NAMA DOKUMEN KELUARAN PINDAAN TARIKH BUKU PANDUAN AMALAN EKSA MEI 2014 PANDUAN AMALAN EKSA (JPP) PUTRAJAYA TANDATANGAN KETUA PENGARAH JPP

Transkripsi

1 NAMA DOKUMEN KELUARAN PINDAAN TARIKH BUKU PANDUAN AMALAN EKSA JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MEI 2014 PANDUAN AMALAN EKSA JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK (JPP) PUTRAJAYA TANDATANGAN KETUA PENGARAH JPP PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 1

2 KANDUNGAN BIL TAJUK MUKA SURAT 1 DASAR EKSA 3 2 VISI & MISI EKSA JPP 4 3 OBJEKTIF EKSA 5 4 SLOGAN EKSA 6 5 CARTA ORGANISASI EKSA 5.1 CARTA ORGANISASI JAWATANKUASA PEMANDU EKSA 5.2 CARTA ORGANISASI JAWATANKUASA PROMOSI 5.3 CARTA ORGANISASI JAWATANKUASA LATIHAN 5.4 CARTA ORGANISASI JAWATANKUASA AUDIT 5.5 CARTA ORGANISASI ZON EKSA PENGENALAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) AMALAN EKSA PELAKSANAAN DAN AMALAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 2

3 DASAR EKSA JPP JPP beriltizam dalam memastikan EKSA dilaksanakan secara berterusan melalui budaya kerja yang cemerlang dan inovatif secara berpasukan ke arah meningkatkan produktiviti, menawarkan perkhidmatan berkualiti, mewujudkan persekitaran yang bersih, selamat serta melestarikan teknologi hijau bagi memenuhi kepuasan pelanggan. Tandatangan :... ( KETUA PENGARAH JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK) PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 3

4 VISI & MISI EKSA JPP VISI Ke arah penyampaian perkhidmatan yang cemerlang dan inovatif melalui persekitaran kerja yang kondusif. MISI Menerusi EKSA, JPP Beriltizam untuk:- a) Mewujudkan suasana tempat kerja yang kondusif dan ceria; b) Meningkatkan produktiviti dan mutu perkhidmatan kerja secara berterusan; c) Meningkatkan kecekapan melalui disiplin kerja yang cemerlang. Tandatangan :... ( KETUA PENGARAH JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK) PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 4

5 OBJEKTIF EKSA Memastikan pengurusan EKSA yang cekap dan berkesan bagi mencapai ciri-ciri kualiti di tempat kerja seperti berikut:. 1. Imej korporat 2. Persekitaran tempat kerja yang bersih, kemas, ceria dan selamat. 3. Pengurusan stor dan dokumen yang lebih berkesan. 4. Peningkatan semangat kerja berpasukan. 5. Peningkatan kecekapan sistem penyampaian. 6. Penekanan kepada amalan HIJAU Tandatangan :... (KETUA PENGARAH JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK) PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 5

6 SLOGAN EKSA PEMBUDAYAAN EKSA PEMACU TRANSFORMASI. LOGO EKSA Tandatangan :... (KETUA PENGARAH JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK) PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 6

7 CARTA ORGANISASI EKSA JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK (JPP) PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 7

8 JAWATANKUASA PEMANDU EKSA PENAUNG (KETUA PENGARAH) PENGERUSI (TKP(P)) KETUA EKSA (PENGARAH BPN) CHAMPION EKSA JPP KETUA J/K PROMOSI (Ketua Kom. Korporat) KETUA J/K LATIHAN (Tim. Peng. SLPK) KETUA J/K AUDIT (Pengarah BKP) KETUA URUSETIA (PP( BKP)) FASILITATOR (Wakil JK Promosi) FASILITATOR (Wakil JK Latihan) FASILITATOR (Wakil Ketua Zon) FASILITATOR (Wakil JK AUDIT) URUSETIA (Wakil BKP) URUSETIA (Wakil BKP) Nama Dokumen : JK PEMANDU EKSA Keluaran : Pindaan : Tarikh : Tandatangan :... (KETUA PENGARAH JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK) PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 8

9 JAWATANKUASA PROMOSI EKSA PENGERUSI Ketua Komunikasi Korporat TIMBALAN PENGERUSI SETIAUSAHA WAKIL ZON SOLAR WAKIL ZON AKUAKULTUR WAKIL ZON HIDRO WAKIL ZON AGRO TEKNOLOGI WAKIL ZON HIBRID WAKIL ZON HORTIKULTUR Tandatangan :... (KETUA PENGARAH JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK) PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 9

10 JAWATANKUASA LATIHAN EKSA PENGERUSI Timbalan Pengarah SLPK TIMBALAN PENGERUSI SETIAUSAHA WAKIL ZON SOLAR WAKIL ZON AKUAKULTUR WAKIL ZON HIDRO WAKIL ZON AGRO TEKNOLOGI WAKIL ZON HIBRID WAKIL ZON HORTIKULTUR Tandatangan :... (KETUA PENGARAH JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK) PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 10

11 JAWATANKUASA AUDIT EKSA PENGERUSI Pengarah BKP TIMBALAN PENGERUSI SETIAUSAHA WAKIL ZON SOLAR WAKIL ZON AKUAKULTUR WAKIL ZON HIDRO WAKIL ZON AGRO TEKNOLOGI WAKIL ZON HIBRID WAKIL ZON HORTIKULTUR NOTA: ***AJK AUDIT dilantik daripada semua zon yang telah diwujudkan. ***SETIAUSAHA dilantik dikalangan AJK AUDIT. Tandatangan :... (KETUA PENGARAH JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK) PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 11

12 ZON EKSA FASILITATOR KETUA ZON SETIAUSAHA AHLI AUDIT AHLI PROMOSI AHLI LATIHAN AHLI ZON AHLI ZON AHLI ZON AHLI ZON AHLI ZON Tandatangan :... (KETUA PENGARAH JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK) PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 12

13 PENGENALAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 13

14 PENGENALAN EKSA adalah satu teknik pembersihan bertujuan mewujudkan persekitaran berkualiti secara sistematik dan praktikal. Melalui amalan ini tempat kerja menjadi lebih teratur dan selesa sepanjang masa. Oleh itu kerja akan menjadi lebih produktif, cekap, selamat dan menjimatkan kos. Justeru, EKSA adalah asas kepada sistem peningkatan kualiti dan perkhidmatan dan seterusnya menjadikan tempat kerja lebih efisien dan produktif ke arah kecemerlangan JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK (JPP). Apakah EKSA? EKSA adalah penjenamaan semula amalan 5S oleh pihak MAMPU dan masih mengekalkan prinsip Seiri (SISIH), Seiton (SUSUN), Seiso (SAPU), Seiketsu (SERAGAM) & Shitsuke (SENTIASA AMAL). Tujuan penjenamaan semula amalan 5S ke EKSA adalah : PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 14

15 Manakala objektif penjenamaan semula EKSA adalah untuk : Antara faedah pengamalan EKSA adalah 1. mewujudkan persekitaran tempat kerja berkualiti; 2. meningkat kecekapan dan keberkesanan pengurusan organisasi; 3. mengenalpasti, mengurang & menghapuskan pembaziran; 4. meningkatkan semangat esprit de corp, 5. meningkatkan disiplin warga jabatan, dan 6. meningkatkan mutu penyampaian perkhidmatan Melalui EKSA, setiap individu akan mempunyai rasa tanggungjawab dan sayang pada Jabatan. Setiap individu berperanan untuk melaksanakan EKSA tanpa ada seorang pun akan tertinggal. Amalan ini memerlukan sokongan dari semua pegawai dan staf bagi menjayakannya. PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 15

16 Penambahbaikan berterusan di dalam pelaksanaan EKSA Penambahbaikan berterusan adalah bertujuan supaya semua staf dapat memberikan idea yang bersesuaian bagi dilaksanakan di tempat kerja. Ianya juga bertujuan supaya semua staf lebih memahami bahawa penambahbaikan tersebut tidak terhad untuk individu atau untuk sesetengah perkara. Ianya mungkin melibatkan proses yang amat mudah atau memerlukan analisis sesuatu perkara sebelum penambahbaikan boleh dibuat. Amalan ini merupakan satu aktiviti ke arah penambahbaikan di tempat kerja. Apa jua penambahbaikan yang baik boleh dilakukan tidak kira menambahbaik di lantai, peralatan, persekitaran tempat kerja, di stor, pejabat dan beberapa kawasan yang dikenalpasti. Ianya mungkin dari yang sekecil-kecil benda atau perkara kepada penambahbaikan yang melibatkan kajian data, aspek kejuruteraan dan analisis yang mendalam. PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 16

17 Maksud Singkatan 5S 5S merupakan istilah asal dalam Bahasa Jepun, yang jika diterjemahkan ke Bahasa Melayu dan Bahasa Inggeris akan membawa maksud seperti yang dinyatakan di dalam Jadual 1. BAHASA JEPUN BAHASA INGGERIS BAHASA MELAYU CONTOH Seiri Sort Sisih Menyisih fail lama tidak aktif dengan fail baru yang masih aktif. Seiton Set in order Susun Menyusun dokumen/ bahan/alatan pejabat supaya mudah diambil/diguna. Seiso Shine Sapu Menyapu/membersih ruang pejabat dan ruang kerja/bilik serta peralatan kerja individu. Seiketsu Standardise Seragam Menyeragamkan susunan fail/meja kerja/bilik mesyuarat/ peralatan pejabat. Shitsuke Sustain Sentiasa Amal Mengamalkan selalu aktiviti sisih, susun, sapu dan seragam. Jadual 1 PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 17

18 AMALAN EKSA PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 18

19 APLIKASI DAN TEKNIK EKSA Objektif Objektif bahagian ini adalah untuk lebih mendalami dan memahami apakah yang dimaksudkan dengan EKSA. Akhirnya nanti, semua warga JPP akan mengetahui bagaimanakah mengadaptasi kelima-lima S tersebut untuk merencanakan aktivitiaktiviti di tempat kerja masing-masing. Pada setiap teknik 3S pertama, terdapat beberapa panduan yang digunapakai bagi menjaga kebersihan tempat kerja, melakukan aktiviti pelupusan, menyusun barangan serta rekod seterusnya membentuk pasukan kerja yang baik. Pada peringkat 2S yang terakhir, warga JPP akan melihat bagaimana kesemua teknik itu dapat dijayakan agar ia menjadi budaya kerja yang cemerlang. KITARAN EKSA 4 SEIKETSU (SERAGAM) 1 SEIRI (SISIH) 5 SHITSUKE (SELALU AMAL) 3 SEISO (SAPU) 2 SEITON (SUSUN) PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 19

20 Teknik EKSA Teknik EKSA iaitu SISIH, SUSUN, SAPU, SERAGAM dan SENTIASA AMAL akan digunapakai oleh semua staf JPP bagi mewujudkan tempat kerja yang sistematik, teratur, bersih, selamat dan kemas. Amalan ini akan menjadikan sistem kebersihan di tempat kerja dan sekitar JPP lebih efisien, efektif dan memudahkan tugas harian dan rutin yang akan dilaksanakan. Teknik EKSA ini merupakan teknik yang asas yang menjurus kepada pelaksanaan aktiviti harian di tempat kerja. Apabila pelaksanaan ini dapat dibuat, maka setiap staf yang bertugas di Jabatan akan mempunyai rasa tanggungjawab dan sayang pada JPP. Setiap staf JPP berperanan untuk melaksanakan EKSA tanpa ada seorang pun tertinggal. Ringkasnya, EKSA ini memerlukan penglibatan dan sokongan dari semua staf yang bertugas di JPP bagi menjayakannya. Secara keseluruhannya, implementasi dan EKSA di tempat kerja akan mewujudkan persekitaran tempat kerja yang sistematik, lebih teratur, bersih dan kemas, selamat dan produktif. Selain itu, intipatinya akan menjadikan sistem kerja di JPP lebih efisien dan memudahkan tugas rutin yang dilaksanakan. PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 20

21 SEIRI - SISIH S1 - Sisih (Seiri) 1. SISIH memberikan tumpuan kepada pengasingan dan pelupusan barang-barang yang tidak diperlukan di tempat kerja. 2. Aktiviti SISIH secara berkesan dapat dilakukan dengan: Menanda barang-barang yang tidak diperlukan lagi dengan menggunakan kaedah Tag Merah dan kaedah Tag Kuning (penerangan terperinci di muka surat 6 dan 7). Menentukan tempat penyimpanan bagi barang/peralatan yang masih diperlukan. Bagi barang-barang yang hendak dilupuskan, rujuklah kepada Pekeliling/Arahan/Peraturan Kerajaan yang sedang berkuatkuasa. TINDAKAN BUANG DENGAN SEGERA CARI PEMBELI DENGAN HARGA TINGGI LUPUS DENGAN KOS RENDAH TAPI SELAMAT PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 21

22 KAEDAH STRATIFIKASI UNTUK SISIH NOTA : TAG KUNING DAN TAG MERAH HENDAKLAH DIGUNAKAN TAG KUNING TAG MERAH PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 22

23 KAEDAH SISIH TAG BARANGAN UNTUK SISIH BAHAN TIDAK DIPERLUKAN DAN SENANG DIBUANG warna BAHAN ADA NILAI UNTUK DIJUAL warna MENUNGGU PELUPUSAN warna BAHAN TIADA NILAI TAPI KOS PELUPUSAN TINGGI warna PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 23

24 SEITON - SUSUN S2 - Susun (Seiton) 1. SUSUN merujuk kepada prinsip Setiap barang ada tempatnya dan setiap tempat ada barangnya. Penekanan SUSUN tertumpu kepada kaedah penyusunan yang teratur, kemas, berkesan dan selamat. 2. Selepas melaksanakan SISIH dengan jayanya, barang yang diperlukan hendaklah disusun mengikut keperluan penggunaan. 3. Berikut adalah panduan aktiviti SUSUN secara berkesan: Gunakan kaedah First-In-First-Out (FIFO). Melabelkan dan mengindeks nama dan nombor pada barang/ peralatan/ rekod. Menyimpan barang/peralatan/rekod mengikut kategori. Memastikan barang disusun dengan sebaik mungkin supaya mudah dicapai. 4. Untuk menguji sistem penyimpanan yang efisien dan efektif pasukan Audit Dalaman EKSA perlu menguji dengan satu kaedah yang dipanggil Ujian 30 saat. Terdapat tiga (3) panduan yang boleh diterangkan untuk menjalankan aktiviti SUSUN: i. Penyusunan meliputi barangan yang digunakan selalu atau harian; ii. Penyusunan meliputi barangan yang digunakan mingguan; dan iii. Penyusunan meliputi barangan yang digunakan bulanan BIL 1 CONTOH LABEL UNTUK FAIL / BAHAN / ALATAN PENGGUNAAN MENGIKUT KATEGORI ITEM KEGUNAAN HARIAN (1 JAM 1 MINGGU) 2 ITEM KEGUNAAN 1 MINGGU 6 BULAN KOD WARNA 3 ITEM HAMPIR TIDAK DIGUNAKAN (6 BULAN KE ATAS) PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 24

25 Tindakan Melaksanakan Amalan SUSUN Kelompok barang/ dokumen Tindakan yang perlu Barang/dokumen selalu digunakan Susun dekat dengan tempat kerja dan cepat dicapai Barang/ dokumen diperlukan Barang/dokumen Jarang digunakan semasa urusan harian Letakkan di tempat yang dikhaskan bagi barang/dokumen yang jarang digunakan /jarang dirujuk Barang/dokumen yang tidak digunakan semasa urusan harian tetapi perlu dirujuk dan mesti disimpan Letakkan di tempat yang dikhaskan bagi barang/dokumen yang dirujuk secara bermusim PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 25

26 SEISO - SAPU S3 - Sapu (Seiso) 1. SAPU adalah tindakan bagi memastikan ruang tempat kerja atau peralatan bersih daripada habuk/debu yang boleh menjejaskan fungsi peralatan, kualiti produk dan kesihatan. SAPU juga memberi penekanan kepada penjagaan kebersihan bagi memastikan tempat kerja yang selesa dan selamat untuk peningkatan kualiti kerja dan perkhidmatan. 2. Pembersihan atau SAPU perlu dilakukan setiap hari bagi memastikan ruang kerja sentiasa kemas dan bersih. 3. Langkah-langkah yang berikut perlu dijadikan panduan untuk melaksanakan SAPU secara berkesan: i. Mengagihkan Tugasan Pembersihan Kebersihan di tempat kerja adalah menjadi tanggungjawab bersama. Pembahagian kawasan jagaan hendaklah dijelaskan dengan: Mengenalpasti ruang/peralatan/mesin yang perlu diwujudkan hak milik (ownership). Mengadakan jadual giliran harian pembersihan kawasan yang telah ditentukan. ii. Menentukan hak milik (ownership) ruang/peralatan bagi setiap ahli iii. Mewujudkan kaedah pembersihan yang akan digunakan dengan: * Menentukan perkara/aspek yang perlu dibersihkan. Mengenalpasti peralatan dan bahan pembersihan yang bersesuaian. Menentukan kekerapan dan masa aktiviti pembersihan. Mewujudkan piawaian kerja pembersihan. Sekiranya Jabatan/Agensi tidak melaksanakan aktiviti pembersihan atau aktiviti pembersihan diswastakan, semua ruang kerja dan peralatan seperti dinyatakan di atas hendaklah dipastikan bersih. iv. Menyediakan peralatan dan bahan-bahan untuk kerja pembersihan. Alatan/bahan keperluan kerja pembersihan hendaklah disediakan dan disusun supaya mudah disimpan dan diambil apabila diperlukan PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 26

27 SAPU v. Melaksanakan kerja pembersihan Kerja pembersihan boleh dilaksana melalui: Mengenalpasti ruang dan peralatan yang perlu dibersihkan termasuk ruang atau bahagian yang tersorok seperti di belakang almari ataupun di atas rak yang tinggi. Melaksanakan aktiviti pembersihan dan pemeriksaan terhadap semua peralatan, lantai, dinding dan siling. Memastikan peralatan dalam keadaan bersih, baik dan berfungsi. Merekodkan dan melaporkan segala kerosakan peralatan untuk tindakan penyelenggaraan. 4. Kejayaan pelaksanaan Amalan SAPU boleh diukur melalui: Produk dan hasil kerja yang berkualiti. Persekitaran kerja yang selesa dan selamat. Keadaan persekitaran lebih bersih. Kos penyelenggaraan lebih rendah Tindakan Melaksanakan Amalan SAPU AKTIVITI PROSES HASIL Kenalpasti ruang dan peralatan tempat kerja yang kotor Tindakan membersihkan kekotoran BERSI H PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 27

28 SEIKETSU SERAGAM S4 - Seragam (Seiketsu) 1. SERAGAM bermaksud sekeadaan, sebentuk dan sewarna sama ada pada ciri-ciri, susun atur atau peraturannya. Aktiviti EKSA di peringkat ini dapat dilaksanakan dengan mewujudkan keseragaman prosedur, susun atur dan piawai. 2. Berikut ialah panduan untuk melaksanakan keseragaman secara cekap: Mewujudkan senarai semak tugasan dengan teknik 5W1H. 1. Who - Siapa yang bertanggungjawab. 2. Why - Mengapa perlu dilaksanakan. 3. When - Bila perlu dilakukan. 4. Where - Di mana perlu dilaksanakan. 5. What - Apa tindakan yang perlu diambil. 6. How - Bagaimana aktiviti dijalankan dan diseragamkan. Mewujudkan senarai semak peraturan inventori. Mengadakan prosedur kerja pembersihan. Mengadakan jadual penyelenggaraan. Mewujudkan model/aktiviti susun atur yang SERAGAM. 3. Kejayaan pelaksanaan SERAGAM diukur melalui: Mempunyai piawaian ruang tempat kerja yang lebih baik. Mempunyai impak visual yang positif. Mempunyai peraturan dan piawaian prosedur kerja (SOP). PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 28

29 Tindakan Melaksanakan Amalan SERAGAM Menyusun Sistem Nombor / Rujukan SERAGAM Menggunakan skema warna Melabel SHITSUKE - SENTIASA AMAL S5 - Sentiasa Amal (Shitsuke) 1. SENTIASA AMAL ialah usaha mengekalkan 4 Amalan EKSA yang pertama iaitu Seiri, Seiton, Seiso dan Seiketsu di samping melaksanakan penambahbaikan berterusan di premis Jabatan/Agensi. SENTIASA AMAL memerlukan komitmen dan penyertaan berterusan seluruh warga kerja serta disiplin diri bagi memastikan Amalan EKSA dapat dilaksanakan secara berkesan dan cekap. 2. Berikut ialah panduan untuk mengekalkan Amalan EKSA: Meneruskan program kesedaran tentang kepentingan Amalan EKSA dengan mengadakan latihan yang berterusan. Memastikan audit dalaman Amalan EKSA dilaksanakan secara berkala. Memastikan aktiviti promosi berterusan. Mewujudkan sistem pengiktirafan dan penghargaan kepada usaha yang ditunjukkan oleh warga Jabatan/Agensi. Mewujudkan sistem pemantauan yang efektif dan sistematik. 3. Kejayaan pelaksanaan SENTIASA AMAL ini boleh diukur melalui: PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 29

30 Prestasi cemerlang berterusan melalui aktiviti audit dalaman Amalan EKSA Jabatan/Agensi. Warga Jabatan/Agensi sentiasa kelihatan ceria dan bersemangat melaksana Amalan EKSA di samping mematuhi peraturan di tempat kerja. Wujudnya disiplin dan semangat kerja berpasukan di kalangan warga Jabatan/Agensi. Warga mempunyai daya usaha untuk sentiasa mengamal dan menambahbaik Amalan EKSA di tempat kerja. Peningkatan kecekapan dan keberkesanan proses kerja. Penyertaan dan kejayaan dalam konvensyen, pertandingan dan anugerah berkaitan Amalan EKSA. FAEDAH MELAKSANAKAN EKSA Persekitaran tempat kerja lebih selamat Meningkatkan Imej Korporat Mengurangkan rungutan pelanggan Tempat kerja yang bersih, kemas dan rapi Mengurangkan kos Faedah Melaksanakan EKSA Meningkatkan semangat kerja berpasukan Penggunaan ruang kerja yang optimum Kawalan stok/inventori yang berkesan Mewujudkan piawaian kerja yang jelas Memudahkan urusan penyelenggaraan PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 30

31 KESIMPULAN Kesimpulan yang boleh didapati dari langkah EKSA ini adalah satu cara berkesan bagi mewujudkan persekitaran tempat kerja yang berkualiti di JPP. Melalui Seiri (Sisih) staf JPP akan dapat menyisihkan barang yang tidak perlu; Seiton (Susun) membolehkan penyusunan barangan dan rekod JPP dibuat dengan lebih kemas; dan Seiso (Sapu) akan menghasilkan tempat kerja yang bersih dan selamat. Kemudian Seiketsu (Seragam) menggariskan satu panduan untuk digunakan oleh semua orang dan Shitsuke (Selalu Amal) akan membantu mendisiplinkan diri dan seterusnya menjadikan satu amalan yang cemerlang. PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 31

32 PELAKSANAAN & AMALAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 32

33 BIL PERKARA PELAKSANAAN PENYERAGAMAN 1. FAIL KETUA ZON NOTA : Adakan indeks Adakan pemisah bagi setiap tajuk Rakamkan gambar bagi setiap aktiviti kumpulan serta masalah sebelum dan faedah selepas aktiviti EKSA dijalankan. Berikan data kuantitatif/kualitatif Semua dokumen dan rekod hendaklah dikawal. Semua ketua kumpulan mesti menyimpan dokumen berikut: 1. Dasar EKSA. 2. Visi & Misi EKSA. 3. Objektif EKSA. 4. Logo & Slogan EKSA. 5. Carta Organisasi Zon. 6. Minit Mesyuarat/Nota Perbincangan Kumpulan (mingguan / bulanan) dan tindakan susulan. 7. Pelan Tindakan Aktiviti. 8. Pelan Lantai Zon EKSA. 9. Gambar-gambar aktiviti Kaizen SEBELUM dan SELEPAS. 10. Keputusan Audit dan Jadual Audit. 11. Memorandum/Maklumat Terkini dari Ketua EKSA atau Fasilitator 12. Kriteria Audit. PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 33

34 BIL PERKARA PELAKSANAAN PENYERAGAMAN 2. SISTEM SIMPANAN & SUSUNAN FAIL DI RAK/LACI BESI NOTA : Rujuk Buku Panduan Pelaksanaan Fail Klasifikasi Perkara Kementerian. Dokumen dan rekod hendaklah dikawal. 1. Susunan fail hendaklah dibuat secara berdiri. Fail nipis boleh disusun secara berdiri menggunakan Magazine Box. 2. Box file dibenarkan disusun diatas rak dan dibuat secara berdiri. 3. Setiap fail mesti ditulis nombor rujukan fail. 4. Satu rekod senarai fail (Indeks Daftar) yang ada dalam simpanan hendaklah disediakan. 5. Susun fail dari depan ke belakang (sekiranya dalam kabinet besi) dan urutan nombor simpanan fail dicatatkan dari depan ke belakang. 6. Bagi fail yang disusun secara mendatar (baring), urutan nombor simpanan fail dicatatkan dari bawah ke atas. 7. Susunan fail hendaklah dari KIRI ke KANAN (1, 2, 3,. A, B, C,.dan seterusnya). PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 34

35 BIL PERKARA PELAKSANAAN PENYERAGAMAN 8. Font yang digunakan pada rak hendaklah jelas kelihatan dari jauh. 9. Di Bilik Fail :- a. ARAS 1 bermula dari tingkat bawah (pengecualian boleh dibuat dengan kebenaran fasilitator setelah elemen keselamatan diambil kira). b. Adakan PEMISAH dan indeks di dalam fail untuk fail di Bilik Fail Indeks utama & Kod Warna di tepi rak c. Tag pengguna. d. Peraturan penggunaan dalam kumpulan. 10. Satu senarai fail dalam simpanan hendaklah dilekatkan di hadapan pintu kabinet bertujuan memudah dan mempercepatkan proses pengambilan fail bila diperlukan 11. Sekiranya ada menyimpan fail dalam kotak, prosedur untuk penyimpanan dan pengambilan fail adalah sama seperti menyimpan fail dalam kabinet besi atau kabinet kayu. PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 35

36 BIL PERKARA PELAKSANAAN PENYERAGAMAN 3. SUSUNAN BARANGAN DI ATAS RAK (BILIK STOR) 1. Susunan tagging hendaklah dari KIRI ke KANAN (1, 2, 3, dan seterusnya). 2. Tagging ARAS 1 bermula dari tingkat bawah (pengecualian boleh dibuat dengan kebenaran fasilitator atas alasan keselamatan). 3. Indeks barangan di setiap tepi rak. 4. Adakan penanda MINIMA dan MAKSIMA (jika berkaitan). 5. TARIKH LUPUT bagi barangan yang berkaitan. 6. Penanda FIFO / EXPIRY DATE / STOCK LOW / NIL IN STOCK / REMINDER PLEASE REFILL (lengkap dengan tarikh jika perlu). 7. Adakan label susunan bagi setiap Kad / Stock Bin. 8. Kad Bin / Stok Card hendaklah letak ditempat yang disediakan dan rekodnya hendaklah dikemaskini. 9. Adakan SIGNAGE kenalan untuk semua rak. 10. Adakan PELAN LOKASI & MASTER INDEX di tempat yang strategik. PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 36

37 BIL PERKARA PELAKSANAAN PENYERAGAMAN 4. PENGURUSAN PENDAWAIAN ELETRIK 1. Wayar diikat dengan cable tie atau dibalut dengan piping. 2. Kepala plug ditanda dengan pelekat kod warna dan juga pada barangan elektrik yang berkenaan. 3. Laporkan sebarang kerosakan pendawaian kepada Bahagian Khidmat Pengurusan (Unit Pentadbiran). 5. SUIS LAMPU 1. Semua suis hendaklah menggunakan sistem Pelekat Kod Warna. 2. Sediakan pelan untuk semua suis lampu. 3. Laporkan sebarang kerosakan peralatan elektrik kepada Bahagian Khidmat Pengurusan (Unit Pentadbiran). PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 37

38 BIL PERKARA PELAKSANAAN PENYERAGAMAN 6. ELEMEN KESELAMATAN 1. Adakan tanda AMARAN / AWAS di tempat kawasan berisiko. 2. Signage PEMADAM API hendaklah jelas kelihatan dari jauh. 3. Pastikan tiada barangan yang melindungi Alat Pemadam Api. 4. Maklumat seperti DUE DATE FOR NEXT SERVICE hendaklah dipamerkan pada alat tersebut dan ianya mudah dilihat oleh staf. 5. Adakan had ketinggian bagi barangan yang disusun mengikut stacking. 6. Cara stacking hendaklah ada ciri keselamatan. 7. ALATAN PEJABAT 1. Adakan pemilik (ownership). 2. Adakan jadual penyelenggaraan (jika berkaitan). 3. Adakan Jadual Pembersihan (cleaning roster). 4. Adakan NOMBOR PERALATAN jika bilangan peralatan yang sama lebih dari satu unit di dalam kawasan zon yang sama. 5. Wujudkan cara mengguna dan pamerkan SOP / WI / User Guide (jika perlu). PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 38

39 BIL PERKARA PELAKSANAAN PENYERAGAMAN 8. AMALAN HIJAU 1. Adakan sudut kitar semula di setiap zon 2. Adakan label yang menunjukkan penjimatan elektrik dan air. 3. Mengadakan Kempen Hijau secara berterusan 9. SETIAP ZON (KAWASAN KUMPULAN) 1. Semua suis lampu / kipas menggunakan label kod warna. 2. Setiap bilik hendaklah diletakkan gambar, nama, kumpulan, jawatan, WP dan nombor telefon pemilik tempat tersebut. 3. Status pergerakan pegawai (bilik/ cubicle ) 4. Etika pengguna hendaklah dipamerkan (jika berkenaan). 5. Pelan Lantai / Peta Bilik hendaklah dipamerkan seelokeloknya di pintu masuk. 6. Tiada hiasan yang digantung di siling kecuali pada musim perayaan(tidak melebihi satu bulan) PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 39

40 BIL PERKARA PELAKSANAAN PENYERAGAMAN 10. SUDUT EKSA NOTA: Adakan tajuk dan ruangan bagi setiap perkara. Semua dokumen dan rekod hendaklah dikawal. MAKLUMAT YANG MESTI DIPAMERKAN (secara maya atau fizikal): 1. Dasar EKSA yang telah ditandatangani oleh Ketua Pengarah JPP. 2. Visi & Misi EKSA. 3. Objektif EKSA. 4. Slogan EKSA. 5. Nama Zon 6. Peta & Pelan Lantai Zon. 7. Ownership. 8. Gambar ahli dan carta organisasi. 9. Carta GANTT perancangan aktiviti kumpulan. 10. Gambar aktiviti EKSA SEBELUM dan SELEPAS dengan maklumat ringkas seperti masalah (sebelum) dan kebaikan (selepas) serta nama & tarikh. 11. Jadual Audit dan Keputusan Audit (Bar Chart). 12. Buletin. 13. Maklumat Terkini dari Fasilitator EKSA. PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 40

41 BIL PERKARA PELAKSANAAN PENYERAGAMAN 11. PAPAN KENYATAAN 1. Semua pekeliling, surat pekeliling, notis, iklan dan bahan bercetak TIDAK dibenarkan ditampal di dinding. Sediakan pelapik atau tempat khas. 2. Adakan TARIKH LUPUT bagi setiap pekeliling, surat pekeliling, notis, iklan dan bahan bercetak yang dipamerkan. 12. PETAK / TEMPAT LETAK KASUT 13. GARISAN KUNING (PARKIRAN BARANGAN) & KESELAMATAN 1. Adakan petak atau tempat letak kasut di pintu masuk ke kawasan larangan berkasut. 2. Adakan petak untuk tempat letak kasut jika ada kasut / selipar di dalam bilik pejabat. 1. Pastikan lantai dicuci bersih dan dikeringkan sebelum membuat garisan. 2. Minimakan penggunaan garisan / pelekat parkiran. 3. Garisan kuning hanya digunakan pada barangan movable atau Work In Progress. 4. Buatkan garisan zon keselamatan di atas lantai untuk laluan kecemasan atau berlaku kebakaran dan PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 41

42 BIL PERKARA PELAKSANAAN PENYERAGAMAN lakarkan tempat kedudukan alat pencegah kebakaran pada laluan ini. 5. Buatkan GARISAN PUTIH untuk zon lokasi mesin dan peralatan yang tidak diubah kedudukannya di atas lantai dan GARISAN KUNING untuk barangan yang beralih. 6. Gunakan WHITE & RED STRIPE TAPE AND LINE TAPE untuk garisan laluan zon keselamatan. 7. Semua warga mesti sedia maklum garisan penempatan. Garisan penempatan tidak boleh dibiarkan luntur, lekang atau koyak. 14. SIGNAGE UNTUK PELAWAT / KAWASAN MENUNGGU / PERSEKITARAN BANGUNAN BERMULA DARI PINTU MASUK POS PENGAWAL 1. Petunjuk Arah Tandas, Surau, 2. Peraturan dan Tempat Larangan. 3. Waktu Bertugas. 4. Tempat Bertanya. 5. Nama pegawai bertugas di Tempat Bertanya. 6. Papan kenyataan (Information Board). PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 42

43 BIL PERKARA PELAKSANAAN PENYERAGAMAN 15. PERALATAN KEBERSIHAN KAWASAN STOR 1. Sediakan parkiran bagi mesin / perkakasan seperti Troli, Lifter, tangga, alat pembersihan, dll. 2. Adakan tempat yang sesuai untuk menyimpan alatan seperti penyapu, mob dan berus. 3. Alatan tersebut hendaklah didirikan / digantung dalam bekas yang telah ditentukan oleh fasilitator dan diparkirkan. 16 PETI TEMPAT SIMPAN KUNCI KAWASAN PEJABAT 1. Adakan tempat yang sesuai untuk menyimpan alatan seperti penyapu, penyodok sampah, mob dan berus. 2. Semua alatan ini hendaklah digantung dalam kawasan parkiran. 3. Bagi pejabat yang ada stor, alatan pembersihan tersebut hendaklah didirikan dalam bekas yang telah ditentukan. 1. Anak kunci hendaklah disimpan di tempat khas supaya senang diambil dan disimpan kembali. 2. Lekatkan nombor pada semua anak kunci dan nombor itu mestilah sama dengan ibu kunci. 3. Gunakan kod bagi setiap anak kunci dan menyediakan senarai kunci mengikut kod yang telah ditetapkan. PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 43

44 BIL PERKARA PELAKSANAAN PENYERAGAMAN 4. Senarai kunci perlu disimpan oleh pegawai yang bertanggungjawab. 17. TULISAN PADA FAIL 1. Tulisan pada tetulang dari Bawah ke Atas 2. Jenis Font : Arial 3. Saiz : 14 dan ke atas 18. LACI PEGAWAI DAN STAF Pegawai dan staf yang dibekalkan dengan laci meja, penggunaan ruang laci boleh seperti berikut: i. Laci paling atas dikhaskan penggunaannya kepada alat tulis dan disusun kemas mengikut kreativiti pegawai dan staf. ii. Laci tengah diguna bagi menempatkan dokumen rasmi seperti diari, planner dan buku catatan. iii. Laci bawah digunakan bagi PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 44

45 BIL PERKARA PELAKSANAAN PENYERAGAMAN menempatkan alatan / barangan peribadi seperti beg tangan, dompet, telefon bimbit dan lainlain. (Keselamatan penyimpanan barangan peribadi yang berharga dari kecurian, kehilangan, kerosakan dan kebakaran adalah tanggungjawab individu. JPP tidak bertanggungjawab). PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 45

46 CONTOH VISUAL KESERAGAMAN Adakan SOP penggunaan Pamerkan tarikh lupus Adakan senarai borang Labelkan nombor setiap borang Adakan tanda maksima dan minima Buatkan pembahagi untuk alat tulis Labelkan laci ALAT TULIS Buatkan parkiran untuk setiap alatan Labelkan laci PERALATAN PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 46

47 CONTOH KOD WARNA UNTUK SUIS LAMPU (3) MERAH SUIS LAMPU KANAN BIRU SUIS LAMPU KIRI KUNING SUIS LAMPU TENGAH Suis lampu rosak PERLU dipangkah dan di buat catatan tindakan (telah dilaporkan/sedang dibaiki/dll). Nota: 1) Satu (1) suis tidak memerlukan penandaan. 2) Pelekat berwarna perlu dilekatkan di bawah setiap suis lampu. 3) Penandaan perlulah yang paling minima. PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 47

48 CONTOH KOD WARNA UNTUK SUIS LAMPU (4) MERAH SUIS LAMPU KANAN (ATAS) BIRU SUIS LAMPU KIRI (ATAS) KUNING SUIS LAMPU KANAN (BAWAH) HIJAU SUIS LAMPU KIRI (BAWAH) PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 48

49 CONTOH NOTIS MAKLUMAN NOTIS MAKLUMAN ROSAK ARIAL BOLD 48 KEPADA SEMUA PENGGUNA YANG DIHORMATI, MESIN FOTOSTAT / KOMPUTER / PRINTER INI MENGALAMI KEROSAKAN. PIHAK PENTADBIRAN SEDANG DALAM USAHA MEMBAIKI KEROSAKAN TERSEBUT. SEBARANG KESULITAN AMAT DIKESALI. TERIMA KASIH ARIAL BOLD 28 PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 49

50 CONTOH PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 50

51 CONTOH PANDUAN PENGGUNAAN MESIN FOTOSTAT 1. BUKA PENUTUP MESIN FOTOSTAT 2. LETAKKAN DOKUMEN YANG HENDAK DIFOTOSTAT 3. PILIH JUMLAH KERTAS YANG HENDAK DIFOTOSTAT 4. TEKAN BUTANG START 5. PROSES FOTOSTAT SELESAI PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 51

52 CONTOH TAG NOMBOR SAMBUNGAN TALIAN NOMBOR SAMBUNGAN : NOMBOR FAKS BAHAGIAN: NOMBOR SAMBUNGAN PENGARAH: NOMBOR KECEMASAN: 1) KEBAKARAN: 2) KEMALANGAN: PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 52

53 Contoh JADUAL PEMERIKSAAN BERKALA KAWASAN EKSA ZON BULAN AHLI PEMERIKSA KOMEN TANDA TANGAN PEMERIKSA JANUARI FEBRUARI MAC APRIL MEI JUN JULAI OGOS SEPTEMBER OKTOBER NOVEMBER DISEMBER CONTOH JADUAL PEMBERSIHAN HARI TUGASAN BUANG SAMPAH SUSUN FAIL SAPU ISNIN SELASA AHMAD BIN RAZAK FATIMAH BT ABU AHMAD BIN KASSIM RABU - KHAMIS PN ANG MEI YEW RAMLAH HUSSIN ROSMAN MASOR JUMAAT DR RAMLAH BT OTHMAN DR ROSNAH ALI YUSUFF ALIBAKAR PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 53

54 JADUAL PEMANTAUAN KERJA PEMBERSIHAN BANGUNAN JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK LOKASI : TARIKH MASA KOMEN NAMA DAN TANDA TANGAN PEMANTAU CONTOH PETI TEMPAT SIMPAN KUNCI PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 54

55 Pelaksanaan Sentiasa Amal Terdapat beberapa cara untuk melaksanakan Shitsuke - Sentiasa Amal ini antaranya adalah: CARA 1 Mematuhi panduan dan piawaian yang telah ditentukan oleh pengurusan JPP supaya budaya kerja cemerlang itu dapat dipraktikkan. CARA 2 Mengadakan Audit Dalaman EKSA di JPP. Audit ini adalah salah satu elemen penting dalam menjayakan EKSA. Ianya dapat memantau piawaian EKSA yang sedia ada dan membuat penambahbaikan. Melalui audit ini JPP dapat mengukur tahap EKSA. CARA 3 CARA 4 Menganjurkan pertandingan dalaman seperti pejabat dan persekitaran tempat kerja terbaik, pekerja contoh dan sebagainya untuk mendapatkan komitmen dan mengekalkan tanggungjawab mengamalkan EKSA. Menganjurkan lawatan ke organisasi contoh untuk melihat sendiri kejayaan organisasi lain dalam melaksanakan EKSA. Ini akan menyuntik idea dan semangat untuk meneruskan aktiviti murni ini. CARA 5 Mewujudkan penghargaan dan galakan dalam sebarang aktiviti yang boleh menarik minat staf JPP. Walaupun sedikit dan kecil, namun bagi sesetengah warga, ianya amatlah bernilai sebagai salah satu motivasi dalam melaksana dan menghargai usaha mereka. SISIH SUSUN SAPU SERAGAM SENTIASA AMAL PANDUAN EKSA DI JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK MUKA SURAT 55