MODUL 5 PELAPORAN KEUANGAN. 5.1 Pelaporan keuangan untuk federasi 5.2 Laporan Keuangan dari Konfederasi ke CNVI

Transkripsi

1 MODUL 5 PELAPORAN KEUANGAN 5.1 Pelaporan keuangan untuk federasi 5.2 Laporan Keuangan dari Konfederasi ke CNVI

2 TANDA PENERBIT CNV Internationaal Kotak Pos GL Utrecht Belanda T: E: I: Penulis: Dukungan Pendanaan, Michael Schwerzel Copyright CNV Internationaal 2015 Semua hak dilindungi. Setiap bagian dari publikasi ini dapat direproduksi oleh organisasi mitra serikat buruh CNV Internationaal tanpa izin khusus, sepanjang sumber tersebut dikutip sebagai berikut: CNV Internationaal, 2015, Toolkit Manajemen Keuangan untuk Serikat Buruh (PO Box GL Utrecht, Belanda). Jika organisasi mitra non serikat buruh CNV Internationaal ingin mereproduksi bagian dari publikasi ini, izin tertulis dari CNV Internationaal diperlukan.

3 MODUL 0 PENGANTAR DAN TINJAUAN / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ Tujuan Toolkit Keuangan Toolkit Keuangan ini bertujuan untuk membantu penerima dana CNV Internationaal memperbaiki kapasitas pengelolaan keuangan mereka. Hal ini bertujuan untuk membantu organisasi dalam mematuhi standar keuangan yang ditetapkan dalam kontrak antara CNV Internationaal dan organisasi mitra di seluruh dunia. Tujuan khususnya adalah: Untuk meningkatkan penganggaran, akuntansi dan pelaporan keuangan organisasi mitra. Untuk meningkatkan transparansi dan akuntabilitas organisasi mitra. Untuk meningkatkan pengetahuan tentang standar keuangan CNVI. Untuk meningkatkan keterampilan staf keuangan, bekerja di organisasi mitra, untuk mematuhi standar-standar keuangan ini. Untuk menyediakan pengalaman praktek, alat dan template dan menjadi panduan praktis tentang bagaimana menggunakan alat-alat dan template ini. Apa yang bukan dari Toolkit ini Toolkit ini: bukan seperangkat aturan tambahan terhadap hukum, kerangka kerja dan panduan kontrak dan peraturan yang ada. bukan merupakan interpretasi dari peraturan kontrak yang ada. bukan sebagai pengganti untuk pembacaan kondisi kontrak dan panduan serta instruksi yang ada. Penggunaan Toolkit Toolkit ini dikembangkan untuk penerima dana CNVI. Penerima dana CNVI bisa termasuk Konfederasi (pendanaan langsung) atau Federasi (pendanaan tidak langsung). Penerima dana CNVI bisa: Konfederasi Serikat Buruh Nasional yang telah terlibat dalam kontrak dengan CNVI; Federasi Serikat Buruh yang menjadi anggota Konfederasi Serikat Buruh Nasional dan berpartisipasi dalam Program Nasional yang utamanya didanai oleh CNVI. Toolkit ini harus menjadi pedoman bagi organisasi, dan khususnya bagi staf keuangan, untuk membantu mereka dengan tugas-tugas spesifik, seperti menyiapkan anggaran atau laporan keuangan. Ketika bekerja spesifik pada area manajemen keuangan, organisasi dan staf keuangan dapat dengan lebih baik mempersiapkan diri dengan mempelajari dahulu modul Toolkit yang sesuai. Dengan mempelajari modul yang sesuai, organisasi akan lebih memahami bagaimana memenuhi standar keuangan CNVI dan juga dapat bekerja dengan template yang disediakan. Pada prinsipnya modul ini hanya perlu dipelajari dan digunakan ketika organisasi (atau staf keuangan) bekerja pada area manajemen keuangan yang spesifik. Ini tidak dimaksudkan sebagai buku yang harus dibaca dari awal sampai akhir, tetapi sebagai buku kerja: hanya pelajari modul ketika hal tersebut relevan. 3

4 Struktur dan isi Toolkit Keuangan Toolkit keuangan mencakup 8 bidang manajemen keuangan dan disusun menjadi 8 modul. Isi dari Toolkit Keuangan adalah: Modul 5 - Pelaporan Keuangan 5.1 Pelaporan keuangan untuk federasi P Laporan Keuangan dari Konfederasi ke CNVI P. 26 4

5 Template keuangan Toolkit Keuangan ini menyediakan template keuangan. Lampiran pada modul 1, 4 dan 5 adalah file excel. Modul 5 - Pelaporan 5.1 Format Pelaporan Federasi 5.2 Format Pelaporan Konfederasi (untuk Konfederasi saja) 5.3 Format Pelaporan Terbagi Konfederasi (untuk Konfederasi saja) Template ini disajikan dalam buku kerja yang terpisah dan dapat didownload di: Toolkit ini tersedia dalam cetakan (A5 buku saku ) dan bentuk MS PowerPoint. cetakan salinan toolkit dapat diperoleh dari kantor CNVI pusat di Utrecht Belanda. Toolkit ini juga dapat di-download dari situs CNVI, pada 5

6 6 FUNDING SUPPORT CNV INTERNATIONAAL 6

7 MODUL 5 PELAPORAN / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ KISAH NYATA Konfederasi serikat buruh menerima sejumlah besar dana dari foundation untuk program 5 tahun. Salah satu kewajiban adalah bahwa federasi serikat buruh tersebut harus menyerahkan laporan keuangan tahunan kepada foundation tersebut. Setelah satu tahun konfederasi serikat buruh tidak menyampaikan laporan keuangan tahunan dalam jangka waktu yang ditentukan. Foundation ini mengirim tapi tidak ada jawaban. Foundation ini menelpon konfederasi serikat buruh, tapi manajernya tidak berada di kantor dan juga tidak menelepon balik. Setelah tiga bulan Foundation mengirim surat yang keras yang mengatakan bahwa mereka akan membatalkan pendanaan jika konfederasi serikat buruh tersebut tidak menyerahkan laporan keuangan dalam waktu 2 minggu. Sekali lagi, masih belum ada tanggapan, dan foundation membatalkan pendanaan dan mulai melakukan tindakan hukum untuk menarik dana yang dibayarkan selama tahun pertama program. Ia kemudian juga memberitahukan lembaga donor lain tentang konfederasi serikat buruh tersebut terkait apa yang terjadi agar mereka berhati-hati untuk memberikan komitmen kepada organisasi ini. Apa yang terjadi? Departemen keuangan konfederasi serikat buruh tidak dapat menangani proyek besar tersebut dan gagal menghasilkan laporan keuangan yang layak. Manajemen konfederasi serikat buruh tidak tahu bagaimana menangani situasi ini dan melihat cara lain serta mengabaikan pesan dari foundation. 7

8 5.0 PELAPORAN KEUANGAN Modul ini menjelaskan bagaimana menyusun laporan keuangan menurut standar FPMF. Sebagaimana kita tahu, kita dapat membedakan 2 proses pelaporan yang berbeda. 1. Laporan keuangan yang Federasi serahkan kepada Konfederasi 2. Laporan keuangan yang Konfederasi serahkan kepada CNVI Karena metodenya berbeda, maka modul ini dibagi menjadi 2 bagian: 1. Untuk Federasi dan Konfederasi 2. Hanya untuk Konfederasi Staf keuangan yang bekerja untuk federasi mungkin sudah cukup belajar tentang pelaporan di bagian 1 saja. Namun, staf keuangan yang bekerja untuk Konfederasi harus tahu isi dari kedua bagian tersebut, karena mereka akan memiliki peran yang penting dalam menilai laporan keuangan federasi. Tip: pastikan bahwa anda memahami isi dari modul sebelumnya, karena anda akan memerlukannya untuk dapat memahami isi dari modul ini. 5.1 LAPORAN KEUANGAN UNTUK FEDERASI CNVI telah menyusun File Excel: Format Laporan Federasi. Federasi harus menggunakan format ini untuk laporan keuangan mereka. Bagian 5.1 menjelaskan bagaimana menggunakan format ini. Menyusun laporan keuangan dijelaskan dengan pendekatan langkah demi langkah (step by step). Berikut adalah langkahnya: 1. Penjelasan format pelaporan 2. Bagaimana memasukkan anggaran ke dalam sheet 3. Bagaimana menyusun laporan kuartal 4. Bagaimana menyusun laporan tahun 5. Bagaimana menghitung saldo 6. Bagaimana memeriksa laporan keuangan dan persetujuan akhir 7. Menambahkan dokumen pendukung 8. Menyerahkan laporan keuangan ke konfederasi 9. Penutupan proyek 9 langkah ini akan dijelaskan dalam 9 paragraf berikut Penjelasan format laporan keuangan Format yang digunakan adalah: Format Pelaporan Federasi. Silahkan buka File Excel agar lebih mudah memahami yang berikut. Format Laporan Federasi berisikan 9 sheet/lembar: Sheets 1,3,5,7: lembar konsolidasi, untuk setiap kuartal Sheet 2,4,6,8: Sheet 9: biaya tidak langsung, untuk setiap kuartal Laporan tahun 8

9 Sheet 10: Sheet 11: Sheet 12: Laporan Ringkas Laporan Terbagi Menghitung Saldo Sheet (lembar) konsolidasi untuk setiap kuartal menyajikan pengeluaran dan penerimaan yang terkonsolidasi untuk setiap kuartal, berdasarkan rekaman di Buku Bank dan Buku Kas Kecil. Sheet biaya tidak langsung untuk setiap kuartal menyajikan biaya staf dan biaya tidak langsung lain untuk setiap kuartal, berdasarkan rekaman dalam Buku Bank dan Buku Kas Kecil. Sheet 9 Laporan Tahun menampilkan pengeluaran dan penerimaan terkonsolidasi untuk semua kuartal dan mengkumulasikannya secara otomatis. Karena selisih antara anggaran dan pengeluaran aktual ditampilkan, ini dapat digunakan sebagai alat monitoring. Sheet 10 Ringkasan Laporan meringkas total-total dari Laporan Tahun pada tingkat hasil. Sheet 11 Laporan Terbagi menampilkan jumlah total Result (Hasil) per sub area. Sheet 12 Menghitung Saldo menyajikan saldo kas akhir dari proyek Bagaimana memasukkan anggaran ke sheet-sheet ini? Pengeluaran yang dilaporkan perlu dibandingkan dengan jumlah yang dianggarkan. Dengan melakukan itu, maka mungkin untuk mendeteksi perbedaan antara pengeluaran yang direncanakan (=anggaran) dan pengeluaran aktual (laporan keuangan). Sebelum mengisikan data keuangan ke dalam laporan, pertama anggaran harus dimasukkan dalam beberapa sheet laporan. Gunakan hanya anggaran yang telah disetujui dan resmi (mis. anggaran yang dinegosiasikan dengan konfederasi). Anggaran tahun harus dimasukkan di sheet berikut: Sheets 1,3,5,7: Lembar konsolidasi untuk tiap Kuartal Sheet 2,4,6,8: Sheet 9: Sheet 10: Biaya tidak langsung untuk tiap kuartal Laporan Tahun Laporan Ringkas Sebagai contoh kita telah menyiapkan Gambar 5.1. (halaman berikut). Gambar 5.1 menyajikan anggaran rekaan dalam Laporan Tahun sheet. Perhatikan bahwa kode kegiatan juga disajikan. Hal ini penting ketika menyusun laporan keuangan. Perhatikan bahwa anggaran untuk biaya langsung dan rencana keuangan disajikan juga dalam format ini. Item anggaran ini mengandung kode kegiatan juga. Ini adalah sedikit aneh, karena sesungguhnya tidak ada kegiatan. Namun kita perlu memiliki kode saat merekam pengeluaran di Buku Bank dan Buku Kas, sehingga memudahkan kita untuk menggunakan kode yang sama dengan yang kita sudah gunakan. Perhatikan bahwa kolom Variance (selisih) sama dengan jumlah anggaran. Seperti yang akan kita lihat nanti, ini akan berubah setelah pengeluaran disajikan dalam laporan. Kolom Variance menghitung pengeluaran anggaran dikurangi total, jadi jika tidak ada pengeluaran, kolom Variance akan sama dengan anggaran. 9

10 Gambar 5.1: Contoh Anggaran dalam Laporan Tahunan Hasil Kode ANGGARAN TOTAL TOTAL TOTAL TOTAL TOTAL VARIANCE / Penjelasan singkat kegiatan Kegiatan THN PENUH Q1 Q2 Q3 Q4 PENGELUARAN SELISIH Hasil Riset hak buruh 200, , Meeting dengan pejabat pemerintah 200, , Meeting dengan SB lain 100, , Meeting dengan anggota 100, , Konferensi hak buruh 400, ,000 Total hasil 1 1,000, ,000,000 Hasil Workshop anggota baru 100, , Workshop anggota SB 600, , Workshop tindak lanjut 300, ,000 Total hasil 2 1,000, ,000,000 Hasil Program publisitas 450, , Program perlindungan 300, , Kampanye 500, ,000 Total hasil 3 1,250, ,250,000 TOTAL A TOTAL HASIL ,250, ,250,000 B BIAYA TDK LANGSUNG (MAS ANGGARAN TOTAL TOTAL TOTAL TOTAL TOTAL 25% DARI TOTAL BIAYA THN PENUH Q1 Q2 Q3 Q4 PENGELUARAN LANGSUNG VARIANCE staf 7.0 Biaya Staf Project coordinator (100%) 251, , Petugas Publisitas (25%) 50,000-50, Assistant project coordinator (50%) 100, ,000 Total biaya staf 401, ,000 Lainnya 8.0 Biaya tidak langsung lain Sewa kantor 25% 250, , Peralatan kantor 20% 70,000-70, Perawatan kantor 20% 90,000-90,000 Total biaya tidak langsung lain 410, , TOTAL B TOTAL BIAYA TIDAK LANGSUNG 811, , TOTAL C TOTAL BIAYA (A+B) 4,061, ,061,000 Kode Sumber Income/ ANGGARAN TOTAL TOTAL TOTAL TOTAL TOTAL Kegiatan pendapatan TNH PENUH Q1 Q2 Q3 Q4 PENGELUARAN VARIANCE D 9.0 Rencana pembiayaan Kontribusi sendiri 59,375-59, Lainnya, Ford Foundation 550, , Kontribusi CNVI 3,451,850-3,451,850 TOTAL D TOTAL PEMBIAYAAN 4,061, ,061,225 POSISI KEUANGAN Anggaran harus dimasukkan di sheet (lembar) lain juga, mis. di Laporan Kuartal dan di dalam Laporan Ringkas. Di dalam Laporan Ringkas hanya total dari hasil-hasil anggaran, biaya tidak langsung dan sumber income/pendapatan yang perlu disajikan. Lihat Gambar 5.2 yang didasarkan atas total-total dari Gambar

11 Gambar 5.2 Contoh anggaran di lembar (sheet) Laporan Ringkas: Total Anggaran Aktual Variance/ selisih Hasil Hasil Hasil Hasil 4 - Hasil 5 - Total Hasil Biaya staf Biaya kantor Total Biaya tidak langsung Total biaya Sumber Income/ pendapatan Kontribusi sendiri Lainnya CNVI Internationaal Total Income/ pendapatan Variance/selisih - - Tip: Ketika organisasi anda menyusun anggaran untuk rencana kerja tahunan, masukkan anggaran ke dalam semua sheet (lembar). Ini akan memberikan anda beberapa pengalaman bekerja dengan sheet-sheet ini. Laporan Sheet Terbagi tidak berisikan jumlah anggaran. Oleh sebab itu ini tidak perlu disiapkan Bagaimana menyusun laporan keuangan kuartal? Pada akhir setiap kuartal Buku Bank dan Buku Kas Kecil diperiksa dan ditutup. Langkah berikutnya adalah untuk memproses rekaman dalam laporan keuangan kuartalan. Metode yang kami usulkan adalah untuk memproses semua transaksi keuangan, berkaitan dengan rencana kerja, dalam format pelaporan keuangan pada akhir setiap kuartal. Pendekatan ini memiliki beberapa keuntungan. 11

12 Manajer dan koordinator proyek memiliki informasi keuangan terkini tentang pengeluaran anggaran. Jika perlu, mereka dapat mengambil tindakan. Setiap yang salah atau kesalahan dapat dideteksi lebih cepat. Karena itu membuat koreksi akan jauh lebih mudah. Laporan keuangan Anda akan memiliki sedikit atau tidak ada yang salah. Laporan keuangan yang Anda harus sampaikan pada akhir periode proyek akan selesai setelah memproses informasi dari kuartal terakhir. Anda tidak harus mengorbankan waktu waktu tambahan untuk menyusun laporan keuangan tahunan dan akan sangat mempercepat penyampaian laporan keuangan Bagaimana memproses catatan Buku Bank dan Buku Kas Kecil menjadi laporan keuangan? Di dalam paragraf ini kami telah menyusun buku bank dan buku kas rekaan. Perhatikan bahwa semua transaksi adalah transaksi kuartal pertama. Proyek yang didanai oleh CNVI memiliki cost center Di dalam semua Buku Bank dan Buku Kas, mudah untuk menemukan penerimaan dan pembayaran terkait proyek ini. PESAN KUNCI => GUNAKAN KODE KEGIATAN UNTUK MEMUDAHKAN PROSES PELAPORAN. Perhatikan bahwa di dalam semua transaksi Buku Bank dan Buku Kas untuk organisasi telah dicatat. Jadi ini termasuk transaksi untuk proyek lain (mis. proyek 01-02, didanai oleh donor lain) atau untuk departemen di organisasi (mis. departemen 03, koordinasi). Gambar 5.3. menyajikan contoh Buku Bank. 12

13 Gbr 5.3 Contoh Buku Bank PERIODE: Kuartal 1 Tahun: 2015 No Rek Bank: Tanggal Rincian Transaksi Resi no. Cost centre Kode Kegiatan Bank In Bank Out Saldo 1-jan Saldo periode sebelumnya 750,566 3-jan Pembayarn uang muka periset , ,566 3-jan Tarik tunai dari bank , ,566 9-jan Angsuran pertama ,243,703 2,819, jan Pembayaran di muka ruang konferensi ,000 2,749, jan Ticket peserta ,000 2,509, jan Invoice katering ,000 2,240, jan Invoice teknis ,000 2,200, jan Invoice bahan ,500 2,190, jan Meetings ,000 2,105, jan Kontribusi Ford Foundation ,000 2,605, jan Biaya Riset ,000 2,560, jan Project coordinator ,000 2,540, jan Petugas Publisitas ,000 2,521, jan Assistant project coordinator ,500 2,503, jan invoice desain web ,000 2,403,269 5-feb invoice security ,000 2,368, feb Invoice produksi radio spots ,000 2,203, feb Project coordinator ,000 2,183, feb Petugas publisitas ,000 2,164, feb Assistant project coordinator ,500 2,145, feb Invoice Periset ,000 2,095,769 1-mrt Donasi anggota ,000 2,135,769 5-mrt Invoice sewa kantor ,000 1,985, mrt Invoice peralatan kantor ,000 1,945, mrt Invoice telepon ,000 1,933, mrt Project coordinator ,000 1,912, mrt Petugas publisitas ,251 1,893, mrt Assistant project coordinator ,500 1,875, mrt Invoice jasa perbaikan ,000 1,868, mrt Cartridges ,000 1,853,018 B Total Halaman 2,783,703 1,681,251 C Plus: Saldo periode sebelumnya 750,566 D Plus: Total Income periode berjalan 2,783,703 E Minus: Total Pembayaran periode berjalan 1,681,251 F Saldo: dilanjutkan ke periode berikut 1,853,018 Rekaman disajikan secara urutan kronologis sebagaimana biasanya dilakukan di dalam pembukuan. Kolom 5 Kode Kegiatan menyajikan kode kegiatan yang berbeda dari rencana kerja tahunan. Perhatikan bahwa nomornya tidak berurutan. Ketika mempersiapkan laporan kuartal keuangan akan lebih baik bila kode kegiatan dipilah berdasarkan angka. Pertanyaannya adalah: bagaimana cara melakukan itu? Jika Anda tidak memiliki banyak transaksi yang berbeda dalam Buku Bank, Anda mungkin akan lebih mudah untuk memilih secara manual transaksi yang termasuk dalam proyek yang didanai CNVI. Namun, jika Buku Bank mengandung banyak transaksi, mungkin akan sulit untuk memilih transaksi secara manual. Excel menyediakan beberapa alat yang membantu untuk menempatkan kode kegiatan dalam urutan. 13

14 Tip: instruksi excel ini beroperasi HANYA JIKA Buku Bank memiliki kode kegiatan. Pertama buat salinan Buku Bank. Paste salinan ke sheet excel baru. Pilih hanya baris Buku Bank yang menyajikan transaksi keuangan. Klik Sort dan Filter pada menu Start. Klik pada submenu Filter: ketika Anda melakukan filter ini tanda (panah) muncul di atas setiap kolom. Klik pada filter panah di atas Kode kolom Kegiatan; ini membuka submenu. Pilih dalam submenu ini fungsi order from low to high/urutan dari rendah ke tinggi. Jika Anda mengklik ini, urutan catatan kini berubah. Ini tidak disusun menurut tanggal, tetapi berdasarkan kode kegiatan. Gambar 5.4 menyajikan Bank Buku yang sama, tapi sekarang kode kegiatan yang dimasukkan berdasarkan urutan. 14

15 Gambar 5.4 Buku Bank yang sama dengan kode kegiatan yang berurutan Tanggal Rincian Transaksi Resi no. Cost Kode centre Kegiatan Bank In Bank Out Saldo 3-jan Pembayaran muka periset ,000-74, jan Meeting , , jan Pembayran muka ruang konferensi , , jan Ticket peserta , , jan Invoice katering , , jan Invoice teknis , , jan Invoice bahan , , jan invoice desain web , , feb Invoice produksi radio spots ,000-1,053,492 5-feb invoice security ,000-1,088, jan Project coordinator ,000-1,108, feb Project coordinator ,000-1,128, mrt Project coordinator ,000-1,149, jan Petugas publisitas ,000-1,168, feb Petugas publisitas ,000-1,187, mrt Petugas publisitas ,251-1,206, jan Assistant project coordinator ,500-1,225, feb Assistant project coordinator ,500-1,243, mrt Assistant project coordinator ,500-1,262,243 5-mrt Invoice sewa kantor ,000-1,412, mrt Invoice peralatan kantor ,000-1,452, mrt Invoice telepon ,000-1,464, mrt Cartridges ,000-1,479, mrt Invoice jasa perbaikan ,000-1,486,243 1-mrt Donasi anggota ,000-1,446, jan Kontribusi Ford Foundation , ,243 9-jan Angsuran pertama ,243,703 1,297,460 1-jan Saldo periode sebelumnya 750,566 3-jan Tarik tunai dari bank , , jan Biaya Riset , , feb Invoice periset , ,566 B Total halaman 2,783,703 1,521,251 Buku Bank sekarang urutannya berdasarkan kode kegiatan. Perhatikan bahwa tanggalnya tidak lagi berurutan. Peringatan: Perhatikan bahwa saldo tidak lagi tepat dan harus diabaikan Masukkan informasi yang dipilah dalam lembar (sheet) konsolidasi Langkah berikutnya adalah memasukkan transaksi terpilah ke dalam sheet Consol Q. Pada dasarnya semua jumlah ditambahkan per kode kegiatan. Gambar 5.5 menyajikan total per kode kegiatan. Total ini disajikan dalam kolom Buku Bank. Ini dilakukan secara manual atau dengan cara menyalin jumlah dari 15

16 Buku Bank ke sheet Laporan Kuartal Keuangan. Perhatikan bahwa jumlah di kolom Variance (selisih) telah berubah. Periksa apakah jumlah yang ada di kolom Variance ditambah jumlah di kolom Total sama dengan jumlah di kolom anggaran tahun penuh. Gambar 5.5 Contoh Laporan Keuangan Buku Bank Kode Kegiatan Penjelasan singkat kegiatan ANGGARAN TAHUN PENUH BUKU BANK BUKU KAS TOTAL VARIANCE Hasil Riset hak buruh 200,000 75,000 75, , Meeting dg pejabat pemerintah 200,000 85,000 85, , Meeting dengan SB lain 100, , Meeting dengan anggota 100, , Konferensi hak buruh 400,000 70,000 70, ,000 Total hasil 1 1,000, , , ,000 Hasil Workshop anggota baru 100, , Workshop anggota SB 600, , ,500 41, Workshop lanjutan 300, ,000 Total hasil 2 1,000, , , ,500 Hasil Program publisitas 450, , , , Program perlindungan 300,000 35,000 35, , Kampanye 500, ,000 Total hasil 3 1,250, , , ,000 TOTAL HASIL ,250,000 1,088,500-1,088,500 2,161, BIAYA TDK LANGSUNG (MAKS 25% - - DARI TOTAL BIAYA LANGSUNG 7.0 Biaya staf Project coordinator (100%) 251,000 61,000 61, , Petugas Publisitas (25%) 50,000 14,313 14,313 35, Assistant project coordinator (50%) 100,000 27,750 27,750 72,250 Total biaya staf 401, , , , Biaya tidak langsung lain Sewa kantor 25% 250,000 37,500-37, , Peralatan kantor 20% 70,000 13,400 13,400 56, Perawatan kantor 20% 90,000 1,400 1,400 88,600 Total biaya tidak langsung lain 410,000 52,300-52, , TOTAL BIAYA TIDAK LANGSUNG 811, , , ,637 TOTAL BIAYA (A+B) 4,061,000 1,243,863-1,243,863 2,817, TOTAL BIAYA (A+B) 4,061,000 1,243,863-1,243,863 2,817, Rencana Pembiayaan Kontribusi sendiri 59,375 40,000 40,000 19, Lainnya, Ford Foundation 550, , ,000 50, Kontribusi CNVI 3,451,850 2,243,703 2,243,703 1,208,148 TOTAL PEMBIAYAAN 4,061,225 2,783,703-2,783,703 1,277,523 POSISI KEUANGAN 1,539,840 16

17 Menghitung biaya tidak langsung Setiap anggaran memiliki biaya tidak langsung untuk staf dan biaya tidak langsung lainnya (terutama biaya kantor). Seringkali biaya tidak langsung berasal yang dari gelondongan. Beberapa bagian dari biaya-biaya gelondongan dapat dibebankan pada anggaran proyek. Berapa jumlahnya ditentukan oleh % yang telah disepakati. Menggunakan sheet 2,4,6, atau 8 dalam File Excel Format Pelaporan Federasi mungkin berguna untuk menghitung berapa biaya tidak langsung yang dibebankan pada anggaran proyek. Gambar 5.6 menjelaskan sebuah contoh, berdasarkan pada Buku Bank dan Buku Kas Kecil. (Juga lihat paragraf berikutnya). Gambar 5.6 Contoh menghitung biaya tidak langsung Kode Dalam Dalam laporan laporan Konsolidasi Konsolidasi anggaran Penjelasan Item 7.0 Biaya staf Aktual dicatat dalam Buku Bank % dibebankan ke proyek Jumlah hitungan Aktual dicatat di Buku Kas Kecil % dibebankan ke proyek Jumlah hitungan Project coordinator (100%) % % Petugas Publisitas (25%) % % Assistant project coordinator (50%) % % - Total biaya staf Biaya tidak langsung lain Sewa kantor 25% % % Peralatan kantor 20% % % Perawatan kantor 20% % % Total biaya tidak langsung TOTAL BIAYA TIDAK LANGSUNG Bagaimana menggunakan sheet ini? Salin kode kegiatan dan penjelasan item dari anggaran ke kolom 1 dan 2. Tambahkan jumlah-jumlah yang dicatat per kode kegiatan sebagaimana dicatat dalam Buku Bank dan sajikan dalam kolom 3 Aktual yang dicatat di Buku Bank. Sajikan % untuk tiap item anggaran (copy % sebagaimana dijelaskan dalam anggaran) dalam kolom 4. Kalikan jumlah-jumlah di kolom 3 * jumlah kolom 4 di kolom 5 Hitungan jumlah. Tambahkan jumlah yang dicatat per kode kegiatan sebagaimana dicatat dalam Buku Kas Kecil dan sajikan dalam jumlah total di kolom 6 Aktual yang dicatat di Buku Kas Kecil. Sajikan % untuk tiap item anggaran (copy % sebagaimana disajikan dalam anggaran) di kolom 7 (sebagaimana di kolom 3). Kalikan jumlah-jumlah di kolom 6 * jumlah kolom 7 di kolom 8 Hitungan jumlah. Sekarang anda dapat menyalin hitungagn jumlah menjadi laporan kuartal. Salin hitungan jumlah di kolom 5 dan 8 di laporan kuartal. Periksa lagi Gambar 5.5 dan perhatikan bahwa jumlah-jumlah di kolom 5 sekarang disajikan di kolom Buku Bank dari Laporan Keuangan. Di paragraf berikut untuk rekaman Buku Kas Kecil. 17

18 Masukkan jumlah-jumlah yang terekam dari Buku Kas Kecil dalam laporan kuartal Transaksi Buku Kas Kecil juga perlu disajikan dalam laporan kuartal. Jumlah-jumlah ini perlu disajikan dalam kolom buku kas di format tersebut. Metode yang digunakan mirip dengan metode yang sudah dijelaskan pada paragraf Gambar 5.7 sajikan contoh Buku Kas Kecil. BUKU KAS KECIL Periode: Q Tanggal PCV no. Rincian Transaksi Cost Centre Kode Kegiatan Kas masuk Kas keluar Saldo 3-jan Saldo kas lanjutan jan Top up cek nr jan 1 Pulpen dan kertas untuk kantor jan 2 Pembayaran tunai bodyguard feb 3 Materai feb 4 Ongkos bus project coordinator feb 5 Kopi dan Teh untuk kantor mrt 6 Bensin untuk mobil mrt 7 Tagihan telepon hotel mrt 8 Fotokopi mrt 9 Ongkos Bus Sekretaris mrt 10 Biaya kecil teknisi TOTAL HALAMAN SALDO DILANJUTKAN Perhatikan bahwa jumlah-jumlah yang terekam dengan kode kegiatan 802 dan 803 adalah biaya tidak langsung dan disajikan di paragraf menghitung biaya tidak langsung sebelumnya. Dalam contoh ini tidak banyak rekaman di Buku Kas Kecil. Ini tidak perlu mengubah urutan Buku Kas Kecil. Namun, jika Buku Kas Kecil anda berisi banyak transaksi, disarankan untuk mengubah urutan transaksi kode kegiatan dengan menggunakan metode yang sama seperti yang dijelaskan dalam paragraf Pada gambar 5.8 halaman berikutnya menyajikan total-total dari laporan kuartal, termasuk transaksi kas. Jumlah-jumlah yang terekam dalam Buku Kas Kecil disajikan dalam kolom buku kas per kode kegiatan. 18

19 Gambar 5.8 Contoh Laporan Kuartal, semua rekaman termasuk Kode Kegiatan Penjelasan singkat kegiatan ANGGARAN TAHUN PENUH BUKU BANK BUKU KAS TOTAL SALDO Hasil Riset hak buruh Meeting dg pejabat pemerintah Meeting dengan SB lain Meeting dengan anggota Konferensi hak buruh Total hasil Hasil Workshop anggota baru Workshop anggota SB Workshop lanjutan Total hasil Hasil Program publisitas Program Perlindungan Kampanye Total hasil TOTAL HASIL BIAYA TIDAK LANGSUNG (MAS 25% - - DARI TOTAL BIAYA LANGSUNG 7.0 Biaya Staf Project coordinator (100%) Petugas publisitas (25%) Assistant project coordinator (50%) Total biaya staf Biaya tidak langsung lain Sewa Kantor 25% Peralatan Kantor 20% Perawatan kantor 20% Total biaya tidak langsung lain TOTAL BIAYA TIDAK LANGSUNG TOTAL BIAYA (A+B) TOTAL BIAYA (A+B) Rencana Pembiayaan Kontribusi sendiri Lainnya, Ford Foundation Kontribusi CNVI TOTAL PEMBIAYAAN POSISI KEUANGAN

20 Keterangan: Perhatikan bahwa kolom saldo menyajikan anggaran sisa untuk tiap kegiatan Perhatikan bahwa baris di bagian bawah menyajikan posisi keuangan proyek saat ini. Jumlah yang disajikan adalah selisih antara jumlah yang diterima dan jumlah yang sebenarnya dibayar Bagaimana menyusun laporan tahun? Berdasarkan laporan kuartal, sheet laporan tahun, laporan terbagi dan laporan ringkas dapat disusun Laporan Tahun Buku Setelah anda menyelesaikan Laporan Kuartal, maka mudah untuk menyalin jumlah-jumlah ini dalam Format Laporan Tahun. Dalam kolom Q1 dari Laporan Tahun anda menyajikan total jumlah-jumlah per kode kegiatan. Copy paste Total jumlah dari Laporan Kuartal ke kolom yang berkaitan dari Laporan Tahun. Tentu saja anda harus melakukan hal yang sama untuk tiap kuartal. Gambar 5.9 (halaman berikut) menyajikan contoh sebuah Laporan Tahun, berdasarkan pada Laporan Kuartal Konsolidasi. Perhatikan: Kolom Total Pengeluaran mengkumulasikan pengeluaran dari semua kuartal. Kolom Variance menyajikan selisih antara anggaran dan total pengeluaran per kegiatan. Ini menyajikan anggaran yang tersedia untuk tiap kegiatan. Satu kegiatan belum dilaksanakan: ini adalah kegiatan Meskipun beberapa kegiatan telah menghabiskan terlalu banyak (overspent) anggaran mereka (e.g , 2.1.1, and 3.1.3), total jumlah kegiatan belum melebihi anggaran. Ini diperbolehkan menurut CNVI. Sama halnya, Laporan Tahun Buku untuk Biaya Tidak Langsung dan Income dapat disusun. Perhatikan: Kolom Total Pengeluaran mengkumulasikan pengeluaran dari biaya tidak langsung dari semua kuartal. Kolom Variance menyajikan selisih antara anggaran dan total pengeluaran per kegiatan. Ini menyajikan anggaran yang tersedia per kegiatan. Sel oranye menyajikan total pengeluaran untuk biaya staf, biaya tidak langsung lain dan total biaya tidak langsung. Meskipun satu item anggaran telah melebihi anggaran (overspent) (mis ) total anggaran untuk biaya tidak langsung belum overspent. Ini diperbolehkan menurut CNVI. Baris C Total biaya menjumlahkan total dari hasil (Baris A) dan total dari biaya tidak langsung (Baris B) dan menyajikan total pengeluaran dari rencana kerja tahunan. Sama halnya, Laporan Tahun Buku untuk Sumber Income dapat disusun. Berdasarkan Laporan Kuartal Konsolidasi, kebanyakan Kolom Kuartal menyajikan income yang diterima, kecuali Kolom Q2. Perhatikan: Kolom Total Penerimaan mengkumulasikan pengeluaran dari semua kuartal. Kolom Variace menyajikan selisih antara anggaran dan total Sumber Income. Baris bawa menyajikan total dari jumlah yang diterima per Kuartal. Baris E Posisi Keuangan menyajikan jumlah Ini menunjukkan bahwa tidak semua dana yang diterima telah dihabiskan. Saldo ini akan dilanjutkan ke tahun berikutnya. 20

21 Gambar 5.10 Contoh Laporan Tahun Pembukuan Hasil Hasil 1 ANGGARAN Kode TOTAL Penjelasan singkat kegiatan TAHUN TOTAL Q1 TOTAL Q2 TOTAL Q3 TOTAL Q4 Kegiatan PENGELUARAN VARIANCE PENUH Riset hak buruh Meeting dg pejabat pemerintah Meeting dengan SB lain Meeting dengan anggota Konferensi hak buruh Total hasil Hasil Workshop anggota baru Workshop anggota SB Workshop lanjutan Total hasil Hasil Program publisitas Program perlindungan Kampanye Total hasil TOTAL A TOTAL HASIL BIAYA TIDAK LANGSUNG ANGGARAN TOTAL B (MAKS 25% DARI TOTAL BIAYA TAHUN TOTAL Q1 TOTAL Q2 TOTAL Q3 TOTAL Q4 VARIANCE PENGELUARAN LANGSUNG PENUH Staf 7.0 Biaya Staf Project coordinator (100%) Petugas publisitas (25%) Assistant project coordinator (50%) Total biaya staf Lainnya 8.0 Biaya tidak langsung lain Sewa kantor 25% Peralatan kantor 20% Perawatan kantor 20% Total biaya tidak langsung lain TOTAL B TOTAL BIAYA TIDAK LANGSUNG TOTAL C TOTAL BIAYA (A+B) Kode Kegiatan Sumber Income ANGGARAN TAHUN TOTAL Q1 TOTAL Q2 TOTAL Q3 TOTAL Q4 TOTAL PENERIMAAN VARIANCE PENUH D 9.0 Rencana pembiayaan Kontribusi sendiri Lainnya, Ford Foundation Kontribusi CNVI TOTAL D TOTAL PEMBIAYAAN E POSISI KEUANGAN

22 Ringkasan laporan Keuangan dan Laporan Terbagi Setelah mengisikan semua pengeluaran dari laporan Kuartal konsolidasi ke dalam Laporan Tahunan, 2 sheet lain perlu dibuat: Ringkasan Laporan Keuangan Laporan Terbagi Sheet pertama adalah Ringkasan Laporan Keuangagn. Karena sheet ini terhubung dengan sheet laporan Tahun, seharusnya dihitung otomatis. Namun periksa apakah jumlah-jumlah yang disalin sudah benar. Gambar 5.11 Contoh Laporan Ringkas Nama organisation: XYZ Periode Anggaran: 2015 Total Anggaran Aktual Variance (selisih) Hasil Hasil Hasil Hasil 4 - Hasil 5 - Total hasil Biaya staf Biaya kantor Total biaya tidak langsung Total biaya Sumber Income Kontribusi sendiri Lainnya CNVI Internationaal Total Income Variance/ Selisih Perhatikan: Organisasi memiliki pengeluaran lebih rendah baik di Kegiatan maupun di Biaya Tdk Langsung. Total income yang diterima hampir sama dengan income yang dianggarkan. Baris bawah Variance/selisih menyajikan jumlah sisa. Ketika jumlah ini adalah angka positif, adalah saldo positif (masih ada uang di bank). Jika saldo negatif, mungkin menunjukkan bahwa organisasi mungkin memiliki tagihan pada salah satu dari organisasi donor. Jika ya, organisasi tersebut harus menyerahkan permintaan pembayaran ke organisasi donor terkait (mis. CNVI, Foundation). 22

23 Laporan Terbagi Laporan Terbagi harus diisi setelah laporan Ringkas disusun. Koordinator Proyek harus menunjukkan tiap sub area hasil terkait. Gambar 5.12 menyajikan contoh Laporan Terbagi, setelah satu tahun. Gambar 5.12 Contoh Laporan Terbagi Nama organisasi: Periode Anggaran: XYZ 2015 Total hasil % area hasil yang dicakup (sub 1) kontribusi CNV I % area hasil yang dicakup (sub2) kontribusi CNV I Jumlah Kerja layak Ekonomi informal gender capacity building total (selalu 100% per baris) Keselamatan dan kepatuhan hukum Kerja layak Ekonomi informal Agenda penghubung total (selalu 100% per baris) Hasil Hasil Hasil t Hasil Hasil 5 - Total hasil Dalam persen % 34% 0% 0% 0% 34% 45% 0% 0% 21% 66% Biaya staf Biaya tidak langsung lain Total biaya tidak langsung Total biaya Perhatikan: Hanya Aktual yang disajikan, tidak ada jumlah yang dianggarkan Menghitung saldo Di akhir keseluruhan proyek anda harusnya telah memproses transaksi keuangan (Penerimaan dan Pembayaran) terkait proyek. Laporan keuangan akan memperlihatkan posisi keuangan. There are several possibilities: 1. Posisi keuangan adalah is jumlah positif (mis. Penerimaan > Pembayaran: tidak ada uang sisa) 2. Posisi keuangan adalah nol (mis. Penerimaan = Pembayaran: semua uang telah dihabiskan) 3. Posisi keuangan adalah jumlah negatif (mis. Penerimaan < Pembayaran: anda mungkin berhak akan pembayaran) Sheet Menghitung Saldo menyajikan sebuah format yang dapat digunakan untuk menghitung saldo. 23

24 Gambar 5.13 menyajikan sebuah contoh, didasarkan pada laporan sebelumnya. Gambar 5.13 Contoh Menghitung Saldo Menghitung saldo A Hibah komitmen Konfederasi /CNVI dlm UC B Diterima Konfederasi / CNVI dlm UC C Kontribusi sendiri dlm UC D Kontribusi lain dlm UC E Total biaya yang dilaporkan dlm UC F Saldo dlm UC G Minus saldo tahun lalu - dlm UC H Saldo dlm UC UC = Mata uang yang digunakan Jumlah yang disajikan dalam laporan Ringkas harus digunakan untuk menghitung saldo. A. Menyajikan total hibah yang anda telah setujui dengan Konfederasi / CNVI. B. Menyajikan jumlah yang anda telah terima dari Konfederasi / CNVI. C. Menyajikan jumlah kontribusi organisasi anda terhadap proyek. D. Menyajikan kontribusi organisasi lain terhadap proyek ini. E. Menyajikan total biaya proyek. F. Sekarang menghitung saldo. Saldo dihitung dengan: B+C+D-E. G. Sajikan saldo dari tahun sebelumnya. H. Menghitung saldo bersih. Ini dihitung dengan: F-G. Ini adalah contoh untuk saldo jumlah positif. Ada uang sisa Pemeriksaan laporan keuangan dan persetujuan akhir Laporan keuangan harus diperiksa dan disetujui oleh pengurus senior/ anggota pimpinan (mis. bendahara). Ini tidak hanya pemeriksaan formal tetapi juga pemeriksaan riil. Memeriksa kemungkinankemungkinan: Memverifikasi buku bank dan buku kas untuk periode tertentu (acak) Memeriksa dokumen pendukung dengan catatan dalam buku bank dan buku kas Memverifikasi bukti pembayaran (laporan bank) dengan faktur/invoice dan catatan-catatannya Memeriksa penghitungan yang dibuat dalam laporan keuangan dan mencari yang salah Jika sesuatu tidak jelas dalam laporan keuangan, tambahkan keterangan untuk klarifikasi di kotak Keterangan. Anda mungkin berpikir tentang: Alasan untuk/kenapa pengeluaran kurang atau melebihi Variasi/perbedaan yang disetujui oleh Konfederasi atau CNVI Menambahkan biaya dalam item anggaran yang luput dari perkiraan ketika membuat anggaran 24

25 Setelah laporan keuangan diperiksa dan disetujui petugas keuangan yang membuat laporan dan pengurus senior/ bendahara akan menandatangani persetujuan laporan keuangan Menambahkan dokumen pendukung Laporan keuangan dapat diprint, termasuk print untuk buku kas dan buku bank. Disamping print-print ini, federasi harus mengirimkan salinan dari dokumen pendukung dengan laporan keuangan. Sangat disarankan untuk membuat salinan dari dokumen pendukung terkait proyek segera dan simpan dalam folder tersendiri. Dokumen pendukung dipilah per kegiatan per Kuartal, sehingga akan mudah untuk merekonsiliasi dokumen pendukung bersama dengan rekaman catatan buku bank dan buku kas. Salinan dari dokumen pendukung yang harus dikirim bersama dengan laporan keuangan: Invoice/faktur Kwitansi Laporan bank, penerimaan dan pembayaraan terkait proyek sebaiknya ditandai Slip gaji dari (sebagian) staf yang bekerja untuk proyek ini Menyerahkan laporan keuangan termasuk permintaan pembayaran Laporan keuangan dapat diserahkan ke konfederasi. Auditor konfederasi akan melakukan pemeriksaan/ audit terhadap laporan keuangan dan dokumen pendukung. Informasi yang dikirim ke Konfederasi akan berisikan: Surat dan Permintaan Pembayaraan (Jika ada ada saldo sisa) Laporan Keuangan, ditandatangani untuk disetujui oleh Pengurus Senior/ Bendahara Laporan Naratif Dokumen pendukung Kirim dengan paket pos melalui pengiriman yang aman atau kurir. Kadang lebih mudah jika anda atau kolega anda yang langsung membawa sendiri paket tersebut. 25

26 5.1.9 Penutupan proyek Petugas keuangan Konfederasi akan memeriksa informasi yang telah tiba. Petugas keuangan memeriksa apakah konfederasi telah menyerahkan informasi yang diminta. Jika tidak, petugas keuangan harus meminta informasi tambahan ke federasi. Laporan dan dokumen akan disajikan ke auditor untuk penilaian. Setelah persetujuan oleh auditor, jika ada, permintaan pembayaran sisa akan dibayar. Setelah menerima pembayaran sisa, proyek akan ditutup oleh Federasi. 5.2 LAPORAN KEUANGAN DARI KONFEDERASI KE CNVI Bagian ini menjelaskan apa yang terjadi setelah Konfederasi menerima semua laporan keuangan dari federasi. Konfederasi memiliki tiga tugas: 1. Menyusun laporan keuangan untuk kegiatan rencana kerja tahunan. 2. Memeriksa laporan keuangan federasi. 3. Mengkonsolidasikan laporan keuangan Konfederasi dan Federasi dan menyerahkan laporan keuangan tersebut ke CNVI. File Excel Lampiran Pelaporan Konfederasi terdiri dari format-format hanya untuk Konfederasi Menyusun laporan keuangan untuk kegiatan mereka sendiri Meskipun Buku Bank konfederasi mungkin sedikit berbeda dari Buku Bank federasi, konfederasi dapat mengikuti prosedur yang sama untuk menyusun laporan keuangan, sebagaimana dijelaskan dalam Bagian 5.1. Konfederasi dapat menggunakan format yang sama dengan cara yang sama Memeriksa laporan keuangan federasi-federasi Petugas keuangan Konfederasi perlu memeriksa laporan-laporan keuangan federasi. Ini terutama adalah pemeriksaan teknis, karena auditor akan memeriksa laporan keuangan dengan lebih rinci. Petugas keuangan mungkin dapat menggunakan checklist (daftar periksa) seperti yang dibuat dalam File Excel Laporan Format Konfederasi. Petugas keuangan dapat menambahkan atau mengubah itemnye sesuai kebutuhan. Petugas keuangan Konfederasi harus menilai dan menyetujui laporan keuangan secara tertulis. Jika ada, petugas keuangan menilai permintaan pembayaran dan mengatur pembayaran. Jika petugas keuangan tidak dapat menyetujui laporan keuangan ini akan dikomunikasikan dengan federasi. Petugas keuangan akan menginformasikan federasi tentang alasan-alasan untuk persetujan. Petugas tersebut akan menjelaskan informasi tambahan lain yang federasi butuhkan untuk diserahkan ke Konfederasi Mengkonsolidasikan laporan keuangan Konfederasi perlu menyusun 2 laporan keuangan konsolidasi. Format Laporan Konfederasi: Mengonsolidasikan Ringkasan laporan Konfederasi dan semua federasi Format Laporan Terbagi Konfederasi mengonsolidasikan Laporan Terbagi Konfederasi dan semua federasi 26

27 Untuk kedua Laporan Konsolidasi file Excel terpisah telah dikembangkan/dibuat Format Pelaporan Konfederasi Format Excel ini berisikan beberapa sheet: Sheet Checklist Sheet SFR 1-5 (Ringkasan Laporan Keuangan) Konfederasi & Federasi Sheet Ringkasan laporan Sheet Menghitung Saldo Petugas keuangan perlu melengkapi format-format dengan langkah-langkah berikut: Laporan keuangan yang Konfederasi telah terima berisikan sheet Ringkasan Laporan Keuangan. Bersama dengan laporan keuangan Konfederasi sendiri, laporan-laporan Ringkasan ini perlu diproses di sheet-sheet berikut: SFR Konfed (Laporan Ringkasan Keuangan Konfederasi) SFR Fed 1-5 (Laporan Ringkasan Keuangan federasi afiliasi) Format-format ini menyajikan total anggaran dan jumlah aktual dari rencana kerja tiap federasi. Format ini berisikan 5 sheet dari federasi. Jika lebih banyak federasi yang terlibat mungkin lebih banyak sheet harus ditambahkan. Isikan singkatan-singkatan untuk federasi Salin total-total dari laporan Ringkasan ke dalam sheet ringkasan. Perhatikan kesalahan copy dan paste. Lakukan hal yang sama untuk Konfederasi Periksa jika ada yang salah dan lanjutkan Setelah ini dilakukan, sheet-sheet laporan Konsol I dan II dapat disusun. Jumlah yang dianggarkan dan aktual dari laporan keuangan dapat diringkas dalam sheet-sheet ini. Isikan singkatan dari tiap federasi, termasuk konfederasi Copy paste jumlah anggaran dan aktual dari sheet ringkasan ke dalam sheet Consol Repot I dan II. Perhatikan kesalahan copy paste. 27

28 Penghitungan Saldo Berdasarkan laporan-laporan konsolidasi, sekarang memungkinkan untuk menghitung pembayaran saldo/sisa. Jika Konfederasi telah menerima angsuran pertama hanya (65% dari hibah), mungkin Konfederasi dapat meminta pembayaran sisa dari CNVI. Gambar 5.13 Contoh Menghitung Saldo/Sisa Menghitung saldo A Hibah komitmen CNVI UC dalam Euro B Diterim sebagai angsuran pertama UC dalam Euro C Kontribusi sendiri UC dalam Euro D Kontribusi lain UC dalam Euro E Total biaya UC dalam Euro F Saldo UC dalam Euro G Minus saldo tahun sebelumnya UC in Euro H Net Saldo UC in Euro UC =mata uang yang digunakan I Nilai tukar mata uang (UC =.. Euro) 0,02 Nama Organisasi: Nilai tukar skrg Name: Jabatan: Tanggal: Tanda tangan: Penjelasan A. Sajikan hibah total yang Konfederasi telah setujui dengan CNVI. B. Sajikan jumlah yang Konfederasi telah telah sebagai angsuran pertama. C. Sajikan jumlah total kontribusi semua organisasi pada proyek ini sebagai kontribusi sendiri mereka. Salin jumlah tersebut dan sajikan dalam Laporan Konsolidasi I (Consolidated Report I). D. Sajikan jumlah total kontribusi organisasi lain pada proyek ini sebagai kontribusi lain. Salin jumlahnya dan sajikan dalam Laporan Konsolidasi I (Consolidated Report I). E. Sajikan total biaya proyek. Salin jumlahnya dan sajikan dalam Laporan Konsolidasi I (Consolidated Report I). F. Sekarang hitung saldo/sisanya. Saldo dihitung dengan: B+C+D-E. G. Sajikan saldo dari tahun sebelumnya. H. Hitung pembayaran net yang diminta. Ini dihitung dengan: F-G. I. Jumlah yang disajikan dalam mata uang lokal dan harus dihitung dalam Euro juga. J. Sajikan nilai tukar mata uang di Kotak panah biru. Rate yang anda sajikan adalah rate sewaktu anda menerima angsuran dari CNVI. Jika anda menerima lebih banyak angsuran, anda harus menghitung rata-ratanya dan sajikan itu. Kotak Euro memiliki formula. Ketika anda menyajikan rate nilai tukar mata uang, sheet ini secara otomatis menghitung nilainya dalam Euro. 28

29 Menyusun Laporan Terbagi Format Laporan Terbagi Konfederasi menyajikan dan mengkumulasikan laporan-laporan terbagi dari semua federasi dan Konfederasi. Format ini berisikan 5 sheet untuk federasi. Jika lebih banyak federasi yang terlibat, anda harus menambahkan lebih banyak sheet ke file tersebut Isikan singkatan federasi Salin Laporan-Laporan Terbagi dari semua federasi dan Konfederasi ke dalam Format ini Periksa kesalahan dan lanjutkan Copy paste jumlah-jumlah dari semua laporan terbagi ke dalam sheet: Consol Divided Report (Laporan Terbagi Konsolidasi) Setelah melakukan itu semua, periksa file kalau ada kesalahan. Ini menutup proses penyusunan laporan keuangan. Laporan-laporan keuangan, termasuk dokumen pendukung, sekarang dapat disajikan ke perusahaan audit. Prosedur pemeriksaan/audit disajikan di Modul Menyerahkan laporan keuangan ke CNVI Setelah persetujuan auditor anda dapat mengisi template terakhir: permintaan pembayaran. Dokumen berikut perlu diserahkan ke CNVI. File Excel laporan-laporan konsolidasi (termasuk ringkasan-ringkasan terpisah dari semua federasi dan konfederasi) Permintaan Pembayaran yang Ditandatangani Laporan Pemeriksaan/Audit Surat Manajemen Laporan Narasi Tidak ada dokumen pendukung yang perlu dikirim ke CNVI, karena perusahaan audit akan menilai dokumen pendukung. Ini akan dijelaskan di Modul 6. 29