(3) Keywords: KPPN Tasikmalaya, Architecture Enterprise, Information System, Enterprise Architecture Planning

Transkripsi

1 PERENCANAAN ARSITEKTUR SISTEM INFORMASI MENGGUNAKAN ENTERPRISE ARCHITECTURE PLANNING (Studi Kasus : Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara Tasikmalaya) Tanti Minarti ( ) (1), R. Reza El Akbar (2), Acep Irham Gufroni (3) Jurusan Teknik Informatika, Fakultas Teknik, Universitas Siliwangi Tasikmalaya (1) kyuminar@gmail.com (2) el.akbar@yahoo.com (3) irham_acep@yahoo.com ABSTRACT Planning architecture of information system is a form of planning in implementing and using the architecture of information systems used by an organization to fit the vision, mission, and goals of the organization. Planning is done by utilizing the methodology EAP (Enterprise Architecture Planning). EAP is a method used to establish enterprise architectures that fit the needs of a particular enterprise. How it is used is through the process of defining enterprise architecture in the form of data architecture, application architecture and technology architecture. KPPN Tasikmalaya as an organization engaged in the service sector has some business functions supported by information systems. In order to achieve its mission, the KPPN Tasikmalaya require information systems that provide data and quality information to support the needs and business strategy. At this time the use of information systems in KPPN Tasikmalaya still partial, where each part has its own information system and has not been fully integrated, and often inaccurate data. Requiring planning information system architecture that can support their needs and business strategy. The steps taken in this research is a form of initiation planning, business modeling, systems and technology, data architecture, application architecture, technology architecture, and implementation planning. Keywords: KPPN Tasikmalaya, Architecture Enterprise, Information System, Enterprise Architecture Planning ABSTRAK Perencanaan arsitektur sistem informasi merupakan suatu bentuk perencanaan dalam menerapkan dan menggunakan arsitektur sistem informasi yang digunakan oleh suatu organisasi agar sesuai dengan visi, misi, dan tujuan organisasi. Perencanaan tersebut dilakukan dengan memanfaatkan metodologi EAP (Enterprise Architecture Planning). EAP merupakan suatu cara yang digunakan untuk membentuk arsitektur enterprise yang sesuai dengan kebutuhan enterprise tertentu. Cara yang digunakan adalah melalui proses pendefinisian arsitektur enterprise yang berupa arsitektur data, arsitektur aplikasi dan arsitektur teknologi. Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) Tasikmalaya sebagai organisasi yang bergerak di bidang pelayanan memiliki sejumlah fungsi bisnis yang ditunjang oleh sistem informasi. Dalam rangka pencapaian misinya, maka KPPN Tasikmalaya memerlukan sistem informasi yang menyediakan data dan informasi yang berkualitas untuk mendukung kebutuhan dan strategi bisnis. Pada saat ini penggunaan sistem informasi di KPPN Tasikmalaya masih bersifat parsial, dimana masingmasing bagian mempunyai sistem informasi sendiri dan belum terintegrasi seluruhnya, serta sering terjadi data yang tidak akurat. Sehingga memerlukan perencanaan arsitektur sistem informasi yang dapat mendukung kebutuhan dan strategi bisnisnya. Tahapan tahapan yang dilakukan dalam penelitian ini adalah berupa inisiasi perencanaan, pemodelan bisnis, sistem dan teknologi saat ini, arsitektur data, arsitektur aplikasi, arsitektur teknologi, dan rencana implementasi. Kata Kunci : KPPN Tasikmalaya, Arsitektur Enterprise, Sistem Informasi, Perencanaan Arsitektur Enterprise I PENDAHULUAN KPPN Tasikmalaya membutuhkan sistem informasi yang menyediakan data dan informasi yang berkualitas untuk mendukung kebutuhan dan strategi bisnis. Pada saat ini penggunaan sistem informasi di KPPN Tasikmalaya masih bersifat parsial, dimana masingmasing bagian mempunyai sistem informasi sendiri dan belum terintegrasi seluruhnya, serta sering terjadi data yang tidak akurat. Melihat latar belakang diatas, maka dilakukan penelitian dengan pembahasan Perencanaan Arsitektur Sistem Informasi Menggunakan Enterprise Architecture Planning (Studi Kasus : Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara Tasikmalaya) yang diharapkan dapat menjadi acuan atau pedoman dalam pembuatan sistem informasi yang sesuai dengan kebutuhan dan fungsi bisnis. Adapun batasan masalah dalam penelitian ini adalah: 1. Studi kasus dilakukan di Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara Tasikmalaya. 2. Menggunakan metodologi Enterprise Architecture Planning dalam membuat perencanaan arsitektur sistem informasi yang dibatasi pada arsitektur data, arsitektur aplikasi, 1

2 arsitektur teknologi dengan dengan membuat blueprint kebutuhan data, kebutuhan aplikasi, dan kebutuhan teknologi secara konseptual. 3. Arsitektur sistem informasi yang dihasilkan dibatasi pada tahap perencanaan implementasi. Adapun tujuan yang ingin dicapai adalah: 1. Membuat perencanaan arsitektur sistem informasi yang sesuai dengan pedoman EAP (Enterprise Architecture Planning). 2. Membuat perencanaan arsitektur sistem informasi yang selaras dengan kebutuhan dan strategi bisnis di Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara Tasikmalaya. adalah menyediakan pengetahuan mengenai bisnis enterprise secara konsisten, komprehensif, dan lengkap sehingga dapat digunakan untuk mendefinisikan arsitekturarsitektur dan rencana implementasi. Untuk memberikan kerangka bagi identifikasi dan inventarisasi fungsi bisnis, digunakan Value Chain atau Analisis Rantai Nilai. Untuk melengkapi dan lebih memastikan kelengkapan dekomposisi dalam suatu area fungsi, digunakan analisis siklus hidup sumber daya yang digunakan dalam Business System Planning seperti pada gambar berikut: II LANDASAN TEORI A. Arsitektur Enterprise Arsitektur enterprise adalah kumpulan prinsip, metode, dan model yang bersifat masuk akal yang digunakan untuk mendisain dan merealisasikan sebuah struktur organisasi enterprise, proses bisnis, sistem informasi dan infrastrukturnya (Surendro, 2009). B. Enterprise Architecture Planning (EAP) Menurut Spewak (1992) EAP adalah sebuah proses untuk mendefinisikan arsitektur untuk penggunaan informasi dalam mendukung bisnis serta rencana untuk mengimplementasikan arsitektur tersebut. Menutur Surendro (2009) EAP membangun dua lapisan teratas dari framework Zachman, yaitu perspektif perencana dan perspektif pemilik. Sedangkan aspek yang dibahasnya hanya meliputi data, fungsi, dan jaringan dari arsitektur sistem informasi. Tahapan Pembangunan Arsitektur Sistem Informasi dengan EAP digambarkan sebagai berikut: Gambar 2. Model Siklus Hidup Sumber Daya: Aktivitas dan Jenis Data (Surendro, 2009) Analisis rantai nilai dideskripsikan dengan mengelompokkan area fungsional ke dalam aktivitas utama dan aktivitas pendukung. Gambar 1. Tahapan Pembangunan Arsitektur Sistem Informasi dengan EAP (Surendro, 2009) Metodologi EAP seperti pada gambar diatas terdiri dari tahapantahapan: 1. Inisiasi Perencanaan Tahap ini bertujuan untuk membuat suatu kerangka pengerjaan EAP yang mencakup waktu dan sumber daya yang efisien dan efektif sehingga proyek dapat dimulai secepatnya dalam arah yang tepaat, diselesaikan tepat waktu, dan memiliki anggota tim yang berkualitas. 2. Pemodelan Bisnis Pemodelan bisnis merupakan proses untuk mendefinisikan bisnis. Kegunaan model bisnis Gambar 3. Model Rantai Nilai dengan Analisis Siklus Hidup (Surendro, 2009) 3. Sistem dan Teknologi Saat Ini Sistem dan teknologi saat ini mendefinisikan sistem aplikasi dan platform teknologi yang ada untuk mendukung bisnis saat ini. 4. Arsitektur Data, Arsitektur, dan Arsitektur Teknologi. a. Arsitektur Data mendefinisikan jenisjenis data utama yang diperlukan untuk mendukung kelangsungan bisnis. b. Arsitektur mendefinisikan jenisjenis aplikasi yang dibutuhkan untuk mengelola data dan mendukung fungsi bisnis. 2

3 c. Arsitektur Teknologi mendefinisikan platform teknologi yang dibutuhkan untuk menghasilkan suatu lingkungan agar aplikasi pengelola data dan pendukung fungsi bisnis dapat berjalan. 5. Rencana Implementasi/Migrasi. Tahapan ini mendefinisikan urutan untuk implementasi aplikasi, jadwal untuk implementasi, analisis biaya/manfaat, dan mengusulkan jalur untuk migrasi dari kondisi saat ini ke kondisi yang diinginkan. Untuk melengkapi proses penentuan aplikasi dalam hubungannya dengan fungsi bisnis, dapat digunakan kerangka kerja portofolio aplikasi yang diajukan oleh Ward sebagai berikut: Penerimaan Surat Perintah Membayar dan Arsip Data Komputer, Surat Perintah, Distribusi Surat Perintah,, dan Pengaduan/Keberatan Masyarakat. c. Fungsi Bisnis dan Unit Organisasi Setelah dilakukan identifikasi fungsi bisnis dan unit organisasi, maka diperoleh 43 proses bisnis. 16 proses bisnis yang sudah menggunakan implementasi TI dan 27 proses bisnis yang masih manual. C. Sistem dan Teknologi Saat Ini Gambar 4 Portofolio Sistem Informasi (Surendro, 2009) III METODOLOGI A. Inisiasi Perencanaan 1. Ruang Lingkup KPPN Tasikmalaya membutuhkan sistem informasi terintegrasi yang dapat menjalankan fungsi organisasi. Sistem informasi yang digunakan saat ini masih bersifat parsial, masingmasing bagian seksi mempunyai sistem informasi sendiri serta sering terjadi data yang tidak akurat. Diperlukan perencanaan arsitektur sistem informasi yang diharapkan dapat menjadi acuan atau pedoman dalam pembuatan sistem informasi terintegrasi yang sesuai dan dapat mendukung kebutuhan serta strategi bisnisnya. B. Pemodelan Bisnis 1. Identifikasi Fungsi Bisnis Untuk mengidentifikasi fungsi bisnis ini dilakukan dengan beberapa cara: a. Analisis Rantai Nilai Analisis ini memberikan kerangka untuk identifikasi dan inventarisasi fungsi bisnis, dengan mengelompokkan area fungsional ke dalam aktivitas utama dan aktivitas pendukung. b. Siklus Hidup Sumber Daya dan Produk Analisis siklus hidup sumber daya dan produk digunakan untuk melengkapi dan lebih memastikan kelengkapan dekomposisi dalam suatu area fungsi yang terdiri dari kebutuhan, akuisisi, pengelolaan, dan disposisi. Fungsi bisnis yang diidentifikasi yaitu Gambar 5 Skema Jaringan di KPPN Tasikmalaya Pada gambar diatas, skema jaringan di KPPN Tasikmalaya menggunakan topologi point to multi point wireless. Pada topologi ini beberapa node berkomunikasi dengan satu node pusat akses. Terdapat satu buah pemancar dan terdapat antenna penerima pada seksi, Bank/Giro Pos, dan Verak. Tabel 1 Bisnis di KPPN Tasikmalaya Nama No 1 Antrian Deskripsi antrian adalah aplikasi yang digunakan untuk mengambil nomor antrian sebelum melakukan proses kegiatan di KPPN. 2 adalah aplikasi Surat Perintah membayar yang digunakan untuk mengelola surat perintah membayar dan arsip data komputer dari Satker. ini dikembangkan dengan menggunakan Microsoft Visual Foxpro dan MySql. 3 adalah Surat Perintah yang digunakan untuk menerima data yang telah diproses dan untuk memproses. ini dikembangkan dengan menggunakan Microsoft Visual Foxpro dan MySql. D. Arsitektur Data data adalah individu yang mewakili sesuatu yang nyata dan dapat dibedakan dari sesuatu yang lain. data didefinisikan berdasarkan entitas bisnis pada analisis rantai 3

4 nilai. Diperoleh 37 kandidat entitas data dari entitasentitas bisnis yang ada di KPPN Tasikmalaya. E. Arsitektur Dari daftar kandidat aplikasi diperoleh 19 buah kandidat aplikasi yang mengacu pada kondisi fungsi bisnis pada analisis rantai nilai. IV HASIL DAN PEMBAHASAN A. Analisis Rantai Nilai Analisis rantai nilai untuk fungsi bisnis di KPPN Tasikmalaya adalah sebagai berikut: 5. Disposisi 6. Kepala Seksi Terkait 7. Pelaksana Umum 8. Jawaban Atas Pengaduan/Keberatan 9. Nota Dinas Berdasarkan tabel 2, maka diperoleh hasil 37 entitas. yang dilakukan pengembangan baru sejumlah 21 entitas (57%), entitas yang dilakukan diperbaharui sejumlah 11 entitas (30%), dan entitas yang diintegrasi sejumlah 5 entitas (13%). Sesuai dengan analisis gap data maka dapat ditetapkan rancangan arsitektur data untuk kebutuhan sistem informasi yang dimodelkan dengan ERD. Pemodelan ERD adalah sebagai berikut: Gambar 5 Analisis Rantai Nilai B. Analisis Gap Data Tabel 2 Analisis Gap Data Bisnis Penerimaan dan ADK Surat Perintah Distribusi Surat Perintah dan Peraturan Pengaduan/Ke beratan Masyarakat Data 1. Nomor Antrian 2. Satker 3. KIPS 4. +ADK 5. Tanda Terima 6. Bukti Setor 7. Front Office Data Setoran 3. Pengembalian 4. Kartu Pengawasan Kredit 5. Kartu Pengawasan Pagu 6. Daftar Penguji 7. Surat Penegasan 8. Middle Office 1. Daftar Penguji 2. Surat Penegasan 3. Tanda Terima 4. Daftar 5. Penerimaan 6. Penerimaan KIPS 7. Penerimaan 8. Back Office 1. Panitia 2. Jadwal 3. Materi 4. Kartu Peserta 5. Peserta 1. Petugas Penerima 2. Pengaduan/Keberatan 3. Matrik Tindak Lanut 4. Kepala Kantor Dampak Gambar 6 ERD C. Analisis Gap Tabel 3 Analisis Gap Grup Grup 1.1 Penerimaan Surat Perintah Membayar dan Arsip Data Komputer Kandidat Antrian Scanning KIPS Pencetakan Tanda Terima Pemrosesan ADK Legacy Antrian Dampak 4

5 Grup 2.2 Surat Perintah Grup 3.3 Distribusi Surat Perintah Grup 4.4 dan Peraturan Grup 5.5 Pengaduan/K eberatan Masyarakat Data Setoran Pencetakan Kartu Pengawasan Kredit Kartu Pengawasan Pagu Pagu Pencetakan Daftar Penguji Pencetakan Surat Penegasan Pencetakan Tanda penyerahan Pencetakan Daftar Daftar Peserta Pembuatan Kartu Pengaduan/Keberat an Pencetakan Matrik Tindak Lanjut Pencetakan Nota Dinas Berdasarkan tabel 3 maka diperoleh hasil 19 entitas. yang dilakukan pengembangan baru sejumlah 6 entitas (32%), entitas yang dilakukan diperbaharui sejumlah 8 entitas (42%), dan entitas yang diintegrasi sejumlah 5 entitas (26%). Penggambaran aliran data dalam sistem informasi tersebut menggunakan DFD. Berikut adalah gambaran dari DFD: D. Arsitektur Teknologi 1. Konseptual Jaringan Enterprise Gambar 8 Konseptual Arsitektur Jaringan Konseptual arsitektur jaringan enterprise yang diusulkan adalah sepeti gambar diatas. Menggunakan topologi point to point wireless. Pada topologi ini terdapat dua sisi sambungan berupa antenna, sisi satu sebagai penyedia akses dan sisi lainnya sebagai link penerima akses internet. Dengan topologi ini maka dapat memperbaiki kualitas distribusi data dan layanan internet sehingga membuat kinerja lebih efktif dan cepat. 2. Konseptual Arsitektur Sistem Bisnis Gambar 7 DFD Gambar 9 Konseptual Arsitektur Sistem Bisnis Berdasarkan gambar diatas maka diusulkan untuk membuat 4 buah database yaitu database, database, database, dan database Pengaduan/Keberatan Masyarakat. Selain itu diusulkan untuk menggunakan 4 buah server, yaitu database server, web server, file server, dan application server. Sesuai dengan gambar diatas, database terhubung dengan server yang kemudian digunakan untuk aplikasi. 5

6 3. Analisis Gap Teknologi Berikut adalah analisis gap teknologi di KPPN Tasikmalaya: 1. Jaringan yang digunakan di KPPN Tasikmalaya saat ini masih terdapat beberapa masalah, diantaranya adalah kecepatan akses yang tidak stabil dikarenakan pengunaan secara bersama akses internet dengan satu buah pemancar dan banyak node penerima. Topologi yang digunakannya adalah topologi point to multi point wireless. Maka dari itu agar koneksi menjadi stabil dan membuat kinerja menjadi lebih efektif dan cepat, sebaiknya digunakan topologi point to point wireless. Karena topologi ini dapat membawa data yang besar antara dua titik yang saling terhubung. 2. Jaringan internet saat ini telah tersedia namun masih belum digunakan secara optimal karena dalam pertukaran data masih menggunakan intranet. Dengan demikian, diperlukan penggunaan hotspot yang lebih baik di beberapa area. 3. Perlu adanya penambahan server sebagai penyedia layanan jaringan dengan penyedia data dan aplikasi agar distribusi data dan file lebih optimal. Karena saat ini pendistribusian file belum optimal dikarenakan jumlah server yang kurang memadai. E. Rencana Implementasi 1. Analisis Portofolio Tabel 4 Analisis Portofolio STRATEGIS Pemrosesan ADK Data Setoran 5. Pagu 6. Pencetakan Daftar Penguji 7. Pencetakan Daftar 8. Pencetakan Matrik Tindak Lanjut 9. Pencetakan Nota Dinas OPERASIONAL KUNCI 1. Pencetakan Tanda Terima 2. Pencetakan Tanda Terima 3. Pencetakan Kartu Pengawasan Kredit 4. Kartu Pengawasan Pagu 5. Pencetakan Surat Penegasan 6. Pencetakan Tanda Penyerahan 7. Daftar Peserta 8. Pembuatan Kartu 9. Pengaduan/Keberatan Masyarakat BERPOTENSI TINGGI 1. berbasis mobile PENDUKUNG 1. Antrian 2. Scanning KIPS V KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan Kesimpulan yang dapat diambil dari keseluruhan pembahasan adalah sebagai berikut: 1. Sesuai dengan analisis yang telah didefinisikan, maka kondisi sistem yang ada di KPPN Tasikmalaya masih memiliki beberapa kekurangan dimana masingmasing bagian seksi mempunyai sistem informasi sendiri dan belum terintegrasi seluruhnya, serta sering terjadi data yang tidak akurat. 2. Telah dilakukan pemodelan arsitektur enterprise untuk mendukung pembangunan sistem informasi di KPPN Tasikmalaya berupa inisiasi perencanaan, pemodelan bisnis, sistem dan teknologi saat ini, arsitektur data, arsitektur aplikasi, arsitektur teknologi, dan rencana implementasi. 3. Sesuai dengan hasil analisis rantai nilai, maka dapat diperoleh lima fungsi bisnis yang terdapat di KPPN Tasikmalaya yaitu Penerimaan Surat Perintah Membayar () dan Arsip Data Komputer (ADK), Surat Perintah (), Distribusi Surat Perintah (), dan Peraturan, dan Pengaduan/Keberatan Masyarakat. 4. Pada pembangunan arsitektur data diperoleh hasil 37 entitas. yang dilakukan pengembangan baru sejumlah 21 entitas (57%), entitas yang dilakukan diperbaharui sejumlah 11 entitas (30%), dan entitas yang diintegrasi sejumlah 5 entitas (13%). 5. Pada pembangunan arsitektur aplikasi diperoleh hasil 19 entitas. yang dilakukan pengembangan baru sejumlah 6 entitas (32%), entitas yang dilakukan diperbaharui sejumlah 8 entitas (42%), dan entitas yang diintegrasi sejumlah 5 entitas (26%). 6. Pembangunan arsitektur teknologi mengusulkan sebuah jaringan enterprise dan sistem bisnis secara konseptual yang memungkinkan terjadinya sharing data dan kolaborasi fungsifungsi bisnis di KPPN Tasikmalaya. 7. Diperoleh arsitektur informasi berupa dokumentasi pemodelan dengan DFD dari sistem informasi di KPPN Tasikmalaya. 8. Pada rencana implementasi diperoleh portofolio aplikasi yang didalamnya terdapat pengelompokan aplikasi ke dalam aplikasi strategis, operasional kunci, berpotensi tinggi, dan pendukung. B. Saran Saran yang dapat diberikan dari hasil penelitian ini diantaranya adalah: 1. Penelitian ini dapat digunakan untuk perencanaan sistem lanjut dengan menurunkan semua desain konseptual yang dihasilkan untuk membangun sistem informasi yang lebih baik. 6

7 2. Agar arsitektur enterprise dapat mendukung strategi kebijakan dalam perencanaan pengembangan sistem, sebaiknya hasil dokumentasi EAP yang telah dibuat dapat dipahami dan diterima oleh pihak KPPN Tasikmalaya. 3. Pembangunan sistem informasi dapat dilakukan lebih lanjut dengan menurunkan arsitektur data, arsitektur aplikasi, arsitektur teknologi yang telah dibangun secara konseptual menjadi rancangan sistem informasi secara terperinci. DAFTAR PUSTAKA Aktas, A Ziya Structurred Analysis and Design of Information System. NJ : PrentinceHall. Departemen Keuangan Republik Indonesia, Direktorat Jenderal Perbendaharaan Mekanisme Pelaksanaan Pembayaran Atas Beban Anggaran Pendapatan Dan Belanja Negara. Jakarta. Departemen Keuangan Republik Indonesia, Direktorat Jenderal Perbendaharaan Pedoman Rekonsiliasi dan Penyusunan Laporan Keuangan Kuasa Bendahara Umum Negara. Jakarta. Fatansyah Basis Data : Buku Teks Ilmu Komputer. Bandung : Informatika Hadianto, H. R Pemodelan Arsitektur Enterprise Untuk Intergrasi Fungsi Akademik Dan Keuangan Menggunakan Enterprise Architecture Planning (Studi Kasus : Universitas Siliwangi Tasikmalaya). Skripsi, tidak diterbitkan. Tasikmalaya : Fakultas Teknik Universitas Siliwangi Tasikmalaya. IEEE Std : IEEE Recommended Practice for Architectural Description of Software Intensive SystemsDescription. Jogiyanto, HM Analisis dan Disain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Bisnis. Yogyakarta : Andi. Jurusan Teknik Informatika Panduan Kerja Praktek dan Tugas Akhir. Tasikmalaya: Fakultas Teknik Universitas Siliwangi. Spewak, Steven H., Steven C. Hill Enterprise Architecture Planning: Developing a Blueprint for Data, Aplication, and Technology. John Wiley & Sons, Inc,. Surendro, K Pemanfaatan Enterprise Architecture Planning Untuk Perencanaan Strategis Sistem Informasi. Jurnal Teknik Informatika. Surendro, K Rencana Induk Sistem Informasi. Bandung: Informatika. 7