangan kriteria penyelarasan...52 Tabel IV-3 Nilai kematangan proses-proses penyelarasan...53 Tabel IV-4 Kematangan proses, kriteria dan atribut penyelarasan...53 Tabel IV-5 Kematangan proses, kriteria dan atribut penyelarasan (lanjutan)...54 Tabel IV-6 Nilai kematangan penyelarasan dan Tingkat Kesepakatan...55 Tabel IV-7 Prioritas perbaikan penyelarasan TI Unisba...58 xii

15 DAFTAR SINGKATAN SINGKATAN Nama Pemakaian pertama kali pada halaman TI Teknologi Informasi 1 SAM Strategic Alignment Model 1 SBITA Strategic Business and Information Technology Alignment 2 ISACA Sekolah Tinggi Teknologi Telkom 2 ITGI Information Technology Governance Institute 2 ITIL Information Technology Infrastructure Library 2 COBIT Control Objectives for Information and related Technology 2 ValIT Value of Information Technology 2 BSC Balanced Scorecard 13 SDM Sumber Daya Manusia CMM SEI Capability Maturity Model Software Engineering Institute 16 ISACF Information Systems Audit and Control Foundation 17 IT BSC Information Technology Balanced Scorecard 19 SD Standar Deviasi 22 xiii