PANDUAN PENYEDIAAN/ PINDAAN DOKUMEN ISO UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA. Edisi 03

Transkripsi

1 PANDUAN PENYEDIAAN/ PINDAAN DOKUMEN ISO UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA Edisi 03

2 PANDUAN PENYEDIAAN/PINDAAN DOKUMEN ISO UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA Tanggungjawab Carta alir Proses Terperinci Mula Pekerja / TPKD PTJ 1. Buat cadangan pindaan/penambahbaikan 1. Buat cadangan proses ISO UPM dengan memajukan pindaan/penambahbaikan proses ISO UPM permohonan melalui emel/surat/borang kepada TPKD PTJ atau terus kepada TPKD PP. Sekiranya permohonan dibuat melalui TPKD PTJ, maka TPKD PTJ akan memajukan permohonan kepada TPKD PP berkaitan mengikut skop dengan merujuk kepada Jadual Serahan Cadangan Pindaan/Tambahan Dokumen ISO UPM. [Rujuk Lampiran 1: Jadual Serahan Cadangan Pindaan/Tambahan Dokumen ISO UPM] TPKD PP 2. Terima permohonan cadangan 2. Terima permohonan cadangan pindaan dokumen ISO pindaan/tambahan dokumen dan serahkan kepada Pemilik Proses yang berkaitan untuk semakan dan penambahbaikan. Pemilik Proses D 3. Semak dokumen berdasarkan cadangan pindaan/penambahbaikan 3. Semak dokumen berdasarkan cadangan pindaan/ penambahbaikan hasil daripada: (a) cadangan/permohonan pekerja; (b) semakan proses kerja berdasarkan pendekatan LEAN; (c) penemuan audit; atau (d) keputusan mesyuarat. Pemilik Proses 4. Kemaskini dokumen menggunakan format dokumen ISO yang ditetapkan 4. Kemaskini dokumen menggunakan format dokumen ISO yang ditetapkan. Dapatkan salinan lembut (softcopy) format dokumen (bagi dokumen baharu) atau dokumen sedia ada daripada TPKD PP masing-masing. [Rujuk Lampiran 2: Format Dokumen ISO] Pemilik Proses 5. Isi borang Permohonan Cadangan Pindaan/Tambahan Dokumen 5. Isi Borang Cadangan Pindaan/Tambahan Dokumen (PGR/BR01/CPD) sekiranya permohonan bukan melalui borang. Muat turun borang dalam Sistem e-iso di bawah pautan Dokumentasi QMS ISO 9001 dan pilih skop Pengurusan. Dokumen draf pindaan yang terdapat butiran perubahan serta dokumen draf akhir (clean version) dijadikan sebagai lampiran kepada borang CPD. [Rujuk Lampiran 3: Contoh Dokumen Draf Pindaan] A Panduan Penyediaan/ Pindaan Dokumen ISO UPM- Edisi 03 1

3 Tanggungjawab Carta alir Proses Terperinci A Pemilik Proses TPKD PP / Urus Setia ISO PTJ TPKD PP / Urus Setia ISO PTJ 6. Serahkan dokumen CPD kepada TPKD PP/Urus setia ISO PTJ 7. Semak Borang CPD dan daftar/kemaskini log 8. Semak Jadual Tindakan Kuatkuasa Dokumen ISO dan kemaskini dokumen 6. Serah dokumen CPD kepada TPKD PP/Urus Setia ISO PTJ, iaitu: (a) Borang Cadangan Pindaan/Tambahan Dokumen (PGR/BR01/CPD) yang telah lengkap; (b) salinan lembut (softcopy) draf pindaan yang terdapat butiran perubahan; dan (c) salinan lembut (softcopy) draf akhir (clean version) dokumen ISO yang baharu/dikemaskini. [Rujuk Lampiran 4: Contoh Borang CPD yang telah lengkap] 7. Semak Borang CPD beserta salinan lembut (softcopy) dokumen pindaan/tambahan yang diterima daripada Pemilik Proses. Daftar/kemaskini Log Pemantauan Pindaan/Tambahan Dokumen peringkat Peneraju Proses. [Rujuk Lampiran 5: Templat Log Pemantauan Pindaan/Tambahan Dokumen Peneraju Proses] 8. Semak tarikh kuatkuasa dokumen yang bersesuaian dengan merujuk pada Jadual Tindakan Kuatkuasa Dokumen ISO UPM yang terkini mengikut tahun (Rujuk Laman Portal e-iso) di bawah pautan Kawalan Dokumen dan Rekod ISO. Kemaskini dokumen pindaan/tambahan dengan melengkapkan maklumat No. Semakan dan No. Isu seperti berikut: No. Isu No. Semakan * 11 00** * No. Isu bertukar kepada nombor berikutnya ** No. Semakan berpatah balik kepada 00 apabila nombor semakan ke-11. B Panduan Penyediaan/ Pindaan Dokumen ISO UPM- Edisi 03 2

4 Tanggungjawab Carta alir Proses Terperinci B TPKD PP / Urus Setia ISO PTJ TPKD PP / TPKD PTJ/ Urus Setia ISO PTJ 9. Sedia kertas cadangan pindaan/tambahan dokumen dan/atau pemakaian dokumen luaran untuk kelulusan mesyuarat peringkat PTJ 9. (a) Dokumen ISO Sedia kertas cadangan pindaan/tambahan dokumen untuk mendapat kelulusan mesyuarat (Mana-mana mesyuarat PTJ yang bersesuaian). (b) Dokumen Rujukan Luaran Sedia kertas cadangan dokumen luaran yang dirujuk untuk kelulusan mana-mana mesyuarat PTJ yang bersesuaian dalam tempoh 14 hari bekerja setelah dokumen dikenalpasti. Setelah pemakaian diluluskan, laksana tindakan berikut: (i) serah senarai pemakaian dokumen rujukan luar yang terkini beserta salinan lembut (softcopy) dokumen (jika ada) kepada PKD dalam tempoh 3 hari bekerja selepas mendapat kelulusan di peringkat PTJ; (ii) Salinan keras (hardcopy) dokumen rujukan dicap Dokumen Terkawal dan disimpan di PTJ berkenaan; (iii) Maklumkan kepada pekerja yang terlibat mengenai dokumen rujukan yang terkini, melalui emel atau buletin UPM selewat-lewatnya 5 hari bekerja selepas kelulusan dokumen di peringkat PTJ; dan (iv) Buat semakan ke atas senarai dokumen rujukan luar dibuat sekurang-kurangnya sekali setahun bagi memastikan penggunaan dokumen luaran adalah terkini. D Tidak 10. Lulus? C Ya 10. Jika lulus, ikut langkah 11. Jika tidak lulus, maklumkan keputusan mesyuarat kepada Pemilik Proses dan ulang langkah 3 atau proses tamat. Panduan Penyediaan/ Pindaan Dokumen ISO UPM- Edisi 03 3

5 Tanggungjawab Carta alir Proses Terperinci C TPKD PP / Urus Setia ISO PTJ 11. Daftar kod dokumen dan dapatkan pengesahan kelulusan 11. Daftar kod dokumen (sekiranya dokumen baharu) dengan merujuk kepada Jadual Penetapan Kod Dokumen ISO UPM. Dapatkan pengesahan kelulusan dokumen menggunakan Borang Pengesahan Kelulusan Dokumen (PGR/BR01/LULUS-DOK) bagi dokumen Manual ISO, Prosedur, Arahan Kerja dan Garis Panduan sahaja dengan merujuk Jadual Kelulusan Dokumen ISO UPM seperti berikut: Dokumen Manual ISO Menyedia/ Menyemak WP Kuasa Melulus/ Meluluskan Semula Naib Canselor Prosedur, Arahan Kerja, Garis Panduan Skop Pengurusan Prosedur, Arahan Kerja, Garis Panduan Skop Peneraju Proses (Perkhidmatan Utama, Sokongan dan Operasi Perkhidmatan Sokongan) PKD TPKD PP WP TWP PP [Rujuk Lampiran 6: Borang Pengesahan Kelulusan Dokumen (PGR/BR01/LULUS- DOK)] Rujuk Lampiran 7: Jadual Penetapan Kod Dokumen ISO UPM TPKD PP / Urus Setia ISO PTJ 12. Sediakan statistik dan senarai perincian perubahan dokumen 12. Sediakan statistik dan senarai perincian perubahan dokumen untuk diserahkan kepada PKD. [Rujuk Lampiran 8: Templat Statistik dan Senarai Perincian Perubahan Dokumen] TPKD PP / Urus Setia ISO PTJ G 13. Muatnaik dokumen melalui Modul Peneraju Proses dalam Sistem e-iso E 13. Muatnaik dokumen melalui Modul Peneraju Proses dalam Sistem Pengurusan ISO UPM (e-iso) mengikut tempoh yang ditetapkan sebagaimana tarikh tindakan yang dinyatakan dalam Jadual Tindakan Kuatkuasa Dokumen ISO UPM. Dapatkan No. ID dan Katalaluan daripada PKD/Urus Setia Induk ISO UPM untuk mengakses modul Peneraju Proses. Panduan Penyediaan/ Pindaan Dokumen ISO UPM- Edisi 03 4

6 Tanggungjawab Carta alir Proses Terperinci E TPKD PP / Urus Setia ISO PTJ PKD/ Urus Setia Induk ISO UPM 14. Serah hardcopy Borang Pengesahan Kelulusan Dokumen lengkap dan emel softcopy dokumen sokongan kepada PKD 15. Daftar/Kemaskini log dan semak dokumen sokongan F 14. Serah salinan keras (hardcopy) Borang Pengesahan Kelulusan Dokumen lengkap dan emel salinan lembut (softcopy) dokumen sokongan kepada PKD mengikut tempoh yang ditetapkan sebagaimana tarikh tindakan yang dinyatakan dalam Jadual Tindakan Kuatkuasa Dokumen ISO UPM. Dokumen sokongan yang perlu dihantar kepada PKD/Urus Setia Induk ISO adalah seperti berikut: (a) salinan keras (hardcopy) dokumen, iaitu: (i) Pengesahan Kelulusan Dokumen (PGR/BR01/LULUS-DOK) yang telah lengkap ditandatangani oleh pegawai yang bertanggungjawab sebagaimana yang dinyatakan dalam Jadual Kelulusan Dokumen ISO UPM (Bagi Prosedur, Arahan Kerja dan Garis Panduan sahaja); (b) Salinan lembut (softcopy) dokumen (melalui emel ke cqa@upm.edu.my), iaitu: (i) Statistik dan Senarai Perincian Perubahan Dokumen; (ii) Dokumen draf pindaan yang terdapat butiran perubahan dan Dokumen draf akhir (clean version) - dalam format Microsoft Word/Excel dan PDF; dan (iii) Log Pemantauan Pindaan/Tambahan Dokumen Peneraju Proses 15. Daftar/Kemaskini Log Pemantauan Pindaan/Tambahan Dokumen peringkat induk dan laksanakan tindakan berikut: (a) Semak salinan lembut (softcopy) dokumen sokongan yang dihantar dan diemel daripada TPKD PP. Pastikan dokumen yang dihantar menepati format yang ditetapkan. Jika minor pindaan, buat pindaan terus. Manakala jika major pindaan, maklum dan emel semula kepada TPKD PP yang berkaitan untuk buat pindaan. (b) Semak Borang Pengesahan Kelulusan Dokumen (PGR/BR01/LULUS-DOK) yang telah ditandatangani oleh TPKD PP dan TWP PP sebagaimana Jadual Tindakan Kuatkuasa Dokumen ISO UPM. [Rujuk Lampiran 9: Templat Log Pemantauan Pindaan/Tambahan Dokumen Induk] Panduan Penyediaan/ Pindaan Dokumen ISO UPM- Edisi 03 5

7 Tanggungjawab Carta alir Proses Terperinci F PKD/ Urus Setia Induk ISO UPM 16. Buat semakan dan pengesahan dokumen dalam Sistem e-iso 16. Buat semakan dan pengesahan dokumen seperti berikut: (a) Semak dokumen yang dimuatnaik dalam sistem e-iso. Pastikan dokumen yang dimuatnaik menepati format yang ditetapkan; (b) Sahkan dokumen dalam e-iso dan (c) masukkan tarikh kuatkuasa dokumen; Arkibkan dokumen yang berkaitan dengan memasukkan tarikh arkib dokumen iaitu selari dengan tarikh kuatkuasa dokumen yang telah disahkan; dan (d) Lengkapkan Borang Pengesahan Kelulusan Dokumen (PGR/BR01/ LULUS-DOK) untuk ditandatangani oleh Wakil Pengurusan dan Naib Canselor (sekiranya melibatkan Manual ISO). G Tidak 17. Disahkan? Ya 17. Jika dokumen disahkan, ikut langkah 18. Jika tidak, maklumkan kepada TPKD PP untuk laksanakan pindaan/perubahan dan ulang langkah 13. PKD PKD/ Urus Setia Induk ISO TPKD PP / Urus Setia ISO PTJ 18. Buat hebahan perubahan dokumen ISO 19. Lengkapkan Log Pemantauan Pindaan/Tambahan Dokumen Induk 20. Simpan Borang CPD Yang Telah Lengkap Sebagai Rekod Tamat 18. Buat hebahan perubahan dokumen kepada Peneraju Proses dan pekerja UPM melalui emel atau buletin UPM selewat-lewatnya satu (1) hari sebelum tarikh kuatkuasa dokumen. 19. Lengkapkan Log Pemantauan Pindaan/Tambahan Dokumen Induk. [Rujuk Lampiran 9: Templat Log Pemantauan Pindaan/Tambahan Dokumen Induk] 20. Simpan borang CPD yang telah lengkap sebagai rekod dalam fail Pengurusan Dokumen ISO Peneraju Proses beserta petikan minit mesyuarat kelulusan dokumen peringkat Peneraju Proses (Rujuk Para Rekod dalam Prosedur Pengurusan Dokumen ISO UPM). Disediakan oleh: Pegawai Kawalan Dokumen (PKD), Sistem Pengurusan ISO UPM 29 Mei 2019 Nota: PKD Pegawai Kawalan Dokumen PTJ Pusat Tanggungjawab TPKD PP Timbalan Pegawai Kawalan Dokumen Peneraju Proses Pemilik Proses Bahagian/Seksyen/Unit dalam PTJ yang menjadi Peneraju Proses di bawah skop ISO UPM Panduan Penyediaan/ Pindaan Dokumen ISO UPM- Edisi 03 6

8 LAMPIRAN 1 Jadual Serahan Cadangan Pindaan/Tambahan Dokumen ISO

9 JADUAL SERAHAN CADANGAN PINDAAN/TAMBAHAN DOKUMEN ISO UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA Skop Dokumen Diserahkan kepada PKD/TPKD PP Peneraju Proses 1. Pengurusan (PGR) PKD Pusat Jaminan Kualiti 2. Perkhidmatan Utama (PU): 2.1 Pengajian Prauniversiti 2.2 Pengajian Prasiswazah 2.3 Pengajian Siswazah 2.4 Penyelidikan dan Inovasi 3. Sokongan (SOK) 3.1 Pengurusan Pelanggan 3.2 Kewangan 3.3 Latihan 3.4 Peralatan, Kemudahan Infrastruktur dan Kenderaan 3.5 Pengurusan Sumber Manusia 3.6 Pengurusan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan 3.7 Penentukuran dan Verifikasi Peralatan 3.8 Pengurusan dan Keselamatan Makmal 3.9 Pengurusan Swaakreditasi 3.10 Jaringan Industri dan Masyarakat 3.11 Pengurusan Pelajar dan Pekerja Antarabangsa 3.12 Aktiviti Bahasa Tanpa Kredit TPKD Prauniversiti TPKD Prasiswazah TPKD Siswazah TPKD Penyelidikan dan Inovasi TPKD Pejabat Naib Canselor TPKD Pejabat Bursar TPKD Pejabat Pendaftar TPKD Pejabat Pembangunan dan Pengurusan Aset TPKD Pejabat Pendaftar TPKD Pejabat Naib Canselor TPKD Penyelidikan dan Inovasi TPKD Pejabat Naib Canselor TPKD Pusat Jaminan Kualiti TPKD Jaringan Industri dan Masyarakat TPKD Pusat Antarabangsa TPKD Pusat Pemajuan Pusat Asasi Sains Pertanian Bahagian Kemasukan dan Bahagian Urus Tadbir Akademik Sekolah Pengajian Siswazah Pejabat Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan dan Inovasi) Pejabat Naib Canselor - Pejabat Strategi Korporat dan Komunikasi Pejabat Bursar Pejabat Pendaftar Pejabat Pembangunan dan Pengurusan Aset Pejabat Pendaftar Pejabat Naib Canselor - Pejabat Pengurusan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan Pejabat Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan dan Inovasi) Pejabat Naib Canselor - Pejabat Pengurusan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan Pusat Jaminan Kualiti Pejabat Timbalan Naib Canselor (Jaringan Industri dan Masyarakat) Pusat Antarabangsa Pusat Pemajuan Kompetensi Bahasa

10 Skop Dokumen 3.13 Pengurusan Wakaf Ilmu 4. Operasi Perkhidmatan Sokongan (OPR) Diserahkan kepada PKD/TPKD PP Kompetensi Bahasa TPKD Pejabat Naib Canselor TPKD bagi setiap operasi Peneraju Proses Peneraju Proses Pejabat Naib Canselor - Pusat Pengurusan Wakaf, Zakat dan Endowmen Semua PTJ kecuali Fakulti, Institut, Akademi Nota: PKD Pegawai Kawalan Dokumen TPKD Timbalan Pegawai Kawalan Dokumen

11 LAMPIRAN 2 Format Dokumen ISO

12 PENGURUSAN Kod Dokumen: UPM/XXX/P001 Halaman: 1/4 No. Semakan: 00 No. Isu: 01 PROSEDUR XXXXXX Tarikh: 00/00/ SKOP Prosedur ini merangkumi semua TANGGUNGJAWAB Naib Canselor, Wakil Pengurusan dan Timbalan Wakil Pengurusan bertanggungjawab memastikan prosedur ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat perlu mematuhi prosedur ini. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Tajuk Dokumen 4.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN JAD PYB : Juruaudit Dalaman : Pegawai yang bertanggungjawab mengambil tindakan (contohnya: Ketua PTJ, TWP, PKPU, TPKP, Ketua Pentadbiran, Ketua Bahagian, Ketua Jabatan dan sebagainya). Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

13 PENGURUSAN Kod Dokumen: UPM/XXX/P001 Halaman: 2/4 No. Semakan: 00 No. Isu: 01 PROSEDUR XXXXXX Tarikh: 00/00/ PROSES TERPERINCI CONTOH Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan 5.1 Mula Naib Canselor WP / KBPQ WP / KBPQ 5.2 Rancang Mesyuarat 5.2 (a) Rancang perlaksanaan MKSP sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh dua belas (12) bulan. (i) Kenal pasti tarikh mesyuarat mengikut kesesuaian Naib Canselor pada bulan Januari tahun berkenaan; dan (ii) Buat pemakluman awal tarikh mesyuarat kepada ahli selewat-lewatnya 14 hari selepas kepastian tarikh mesyuarat. Pastikan MKSP dilaksana selepas audit dalaman dan kajian kepuasan pelanggan/maklum balas pihak berkepentingan dijalankan. (b) Sediakan takwim pengurusan mesyuarat selewatlewatnya 2 bulan sebelum tarikh mesyuarat. (c) Lantik/lantik semula (jika perlu) setiausaha dan ahli MKSP selewat-lewatnya 3 hari bekerja sebelum notis mesyuarat dikeluarkan. KBPQ 5.3 Keluarkan Notis 5.3 (a) Keluarkan surat panggilan mesyuarat beserta agenda Mesyuarat kepada semua ahli MKSP, selewat-lewatnya tiga puluh (30) hari sebelum tarikh mesyuarat. (b) Keluarkan notis/surat permohonan penyediaan laporan kepada Peneraju Proses berdasarkan agenda mesyuarat, selewat-lewatnya tiga puluh (30) hari sebelum tarikh mesyuarat. KBPQ / TWP PP KBPQ / KS 5.4 Kumpul, Semak dan Selaras Laporan 5.4 (a) Kumpul laporan daripada Peneraju mengikut tarikh akhir penyediaan laporan. Semak laporan bagi memastikan laporan yang disediakan menepati keperluan yang ditetapkan. (b) Selaras laporan berdasarkan agenda yang ditetapkan selewat-lewatnya 10 (sepuluh) hari sebelum mesyuarat. KBPQ 5.5 (a) Jika ya, ikut langkah Ditepati? Ya Tidak (b) Jika tidak, maklum kepada peneraju dan dapatkan semula laporan lengkap dalam tempoh tujuh (7) hari sebelum tarikh mesyuarat dan ikut langkah 5.4. A Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

14 PENGURUSAN Kod Dokumen: UPM/XXX/P001 Halaman: 3/4 No. Semakan: 00 No. Isu: 01 PROSEDUR XXXXXX Tarikh: 00/00/0000 Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan A KBPQ 5.6 Sedia dan edar laporan kepada ahli mesyuarat selewatlewatnya tiga (3) hari bekerja sebelum tarikh mesyuarat. 5.6 Sedia dan Edar Laporan Naib Canselor Naib Canselor Naib Canselor Naib Canselor Setiausaha 5.7 Laksana Mesyuarat 5.7 (a) Laksanakan mesyuarat jika satu per tiga dari bilangan ahli hadir. (b) Naib Canselor adalah Pengerusi, sekiranya Pengerusi tidak dapat hadir, beliau boleh mewakilkan pada mana-mana TNC/Wakil Pengurusan untuk mempengerusikan mesyuarat. (c) Setiausaha Mesyuarat adalah Ketua Bahagian Pengurusan Kualiti Perkhidmatan, Pusat Jaminan Kualiti (CQA). Sekiranya Setiausaha tidak hadir, Pengerusi mempunyai kuasa untuk melantik pegawai/ahli mesyuarat lain sebagai pengganti. (d) Laksanalkan mesyuarat mengikut agenda sebagaimana yang dinyatakan dalam Standard ISO (Rujuk Lampiran A). (e) Pastikan minit mesyuarat mengandungi keputusan dan tindakan yang berkaitan dengan merujuk kepada output kajian dalam Standard Pengurusan ISO (Rujuk Lampiran A) Setiausaha 5.8 Edar Minit 5.8 Sedia dan edar Minit MKSP dalam tempoh 14 hari Mesyuarat bekerja/2 hari sebelum tarikh audit badan pensijilan ISO. Ketua PTJ/ KBPQ / TWP PP / TWP PTJ / PKPU / KS Setiausaha 5.9 Pantau Pelaksanaan Tindakan 5.9 (a) Laksana dan pantau pelaksanaan tindakan yang perlu diambil hasil daripada mesyuarat, dalam tempoh yang ditentukan sebagaimana minit MKSP. (b) Dapatkan maklumbalas keberkesanan pelaksanaan tindakan dalam tempoh tiga (3) bulan selepas tarikh minit mesyuarat diedarkan. KBPQ 5.10 Lapor Pelaksanaan Tindakan 5.10 (a) Buat penyelarasan dan muatnaik laporan pelaksanaan tindakan dalam portal laman Sistem Pengurusan ISO UPM (e-iso) dalam tempoh 14 hari bekerja daripada tarikh mendapat maklumbalas. (b) Kemaskini laporan pelaksanaan tindakan dan bentang laporan dalam MKSP akan datang dalam agenda tindakan susulan Tamat Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

15 PENGURUSAN Kod Dokumen: UPM/XXX/P001 Halaman: 4/4 No. Semakan: 00 No. Isu: 01 PROSEDUR XXXXXX Tarikh: 00/00/ REKOD Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. UPM/100-4/5 Tindakan Pembetulan (Induk) Surat-surat yang berkaitan Minit mesyuarat yang berkaitan Laporan status tindakan pembetulan keseluruhan Borang Ketakakuran (PGR /BR03/KKP) bagi proses Pengurusan yang telah disahkan keberkesanan tindakannya 2. UPM/(kod PTJ)/100-4/5 Tindakan Pembetulan (nama PTJ) Surat-surat yang berkaitan Minit mesyuarat yang berkaitan Laporan status tindakan pembetulan Borang Ketakakuran (PGR /BR03/KKP) yang telah disahkan keberkesanan tindakannya Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Urus Setia Induk KBJK BDR 3 Tahun (Selewatlewatnya 6 bulan selepas audit Badan Persijilan) Urus Setia PTJ TWP PTJ Pejabat TWP PTJ/ Bilik Jaminan Kualiti 3 Tahun (Selewatlewatnya 6 bulan selepas audit Badan Persijilan) Kuasa Melupus Pendaftar Ketua PTJ Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

16 PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/PS/AKXXX ARAHAN KERJA XXXXXX / GARIS PANDUAN XXXXX* Halaman: 1/1 No. Semakan: 00 No. Isu: 01 Tarikh: 00/00/ PENGENALAN/SKOP/TUJUAN* Arahan Kerja/Garis Panduan* ini merangkumi semua TERMINOLOGI DAN SINGKATAN (sekiranya perlu sahaja) JAD PYB : Juruaudit Dalaman : Pegawai yang bertanggungjawab mengambil tindakan (contohnya: Ketua PTJ, TWP, PKPU, TPKP, Ketua Pentadbiran, Ketua Bahagian, Ketua Jabatan dan sebagainya). 3.0 ARAHAN/PANDUAN* CONTOH Bil Tindakan Tanggungjawab 1. Sedia Bahan Pengajaran 1.1 Sedia/ kemas kini bahan pengajaran 1.2 Sediakan senarai bahan dan peralatan pengajaran dan amali satu (1) minggu sebelum semester bermula bagi pembelian bahan dan peralatan pengajaran yang memerlukan proses pembelian (Rujuk : Borang Penyediaan Peralatan dan Bahan Amali (PU/PS/BR02/AJR)) 1.3 Sediakan senarai bahan dan peralatan pengajaran dan amali (1) minggu sebelum sesi pengajaran/amali bermula. (Rujuk: Borang Penyediaan Peralatan dan Bahan Amali (PU/PS/BR02/AJR)) PK/Pensyarah Pensyarah Nota: * Pilih salah satu yang bersesuaian Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

17 LAMPIRAN 3 CONTOH DOKUMEN DRAF PINDAAN

18 PENGURUSAN Kod Dokumen: PGR/BR01/CPD BORANG CADANGAN PINDAAN/TAMBAHAN DOKUMEN MS ISO PERHATIAN: Bagi cadangan pindaan dokumen sila serahkan kepada TPKD PP/PKD mengikut skop masing-masing untuk semakan dan kelulusan peringkat Peneraju Proses. (Tandakan ( ) pada ruangan berkaitan) A. JENIS CADANGAN: i. Baharu/Tambahan ii. Pindaan iii. Gugur iv. Semakan setiap 3 Tahun 1. Nama : 2. PTJ: 3. No. Tel : 4. E-mel: 5. Tandatangan: 6. Tarikh: 7. Cadangan Pindaan: Manual Kualiti Prosedur Arahan Kerja Borang Log Garis Panduan Rekod Kualiti Lain-lain (Sila nyatakan) 8. Pernyataan / Huraian Pindaan (Sila buat Lampiran sekiranya ruangan tidak mencukupi): Asal Huraian Pindaan Dokumen Baharu Tambahan (T)/ Pemotongan (P) 1. Rekod Penerimaan PKD/TPKD. B. UNTUK KEGUNAAN PEJABAT PENERAJU PROSES (PP) (Tandatangan) Nama dan cap: Tarikh: NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 03 TARIKH KUATKUASA : 31/05/ drp. 4

19 2. Tindakan Peneraju Proses Nota: Tandakan pada kotak yang disediakan * Potong yang mana tidak berkenaan a. Lengkapkan No. CPD: Senarai Semak Status QMS (PGR / PU / SOK / OPR*) : ( ) / (kod PTJ) (bil) (tahun) EMS (SOK/OPR) : ( ) / (kod PTJ) (bil) (tahun) ISMS (SOK/OPR) : ( ) / (kod PTJ) (bil) (tahun) b. Sedia/kemaskini dokumen berdasarkan pernyataan/huraian pindaan yang dicadangkan c. Semak dan sahkan penyediaan dokumen : (Tandakan pada kotak yang disediakan setelah semakan dibuat dan sila abaikan ruangan ini jika dokumen digugurkan) i. Kod Dokumen ii. Tajuk Dokumen iii. Ejaan Perkara yang perlu disemak/dilaksana PKD/TPKD PP iv. Format dokumen v. Nama fail dokumen sama dengan tajuk dokumen vi. Tukar fail ke PDF bagi Manual Kualiti, Prosedur, Arahan Kerja, Arahan Tetap, dan Garis Panduan sahaja vii. Muat naik dokumen dalam Sistem e-iso (Rujuk Statistik pindaan dokumen). Dokumen yang sama perlu juga dikemaskini jika dipautkan dalam sistem/aplikasi atas talian lain (sekiranya berkaitan) viii. Pindaan dikemaskini dalam sistem atas talian yang berkaitan (sekiranya ada) ix. Dokumen rujukan luar disemak dan dikemaskini bagi memastikan penggunaan dokumen yang terkini (merujuk kepada perkara Dokumen Rujukan dalam prosedur) (sekiranya berkaitan) x. Cadangan pindaan dokumen yang melibatkan perubahan proses hendaklah dibincang bersama Pusat Tanggungjawab yang berkaitan. Disediakan PKD/ TPKD PP: (tandatangan) Nama dan Cap: Tarikh: NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 03 TARIKH KUATKUASA : 31/05/ drp. 4

20 d. Bawa ke Mesyuarat untuk kelulusan : i. Keputusan Mesyuarat: - Minit kali Ke: ii. Diluluskan / Tidak Diluluskan * (Nyatakan justifikasi sekiranya tidak diluluskan) iii. Cadangan tarikh Kuatkuasa: / / iv. Disemak dan disahkan WP/TWP PP (Pindaan pada Manual Kualiti hanya boleh disahkan oleh WP): (Tandatangan) Nama dan Cap: Tarikh: e. Maklumkan keputusan mesyuarat kepada pencadang (jika berkenaan) f. Muatnaik dokumen ke dalam sistem e-iso selewat-lewatnya 5 3 hari bekerja sebelum tarikh kuatkuasa. Tarikh selesai muatnaik dokumen: g. Hantar dan emel dokumen sokongan kepada PKD (Rujuk Jadual Tindakan Kuatkuasa Dokumen ISO UPM) C. UNTUK KEGUNAAN PEGAWAI KAWALAN DOKUMEN (PKD) Tindakan a. Tarikh Penerimaan borang daripada TPKD PP: *(Tidak berkaitan jika pindaan terus ke PKD) b. Terima, semak dan buat pengesahan dokumen (rujuk modul Admin dalam e-iso): Status Catatan: c. Catatkan penerimaan CPD pada Log Pemantauan Dokumen Pindaan terkawal keseluruhan d. Buat hebahan perubahan dokumen kepada pekerja UPM sebelum tarikh kuatkuasa. Tarikh hebahan: e. Kembalikan borang CPD yang telah lengkap beserta dokumen berkaitan untuk simpanan Rekod Disediakan oleh PKD: Disahkan oleh KBPQ UPM: (Tandatangan) Nama dan cap: (Tandatangan) Nama dan cap: * Nota CPD : Cadangan Pindaan/Tambahan Dokumen PTJ : Pusat Tanggungjawab QMS : Sistem Pengurusan Kualiti PU : Perkhidmatan Utama EMS : Sistem Pengurusan Alam Sekitar SOK : Proses Sokongan NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 03 TARIKH KUATKUASA : 31/05/ drp. 4

21 ISMS : Sistem Pengurusan Keselamatan Maklumat TPKD PP : Timbalan Pegawai Kawalan Dokumen Peneraju Proses KBPQ : Ketua Bahagian Pengurusan Kualiti Perkhidmatan TWP PP : Timbalan Wakil Pengurusan Peneraju Proses OPR : Operasi Perkhidmatan Sokongan UPM : Universiti Putra Malaysia PKD : Pegawai Kawalan Dokumen WP : Wakil Pengurusan NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 03 TARIKH KUATKUASA : 31/05/ drp. 4

22 LAMPIRAN 4 CONTOH BORANG CPD LENGKAP

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39

40

41

42 LAMPIRAN 5 TEMPLAT LOG PEMANTAUAN PINDAAN/TAMBAHAN DOKUMEN PENERAJU PROSES

43 LOG PEMANTAUAN PINDAAN/TAMBAHAN DOKUMEN PENERAJU PROSES UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA PTJ: (A) SKOP SOKONGAN ( ) BIL. 1 NO. CPD NAMA & KOD DOKUMEN NO. ISU NO. SEMAKAN JENIS CADANGAN P B G PEMILIK PROSES KELULUSAN MESYUARAT CADANGAN TARIKH KUATKUASA TARIKH SERAHAN DOKUMEN KEPADA PKD (*softcopy/hardcopy) TARIKH/TEMPOH TERIMA DOKUMEN CATATAN DISEDIA & DISEMAK OLEH TPKD PP (termasuk dokumen yang dimuatnaik ke dalam Sistem e-iso) TANDANGAN DAN TARIKH CAP DILULUS/ DILULUSKAN SEMULA OLEH TWP PP (termasuk dokumen yang dimuatnaik ke dalam Sistem e-iso) TANDANGAN DAN TARIKH CAP (B) SKOP SOKONGAN ( ) BIL. 1 NO. CPD NAMA & KOD DOKUMEN NO. ISU NO. SEMAKAN JENIS CADANGAN P B G PEMILIK PROSES KELULUSAN MESYUARAT CADANGAN TARIKH KUATKUASA TARIKH SERAHAN DOKUMEN KEPADA PKD (*softcopy/hardcopy) TARIKH/TEMPOH TERIMA DOKUMEN CATATAN DISEDIA & DISEMAK OLEH TPKD PP (termasuk dokumen yang dimuatnaik ke dalam Sistem e-iso) TANDANGAN DAN TARIKH CAP DILULUS/DILULUSKAN SEMULA OLEH TWP PP (termasuk dokumen yang dimuatnaik ke dalam Sistem e-iso) TANDANGAN DAN TARIKH CAP Nota *: P - Pinda B - Baharu G - Gugur TPKD PP - Timbalan Pegawai Kawalan Dokumen Peneraju Proses TWP PP - Timbalan Wakil Pengurusan Peneraju Proses 1

44 LAMPIRAN 6 BORANG PENGESAHAN KELULUSAN DOKUMEN

45 PENGURUSAN Kod Dokumen: PGR/BR01/LULUS-DOK BORANG PENGESAHAN KELULUSAN DOKUMEN Kategori Dokumen : Skop : Peneraju Proses : Bil Tajuk Dokumen Kod Dokumen No. Isu No. Semakan Tarikh Kuatkuasa Menyedia & Menyemak Kuasa Melulus/Melulus Semula* Kenyataan Tanggungjawab Tandatangan Tarikh Tanggungjawab Tandatangan Tarikh 1. NO. SEMAKAN : 01 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA : 24/04/2018

46 LAMPIRAN 7 JADUAL PENETAPAN KOD DOKUMEN ISO

47 JADUAL PENETAPAN KOD DOKUMEN ISO UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA KOD DOKUMEN Tanggungjawab 1. PEMBERIAN KOD MANUAL KUALITI 1.1 Gunakan kod UPM/PGR/MK untuk penyediaan Manual Kualiti Pegawai Kawalan Dokumen (PKD) Singkatan bagi Manual Kualiti Singkatan bagi Skop Pengurusan Universiti Putra Malaysia 2. PEMBERIAN KOD PROSEDUR 2.1 Skop Pengurusan UPM / PGR / P001 PKD No. Siri prosedur Singkatan bagi Prosedur Singkatan bagi Skop Pengurusan Universiti Putra Malaysia 2.2 Skop Perkhidmatan Utama UPM / PU/ (Kod Skop Utama) / P001 No. Siri prosedur Singkatan bagi prosedur Kod bagi skop Perkhidmatan Utama * (a) Singkatan bagi Perkhidmatan Utama Universiti Putra Malaysia Timbalan Pegawai Kawalan Dokumen Peneraju Proses (TPKD PP) Jadual Penetapan Kod Dokumen ISO UPM 1

48 KOD DOKUMEN Tanggungjawab 2.3 Skop Sokongan UPM / SOK / (Kod Peneraju) / P001 TPKD PP No. Siri prosedur Singkatan bagi prosedur Kod Peneraju Proses* (b) Singkatan bagi skop sokongan Universiti Putra Malaysia 2.4 Skop Operasi Perkhidmatan Sokongan UPM / OPR/ (Kod PTJ) / P001 No. Siri prosedur Singkatan bagi prosedur Kod Pusat Tanggungjawab * (c) Singkatan bagi Skop Operasi Universiti Putra Malaysia TPKD PP 3. PEMBERIAN KOD ARAHAN KERJA 3.1 Skop Pengurusan PKD UPM / PGR / AK01 No. Siri Arahan Kerja Singkatan bagi Arahan Kerja Singkatan bagi Skop Pengurusan Universiti Putra Malaysia Jadual Penetapan Kod Dokumen ISO UPM 2

49 KOD DOKUMEN Tanggungjawab 3.2 Skop Perkhidmatan Utama UPM / PU/ (Kod Skop Utama) / AK01 No. Siri Arahan Kerja Singkatan bagi Arahan Kerja Kod bagi skop Perkhidmatan Utama * (a) Singkatan bagi Perkhidmatan Utama Universiti Putra Malaysia TPKD PP 3.3 Skop Sokongan UPM / SOK / (Kod Peneraju) / AK01 TPKD PP No. Siri Arahan Kerja Singkatan bagi Arahan Kerja Kod Peneraju Proses* (b) Singkatan bagi skop sokongan Universiti Putra Malaysia 3.4 Skop Operasi Perkhidmatan Sokongan TPKD PP UPM / OPR/ (Kod PTJ) / AK01 No. Siri Arahan Kerja Singkatan bagi Arahan Kerja Kod Pusat Tanggungjawab * (c) Singkatan bagi Skop Operasi Universiti Putra Malaysia Jadual Penetapan Kod Dokumen ISO UPM 3

50 KOD DOKUMEN Tanggungjawab 4. PEMBERIAN KOD DOKUMEN SOKONGAN (Dokumen sokongan seperti garis panduan, senarai semak, log, templat dan borang) 4.1 Skop Pengurusan PGR / BR01 / (aktiviti) PKD Huruf dan/atau angka yang yang menggambarkan aktiviti Kod proses Kod kategori dokumen * (d) Singkatan bagi skop Pengurusan 4.2 Skop Perkhidmatan Utama PU/ (Kod Skop Utama) / BR01 / (aktiviti) TPKD PP Huruf dan/atau angka yang menggambarkan aktiviti Kod proses (Jika ada, nyatakan kod. Jika tiada, kekal pada 01)) Kod kategori dokumen * (d) Kod skop utama * (a) Singkatan bagi skop Perkhidmatan Utama Jadual Penetapan Kod Dokumen ISO UPM 4

51 KOD DOKUMEN Tanggungjawab 4.3 Skop Sokongan SOK / (Kod Peneraju) / BR01 / (aktiviti) TPKD PP Huruf dan/atau angka yang menggambarkan aktiviti Kod proses (Jika ada, nyatakan kod. Jika tiada, kekal pada 01)) Kod kategori dokumen * (d) Kod Peneraju Proses * (b) Singkatan bagi skop Sokongan CONTOH: Kod proses bagi Pejabat Bursar: (a) 01 Pembayaran (b) 02 Pembelian 4.4 Skop Operasi Perkhidmatan Sokongan OPR/ (Kod PTJ) / BR01 / (aktiviti) TPKD PP Huruf dan/atau angka yang menggambarkan aktiviti Kod Bahagian/ Jabatan/ Seksyen/ Unit Kod kategori dokumen * (d) Kod PTJ * (c) Singkatan bagi proses Operasi Nota *: (a) Kod Skop Perkhidmatan Utama: (i) P - Prauniversiti (ii) PS - Pengajian Prasiswazah (iii) S - Pengajian Siswazah (iv) PY - Penyelidikan dan Inovasi Jadual Penetapan Kod Dokumen ISO UPM 5

52 (b) Kod Peneraju Proses: (i) PEL - Pengurusan Pelanggan (ii) KEW - Kewangan (iii) LAT - Latihan (iv) PYG - Peralatan, Kemudahan Infrastruktur dan Kenderaan (v) BUM - Pengurusan Sumber Manusia (vi) OSH - Pengurusan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan (vii) CAL - Penentukuran dan Verifikasi Peralatan (viii) LAB - Pengurusan dan Keselamatan Makmal (ix) SWA - Pengurusan Swaakreditasi (x) JINM - Jaringan Industri dan Masyarakat (xi) INT - Pengurusan Pelajar dan Pekerja Antarabangsa (xii) LAX - Aktiviti Bahasa Tanpa Kredit (xiii) WKF - Pengurusan Wakaf Ilmu (c) Kod PTJ (Semua PTJ yang mempunyai skop operasi kecuali Fakulti, Institut dan Akademi): (i) PNC - Pejabat Naib Canselor (ii) HEPA - Pejabat Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni) (iii) PEND - Pejabat Pendaftar (iv) BUR - Pejabat Bursar (v) PSAS - Perpustakaan Sultan Abdul Samad (vi) SPS - Sekolah Pengajian Siswazah (vii) PPPA - Pejabat Pembangunan dan Pengurusan Aset (viii) BKU - Bahagian Keselamatan Universiti (ix) PKU - Pusat Kesihatan Universiti (x) PKK - Pusat Kebudayaan dan Kesenian Sultan Salahuddin Abdul Aziz Shah (xi) PIU - Pusat Islam Universiti (xii) CADe - Pusat Pembangunan Akademik (xiii) idec - Pusat Pembangunan Maklumat dan Komunikasi (xiv) KOLEJ - Kolej Kediaman (xv) TPU - Taman Pertanian Universiti (xvi) FPV - Hospital Veterinar Universiti, Fakulti Perubatan Veterinar (xvii) PUPM - Penerbit UPM (xviii) PPUU - Pejabat Penasihat Undang-Undang (xix) CALC - Pusat Pemajuan Kompetensi Bahasa Jadual Penetapan Kod Dokumen ISO UPM 6

53 (d) Kod Kategori Dokumen: (i) AT - Arahan Tetap (ii) BL - Buku/Borang Log (iii) BR - Borang (iv) DF - Daftar Format/Format (v) GP - Garis Panduan (vi) LG - Log (vii) LP - Laporan (viii) SN - Senarai (ix) SS - Senarai Semak (x) SU - Senarai Utama Jadual Penetapan Kod Dokumen ISO UPM 7

54 LAMPIRAN 8 TEMPLAT STATISTIK DAN SENARAI PERINCIAN PERUBAHAN DOKUMEN

55 Kegunaan PKD/TPKD PP STATISTIK DAN SENARAI PERINCIAN PERUBAHAN DOKUMEN (Tandakan pada ruangan berkaitan) NAMA PENERAJU/PTJ KATEGORI ISO QMS ISMS EMS KATEGORI SKOP PGR PU SOK OPR NAMA SKOP (a) Statistik Perubahan Dokumen Bil. Kategori Dokumen ISO Bilangan Dokumen Terlibat Pinda Baharu/ Tambah Gugur Jumlah 1. Prosedur Arahan Kerja Garis Panduan Borang Log Senarai Semak Senarai Utama Daftar Format/ Format Senarai Laporan Jumlah Keseluruhan Senarai perincian perubahan dokumen pada Lampiran 1/2

56 Kegunaan PKD/TPKD PP Lampiran (b) Senarai Perincian Perubahan Dokumen CONTOH KATEGORI DOKUMEN :PROSEDUR BIL. KOD DOKUMEN TAJUK DOKUMEN NO. ISU NO. SEMAKAN TARIKH KUATKUASA 1. UPM/SOK/KEW-AST/P012 Prosedur Pengurusan Aset Alih /08/2018 *(P) KATEGORI DOKUMEN : GARIS PANDUAN BIL. KOD DOKUMEN TAJUK DOKUMEN 2. SOK/KEW/GP019/AST Garis Panduan Pendaftaran ID dan Verifikasi Aset Alih Nama Lama Dokumen: Garis Panduan Pendaftaran ID dan Verifikasi Aset NO. ISU NO. SEMAKAN TARIKH KUATKUASA 17/08/2018 *(P) KATEGORI DOKUMEN :BORANG BIL. KOD DOKUMEN TAJUK DOKUMEN 1. SOK/KEW/BR040/AST 2. Perakuan Pelupusan (PEP) Aset Alih UPM NO. ISU NO. SEMAKAN TARIKH KUATKUASA 17/08/2018 *(P) Nota *: (P) Pinda (B) Baharu/Tambah (G) Gugur 2/2

57 LAMPIRAN 9 TEMPLAT LOG PEMANTAUAN PINDAAN/TAMBAHAN DOKUMEN INDUK

58 LOG PEMANTAUAN PINDAAN/TAMBAHAN DOKUMEN INDUK UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA PTJ: (A) SKOP SOKONGAN ( ) BIL. 1 NO. CPD JENIS CADANGAN P B G PEMILIK PROSES KELULUSAN MESYUARAT CADANGAN TARIKH KUATKUASA TARIKH SERAHAN DOKUMEN KEPADA PKD (*softcopy/hardcopy) TARIKH/TEMPOH TERIMA DOKUMEN TARIKH HEBAHAN KEPADA PEKERJA UPM CATATAN DISEMAK OLEH PKD TANDANGAN DAN CAP TARIKH DISAHKAN OLEH KBPKP TANDANGAN DAN CAP TARIKH (B) SKOP SOKONGAN ( ) BIL. 1 NO. CPD JENIS CADANGAN P B G PEMILIK PROSES KELULUSAN MESYUARAT CADANGAN TARIKH KUATKUASA TARIKH SERAHAN DOKUMEN KEPADA PKD (*softcopy/hardcopy) TARIKH/TEMPOH TERIMA DOKUMEN TARIKH HEBAHAN KEPADA PEKERJA UPM CATATAN DISEMAK OLEH PKD TANDANGAN DAN CAP TARIKH DISAHKAN OLEH KBPKP TANDANGAN DAN CAP TARIKH Nota *: P - Pinda B - Baharu G - Gugur PKD - Pegawai Kawalan Dokumen, Pusat Jaminan Kualiti KBPKP - Ketua Bahagian, Bahagian Pengurusan Kualiti Perkhidmatan, Pusat Jaminan Kualiti 1