PENGURUSAN PEPERIKSAAN & PENILAIAN PMM-PK-PLSP-02

Transkripsi

1 PENGURUSAN PEPERIKSAAN & PENILAIAN PMM- NO. KELUARAN 04 TARIKH KUATKUASA 06 JUN 2013 DISEDIAKAN OLEH DILULUSKAN OLEH NAMA Mohd As ri Bin Chik Mejar (K) Zolkarnain Bin Hj. Jobshi, AMP JAWATAN Wakil Pengurusan Pengarah TARIKH 03 Jun Jun 2013

2 KAWALAN DOKUMEN Rekod Pindaan Tajuk Prosedur Pengurusan & Penilaian No. Prosedur Bil Penerangan Pindaan M/Surat 1 Menggantikan : a) Logo Politeknik b) Nama Pengarah c) Nama Wakil Pengurusan 2 Menggantikan perkataan : a) Lampiran 5 7 : Tandatangan Penyelaras Jabatan di ubah kepada Tandatangan Pegawai PMM- No Pindaan Baru Tarikh Kuatkuasa Julai Julai Memansuhkan : a) Statistik Taburan Skor Pencapaian Pelajar b) Penyediaan soalan selaras dari panel luar Julai 2011

3 Pengurusan 1.0 OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan untuk memastikan pelaksanaan proses pengurusan peperiksaan dan penilaian dapat dilaksanakan mengikut perancangan yang ditetapkan dan memenuhi keperluan sasaran kerja seperti berikut : a. Menyiapkan kertas peperiksaan satu (1) minggu sebelum peperiksaan akhir bermula. b. Memproses keputusan penilaian dalam tempoh dua (2) minggu selepas peperiksaan berakhir. c. Menyiapkan Sijil/Diploma bagi pelajar yang telah menamatkan pengajian selewat-lewatnya satu (1) minggu sebelum majlis konvokesyen. 2.0 SKOP Prosedur ini digunapakai oleh Unit bagi tujuan penyediaan kertas peperiksaan, penyediaan jadual waktu peperiksaan, perlaksanaan penilaian, pemprosesan keputusan penilaian dan pengurusan persijilan. 3.0 RUJUKAN 3.1 Manual Kualiti : 7.1, 7.2.1, 7.2.2, 7.2.3, 7.5.1, 7.5.2, 7.5.3, 7.5.5, 8.2.3, 8.2.4, Standard SPK 3.3 PMM-PK-PLSP-03 Pengurusan Pendaftaran Pelajar 3.4 PMM-PK-PLSP-04 Proses Pembelajaran dan Pengajaran 3.5 PMM-PK-PLSP-05 Pengurusan Kokurikulum 3.6 PMM-PK-PLSP-06 Perancangan dan Pelaksanaan Latihan Industri 3.7 Panduan Penggubalan dan Penyemakan Deraf Soalan Politeknik KPT 3.8 Garis Panduan Pengurusan Bank Item Dan Peraturan Pemarkahan Politeknik 3.9 Arahan-arahan dan Kaedah Penilaian Politeknik KPT 3.10 Akta Rahsia Rasmi 1995

4 Pengurusan 4.0 DEFINISI KUPep Ppep Bank Soalan Bilik Kebal/ Kabinet Berkunci Ketua Unit adalah pegawai yang dilantik untuk mengetuai urusan dan aktiviti peperiksaan di Politeknik. Pegawai adalah pegawai yang dilantik bagi membantu KUPep melaksanakan urusan dan aktiviti peperiksaan di Politeknik. Simpanan soalan dan perturan pemarkahan yang dikumpul dan diselaras di semua Politeknik KPT bagi setiap kursus untuk kegunaan peperiksaan akhir semester. Tempat yang selamat untuk menyimpan bank soalan dan lain-lain dokumentasi yang berkaitan di Unit. Bilik Cetak Terkawal Akhir Semester Jadual Waktu Penyelaras Jadual Waktu Akhir Semester Ketua Pengawas Tempat yang dikawal untuk menempatkan fasiliti bagi mencetak kertas soalan peperiksaan dan dokumen berkaitan di Unit. Suatu peperiksaan formal yang diadakan pada setiap akhir semester. Dokumen yang menunjukkan tarikh, tempat, masa dan kursus berlangsungnya peperiksaan akhir semester. Bahagian Penilaian dan yang bertanggungjawab untuk membentuk dan menyelaraskan Jadual Waktu Akhir Semester. Seorang pegawai Politeknik gred DH41 dan ke atas yang dilantik oleh KUPep bagi mengetuai perjalanan peperiksaan. Pengawas Pegawai yang dipertanggungjawab untuk mengawasi perjalanan peperiksaan.

5 Pengurusan Fail Kehadiran Akhir Dokumen Keluar / Masuk Kertas Soalan/Jawapan Fail yang mengandungi senarai nama pelajar, penyata kedatangan, tatatertib peperiksaan dan borang laporan kes meniru. Dokumen yang mengandungi maklumat peperiksaan serta ruangan untuk ditandatangani oleh Ketua Pengawas dan Pemeriksa Kertas apabila mengambil dan mengembalikan kertas soalan, skrip jawapan pelajar dan skema jawapan. Pemeriksa Skrip Jawapan Pensyarah yang menyemak / memeriksa dan memberi markah kepada skrip jawapan pelajar. Lembaran Markah Merupakan satu senarai penuh keputusan peperiksaan pelajar. Slip Keputusan Maklumat keputusan penilaian setiap pelajar yang mengandungi gred, nilai mata dan status keputusan yang diperolehi. Semester Akhir Sesi pengajian terakhir pelajar di Politeknik Merlimau. Penilaian Khas Penilaian yang diadakan untuk pelajar-pelajar semester akhir dan kepada program pelajar yang akan menjalani Latihan Industri pada semester akhir yang memenuhi syarat yang ditetapkan di luar sesi pengajian sebenar.

6 Pengurusan Akhir Khas Pelajar Lulus yang diadakan di luar tempoh peperiksaan akhir untuk pelajar yang tidak menghadiri peperiksaan akhir dengan sebab-sebab tertentu dan diluluskan oleh Jawatankuasa Politeknik. Pelajar yang layak meneruskan pengajian ke semester berikutnya. Sijil Daftar Sijil Pengiktirafan yang dianugerahkan kepada graduan di peringkat diploma atau sijil. Dokumen yang mengandungi maklumat graduan dan sijil yang dikeluarkan. Jawatankuasa Politeknik Satu badan di Politeknik yang bertanggungjawab mengenai perjalanan proses penilaian dan peperiksaan serta membuat keputusan penilaian dan Latihan Industri.

7 Pengurusan 5.0 PROSEDUR KERJA 5.1 PENYEDIAAN KERTAS PEPERIKSAAN 1. PENYEDIAAN SOALAN UNTUK BANK SOALAN Tanggungjawab Tindakan PENGGUBALAN SOALAN PEPERIKSAAN AKHIR 1. Rujuk Garis panduan Pengurusan Bank Item Dan Peraturan Pemarkahan Politeknik yang sedang berkuatkuasa.

8 Pengurusan 5.2 PENYEDIAAN JADUAL WAKTU PEPERIKSAAN Tanggungjawab Tindakan KUPep 1. Menerima deraf jadual waktu peperiksaan akhir semester yang disediakan oleh Bahagian dan Penilaian mengikut Takwim Aktiviti Pentaksiran. PPJ 2. Mengedarkan salinan deraf kepada PPJ. 3. Menyemak deraf dan memberi komen (jika ada). 4. Menyediakan komen yang bersesuaian seterusnya menyerahkan kembali kepada KUPep. KUPep 5. Menghantar komen kepada Bahagian Pentaksiran dan Persijilan. 6. Menerima jadual waktu peperiksaan akhir semester yang muktamad dari Bahagian Pentaksiran dan Persijilan. 7. Mengedarkan Jadual Waktu Akhir Semester yang muktamad kepada PPJ. PPJ 8. Menggunakan jadual waktu tersebut untuk membina Jadual Waktu Akhir Semester Jabatan dan Jadual Pengawasan. KUPep 9. Memaparkan di laman sesawang selewat-lewatnya satu (1) minggu sebelum peperiksaan akhir semester bermula.

9 Pengurusan 5.3 PROSES PENILAIAN 1. PEPERIKSAAN AKHIR SEMESTER Tanggungjawab Tindakan KUPep 1. Menerima salinan surat tidak layak menduduki peperiksaan akhir semester / dimansuhkan markah penilaian kerja kursus daripada Ketua Jabatan (Rujuk PMM-PK-PLSP-04) KUPep dan PPJ 2. Memastikan bilik/dewan peperiksaan disusun sebelum peperiksaan akhir semester bermula. Ketua Pengawas dan Pengawas 3. Melaksanakan pengawasan peperiksaan (Rujuk Arahan-arahan dan Kaedah Penilaian Politeknik KPTM yang sedang berkuatkuasa). Ketua Pengawas dan Pengawas Penyelaras Moderasi Jabatan 4. Mengutip dan mengendalikan skrip jawapan pelajar berpandukan kepada Arahan-arahan dan Kaedah Penilaian Politeknik KPTM yang sedang berkuatkuasa. 5. Melaksanakan moderasi pemeriksaan skrip jawapan (Rujuk Garis Panduan Moderasi Pemeriksaan Skrip jawapan) Pemeriksa Skrip Jawapan 6. Memeriksa skrip jawapan sesuatu kursus (Rujuk Arahanarahan dan Kaedah Penilaian Politeknik KPTM yang sedang berkuatkuasa). 2. PENILAIAN KERJA KURSUS Tanggungjawab Tindakan Rujuk PMM-PK-PLSP-04

10 Pengurusan 3. PEPERIKSAAN AKHIR KHAS Tanggungjawab KJ/PPJ Tindakan 1. Menyerahkan senarai nama pelajar yang akan menduduki Akhir Khas kepada KUpep untuk diambil tindakan. PPJ 2. Melaksanakan peperiksaan pada masa dan tarikh yang sesuai bagi pelajar dan dipersetujui oleh Pegawai. (Rujuk Arahan-arahan dan Kaedah Penilaian Politeknik KPTM yang sedang berkuatkuasa). 4. PENILAIAN KHAS Tanggungjawab KUPep PPJ dan Pensyarah Kursus Pensyarah Kursus Tindakan 3. Menyerahkan senarai nama pelajar yang akan menduduki Penilaian Khas kepada Ketua Jabatan/PPJ untuk diambil tindakan. 4. Melaksanakan penilaian yang ditetapkan (Rujuk Arahan-arahan dan Kaedah Penilaian Politeknik KPTM yang sedang berkuatkuasa). 5. Menyerahkan markah penilaian kepada PPJ pada tarikh yang ditetapkan oleh KUPep. 5. PENILAIAN KOKURIKULUM Tanggungjawab Tindakan Rujuk PMM-PK-PLSP-05

11 Pengurusan 6. PENILAIAN LATIHAN INDUSTRI Tanggungjawab Tindakan Rujuk PMM-PK-PLSP-06

12 Pengurusan 5.4 PEMPROSESAN PEPERIKSAAN Tanggungjawab PPJ Tindakan 1. Menerima dan memproses markah penilaian pelajar. PPJ PA PPJ KUPep Pengarah PPJ Ppep PA KJ PA 2. Menyediakan lembaran markah untuk semakan Penasihat Akademik. 3. Menyemak lembaran markah. 4. Membuat salinan lembaran markah secukupnya dan menyerahkan kepada KUPep. 5. Menguruskan persediaan untuk Mesyuarat Jawatankuasa Politeknik Merlimau. 6. Membawa semua salinan lembaran markah ke mesyuarat Jawatankuasa Politeknik Merlimau. 7. Mempengerusikan Mesyuarat Jawatankuasa Politeknik Merlimau. 8. Menerima lembaran markah yang telah diputuskan dalam mesyuarat Jawatankuasa Politeknik Merlimau daripada KUPep. 9. Mencetak semula lembaran markah jika perlu. 10. Mendapatkan tandatangan Pengerusi dan dua (2) orang Ahli Jawatankuasa Politeknik Merlimau pada lembaran markah yang telah diputuskan dalam mesyuarat. 11. Mencetak slip keputusan pelajar. 12. Menyemak dan memastikan butiran di dalam slip keputusan adalah tepat. 13. Menandatangani slip keputusan. 14. Menyerahkan slip keputusan kepada pelajar mengikut tarikh yang ditetapkan berdasarkan Takwim Aktiviti semasa.

13 Pengurusan Tanggungjawab Tindakan PPJ Ppep 15. Menyediakan statistik pencapaian 90% kadar kelulusan bagi setiap program (Lampiran 1) dan statistik pencapaian PNM 3.00 bagi setiap program (Lampiran 2). 16. Mengeluarkan keputusan peperiksaan pada tarikh yang ditetapkan seperti Takwim Aktiviti di laman sesawang. KUPep / PPJ PELAJAR SEMESTER AKHIR 17. Menyediakan senarai graduan mengikut program untuk mendapat kelulusan Lembaga dan Penganugerahan Sijil/ Diploma Politeknik KPT. 18. Membuat pindaan dan mengemaskini keputusan peperiksaan berpandukan keputusan Lembaga dan Penganugerahan Sijil/ Diploma Politeknik KPTM. 19. Menyediakan senarai pelajar yang menjalani Penilaian Khas.

14 Pengurusan 5.5 PENGURUSAN PERSIJILAN Tanggungjawab Tindakan Pengarah 1. Menyerahkan salinan senarai graduan kepada Ketua Unit Hal Ehwal Pelajar dan KUPep selepas mendapat kelulusan Lembaga dan Penganugerahan Sijil/Diploma Politeknik Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia. KUPep 2. Menerima senarai graduan yang perlu disediakan sijil. Menyemak senarai graduan untuk memastikan butiran yang betul. PENYEDIAAN SIJIL KUPep 3. Mencetak maklumat berikut ke dalam sijil a. Nama graduan b. Nombor Kad Pengenalan c. Program yang telah diikuti d. Tarikh Mesyuarat Lembaga 4. Menyemak ketepatan maklumat yang telah diisi dan mengulangi tindakan 3 jika maklumat salah. 5. Menerima sijil yang telah ditandatangani oleh Pengarah. 6. Menerima sijil yang telah ditandatangani oleh Ketua. 7. Pengarah Jabatan Pengajian Politeknik, KPTM. 8. Mendaftarkan sijil ke dalam Buku Daftar Sijil.

15 Pengurusan Tanggungjawab Tindakan PENYERAHAN SIJIL KUPep/PPJ 9. Menyerah sijil kepada graduan di hari konvokesyen dengan mana-mana cara berikut : a. Graduan mengambil sendiri setelah menunjukkan pengenalan diri dan menandatangani Buku Rekod Daftar Sijil. b. Graduan menghantar wakil untuk menuntut sijil setelah wakilnya menunjukkan pengenalan diri, surat kebenaran daripada graduan dan menandatangani Buku Rekod Daftar Sijil. 10. Menyerahkan sijil kepada graduan di waktu-waktu lain dengan mana-mana cara berikut : a. Graduan mengambil sendiri setelah menunjukkan pengenalan diri dan menandatangani Buku Rekod Daftar Sijil. b. Graduan menghantar wakil menuntutnya setelah wakilnya menunjukkan pengenalan diri, surat kebenaran dari graduan dan menandatangani Buku Rekod Daftar Sijil. c. Graduan memohon sijil dikirim melalui pos dengan membuat pembayaran kos pengeposan serta bukti bayaran. 11. Merekodkan semua pengeluaran sijil ke dalam Buku Rekod Daftar Sijil

16 Pengurusan Bil Jenis Rekod Tempoh Simpanan Lokasi Lampiran 1. Bank Soalan Selagi bank soalan bagi kursus tersebut digunakan Bilik Kebal / Kabinet berkunci Unit 2. Salinan asal kertas soalan peperiksaan akhir 1 semester Bilik Kebal / Kabinet berkunci Unit Bilik Unit 3. Takwim Aktiviti-Aktiviti 1 semester / Pejabat Ketua Jabatan 4. Jadual Waktu Akhir Semester 1 semester Unit 5. Jadual Waktu Pengawasan 1 semester Unit

17 Pengurusan Bil Jenis Rekod Tempoh Simpanan Lokasi Lampiran Salinan surat tidak layak 6. menduduki peperiksaan / dimansuhkan penilaian 1 semester Bilik Pegawai kerja kursus 7. Dokumen Keluar / Masuk kertas Soalan / Jawapan 1 semester Meja PPJ di Unit 8. Laporan Kes Meniru Sepanjang Tempoh Pengajian Pelajar Bilik Pegawai 9. Kertas / Skrip Jawapan pelajar 1 Semester Unit 10. Borang Markah Akhir 1 Semester Unit 11. Lembaran Markah Selama-lamanya Bilik Pegawai 12. Statistik Pencapaian 90% kadar kelulusan bagi setiap program 1 Tahun Bilik Pegawai 1

18 Pengurusan Bil Jenis Rekod Tempoh Simpanan Lokasi Lampiran 13. Statistik Pencapaian PNM 3.00 bagi setiap program 1 Tahun Bilik Pegawai Daftar Sijil Selama-lamanya 15. Daftar Stok Sijil Selama-lamanya Bilik Pegawai Bilik Pegawai 16. Analisis Pencapaian Objektif Proses Pengurusan 1 Semester Bilik Pegawai Senarai semak kerja penyediaan kertas peperiksaan 1 Semester Unit Senarai semak kerja pemprosesan keputusan peperiksaan 1 Semester Unit Senarai semak kerja pengurusan persijilan 1 Tahun Unit 6

19 STATISTIK PENCAPAIAN 90% KADAR KELULUSAN BAGI SETIAP PROGRAM LAMPIRAN 1 Jabatan :.. SESI PENGAJIAN : BIL SEMESTER PROGRAM JUMLAH PELAJAR JUMLAH PELAJAR YANG LULUS PERATUS KELULUSAN CATATAN (*-tidak mencapai 90%).... Tandatangan Penyelaras Jabatan.. Tarikh PLSP-02(1) ( )

20 LAMPIRAN 2 STATISTIK PENCAPAIAN PNM 3.00 BAGI SETIAP PROGRAM Jabatan :.. BIL SEMESTER PROGRAM SESI PENGAJIAN : JUMLAH PELAJAR JUMLAH PELAJAR YANG MENCAPAI PNM 3.00 PERATUS PELAJAR YANG MENCAPAI PNM 3.00 CATATAN (* - kurang drp 25% pelajar yang mencapai PNM 3.00 ).... Tandatangan Penyelaras Jabatan.. Tarikh PLSP-02(2) ( )

21 LAMPIRAN 3 ANALISIS PENCAPAIAN OBJEKTIF PROSEDUR KUALITI PROSES PENGURUSAN PEPERIKSAAN BIL OBJEKTIF PROSEDUR KUALITI PETUNJUK PRESTASI Tarikh akhir ditetapkan PENGUKURAN MASA Tarikh siap Beza Masa PENGUKURAN KUANTITI Jumlah item patut disiapkan Jumlah item telah disiapkan Peratus CATATAN 1 Menyiapkan kertas peperiksaan Seminggu sebelum peperiksaan akhir bermula 2 Memproses keputusan peperiksaan 3 Menyiapkan sijil/diploma Dua minggu selepas peperiksaan berakhir Seminggu sebelum Majlis Konvokesyen ULASAN PEGAWAI PEPERIKSAAN:... NAMA, TANDATANGAN & COP JAWATAN TARIKH PLSP-02(3) ( )

22 SENARAI SEMAK KERJA PENYEDIAAN KERTAS PEPERIKSAAN LAMPIRAN 4 JABATAN SESI :.. :... BIL KOD KURSUS BIL. PELAJAR JUMLAH KERTAS PEPERIKSAAN SIAP TARIKH SIAP NAMA T/TANGAN CATATAN. Tandatangan Pegawai.. Tarikh PLSP-02(4) ( )

23 SENARAI SEMAK KERJA PEMPROSESAN KEPUTUSAN PEPERIKSAAN LAMPIRAN 5 JABATAN SESI :.. :. BIL PROGRAM / SEKSYEN BIL. PELAJAR KEY-IN CETAK MARKAH PB PA LEMBARAN SLIP TARIKH SIAP NAMA T/TANGAN. Tandatangan Pegawai.. Tarikh (tandakan di ruangan key-in dan cetak) PLSP-02(5) ( )

24 LAMPIRAN 6 SENARAI SEMAK KERJA PENGURUSAN PERSIJILAN JABATAN LULUSAN :.. :. BIL. PROGRAM / SEKSYEN BIL. LULUSAN SEMAKAN NAMA NO. K.P. NO. SIRI TARIKH NAMA T/TANG AN. Tandatangan Pegawai.. Tarikh (tandakan di ruangan semakan)