Analisis ValueShop Sebagai Pemodelan Bisnis Awal Dalam Perencanaan Arsitektur Enterprise (EAP)

Transkripsi

1 Analisis ValueShop Sebagai Pemodelan Bisnis Awal Dalam Perencanaan Arsitektur Enterprise (EAP) Paramita Mayadewi Program Studi Manajemen Informatika, Politeknik Telkom Abstrak Metodologi EAP (enterprise architecture planning) merupakan proses mendefinisikan arsitektur untuk penggunaan informasi dalam mendukung bisnis dan rencana mengimplementasikan arsitektur tersebut. Terdapat beberapa komponen utama dalam metodologi EAP untuk mendefinisikan arsitektur informasi tersebut. Salah satunya adalah Pemodelan Bisnis. Dalam melakukan pemodelan bisnis awal dalam EAP, dapat digunakan analisis ValueShop. Untuk perusahaan-perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa yang berdasarkan pada pemahaman terhadap permasalahan konsumen dan memecahkan permasalahan tersebut untuk memuaskan konsumen dapat digunakan analisis ValueShop sebagai pengganti analisis Value Chain yang umumnya digunakan dalam pemodelan bisnis. Analisis ValueShop digunakan untuk mendeskripsikan cara melihat bisnis sebagai rantai aktifitas yang menciptakan nilai dengan mengerahkan sumber daya untuk menciptakan solusi terhadap permasalahan pelanggan, atau peluang pasar. Analisis ValueShop dapat dengan jelas menggambarkan hubungan atau relationships yang terjadi antara organisasi dengan konsumen. Penelitian ini mencoba menerapkan analisis ValueShop yang digunakan sebagai pemodelan bisnis dalam PT. XYZ pada langkah awal pembangunan arsitektur informasi mereka. Dari penelitian yang dilakukan, penggunaan analisis ValueShop ini dapat diterapkan dalam pemodelan bisnis awal pada PT. XYZ yang bergerak di bidang jasa. Kata kunci: analisis ValueShop, pemodelan bisnis, EAP, arsitektur informasi Abstract EAP (enterprise architecture planning) methodology is the process of defining architecture for the use of information in business support and plans for architecture implementation. There are several major components in the EAP methodology for defining the information architecture. One of it is business modelling. In conducting the initial business modelling, can be used ValueShop analysis. For services organizations that based on understanding of consumer issues and solve problems to satisfy the consumer can be used ValueShop analysis as a substitute for Value Chain analysis that is commonly used in the business modeling. ValueShop Analysis is used to describe how to view business as a chain of activities that create value by deploying resources to create solutions for the customer problems, or market opportunities. ValueShop analysis can describe the relationships that occur between organizations and consumers. This study tries to apply the analysis ValueShop that is used for business modeling in the PT.XYZ at the initial step of development of their information architecture. From the study, the use of analysis ValueShop can be applied in the initial business modeling at PT. XYZ that is engaged in the services area. Keywords: ValueShop analysis, business modelling, EAP, information architecture 6. Pendahuluan Pada dasarnya, organisasi dalam sektor industri, perdagangan dan pemerintah cenderung untuk tergantung pada sistem informasi mereka. Dapat dikatakan, peran informasi sebagai salah satu sumber daya strategis suatu organisasi menjadi sangat penting dalam pencapaian visi dan misi organisasi. Salah satu kunci sukses untuk menghasilkan informasi berkualitas dan sesuai dengan kebutuhan seluruh tingkatan manajemen dibutuhkan pengelolaan sumber daya informasi yang tepat. Sebagai konsekuensinya, organisasi dituntut untuk dapat terus meningkatkan arah penerapan teknologi yang tidak hanya mengarah kepada aktivitas bisnis saja tetapi juga untuk mendukung bisnis organisasi agar dapat memenuhi tujuannya. Pada pandangan konvensional, strategi bisnis menggerakkan strategi sistem informasi (IS), yang mana pada gilirannya menggerakkan strategi teknologi informasi (IT), hal tersebut tidaklah cukup untuk mengembangkan peran IS/IT. Perspektif seperti itu secara efektif memastikan bahwa investasi IS/IT akan selalu tertinggal di belakang strategi bisnis, yang mana dapat mengakibatkan teknologi informasi yang diterapkan tidak dapat mendukung sasaran dan tujuan organisasi. Mereka semua cenderung untuk memperhatikan perencanaan 226 ISSN:

2 sebagai langkah terpisah yang tidak memiliki hubungan secara langsung kepada pengembangan sistem informasi. Untuk menyelaraskan tujuan organisasi saat ini dan di masa yang akan datang, termasuk kendala-kendala yang akan dihadapi, karena itu diperlukan suatu strategi perencanaan sistem informasi, agar strategi IS/IT yang akan diterapkan dalam organisasi sesuai dengan bisnis organisasi. Salah satu langkah awal dalam menetapkan strategi perencanaan sistem informasi adalah dengan terlebih dahulu memahami proses bisnis organisasi. Pemahaman proses bisnis organisasi dapat dilakukan dengan pemodelan bisnis. Tujuan dari pemodelan bisnis adalah untuk menyediakan suatu dasar pengetahuan yang lengkap, luas dan konsisten yang dapat digunakan dalam mendefinisikan arsitektur dan rencana implementasi. Pemodelan bisnis dalam EAP, dapat dilakukan dengan mendefinisikan area fungsi utama dengan menggunakan konsep rantai value added (rantai nilai) dari Michael Porter. Gagasan rantai nilai dari Porter merupakan suatu rantai yang terdiri dari satu rangkaian aktivitas yang menciptakan dan membangun suatu nilai yang dapat menghasilkan margin nilai tambah bagi organisasi [4]. Pemodelan bisnis dengan menggunakan konsep rantai nilai dari Michael Porter umumnya diterapkan dalam perusahaan-perusahaan yang bergerak di bidang manufaktur. Penerapan rantai nilai Porter agak sulit diterapkan pada perusahaan-perusahaan yang bergerak di bidang jasa murni dimana pemodelan bisnis dideskripsikan dengan tujuan untuk menciptakan nilai dengan mengerahkan sumber daya untuk menciptakan solusi terhadap permasalahan pelanggan, atau peluang pasar. Bagi perusahaan-perusahaan yang bergerak di bidang jasa murni seperti PT. XYZ dapat digunakan konsep analisis ValueShop yang dikemukakan oleh Stabell dan Fjeldstad pada tahun Penelitian ini mencoba memberikan gambaran umum penerapan penggunaan analisis ValueShop dalam melakukan pemodelan bisnis awal untuk menetapkan strategi perencanaan sistem informasi. PT. XYZ merupakan organisasi yang menjalankan usaha di bidang jasa rekayasa dan pembangunan jaringan telekomunikasi seluler. Konsumen utama perusahaan ini adalah para operator telekomunikasi seluler. Dalam menjalankan usahanya, PT. XYZ menjalin kerjasama dengan berbagai vendor dan pihak-pihak lain dalam mendukung pencapaian tujuan bisnisnya. Dalam tataran implementasi solusi, kegiatan yang ditangani meliputi kegiatan-kegiatan survey, planning and design, construction and operation. 7. Kajian Pustaka 7.2 Enterprise Architecture Planning (EAP) EAP merupakan suatu metodologi yang dikemukakan oleh Steven H. Spewak yang mendefinisikan EAP sebagai suatu proses dalam mendefinisikan arsitektur untuk penggunaan informasi dalam mendukung bisnis dan rencana untuk mengimplementasikan arsitektur tersebut [2]. Metodologi EAP terdiri dari komponenkomponen utama berikut: 1. Inisiasi Perencanaan 2. Pemodelan Bisnis 3. Teknologi dan Sistem saat ini 4. Arsitektur Data 5. Arsitektur Aplikasi 6. Arsitektur Teknologi 7. Rencana Migrasi/Implementasi Ketujuh komponen tersebut dikelompokkan dalam 4 layer, seperti yang ditunjukkan pada gambar 1 sebagai berikut: Pemodelan Proses Bisnis Gambar 1. Komponen EAP [2] Berdasarkan penggambaran komponen EAP diatas, dapat dilihat bahwa pemodelan proses bisnis terdapat pada layer 2. Spewak mengisyaratkan bahwa ketika ingin membuat serta mendefinisikan arsitektur perusahaan, maka selalu harus dimulai dari layer pertama sampai dengan layer keempat sebagai layer terakhir. 7.3 Pemodelan Bisnis Inisiasi Perencanaan Layer 1 Rencana Implementasi Sistem dan Teknologi Saat ini Arsitektur Data Arsitektur Aplikasi Arsitektur Teknologi Layer 2 Layer 3 Layer 4 Pemodelan bisnis adalah proses mendefinisikan bisnis. Tujuan dari pemodelan bisnis adalah untuk menyediakan suatu dasar pengetahuan yang lengkap, luas dan konsisten yang dapat digunakan dalam mendefinisikan arsitektur dan rencana implementasi. Dalam EAP, pemodelan bisnis dilakukan dalam dua tahap [2]: 1. Pemodelan bisnis awal 2. Survei enterprise Pada pemodelan bisnis awal, dilakukan proses identifikasi fungsi-fungsi bisnis, pendeskripsian fungsi, dan identifikasi unit organisasi yang melaksanakan setiap fungsi tersebut serta melakukan survei untuk mendapatkan informasi lengkap mengenai bisnis sebagai acuan pemodelan bisnis. Fungsi bisnis adalah sekumpulan aksi yang dilaksanakan dalam melangsungkan bisnis. Fungsi dapat didefinisikan sejalan dengan sub fungsinya. ISSN:

3 Survei enterprise dilakukan untuk mendapatkan informasi lebih detail mengenai bisnis untuk melengkapi model bisnis. 7.4 Analisis ValueShop Analisis ValueShop yang pertama kali dikemukakan oleh Stabell dan Fjeldstad pada tahun 1998, merupakan bentuk pengembangan dari analisis rantai nilai (value chain analysis) yang pertama kali diusulkan oleh Michael Porter pada tahun Berbeda dengan analisis Value Chain yang digunakan untuk mendeskripsikan cara melihat bisnis sebagai rantai aktivitas yang mentransformasikan input menjadi output sehingga memiliki nilai bagi pelanggan, maka analisis ValueShop digunakan untuk mendeskripsikan cara melihat bisnis sebagai rantai aktifitas yang menciptakan nilai dengan mengerahkan sumber daya untuk menciptakan solusi terhadap permasalahan pelanggan, atau peluang pasar [3]. ValueShop memiliki aktivitas utama (primary activities) dan aktivitas pendukung (secondary activities), seperti yang terlihat pada gambar 2. Infrastructure Human Resource Management Technology Development Procurement Problem Finding & Acquisition Control/Evaluation Problem Solving Execution Gambar 2. Diagram ValueShop [3] Choice Pada diagram ValueShop di atas, logika relationship antar aktivitas merupakan suatu siklus yang akan berulang dalam memecahkan permasalahan bagi kepuasan pelanggan. Kumpulan aktivitas yang berulang di tangkap melalui rancangan circular dalam kategori aktivitas utama (primary activities), dimana evaluasi post-execution dapat kembali menjadi aktivitas penemuan masalah (problem-finding) dari siklus pemecahan masalah yang baru. Terdapat 5 kategori umum dalam aktivitas utama (primary activities) ValueShop, yaitu [3]: 1. Problem-finding and acquisition (pencarian dan penemuan masalah) 2. Problem-solving (pemecahan masalah) 3. Choice (pilihan) 4. Execution (pelaksanaan) 5. Control and Evaluation (Evaluasi dan Kendali) Aktivitas pendukung dalam ValueShop terdiri dari area-area fungsi yang mengelola sumber daya bagi enterprise dan berfungsi hampir di setiap tahap pertambahan nilai atau area fungsi aktivitas utama, yaitu [3]: 1. Infrastructure, merupakan aktivitas biaya dan asset yang berhubungan dengan manajemen umum, accounting, dan keuangan, keamanan dan keselamatan sistem informasi, dan fungsi lainnya 2. Human Resources Management, terdiri dari aktivitas yang terlibat seperti penerimaan, dengar pendapat, pelatihan, pengembangan, dan kompensasi untuk semua tipe personil, dan mengembangkan tingkat keahlian pekerja. 3. Technology Development, aktivitas yang terkait dengan biaya yang berhubungan dengan produk R&D, perbaikan proses, perancangan peralatan, pengembangan perangkat lunak komputer, sistem telekomunikasi, kapabilitas basis data baru, dan pengembangan dukungan sistem berbantuan computer. 4. Procurement, terkait dengan fungsi pembelian input yang digunakan dalam rantai nilai (value chain) organisasi. 2.4 Four Stage Life Cycle-Business System Planning (BSP) Business Systems Planning (BSP) merupakan suatu metodologi atau pendekatan terstruktur. BSP menguraikan perencanaan-perencanaan strategi, pengendalian dan produk yang dihasilkan menjadi proses-proses bisnis. Fokus utama metodologi BSP adalah bagaimana sistem informasi menjadi terstruktur, terintegrasi dan diimplementasikan dalam jangka waktu yang cukup lama. Pendefinisian proses bisnis dalam BSP didefinisikan sebagai suatu kelompok aktivitas dan keputusan yang terkait secara logika yang dibutuhkan untuk mengatur sumber daya bisnis. Untuk mengidentifikasi dan mengelompokkan proses-proses secara logika, dilakukan pendekatan dengan menggunakan empat tahap siklus hidup (four stage life cycle), yaitu [1]: 1. Requirement aktivitas yang menentukan berapa banyak produk atau sumber daya yang diperlukan, perencanaan untuk mendapatkan sumber daya tersebut, pengukuran dan pengendalian terhadap penyimpangan perencanaan. 2. Acquisition bentuk aktivitas-aktivitas untuk mengembangkan sebuah produk/pelayanan atau untuk mendapatkan sumber daya yang akan digunakan dalam pengembangan. 3. Stewardship aktivitas untuk membentuk, menyempurnakan, memodifikasi atau memelihara sumber daya pendukung dan untuk menyimpan atau menjajaki produk/pelayanan. 4. Retirement keputusan-keputusan dan aktivitasaktivitas yang mengakhiri tanggung jawab dari 228 ISSN:

4 sebuah organisasi untuk suatu produk/pelayanan atau isyarat penggunaan suatu sumber daya. 8. Implementasi Analisis ValueShop 8.2 Pemodelan Bisnis Awal PT. XYZ Proses bisnis yang dilakukan PT. XYZ, dipicu dengan adanya identifikasi kebutuhan konsumen, dalam hal ini para operator seluler terhadap rencana pengembangan jaringan telekomunikasi seluler yang akan dilakukan. Berdasarkan proses bisnis yang dilakukan, pemodelan bisnis PT. XYZ dilakukan dengan mengidentifikasi entitas-entitas bisnis yang ada dalam tiap area fungsi PT. XYZ. Entitas bisnis yang dimaksudkan disini bukanlah suatu unit organisasi, melainkan sekelompok fungsi/aktivitas bisnis yang menghasilkan produk, jasa dan/atau informasi serta menggunakan sumber daya. Penggambaran fungsi/aktivitas bisnis PT. XYZ dilakukan dengan menggunakan analisis ValueShop. Analisis ValueShop tepat untuk menggambarkan bisnis organisasi yang bergerak dalam bidang jasa yang berdasarkan pada pemahaman terhadap permasalahan konsumen. Analisis ValueShop dapat menggambarkan hubungan atau relationship yang terjadi antara organisasi dengan konsumen, dimana hal tersebut merupakan salah satu proses kunci dalam keberhasilan proses bisnis yang dilakukan PT. XYZ. Identifikasi serta definisi fungsi bisnis PT. XYZ, yang digambarkan dalam bentuk analisis ValueShop dapat dilihat dalam gambar 3. Adm. & Keuangan Logistik Problemfinding Penjualan & Pemasaran Control/Evaluation Pelayanan Pelanggan Problemsolving Engineering Execution Pelaksanaan & Pengendalian Proyek Gambar 3. Diagram ValueShop PT. XYZ Choice Pemilihan Solusi Permasalahan Definisi fungsi bisnis utama (primary activities) yang dituangkan dalam bentuk ValueShop dapat dituliskan sebagai berikut: 1. Problem-finding and acquisition. Aktivitas ini terkait dengan identifikasi permasalahan konsumen dalam PT. XYZ. Aktivitas yang mewakili hal tersebut adalah aktivitas dari penjualan dan pemasaran, yaitu aktivitas bisnis utama yang berkaitan dengan memasarkan produk dengan memperhatikan kebijakan perusahaan, informasi pasar, identifikasi kebutuhan konsumen, dan pengembangan solusi kebutuhan konsumen. 2. Problem Solving. Aktivitas ini berkaitan dengan penyelesaian permasalahan yang diajukan. Aktivitas yang terkait dengan hal tersebut adalah aktivitas engineering, yaitu aktivitas bisnis utama yang berkaitan dengan penyusunan konfigurasi teknik, penentuan spesifikasi teknik dengan berbagai alternatif untuk memenuhi permintaan konsumen. 3. Choice. Aktivitas ini dilakukan bersama dengan pelanggan, dimana hasil dari aktivitas engineering diklarifikasikan dan dilakukan negosiasi dengan pihak pelanggan dalam upaya mencari penyelesaian terbaik. 4. Execution. Merupakan aktivitas dalam pelaksanaan dan pengendalian proyek yaitu aktivitas bisnis utama yang berkaitan dengan merencanakan, mengorganisasikan dan mengendalikan proyek-proyek. 5. Control/Evaluation. Merupakan aktivitas dari pelayanan pelanggan, yaitu aktivitas bisnis utama yang berkaitan dengan perawatan masa garansi dan penanganan keluhan pelanggan. Aktivitas pendukung PT. XYZ adalah sebagai berikut: 1. Logistik aktivitas pendukung yang dilakukan dalam melaksanakan pembelian barang yang dibutuhkan khususnya dalam pelaksanaan proyek. 2. Adm. & Keuangan aktivitas pendukung yang dilakukan berkaitan dengan usaha untuk memberikan dukungan manajemen keuangan bagi perencanaan pengalokasian anggaran dalam pelaksanaan aktivitas bisnis yang dilakukan. Sampai dalam tahap ini, pemodelan bisnis awal dengan menggunakan analisis ValueShop telah selesai. Langkah selanjutnya dari EAP adalah survey enterprise untuk mendapatkan informasi lebih detil mengenai bisnis untuk melengkapi model bisnis awal hasil dari analisis ValueShop. Dalam penelitian ini survey enterprise menggunakan Four Stage Life Cycle dari BSP (Business System Planning). 8.3 Survei Enterprise PT. XYZ Tabel 1 dan tabel 2 dalam lampiran merupakan identifikasi siklus dan dekomposisi fungsi bisnis PT.XYZ yang dihasilkan dari analisis ValueShop yang dipetakan dengan menggunakan Four Stage Life Cycle dari BSP. Untuk fungsi Problem-finding and acquisition, diidentifikasi entitas bisnis penjualan dan pemasaran. Entitas ini menangani aktivitas-aktivitas yang berkaitan dengan usaha-usaha penjualan dan ISSN:

5 pemasaran produk PT. XYZ. Pada entitas tersebut kemudian ditinjau fungsi untuk menetapkan kebutuhan (kolom Requirement), yaitu Perencanaan Pemasaran, kemudian dilanjutkan dengan menetapkan fungsi untuk membangun atau mendapatkan sumber daya yang akan digunakan (kolom Acquisition), yaitu Identifikasi Kebutuhan Konsumen, Penyusunan Strategi Pengembangan Pasar, Penyusunan Proposal Bisnis, dan Pelaksanaan Promosi, lalu fungsi untuk memperoleh, memodifikasi atau mengelola dukungan sumber daya (kolom Stewardship), yaitu Pembuatan Kontrak Proyek. Sebagai kelengkapan siklus, diindentifikasi aktivitas yang mengakhiri tanggung jawab bagi suatu produk/layanan (kolom Retirement), yaitu Pelaporan Perolehan Kontrak Jual dan Analisis Segmentasi Pasar. Pola yang sama juga ditetapkan untuk entitas bisnis lainnya. Hasil dari dekomposisi fungsi bisnis ini dapat dijadikan sebagai panduan dalam menetapkan Arsitektur Data. 4. Kesimpulan dan Saran a. Analisis ValueShop dapat digunakan sebagai alat bantu dalam memodelkan bisnis awal pada perusahaan atau organisasi yang bergerak di bidang jasa. b. Analisis ValueShop mampu secara jelas menggambarkan hubungan atau relationships yang terjadi antara organisasi dengan konsumen. c. Perlu dilakukan kajian lebih lanjut mengenai analisis ValueShop agar penerapannya secara luas dapat digunakan. Daftar Pustaka [1] IBM, Business System Planning, Information System Planning Guide, International Business Machines Corporation, [2] Spewak, Steven H., Enterprise Architecture Planning: Developing a Blueprint for Data, Application, and Technology, John Wiley & Sons., Inc.,1992. [3] Stabell, Charles B., Fjelstad, Oystein D., Configuring Value For Competitive Advantage: On Chains, Shops, and Networks, Strategic Management Journal, Vol. 19, (1998). [4] Porter, Michael, (1985), Competitive Advantage: Creating and Sustaining Superior Performance for Analyzing Industries and Competitor, The Free Press. 230 ISSN:

6

7