MENINGKATKAN FUNGSIONALITAS DAN INTEGRASI BISNIS PROSES PERUSAHAAN X DENGAN MENGGUNAKAN FRAMEWORK COBIT

Transkripsi

1 MENINGKATKAN FUNGSIONALITAS DAN INTEGRASI BISNIS PROSES PERUSAHAAN X DENGAN MENGGUNAKAN FRAMEWORK COBIT Yohanes Wayan Dharma Setyawan 1) dan Hari Ginardi 2) Program Studi Magister Manajemen Teknologi, Institut Teknologi Sepuluh Nopember, Jl. Cokroaminoto 12A, Surabaya, 60264, Indonesia yohaneswayan@gmail.com 2) Jurusan Teknik Informatika, Institut Teknologi Sepuluh Nopember ABSTRAK Teknologi Informasi bukan merupakan barang baru bagi perusahaan atau organisasi. Namun pemanfaatan dan penggunaannya teknologi informasi belum dapat dimaksimalkan karena tidak diterapkannya kerangka kerja yang benar. Keadaan ini menjadikan proses bisnis pada perusahaan menjadi kurang efisien yang kedepannya berdampak pada keuntungan perusahaan. Perusahaan X sebagai salah satu perusahaan yang go public telah cukup lama menggunakan teknologi informasi dalam proses bisnisnya, namun tidak semua proses bisnis yang ada menggunakan teknologi informasi serta sulitnya mengukur tingkat efektifitas dan kinerja dari software dan hardware yang digunakan. Dalam penelitian ini permasalahan software dan hardware yang ada di perusahaan X akan dibuatkan tata kelolanya, sehingga dapat diukur tingkat efektifitas dan kinerjanya. Untuk membuat tata kelola teknologi informasi, dibutuhkan data tingkat kematangan penerapan teknologi informasi yang ada saat ini dan yang diharapakan serta analisa jarak antar tingkat kematangan. Setelah data tersebut didapatkan akan dibentuk model tata kelola pengembangan software dan hardware sesuai dengan tahapan yang ada pada COBIT. Hasil penelitian ini akan memberikan rekomendasi perbaikan tingkat kematangan dari software dan hardware yang diharapkan oleh perusahaan X, serta mengelola perubahan yang terjadi dengan baik sehingga meningkatkan fungsionalitas dan integrasi bisnis proses. Dengan meningkatknya fungsionalitas dan integrasi bisnis proses diharapkan berdampak pada keuntungan perusahaan. Kata kunci: Fungsionalitas dan Integrasi Bisnis, Framework, IT Governance, COBIT. PENDAHULUAN Perusahaan X adalah perusahaan yang bergerak di bidang customer good dan dalam proses bisnisnya telah menerapkan teknologi informasi. Akan tetapi, penggunaan dan pemanfaatan teknologi informasi yang digunakan belum maksimal. Masih ada beberapa proses bisnis penting yang dilakukan secara manual, sehingga rentan untuk terjadinya human error dan belum maksimalnya penggunaan teknologi informasi. Salah satu visi misi dari perusahaan X adalah berupaya menjadi pelaku industri kelas dunia dengan keunggulan kualitas produk dan jasa yang dihasilkan dengan pertumbuhan berkesinambungan yang diperoleh melalui integritas, kerjasama tim, pengembangan yang berkelanjutan serta inovasi. Visi misi tersebut ditopang oleh 4 (empat) pilar utama yakni Product Innovation, Human Resources Development, Systems & Technology Development dan Financials. Untuk meningkatkan kerjasama tim dan pengembangan yang berkelanjutan diperlukan sarana dan prasarana yang mendukung hal tersebut, maka perusahaan membutuhkan teknologi informasi yang dirancang secara efektif dan efisien. Dibutuhkan perangkat keras ( hardware) dan perangkat lunak ( software) yang bisa meningkatkan proses C-10-1

2 bisnis, operasional dan produktivitas karyawan di perusahaan X. Tata kelola yang tepat dalam proses penentuan perangkat keras dan pengembangan perangkat lunak dapat membantu tercapainya visi misi perusahaan. Berdasarkan kebutuhan di atas, diperlukan sebuah penelitian yang mampu menghasilkan rancangan atau model tata kelola penentuan perangkat keras dan pengembangan perangkat lunak yang dapat menjadi acuan proses penentuan perangkat keras dan pengembangan perangkat lunak di perusahaan X. Control Objectives for Information and Related Technology (COBIT) merupakan kerangka kerja yang dikembangkan oleh IT Governance Institute (ITGI) pada tahun 1996 dengan ISACA - Information Systems Audit and Control Association (Gomes, et al., 2009) (ITGI, 2007). Kerangka kerja COBIT mencakup keseluruhan proses bisnis perusahaan seperti rencana strategis untuk TI, delivery and support, monitor and control. Kerangka kerja COBIT digunakan sebagai referensi proses model dan bahasa yang umum digunakan dalam membangun tata kelola TI yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Adapun tujuan dari kerangka kerja COBIT adalah menyediakan model dasar yang memungkinkan pengembangan prosedur yang jelas dalam mengontrol informasi dalam suatu perusahaan untuk mencapai tujuan bisnisnya. Pemanfaatan COBIT ini diharapkan dapat membantu visi misi perusahaan. Tujuan yang hendak dicapai dari penelitian ini yakni mengukur dan mendefinisikan tingkat kematangan (maturity level) tata kelola teknologi informasi yang sedang berjalan dan yang diharapkan oleh perusahaan X pada proses pemilihan serta pemeliharaan perangkat keras dan perangkat lunak serta penanganan perubahan yang terjadi yang nantinya memberikan rekomendasi perbaikan tingkat kematangan dari software dan hardware yang diharapkan oleh perusahaan X, serta mengelola perubahan yang terjadi dengan baik sehingga meningkatkan fungsionalitas dan integrasi bisnis proses. Dengan meningkatknya fungsionalitas dan integrasi bisnis proses diharapkan berdampak pada keuntungan perusahaan METODE Penelitian ini dilakukan secara sistematis dengan mengikuti beberapa tahapan-tahapan, yaitu penentuan topik dan perumusan masalah, penetapan tujuan penelitian, kajian pustaka, penentuan proses COBIT, wawancara dan kuisoner, analisa kondisi, analisa GAP, pembentukan model tata kelola, verifikasi dan validasi penelitian. Tahap Penetuan Proses COBIT Sebelum menentukan control objective yang akan dijalankan pada perusahaan X, terlebih dahulu harus diketahui tujuan bisnis dari perusahaan X. Untuk mengetahui tujuan bisnis dari perusahaan X, penulis melakukan wawancara pada pihak-pihak terkait dan sumbersumber pustaka perusahaan seperti buku dan website resmi perusahaan. Dipaparkan bahwa salah satu visi perusahaan adalah berupaya menjadi pelaku industri kelas dunia dengan keunggulan kualitas produk dan jasa yang dihasilkan dengan pertumbuhan berkesinambungan yang diperoleh melalui integritas, kerjasama tim, pengembangan yang berkelanjutan serta inovasi. Untuk meningkatkan kerjasama tim dan pengembangan yang berkelanjutan diperlukan tujuan bisnis yakni meningkatkan dan memperbaiki fungsi dari proses bisnis yang ada diperusahaan, serta meningkatkan operasional dan produktifitas karyawan. Point nomor 10 dan nomor 15 business goals yang terdapat pada Linking Business Goals to IT Goals. Setelah diketahui tujuan bisnis dari perusahaan X, maka langkah selanjutnya adalah melakukan mapping antara tujuan bisnis dengan tujuan IT. C-10-2

3 Tujuan IT (IT Goals) yang harus dicapai adalah: 1. Define how business functional and control requirements are translated in effective and efficient automated solutions. 2. Acquire and maintain integrated and standardised application systems. 3. Acquire and maintain an integrated and standardised IT infrastructure 4. Ensure seamless integration of applications into business processes. 5. Ensure proper use and performance of the applications and technology solutions. Tujuan-tujuan IT yang diperoleh tersebut akan dimappingkan dengan IT proses yang terdapat pada Linking IT Goals to IT Processes. Hasil dari mapping tersebut yakni menghasilkan IT proses diantaranya AI1, AI2, AI3, AI4, AI5, AI6, AI7, PO2, PO3, PO6, DS7, DS8. Sehubungan dengan Tesis ini maka IT proses yang akan dibahas adalah AI1 (Identify Automated Solutions), AI2 (Acquire and Maintain Application Software), AI3 (Acquire and Maintain Techonology Infrastucture) dan AI6 (Manage Changes). Tahap Wawancara dan Kuisoner Wawancara merupakan metode pencarian data yang dilakukan secara langsung kepada respinden yang terkait dengan cara berkomunikasi dan memberikan pertanyaan. Pertanyaan yang dilontarkan biasanya merupakan pertanyan inti terlebih dahulu, kemudian diajukan pertanyaan tambahan yang terkait dengan pertanyaan inti tersebut. Kuisoner adalah metode pengumpulan data yang dilakukan tanpa membutuhkan proses komunikasi secara langsung. Pada metode ini para responden atau narasumber akan diminta untuk menjawab pertanyaan yang sudah disiapkan penulis dengan cara mengisi angket yang diberikan. Metode kuisoner ini biasanya digunakan untuk mengukur tingkat kematangan (maturity level) yang dapat dipertanggung jawabkan, karena kuisoner akan dilengkapi dengan uji validitas dan realiabilitas. Kuisoner yang diberikan pada responden sesuai dengan perannya dalam RACI chart.. Tahap Analisa Kondisi Anlisa Kondisi dilakukan setelah melalui proses kuisoner. Sesuai dengan panduan penggunan COBIT, jawaban dari kuisoner dihitung dengan menjumlahkan nilai rata-rata jawaban kuisoner untuk selanjutnya disesuaikan dengan pengelompokan tingkat kematangan yang ada. Tingkat kematangan tersebut dapat dilihat pada Gambar 1. Gambar 1. Maturity Level C-10-3

4 Tahap Analisa GAP Analisa gap dilakukan untuk menghitung kondisi yang ada sekarang ( as-is) dengan kondisi yang diharapkan ( to-be). Yang selanjutnya dilakukan uji validitas dan reliabilitas untuk melihat tingkat kesenjangan antar tingkat kematangan. Untuk memudahkan pengartian data analisa gap, maka nilai as-is dan to-be dari masing masing atribut disajikan secara bersama-sama dalam satu bagan yang sesuai dengan control objective. Nilai Reliabilitas dapat dilihat pada Tabel 1. Tabel 1. Keterangan Nilai Uji Reliabilitas Metode Cronbach s Alpha Nilai Reliabilitas 0,00-0,20 kurang reliabel 0,21-0,40 agak reliabel 0,41-0,60 cukup reliabel 0,61-0,80 reliabel 0,81-1,00 sangat reliabel Setelah melakukan uji validitas dan reliabilitas, analisis kembali pada tingkat kematangan ( as-is, to-be). Jika nilai as-is sama dengan to-be, maka proses pengembangan perangkat lunak yang ada dapat dikatakan sudah berjalan dengan baik. Namun jika terdapat kesenjangan jarak, dimana nilai as-is lebih kecil dari to-be, maka perlu dilakukan peningkatan proses pengembangan perangkat lunak dan infrastruktur dari perusahaan. Tahap Pembentukan Model Tata Kelola Pembentukan model tata kelola dibentuk dari rekomendasi perbaikan yang ada dengan memaparkan detil aktifitas yang harus dilakukan perusahaan. Rekomendasi perbaikan merupakan strategi yang akan dilakukan untuk mencapai tingkat kematangan yang diharapkan. Rekomendasi yang diberikan berupa langkah-langkah strategis maupun praktis yang dipertimbangkan dalam penerapannya sesuai dengan kondisi yang diinginkan perusahaan X. Rekomendasi ini didapat dari panduan COBIT (ITGI, 2007a) pada masingmasing control objective-nya. Rekomendasi yang didapat dari COBIT tersebut juga harus dipilih yang benar-benar sesuai dengan kondisi perusahaan. HASIL DAN PEMBAHASAN Kuisoner didistribusikan ke masing-masing personel perusahaan X. Personel perusahaan X ini dipilih berdasarkan wewenang dan tanggung jawabnya dalam perusahaan yang sesuai dengan peran RACI. Untuk memastikan data yang dikumpulkan dari hasil kuisioner mencerminkan kondisi yang sesungguhnya dan memiliki tingkat konsistensi yang tinggi maka perlu dilakukan uji realiabilitas dan validitas. Uji realiabilitas digunakan untuk memberikan keyakinan bahwa kuisioner yang dilakukan memiliki konsistensi yang tinggi. Uji realiabilitas ini dilakukan dengan menggunakan metode Cronbanch s Alpha. Tabel 2 menunjukan bahwa kuisoner yang diberikan sangat reliabel. Tabel 2. Hasil Uji Reliabilitas dengan metode Cronbanch s Alpha CO Kondisi Nilai Cronbach s Alpha Keterangan as-is 0,8052 Sangat Reliabel AI1 to-be 0,8788 Sangat Reliabel AI2 as-is 0,8587 Sangat Reliabel C-10-4

5 CO Kondisi Nilai Cronbach s Alpha Keterangan to-be 0,9508 Sangat Reliabel AI3 as-is 0,8378 Sangat Reliabel to-be 0,9245 Sangat Reliabel AI6 as-is 0,9208 Sangat Reliabel to-be 0,9441 Sangat Reliabel Selanjutkan data akan diuji tingkat validitasnya dengan menggunakan metode Korelasi Pearson. Uji validitas ini digunakan untuk meyakinkan bahwa data yang digunakan mencerminkan indikator variable yang diteliti. Sebelum data-data ini dianalisa lebih lanjut, perlu dilakukan pembatasan data yang sesuai dengan panduan COBIT, yakni dengan menggunakan batasan 1,5 IQR ( Inter-Quartile Range). Pembatasan data tersebut dilakukan dengan mengurutkan setiap jawaban yang pada control objective yang diteliti, kemudian dicari quartile 1 dan quartile 3, yang mana selisih antara Q3 dan Q1 merupakan nilai IQR. Data-data yang berada diluar nilai IQR tidak diikutkan dalam proses analisa. Setelah melakukan uji reabilitas dan validitas data, serta pembatasan data dengan menggunakan 1,5 IQR, maka langkah selanjutnya adalah melakukan perhitungan terhadap tingkat kematangan data yang ada. Proses perhitungan ini tidak mengikut sertakan nilai dari jawaban yang merupakan data outliers. Nilai Tingkat kematangan diperoleh dengan membandingkan nilai kematangan dengan pengelompokan tingkat kematangan yang ada. Hasil Analisa GAP Dari analisa tingkat kematangan saat ini dan yang diharapkan diketahui bahwa terdapat kesenjangan (gap) diantara keduanya. Kesenjangan yang terjadi bervariasi antara 1, 2 dan 3 tingkat. Secara umum tingkat kesenjangan yang terjadi berada pada 2 tingkat, hal ini dapat dilihat dari rata-rata hitung tingkat kematangan saat ini yang berada pada tingkat kematangan 2, sedangkan rata-rata hitung tingkat kematangan yang diharapkan berada pada tingkat kematangan 4. Berikut akan dijelaskan analisa jarak pada control objective AI1. Gambar 2. Gap Analysis AI1 Pada control objective AI1 ( Identify Automated Solutions), kesenjangan 2 tingkat terjadi pada atribut AC dan TA. Hal ini menunjukkan bahwa perlu adanya metode yang terstandarisasi untuk meningkatkan proses identifikasi terhadap perangkat lunak dan infrastruktur, serta alat bantu yang baik dan terintegrasi untuk proses identifikasi. Alat bantu tersebut bisa berupa kuisoner tentang tingkat kebutuhan perangkat lunak dan infrastruktur. C-10-5

6 Gambar 3. Gap Analysis AI2 Lain halnya dengan control objective AI2 ( Acquire and Maintain Appication Software) yang memiliki tingkat kesenjangan 2 tingkat pada atribut PSP dan GSM. Dimana belum adanya kebijakan, standarisasi dan prosedur untuk pembuatan perangkat lunak serta belum adanya pengukuran yang jelas tentang tingkat keberhasilan pembuatan dan pengembangan perangkat lunak. Kedepannya diharapkan telah memiliki SOP yang jelas dalam pengembangan perangkat lunak. Gambar 4. Gap Analysis AI3 Untuk control objective AI3 ( Acquire and Maintain technology infrastructure), kesemua atribut memiliki tingkat kesenjangan 2 tingkat pada kondisi saat ini. Hal ini menunjukkan bahwa teknologi infrastruktur yang ada pada Perusahaan X masih bergantung pada keahlian individu dan pengembangan teknologi infrastruktur dilakukan sebagai respon atas kebutuhan yang ada bukan karena perencanaan. Kedepannya diharapkan teknologi infrastruktur pada Perusahaan X telah didefinisikan dan terstandarisasi serta mengikut best practice yang ada. Gambar 5. Gap Analysis AI6 C-10-6

7 Pada Gambar 5 dijelaskan bahwa control objective AI6 ( Manage changes) pada Perusahaan X berada pada tingkat kesenjangan 2, kecuali pada atribut GSM yang berada pada tingkat kesenjangan 1 pada kondisi saat ini. Hal ini menunjukkan bahwa dalam perihal penanganan perubahan, Perusahaan X masih berada pada tahap dimana penanganan perubahan belum dilakukan maksimal dan belum ada dokumentasi untuk itu serta bergantung terhadap individu yang ada. Kedepannya diharapakan penangan perubahan dapat mencapai aspek efisien dan efektifitas, dimana berpengaruh pada pengembangan karir. KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan dari hasil penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Secara umum, semua atribut proses TI yang terkait dengan peningkatan fungsionalitas dan integrasi bisnis proses yaitu pada proses AI1 (Identify Automated Solutions), AI2 (Acquire and Maintain Application Software), AI3 (Acquire and Maintain Techonology Infrastucture) dan AI6 (Manage Changes) saat ini berada pada tingkat kematangan 2 (Repeatable but Intuitive). Hal ini menunjukkan bahwa solusi yang dilakukan masih berdasarkan pengalaman individu dan sangat tergantung terhadap individu tersebut dan belum ada standarisasi. 2. Khusus untuk atribut GSM ( Goal Setting and Measurement) pada proses AI2 dan AI6 berada pada tingkat kematangan 1 ( Initial / Ad Hoc). Hal ini berarti pada proses pengembangan perangkat lunak dan penanganan perubahan, belum ada parameter atau tolak ukur yang jelas bahwa suatu pengembangan perangkat lunak atau penanganan perubahan dikatakan berhasil, sehingga menyebabkan tujuan TI yang tidak tepat sasaran. 3. Secara umum semua atribut pada control objective AI1, AI2, AI3 dan AI6 yang diharapkan berada pada kondisi tingkat kematangan 4 (Managed and Measurable). Hal ini menunjukkan bahwa kedepannya Perusahaan X, harus sudah menerapkan SOP yang terstandarisasi baik dari segi perangkat lunak maupun infrastruktur serta dalam penanganan perubahan, adanya parameter-parameter yang jelas sebagai alat ukur dalam pencapaian tujuan, otomasi perangkat untuk memantau kendala software dan hardware, serta pengembangan keahlian terhadap SDM yang ada. Untuk memperbaiki hasil penelitian ini, maka sarannya adalah: 1. Dalam menerapkan langkah-langkah rekomendasi yang ada, diharapkan pihak manajemen mempertimbangan tingkat urgenitas dari activitas yang ingin dijalankan serta memperhatikan ketersedian resource perusahaan, agar hasil tata kelola IT ini berjalan efektif dan efisien. 2. Untuk dapat menghasilkan suatu tata kelola yang lebih maksimal dalam mencapai tujuan bisnis yang ada, perlu dilakukan penelitian terhadap proses TI yang lain, sehingga seluruh tujuan IT terlaksana dengan maksimal DAFTAR PUSTAKA IT Governance Institute/ITGI (2007a), Framework Control Objectives Management Maturity Models, Version 4.1, IT Governance Institute, Illinois. IT Governance Institute/ITGI (2007b), IT Governance Implementation Guide, Governance Institute, Illinois. Garimella, K. & Lees M. & Williams B BPM Basics For Dummies. Indianapolis: Wiley. C-10-7

8 Jeston, J. & Nelis, J Business Process Management-Practical Guidelines to Successful Implementations. Oxford: Butterworth-Heinemann. Purnomo, Lukman H. D. (2010), Perancangan Model Tata Kelola Ketersediaan Layanan TI Menggunakan Framework COBIT pada BPK-RI, Tesis, Magister Manajemen Teknologi, Institut Teknologi Sepuluh Nopember, Surabaya. Wismilak Team, Wismilak Group. C-10-8