PROPOSAL PROYEK PERANGKAT LUNAK SISTEM GUDANG ONLINE PADA PT. RAHAYU SCOFFOLDINGS

Transkripsi

1 PROPOSAL PROYEK PERANGKAT LUNAK SISTEM GUDANG ONLINE PADA PT. RAHAYU SCOFFOLDINGS Disusun Oleh : Nama : Tekat agus trianto Nim : SISTEM INFORMASI BILINGUAL FAKULTAS ILMU KOMPUTER UNIVERSITAS SRIWIJAYA TAHUN AJARAN

2 DAFTAR ISI LATAR BELAKANG... 3 PERMASALAHAN... 3 TUJUAN... 4 RUANG LINGKUP... 4 METODOLOGI Studi Kelayakan (feasibility study) Desain Fungsi (Design Function) Pemrograman (Programming) Pengujian (Testing) Pelatihan (Training) Pemeliharan (Maintenance) Dokumentasi (Dokumentation)... 7 AKTIVITAS PROYEK... 9 WBS (Work Breakdown Structure)... 1 JADWAL PROYEK BARCHART DIAGRAM PERT SUMBER DAYA MANUSIA ANALIS DAN PELAPORAN A. Rencana Bnggaran Belanja (RAB) Proyek B. Cost and Benefit Analisis Payback Periode Analisis Return On Investment (ROI) Analisis Net Present Value (NPV) Metode Tingkat Pengembalian Internal (IRR)

3 LATAR BELAKANG PT. Rahayu Scaffoldings merupakan sebuah perusahaan yang bergerak dalam persewaan peralatan tangga-tangga besi (scaffolding) untuk mendukung pembangunan, perbaikan maupun renovasi rumah-rumah dan gedung-gedung. Setidaknya ada 18 jenis item barang yang direntalkan oleh PT. Rahayu Scaffoldings, seperti pipe support (TS-7, TS-9), main frame (t-19, t- 17), stair, cat walk, jack base (t-6, t-4), U-Head (t-6, t-4), cross brace (p- 2, p-193), join pin, leader frame (9, 6), swimple clamp, horry beam dan pipe 6 meter. Mengingat banyaknya item yang harus dikelola oleh bagian gudang (inventory), berkaitan dengan keluar-masuknya barang akibat transaksi peminjaman, pengembalian, penambahan item baru, pengurangan barang akibat rusak maupun hilang, maka perlu kiranya dibuat sistem kontrol barang on-line sehingga kondisi terbaru (terakhir) mulai dari jumlah barang tersisa, jumlah barang tersewa, jumlah barang rusak maupun tambahan barang baru bisa diketahui secara cepat dan akurat. PERMASALAHAN PT. Rahayu Scaffolding sebenarnya telah memiliki sistem inventory yang belum on-line. Namun seiring dengan perkembangan bisnisnya yang kian maju, menyebabkan volume transaksi bisnisnya kian meningkat, sehingga pihak pemilik (owner) memandang perlu untuk mengubah sistem inventory yang ada menjadi sistem yang bersifat on-line dengan kemampuan sebagai berikut : Mendapatkan laporan (report) yang dikehendaki secara on-line Menampilkan inventaris barang-barang secara on-line Menampilkan deskripsi barang-barang secara on-line File maintenance secara on-line. 3

4 TUJUAN Proyek perangkat lunak Sistem Gudang On-Line ini dimaksudkan : 1. Menghasilkan perangkat lunak untuk aplikasi Sistem Gudang On-Line yang memiliki fitur-fitur standar seperti menambah barang, menghapus barang, menampilkan inventarisasi barang dan pembuatan laporan dan sebagainya. 2. Memudahkan pekerjaan administrator gudang, karena bisa mendapatkan informasi barang secara cepat dan akurat.. 3. Memudahkan pekerjaan up-date barang, karena ada penambahan barang baru dan pengurangan barang akibat rusak maupun hilang. RUANG LINGKUP Mengingat kendala berbagai macam media penyimpanan (storage), kinerja (performance) dan waktu responnya (time response), master file barang yang sudah ada tidak akan digunakan dalam sistem on-line yang baru. Namun sistem lama tersebut masih dipakai dalam batch system. Sebagai gantinya, beberapa bagian file tersebut disimpan dalam File Pilihan Barang. Barang-barang yang terdapat dalam file ini akan dipilih dari master file barang dan biasanya sering diakses. 4

5 Gambar 1. Diagram Alir Sistem Gudang On- Line Dalam sistem gudang on-line yang akan dibuat, pengguna dapat mengetahui informasi barang yang ada seperti persediaan barang tertentu, jumlah barang dipesan, tanggal dipesan dsb. Juga tersedia fasilitas untuk menambahkan barang baru maupun menghapus barang yang sudah tidak dikehendaki ke File Pilihan Barang. Kedua operasi terakhir dilakukan melalui Tabel Pilihan Barang yang menghubungkan item-item yang ada di File Pilihan Barang ke master dan mengontrol suatu perhitungan record terakhir. Suatu Laporan Inventory Barang bisa disajikan dalam sistem gudang on-line ini. Laporan ini bisa diminta melalui terminal operator. Laporan ini minimal terdiri dari header dan rincian yang. memuat daftar barang persediaan dan yang dipesan. Laporan Kontrol Pilihan juga bisa diberikan untuk membuat daftar semua perubahan pada File Pilihan Barang akibat transaksi bisnis yang terjadi. Laporan ini terdiri dari bagian rincian dan ringkasan. Bagian rincian berisi penambahan barang, penghapusan barang dan jumlah permintaan yang salah. Sedangkan bagian ringkasan berisi 5

6 rekapitulasi jumlah barang yang ditambahkan maupun dihapus, laporan ukuran dan status terakhirnya. METODOLOGI Metodologi merupakan elemen yang paling mendasar dari suatu proses bisnis. Berikut ini adalah suatu metodologi untuk merealisasikan proyek perangkat lunak Sistem Gudang On-Line pada PT. Rahayu Scaffoldings, akan ditempuh langkah-langkah sebagai berikut : 1. Studi Kelayakan (feasibility study) Mempelajari proses bisnis yang berlangsung di PT. Rahayu Scaffoldings, mengidentifikasi fungsi-fungsi bisnis yang diperlukan sehingga bisa disimpulkan kebutuhan aplikasi perangkat lunak secara pasti. 2. Desain Fungsi (Design Function) Melakukan desain sistem secara detail, mulai dari Context Diagram, Data Flow Diagram (DFD), desain file, desain tabel, relasi tabel dsb sehingga membentuk sistem lengkap sesuai dengan fungsi-fungsi bisnis yang dikehendaki. 3. Pemrograman (Programming) Melakukan coding untuk merealisasikan desain fungsi yang telah dibuat. Jumlah baris coding ini turut menentukan besar-kecilnya harga perangkat lunak yang dibuat. 4. Pengujian (Testing) Dilakukan untuk mengetahui apakah pekerjaan pemrograman telah dilakukan secara benar sehingga bisa menghasilkan fungsi-fungsi yang dikehendaki. Pengujian juga dimaksudkan untuk mengetahui keterbatasan dan kelemahan program aplikasi yang dibuat untuk sebisa mungkin dilakukan penyempurnaan. 5. Pelatihan (Training) Sebelum diserahterimakan ke user, pihak developer proyek perangkat lunak bertanggung jawab melatih user atau operator PT. Rahayu Scaffoldings yang 6

7 hendak mengoperasikan program aplikasi yang telah dibuat. Pihak pengembang juga berkewajiban memberikan informasi yang benar dan terbuka sehingga tidak menyulitkan para pengguna di kemudian hari. 6. Pemeliharan (Maintenance) Proyek perangkat lunak tidak bisa selesai begitu saja setelah diserahterimakan, tetapi masih berlanjut hingga tenggat waktu yang cukup untuk memastikan bahwa produk perangkat lunak yang telah diserahkan tersebut bisa beroperasi dengan baik dan tidak ada kendala yang berarti. 7. Dokumentasi (Dokumentation) Dalam sebuah proyek bisa terdiri dari beberapa dokumen. Dokumen dibuat untuk melihat kemajuan proyek yang sedang dikembangkan, sebagai referensi untuk troubleshooting bila terjadi kendala, sebagai pedoman operasional dsb. Semakin luasnya penerapan Teknologi Informasi di berbagai bidang telah membuka peluang yang besar bagi para tenaga profesional Tl untuk bekerja di perusahaan, instansi pemerintah, swasta dan asing di era globalisasi ini. Terdapat beberapa bidang pekerjaan TI yang peluangnya cukup besar, seperti analisa kebutuhan, desain fungsi, pemrograman, pengujian, instalasi, pelatihan, pemeliharaan dan dokumentasi. Beberapa posisi di bidang TI tersebut yang lowong bisa diisi, asal dengan bekal pengetahuan dan skill based yang memadai. Dibawah ini akan dipaparkan sejumlah posisi beserta salarynya tersebut ANALISA KEBUTUHAN Mempelajari proses-proses dan indentifikasi data-data yang dibutuhkan, dalam perancangan suatu aplikasi informasi percetakaan berbasis web. Sehingga dapat memenuhi kebutuhan dan kemudahan dalam hal ini untuk meningkatkan pelayanan efesiensi dan keputusan. DESAIN FUNGSI Melakukan desain sistem secara detail, mulai dari Context Diagram, Data Flow Diagram (DFD), desain file, desain tabel, relasi tabel dan sebagainya sehingga membentuk sistem lengkap sesuai dengan fungsi-fungsi bisnis yang dikehendaki. 7

8 PEMROGRAMAN Melakukan coding untuk merealisasikan desain fungsi yang telah dibuat. Lama Pengerjaan dan Jumlah baris coding ini turut menentukan besar-kecilnya harga Aplikasi yang dibuat. PENGUJIAN Melakukan beberapa testing dengan uji prilaku (behavior testing), focus terhadap input dan output, dan testing terhadap fungsionalitas sistem. INSTALASI Mengganti dan menempatkan sistem atau menempatkan sistem yang baru terhadap aplikasi yang dibuat, jika hasil dari suatu proses pengujian sudah sesuai dengan fungsinya. PELATIHAN Sebelum aplikasi program dijalankan/ kunjungi oleh user, pihak developer proyek perangkat lunak bertanggung jawab melatih costumer atau eksekutif dari CV Sukses Sablon yang hendak mengoperasikan program aplikasi yang telah dibuat. Pihak pengembang juga berkewajiban memberikan informasi yang benar dan terbuka sehingga tidak menyulitkan para pengguna aplikasi selanjutnya. PEMELIHHARAAN Proyek perangkat lunak tidak bisa selesai begitu saja setelah diserahterimakan, tetapi masih berlanjut hingga tenggang waktu yang cukup untuk memastikan bahwa produk perangkat lunak yang telah diserahkan tersebut bisa beroperasi dengan baik dan tidak ada kendala yang berarti. DOKUMENTASI Dalam sebuah proyek bisa terdiri dari beberapa dokumen. Dokumen dibuat untuk melihat kemajuan proyek yang sedang dikembangkan, sebagai referensi untuk bug bila terjadi kendala, sebagai pedoman operasional dan sebagainya. 8

9 AKTIVITAS PROYEK Berdasarkan metodologi penelitian yang telah diuraikan diatas, perencanaan aktivitas-aktivitas dari proyek ini antara lain : WBS Aktivitas Proyek 1. Studi kelayakan 1.1. Melakukan identifikasi data 1.2. Melakukan perancangan aplikasi 2. Desain fungsi 2.1. Membuat Data Flow Diagram (DFD) 2.2. Mendesain 3. Pemrograman 3.1. Melakukan coding 4. Pengujian 4.1. Melakukan testing (Behavior Testing) 5. Pelatihan 6. Pemeliharaan 7. Dokumentasi 9

10 WBS (Work Breakdown Structure) 1

11 JADWAL PROYEK Untuk merealisasikan pekerjaan proyek perangkat lunak Sistem Gudang On-Line kurang lebih memerlukan waktu 3 bulan dengan pengaturan wakturti berikut ini : Aktivitas Inisial Durasi Predecess Cost/Biaya Aktivitas Kerja or Studi Kelayakan 4 Rp.3. Identifikasi data A 2 -- Rp.1. Melakukan B 2 A Rp.2. perancangan aplikasi Desain fungsi 9 Rp.75. Membuat Data Flow C 5 B Rp.25. Diagram (DFD) Mendesain D 4 B Rp.5. Pemrograman 2 Rp.2.. Melakukan coding E 2 C, D Rp.2.. Pengujian program 7 Rp.25. Melakukan uji coba F 7 E Rp.25. program Pelatihan G 12 F Rp.5. Pemeliharaan H 7 F Rp.6. Dokumentasi I 2 H Rp.1. Total Biaya Rp

12 BARCHART DIAGRAM PERT 9 2 A2 B C5 D E F7 G H7 I

13 SUMBER DAYA MANUSIA Untuk melaksanakan proyek perangkat lunak Sistem Gudang On-Line disiapkan SDM 4 orang dengan peran rangkap seperti dalam tabel di bawah ini. ANALIS DAN PELAPORAN A. Rencana Bnggaran Belanja (RAB) Proyek Berikut merupakan uraian anggaran dari tahun ke- sampai tahun ke-3 : 13

14 URAIAN 1.Biaya Pengadaan a.biaya pembelian perangkat keras b. Biaya management dan staff c. Biaya instalasasi hardware dan software TOTAL 2. Biaya Proyek A. Biaya Konsultan a. Manajer sistem b. Analisis c. programer d. Biaya perjalanan dan akomondasi B. Tahap Analisis sistem a. Biaya pengumpulan data. b. Biaya ATK dan dokumentasi c. Biaya rapat d. Biaya manajemen dan staff C. Tahap Desain Sistem a. Biaya ATK dan dokumentsi b. biaya rapat c. Biaya manajemen dan staff d. Biaya perancangan D. Tahap Penerapan sistem a. Biaya promosi Tahun ke- (ribuan) Tahun ke-1 (ribuan) Tahun ke-2 (ribuan) Tahun ke- 3 (ribuan) 14

15 (iklan) b. Biaya konversi data c. Biaya manajemen dan staff 3. Biaya operasi dan perawatan a. Biaya administrasi b. Biaya overhead c. Biaya perawatan hardware d. Biaya manajemen dan staff TOTAL BIAYA (TB) 4. Rincian Manfaat 1. Manfaat Wujud Pengurangan Biaya Operasional Pengurangan biaya karena kesalahan proses Peningkatan keuntungann Penyewaan Pengurangan Biaya Persediaan TOTAL Total Wujud (TW) 2.Manfaat Tak Wujud *.Peningkatan Pelayanan pada pelanggan * peningkatan

16 kepuasan pelanggan * Peningkatan pengambilan keputusan Total Tak Wujud (TTW) Total Manfaat (TM) Proceed (Selisih TM & TB )

17 B. Cost and Benefit 1. Analisis Payback Periode Perhitungan analisis payback periode adalah sebagai berikut : Total Biaya Pengadaan Sistem pada tahun : Rp Proceed pada Tahun I : Rp Sisa Biaya Sistem pada Tahun I : Rp Sisa = =,83 tahun x 1 tahun Dari hasil perhitungan Payback Periode diatas telah didapatkan bahwa titik impas (Break Even Point) dicapai setelah 1,83 tahun. Artinya perusahaan akan dapat mengambil keuntungan dari sistem tersebut pada tahun ke Analisis Return On Investment (ROI) Dengan metode ini maka presentase manfaat yang dihasilkan oleh sistem tersebut dapat dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkan untuk pengadaan sistem tersebut. Berikut perhitungan ROI sistem ini : - Biaya pengadaan sistem tahun : Rp Biaya perawatan sistem tahun I : Rp Biaya perawatan sistem tahun II : Rp Total Biaya RP.5.8. Sedangkan total keuntunga yang didapat adalah sebagai berikut : - Total manfaat pada tahun I : Rp Total manfaat pada tahun II : Rp.3.. Total Manfaat : Rp

18 Rumusan ROI adalah : ROI = ROI = ROI = 6,29 % Berdasarkan perhitungan ROI diatas didapatkan bahwa sistem ini akan memberikan keuntungan pada tahun ke-2 sebesar 6,29% dari biaya pengembangannya sehingga sistem ini akan layak digunakan bagi perusahaan ini. 3. Analisis Net Present Value (NPV) Perhitungan analisis NPV sebagai berikut : NPV = -nilai proyek + ( ) ( ) ( ) Apabila di aplikasikan pada penerapan sistem yang baru ini maka perhitungan nilainya dengan tingkat bunga diskonto 5% pertahun adalah : NPV = ( ) ( ) NPV = NPV = NPV = NPV = Rp

19 4. Metode Tingkat Pengembalian Internal (IRR) Metode ini mencari tingkat bunga yang menjadikan jumlah sekarang dari tiap-tiap proceed yang di diskontokan dengan tingkat bunga tersebut sama besarnya dengan nilai sekarang dari nilai proyek. i1 = 5%, maka NPV1 = i2 = 1%, maka NPV = ( ) ( ) NPV = NPV = NPV = IRR = 5% + ( ) ( ) IRR = 5% + ( ) IRR = 5% + IRR = 5% + 4,82% IRR = 9,82% IRR = 9,82% artinya proyek ini akan menghasilkan keuntungan dengan tingkat bunga 9,82% per tahun. Apabila tingkat bunga pengembalian yang diinginkan 5% per tahum, maka IRR>5%, dengan kata lain proyek ini dapat diterima. 19