Pedoman Umum Pemutakhiran Data Dosen Perguruan Tinggi Swasta

Transkripsi

1 Pedoman Umum Pemutakhiran Data Dosen Perguruan Tinggi Swasta 0

2 PEDOMAN UMUM PEMUTAKHIRAN DATA DOSEN PERGURUAN TINGGI SWASTA DIREKTORAT PENDIDIK DAN TENAGA KEPENDIDIKAN DIREKTORAT JENDERAL PENDIDIKAN TINGGI KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL

3 KATA PENGANTAR Tantangan pengembangan pendidikan tinggi di Indonesia pada masa depan semakin kompleks seiring dengan semakin tingginya tuntutan masyarakat akan pendidikan tinggi yang berkualitas. Demikian halnya permasalahan bangsa yang menuntut peran perguruan tinggi dalam pemecahan masalah juga semakin rumit dan menuntut pendekatan evidence based. Tidak dapat dipungkiri bahwa dosen adalah salah satu faktor penentu kualitas pendidikan tinggi. Melalui kegiatan tridarma, dosen berperan penting dalam transfer ilmu pengetahuan, teknologi, dan seni serta pembawa pesan moral bagi mahasiswa dan masyarakat yang membutuhkannya. Dengan demikian penyediaan dosen dalam jumlah yang optimal dan berkualitas menduduki tempat yang sangat strategis dalam pengembangan pendidikan tinggi di Indonesia. Untuk itu perlu dibangun sistem basis data dosen perguruan tinggi yang valid sebagai acuan perencanaan dan pengembangan dosen. Pada saat ini Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi telah memiliki Pangkalan Data Perguruan Tinggi (PDPT). Salah satu komponen data PDPT adalah data dasar dosen. Dari data yang telah terkumpul saat ini terdapat komponen data yang masih perlu dilengkapi dan dimutakhirkan. Oleh karena itu, pada tahun 2011 Direktorat Pendidik dan Tenaga Kependidikan (Diktendik) menyelenggarakan kegiatan Pemutakhiran Data Dosen. Jakarta, Juni 2011 Direktur Pendidik dan Tenaga Kependidikan Supriadi Rustad NIP

4 DAFTAR ISI KATA PENGANTAR... 1 DAFTAR ISI... 2 I. PENDAHULUAN Latar Belakang Dasar Hukum Tujuan Dan Manfaat Keluaran... 6 II. LINGKUP KEGIATAN PEMUTAKHIRAN DATA DOSEN Rancang Ulang Arsitektur Database Dosen Penyempurnaan Struktur Database Dosen Pemutakhiran Database Dosen Verifikasi dan validasi data dosen tetap Pembangunan Sistem Informasi Dosen III. JADWAL KEGIATAN...14 Tabel 1 Bagan Jadwal Kegiatan Tabel 2 Bagan Jadwal Visitasi Pemutakhiran Data PT Tabel 2 Bagan Jadwal Visitasi Pemutahiran Data PT (lanjutan) Tabel 3 Verifikasi Data Dasar Dosen Tetap Perguruan Tinggi

5 I. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Undang-undang No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional (Sisdiknas) menetapkan bahwa visi pengembangan pendidikan nasional adalah terwujudnya sistem pendidikan nasional sebagai pranata sosial yang kuat dan berwibawa. Visi ini telah terjabarkan penerapan dan pelaksanaannya dalam dokumen Kerangka Pengembangan Pendidikan Tinggi Jangka Panjang (KPPTJP) dengan salah satu sasaran adalah terselenggaranya sistem pendidikan tinggi yang sehat dan mampu memberikan kontribusi pada daya saing bangsa. Dalam KPPTJP tersebut pengembangan sistem pendidikan tinggi dicirikan dengan tiga kata kunci utama yaitu kualitas, akses yang berkeadilan, dan otonomi. Kualitas. Pendidikan tinggi harus mampu memenuhi kebutuhan mahasiswa dalam mengembangkan kapabilitas intelektual untuk menjadi warga negara yang bertanggung jawab dan mampu berkontribusi pada daya saing bangsa. Kegiatan penelitian dan program pascasarjana harus mampu berfungsi sebagai inkubator yang membantu berbagai pengembangan antara lain: (i) sistem ekonomi berbasis ilmu pengetahuan yang adaptif dan berkelanjutan; (ii) pengintegrasian teknologi termaju untuk memaksimalkan akses dan penerapan ilmu pengetahuan yang mutakhir, (iii) sistem pengelolaan yang mampu berkontribusi pada pengembangan masyarakat demokratis, beradab, terbuka, dan memenuhi kriteria akuntabilitas publik, dan (iv) struktur keuangan komprehensif yang ditopang oleh partisipasi pemangku kepentingan (stakeholders) agar mampu melakukan investasi melalui anggaran rutin dan anggaran pengembangan. Akses yang Berkeadilan. Sistem pengelolaan pendidikan tinggi harus mampu: (i) memberikan kesempatan kepada semua warga negara untuk mengikuti proses pembelajaran yang tak berbatas; (ii) mengilhami dan memungkinkan individu mengembangkan dirinya sampai pada peringkat tertinggi sepanjang hidupnya sehingga dapat tumbuh secara intelektual dan emosional, terampil untuk bekerja, mampu berkontribusi kepada masyarakat, dan mampu memenuhi kebutuhan pribadinya. 3

6 Otonomi. Desentralisasi kekuasaan pemerintah pusat dengan memberikan lebih banyak otonomi yang akuntabel pada perguruan tinggi yang didukung dengan peraturan perundang-undangan, struktur keuangan dan proses manajemen yang mampu mendorong pembaharuan, efisiensi, dan keunggulan. Upaya mewujudkan visi pendidikan tinggi dijabarkan secara rinci dalam program pengembangan yang bertujuan untuk: (i) memperluas dan meratakan akses pendidikan tinggi bermutu, berdaya saing internasional, berkesetaraan jender dan relevan dengan kebutuhan bangsa dan negara; (ii) menguatkan tata kelola dan sistem pengendalian manajemen satuan kerja pusat Kementerian Pendidikan Nasional. Upaya memperluas dan meratakan akses ditempuh antara lain melalui: (i) pemerataan dan perluasan akses program studi vokasi, profesi, dan akademik; (ii) penyediaan dosen; (iii) penyediaan dan perluasan akses perguruan tinggi, serta (iv) penelitian dan pengabdian kepada masyarakat yang bermutu, berdaya saing internasional, dan relevan dengan kebutuhan bangsa dan negara. Faktor penting yang harus diperhatikan untuk dapat mewujudkan visi pendidikan tinggi dan melaksanakan program pengembangan yang direncanakan adalah aspek ketenagaan, khususnya tenaga dosen. Dalam Undang-Undang No. 14 Tahun 2005 tentang Guru dan Dosen, dinyatakan bahwa guru dan dosen mempunyai fungsi, peran, dan kedudukan yang sangat strategis dalam pembangunan nasional bidang pendidikan, yaitu dalam memberdayakan warga negara agar bertumbuh kembang menjadi manusia berkualitas yang dibutuhkan untuk memakmurkan dan memajukan bangsa Indonesia. Sebagai dosen, dosen memiliki tugas utama mentransformasikan, mengembangkan, dan menyebarluaskan ilmu pengetahuan, teknologi, dan seni melalui pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat. Oleh karena itu, dosen memainkan peran sentral dan strategis dalam menentukan tinggi-rendahnya kualitas suatu perguruan tinggi. Untuk mendukung penyediaan dosen berkualitas dan berdaya saing internasional diperlukan program-program pengembangan antara lain: (i) peningkatan kualifikasi dosen melalui pendidikan lanjut di dalam negeri; (ii) peningkatan kualifikasi dosen melalui pendidikan lanjut di luar negeri; (iii) peningkatan profesionalisme melalui sertifikasi dosen; dan (iv) rekrutmen dosen yang berkualitas. Sebagai dasar penyusunan rencana 4

7 pengembangan yang tepat diperlukan data yang lengkap dan valid terkait keberadaan dosen di perguruan tinggi. Pada saat ini Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi telah memiliki Pangkalan Data Perguruan Tinggi (PDPT). Salah satu komponen data PDPT adalah data dasar dosen. Dari data yang telah terkumpul saat ini terdapat komponen data yang masih perlu dilengkapi dan dimutakhirkan. Oleh karena itu berdasarkan tugas pokok dan fungsi Diktendik, diselenggarakan kegiatan Pemutakhiran Data Dosen. 1.2 Dasar Hukum Kegiatan pemutakhiran data dasar dosen didasarkan kepada aturan perundangan yang berlaku meliputi: 1. Undang-Undang Republik Indonesia No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional. 2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan. 3. Permen Nomor 42 Tahun 2007 tentang Sertifikasi Dosen : Dosen harus memiliki strata pendidikan minimal satu tingkat lebih tinggi dari para mahasiswa yang diajarnya. 4. UU No. 14 tentang Guru dan Dosen Tahun Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia No 36 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi. 1.3 Tujuan Dan Manfaat Kegiatan pemutakhiran data dosen bertujuan untuk mendapatkan informasi mengenai: 1. identitas dan status kepegawaian dosen; 2. latar belakang pendidikan dan bidang keilmuan dosen; 3. jumlah dosen tetap seluruh PTS; Data dosen dimanfaatkan untuk penyelenggaraan sistem pendidikan tinggi, khususnya perencanaan pengembangan, pengelolaan, monitoring dan evaluasi dosen. 5

8 1.4 Keluaran Keluaran dari kegiatan ini adalah: Basis data dosen PTS yang lengkap dan valid. Perbaharuan sistem informasi dosen berbasis web yang dapat dimanfaatkan oleh pemerintah dan perguruan tinggi dalam pelaksanaan sistem pendidikan tinggi. 6

9 II. LINGKUP KEGIATAN PEMUTAKHIRAN DATA DOSEN Kegiatan pemutakhiran data dosen mencakup kegiatan penyempurnaan sistem database dosen, pemutakhiran database dosen, verifikasi dan validasi data dosen tetap. Hasil akhir dari kegiatan ini menjadi bagian dari pengembangan informasi dosen dalam Pangkalan Data Perguruan Tinggi (PDPT). 2.1 Rancang Ulang Arsitektur Database Dosen Data dosen dalam bentuk sistem manajemen database mulai dikelola secara nasional oleh Ditjen Dikti sejak diberlakukannya pelaporan EPSBED (Evaluasi Program Studi Berbasis Evaluasi Diri) pada awal Arsitektur data terdiri dari master data dosen, master data mahasiswa, master data fasilitas, dan data transaksi proses pembelajaran per semester. Meskipun pelaporan transaksi proses belajar mengajar dilaksanakan setiap semester, fasilitas pemutakhiran master data dosen masih terbatas. Pada tahun 2009, Ditjen Dikti mengembangkan sistem pelaporan dalam sistem EPSBED versi baru yang dapat diakses melalui alamat Pada sistem baru tersebut fasilitas pemutakhiran data dosen disediakan dengan rancangan yang lebih baik. Arsitektur database dosen yang ada saat ini dapat dilihat pada Gambar 1. Dengan arsitektur ini, pemutakhiran database dosen dapat dilakukan secara online setiap saat oleh operator masing-masing perguruan tinggi tanpa harus menunggu waktu pelaporan yang dilakukan setiap semester. Namun demikian, kebutuhan beberapa jenis data dosen untuk mendukung pelaksanaan program dan kegiatan Ditjen Dikti seperti sertifikasi dosen, pendaftaran beasiswa, Program Academic Recharging (PAR), dan kegiatan lain masih belum dapat dipenuhi. Upaya perbaikan terus dilanjutkan menuju terbangunnya pangkalan data perguruan tinggi (PDPT) nasional yang mampu mengantisipasi kebutuhan pengembangan dosen di masa mendatang. Pengembangan tersebut menuntut perbaikan struktur dan entitas pada database perguruan tinggi termasuk di dalamnya data dosen. 7

10 pdpt.dikti.go.id Database PDPT Data Akademik PT Sinkronisasi Database evaluasi Data Dosen PT evaluasi.dikti.go.id Gambar 1 Arsitektur Database Dosen Saat Ini Arah pengembangan arsitektur database dosen perguruan tinggi di Ditjen Dikti mengacu pada prinsip integrasi data sebagaimana digariskan dalam Rencana Strategis Kementerian Pendidikan Nasional Data dosen disimpan di Kemdiknas dalam sebuah database yang terintegrasi pada PDPT, arsitektur ini disajikan pada Gambar 2. Data dosen pada PDPT ini dapat diakses oleh semua unit dengan mekanisme dan cakupan menurut kewenangannya. Data dosen yang dibutuhkan oleh Direktorat Pendidik dan Tenaga Kependidikan (Diktendik) namun tidak tercakup dalam database PDPT dikelola langsung oleh Diktendik. Data dosen ini dapat digunakan oleh Diktendik untuk berbagai perumusan kebijakan terkait perencanaan dan pengembangan dosen, antara lain: program sertifikasi dosen, pendaftaran studi lanjut, penilaian angka kredit untuk lektor kepala dan guru besar, dan program lain terkait perencanaan dan pengadaan dosen. 8

11 pdpt.dikti.go.id Database Warehouse web service Belmawa evaluasi.dikti.go.id Local Database Kelembagaan Diktendik pak.dikti.go.id Local Database serdos.dikti.go.id Local Database Gambar 2 Arsitektur Jaringan Sistem Database Pendidik Dengan berjalannya program-program tersebut, data dosen pada database Diktendik akan dimutakhirkan secara terstruktur. Untuk pemutakhiran database dosen di PDPT dapat dilakukan melalui mekanisme otomasi yang model dan tatacaranya akan disepakati bersama antara pengelola PDPT dan pengelola database dosen di Direktorat Diktendik. Model dan tatacara otomasi updating data dosen di PDPT antara lain dapat dilakukan menggunakan webservice maupun perubahan data pada database secara langsung (akses 9

12 pada read and write). Dengan demikian, Diktendik sebagai unit di Ditjen Dikti yang memiliki tugas dan kewenangan dalam perencanaan dan pengembangan dosen nasional dapat melakukan updating data dasar dosen secara lebih mudah, sehingga validitas data dosen akan semakin meningkat dan akan dapat dipertahankan secara terus menerus. Data dosen yang telah valid tersebut akan dapat digunakan oleh unit-unit lain baik internal Ditjen Dikti maupun pihak lain yang membutuhkan, sehingga integrasi data dosen bisa diwujudkan. 2.2 Penyempurnaan Struktur Database Dosen Penyempurnaan struktur database dosen terdiri atas identifikasi kebutuhan masing-masing pengguna, penyesuaian dan penambahan data field sesuai kebutuhan, integrasi kodifikasi data terkait dengan pengelolaan sistem informasi dosen. 1. Tanggal Awal Menjadi Dosen Diisi dengan tanggal awal yang bersangkutan diangkat menjadi dosen 2. Kode Bidang Ilmu Diisi dengan bidang ilmu yang ditekuni dosen yang bersangkutan pada pendidikan terakhirnya. 2.3 Pemutakhiran Database Dosen Pemutakhiran data dosen dilakukan melalui pengunduhan dan pencetakan data dosen dari laman evaluasi Kolom-kolom yang berlatarbelakang warna abu-abu pada cetakan borang data dosen tersebut kemudian diisi dengan tulisan tangan yang jelas. Hasil pemutakhiran kemudian diserahkan ke Kopertis dan akan dijadikan bahan verifikasi dan validasi dengan tim pemutakhiran data Diktendik. Program pemutakhiran data dosen dibatasi pada data per 31 Mei 2011 yang dimiliki oleh setiap PT. Jumlah PT yang dilibatkan pada program pemutakhiran ini adalah sebanyak 88 PTN dan PTS. 10

13 Data yang diperlukan untuk pemutakhiran adalah sebagai berikut: 1. NIDN Diisi dengan nomor induk dosen nasional yang telah diterbitkan oleh DIKTI. 2. Nama Dosen Diisi dengan nama lengkap dosen yang bersangkutan tanpa gelar dan tidak disingkat. Sebagai contoh : Sule Entis Sutisna, bukan Sule E. Sutisna, S.E. Sutisna, dll. 3. Tempat Lahir Diisi dengan kota kelahiran dosen yang bersangkutan. 4. Tanggal Lahir Diisi dengan tanggal kelahiran dosen yang bersangkutan dengan format yyyymmdd. Misalnya untuk 25 Agustus 1975 ditulis Tanggal Awal Menjadi Dosen Diisi dengan tanggal awal yang bersangkutan diangkat menjadi dosen 6. Kode Bidang Ilmu Diisi dengan bidang ilmu yang ditekuni dosen yang bersangkutan pada pendidikan terakhirnya. 7. NIP (Jika PNS DPK) Diisi dengan nomor induk pegawai dosen yang bersangkutan (untuk PNS). 8. Nomor KTP/NIK Masih dosen tetap yayasan? Diisi ya/tidak, sesuai dengan status dosen saat ini 11. Apakah dosen yang bersangkutan adalah pegawai tetap instansi pemerintah/bumn/bumd/tni/polri/pejabat negara/guru/swasta? Diisi ya apabila dosen yang bersangkutan adalah pegawai tetap instansi pemerintah/bumn/bumd/tni/polri/pejabat negara/guru/swasta 12. Instansi Induk Dosen Diisi apabila pertanyaan no.11 diisi Ya. Pemutakhiran data pada laman Evaluasi ( dilakukan oleh seluruh perguruan tinggi, baik bagi PTS yang sudah menyusun Rencana Pengembangan Dosen (Renbangdos) maupun yang belum. Bagi PTS yang telah mengikuti kegiatan 11

14 verifikasi Renbangdos sebelumnya, tidak diperlukan dokumen pendukung, kecuali apabila terdapat perubahan (pengurangan/penambahan) jumlah dan status dosen. Pemutakhiran data dosen dilakukan dengan prosedur sebagai berikut: 1. Login ke laman evaluasi dengan menggunakan akun Perguruan Tinggi masing-masing. 2. Unduh data Dosen melalui tautan Unduh (Download) PEMUTAKHIRAN 3. Simpanlah (save) borang data dosen yang tampil ke dalam format Excel (pada pojok kiri atas terdapat tautan untuk menyimpan data borang ke dalam format Excel). 4. Cetaklah borang data dosen pada butir 3 tersebut di atas. 5. Isilah kolom-kolom yang berlatarbelakang warna abu-abu pada cetakan borang data dosen tersebut dengan tulisan tangan yang jelas. 6. Apabila ada data yang sudah tidak sesuai dengan kondisi saat ini, harap diperbaharui dengan tulisan tangan yang jelas. 7. Bila isian kolom 11 pada borang (Kolom Apakah Dosen ybs. Adalah pegawai tetap instansi pemerintah/bumn/bumd/tni/polri/pejabat Negara/Guru/Swasta? ) diisi dengan jawaban Tidak, maka lampirkanlah bukti pendukung berupa: foto copy KTP dan foto copy SK pengangkatan dosen ybs. dari yayasan penyelenggara perguruan tinggi. 8. Borang yang telah diisi dengan benar dan disahkan oleh pimpinan perguruan tinggi, beserta dokumen pendukung dijilid rapi. 9. Serahkan Borang dan dokumen pendukung sebagaimana dimaksud pada butir 7 kepada Kopertis selambat-lambatnya tanggal 13 Juli Verifikasi akan dilakukan sesuai dengan jadwal yang akan diberitahukan kemudian. Dokumen pendukung yang dibutuhkan antara lain: fotokopi atau hasil scan KTP dan SK pengangkatan dosen. 12

15 2.4 Verifikasi dan validasi data dosen tetap Verifikasi bertujuan untuk mendapatkan informasi yang lengkap dan valid tentang data dosen. Verifikasi dan validasi dilakukan melalui komunikasi secara langsung (tatap muka) tim pemutakhiran data Diktendik dengan penanggung jawab data dosen masing-masing perguruan tinggi. Form verifikasi data ditampilkan secara rinci pada Lampiran Tabel Pembangunan Sistem Informasi Dosen Sistem Informasi Dosen dibangun berdasarkan data dosen yang ada. Sistem informasi diharapkan dapat memudahkan penentu keputusan dalam merencanakan pengembangan dosen. Sistem informasi yang dibangun meliputi beberapa sub-sistem, yaitu: 1. Sub-sistem Perencanaan dan Pengadaan (Rekrutmen) 2. Sub-sistem Pengembangan Dosen (Beasiswa) 3. Sub-sistem Karir dan Pelatihan (seperti Detasering dan Academic Recharging) 4. Sub-sistem Penilaian Angka Kredit 5. Sub-sistem Sertifikasi Dosen 6. Sub-sistem lain yang akan dikembangkan sesuai kebutuhan di masa mendatang. 13

16 III. JADWAL KEGIATAN Jadwal kegiatan secara tentatif dari kegiatan Pemutakhiran Data Dosen disajikan pada Tabel 1. Tabel tersebut menunjukkan Bagan jadwal kegiatan secara keseluruhan dari bulan Mei sampai November Tabel 2 menunjukkan rencana jadwal visitasi pemutakhiran data dosen. 14

17 Tabel 1 Bagan Jadwal Kegiatan No KEGIATAN JUNI JULI AGUSTUS SEPTEMBER OKTOBER NOVEMBER Review & Finalisasi Panduan, penyiapan dokumen ke kopertis, Persiapan sosialisasi Pengembangan Sistem 5-7 Informasi Diktendik PT 2 Pemberitahuan rencana sosialisasi pemutakhiran data diktendik ke Kopertis, dan dari Kopertis utk PTS 6 3 Review & Finalisasi Panduan, penyiapan dokumen ke Kopertis Koordinasi dengan Biro Kepegawaian mengenai data tenaga kependidikan 12 5 Finalisasi bahan untuk sosialisasi Pertemuan dengan Kopertis (Sosialisasi Awal) Pemberitahuan Kopertis ke PTS 22 8 Pengisian data oleh peserta PTS Persiapan validasi & verifikasi data Validasi dan Verifikasi data dasar di PTS (Waktu 1) Validasi dan Verifikasi data dasar di PTS (Waktu 2) Finalisasi data dasar Identifikasi kebutuhan informasi dari Diktendik dan Kopertis 13 Pengembangan sistem informasi dosen 14 Pelaporan - Presentasi hasil 28 - Penyusunan Draft Laporan - Penyusunan Laporan Final 15

18 Tabel 2 Bagan Jadwal Visitasi Pemutakhiran Data PTS No Kopertis Kota Jumlah Disribusi Tim Inti PTS Kopertis I Aceh Medan Medan Medan Kopertis II Palembang Bengkulu Lampung Kopertis III Jakarta Jakarta Jakarta Jakarta Kopertis IV Bandung Bandung Bandung Bogor Cilegon Cirebon Bekasi Tangerang Kopertis V Jogyakarta Kopertis VI Salatiga Semarang Solo

19 Tabel 2 Bagan Jadwal Visitasi Pemutahiran Data PTS (lanjutan) No Kopertis Kota Jumlah Disribusi Tim Inti PTS Kopertis VII Surabaya Surabaya Sidoarjo Jember Malang Kopertis VIII Denpasar Kupang Mataram Kopertis IX Makasar Makasar Kendari Mamuju Palu Manado Kopertis X Batam Pekanbaru Jambi Padang Kopertis XI Pontianak Banjarmasin Palangkaraya Balikpapan Kopertis XII Ambon Ternate Jayapura

20 Tabel 3 Verifikasi Data Dasar Dosen Tetap Perguruan Tinggi Swasta 18

21 19

22 20