ENTERPRISE ARSITEKTUR SMK MENGGUNAKAN PENDEKATAN ENTERPRISE ARCHITECTURE PLANNING (EAP) DALAM KERANGKA KERJA ZACHMAN

Transkripsi

1 Seminar asional Telekomunikasi dan Informatika (SELISIK 206) Bandung, 28 Mei 206 ETERPRISE ARSITEKTUR SMK MEGGUAKA PEDEKATA ETERPRISE ARCHITECTURE PLAIG (EAP) DALAM KERAGKA KERJA ZACHMA Fakultas Teknik, Program Studi Sistem Informasi Universitas Widyatama Bandung Abstrak EAP (Enterprise Architecture Planing) merupakan metoda yang digunakan untuk membangun arsitektur informasi mendefinisikan bisnis dan arsitektur yang akan digambarkan seperti cetak biru atau model. Arsitektur dalam EAP adalah arsitektur data, aplikasi dan teknologi yang dibutuhkan untuk mendukung bisnis organisasi. Pengembangan EAP ini menggunakan dasar dari empat level yaitu dari tinjauan planner dan owner. Komponen EAP level satu yaitu Inisialisasi perencanaan, level dua yaitu Pemodelan Bisnis (Dengan tahapan pengembangan berdasarkan struktur organisasi, identifikasi fungsi dan area bisnis, menentukan posisi organisasi menggunakan boston matrix dan pengelompokan aktifitas utama juga pendukung menggunakan value chain), level tiga yaitu Arsitektur data, Arsitektur Aplikasi dan Arsitektur Teknologi, dan level empat yaitu rencana implementasi dengan penggambaran roadmap atau cetak biru. Penelitian ini menghasilkan suatu rencana implementasi selama 5 tahun kedepan dengan memperhatikan sistem atau aplikasi apa saja yang akan dibangun guna memberikan informasi secara kondusif dimana pembagian dan pertukaran data antar bagian dalam organisasi dapat terarah, efektif dan efisien. Diharapkan dengan dibangunnya pengembangan arsitektur enterprise ini dapat meningkatkan keuntungan organisasi dengan pesaing-pesaingnya dengan berinvestasi keuangan secara besar akan meningkatnya daya serap penerimaan siswa baru. Kata kunci : Enterprising Architecture, Enterprising Architecture Planning, roadmap Abstract Enterprising Architecture Planning (EAP) is a method which is used to build informative architecture define business and architecture in which it will be described as a blueprnt or a model. Architecture in EAP consists of architecture, application, and technology data which are needed for supporting business organization This EAP development uses four main basic levels, that are, from planner and owner observation. EAP componet in level one, that is, initial planning, in level two, that is, business modeling (Development level based on organization structure, identificational function, business area will determine organization position using Boston Matrix and the main grouping activities will also support the value chain). In level three, that is, data architecture, application architecture, and technology architecture, and in level four, that is, impementation planning with roadmap and blueprint. This research will produce an implementation planning for the next five years condusively in which the division and the data exchange within the division organization can be directed effectively and efficiently. It is hoped that this Enterprise Achitecture development can increase the organization beneficially among their competitors by investing their financial largely. The result, it will also increase ew students absorbtive power. Keyword: Enterprising Architecture, Enterprising Architecture Planning, roadmap 236 Seminar asional Telekomunikasi dan Informatika 206

2 Seminar asional Telekomunikasi dan Informatika (SELISIK 206) Bandung, 28 Mei 206. Latar belakang I. PEDAHULUA Di zaman modern ini, sistem informasi berkembang sangat pesat terutama pada teknologi informasi yang berdampak pada strategi dan kebijakan dalam suatu organisasi. Dampak dari hal tersebut adalah telah banyaknya organisasi yang menerapkan teknologi dan informasi untuk membantu aktifitas bisnis sehari-hari tetapi hanya memperhatikan kebutuhan sesaat tanpa memperhatikan sistem informasi yang sesuai dengan visi dan misi organisasi. Kondisi tersebut membuat sistem informasi belum memberikan akses yang luas dan mencapai keselarasan misi dan tujuan organisasi dalam memenuhi kebutuhan. Salah satu cara untuk mengatasi kendala yang dihadapi organisasi atau perusahaan dalam mengembangkan sistem informasi yang sesuai dengan kebutuhan visi dan misi organisasi adalah dengan menerapkan pengembangan Enterprise Architecture (EA). EA merupakan representasi deskriptif (model) yang relevan untuk menggambarkan sebuah enterprise dan apa saja yang harus dihasilkan guna memenuhi kebutuhan manajemen atau organisasi. Begitu pula dengan SMK XYZ Kota Bandung, merupakan salah satu organisasi yang bergerak di bidang jasa pendidikan. SMK Profita Bandung memiliki komitmen yang jelas dalam mendukung pengembangan organisasi, tetapi dalam mengembangkan organisasi tidak cukup hanya memiliki komitmen saja, hal tersebut perlu dukungan di berbagai aspek baik segi pemasaran, pelayanan akademik dan bentuk pelayanan yang lainnya. Pada kenyataannya terdapat beberapa kendala dalam operasional di SMK XYZ Kota Bandung, diantaranya terdapat sistem legacy, sistem legacy merupakan keadaan yang menggambarkan pengimplementasian sistem informasi dengan menggunakan tools (perangkat lunak dan database) yang berbeda. Dengan kata lain, satu bagian dengan bagian yang lain datanya belum terintegrasi dengan baik. Hal tersebut bisa berdampak pihak manajemen SMK XYZ Kota Bandung kesulitan dalam memperoleh informasi secara umum yang menyangkut lintas antar bagian, sehingga memperhambat dalam proses pengambilan keputusan. Berdasarkan uraian di atas, SMK XYZ Kota Bandung sebaiknya memiliki rencana yang optimal dalam membantu pihak manajemen untuk pengambilan keputusan dengan penerapan Enterprise Architecture (EA)..2 Identifikasi Masalah Berdasarkan latar belakang masalah tersebut dapat mengidentifikasi masalah sebagai berikut. a. Masing-masing divisi atau bagian di SMK XYZ menggunakan perangkat lunak dan database yang berbeda, sehingga menyebabkan pembentukan pulau-pulau data atau legacy system. b. Akibat terbentuknya legacy system, maka SMK XYZ kesulitan dalam memperoleh informasi secara umum yang menyangkut lintas antar bagian..3 Rumusan Masalah Atas dasar identifikasi tersebut dapat di rumuskan permasalahan sebagai berikut. a. Bagaimana mengembangkan Enterprise Architecture (EA) di SMK XYZ Bandung? b. Bagaimana menguraikan model Enterprise Architecture Planning (EAP) dalam mengembangkan Enterprise Architecture (EA) di SMK XYZ Bandung? II. KAJIA LITERATUR 2. Tinjauan Teoritis Arsitektur Pengertian arsitektur disini tidak hanya terbatas pada pengertian umum yang berhubungan konstruksi fisik, tetapi juga pada konteks bisnis dan arsitektur untuk rekayasa perangkat lunak, berikut beberapa pengertian yang berhubungan arsitektur:. Arsitektur (Architecture) merupakan komponenkomponen sebuah sistem yang terdiri dari jaringan, perangkat keras dan lunak yang distrukturkan. (Electronic Industry Assocation, 2008) 2. Rancangan keseluruhan jenis konstruksi baik fisik maupun konteks, nyata atau maya. (ICH Architecture Resource Center, 2008) 237 Seminar asional Telekomunikasi dan Informatika 206

3 Seminar asional Telekomunikasi dan Informatika (SELISIK 206) Bandung, 28 Mei 206 Dari pengertian di atas dapat diambil suatu kesimpulan bahwa arsitektur pada dasarnya menggambarkan bentuk konstruksi sistem yang diwujudkan dalam sebuah model (cetak biru) yang dilihat dari beberapa sudut pandang.judul bab ini dapat disesuaikan dengan kebutuhan, misalnya dapat berupa Tinjauan Pustaka, atau Landasan Teori, atau dapat juga berupa Penelitian Terkait. Bab ini memuat landasan teori atau ulasan singkat teori yang dibutuhkan untuk menunjang pelaksanaan penelitian, baik berupa kajian literature maupun kajian atas penelitian yang sebelumnya. Sitasi / rujukan yang digunakan adalah format APA Fifth Edition seperti contoh (Fruhling & Lee, 2005). 2.2 Enterprise Berikut beberapa pengertian tentang enterprise : Organisasi yang mendukung lingkungan bisnis dan misi yang telah ditetapkan. Berfungsinya keseluruhan komponen organisasi yang beroperasi di bawah control dari organisasi. Enterprise bukan hanya organisasi yang berorientasi pada laba/keuntungan (profit oriented) tetapi juga organisasi nirlaba seperti institusi pendidikan. Enterprise dapat berupa organisasi secara utuh atau bagian dari organisasi tersebut. (Electronic Industry Assocation, 2008). 2.3 Enterprise Architecture Definisi dari Enterprise Architecture antara lain: Representasi deskriptif (model) yang relevan untuk menggambarkan sebuah enterprise dan apa saja yang hams dihasilkan guna memenuhi kebutuhan manajemen atau organisasi (Electronic Industry Assocation, 2008). Cetak biru pemetaan hubungan antar komponen dan semua orang yang bekerja di dalam perusahaan secara konsisten untuk meningkatkan kerja sama/kolaborasi, serta koordinasi diantaranya (Ward, John and Peppard, Joe, 2002). Mekanisme untuk memastikan sumber daya teknologi informasi suatu organisasi dapat sejalan dengan strategi dari organisasi tersebut (Riverton Corp., 2008). 2.4 Zachman Framework Zachman Framework atau ZF merupakan skema untuk melakukan klasifikasi pengorganisasian artifak enterprise (Jurnal Pemamfaatan Enterprise Architeture Planning Untuk Perencanaan Strategis Sistem Informasi, Krisdanto Surendro, 2007). ZF terdiri dari 6 kolom dan 6 baris. Tiap kolom merepresentasikan fokus, abstraksi, atau topik arsitektur enterprise, yaitu: data, fungsi, jaringan, manusia, waktu, dan motivasi. Tiap baris merepresentasikan perspektif berikut :. Perspektif Perencana: menetapkan konteks, latar belakang, & tujuan. 2. Perspektif Pemilik: menetapkan model konseptual dari enterprise. 3. Perspektif Perancang: menetapkan model sistem informasi sekaligus menjembatani hal yang diinginkan pemilik & hal yang dapat direalisasikan secara teknis dan fisik. 4. Perspektif Pembangun: menetapkan rancangan teknis & fisik yang digunakan dalam mengawasi implementasi teknis dan fisik. 5. Perspektif Subkontraktor: menetapkan peran dan rujukan bagi pihak yang bertanggung jawab untuk melakukan pembangunan sistem informasi. 6. Perspektif Fungsional: merepresentasikan perspektif pengguna dan wujud nyata hasil implementasi. 2.5 Enterprise Architecture Planning (EAP) EAP merupakan metoda yang digunakan untuk membangun arsitektur informasi. Menurut Steven H Spewak, EAP merupakan pendefinisian bisnis dan arsitektur, bukan perancangan bisnis dan arsitekturnya. Arsitektur dalam EAP adalah arsitektur data, aplikasi dan teknologi yang dibutuhkan untuk mendukung bisnis organisasi. Steven H Spewak menyatakan bahwa arsitektur disini dimaksudkan layaknya cetak biru, penggambaran, atau model. Komponen dari EAP menurut Spewak menggunakan dasar dari dua layer dari John Zachman's framework yaitu dari tinjauan planner dan 238 Seminar asional Telekomunikasi dan Informatika 206

4 Seminar asional Telekomunikasi dan Informatika (SELISIK 206) Bandung, 28 Mei 206 owner. Komponen EAP dapat digambarkan sebagai berikut : 3.3 Matrik Pertumbuhan Pasar. Berdasarkan uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa Product Fortfolio (Boston) Matrix, posisi SMK Profita Bandung untuk daerah bandung dan kabupaten bandung saat ini berada pada kuadran WILDCAT Gambar Komponen Enterprise Architecture Planning(EAP) III. PERACAGA DA IMPLEMETASI ARCHITECTURE ETERPRISE Uraian pada setiap tahapannya adalah sebagai berikut. 3. Tahap Inisiasi Perencanaan (Planning Initiation) Pada tahap inisiasi perencanaan ada empat tahap yang harus dilewati, antara lain :. Pendefinisian Ruang Lingkup Dan Sasaran Pengerjaan EAP. 2. Pendefinisian visi dari perusahaan 3. Pemilihan Pendekatan Metodologi Perencanaan 4. Penggunaan sumber daya komputer Gambar 2 Matrik Pertumbuhan-Pangsa Pasar (Matrix Boston) Sumber : Ward, John and Peppard, Joe, Area Fungsi Bisnis. Proses aliran data dalam perancangan multimedia pembelajaran berbantuan komputer dapat di lihat pada gambar 3 di bawah ini : S U P P O R T Activities 3.2 Tahap Pemodelan Bisnis Tahap dalam pengembangan model bisnis adalah:. Gambaran struktur organisasi 2. Identifikasi Fungsi Bisnis dan Area Bisnis (market shared) 3. Bagan Hirarki Fungsi Bisnis SMK Profita Bandung 4. Alur Proses Sistem Informasi.Dari inisiasi. Primary Activities Gambar 3 Value Chain SMK XYZ Bandung 239 Seminar asional Telekomunikasi dan Informatika 206

5 Seminar asional Telekomunikasi dan Informatika (SELISIK 206) Bandung, 28 Mei Arsitektur Sistem dan Teknologi yang sedang digunakan (Existing Systems Architecture and Technology) Pada tahap ini, diuraikan beberapa tahapan dan usaha untuk memperoleh gambaran kondisi organisasi dalam [emanfaatan sistem informasi dan eknologi yang sedang berjalan. Beberapa usaha yang dilakukan adalah sebagai berikut :. Preparasi Koleksi Data 2. Koleksi Data IRC ( Information Resourch Catalog) 3. Temuan dan Observasi 4. Dukungan Aplikasi Terhadap Fungsi Bisnis 5. Hubungan Aplikasi Terhadap Fungsi Bisnis Program Studi Mengajar Guru Mengelola Ujian Mengambil Mengikuti Seminar KP Siswa Memiliki Jadual Pelajaran Mengikuti Membayar Biaya Sekolah Gambar 6 E-R Diagram Proses Belajar Mengajar 3.6 Perencanaan Arsitektur Perencanaan arsitektur merupakan tahapan untuk membuat arsitektur data, aplikasi dan teknologi berdasarkan tahapan sebelumnya, yang terdiri dari : 3.6. Arsitektur Data Arsitektur data bertujuan mendefinisikan data yang akan dipakai untuk mengembangkan dan membangun arsitektur aplikasi. Berdasarkan langkah yang ada di EAP, arsitektur data mendefinisikan 2 (dua) hal, yakni: Kandidat Entitas Data Entitas Set, Atribut dan Relasinya KAS Mengajukan APBO Mengajukan Aset Gambar 7 E-R Diagram Manajemen Keuangan dan Akuntansi Penempatan Seleksi Rektuitment Mengikuti Calon Pegawai Menyeleksi Guru APBO Marketing dan Promosi Mengiklankan Calon Siswa Staff TU Gambar 4 E-R Diagram Marketing dan Promosi Calon Siswa Mendaftar PSB Penyeleksian Siswa Gambar 5 E-R Diagram Penerimaan Siswa Baru Gambar 7 E-R Diagram Bagian SDM dan Umum Arsitektur Aplikasi Tahapan yang dilakukan untuk membuat arsitektur aplikasi yang dibutuhkan oleh organisasi, antara lain :. Kandidat aplikasi 2. Relasi aplikasi dengan fungsi bisnis 3. Relasi aplikasi dengan organisasi 240 Seminar asional Telekomunikasi dan Informatika 206

6 Seminar asional Telekomunikasi dan Informatika (SELISIK 206) Bandung, 28 Mei Arsitektur Teknologi dan Hubungan Aplikasi dan Teknologi yang dapat di Integrasikan. Setelah melakukan identifikasi arsitektur aplikasi, langkah selanjutnya yaitu mengusulkan pengembangan arsitektur teknologi yang dimiliki guna meningkatkan kinerja system. IV. KESIMPULA DA SARA Dalam mengatasi legacy system dan berdasarkan tahapan yang telah dilakukan, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut:. SMK XYZ Bandung memerlukan usulan Aplikasi Strategic dan High Potential untuk kepentingan analisis dalam merumuskan arah kebijakan jangka menengah dan panjang. 2. Hasil yang diperoleh bahwa aplikasi yang ada sampai saat ini mencapai 22 (dua puluh dua) aplikasi yang sangat mendukung fungsi bisnis organisasi. 3. Roadmap rencana implementasi yang dihasilkan dapat dijadikan acuan dalam pembangunan aplikasi yang mendukung fungsi bisnis organisasi. Roadmap rencana implementasi yang disarankan oleh EAP yaitu berdasarkan data driven, yakni aplikasi yang menghasilkan data harus dibangun terlebih dahulu dilanjutkan dengan aplikasi yang menggunakan data. Gambar 8 Arsitektur Teknologi SMA XYZ Bandung 3.7 Tahap Rencana Implementasi Rencana implementasi merupakan bagian penting dalam EAP, karena penerapan rencana aplikasi yang akan dibangun dapat diaplikasikan sesuai dengan waktu, biaya dan sesuai dengan kebutuhan. -2 Bulan -2 Bulan -6 Bulan -8 Bulan. Perpustakaan Online 2. Penyusunan Anggaran PSB 3. Analisis Markering dan Promosi 4. Pendaftaran Calon Siswa Baru on line 5. Analisis PSB 6. Sistem Informasi Akademik Mobile 7. E-Learning. Penyusunan Kalender Akademik 2. Analisis PBM 3. Manajemen Kurikulum 4. Manajemen SDM 5. Pengawasan dan Evaluasi Kinerja SDM. Pembuatan Ijazah 2. Manajemen ATK 3. Pelaporan ATK 4. Manajemen APBO 5. Manajemen Aktiva. Pelaporan Anggaran 2. Analisis Keuangan 3. Analisis Anggaran 4. Manajemen Aset Organisasi 5. Pengembangan Skill dan Pengetahuan REFERESI Alter, Steven Information System (The Foundation of E-Business), Prentice Hall. Fatansyah Basis Data. Bandung: Informatika. IBM Team.200.Smarter business planining and transformation Attain Maximum Value from your Enterprise Architecture. Dalam jurnal: Enterprise Architecture.IBM Corp diakses melalui /raw407usen/raw407use.pdf pada tanggal 28 Oktober 203. IEEE, Electronic Industry Association, Advancing Technology for Humanity. 3 Oktober 203. Spewak, Steven H Enterprise Architecture Planning (Developing a Blueprint for Data, Application and Technology), Jhon Wiley & Sons,Inc. Stephen A. White, Introduction to BPM, IBM Corporation, 3 Oktober Seminar asional Telekomunikasi dan Informatika 206