MODUL 1 - ANGGARAN & PERENCANAAN

Transkripsi

1 TEMPLATE KEUANGAN Toolkit Keuangan ini menyediakan template keuangan. Lampiran pada modul 1, 4 dan 5 adalah file excel. MODUL 1 ANGGARAN & PERENCANAAN 1.1 Format Anggaran Rencana Kerja Tahunan 1.2 Format Konsolidasi Anggaran (untuk Konfederasi saja) 1.3 Format Anggaran Terbagi (untuk Konfederasi saja) 1.4 Anggaran Kegiatan (untuk Konfederasi saja) MODUL 4 AKUNTANSI 4.1 Format Modul Akuntansi MODUL 5 PELAPORAN 5.1 Format Pelaporan 5.2 Format Pelaporan Konfederasi (untuk Konfederasi saja) 5.3 Format Pelaporan Terbagi Konfederasi (untuk Konfederasi saja)

2 Template keuangan Toolkit Keuangan ini menyediakan template keuangan. Lampiran pada modul 1, 4 dan 5 adalah file excel. Modul 1 Anggaran & Perencanaan 1.1 Format Anggaran Rencana Kerja Tahunan 1.2 Format Konsolidasi Anggaran (untuk Konfederasi saja) 1.3 Format Anggaran Terbagi (untuk Konfederasi saja) 1.4 Anggaran Kegiatan (untuk Konfederasi saja) Modul 4 Akuntansi 4.1 Format Modul Akuntansi Modul 5 Pelaporan 5.1 Format Pelaporan 5.2 Format Pelaporan Konfederasi (untuk Konfederasi saja) 5.3 Format Pelaporan Terbagi Konfederasi (untuk Konfederasi saja) Template ini disajikan dalam buku kerja yang terpisah dan dapat didownload di: Toolkit ini tersedia dalam cetakan (A5 buku saku ) dan bentuk MS PowerPoint. cetakan salinan toolkit dapat diperoleh dari kantor CNVI pusat di Utrecht Belanda. Toolkit ini juga dapat didownload dari situs CNVI, pada 2

3 Toolkit Modul 1, bagian Sheet: organisasi: Periode anggaran: Hasil: Anggaran hasil Kode Item Definisi unit/ satuan Jumlah unit/ satuan Biaya unit (dlm rupiah) Total Jumlah A BIAYA LANGSUNG 111 Kegiatan Total Kegiatan Kegiatan Total Kegiatan Kegiatan Total Kegiatan Kegiatan Total Kegiatan Kegiatan Total Kegiatan 0 Total Kegiatan Hasil 1 0 3

4 Toolkit Modul 1, bagian Sheet: organisasi: Periode anggaran: Anggaran biaya tidak langsung Biaya tidak langsung: Biaya staf dan biaya tidak langsung lainnya Kode Item Definisi unit/ satuan Jumlah unit/ satuan Biaya unit/ satuan (dlm rupiah) Total Jumlah 81 Biaya staf Total biaya staf 0 82 Biaya staf lainnya Total Biaya Tidak 0 Lansung Lainnya Total Biaya Tidak Langsung 0 4

5 Toolkit Modul 1, bagian Sheet organisasi: Periode anggaran: Anggaran Penerimaan Sumber Income/Pendapatan Kode Item Total Jumlah 91 Sumber Income/ Pendapatan Kontribusi sendiri Lainnya Lainnya Lainnya CNV Internationaal Total Sumber Income/ Pendapatan 0 Kontribusi CNV Internationaal maksimal 85% dari Total Anggaran 5

6 Toolkit Module 1, section Sheet Name organisation: Budget period: Total Activities Kode Kegiatan Penjelasan kegiatan singkat ANGGARAN TAHUN PENUH Hasil Kegiatan Kegiatan Kegiatan Kegiatan Kegiatan Kegiatan Kegiatan Kegiatan Kegiatan Total hasil 1 Hasil Kegiatan Kegiatan Kegiatan Kegiatan Kegiatan Kegiatan Kegiatan Kegiatan Kegiatan Total hasil 2 Hasil Kegiatan Kegiatan Kegiatan Kegiatan Kegiatan Kegiatan Kegiatan Kegiatan Kegiatan Total hasil 3 TOTAL HASIL BIAYA TIDAK LANGSUNG (MAKSIMAL 25% DARI TOTAL BIAYA LANGSUNG) 7.0 Total biaya staf 8.0 Total biaya tidak langsung lainnya TOTAL BIAYA TIDAK LANGSUNG TOTAL BIAYA (A+B) 9.0 Rencana pembiayaan Kontribusi sendiri Lainnya, jika ada sajikan namanya di sini CNVI (maksimal 85% dari total biaya) TOTAL PEMBIAYAAN HASIL PEMBIYAAN 6

7 Toolkit Modul 1, bagian Sheet organisasi: Periode anggaran: Total Anggaran Total Hasil 1 Hasil 2 Hasil 3 Hasil 4 Jumlah Hasil 5 Total hasil 0 Biaya tidak langsung Biaya staf Biaya tidak langsung lainnya Total Biaya tidak langsung 0 Total biaya 0 Sumber Income/ Pendapatan Kontribusi sendiri Lainnya CNVI Internationaal Total Income/ Pendapatan 0 Variance/ Selisih 0 7

8 Toolkit Modul 1, bagian Sheet Anggaran Terbagi organisasi: Periode anggaran:.. Total hasil Dlm rupiah % area hasil yang dicakup (sub 1) kontribusi CNV I % area hasil yang dicakup (sub2) kontribusi CNV I Periksa Jumlah kerja layak ekonomi informal gender capacity building total (selalu 100% per Keselamata n dan kerja layak ekonomi informal agenda penghubun total (selalu 100% per Hasil 1 Hasil 2 Hasil 3 Hasil 4 Hasil 5 Total hasil Dlm persentase % Biaya staf Biaya tidak langsung lainnya Total biaya tidak langsung Selsel harus 0 8

9 Toolkit Modul 1, bagian HANYA UNTUK KONFEDERASI Sheet Anggaran Konsolidasi Negara nama negara Periode Anggaran. (hr/bln/th hr/bln/th) Konfederasi Konfed Fed 1 Fed 2 Fed 3 Fed 4 Fed 5 Fed 6 Fed 7 Fed 8 Fed 9 A. Hasil Penjumlahan hjumlah Jumlah Jumlah Jumlah Jumlah Jumlah Jumlah Jumlah Jumlah Jumlah Total Hasil 1 Total Hasil 2 Total Hasil 3 Total Hasil 4 Total Hasil 5 A. Total Hasil B. Biaya tidak langsung Penjumlahan Jumlah Jumlah Jumlah Jumlah Jumlah Jumlah Jumlah Jumlah Jumlah Jumlah biaya tidak langsung Total biaya staf Total biaya tidak langsung lainnya B. Total Biaya Tidak Langsung % biaya tidak langsung C. Total Hasil dan biaya tidak langsung D. Income Konfederasi Income Penjumlahan i Jumlah Jumlah Jumlah Jumlah Jumlah Jumlah Jumlah Jumlah Jumlah Jumlah Kontribusi sendiri Kontribusi lainnya CNVI contribution D. Total Income Mata uang yang digunakan (Rp) (Rupiah) kontribusi CNVI dlm rupiah (85% dari total jumlah) Nilai tukar (Rp / Euro) ( 1 Rp = Euro) Kontribusi CNVI dalam Euro 9

10 Toolkit Modul 1, bagian HANYA UNTUK KONFEDERASI Sheet Anggaran Terbagi Negara nam negara Periode anggaran (hr/bln/th hr/bln/th) Total hasil Dlm rupiah % area hasil yang dicakup (sub 1) kontribusi CNV I % area hasil yang dicakup (sub2) kontribusi CNV I Periksa Jumlah kerja layak ekonomi informal gender capacity building total (selalu 100% per baris) Keselamata n dan ketertiban kerja layak ekonomi informal agenda penghubun g total (selalu 100% per baris) Hasil 1 Hasil 2 Hasil 3 Hasil 4 Hasil 5 Total hasil Dlm persentase % Biaya staf Biaya tidak langsung lainnya Total biaya tidak langsung Selsel harus 0 Total biaya Rupiah Nilai tukar dlm Euro Total hasil Dlm Euro % area hasil yang dicakup (sub 1) kontribusi CNV I % area hasil yang dicakup (sub2) kontribusi CNV I Periksa Jumlah kerja layak ekonomi informal gender capacity building total (selalu 100% per baris) Keselamata n dan ketertiban kerja layak ekonomi informal agenda penghubun g total (selalu 100% per baris) Hasil 1 Hasil 2 Hasil 3 Hasil 4 Hasil 5 Total hasil Dlm persentase % Biaya staf Biaya tidak langsung lainnya Total biaya tidak langsung Selsel harus 0 Total biaya

11 Toolkit Modul 4, bagian Sheet Chart of Accounts/ Daftar Laporan Transaksi Catatan Penjelasan Kode Keterangan INCOME: DONOR CNVI 1010 Untuk hibah yang diterima dari donor ini USAID 1020 Untuk hibah yang diterima dari donor ini Ford Foundation 1030 Untuk hibah yang diterima dari donor ini INCOME: UMUM Bunga Bank 1110 Bunga yang diterima pada rekening bank Donasi/ sumbangan 1120 Donasi/sumbangan ruparupa Kontribusi 1130 Kontribusi anggota Fee Training 1140 Kontribusi peserta kursus PENGELUARAN: ADMINISTRASI Audit/akuntansi 3010 Biaya audit, fee dan akuntansi lain Biaya Bank 3020 Layanan, fee, biaya yang dibebankan pada saldo Meeting Pimpinan 3030 Sewa ruangan, makanan kecil, pengeluaran lain Pos 3050 Perlengkapan pos, kantor, dan barang konsumsi Publisitas 3060 Poster,leaflet, iklan, spanduk Sewa & pakai guna 3070 Sewa kantor, asuransi dan pakai guna (utilities) Perawatan 3080 Servis, perbaikan, kebersihan kantor Telepon/internet 3090 Telepon dan internet PENGELUARAN: PERSONEL Inservice training 4010 Fee kursus, makan dan akomodasi Perekrutan 4020 Biaya iklan perekrutan, biaya interview Gaji 4030 Gaji kotor, perumahan, bantuan medis, tunjangantunjangan Perjalanan PENGELUARAN: TRAINING Fee & honor Makan & akomodasi Materi Training/ pelatihan dst Per diem, makan dan tunjangan menginap 6010 Pembicara tamu & fee trainer dari luar 6020 sewa ruangan, makan untuk peserta training 6030 Proyektor, teknis, kertas, pulpen, plano. TETAP SAAT INI KEWAJIBAN: ASET: Perlengkapan Kantor Perlengkapan Proyek Kendaraan ASET PIUTANG: Rekening Deposito Rekening Giro Kas kecil Debitur & pembayaran muka Advances Hibah yang dapat diterima Saham Kreditor & akrual Hibah di muka Cadangan 110 Komputer, printer, meja, dst. 120 Alatalat dan perlengkapan besar 130 Mobil dan workshop keliling 210 Deposito bunga tinggi yang dapat ditarik sewaktu dibutuhkan 220 rekening cek 230 Penambahan float kas kecil 240 Piutang atau jumlah yang telah dibayar tetapi belum diterima 245 Pinjaman staf 250 Hibah yang sudah waktunya untuk tahun ini tetapi belum diterima 260 Berbagai saham 510 Pemasok yang belum dibayar atau pengeluaran akrual 520 Dana donot untuk kegiatan di masa depan 530 Dana yang diperuntukkan untuk digunakan di tahun mendatang dst. 11

12 Modul 4, bagian Sheet Buku Bank PERIODE: Tahun: Rek Bank No : Tanggal Rincian Transaksi Resi no Cost centre Kode Kegiatan Bank In Bank Out Saldo saldo periode sebelumnya Total Halaman C Plus: Saldo dilanjutkan dari periode sebelumnya D Plus: Total Income/Pendapatan Periode saat ini E Minus: Total Pembaran periode saat ini F Saldo: Dilanjutkan ke periode selanjutnya 12

13 Modul 4, bagian Sheet Rekonsiliasi PERIODE: Tahun: Rek Bank No: Reconciliation Sheet Tanggal Laporan Bank Nomor Laporan Bank Sheet/Lembar Rekonsiliasi Date & Statement number Jumlah Saldo Laporan Bank Saldo Buku Bank A. Variance / Selisih Penjelasan variance/ selisih Minus: Pembayaran di buku bank, tetapi tidak ada dalam laporan Jumlah B. Jumlah yang dikurangi Plus: Penerimaan di buku bank, tetapi tidak ada dalam laporan Jumlah C. Jumlah yang ditambahkan Minus: Penerimaan pada laporan, tetapi tidak ada dalam buku bank Jumlah D. Jumlah yang dikurangi Plus: Pembayaran pada laporan, tetapi tidak ada dalam buku bank Jumlah E. Jumlah yang ditambahkan Variance/ selisih dijelaskan (AB+CD+E) Harus sama dengan nol (atau sangat dengan dengan nol) Rekonsiliasi dilakukan oleh : Pada: Ditandatangani:. dst. Pada:.. Ditandatangani:. (nama) (tanggal) (tanda tangan) (nama) (tanggal) (tanda tangan) 13

14 Modul 4, bagian Sheet Buku Kas PERIODE:. Tahun:. Tanggal PCV no. Rincian Transaksi Cost Centre Kegiatan Kas masuk Kas keluar Saldo Saldo periode sebelumnya Total Hal C Plus: Saldo dilanjutkan dari periode sebelumnya D Plus: Total Income periode sekarang E Minus: Total Pembayaran periode sekarang F Saldo: Dilanjutkan ke periode berikutnya PCV = Voucer Kas Kecil 14

15 Modul 4, bagian Sheet Form Penghitungan Kas NAMA PROYEK:. KANTOR ATAU KANTOR CABANG. NAMA KASIR:. MATA UANG:. TGL DAN WAKTU PENGHITUNGA. Nominal (1) Jumlah di tangan Total Uang Kertas x = 5000 x = 1000 x = 500 x = 100 x = 50 x = Subtotal (A) Koin 20 x = 10 x = 5 x = 1 x = Subtotal (B) Total kas di tangan (C)=(A)+(B) Saldo per buku kas (D) Selisih (E )= (C ) (D) (2) Disiapkan oleh: Disetujui oleh:, jabatan, tanggal, tanda tangan,jabatan, tanda tangan (1) Harap sesuaikan dengan pecahan uang di negara yang sesuai (2) Jika selisihnya tidak nol, maka buat rekonsiliasi selisih tersebut 15

16 Toolkit Modul 5, bagian 5.1 Sheet Format Pelaporan Kuartal organisasi:. Periode anggaran: Q. Kode kegiatan Penjelasan kegiatan singkat Hasil Penjelasan Keg Penjelasan Keg Penjelasan Keg Penjelasan Keg Penjelasan Keg Penjelasan Keg Penjelasan Keg Penjelasan Keg Penjelasan Keg Total hasil 1 Hasil Penjelasan Keg Penjelasan Keg Penjelasan Keg Penjelasan Keg Penjelasan Keg Penjelasan Keg Penjelasan Keg Penjelasan Keg Penjelasan Keg Total hasil 2 Hasil Penjelasan Keg Penjelasan Keg Penjelasan Keg Penjelasan Keg Penjelasan Keg Penjelasan Keg Penjelasan Keg Penjelasan Keg Penjelasan Keg Total hasil 3 TOTAL HASIL BIAYA TIDAK LANGSUNG 7.0 Biaya staf Total biaya staf 8.0 Biaya tidak langsung lainnya Total biaya tidak langsung lainnya TOTAL BIAYA TDK LANGSUNG TOTAL BIAYA (A+B) 9.0 Rencana pembiayaan Kontribusi sendiri Lainnya sajikan di sini CNVI (maks 85% dari total biaya TOTAL PEMBIAYAAN POSISI KEUANGAN ANGGARAN TAHUN PENUH BUKU BANK BUKU KAS TOTAL VARIANCE/ SELISIH 16

17 Toolkit Modul 5, bagian Dlm Laporan Dlm Laporan Sheet Biaya Tidak langsung Konsolidasi Konsolidasi Buku Bank Buku Kas Kecil Kode Anggara n Penjelasan item Aktual yg dicatat % dibebanka n ke proyek Jumlah yang dihitung Aktual yang dicatat % dibebanka n ke proyek Jumlah yang dihitung 7.0 Biaya staf % 0% % 0% % 0% % 0% % 0% % 0% Total biaya tdk langsung TOTAL BIAYA TDK LANGSUNG 17

18 Toolkit Modul 5, bagian Sheet Format Laporan Tahun Organisasi Periode anggaran: Kode Penjelasan kegiatan Kegiatan singkat.... ANGGARAN TAHUN PENUH TOTAL Q1 TOTAL Q2 TOTAL Q3 TOTAL Q4 TOTAL PENGELUARAN VARIANCE/ SELISIH Hasil Penjelasan Keg Penjelasan Keg Penjelasan Keg Penjelasan Keg Penjelasan Keg Penjelasan Keg Penjelasan Keg Penjelasan Keg Penjelasan Keg Total hasil Hasil Penjelasan Keg Penjelasan Keg Penjelasan Keg Penjelasan Keg Penjelasan Keg Penjelasan Keg Penjelasan Keg Penjelasan Keg Penjelasan Keg Total hasil Hasil Penjelasan Keg Penjelasan Keg Penjelasan Keg Penjelasan Keg Penjelasan Keg Penjelasan Keg Penjelasan Keg Penjelasan Keg Penjelasan Keg Total hasil TOTAL HASIL BIAYA TIDAK LANGSUNG 7.0 Biaya staf Total biaya staf Biaya tdk langsung lainnya Total biaya tdk langsung lainnya TOTAL BIAYA TDK LANGSUNG TOTAL BIAYA (A+B) Rencana pembiayaan Kontribusi sendiri Lainnya CNVI (maks 85% dr total biaya) TOTAL PEMBIAYAAN POSISI KEUANGAN

19 Toolkit Modul 5, bagian Sheet Laporan Ringkas organisasi: Periode anggaran: Total Hasil 1 Anggaran Aktual Variance/ Selisih Hasil 2 Hasil 3 Hasil 4 Hasil 5 Total hasil Biaya staf Biaya kantor Total biaya tidak langsung Total biaya Sumber Income Kontribusi sendiri Lainnya CNVI Internationaal Total Income Variance/ Selisih

20 Toolkit Modul 5, bagian Sheet Laporan Terbagi Name organisation: Budget period:.. Total hasil Rupiah % area hasil yang dicakup (sub 1) kontribusi CNV I % area hasil yang dicakup (sub2) kontribusi CNV I Periksa Jumlah Aktual Kerja layak ekonomi informal gender capacity building total (selalu 100% per baris) Keselamata n dan Kerja layak Ekonomi informal Agenda penghubung total (selalu 100% per baris) Hasil 1 Hasil 2 Hasil 3 Hasil 4 Hasil 5 Total hasil Dlm persentase % Biaya staf Biaya tidak langsung lain Total biaya tidak langsung Selsel harus nol Total biaya

21 Toolkit Modul 5, bagian Sheet Menghitung Saldo Dlm Rupiah A B C D E F G H Komitmen hibah dari konfederasi /CNVI Diterima Kontribusi sendiri Kontribusi lainnya Total biaya sebagaimana dilaporkan Saldo Minus saldo tahun sebelumnya Saldo Organisasi: : Jabatan: Tanggal: Tanda tng: Pemeriksa an dilakukan oleh 21

22 Toolkit Modul 5, bagian Sheet Checklist penilaian laporan keuangan POIN PERIKSA 1 Apakah Laporan Keuangan Lengkap? 1.a Laporan Keuangan 1.b Buku bank dan buku kas bulanan 1.c Konsolidasi bulanan 1.d Penghitungan biaya tidak langsung bulanan Ya Td T/A Keterangan /Catatan 2. Koreksi 2.a Total kegiatan, hasil dan seterusnya sudah benar 2.b Saldo Pembayaran dihitung dengan benar 2.c Konsistensi buku bank/ buku kas, sheet konsolidasi 2.d Kesalahan besar ditemukan? 3. Dokumen pendukung cukup? 3.a Invoice/ faktur? 3.b Laporan Bank 3.c Slip gaji? 4. Pemeriksaan secara acak 4.a (jelaskan pemeriksaan) 4.b (jelaskan pemeriksaan) 4.c (jelaskan pemeriksaan) 4.d (jelaskan pemeriksaan) 4.e (jelaskan pemeriksaan) 5. Keterangan? 5.a 5.b 5.c 6. Disetujui? Jabatan Tanggal Tanda tangan 22

23 Toolkit Modul 5, bagian HANYA UTK KONFEDERASI Sheet Negara: Ringkasan Laporan Keuangan Anggaran Aktual Hasil Total Anggaran Konf Fed 1 Fed 2 Fed 3 Fed 4 Fed 5 Hasil I Hasil II Hasil III Hasil IV Hasil V Hasil VI Total Biaya langsung Biaya staf Biaya tidak langsung lainnya Costs Total Biaya tidak langsung Total Biaya Pembiayaan Total Anggaran Kontribusi sendiri Kontribusi lainnya CNV Internationaal Konf Fed 1 Fed 2 Fed 3 Fed 4 Fed 5 Total Income Posisi Keuangan k Total Aktual Total Aktual Konf Fed 1 Fed 2 Fed 3 Fed 4 Fed Konf Fed 1 Fed 2 Fed 3 Fed 4 Fed

24 Toolkit Modul 5, bagian HANYA UTK KONFEDERASI Sheet Negara Periode Laporan Terbagi. nama negara. (hr/bln/th hr/bln/th) Total hasil Dlm Rupiah % area hasil yang dicakup (sub 1) kontribusi CNV I % area hasil yang dicakup (sub2) kontribusi CNV I Periksa Jumlah Aktual Kerja layak Ekonomi informal gender capacity building total (selalu 100% per baris) Keselamata n dan Kerja layak Ekonomi informal Agenda penghubung total (selalu 100% per baris) Hasil 1 Hasil 2 Hasil 3 Hasil 4 Hasil 5 Total hasil Dlm persentase % Biaya staf Biaya tdk langsung Total biaya tidak Selsel harus Total biaya Mata uang rupiah Nilai tukar dlm Euro Total hasil Dlm Euro % area hasil yang dicakup (sub 1) kontribusi CNV I % area hasil yang dicakup (sub2) kontribusi CNV I Periksa Hasil 1 Hasil 2 Hasil 3 Hasil 4 Hasil 5 Jumlah aktual Kerja layak Ekonomi informal gender capacity building total (selalu 100% per baris) Keselamata n dan ketertiban hukum Kerja layak Ekonomi informal Agenda penghubung total (selalu 100% per baris) Total hasil Dlm persentase % Biaya staf Biaya tidak langsung lainnya Total biaya tidak langsung Total biaya Selsel harus nol 24

25

26