PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA APOTEK AL-MUNAWAR YOGYAKARTA NASKAH PUBLIKASI. diajukan oleh Agung Prasetyo

Transkripsi

1 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA APOTEK AL-MUNAWAR YOGYAKARTA NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Agung Prasetyo kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2015

2

3 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA APOTEK AL-MUNAWAR YOGYAKARTA Agung Prasetyo, Bambang Sudaryatno, Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta Jl Ringroad Utara, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta Indonesia agung.5409@students.amikom.ac.id, bambang_s@amikom.ac.id Abstract - The pharmacy Al - Munawar is a business entity engaged in medicine or chemical preparation, information systems required to process the data to produce information in the form of a report that is accurate and organized, w ith the aim to help ow ners and employee of pharmacies in data processing so expect the resulting information can help in decision making. The system design is designed by using Data Flow Diagram to illustrate the flow of the system are made and with the Entity Relationship Diagram to illustrate the design of table structures. The system created by Microsoft Softw are Visual Basic 6.0 and Microsoft SQL Server 2008 R2 as the database. 1. Pendahuluan Keywords :System, Information System Apotek Al-Munawar merupakan sebuah usaha yang bergerak di bidang penjualan obat. Dalam menjalankan proses bisnis sehari-hari Apotek Al-Munawar masih menggunakan pencatatan manual yang sangat sederhana. Sehingga masalah yang sering terjadi adalah ketidakcocokan data fisik dengan data transaksi tertulis. Hal tersebut berakibat banyaknya terjadi kekeliruan dan kesulitan dalam melakukan pembutan laporan, sehingga data yang dihasilkan tidak akurat. Peran komputer sebagai salah satu sarana untuk menghasilkan informasi yang akurat dan tepat waktu, terutama dalam hal pengolahan data(riyanto-2013)[7]. Maka dari itu dibutuhkan sebuah Sistem Informasi Penjualan pada Apotek Al-Munawar untuk mencapai hasil yang maksimal dalam pengolahan informasi kepada konsumen dan sebagai penunjang keputusan manajerial. Berdasarkan hal tersebut maka penulis mencoba membahas dalam sebuah judul skripsi : PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA APOTEK AL-MUNAWAR YOGYAKARTA. Rumusan yang terkait ialah bagaimana merancang sistem informasi penjualan yang terkomputerisasi dalam proses transaksi dan pencatatan serta dapat menghasilkan laporan transaksi yang berguna sebagai penunjang keputusan pada apotek Al-Munawar Yogyakarta. Dengan tujuan merancang sistem informasi penjualan dengan menggunakan akuntansi dasar sebagai tuntunan pada Apotek Al-Munawar yang dapat digunakan sebagai penunjang keputusan serta membantu mempermudah dalam proses transaksi dan pembuatan laporan. 2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem Informasi Pengertian Sistem Informasi Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis, Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan [2] Komponen Sistem Informasi John Burch dan Gary Grudnitski mengemukakan bahwa sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebutnya dengan istilah blok bangun (building block), yaitu blok masukan (input block), blok model (model block), blok keluaran (output block), blok teknologi (technology block), blok basis data (database block) dan blok kendali (controls block) [2]. 2.2 Data Flow Diagram Data flow diagram (DFD) adalah alat pembuat model yang memungkinkan untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun secara komputerisasi. DFD ini sering disebut juga dengan nama bubble chart, bubble diagram, diagram proses, diagram alur kerja, atau metode fungsi. Tabel 1. Simbol DFD 1

4 2.3 Konsep Basis Data Basis data adalah kumpulan data yang saling berelasi. Data sendiri merupakan fakta mengenai obyek, orang, dan lain-lain. Data dinyatakan dengan nilai (angka, deretan, karakter atau simbol) [3]. Bahasa query dari basis data adalah SQL (Structure Query Languange) yang mempunyai dua bagian, yaitu : 1. DDL (Data Definition Language) : Perintah yang diberikan oleh DDL untuk mendefinisikan data yang berhubungan dengan pembuatan dan penghapusan obyek seperti tabel, indek, bahkan basis datanya sendiri. 2. DML (Data Manipulation Language) : merupakan query yang digunakan untuk melakukan pengolahan atau manipulasi data dari tabel dan record dalam database. 3. Analisis dan Perancangan 3.1 Profile Apotek Al-Munawar Apotek Al-Munawar adalah salah satu apotek yang menjual berbagai macam obat dan bekal kesehatan yang berada di Yogyakarta. Apotek ini berada di Jl. Nusa Indah No 54 Condong Catur, Sleman. Apotek ini dibuka pada 18 Agustus Analisis Kelemahan Sistem Sistem yang baik adalah yang mampu menyesuaikan dengan perkembangan teknologi dan kebutuhan yang diperlukan. Sedangkan pada Apotek Al-Munawar masih menggunakan sistem manual. Kelemahan dari sistem lama ini adalah : 1. Banyaknya kesalahan yang terjadi, terutama pada pengolahan data yang disebabkan oleh human error karena pengerjaan yang masih manual 2. Permasalahan yang berdampak pada penyajian informasi yang dibutuhkan untuk menggambil keputusan 3. Lemahnya pengawasan manajemen penjualan dan keuangan karena masih dilakukan secara manual sehingga dapat dengan mudah dimanipulasi. 4. Pelayanan yang kurang maksimal kepada konsumen ketika meminta stok barang, pengecekan akan memakan waktu yang lebih lama. 3.3 Analisis Pieces Sebagai pembanding apakah sistem yang baru layak atau tidak untuk digunakan dapat diukur melalui analisis PIECES yang terdiri dari (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Service) Analisis Kinerja (Performance) Kemampuan sistem dalam menyelesaikan tugas dengan cepat sehingga sasaran dapat segera tercapai. Kinerja diukur dengan jumlah produksi (troughput) dan waktu yang digunakan untuk menyesuaikan perpindahan pekerjaan (response time). Apotek Al-Munawar melakukan pencatatan laporan transaksi menggunakan sistem manual yaitu menggunakan buku ataupun nota secara tertulis Analisis Informasi (Information) Informasi merupakan hal penting karena dengan informasi tersebut pihak manajemen dari Apotek Al-Munawar dapat melakukan langkah selanjutnya. Informasi dinilai dari Akurasi, yang berarti informasi harus bebas dari kesalahan. Relevan, yang berarti informasi tersebut sesuai dengan kebutuhan Analisis Ekonomi (Economic) Persoalan ekonomi dan peluang yang berkaitan dengan masalah biaya. Dengan adanya sistem ini akan meningkatkan keuntungan Apotek. Penghematan ini dapat melalui pengurangan pembelian kwitansi, buku jurnal dan pemberian bonus tiap bulannya. Sementara keuntungan didapat dari peningkatan nilai informasi Analisis Kontrol (Control) Analisis kontrol dalam sebuah sistem sangat diperlukan untuk menghindari penyalahgunaan atau kesalahan sistem serta untuk menjamin keamanan data Analisis Efisiensi (Efficiency) Efisiensi berhugungan dengan bagaimana sumber tersebut dapat digunakan secara optimal. Sistem dapat dikatakan efisien atau tidak efisien didasarkan pada tugas dan tanggung jawab dalam melaksanakan kegiatan Analisis Layanan (Servic) Peningkatan pelayanan memperlihatkan kategori yang beragam. Peningkatan pelayanan yang lebih baik bagi pemilik Apotek Al-Munawar dan karyawan lain merupakan simbol kualitas dari suatu sistem informasi. 3.4 Data Flow Diagram (DFD) Level 0 Data Flow Diagram level 0 menunjukkan semua proses utama yang menyusun keseluruhan sistem. Level ini juga menunjukkan komponen internal dari proses 0 dan menunjukkan bagaimana proses-proses utama direlasikan menggunakan data flow. Karyawan Penjualan Retur Penjualan Pembayaran Piutang Data Barang Data Penjualan Data Piutang 0 Perancangan Sistem Informasi Penjualan pada Apotek AL-Munawar Yogyakarta Owner Data User Data Suplier Data Barang Data Jurnal Data Pembelian Data Hutang Laporan Data User Laporan Data Barang Laporan Data Suplier Laporan Laporan Data Penjualan Laporan Data Pembelian Laporan Data Retur Penjualan Laporan Data Retur Pembelian Laporan Data Bayar Hutang Laporan Data Bayar Piutang Laporan Jurnal Laporan Neraca Saldo Gambar 1. DFD Level 0 Data User Data Suplier Data Barang Data Jurnal Pembelian Retur Pembelian Pembayaran Hutang Admin 2

5 4. Impelentasi dan Pembahasan 4.1 Impelentasi Implementasi sistem merupakan tahap menerapakan sistem untuk dioperasikan oleh user atau pengguna sistem. Tahap ini termasuk juga kegiatan menulis kode program jika tidak digunakan paket perangkat luunak aplikasi. 4.2 Perancangan Database Dalam implementasi database digunakan SQL Server Management Studio (salah satu sub menu SQL Server ) 1. Masuk ke Query Analyzer dari Start Menu kemudian ke All Program cari Microsoft SQL Server pilih SQL Server Management Studio. Silahkan pilih metode autentifikasi yang digunakan, pilih Windows authentication kemudian tekan tombol Connect. 2. Pada jendela query ketikkan perintah untuk membuat database. Pada program ini database yang dibuat bernama Apotek. File primer yang berisi data disimpan dengan nama Apotek.mdf File awal meminta space penyimpanan sebesar 10MB,dengan ukuran maksimum 20MB dengan penambahan 5MB. File log disimpan dengan nama Apotek.ldf. File awal meminta space penyimpanan sebesar 10MB, dengan ukuran maksimum 20MB dengan penambahan 5MB. 4.3 Perancangan Interface Visual Basic adalah salah satu program untuk membuat aplikasi berbasis Mocrosoft Windows. Berikut ini adalah langkah-langkah untuk membuat interface dengan menggunakan Visual Basic 6.0 : 1. Klik start kemudian All Program lalu pilih Microsoft Visual Basic Ketika sudah masuk ke Menu pilih menu VB Enterprise Edition Controls. 3. Lalu tekan OPEN. Untuk melakukan desain digunakan salah satu menu IDE visual basic yaitu form. Form digunakan untuk meletakkan komponen-komponen yang dibutuhkan dalam mendesain tampilan. Form di bawah ini dalah form pembelian, terdapat komponen berupa textbox untuk inputan data, label untuk membuat judul atau petunjuk textbox yang diinputkan, command button untuk melakukan proses, dan listview untuk menampilkan data yang diinputkan. 4.4 Pengetesan Program Sebelum program diimplementasikan, maka program terlebih dahulu terbebas dari kesalahan-kesalahan baris program. Untuk itu program harus diuji terlebih dahalu untuk mengetahui kesalahan-kesalahan yang terjadi. Pengetesan atau pengujian diakukan saat pembuatan program dengan melakukan pengentrian, pengeditan, dan penghapusan data. Kesalahan yang terjadi diklasifikasikan sebagai berikut. 1. Kesalahan bahasa yang disebut juga dengan kesalahan penulisan (Sintax error) yaitu kesalahan didalam penulisan source program yang tidak sesuai dengan yang telah diisyaratkan. 2. Kesalahan sewaktu prosses (Run-time Error), adalah kesalahan yang terjadi sewaktu executable program dijalankan. Kesalahan ini akan menyebabkan proses program berhenti sebelum selesai pada saatnya, karena compiler menemukan kondisi-kondisi yang belum terpenuhi yang tidak bisa dikerjakan. 3. Kesalahan Logika (Logical Error). Kesalahan ini terjadi pada logika program yang telah dibuat, kesalahan ini sulit ditemukan karena tidak ada pemberitahuan mengenai kesalahannya. Dalam pengetesan program kesalahan logika tidak ditemukan. Semua logika berjalan dengan benar. Seperti pada saat sebuah data disorot dan dibeikan action edit maka secara langsung data akan masuk kedalam textbox yang telah ditentukan sesuai dengan data. 4.5 Pengetesan Sistem Pengetesan suatu sistem dilakukan setelah pengetesan program. Tujuan utamanya dari pengetesan sistem tersebut adalah untuk memastikan apakah komponen-komponen dari sistem telah berfungsi sesuai dengan apa yang diinginkan. Adapun dua metode untuk melakukan unit testing, antara lain: 1. White Box Testing, adalah cara pengujian dengan melihat kedalam modul untuk meneliti kode-kode program (script) yang telah ada, dan menganalisis apakah terjadi kesalahan atau tidak dan yang sering muncul yaitu terjadi Object Required karena kesalahan dalam koneksi database. 2. Black Box Testing, adalah cara pengujian hanya dilakukan dengan menjalankan atau mengeksekusi modul, kemudian diamati apakah hasil dari modul itu sesuai dengan proses yang diinginkan. Salah satu kegiatan yang dilakukan dalam pengetesan sistem yaitu pada form data pembelian, pada textbox jumlah, hanya bisa di inputkan dengan data numeric / angka saja, tidak bisa diinputkan dengan karakter. 4.6 Konversi Sistem Penerapan Sistem Informasi Penjualan Apotek Al-Munawar dioperasikan secara bersama-sama dengan sistem lama untuk meyakinkan bahwa sistem baru telah dioperasikan dengan baik sebelum sistem lama dihentikan. Kelebihan dari sistem ini adalah jika sistem baru gagal maka sistem lama masih tetap beroperasi. Kelemahanya pada biaya opersi yang dikeluarkan untuk membiayai dua buah sistem sekaligus. Alasan menggunakan konversi ganda yaitu: 1. Mempunyai resiko kegagalan kecil dalam melakukan konversi sistem. 2. Jika sistem baru tidak berjalan dengan semestinya maka masih ada data-data pada sistem lama sehingga kegiatan pencatatan dan penjualaan masih bisa dilakukan. 3

6 4.7 Tampilan Program Tampilan Menu Utama Program Tampilan Form Jurnal Gambar 4. Tampilan Form Jurnal Tampilan Laporan Jurnal Gambar 2. Tampilan Menu Utama Tampilan Form Penjualan Gambar 3. Tampilan Form Penjualan 5. Penutup 5.1 Kesimpulan Gambar 5. Tampilan Laporan Jurnal Berdasarkan hasil penelitian, uraian, dan pembahasan yang disajikan pada bab-bab sebelumnya kesimpulan yang dapat diambil adalah sebagai berikut : 4

7 1. Proses pengolahan data untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan dengan menggunakan cara manual kurang akurat dan membutuhkan lebih banyak waktu, sehingga mengakibatkan pelayanan dan informasi yang diperoleh masih belum memuaskan. Dengan menerapkan sistem baru yang terkomputerisasi beban pekerjaan karyawan menjadi lebih ringan. 2. Dengan adanya sistem ini proses pengolahan dan pencatatan data menjadi lebih mudah karena menggunakan sistem terkomputersasi sehingga tidak perlu menulis dalam buku dan melakukan perhitungan berulang ulang karena dapat dilakukan dalam sekali transaksi. 3. Hasil laporan dari data yang dibutuhkan dapat diperoleh dengan mudah. Data yang tersusun dengan rapi pada database membuat dalam pembuatan laporan menjadi lebih mudah. Sehingga dapat membantu dalam proses pengambilan keputusan. 4. Pengolahan data yang terkomputerisasi pada database sehinggan dapat dilakukan proses penambahan, penghapusan, penyimpanan, pengubahan, dan pencarian data serta pembuatan laporan laporan maupun transaksi yang dibutuhkan dapat diperoleh dengan mudah. Dengan adanya sistem baru ini, diharapkan proses pengolahan data, pencarian data dan pembuatan laporan pada Apotek Al-Munawar akan lebih efektif dan efisien, sehingga pelayanan terhadap pelanggan dapat ditingkatkan. 5.2 Saran Berdasarkan kesimpulan diatas dan juga sebagai bahan pertimbangan bagi Apotek Al-Munawar dalam usaha meningkatkan pelayanan dan kinerja karyawan, berikut saran yang dapat dipertimbangkan : 1. Untuk mengindari kesalahan dan kurang efektifnya penanganan terhadap data yang ada, selayaknya pengolahan data pada Apotek Al-Munawar diperbaiki sebagaimana yang diusulkan oleh peneliti. 2. Seiring dengan berjalannya waktu, kebutuhan akan pengolahan data akan semakin meningkat, maka sistem yang telah ada perlu dikembangkan atau diperbaiki sesuai dengan kebutuhan usaha sehingga dapat diperoleh sistem yang lebih optimal. Dalam penyusunan sistem informasi penjualan ini peneliti menyadari bahwa masih terdapat banyak kekurangan dari segi penulisan, desain aplikasi maupun dalam pembuatan aplikasi. Maka dari itu peneliti akan menerima kritik dan saran yang membangun sehingga mampu menjadi lebih baik. Peneliti juga berharap semoga sistem yang telah dibuat ini mampu membantu serta dapat dimanfaatkan sebaik baiknya. Daftar Pustaka [1] Al Fatta, Hanif Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta : Penerbit Andi [2] H.M, Jogiyanto. Cetakan Kedua Sistem Informasi Akuntansi Berbasis Komputer, Konsep Dasar dan Komponen. Yogyakarta : BPFE. [3] Kusrini Strategi Perancangan dan Pengolaan Basis Data. Yogyakarta : Penerbit Andi. [4] Kusrini. dan Andri Koniyo Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntansi dengan Visual Basic Microsoft & SQL Server. Yogyakarta : Penerbit Andi. [5] Maulana, Gusti Randa Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Penjualan Pada Toko Blackberry Gamma Yogyakarta. Skripsi STMIK AMIKOM Yogyakarta. [6] Nawan, Dines Pawitra H Sistem Informasi Rental Mobil Pada Dido Transport. Skripsi STMIK AMIKOM Yogyakarta. [7] Riyanto, Dadang Denni Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Pada Toko Jaya Mart Magelang. Skripsi STMIK AMIKOM Yogyakarta. [8] Sunyoto, Andi Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta : Penerbit Andi. [9] Sutabri, Tata Analisa Sistem Informasi. Yogyakarta : Penerbit Andi. Biodata Penulis Agung Prasetyo, memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom), Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun Drs. Bambang Sudaryatno, MM, Saat ini menjadi dosen tetap sekaligus Ketua Jurusan Sistem Informasi di STMIK AMIKOM Yogyakarta. 5