Berbagai biaya (cost)

Transkripsi

1 Chapter 6 Cost benefit analysis Dosen: Arrianto Mukti Wibowo, M.Sc. Sumber: Effective Measurment & management of IT Costs & Benefits, Dan Remenyi, et.al., Butterworth-Heinemann, Oxford, 1995 Berbagai biaya (cost) 1. Direct cost software dan hardware yang dibeli atau disewa 2. Biaya telekomunikasi 3. Support & maintenance (baik in-house ataupun vendor) 4. Barang habis pakai: disket, tinta, toner, dsb. 5. Aksesori: furniture komputer, uninteruptible power supply, kabel 6. Biaya akses hardware dan software (kalau ada) 7. Biaya untuk perencanaan sistem informasi 8. Gaji, ongkos rekrutmen dan ongkos training pegawai sistem informasi 9. Biaya training untuk pengguna sistem 10. Waktu yang dipergunakan oleh pengguna sistem (pegawai lain) untuk turut membantu membangun sistem informasi 11. Waktu yang dipergunakan oleh pengguna sistem (pegawai lain) untuk belajar menggunakan sistem informasi 12. Modifikasi ruangan / facility untuk sistem baru 13. Biaya saat transisi: rewrite software, setup system, migrasi data, dsb. 14. Biaya instalasi sistem 15. Insentif kepada user agar mau menggunakan sistem baru (benar-benar terjadi!) 16. Biaya asuransi 17. Biaya backup 18. Biaya pembuatan dokumentasi & perbaikannya (kalau ada) 19. Biaya upgrade software & hardware 20. Biaya akibat lambatnya implementasi 21. Biaya muncul akibat perencanaan yang buruk 22. Cost of failure jika ternyata sistem tidak dapat bekerja sebagaimana semestinya 23. Tidak bersedianya user (pemakai) untuk menggunakan sistem yang baru Hard cost: cukup kelihatan bahwa biaya tersebut bisa dikaitkan pada investasi IT. Misalnya: - pembelian hardware & software - biaya konsultan - biaya staf IT - modifikasi fasilitas/ruangan Soft cost: dapat diperdebatkan apakah bisa dikaitkan ke investasi IT atau tidak. Misalnya: - learning time dari pegawai lain sebagai pengguna 1

2 Dari waktu ke waktu, ternyata soft cost makin meningkat! Cost benefit analysis Yakni: proses membandingkan biaya untuk implementasi sistem informasi dengan keuntungan yang didapatkan perusahaan dari sistem informasi itu. Agar mudah dilihat perbedaannya, bisa dengan selisih jika tidak menggunakan sistem informasi yang baru itu (marginal). Perhatikan bahwa bukan saja benefit yang sulit diestimasikan, tetapi cost juga. Karena itu, cost harus benar-benar diperhatikan juga. Di bawah ini dijelaskan berbagai cara yang penting. Cost Displacement Ada biaya yang berkurang. Biasanya terjadi pada proses yang sifatnya sekedar mengotomatisasikan, bukan yang sifatnya value-added. Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam teknik cost displacement: 1. Daftarkan jenis pekerjaan (proses bisnis) yang akan terpengaruh oleh sistem baru 2. Daftarkan pegawai yang pekerjaannya akan berubah 3. Daftarkan para manager yang akan terpengaruh 4. Daftarkan pera pegawai yang tidak akan lagi dibutuhkan saat sistem yang baru telah beroperasi 5. Rencanakan pengalihan tugas pegawai 6. Daftarkan fasilitas/ruangan kantor yang terkurangi akibat pengurangan staf 7. Lihat apakah divisi lain memerlukan ruangan kantor 8. Lihat mengenai rencana penyewaan kantor di masa depan, apakah perlu pengurangan? 9. Jadual & pengukuran 2

3 Figure 6.2, Using IT to automate clerical jobs Investment cost PC, LAN $185 Aplikasi $98 Instalasi $32 Total $315 Monthly on-going cost Staffing, plus support $9 Maintenance $20 Umum $8 Amortiasasion $8 Total $45 Reduction of clerical salary $42 Reduction of supervisor salary $8 Reduction in other staff cost $4 Office space released $2 Other office espense saved $1 Total $57 Improvement per mo $12 Annual net benefits $144 ROI 46% Payback 2.1 Figure 6.4, Using IT to automate clerical jobs: 3 years Investment cost PC, LAN $185 Aplikasi $98 Instalasi $32 Total $315 Monthly on-going cost Year 1 Year 2 Year 3 Staffing, plus support $9 10 $11 Maintenance $20 22 $24 Umum $8 9 $10 Amortiasasion $8 9 $10 Total $45 $50 $55 Reduction of clerical salary $ Reduction of supervisor salary $ Reduction in other staff cost $4 4 5 Office space released $2 2 2 Other office espense saved $1 1 1 Total $57 $62 $69 Improvement per mo $12 $12 $14 Annual net benefits $144 $144 $168 ROI 46% 46% 53% Payback 2.1 Cost of capital 20% Discounted annual net benefit $120 $107 $96 Cumulative benefit $120 $227 $323 Discounted payback 3 3

4 Cost Avoidance Mirip dengan cost displacement, dan juga sama-sama kurang berarti dibandingkan sistem yang memberikan nilai tambah, artinya hanya relevan dalam otomatisasi sistem informasi. Langkah-langkah yang dilakukan: 1. Membuat prediksi mengenai kebutuhan staf dan sumber daya di masa depan 2. Daftarkan jenis pekerjaan apa yang terkait dengan staf dan sumber daya itu. 3. Daftarkan jenis pekerjaan apa yang bisa tidak diperlukan lagi di masa depan dengan adanya sistem informasi yang baru. 4. Jadual & pengukuran Figute 6.6, Using IT to avoid additional costs Investment cost PC, LAN 432 Aplikasi 187 Instalasi 220 Total 839 Monthly on-going cost Staffing, plus support 34 Maintenance 65 Umum 12 Amortiasasion 23 Total 134 Clerical staff not req 120 Management staff not req 7 Accomodations not req 15 Other cost avoided 3 Total 145 Improvement per mo 11 Annual net benefits 132 ROI 16% Payback 6.3 4

5 Decision Analysis Berusaha mengevaluasi keuntungan berdasarkan: better decision berdasarakan better information, dan better performance berdasarkan better decision. Information Decisions Actions Results Aktifitas lebih terkoordinasi, terkontrol dan terpantau diharapkan akan memberikan hasil yang lebih baik. Sebagai contoh, jika kita mendapatkan informasi mengenai pola pembelian customer kita, mungkin kita bisa mem-bpr-kan proses di gudang, sehingga dapat mereduksi inventori. Demikian pula jika kita tahu pola pembayaran tagihan oleh pelanggan, maka kita mungkin bisa merancang sistem penagihan baru yang lebih tepat (misalnya autodebet), sehingga pembayaran bisa lebih cepat. Langkah-langkah yang harus dilakukan: 1. Alasan-alasan mengapa aplikasi komputer akan memberikan keuntungan 2. Penjelasan bagaimana keuntungan ini dapat direalisasikan 3. Rincian kinerja saat ini (relatif terhadap keuntungan yang mungkin didapatkan) 4. Perbedaan situasi dengan adanya aplikasi baru 5. Jadual dan pengukuran Figure 6.9, The decision analysis approach: Using IT to improve performance through more information Investment cost PC, LAN 876 Aplikasi 89 Instalasi 23 Total 988 Monthly on-going cost Staffing, plus support 5 Maintenance 88 Umum 11 Amortiasasion 27 Total 131 Reduction in bad debts 14 Interest earnt by faster receipts 8 Reduction in obsolete inventories 43 Increased sales due to better availability 111 Total 176 Improvement per mo 45 Annual net benefits 540 ROI 55% Payback 1.8 year 5

6 Impact or Time-Release Analysis Waktu yang berhasil dihemat, dipergunakan untuk melakukan pekerjaan lain / tambahan. Langkah-langkah yang dapat dilakukan: 1. Alasan-alasan mengapa aplikasi komputer akan memberikan keuntungan 2. Penjelasan bagaimana keuntungan ini dapat direalisasikan 3. Rincian kinerja saat ini (relatif terhadap keuntungan yang mungkin didapatkan) 4. Perbedaan situasi dengan adanya aplikasi baru 5. Perkirakan pekerjaan apa yang dapat ditingkatkan volume aktifitasnya Figure 6.11, Impact / time-release analysis approach, Using IT to improve salesman productivity Investment cost for 5 system PC, cellular modem & peripherals $30.0 Aplikasi $23.0 Instalasi $75.0 Total $128.0 Monthly on-going cost Staffing, plus support $4.0 Komunikasi $6.0 Maintenance $3.0 Umum $2.0 Amortiasasion $12.0 Total $27.0 Avg num of sales calls / day 6 Avg val of sales / call $1.5 Reduction avg sales call 35 to 15 min 20 min Reduction time for daily form filling 60 to 10 min 50 min Total time release 170 min Avg travel time req between sales calls 25 min Therefor it provides opportunity for 3 more calls / day Resulting additional revenue $4.5 Net profit (%) per sales calls 7.5% Daily benefit from 5 systems $1.7 Monthly benefit from 5 systems $33.8 Monthly benefit $6.7 Annual net benefit $81.0 ROI 63% 6

7 Nominal Break Even Analysis Cara ini mengharuskan para pengambil keputusan untuk menentukan secara subjektif berapa sebenarnya nilai dari intangible benefit. Hal ini disebabkan karena memang relatif lebih sulit menghitung nilai uang intangible benefit dibandingkan tangible benefit. Figure 6.13, The Nominal Break Even Analysis Approach, Using IT to improve office worker s productivity Investment cost for 5 system PC, cellular modem & peripherals $205 Aplikasi $45 Instalasi $59 Total $309 Monthly on-going cost Staffing, plus support $5 Komunikasi $2 Maintenance $3 Umum $1 Amortiasasion $4 Total $15 Improvement in secretarial efficiency $4 Figure work improvements $5 Better presentation of proposals and reports $4 Better communications through $3 Better administration with database $2 Total 18 Monthly benefit $3 Annual net benefit $36.0 ROI 12% 7

8 Analisis Pasca Implementasi Harus dilakukan ex-post audit untuk mengetahui apakah keuntungan memang benar-benar didapatkan dari investasi TI tersebut! Figure Ex-post cost benefit analysis, Using IT to automate clerical jobs Budget Actual Varian Investment cost PC, LAN $185 $196 $11 Aplikasi $98 $120 $22 Instalasi $32 $38 $6 Total $315 $354 $39 Monthly on-going cost Staffing, plus support $9 $6 -$3 Maintenance $20 $18 -$2 Umum $8 $9 $1 Amortiasasion $8 $9 $1 Total $45 $42 -$3 Reduction of clerical salary $42 $40 -$2 Reduction of supervisor salary $8 $9 $1 Reduction in other staff cost $4 $5 $1 Office space released $2 $2 $0 Other office espense saved $1 $1 $0 Total $57 $57 $0 Improvement per mo $12 $15 $3 Annual net benefits $144 $180 $36 ROI 46% 51% 5% 8

9 Evaluasi intangible asset Ada 2 cara untuk mengevaluasinya: 1. Negosiasi benefit Misalnya untuk sebuah laporan strategik, manager yang membutuhkan laporan itu ditanya secara berulang: mau bayar $10? ya. $10.000? tidak. $5005 = ( )/2? tidak, dan seterusnya 2. Imputation Diperkirakan berapa sebenarnya nilai dari keuntungan intangible, dengan cara menghitung berapa sebenarnya hal itu bernilai jika ingin untung. Figure 6.16, Analysis of intangible benefits, Using IT to improve selection fo appropriate consulants Investment costs Hardware 15 Software 8 Costs 6 Total 29 Monthly on-going costs Staffing 1 Maintenance 0.2 General 0.2 Amortisation 0.1 Total 1.5 Senior management time 1 Clerical time 0.5 Better proposals? Better consulting work? Total 4.5 Firm's cost of capital 25% Annual spending 47 Year 0 Year 1 Year Cashflow Discount factor Discounted cashflow

10 Transformate Analysis Hal ini paling susah dilakukan karena berkaitan dengan masalah keunggulan kompetitif, market share dan new product development (yang sebenarnya membuat market baru). Beberapa kata-kata penting misalnya, kalau kita tidak pakai teknologi informasi, maka kita mustahil menang dalam berbisnis, menunjukkan betapa pentingnya peranan TI dalam bisnis, sehingga kadang-kadang proposal investasinya lebih banyak kata-kata ketimbang angka. Figure 6.18, A cost benefit analysis for a transformate proposal Investment costs Hardware 1987 Software 765 Costs 411 Total 3163 Monthly on-going costs Staffing 340 Maintenance 172 General 38 Amortisation 645 Total 1195 Annual benefits Year 0 Year 1 Year 2 Year 3 Year 4 Total Sales Cost of sale Net profit Tax Other benefits After tax profit Firm's cost of capital 25% Tax rate 33% Year 0 Year 1 Year 2 Year 3 Year 4 Total Investment Annual costs Annual benefits Annual cashflow Discount factor Discounted cashflow

11 Ex-Post Investment Evaluation Berdasarkan data-data dari akunting, kita bisa lihat keuntungan apa saja yang didapatkan dengan adanya investasi TI. Figure 6.19, Cost avoidance ex-post evaluation, Using IT to Improve clerical throughput Situation before computerisation Invoice throughput per month No. of clerkcs 11 No. of supervisors 1 Office space cost 1000 Monthly computer cost 1950 Salary: clerk 750 Salary: supervisor 950 Total cost of the function Cost per invoice 0.34 Situation after computerisation Invoice throughput per month No. of clerkcs 12 No. of supervisors 1 Office space cost 1000 Monthly computer cost 2950 Salary: clerk 850 Salary: supervisor 1100 Total cost of the function Cost per invoice 0.27 Cost saving 0.07 Total savings from the system Increase in throughput Savings per invoice 0.07 Savings / mo 3639 Annual savings

12 Stochastic Calculation Berkaitan dengan masalah ketidakpastian dan resiko. Kita harus bisa mengidentifikasi resiko-resiko apa saja yang mungkin mempengaruhi investasi. Bisa dilakukan dengan cara (bisa dipergunakan secara komplementer): - group brainstorming - expert judgement - assumption analysis: melakukan kritik mendalam terhadap asumsi-asumsi angka-angka yang diletakkan dalam budget investasi Variabilitas dari setiap faktor kemudian dicatat. Setelah itu, dapat dibuat risk analysis input form Input details Maximum Minimum IT Investment IT cost IT cost IT benefit IT benefit IT benefit Interest rate 15% 20% Hasilnya adalah NPV, IRR dan payback period maximum dan minumum! 12

13 Pertanyaan pamungkas Apakah benefit yang didapatkan dari valuasi TI benar-benar layak dilakukan? Bagi yang menjawab tidak: IT adalah komponen vital dari perusahaan, tanpa IT, perusahaan tidak akan berjalan nomal!. Jadi IT tidak perlu dihitung dengan cost benefit analysis. Bagi yang menjawab ya: Investasi IT tetap merupakan pengeluaran yang besar, sehingga harus juga ada justifikasi finansial. 13