SISTEM INFORMASI PENYEWAAN MOBIL PADA RENTAL MOBIL HAPPY DAY YOGYAKARTA NASKAH PUBLIKASI. diajukan oleh FERI PERDANA AQUWIN CHANDRA

Transkripsi

1 SISTEM INFORMASI PENYEWAAN MOBIL PADA RENTAL MOBIL HAPPY DAY YOGYAKARTA NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh FERI PERDANA AQUWIN CHANDRA kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2014

2

3 SISTEM INFORMASI PENYEWAAN MOBIL PADA RENTAL MOBIL HAPPY DAY YOGYAKARTA Feri Perdana Aquwin Chandra 1), Krisnawati 2), 1) Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta 2) Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta Jl Ringroad Utara, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta Indonesia Aquwin05@gmail.com 1), kedua@amikom.ac.id 2) Abstract Happy Day transpot is a car rental business located in Jl, Marta padega 6, Jl, Kaliurang, KM5, 6 Village Sarimulnya District, Depok. KabupatenSleman Yogyakarta, which still use the manual method of recording data in making a car rental. The data is written in the piece of paper, then stored in a closet so that data can be searched if needed again. This method is less effective because it can not provide the ease, accuracy, efficiency, and security reliabiliti, where every company is required to further improve the quality of their information systems to support business processes so that they can compete with the other companies. Keywords - Transport, Database, Rental, System 1. PENDAHULUAN 1.1 Latar belakang Perkembangan teknologi informasi pada masa ini telah menjadikannya memiliki peran penting didalam sebuah organisasi maupun badan usaha. (Dalam Al-fatta, Hanif. 2007:4) Peranya tidak hanya sebagai otomatisasi sistem, tetapi juga mempercepat akses terhadap informasi, meningkatkan keakuratan, efektifitas dan kelengkapan informasi pada suatu badan usaha. Tidak hanya perusahaan berskala besar, perusahaan berskala kecil menengah pun kini berlomba-lomba mempelajari, menguasai kemudian menerapkan teknologi informasi pada perusaannya demi meningkatkan kemampuaan, efektifitas dan profit dari usahanya. Namun pada kenyataannya, tidak sedikit perusahaan yang belum menerapkan teknologi informasi pada kegiatan usahanya. Dalam dunia transportasi, jenis usaha rental mobil merupakan jenis usaha yang cukup berkembang saat ini, khususnya Yogyakarta sebagai kota wisata yang memikat banyak wisatawan baik domestik maupun mancanegara. Cukup banyak dari mereka yang menggunakan jasa rental mobil sebagai alternatif transportasinya, karena dianggap lebih efisien dan leluasa. Happy Day Transport merupakan sebuah perusahaan jasa rental mobil yang terletak di jalan Kaliurang KM.5 yang telah berdiri sejak 20 Februari Dalam perjalanannya, rental mobil ini mengalami Rental mo perkembangan yang cukup signifikan dengan semakin meningkatnya jumlah pelanggan dan bertambahnya investor. Namun dalam proses bisnisnya, perusahaan ini masih menggunakan cara manual dalam melakukan pencatatan data rental mobil, padahal sistem manual kurang efektif dan kurang efisien. Mulai dari cukup lama waktu yang diperlukan untuk menuliskan data, memperbaiki kesalahan, penyusunan, pencarian data, melakukan perhitungan sampai pada pembuatan laporan. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan diatas, maka dapat dirumuskan beberapa permasalahansebagai berikut: 1. Bagaimana cara system pencatatan data peminjaman dan laporan yang masih menggunakan cara manual dapat menghemat waktu dalam pencatatan dan pelaporan. 2. Bagaimana mengatasi data-data peminjaman yang masih berupa bentuk lembaran kertas yang memungkinkan rusak dan hilang menjadi ke bentuk database. 3. Bagaimana cara menghemat waktu dalam pencarian data-data pinjaman. 1.3 Batasan Masalah Dalam membangun sistem informasirental, dilakukan beberapa batasan sebagai berikut: 1. Fasilitas a. Pengelolaan data mobil; b. Pengelolaan data pelanggan; c. Pengelolaan data pengguna aplikasi; d. Reservasi rental mobil; e. Transaksi penyewaan mobil; f. Transaksi pengembalian mobil; g. Laporan data kendaraan; h. Laporan data transaksi penyewaan. 2. Tools a. Script editor dan bahasa pemprograman : Visual Basic 6; b. Database: SQL Server Sumber Data bil happy day, buku, e-book, dan internet. 1

4 1.4 Tujuan Penelitian Tujuan penelitian ini adalah: 1. Sebagai syarat kelulusan pada program studi Strata-1 (S1) Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer AMIKOM Yogyakarta. 2. Membangun sebuah sistem informasi yang dapat memenuhi kebutuhan rental mobil Happy Day. 3. Menerapkan disiplin ilmu yang telah didapatkan selama menjalani perkuliahan. 2. LANDASAN TEORI 2.1 Defisi sistem Sistem adalah suatu kumpulan atau himpunan dari unsur atau variabel- variabel yang saling terorganisasi, saling berinteraksi, dan saling bergantung sama lain. Sedangkan Pengertian Sistem Menurut Jogianto (2008: 2) [1] mengemukakan bahwa sistem dalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. sistem ini menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan yang nyata adalah suatu objek nyata, seperti tempat, benda, dan orang-orang yang betul-betul ada dan terjadi Karakteristik Sistem Jogianto (2008: 3)[1] mengemukakan sistem mempunyai karekteristik atau sifat-sifat tertentu, yakni : 1. Komponen Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. 2. Batasan sistem. Batasan sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. batasan suatu sistem menunjukan ruang lingkup dari sistem tersebut. 3. Lingkungan Luar Sistem. Lingkungan luar (evinronment) dari suatu sistem adalah apapun diluar batas sistem yang mempengaruhi operasi. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dana dapat juga bersifat menguntungkan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan berupa energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. sedang lingkunagn luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan menggangu kalangsungan hidup dari sistem. 4. Penghubung Sistem Penghubung (interfance) merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainya. melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lainya. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainya membentuk satu kesatuan. 2.2 Konsep Dasar Informasi Informasi memiliki peranan penting dalam organisasi ibarat darah yang mengalir didalam tubuh suatu organisasi. Suatu sistem yang kurang mendapatkan informasi akan sulit berkembang bahkan akan menjadi mati. Gordon B. Davis mendefinisikan informasi sebagai data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimaanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan sat ini atau saat mendatang. Jogiyanto HM mendefinisikan informasi sebagai data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya Nilai Informasi Nilai informasi ( value of information) ditentukan dari dua hal yaitu manfaat dan biaya untuk mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai apabila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya yang digunakan untuk mendapatkan informasi tersebut. Akan tetapi perlu diperhatikan bahwa informasi yang digunakan dalam sustu sistem informasi pada suatu masalah tertentu berbeda dengan tiap biaya untuk memperolehnya. Sebagian besar informasi tidak dapat ditaksir keuntungannya dengan nilai uang, tetapi dapat diperkirakan nilai efektivitasnya. 2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi Pengertian Sistem Informasi Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem di dalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media, prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadiankejadian internal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambilan keputusan Komponen Sistem Informasi Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem di dalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media, prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadiankejadian internal dan eksternal yang penting dan 2

5 menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambilan keputusan Komponen Sistem Informasi Dalam pengembangan sistem informasi, John Burch dan Gary Grudnitski mengemukakan bahwa sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebutnya dengan istilah blok bangunan (Building Block), yang masing-masing saling berinteraksi untuk mencapai suatu sasaran, yaitu blok masukan (input block), blok model (model block), blok keluaran (ouput block), blok teknologi (technologi block), blok basis data (database block), dan blok kendali (control block). 2.4 Sistem Informasi Manajemen Pengertian Sistem Informasi Manajemen Sistem Informasi Manajemen adalah sebuah sistem yang mampu menyediakan informasi (merupakan proses dari hasil transaksi yang dilakukan) dimana satu sama lain saling berinteraksi untuk mencapi tujuan manajemen yang ditetapkan. 3. ANALISIS DAN PERENCANAAN SISTEM 3.1 Tinjauan Umum Rental mobil merupakan jenis usaha yang cukup berkembang khususnya Yogyakarta sebagai kota wisata. Banyak dari wisatawan yang menggunakan jasa rental mobil sebagai alternatif transportasinya, karena dianggap lebih efisien dan leluasa. Happy Day Trans merupakan salah satu penyedia jasa rental mobil yang dalam perjalanannya rental mobil ini mengalami perkembangan yang cukup signifikan dengan semakin meningkatnya jumlah pelanggan dan bertambahnya investor. Namun dalam proses bisnisnya, perusahaan ini masih menggunakan cara manual, mulai dari cukup lama waktu yang diperlukan untuk menuliskan data, memperbaiki kesalahan, penyusunan, pencarian data, melakukan perhitungan sampai pada pembuatan laporan. 3.2 Analisis Sistem Analisis Kebutuhan Fungsional Dari hasil analisis yang telah dilakukan, maka perlu dibuat sistem yang mampu : 1. Terdapat fungsi kemanan berupa halaman login bagi pengguna yang akan masuk kedalam sistem. 2. Sistem harus mampu menghitung melakukan perhitungan proses transaksi rental. 3. Sistem harus mampu menyediakan data-data inventaris mobil. 4. Sistem harus mampu menyimpan data-data pelanggan sewa. 5. Sistem harus mampu menangani proses pemesanan/booking mobil. 6. Sistem harus mampu menangani proses penyewaan mobil. 7. Sistem harus mampu menangani proses pengembalian mobil 8. Sistem harus bisa memudahkan dalam pencarian data penyewaan mobil. 9. Sistem harus bisa memberikan laporan mobil 10. Sistem harus bisa memberikan laporan pemesanan mobil 11. Sistem harus bisa memberikan laporan mobil keluar 12. Sistem harus bisa memberikan laporan transaksi per periode Analisis Kebutuhan Non Fungsional Analisis kebutuhan non fungsional dilakukan untuk mengetahui spesifikasi kebutuhan sistem. 1. Kebutuhan Perangkat Keras Perangkat keras yang digunakan dalam perancangan sistem ini adalah sebagai berikut : Processor : Intel Core i3-370m Memory : 2 GB DDR3 PC Harddisk : 320 GB Monitor : 14" 2. Kebutuhan Perangkat Lunak Perangkat lunak yang digunakan dalam perancangan sistem ini adalah sebagai berikut : Sistem Operasi : Microsoft Windows Program Aplikasi : Visual Basic 6.0 Database : SQL Server 2000 Database Server : SQL Server Kebutuhan Informasi Data / informasi yang dibutuhkan dalam perancangan sistem ini adalah sebagai berikut : a.data-data inventaris mobil. b. Data Karyawan c.data-data tarif sewa mobil. d. Data-data biaya tambahan lain diluar tarif sewa mobil. 4. Kebutuhan Pengguna Pengguna yang akan berinteraksi secara langsung dengan sistem ini adalah karyawan dari Happy Day Trans Analisis Kelayakan sistem 1. Kelayakan Teknologi Persaingan dalam dunia bisnis rental mobil yang semakin ketat menuntut perusahaan-perusahaan penyedia jasa ini untuk menyusun kembali strategi dan taktik bisninya. 3

6 2. Kelayakan Hukum Pada perancangan sistem ini, dari sisi software dan sistem operasi menggunakan sistem operasi microsoft windows XP SP2 original dan aplikasi yang digunakan legal. Dari sisi data dan informasi, data-data yang dimiliki adalah data yang telah dikumpulkan sendiri oleh Happy Day Trans dan disimpan secara pribadi pada database lokal dan Infomasi yang diberikan kepada pengguna merupakan informasi yang sebelumnya telah diolah oleh aplikasi, dan disajikan sesuai dengan role dari masing-masing user. 3. Kelayakan Operasional Sistem informasi yang nantinya akan dibangun dapat dijalankan pada perangkat komputer berbasis windows minimal versi windows Xp sp Perancangan Sistem Perancangan Sistem merupakan gambaran umur dari suatu sistem yang akan dibangun, tujuannya adalah agar didapatkan gambaran yang lebih baik mengenai sistem yang akan dibangun. Secara umum perancangan sistem informasi Happy Day. Gambar 3.2 Flowchart Sistem Yang Diusulkan 1. Data flow diagram (DFD) a. Diagram Konteks Gambar 3.3 Diagram Konteks Data masukan terdiri dari data login user, mobil, paket rental, customer, booking, penyewaan, dan pengembalian. Data keluaran terdiri dari informasi paket rental, customer, booking, penyewaan, pengembalian, laporan mobil, laporan pemesanan mobil, mobil keluar, serta laporan transaksi perperiode. b. Data flow diagram level 0 Data Login Karyawan Data Login Informasi login gagal 1.0 Login Data login Data Login Informasi Login Login Owner Informasi mobil Informasi paket rental Informasi customer Informasi booking Informasi penyewaan (Kwitansi penyewaan) Informasi pengembalian Login berhasil 2.0 Pengolahan data master Login berhasil Data mobil Informasi mobil Data paket Informasi paket Data Customer Informasi Customer Mobil Paket rental Customer 3.0 Pengolahan transaksi Data booking Informasi booking Booking Data penyewaan Gambar 3.1 Gambaran Umum Sistem Perancangan Proses Perancangan proses pada penelitian ini menggunakan bagan alir sistem (system flowchart) dan data flow diagram, (DFD). Laporan penyewaan Laporan kembali Laporan booking Laporan customer Laporan paket rental Login berhasil Penyewaan Informasi penyewaan Data Kembali Kembali Informasi Kembali Informasi Kembali Informasi penyewaan 4.0 Informasi pelanggan Pembuatan laporan Informasi paket rental Informasi mobil Informasi karyawan 1.Flowchart Gambar 3.4 Data Flow Diagram Level 0 Pada DFD level ini terdiri dari empat proses, yaitu login, pengolahan data master, pengolahan transaksi, dan pembuatan laporan. 1) Login, merupakan proses yang dilakukan untuk masuk ke dalam sistem informasi rental mobil Happy Day Trans dengan memasukkan username dan password. 2) Pengolahan data master, merupakan proses pengolahan 4

7 semua data master, seperti menambah data baru, mengedit, atau menghapus data yang telah tersimpan di database. 3) Pengolahan transaksi, merupakan proses pengolahan data transaksi, seperti pengolahan transaksi booking, penyewaan dan pengembalian mobil. 4) Pembuatan laporan, proses ini berfungsi untuk membuat laporanlaporan rental mobil, seperti laporan mobil, dan laporan transaksi rental. c. Data flow diagram level 1 proses 2 e. Data flow diagram level 1 proses 4 Gambar 3.7 Data Flow Diagram Level 1 proses 4 Proses yang terjadi pada level ini meliputi proses pembuatan laporan mobil, laporan booking dan laporan transaksi rental. Gambar 3.5 Data Flow Diagram Level 1 proses 2 Proses yang terjadi pada level ini meliputi proses pengolahan data karyawan, data mobil, data paket rental, data pelanggan. d. Data flow diagram level 1 proses 3 4. IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN Perancangan Form Berikut ini langkah-langkah dalam pembuatan antarmukan dengan menggunakan Visual basic langkahnya adalah sebagai berikut : 1. Klik Start Programs Microsoft Visual Basic Jika sudah berhasil maka akan muncul tampilan dengan nama New Project pilihlah salah satu menu yaitu VB Enterprise 3. Klik Open Maka secara otomatis akan muncul menu dan tools yang akan digunakan untuk pembuatan interface. Berikut adalah tampilan pembuatan interface pada Microsoft Visual Basic : Gambar 3.6 Data Flow Diagram Level 1 proses Manual Program a. Form login Pada form ini terdapat dua hak akses. Apabila user yang masuk sebagai owner, maka semua menu dapat diakses dan apabila user yang masuk sebagai karyawan, maka menu yang dapat diakses adalah semua menu kecuali menu data tambah user. Proses yang terjadi pada level ini meliputi proses pengolahan booking, mengolah penyewaan mobil dan mengolah pengembalian mobil. 5

8 Gambar 4.16 Tampilan Form Login b. Form Menu Utama Pada form ini menampilkan menu-menu yang dapat digunakan dalam sistem informasi rental mobil. Gambar 4.17 Tampilan Form Menu Utama c. Form Kembali Pada form kembali ini digunakan untuk menginputkan data kembali. Untuk menambahkan data kembali dilakukan dengan menekan tombol Add. Kemudian dilanjutkan dengan memilih nama customer, setelah nama customer dipilih makan akan muncul seluruh data sewa dengan nama customer yang dipilih. Setelah semua isian terisi lalu tekan tombol simpan. Adapun kesimpulan yang dapat diambil dari penelitian yang telah dilakukan oleh penulis. Sistem baru ini sudah dapat mengatasi masalahmasalah yang ada Happy Day Trans dengan rincian sebagai berikut : a) Dengan adanya sistem informasi rental mobil ini maka seluruh masalah yang ada pada sistem lama telah dapat diatasi.seluruh data yang ada pada perusahaan sudah dapat memenuhi kebutuhan perusahaan dengan fitur menu sebagai berikut : Master Data, terdiri dari sub-sub menu : customer, mobil dan paket. Transaksi, terdiri dari sub-sub menu : booking, persewaan dan pengembalian. Cetak Laporan b) Penyimpanan data yang sebelumnya menggunakan lembaran kertas, telah dialihkan pada database yang akan meminimalisir kehilangan dan kerusakan data. 5.2 Saran 1. Sistem informasi ini hanya bisa dijalankan pada sistem operasi Windows karena terdapat script program yang hanya bisa di eksekusi pada sistem operasi Windows. Bagi pengembang program diharapkan sistem informasi ini bisa dikembangkan ke dalam berbagai sistem operasi. 2. Dalam pembuatan aplikasi ini penyusun menyadari bahwa masih banyak kekurangan, baik dari segi penulisan, desain maupun dalam pembuatan aplikasi dikarenakan keterbatasan penyusun, untuk itu saran dan kritik sangat penyusun harapkan. 3. Serta harapan penyusun semoga sistem ini dapat dimanfaatkan dengan sebaik-baiknya. d. Bukti Pengembalian Gambar 4.24 Tampilan Form Kembali Daftar Pustaka [1] Jogiyanto, HM Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta, Andi Offset. [2] Al Fatta, Hanif Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan bersaing Perusahaan dan Organisasi Yogyakarta: ANDI. Gambar 4.32 Bukti Pengembalian Kendaraan 5. PENUTUP 5.1 Kesimpulan 6