ANALISIS KOORDINASI. Studi Kasus: PT X TESIS MAGISTER. Oleh. Indah Victoria Sandroto Nim:

Transkripsi

1 ANALISIS KOORDINASI Studi Kasus: PT X TESIS MAGISTER Oleh Indah Victoria Sandroto Nim: Bidang Khusus Manajemen Industri Program Magister Teknik dan Manajemen Industri Institut Teknologi Bandung 2001

2 ABSTRAK Koordinasi memegang peranan penting dalam memadukan bagian-bagian yang berbeda untuk mencapai tujuan bersama. Dalam konteks manajemen organisasi perusahaan saat ini, perusahaan harus bertahan menghadapi peningkatan persaingan dan ketidakpastian lingkungan yang tinggi. Sayangnya, literatur teori koordinasi masih sangat jarang. Teori Orgamsasi sendin sebagai induk dari Teon Koordinasi dianggap belum memenuhi persyaratan untuk dinamakan "Teori". Oleh karena itu, Penulis mengambil bentuk penelitian studi kasus. Studi Kasus dimaksudkan untuk melakukan eksplorasi secara mendalam pada suatu perusahaan tertentu bagaimana koordinasi dilakukan. Perusahaan memiliki tujuan, pelaku (karyawan/anggota perusahaan), dan melakukan kegiatan-kegiatan. Penulis mengambil studi kasus pada PT X. PT X adalah sebuah perusahaan yang bergerak di dalam bisnis fashion yang berlokasi di Jakarta. Yang menjadi pertanyaan dalam penelitian yang Penulis lakukan adalah: (1) bagaimana para pelaku melakukan koordinasi proses?, (2) bagaimana model mental atau kognitif para pelaku terhadap koordinasi proses tersebut?, (3) mengapa tidak terjadi pencapaian tujuan perusahaan?, dan (4) apa yang dapat dijadikan rekomendasi atau arah perbaikan agar bagian-bagian sistem mau mencapai tujuan bersama atau tujuan perusahaan? Hasil studi menunjukkan perusahaan memilah-milah tujuan yang ingin dicapai menjadi kegiatan-kegiatan dan sub-sub kegiatan. Pemilahan ini tampak jelas pada Struktur Organisasi PT X yang bersifat fungsional. Setiap divisi memiliki tugas fungsional tertentu. Untuk melakukan koordinasi antarbagian, perusahaan melakukan mekansme koordinasi (yang terutama): lima rapat koordinasi per season. Dalam pelaksanaan kegiatan operasional, tujuan perusahaan tidak tercapai karena terjadi konflik konflik, yaitu: (1) konflik yang berhubungan dengan supplier, (2) konflik aldbat mekanisme Rapat Koordinasi, (3) konflik akibat ketidakpastian pelanggan. Penulis mengajukan rekomendasi agar PT X melakukan koordinasi dengan: (1) folcus pada divisi Kreatif, atau (2) mekanisme koordinasi situasional (organisasi fleksibel) sesuai dengan strategi yang dipilih PT X. iii

3 ABSTRACT Coordination plays an important role in combining many different divisions to achieve the common goal. In the context of today's organization management, company should keep surviving to face increasing competition, and highly environmental uncertainty. Unfortunately, coordination theory literature is still very few. The Organization Theory itself as the mother ofthe Coordination Theory is not believed yet to be claimed as a "theory ". Therefore, the author conducts the case study research method. Case Study is aimed to make a deep exploration to certain company how coordination is done. A company has the goal, actors, dan activities. The author takes a case study at PT X. PT X is a company In fashion business located in Jakarta The research question which the author proposes are: (1) how the actors do the coordination of process?, (2) how is the actor's mental model or cognition about the coordination of process?, (3) why the company goal is not achieved?, and (4) what recommendations or improvement needs to be implemented in order the parts of organization want to achieve the common goal? The results of study showed that the company decomposes the goal that want to be achieved through activities and sub-activities. This decomposition is clear enough under the functional organization structure. Each division has its own task responsibility. To coordinate inter division, the company applies a coordination mechanism (the most important one): five coordination meetings per season. While performing operational activities, the company goal is not achieved because several conflicts. (1) conflict related to supplier relationship, (2) conflict due to coordination meeting mechanism, (3) conflict because ofcustomer uncertainty. The author proposes recommendations so that PT X could improve internal coordination through considering. (1) focusing on Creative Division, or (2) applying situational coordination mechanism (flexible organization) related to the chosen strategy by PT X. iv

4

5

6

7 Dar. S.B. Hari Lubis 2001

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18