Sistem Registrasi Online Alumni ITB 87

Transkripsi

1 Celebrating 30 years of ITB 87 Sistem Registrasi Online Alumni ITB 87 Petunjuk Penggunaan

2 Pendahuluan Alumni ITB 87 berjumlah lebih dari 1500 orang yang kini berdomisili dan berkarya di berbagai tempat di seluruh dunia. Tersebarnya lokasi para alumni yang berlangsung selama puluhan tahun menjadi tantangan tersendiri dalam mengumpulkan data alumni. Kelengkapan data tersebut akan sangat bermanfaat bagi pelaksanaan berbagai program positif dari alumni ITB 87 dalam rangka pengabdiannya terhadap dunia, bangsa Indonesia, masyarakat, almamater ITB, adik-adik mahasiswa, maupun bagi setiap alumni sendiri. Untuk merayakan 30 tahun ITB angkatan 1987, alumni ITB 87 mengadakan acara reuni yang diselenggarakan pada tanggal 13 Januari Untuk mendata kembali seluruh alumni ITB 87 sekaligus mendaftarkan diri pada acara reuni tersebut, panitia penyelenggara telah menyiapkan sistem registrasi online bagi alumni ITB 87 yang dapat diakses dari seluruh penjuru dunia. Registrasi Online alumni bertujuan untuk: ITB 87 merupakan situs web yang melengkapi data seluruh alumni ITB angkatan 1987 mendaftarkan diri pada acara reuni 30 tahun ITB 87 melakukan pemesanan suvenir

3 Petunjuk Penggunaan Sistem Registrasi Online Fasilitas ini berupa situs web yang dapat diakses melalui berbagai jenis peramban web (web browser) yang tersedia baik di ponsel pintar maupun komputer jinjing (laptop). Alamat dari situs web tersebut adalah Sangat disarankan untuk menggunakan versi mutakhir dari setiap jenis peramban web tersebut, agar berbagai fitur yang terdapat pada fasilitas ini dapat dimanfaatkan dengan maksimal. Pada laman muka sistem registrasi online ini terdapat empat tautan di sebelah kanan yaitu: membuka laman Instagram ITB 87 membuka laman Twitter ITB 87 membuka laman Facebook ITB 87 mengirimkan ke ITB 87 Di bagian bawah terdapat tombol untuk menuju ke laman registrasi. Ketuk tombol tersebut untuk memulai registrasi.

4 Laman Registrasi Laman ini merupakan formulir yang terdiri atas isian dan pilihan berganda untuk pengisian data alumni maupun pendaftaran reuni. Laman ini dapat digunakan bagi Anda yang: mendaftar sebagai alumni ITB 87 dan tidak berencana untuk hadir pada acara reuni tanggal 13 Januari 2018, atau mendaftar sebagai alumni ITB 87 dan berencana hadir pada acara reuni tanggal 13 Januari Pilih Nama / NIM Anda Wajib Diisi Ketuk pada kotak bertuliskan Nama atau NIM Lama Anda Mulai ketik nama Anda beberapa huruf, atau NIM Anda Muncul daftar pilihan yang akan menyusut jumlahnya seiring Anda mengetikkan huruf huruf dari nama Anda Ketika nama Anda tampak pada daftar pilihan, ketuk nama Anda Nama berikut dengan jurusan dan NIM Lama Anda akan ditampilkan pada kotak isian Setelah nama terisi, isian selanjutnya di bagian bawah akan merupakan data Anda

5 Isi Nomor Ponsel Anda Wajib Diisi. Ketikkan nomor ponsel Anda yang masih aktif. Silakan isi dimulai dengan angka 08 diikuti dengan nomor-nomor selanjutnya. Isikan hanya dengan angka dan hindari menyisipkan spasi, tanda minus ataupun tanda lainnya yang seringkali ditambahkan untuk mempermudah pembacaan. Nomor ponsel Anda diperlukan untuk pengiriman SMS konfirmasi oleh sistem. Bagi Anda yang berdomisili di luar negeri dan tidak memiliki nomor ponsel dari salah satu operator telekomunikasi di Indonesia, silakan hubungi Koordinator Jurusan Anda. Informasi mengenai koordinator Jurusan Anda terdapat pada bagian bawah laman pendaftaran. Isi Alamat Surel ( ) Anda Wajib Diisi. Ketikkan alamat surat elektronik (surel / ) Anda yang masih aktif dan rutin diperiksa. Alamat surel ini penting untuk pengiriman berita, distribusi dokumen dan lain-lain. Isi Alamat Tempat Tinggal Anda Tidak Wajib Diisi. Ketikkan alamat tempat tinggal Anda saat ini. Harap isi dengan lengkap sampai dengan nomor rumah/ apartemen, area/ distrik, kode pos dan nama negara khusus bagi Anda yang berdomisili di manca negara, untuk mempermudah keperluan surat-menyurat. Alamat tempat tinggal ini dapat diisikan hingga beberapa baris. Anda dapat memperluas area penulisan dengan menarik / menyeret ujung kanan bawah dari kotak isian.

6 Tetapkan Rencana Anda Silakan centang bagian ini apabila Anda berencana untuk hadir pada acara Reuni 30 tahun ITB 87 pada tanggal 13 Januari 2018 di kampus ITB, atau hilangkan tanda centang tersebut apabila Anda berhalangan hadir pada acara tersebut. Pilih Desain e-money Jika Anda berencana untuk menghadiri acara reuni, maka pilihan desain e-money adalah wajib. Ketuk gambar e-money dan pilihan akan ditampilkan. Ketuk salah satu desain yang Anda sukai. Jika Anda berhalangan hadir pada acara reuni, maka pilihan desain e-money bagi Anda adalah tidak wajib. Anda dapat memutuskan untuk tidak memilih desain e- money dengan mengambil pilihan paling atas yang bertuliskan Tidak Memesan Kartu emoney. Isikan Nama pada e-money Tidak Wajib Diisi. Nama pada e- money Anda telah otomatis diisikan oleh sistem berdasarkan nama yang terdapat pada daftar alumni. Namun demikian, karena jumlah huruf pada e-money dibatasi maksimal 16 huruf termasuk spasi, maka Anda perlu memeriksa kembali karena sistem telah memotong nama Anda jika lebih panjang dari 16 huruf. Atur kembali agar nama yang ditampilkan masih sesuai dengan keinginan Anda. Harap diingat bahwa e-

7 money dengan nama yang tercetak di atasnya hanyalah bagi mereka yang tidak terlambat mendaftar. Bagi mereka yang terlambat mendaftar, e-money akan dibagikan tanpa nama. Batas waktu akan diumumkan kemudian. Pilih Desain Kaos Jika Anda berencana untuk menghadiri acara reuni, maka pilihan desain kaos adalah wajib. Ketuk gambar kaos dan pilihan akan ditampilkan. Ketuk salah satu desain yang Anda sukai. Jika Anda berhalangan hadir pada acara reuni, maka pilihan desain kaos bagi Anda adalah tidak wajib. Anda dapat memutuskan untuk tidak memilih desain kaos dengan mengambil pilihan paling atas yang bertuliskan Tidak Memesan Kaos. Jika Anda adalah laki-laki, maka pilihan kaos yang ditampilkan hanya desain untuk laki-laki. Demikian pula sebaliknya bagi para alumni yang perempuan maka yang ditampilkan hanya desain untuk perempuan. Pilih Ukuran Kaos Jika Anda memilih desain kaos, maka wajib memilih ukuran kaos. Sebaliknya jika tidak memilih desain kaos maka pilihan ini menjadi tidak wajib. Pilihan ukuran kaos bervariasi dari yang paling kecil yaitu XS hingga yang

8 terbesar yaitu 5XL. Tiap-tiap pilihan disertai dengan keterangan ukuran mengenai lebar bahu dan panjang kaos. Unggah Foto Semasa Kuliah Tidak Wajib Diisi. Bagi yang tidak pernah bertemu lagi selama puluhan tahun, akan lebih mudah dikenali dengan melihat kembali foto semasa kuliah. Carilah foto Anda semasa kuliah untuk diunggah di sini. Ketuk tombol Browse kemudian pilih foto terbaik Anda untuk ditampilkan. Unggah Foto Terkini Tidak Wajib Diisi. Membandingkan wajah Anda semasa kuliah dengan wajah Anda di saat ini selalu menarik untuk dibahas. Silakan cari dan unggah foto terkini Anda. Ketuk tombol Browse kemudian pilih foto terbaik Anda untuk ditampilkan. Periksa Kesehatan Anda Ternyata di acara reuni disediakan fasilitas pemeriksaan kesehatan gratis! Centang pilihan ini jika Anda tidak ingin melewatkan kesempatan menarik untuk mengetahui kondisi kesehatan Anda. Sebaliknya apabila Anda memilih untuk menghabiskan seluruh waktu reuni Anda bersama teman-teman, hilangkan tanda centang pada pilihan ini. Pilihan ini tersedia hanya bagi Anda yang berencana untuk hadir di reuni 30 tahun ITB 87.

9 Donorkan Darah Anda Ya, Anda bahkan dapat mendonorkan darah Anda di kesempatan reuni kali ini! Silakan centang pilihan ini untuk menyatakan kesediaan Anda mendonorkan darah Anda. Hilangkan tanda centang apabila Anda tidak berencana untuk mendonorkan darah Anda di kesempatan kali ini. Pilihan ini tersedia hanya bagi Anda yang berencana untuk hadir di reuni 30 tahun ITB 87. Informasikan Golongan Darah Anda Tidak Wajib Diisi. Terutama bagi Anda yang berencana mendonorkan darah, diharapkan untuk menginformasikan golongan darah Anda di sini. Isian ini tersedia hanya bagi Anda yang berencana untuk hadir di reuni 30 tahun ITB 87. Informasikan Pekerjaan Anda Saat Ini Tidak Wajib Diisi. Jika Anda berkenan, akan sangat bermanfaat apabila Anda menginformasikan pekerjaan saat ini. Anda bebas untuk mengetikkan nama jenis pekerjaan Anda secara umum ataupun dengan lebih spesifik.

10 Alamat Pekerjaan Anda Saat Ini Tidak Wajib Diisi. Berkenaan dengan pekerjaan Anda, silakan isikan juga alamat di mana Anda beraktifitas sehari-hari dalam bekerja. Nomor WhatsApp Anda Tidak Wajib Diisi. Silakan informasikan nomor WhatsApp Anda sebagai alternatif saluran untuk berkomunikasi interaktif dengan Anda. Nomor Line Anda Tidak Wajib Diisi. Silakan informasikan nomor Line Anda sebagai alternatif saluran untuk berkomunikasi interaktif dengan Anda. Akun Facebook Anda Tidak Wajib Diisi. Silakan informasikan akun Facebook Anda sebagai alternatif saluran media sosial untuk saling bertukar informasi bersama Anda. Akun Instagram Anda Tidak Wajib Diisi. Silakan informasikan akun Instagram Anda sebagai alternatif saluran media sosial untuk saling bertukar informasi bersama Anda.

11 Akun Twitter Anda Tidak Wajib Diisi. Silakan informasikan akun Twitter Anda sebagai alternatif saluran media sosial untuk saling bertukar informasi bersama Anda. Akun Path Anda Tidak Wajib Diisi. Silakan informasikan akun Path Anda sebagai alternatif saluran media sosial untuk saling bertukar informasi bersama Anda. Tambahan Cenderamata Sebagian alumni berkeinginan untuk memesan cenderamata tambahan. Anda dapat memperluas isian untuk membuat pesanan cenderamata tambahan. Silakan ketuk untuk memperluas bagian isian. Untuk saat ini, Anda dapat membuat pesanan sampai dengan lima jenis kaos tambahan. Setiap jenis kaos pesanan terdiri atas pilihan desain, ukuran dan jumlahnya. Pesanan baru Anda akan ditambahkan pada pesanan utama yang telah dipilih pada bagian 8. Bagian Penjelasan Pada bagian bawah dari fasilitas ini terdapat informasi penting yang perlu Anda

12 ketahui terkait dengan fasilitas ini. Informasi tersebut adalah: Donasi pemesanan kaos dan e-money adalah Rp Donasi untuk tambahan pesanan adalah Rp per satuan kaos Silakan hubungi Koordinator Jurusan Anda. Pada bagian ini akan disebutkan juga nama dan nomor telepon dari Koordinator Jurusan (kojur) Anda Desain kaos di atas hanya merupakan ilustrasi. Ada kemungkinan perubahan minor berkaitan dengan masalah produksi Tombol Batal Jika Anda ingin mengulang seluruh pengisian formulir pendaftaran alumni ini, silakan ketuk tombol Batal. Tombol ini berfungsi untuk mengosongkan seluruh elemen isian dalam satu langkah. Tombol Daftar Setelah Anda selesai mengisi formulir pendaftaran, silakan ketuk tombol Daftar untuk menyimpannya. Perlu Anda ketahui bahwa kami akan segera mengirimkan pesan singkat (SMS) ke nomor ponsel yang Anda masukkan dalam formulir tersebut. Pesan singkat tersebut merupakan informasi yang menyatakan bahwa pendaftaran Anda telah berhasil, sekaligus memberi kesempatan kepada Anda untuk menindaklanjuti proses pendaftaran.

13 Informasi Status Pendaftaran Tak lama setelah Anda mengetuk tombol Daftar, laman akan kembali kosong bersama dengan ditampilkannya informasi status pendaftaran Anda. Jika Anda melakukan pemesanan kaos, maka informasi yang ditampilkan adalah: Nama dan nomor ponsel dari Koordinator Jurusan di atas hanyalah ilustrasi. Informasi Koordinator Jurusan akan ditampilkan sesuai dengan jurusan Anda. Bagi Anda yang tidak berencana menghadiri acara reuni dan tidak melakukan pemesanan kaos, informasi yang ditampilkan adalah: Pesan di atas akan muncul selama 30 detik sebelum ditutup secara otomatis. Anda juga dapat langsung menutup pesan tersebut dengan mengetuk tombol Tutup yang terdapat di sebelah kanan bawah dari kotak pesan tersebut Laman Registrasi Anda Berakhir Di Sini

14 Pesan Singkat Konfirmasi Tak lama setelah tombol Daftar diketuk, Anda akan menerima pesan singkat (SMS) pada ponsel dengan nomor yang telah Anda daftarkan sebelumnya. Pengirim pesan singkat ini adalah ITB87. Apabila Anda berencana untuk hadir di acara reuni, maka pesan singkat yang akan Anda terima sebagai berikut: Anda telah terdaftar di Reuni ITB87 tgl 13 Jan Klik tautan untuk konfirmasi kehadiran Anda Tiga huruf yyy di atas hanyalah ilustrasi. Setiap pendaftar akan memperoleh tautan yang berbeda-beda. Tautan tersebut adalah untuk memastikan kehadiran Anda di acara reuni. Lihat penjelasan pada bagian Laman Konfirmasi Reuni di bagian selanjutnya pada petunjuk penggunaan ini. Untuk Anda yang melakukan registrasi alumni namun tidak berencana hadir di acara reuni, Anda akan menerima pesan singkat sebagai berikut: Anda telah melakukan registrasi alumni ITB87. Silakan konfirmasi nomor ponsel Anda dengan klik tautan Dalam hal ini, fungsi tautan di atas adalah untuk memastikan bahwa nomor ponsel yang Anda masukkan di laman registrasi adalah benar dan masih aktif. Mohon agar pesan singkat ini tidak dihapus karena akan dibutuhkan pada saat reuni. Dalam beberapa kasus, dapat terjadi kendala teknis ataupun operasional sehingga Anda tidak menerima pesan singkat di dari ITB87. Apabila dalam waktu 24 jam Anda tidak menerima pesan singkat tersebut, silakan hubungi Koordinator Jurusan Anda.

15 Laman Konfirmasi Reuni Setelah Anda mengetuk tautan yang berada dalam pesan singkat yang dikirimkan oleh ITB87, laman konfirmasi akan ditampilkan. Untuk Anda yang berencana menghadiri acara reuni, akan ditampilkan laman sebagaimana contoh di samping. Anda diminta untuk sekali lagi memastikan kehadiran pada acara reuni 30 tahun ITB 87 tanggal 13 Januari 2018 di kampus ITB Bandung, dengan mengetuk tombol Ya, Saya Akan Hadir yang terdapat pada laman ini. Setelah mengetuk tombol tersebut, Anda akan mendapatkan laman berisi QR Code. Setiap kali tautan yang terdapat pada pesan singkat Anda ketuk, QR Code tersebut akan ditampilkan. Kode tersebut berisi identitas peserta reuni. Di samping ini adalah contoh dari QR Code yang akan ditampilkan. Pada saat memasuki di acara reuni, buka pesan singkat yang dikirim oleh ITB87 dan ketuk tautan di dalamnya. Tunjukkan QR Code yang tampil kepada petugas registrasi.

16 Petugas akan melakukan scan terhadap QR Code yang ada di ponsel Anda untuk memastikan kehadiran Anda di lokasi. Nama Anda akan ditampilkan bersama dengan semua hadirin pada layar lebar yang terpampang di samping lapangan basket ITB. Laman Konfirmasi Registrasi Alumni Bagi Anda yang tidak berencana menghadiri acara reuni namun melakukan pemesanan kaos, ketukan pada tautan yang terdapat di dalam pesan singkat akan menampilkan laman informasi sebagaimana di samping ini. Informasi Koordinator Jurusan Anda ditampilkan untuk mempermudah Anda dalam menindaklanjuti pemesanan kaos. Sementara bagi Anda yang tidak memesan kaos, laman yang ditampilkan adalah sebagaimana di samping ini. Fungsi dari laman ini adalah untuk memberi informasi bahwa nomor ponsel Anda telah benar dan dikonfirmasi.

17 Melihat dan Mengubah Data Registrasi Anda dapat melihat dan/atau mengubah data registrasi Anda yang telah Anda masukkan dengan mengikuti langkah berikut ini. Pilih Nama / NIM Anda Kunjungi situs web Ketuk tombol untuk membuka laman registrasi Ketuk pada kotak bertuliskan Nama atau NIM Lama Anda Mulai ketik nama Anda beberapa huruf, atau NIM Anda Muncul daftar pilihan yang akan menyusut jumlahnya seiring Anda mengetikkan huruf huruf dari nama Anda Ketika nama Anda tampak pada daftar pilihan, ketuk nama Anda Nama berikut dengan jurusan dan NIM Lama Anda akan ditampilkan pada kotak isian Verifikasi Identitas Anda Setelah nama terisi, sistem akan melakukan verifikasi identitas Anda melalui tanggal lahir. Tanggal lahir yang Anda masukkan akan diverifikasi dengan data yang tercatat dalam data alumni. Tanggal lahir yang dimunculkan pertama kali adalah pada posisi 1 Juli Silakan ubah sesuai tanggal lahir Anda. Untuk mengubah tahun, Anda dapat mengetuk panah di sebelah kiri dan kanan dari tahun yang ditampilkan. Pilih bulan kelahiran Anda dengan mengetuk salah satu nama bulan yang

18 ditampilkan. Setelah Anda memilih bulan, maka tampilan akan berubah menjadi kalender satu bulan. Ketuk tanggal kelahiran Anda. Setelah tanggal Anda ketuk, verifikasikan tanggal tersebut dengan mengetuk tombol Verifikasi. Sistem akan memberitahukan apabila tanggal kelahiran Anda masih salah, dan Anda dapat mengoreksinya. Revisi Data Registrasi Setelah tanggal lahir Anda berhasil diverifikasi, maka seluruh data yang telah Anda masukkan akan ditampilkan Anda dapat mengubah data Anda sesuai keperluan. Lihat penjelasan mengenai Laman Registrasi pada bagian awal dari petunjuk penggunaan ini Setelah Anda selesai mengubah data, silakan ketuk tombol Revisi untuk menyimpan perubahan data yang telah Anda lakukan Setelah mengetuk tombol Revisi, maka Anda akan kembali menerima pesan singkat di ponsel Anda sesuai dengan status perubahan yang terakhir. Lihat penjelasan mengenai ini pada bagian Pesan Singkat Konfirmasi. Mohon abaikan pesan singkat Anda yang terdahulu dan gunakan pesan singkat yang terakhir ini sebagai referensi Anda.