Perencanaan Arsitektur Enterprise Untuk Mendukung Strategi Pengembangan Sistem Informasi (Studi Kasus: PT. ABC)

Transkripsi

1 Perencanaan Arsitektur Enterprise Untuk Mendukung Strategi Pengembangan Sistem Informasi (Studi Kasus: PT. ABC) Paramita Mayadewi Manajemen Informatika,Politeknik Telkom Kawasan Pendidikan Telkom Jl. Telekomunikasi, Bandung Abstract PT. ABC has business scope in mobile telecommunication networks, by running the business in engineering service, the development of mobile telecommunication networks and mobile telecommunication operator market. In running their business, PT. ABC required to work effectively according to their duties and function and also efficient in use of time and human resources. This time, the utilization and management of information technology on PT. ABC is not refer to the use of integrated and comprehensive IS/IT. Because of that problem, PT. ABC need a strategic planning of information system which expected to support the achievement of target and the organization purpose. EAP methodology is used in PT. ABC information system planning. This choice is based on the requirement of PT. ABC against to its information system development plan, so PT. ABC need to has a blue print that can be intended to provide the adequate level of detail in applying the idea to develop the system and make it real. EAP application done by the help of value shop of analytical models and several analytical approached from BSP and other modeling tools. The conclusion from this research is to earn the results of information system architecture planning. Keywords EAP, Information Systems Planning I. PENDAHULUAN PT. ABC memiliki lingkup bisnis dalam bidang jaringan telekomunikasi seluler, dengan menjalankan usaha di bidang jasa rekayasa dan pembangunan jaringan telekomunikasi seluler serta memiliki pasar operator telekomunikasi seluler. Sehubungan dengan tujuan untuk menjadi mitra terpercaya (trusted partner) di bidang penyedia jasa profesional dan solusi total yang fokus pada Infocom System & Technology Integration (ISTI), dalam menjalankan peran tersebut, PT. ABCdituntut untuk bekerja secara efektif sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya, serta efisien dalam hal penggunaan waktu dan sumberdaya manusia. Saat ini, pemanfaatan dan pengelolaan teknologi informasi pada PT. ABC belum mengacu pada suatu rencana pemanfaatan IS/IT yang terpadu dan menyeluruh. Karena hal tersebutlah, maka diperlukan suatu strategi perencanaan sistem informasi yang diharapkan dapat mendukung pencapaian sasaran dan tujuan organisasi. Strategi perancanaan sistem informasi dilakukan dengan membangun usulan portfolio aplikasi serta rencana implememtasi pengembangan sistem informasi. II. TINJAUAN PUSTAKA A. Arsitektur Informasi Arsitektur Informasi adalah sebuah representasi grafis dari perencanaan sumber daya data untuk kebutuhan bisnis. Arsitektur informasi juga merupakan sebuah cetak biru (blueprint), di mana sistem informasi saat ini (current information system) dan yang akan datang (future information system) dikembangkan dan sistem operasional sehari-hari dijalankan [1]. Dapat dikatakan bahwa arsitektur informasi memberikan struktur bagi pemilihan dan pengambilan keputusan terhadap teknologi dan produk yang perlu disediakan dan sekaligus berguna untuk pengelolaan sistem informasi terintegrasi yang responsif terhadap permintaan kebutuhan bisnis. Dengan demikian arsitektur informasi dapat pula dikatakan sebagai sebuah sistem yang memperhatikan data dan dukungabn dari proses bisnis yang telah didefinisikan serta digunakan. Sehingga ketika suatu organisasi akan mendefinisikan kebutuhan terhadap penggunaan keperluan informasi yang akan digunakan untuk menjalankan roda organisasinya, maka terlebih dahulu harus memperhatikan pendefinisian terhadap data, proses bisnis, dan sistem aplikasinya. B. Enterprise Architecure Planning (EAP) EAP merupakan proses untuk mendefinisikan arsitektur untuk penggunaan informasi dalam mendukung bisnis dan rencana untuk mengimplementasikan arsitektur tersebut [2]. Definisi tersebut berisi tiga kata kunci, Kata kunci pertama berarti mendefinisikan. Ini berrarti bahwa EAP dilakukan untuk mendefinisikan sistem arsitektur bukan

2 untuk mendesain sistem. Kata kunci kedua dalam definisi tersebut adalah arsitektur. Kata arsitektur terdiri dari tiga arsitektur berbeda yang didefinisikan, yaitu arsitektur data, arsitektur aplikasi dan arsitektur teknologi. Kata kunci ketiga adalah perencanaan. Arsitektur mendefinisikan apa yang diperlukan dan rencana mendefinisikan kapan hal tersebut akan diimplementasikan. Metodologi EAP terdiri dari tujuh komponen utama. Ketujuh komponen tersebut dikelompokkan dalam 4 layer, seperti yang ditunjukkan pada Gambar 1. utama metodologi BSP adalah bagaimana sistem informasi menjadi terstruktur, terintegrasi dan diimplementasikan dalam jangka waktu yang cukup lama. Tahap pembangunan arsitektur informasi dengan menggunakan metodologi BSP digambarkan pada Gambar 3. Step 1 Define the business objective Step 2 Define the business processes Step 3 Step 4 Define the data classes Define the information architecture Gambar 3. Pendekatan Perencanaan Sistem Informasi [1] Gambar 1. Komponen EAP [2] Komponen dari metodologi EAP, meliputi proses pendefinisian dua baris teratas dari kerangka kerja (framework) Zachman, yaitu ballpark view dan owner s view (Gambar 2). Hasil EAP adalah cetak biru (blueprints) untuk data, aplikasi dan teknologi untuk keseluruhan enterrpise yang akan digunakan pada proses perancangan dan implementasi selanjutnya. D. Analisis Value Shop Analisis Value Shop yang pertama kali dikemukakan oleh Stabell dan Fjeldstad pada tahun 1998 [3], merupakan bentuk pengembangan dari analisis rantai nilai (value chain analysis) yang pertama kali diusulkan oleh Michael Porter pada tahun Analisis Value Shop digunakan untuk mendeskripsikan cara melihat bisnis sebagai rantai aktifitas yang menciptakan nilai dengan mengerahkan sumber daya untuk menciptakan solusi terhadap permasalahan customer, atau peluang pasar. Value Shop memiliki aktivitas utama (primary activities) dan aktivitas pendukung (secondary activities), seperti yang terlihat pada Gambar 4. Gambar 2. Pendekatan EAP dalam Zachman Framework [2] C. Business System Planning (BSP) Business System Planning (BSP) merupakan suatu metodologi atau pendekatan terstruktur. BSP merupakan metodologi untuk menggambarkan sistem informasi dengan arsitektur informasi. BSP menguraikan perencanaanperencanaan strategi, pengendalian dan produk yang dihasilkan menjadi proses-proses bisnis. Dari hasil penurunan ini kemudian dirancang arsitektur informasi. Berdasarkan hal tersebut dapat dikatakan bahwa fokus Gambar 4. Diagram Value Shop [3] Dalam Value Shop, logika relationship antar aktivitas merupakan suatu siklus yang akan berulang dalam memecahkan permasalahan bagi kepuasan customer. Kumpulan aktivitas yang berulang di tangkap melalui rancangan circular dalam kategori aktivitas utama (primary activities), dimana evaluasi postexecution dapat kembali

3 menjadi aktivitas penemuan masalah (problem-finding) dari siklus pemecahan masalah yang baru. E. Portofolio Aplikasi (Applications Portfolio) Portofolio aplikasi merupakan sebuah model perkiraan kebutuhan sistem aplikasi yang didasarkan pada kebutuhan bisnis disertai dengan definisi apa dan bagaimana sistem aplikasi tersebut memberikan kontribusinya terhadap usahausaha pencapaian tujuan bisnis organisasi. Gambar 5, merupakan diagram matriks portofolio aplikasi yang terdiri dari empat kuadran, yaitu: strategic, key operational, support dan high potential [4]. Keempat kuadran perkiraan kebutuhan aplikasi ini, didasarkan kepada kontribusinya terhadap bisnis organisasi. Inisiasi EAP dilakukan dengan menetapkan tujuan, yaitu untuk menghasilkan suatu perencanaan sistem informasi atau arsitektur enterprise bagi PT. ABC. Karena PT. ABC belum memiliki strategi IS yang formal, maka arah pemanfaatan hasil arsitektur informasi, ditetapkan menurut misi IS yang diuraikan oleh Spewak (1992) sebagai berikut [5]: 1. Menyediakan akses yang efektif atas data dalam format yang berguna pada saat dan lokasi yang dibutuhkan 2. Memiliki kemampuan untuk beradaptasi dengan perubahan kebutuhan bisnis (felksibel) serta mudah dan efisien dalam pemeliharaannya 3. Mengelola data sehingga memiliki integritas, konsistensi dan kesesuaian dengan informasi yang diperlukan organisasi 4. Mengintegrasikan data dan aplikasi ke seluruh organisasi, dengan tujuan agar data dan aplikasi tersebut dapat digunakan oleh seluruh pihak yang terkait 5. Memiliki aspek pembiayaan yang efektif yang jelas dan terukur. Gambar 5. Matriks portofolio aplikasi [4] F. Kerangka Pengerjaan Perencanaan Arsitektur Informasi Gambar 6, merupakan tahapan kerangka kerja yang dilakukan dalam proses perencanaan arsitektur informasi. Perumusan Masalah & Tujuan Studi Pustaka Analisis Kondisi Enterprise Saat Ini Perencanaan Arsitektur B. Pemodelan Bisnis Dalam melakukan pemodelan bisnis, dilakukan identifikasi dari entitas-entitas bisnis yang ada dalam tiaptiap area fungsi PT. ABC. Entitas bisnis yang dimaksudkan disini bukanlah suatu unit organisasi, melainkan sekelompok fungsi/aktivitas bisnis yang menghasilkan produk, jasa dan/atau informasi serta menggunakan sumber daya. Identifikasi dan definisi fungsi bisnis PT. ABC yang digambarkan dalam bentuk value shop analysis, dapat dilihat pada gambar 7. Inisiasi Perencanaan Pemodelan Bisnis Analisis Sistem & Teknologi Saat ini Arsitektur Data Arsitektur Aplikasi Arsitektur Teknologi Rencana Migrasi & Implementasi Gambar 6. Kerangka Pengerjaan Perencanaan Arsitektur Informasi Gambar 7. Diagram Value Shop PT. ABC A. Inisiasi EAP III. STUDI KASUS Hasil analisis value shop tersebut kemudian diidentifikasi dan didekomposisi dengan menggunakan Four Stage Life Cycle dari BSP. Untuk fungsi Problem-finding and acquisition, diidentifikasi entitas bisnis penjualan dan pemasaran. Entitas ini menangani aktvitas-aktivitas yang berkaitan dengan usaha-usaha penjulan dan pemasaran produk SBU

4 JTS. Pada entitas tersebut kemudian ditinjau fungsi untuk menetapkan kebutuhan (kolom Requirement), yaitu Perencanaan Pemasaran, kemudian dilanjutkan dengan menetapkan fungsi untuk membangun atau mendapatkan sumber daya yang akan digunakan (kolom Acquisition), yaitu Identifikasi Kebutuhan Konsumen, Penyusunan Strategi Pengembangan Pasar, Penyusunan Proposal Bisnis, dan Pelaksanaan Promosi, lalu fungsi untuk memperoleh, memodifikasi atau mengelola dukungan sumber daya (kolom Stewardship), yaitu Pembuatan Kontrak Proyek. Sebagai kelengkapan siklus, diidentifikasi aktivitas yang mengakhiri tanggung jawab bagi suatu produk/layanan (kolom Retirement), yaitu Pelaporan Perolehan Kontrak Jual dan Analisis Segmentasi Pasar. Pola yang sama juga ditetapkan untuk entitas bisnis lainnya. Berdasarkan hasil identifikasi dekomposisi proses bisnis yang telah dilakukan, terdapat 62 proses bisnis yang dilakukan PT. ABC. C. Sistem dan Teknologi Saat Ini Aktualitas sistem dan teknologi merupakan bagian penting dari analisis kondisi saat ini. Deliverables dari tahap ini adalah Katalog Sumberdaya Informasi (information resource katalog-irc). IRC bukan merupakan kamus data yang mendokumentasikan file, elemen data dan record, dan juga bukan merupakan inventaris peralatan dari semua item yang digunakan dalam pemrosesan. Lingkup dokumen IRC PT. ABC yang dibangun mencakup sistem aplikasi, data dan platform teknologi dari fungsi utama PT. ABC dengan fungsi pendukungnya yaitu logistik dan keuangan. Gambar 8, merupakan preparasi koleksi data PT. ABC. Terdapat beberapa data yang sudah terintegrasi, namun masih banyak data lainnya yang masih bersifat manual dalam bentuk arsip data. dokumentasi atas 5 aplikasi fungsi bisnis yang dijalankan PT. ABC. Dari dokumentasi yang diberikan terdapat 3 aplikasi yang dibangun dengan menggunakan Oracle Tools Developer 2000 V. 6.0 for Windows, sedangkan 1 aplikasi berbasiskan piranti perangkat lunak spreadsheet dan 1 aplikasi lainnya berbasiskan piranti lunak Microsoft Project. Sistem aplikasi yang dikembangkan bertujuan untuk mendukung fungsi bisnis. Untuk menggambarkan pemetaan IRC pada lingkungan organisasi dapat digunakan matriks aplikasi terhadap fungsi bisnis. Berdasarkan hasil pemetaan dukungan aplikasi terhadap fungsi bisnis, diketahui jumlah fungsi detil yang telah didukung oleh aplikasi adalah sebanyak 33 fungsi (terdapat 2 fungsi bisnis yang didukung 2 aplikasi) dari 62 fungsi detil yang ada. Dalam penggunaannya, setiap aplikasi dijalankan di atas suatu landasan teknologi tertentu. Identifikasi, pendefinisian dan dokumentasi terhadap landasan teknologi yang digunakan merupakan bagian penting dari IRC. Pemetaan IRC aplikasi terhadap platform teknologi yang dipetakan merupakan sisi teknologi yang digunakan/mendukung kepada aplikasi saja. Dari matriks aplikasi terhadap platform teknologi, dapat dikatakan bahwa hampir semua aplikasi menggunakan platform teknologi yang sama, sehingga terkesan terdapat beberapa perangkat lunak yang tersedia tidak digunakan secara optimal. IV. PERENCANAAN ARSITEKTUR A. Arsitektur Data Arsitektur data merupakan arsitektur yang pertama kali didefinisikan dari tiga arsitektur yang ada, karena kualitas data merupakan produk dasar bagi fungsi sistem informasi. Setiap proses bisnis harus memiliki entitas data yang dibuat, dikelola ataupun digunakan. Sebaliknya, setiap entitas data harus merujuk pada suatu fungsi bisnis. Berdasarkan hal tersebut maka entitas yang akan didefinisikan adalah entitas bisnis dan berdasarkan entitas bisnis tersebut akan didefinisikan entitas data, sesuai dengan fungsi bisnis yang telah diidentifikasi dengan analisis value shop yang telah dilakukan sebelumnya. Untuk menggambarkan hubungan antar entitas, maka penggambaran konseptual relasinya akan dapat digambarkan dengan menggunakan schema diagram. Hal ini menggambarkan bahwa selain arsitektur enterprise didorong oleh data, pengembangan suatu aplikasi pada dasarnya didorong oleh hubungan ketergantungan antara satu data dengan yang lainnya. Satu entitas data dapat terlibat dalam beberapa area fungsi. Gambar 8. Preparasi Koleksi Data PT. ABC Dalam IRC, setiap aplikasi didokumentasikan dalam suatu kartu yang mendeskripsikan aplikasi yang ada saat ini. Identifikasi dilakukan melalui wawancara serta studi dokumentasi bisnis PT. ABC, yang memberikan

5 peningkatan minimal terhadap sistem lama). Setiap dampak dijelaskan dengan uraian singkat sehingga menghasilkan analisis dampak seperti pada gambar 10. Terdapat 15 aplikasi yang telah diidentifikasi. Setiap aplikasi yang didefinisikan dalam arsitektur aplikasi, memiliki peran bagi organisasi yang kemudian dapat dipetakan dalam analisis portofolio aplikasi yang terdiri dari 4 kuadran, yaitu Strategic, High Potential, Support dan Key Operational. Hasil dari pengelompokan aplikasi-aplikasi yang ada pada arsitektur aplikasi, dapat dilihat dalam gambar 11. Gambar 9. Sebagian Schema Diagram Arsitektur Data B. Arsitektur Aplikasi dan Portofolio Aplikasi Hasil dokumentasi IRC dapat digunakan untuk memetakan aplikasi-aplikasi yang ada saat ini ke dalam rancangan arsitektur data. Aplikasi-aplikasi yang ada saat ini belum sepenuhnya mendukung aktivitas bisnis yang dilakukan PT. ABC, terutama dalam aktivitas utama yang dilakukan, yaitu dalam jasa rekayasa dan pembangunan jaringan telekomunikasi seluler. Dari hasil analisa, hanya aplikasi keuangan yang mendukung fungsi keuangan sepenuhnya dan mengelola berbagai data dan memiliki kesatuan basis data serta terintegrasi. Gambar 11. Portofolio Aplikasi PT. ABC Dalam portofolio aplikasi, apabila aplikasi strategis dikembangkan lebih lanjut, maka aplikasi tersebut dapat menjadi aplikasi operasional kunci (key operational), sedangkan aplikasi berpotensi tinggi (high potential), jika mendapatkan justifikasi lebih lanjut dapat didefinisikan menjadi aplikasi strategis. C. Arsitektur Teknologi Lokasi bisnis PT. ABC terpusat pada satu tempat. Adapun penempatan dan aplikasi yang akan dimanfaatkan sesuai dengan prinsip platform teknologi, yaitu menggunakan konsep client-server. Aplikasi dan data ditempatkan pada satu lokasi dan dapat diakses oleh seluruh pemakai. Konfigurasi platform teknologi secara konseptual meliputi pembangunan konseptual arsitektur jaringan dan konseptual arsitektur sistem bisnis. Penggambaran konseptual jaringan meliputi perangkat penyimpanan dan fasilitas komunikasi (gambar 12). Gambar 10. Dampak Aplikasi Terhadap Aplikasi Saat Ini Dampak usulan aplikasi terhadap aplikasi-aplikasi yang ada saat ini dapat dinyatakan dengan: Partially Replaced (penggantian sebagian dengan melakukan modifikasi terhadap sistem lama), Completely Replaced (penggantian secara keseluruhan), dan Retained (dipertahankan dengan

6 Gambar 12. Arsitektur Jaringan PT. ABC Konseptual arsitektur sistem bisnis merupakan arsitektur teknologi yang digunakan untuk menerapkan dan menata aplikasi serta basis data yang digunakan (gambar 13). DB Penjualan& Pemasaran - Engineering DB Proyek DB Layanan DB Logistik DB Keuangan Gambar 14. Urutan Implementasi Database Mail Utama Application V. KESIMPULAN 1. Aplikasi-aplikasi yang ada pada PT. ABC saat ini adalah aplikasi-aplikasi yang mendukung aktivitas pendukung. Aplikasi yang mendukung aktivitas bisnis utama belum sepenuhnya tersedia. 2. Dalam menentukan urutan aplikasi, prinsip aplikasi yang disarankan dalam EAP, yaitu data driven perlu untuk dipatuhi bahwa aplikasi yang membuat data harus diimplementasi lebih dulu daripada aplikasi yang menggunakan data. Operational Information Update Operational Information Inquiry Operational Report Review Ad Hoc Information Review Gambar 13. Arsitektur Bisnis PT. ABC Business Rule Inquiry Update D. Rencana Implementasi Urutan penerapan aplikasi dan penilaian dampak terhadap aplikasi yang telah ada disajikan dalam gambar 14. DAFTAR PUSTAKA [1] IBM, Business System Planning, Information System Planning Guide, International Business Machines Corporation, [2] Spewak Steven H., Enterprise Architecure Planning: Developing a Blueprint for Data, Application, and Technology, John Wiley & Sons, Inc, [3] Stabell, Charles. B., Fjeldstad, Oystein D., Configuring Value for Competitive Advantage: On Chains, Shops, and Networks, Strategic Management Journal, Vol. 19, (1998) [4] Ward, Jhon and Peppard, Joe, Strategic Planning for Information System, John Wiley & Sons, Inc., 2002 [5] Software Productivity Consortium NFP, Inc., Software Productivity