PAPARAN LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (e-procurement) KEMENTERIAN PERHUBUNGAN TAHUN 2015

Transkripsi

1 KEMENTERIAN PAPARAN LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (e-procurement) KEMENTERIAN TAHUN 2015

2 DASAR HUKUM KEMENTERIAN UU No. 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik; Perpres No. 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang /Jasa Pemerintah; Perpres No. 4 Tahun 2015 tentang Perubahan Keempat atas Perpres 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang /Jasa Pemerintah; Peraturan Menteri Perhubungan Nomor PM 12 Tahun 2014 Tentang Perubahan atas Peraturan Menteri Perhubungan Nomor PM 58 Tahun 2011 Tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik di lingkungan Kementerian Perhubungan; Peraturan Menteri Perhubungan Nomor PM 59 Tahun 2011 Tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah di Lingkungan Kementerian Perhubungan; Keputusan Menteri Perhubungan Nomor KP.412 Tahun 2015 Tentang Perubahan Keputusan Menteri Perhubungan Nomor KP 328 Tahun 2015 tentang Keanggotaan Layanan LPSE di Kementerian Perhubungan.; Peraturan Kepala LKPP Nomor 1 Tahun 2015 Tentang E-Tendering; Perka LKPP No. 13 Tahun 2012, tentang Pengumuman RUP.

3 PM. 12 TAHUN 2014 KEMENTERIAN Pasal 3 (2) LPSE tidak melaksanakan dan tidak bertanggung jawab terhadap pembuatan paket pengadaan barang/jasa, penentuan metode dan persyaratan pengadaan, penyusunan jadwal pengadaan dan perubahannya, isi dokumen pengadaan beserta addendumnya, isi pengumuman, isian data kualifikasi dari penyedia barang/jasa, berita acara pemberian penjelasan, isi dokumen penawaran, hasil evaluasi, berita acara hasil pelelangan/seleksi/pemilihan langsung, penetapan pemenang dan pengumuman, serta isi sanggahan dan jawaban.

4 PROSES PELAKSANAAN LPSE KEMENTERIAN Panitia/Unit Layanan Pengadaan (ULP) Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) Penyedia Barang/ Jasa

5 PERSIAPAN PELELANGAN KEMENTERIAN PA/KPA PPK Pokja ULP Penyedia LPSE Menyusun Rencana Umum Pengadaan dan mengumum kannya melalui Aplikasi SiRUP Menyerahka n rencana pelaksanaa n pengadaan barang/jasa terdiri dari spesifikasi teknis, HPS, rancangan umum kontrak Menerima dan menyimpan surat/dokum en rencana pelaksanaa n pengadaan yang disampaika n oleh PPK Melaksanak an lelang Melakukan pendaftaran pada SPSE Melaksanak an verifikasi pada LPSE Menerbitkan kode akses pengguna Menyimpan dokumen pendukung proses registasi dan verifikasi pengguna

6 MEKANISME PEMBUATAN USER ID PASSWORD DI PORTAL, LPSE DAN SIRUP

7 PELAKSANAAN PENGADAAN KEMENTERIAN Pembuatan Paket dan Pendaftaran Merupakan paket lelang baru atau paket lelang ulang Pembuatan paket lengkap dengan informasi paket dan sistem pengadaan berdasarkan informasi PA/KPA/PPK maupun keputusan internal Pokja ULP Memasukkan nomer surat/dokumen rencana pelaksanaan pengadaan barang/jasa yang diserahkan PPK

8 JADWAL LELANG KEMENTERIAN Penyusunan jadwal berdasarkan hari kalender dengan alokasi waktu mengacu pada ketetapan waktu yang diatur dalam Perpres 54/2010 dan perubahannya Memperhatikan jam kerja dan hari kerja pada tahap : Pemberian penjelasan Batas akhir pemasukan penawaran Pembukaan penawaran Pembuktian kualifikasi Batas akhir sanggah Menyediakan paling kurang 2 hari kerja untuk tahap pemasukan dokumen penawaran untuk paket yang mensyaratkan jaminan penawaran Jika ada addendum, perubahan jadwal dilakukan pada tahap 2 hari sebelum upload berakhir.

9 DOKUMEN LELANG KEMENTERIAN Penyusunan dokumen pengadaan secara elektronik Mengikuti standar dokumen pengadaan secara elektronik yang melekat pada aplikasi SPSE dan di unggah pada aplikasi SPSE Menggunakan form isian elektronik dokumen pengadaan yang melekat pada aplikasi SPSE Sesuai dengan syarat dan ketentuan dalam aplikasi SPSE/user guide

10 STANDAR DOKUMEN PENGADAAN KEMENTERIAN

11 PEMBERIAN PENJELASAN KEMENTERIAN Dilakukan secara online tanpa tatap muka Panita masih bisa menjawab selama 3 jam setelah waktu pertanyaan ditutup. Pokja ULP dapat memberikan informasi yang dianggap penting terkait dokumen pengadaan Menjawab setiap pertanyaan yang masuk kecuali untuk substansi pertanyaan yang telah dijawab Dapat memberikan penambahan waktu sesuai kebutuhan Dilarang menjawab pertanyaan dengan cara mengumpulkan pertanyaan Kumpulan tanya jawab merupakan Berita Acara Pemberian Penjelasan Jika diperlukan dapat dilanjutkan dengan peninjauan lapangan/lokasi pekerjaan

12 KEMENTERIAN Hasil penjelasan lanjutan dituangkan dalam Berita Acara Penjelasan Lanjutan dan di unggah pada SPSE Addendum dokumen pengadaan dapat dilakukan berulang dengan menggunggah pada SPSE paling kurang 2 (dua) hari sebelum batas akhir pemasukan penawaran Memperpanjang waktu pemasukan penawaran apabila addendum mengakibatkan kebutuhan penambahan waktu penyiapan dokumen penawaran

13 PEMASUKAN DOKUMEN KUALIFIKASI KEMENTERIAN Disampaikan melalui form isian elektronik kualifikasi pada SPSE Jika SPSE belum mengakomodir persyaratan kualifikasi, maka data diunggah pada fasilitas lain yang tersedia di SPSE Pokja ULP wajib meminta penyedia melengkapi data kualifikasi dengan memanfaatkan fasilitas komunikasi yang tersedia pada SPSE atau lainnya. Dengan mengirim data kualifikasi secara elektronik penyedia barang/jasa menyetujui ketentuan yang telah atur dalam perpres 54/2010 beserta perubahannya Untuk penyedia yang berbentuk konsorsium/kemitraan, pemasukan dilakukan oleh badan usaha yang mewakili

14 PEMASUKAN PENAWARAN KEMENTERIAN Disampaikan dalam bentuk file yang diunggah melalui aplikasi SPSE Penyampaian dokumen : Satu file Dua file Dua Tahap Enkripsi menggunakan apendo (aplikasi pengaman dokumen)

15 LANJUTAN PEMASUKAN PENAWARAN KEMENTERIAN Penyedia tidak perlu menggunggah hasil pemindai dokumen asli yang bertandatangan basah dan stempel kecuali surat lain yang memerlukan tandatangan basah dari pihak lain Pokja ULP dapat merubah jadwal pemasukan dokumen penawaran dan memberikan penjelasan alasan perubahan Penyedia barang/jasa yang berbentuk konsorsium /kemitraan, pemasukan penawaran dilakukan oleh Badan Usaha yang ditunjuk mewakili konsorsium

16 LANJUTAN PEMASUKAN PENAWARAN KEMENTERIAN Berdasarkan keterangan dari LPSE atau LKPP, apabila file penawaran tidak dapat dibuka/didekripsi maka Pokja ULP dapat menetapkan bahwa file penawaran tersebut tidak memenuhi syarat sebagai penawaran dan penyedia barang/jasa yang mengirimkan file penawaran tersebut dianggap tidak memasukkan penawaran. Apabila dapat dibuka, maka Pokja ULP akan melanjutkan proses atas penawaran yang bersangkutan

17 LANJUTAN PEMASUKAN PENAWARAN KEMENTERIAN Penawaran masuk adalah dokumen penawaran yang berhasil dibuka dan sekurang-kurangnya memuat SATU FILE - HARGA PENAWARAN - DAFTAR KUANTITAS & HARGA (KONTRAK HARGA SATUAN/GAB) - JANGKA WAKTU PENAWARAN - DESKRIPSI/SPESIFIKASI BARANG YANG DITAWARKAN DUA FILE - DAFTAR KUANTITAS DAN HARGA (KONTRAK HARGA SATUAN/GAB) - JANGKA WAKTU PENAWARAN - DESKRIPSI/SPESIFIKASI BARANG/ JASA YANG DITAWARKAN - HARGA PENAWARAN - JANGKA WAKTU PENAWARAN - DESKRIPSI BARANG/JASA YANG DITAWARAN *) Standar Dokumen Pengadaan

18 PEMBUKAAN PENAWARAN DAN EVALUASI KEMENTERIAN Pokja ULP mengunduh dan melakukan dekripsi file penawaran dengan menggunakan Apendo Harga penawaran dan hasil koreksi aritmatik dimasukkan pada fasilitas yang tersedia di aplikasi SPSE

19 ANALISA FILE PENAWARAN KEMENTERIAN File penawaran terenkripsi yang tidak dapat dibuka (dekripsi), Pokja ULP wajib menyampaikan file penawaran kepada LPSE dan bila dianggap perlu LPSE dapat menyampaikan ke LKPP Terhadap file penawaran terenkripsi tidak dapat dibuka yang disampaikan LPSE atau LKPP, maka LPSE atau LKPP dapat memberikan keterangan kondisi file penawaran kepada Pokja Apabila file penawaran tidak dapat dibuka Pokja ULP dapat menetapkan bahwa file penawaran tidak memenuhi syarat

20 LANJUTAN ANALISA FILE PENAWARAN KEMENTERIAN File yang dianggap sebagai penawaran adalah dokumen penawaran yang berhasil dibuka dan dapat dievaluasi. Pokja ULP dapat melakukan penyesuaian jadwal evaluasi dan tahapan selanjutnya, apabila adanya file yang tidak dapat dibuka (dekripsi) Pokja ULP wajib melakukan klarifikasi kepada penerbit surat jaminan tentang keabsahan dan substansi jaminan penawaran Ketidakabsahan mengakibatkan gugurnya syarat administrasi

21 EVALUASI KUALIFIKASI KEMENTERIAN Pembuktian kualifikasi dilakukan secara offline Pokja ULP tidak perlu meminta seluruh dokumen kualifikasi apabila penyedia barang/jasa sudah pernah melakukan pekerjaan sejenis, sama kompleksitasnya pada instansi yang bersangkutan Pokja ULP memasukkan hasil evaluasi penawaran dan hasil evaluasi kualifikasi pada aplikasi SPSE

22 SANGGAHAN KEMENTERIAN Dilakukan oleh penyedia barang/jasa yang telah memasukkan penawaran Peserta lelang hanya dapat menyampaikan 1 kali sanggahan kepada Pokja ULP melalui aplikasi SPSE Pokja ULP menjawab sanggahan melalui SPSE Sanggahan dapat disampaikan secara offline apabila terjadi keadaan kahar atau gangguan teknis Peserta lelang memberitahukan sanggahan banding kepada Pokja ULP melalui fasilitas yang tersedia di SPSE Kealpaan atau kelalaian pemberitahuan sanggahan banding tidak menggugurkan proses sanggah banding

23 SPPBJ KEMENTERIAN Dilakukan diluar aplikasi SPSE (offline) Menggunggah hasil pemindai SPPBJ pada aplikasi SPSE

24 PENANDATANGANAN KONTRAK KEMENTERIAN Dilakukan diluar aplikasi SPSE PPK memasukkan informasi dan mengunggah hasil pemindai dokumen kontrak pada SPSE

25 LAIN LAIN KEMENTERIAN Aplikasi SPSE secara otomatis akan menampilkan pengumuman lelang dan pengumuman pemenang paket pekerjaan Pokja ULP harus memasukkan alasan penyebab lelang ulang, penyampaian penawaran ulang dokumen penawaran atau lelang ulang Perubahan Jadwal Perubahan jadwal tahapan pelelangan wajib mengisi alasan perubahan yang dapat dipertanggung jawabkan Pengenaan Sanksi Pelanggaran terhadap persyaratan dan ketentuan dalam SPSE, LPSE dapat me nonaktifkan kode akses pengguna SPSE

26 KEADAAN KAHAR PADA PERKA LKPP NO. 1 TAHUN 2015 TENTANG E-TENDERING KEMENTERIAN Dalam hal terjadi gangguan daya listrik, gangguan jaringan, gangguan aplikasi yang mengakibatkan proses pengadaan tidak dapat dilaksanakan dengan sempurna, maka ULP dapat melakukan : Pembatalan proses pengadaan Melakukan penyesuaian jadwal Membuat dan melaksanakan solusi alternatif terhadap hal yang tidak dapat diakomodir dalam aplikasi SPSE, wajib menuangkan hal tersebut dalam BAHP/BAHS/berita acara lainnya LPSE akan menayangkan pengumuman melalui portal Kemenhub ( 2 jam setelah kejadian gangguan

27 Sistem Informasi Rencana Umum Pengadaan (SIRUP) 1. SiRUP adalah aplikasi Sistem Informasi Rencana Umum Pengadaan berbasis Web (Web based) yang fungsinya sebagai sarana atau alat untuk mengumumkan RUP. 2. SiRUP bertujuan untuk mempermudah pihak PA/KPA dalam mengumumkan RUPnya. 3. SiRUP sebagai sarana layanan publik terkait RUP sehingga memudahkan masyarakat dalam meng-akses secara langsung Pengadaan Barang/Jasa secara Nasional. 4. Pengguna langsung mengisi RUP ke dalam aplikasi SiRUP pada website LKPP dengan alamat : inaproc.lkpp.go.id/sirup. Pengisian RUP wajib di input ke dalam SIRUP, untuk mendapatkan Kode RUP yang mutlak diperlukan Pokja ULP/Pejabat Pengadaan dalam proses e-tendering dan e- Purchasing pada SPSE.

28 RUP NASIONAL alamat SiRUP: sirup.lkpp.go.id

29 Sistem Informasi RUP LKPP Login SiRUP

30 RUP NASIONAL

31 RUP KEMENTERIAN

32 RUP Satker

33 Tampilan SiRUP Satker

34 Form Input RUP

35 ID PAKET DI SIRUP & LPSE

36 ID PAKET DI SIRUP & e-catalog

37 Format Cetak RUP Satker

38 MENGAPA PENYEDIA TIDAK MENGUPLOAD DOKUMEN PENAWARAN KEMENTERIAN Setiap peserta yang mendaftar dan mendownload dokumen pelelangan belum tentu melakukan/upload dokumen penawaran karena: 1. Merasa tidak mampu melaksanakan pekerjaan setelah membaca dokumen lelang; 2. Tidak cocok harga yang diberikan dengan beban pekerjaan yang harus dilakukan; 3. Merasa tidak memenuhi persyaratan sesuai dengan dokumen.

39 TENTANG BANDWITH (BESARAN JALUR KELUAR MASUK DATA) KEMENTERIAN Satuan yang digunakan dalam internet untuk jaringan adalah BIT, sedangkan untuk satuan dokumen adalah BYTE 1 byte = 8 bit Pusat Data dan Informasi Kementerian Perhubungan memiliki Bandwidth sebesar 50 Mbps (Megabit per second) artinya 50 Mbps untuk trafik masuk (inbound) dan 50Mbps untuk trafik keluar (outbond). Bila dikonversi dalam satuan BYTE 50Mbps tersebut menjadi 6,25 MByte per second artinya dalam satu detik dapat menerima file yang dikirimkan oleh penyedia sebesar 6,25MB per detik, dengan asumsi koneksi jaringan dari penyedia memiliki jaringan internet 50 Megabit per detik. 6,25 Mbyte = 50 Mbps Untuk peserta lelang yang memiki file 50MByte, itu memerlukan waktu 8 detik dengan asumsi peserta lelang memiliki bandwidth 50 Mbps. Jika menggunakan koneksi internet dibawah 50Mbps maka akan membutuhkan waktu yang lebih lama.

40 BIDDING ROOM KEMENTERIAN LPSE Kementerian Perhubungan menyediakan Bidding Room untuk memfasilitasi setiap Panitia dan penyedia barang/jasa dalam melakukan download dokumen dan mengupload penawaran yang memiliki penggunaan bandwith 50 Mbps, sedangkan penggunaan bandwidth oleh penyedia barang jasa diluar dari Bidding Room LPSE maka itu tergantung dari pihak provider dimana penyedia melakukan download dan mengupload tersebut (di warnet, kantor, rumah, dll).

41 PENGAWASAN PUSDATIN KEMENTERIAN

42 PERBANDINGAN BANYAKNYA PAKET DENGAN KAPASITAS BANDWITH KEMENTERIAN Total Paket yang dilelangkan tidak dilaksanakan didalam waktu yang bersamaan tetapi dilakukan dalam waktu tahun yang berjalan dari bulan Januari sampai dengan bulan Desember tahun Pihak LPSE Kementerian Perhubungan dalam hal dasar perhitungan/kajian yang menunjukkan bahwa bandwith yang tersedia sebesar 50 Mbyte tersebut lebih dari cukup berdasarkan dengan MRTG (Multi Router Traffic Grapher) yang diberikan dari pihak penyedia jasa internet Pemakaian bandwidth tertinggi yang digunakan pada server LPSE selama periode tahun 2013 sebesar 2, 05 Mbps pada bulan Mei 2013 (terlampir).

43

44

45

46

47 SPSE Versi 4 KEMENTERIAN

48 Fitur SPSE Versi 4 Integrasi pembuatan paket dengan aplikasi SIRUP (Sistem Informasi Rencana Umum Pengadaan) e-sdp (Standar Dokumen Pengadaan Elektronik) Pengambilan keputusan menggunakn prinsip collective colegial Koreksi aritmatik otomatis e-kontrak Cetak dokumen melalui aplikasi diantaranya : SDP, BA (untuk pokja), SPPBJ, Pokok Perjanjian (untuk PPK) Apendo versi 4 diantaranya : deskripsi otomatis (token), resumable download, sorting harga, koreksi aritmatik otomatis

49 REKAPITULASI PAKET LELANG KEMENTERIAN T.A 2015 SUMBER : LKPP

50 REKAPITULASI PAKET LELANG PER UNIT ESELON I T.A 2015 SUMBER : LKPP

51 JUMLAH SATKER YANG MELAKUKAN EPROCUREMENT DI LPSE Unit Eselon I 2015 SETJEN 10 ITJEN 1 DITJEN HUBDAT 82 DITJEN HUBLA 292 DITJEN HUBUD 158 DITJEN PERKERETAAPIAN 22 BPSDMP 5 BALITBANG 25 TOTAL SATKER 595

52 E-TENDERING ( E-LELANG CEPAT) E-Lelang ( E-Tendering) Adalah Tata cara Pemilihan Penyedia Barang/Jasa yang dilakukan secara terbuka dan dapat diikuti oleh semua penyedia barang/jasa yang terdaftar pada system pengadaan secara elektronik dengan cara menyampaikan 1 (satu) kali penawaran dalam kurun waktu yang telah ditentukan. ( Perpres 4 Tahun 2015 Pasal 1).

53 MEKANISME E TANDERING ( E-LELANG CEPAT ) DASAR HUKUM Perpres 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah; Perpres 35 Tahun 2011 tentang Perubahan Pertama Atas Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 Tentang Pengadaan Barang/jasa Pemerintah; Perpers 70 Tahun 2012 tentang Perubahan Kedua Atas Peraturan Presiden Noor 54 Tahun 2010 Tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah;

54 DASAR HUKUM Perpres 172 Tahun 2014 tentang Perubahan Ketiga Atas Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 Tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah; Perpers 4 Tahun 2015 tentang Perubahan Keempat Atas Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 Tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah; Perka LKPP Nomor 1 tahun 2015 tentang E-Tendering

55 METODE E-LELANG Metode E-Lelang terdiri dari : E-Lelang yaitu untuk pemilihan penyedia barang atau pekerjaan konstruksi atau jasa lainnya; E-Lelang Cepat yaitu untuk pemilihan penyedia barang atau pekerjaan konstruksi/jasa lainnya; E-Seleksi yaitu untuk pemilihan penyedia jasa konsultasi; E-Seleksi Cepat yaitu untuk pemilihan penyedia jasa konsultasi.

56 PERBEDAAN ANTARA E-LELANG DAN E- LELANG CEPAT KEMENTERIAN No URAIAN E LELANG E LELANG CEPAT 1. WAKTU PROSES Minimal 12 Hari Kalender 2. PENILAIAN/EVALUASI Dilakukan secara manual oleh POKJA 3. SANGGAHAN Minimal 3 Hari Tidak ada 4. PENYUSUNAN SPESISKASI TEKNIS BARANG/JASA Tidak boleh menyebutkan Merk/Tipe/Jenis Barang Minimal 3 Hari Kalender Tidak ada Evaluasi ( Terfilter dari Aplikasi SIKaP) Boleh menyebutkan Merk/Tipe/Jenis Barang 5. KRITERIA PEKERJAAN Spesifikasi barang.metode belum jelas dan belum tentu tersedia di pasar Spesifikasi barang/metode jelas dan tersedia di pasar 6. INFORMASI PELELANGAN Melalui Pengumuman Melalui Undangan 7. PEMILIHAN PENYEDIA Memperhatikan Penilaian Administrasi, Teknis dan Harga Hanya memperhatikan harga terendah

57 HAL-HAL YANG HARUS DISIAPKAN Memastikan penyedia terdaftar dalam sistem Informasi Kinerja Penyedia (SIKaP); Berkoordinasi dengan LKPP untuk persiapan pelaksanaan pelaksanaan e Lelang cepat mengingat aplikasi menjadi domain LKPP.

58 TAHAPAN E-LELANG CEPAT NO URAIAN HARI 1 Undangan Kepada Penyedia 2 Aanwijzing 3 Pemasukan Penawaran 4 Evaluasi Penawaran Evaluasi Penawaran 6 Pengumuman Pemenang 7 Verifikasi Pemenang Bila belum Terverifikasi Dalam SIKaP 8 SPPBJ & Kontrak

59 HELPDESK LPSE KEMENTERIAN Gedung Karya Lantai 2 Kementerian Perhubungan, Jalan Merdeka Barat No. 8 Jakarta Telepon : pesawat 1491, Fax : helpdesk-lpse@dephub.go.id

60 KEMENTERIAN TERIMA KASIH