PENJELASAN MENU PADA APLIKASI SUREK

Transkripsi

1

2 DAFTAR ISI DAFTAR ISI... 1 PENJELASAN MENU PADA APLIKASI SUREK... 2 CARA LOGIN DAN UBAH PASSWORD... 7 SURAT MASUK... 9 CARA MEMBUAT DISPOSISI... 9 A. Penerima Surat... 9 B. Penerima Disposisi...11 SURAT KELUAR...14 CARA BUAT SURAT KELUAR...14 CARA MEMERIKSA SURAT KELUAR...18 AGENDA SURAT...20 CARA INPUT AGENDA MASUK MANUAL...20 CARA MEMBUAT NOMOR AGENDA SURAT MASUK ( SECARA ELEKTRONIK )...21 CARA MEMBUAT NOMOR AGENDA SURAT KELUAR ( SECARA ELEKTRONIK )

3 JENIS PENGGUNA APLIKASI SUREK : 1. Pimpinan, merupakan pengguna sebagai pejabat eselon yang bertugas di Pemerintah Kabupaten Agam. 2. Staf, merupakan pengguna sebagai staf (non-eselon) yang bertugas di Pemerintah Kabupaten Agam 3. Agendaris / Tata Usaha, merupakan pengguna yang bertugas sebagai agendaris pada OPD. Untuk persuratan Agendarislah yang memegang peranan untuk kelancaran persuratan di OPD 4. Local Admin, merupakan pengguna sebagai admin pada OPD Catatan : Menu Pengaturan Instansi, Pengguna, Nama Jabatan hanya terdapat pada pengguna Local Admin Menu Agenda Surat Masuk dan Agenda Surat Keluar hanya terdapat pada pengguna Tata Usaha / Agendaris PENJELASAN MENU PADA APLIKASI SUREK Menampilkan semua admin pada OPD. Pada menu ini tersedia untuk hapus, ubah, dan tambah pengguna Menampilkan struktur OPD beserta pejabat dan nama jabatan Terdapat menu untuk tambah, ubah dan hapus nama jabatan pada masing-masing instansi Terdapat menu untuk tambah, ubah dan hapus nama instansi sesuai dan struktur organisasi pada OPD 2

4 PENJELASAN MENU PADA APLIKASI SUREK Menampilkan semua data surat yang ditujukan kepada user Menampilkan semua data surat tembusan yang ditujukan kepada user Menampilkan semua disposisi yang ditujukan kepada user Menampilkan semua disposisi yang dibagikan kepada user Menampilkan semua disposisi yang dibuat oleh user Menampilkan semua data surat keluar yang dibuat/ diperiksa oleh user Menampilkan semua konsep surat keluar yang dibuat/ diperiksa oleh user Menampilkan semua data surat yang batal Menu untuk membuat surat keluar Menampilkan semua surat yang ditanda tangani oleh user Menampilkan semua agenda surat masuk pada OPD Menampilkan semua agenda surat keluar pada OPD Menu untuk memasukkan agenda surat masuk secara manual 3

5 SURAT MASUK PADA OPD AGENDARIS Nomor Agenda Beri Disposisi SEKRETARIS Surat Masuk Beri Disposisi SURAT MASUK KEPALA OPD Beri Disposisi KABID / KASI / STAF 4

6 Tolak WORK FLOW SURAT KELUAR ( SURAT TANDA TANGAN KEPALA OPD) Tolak Kirim Setuju Setuju STAF KASI Tolak KABID SEKRETARIS Setuju Menolak KONSEP SURAT (*doc / *docx) Setuju Tanda Tangan Surat KABAN / KADIS Surat Keluar SURAT KELUAR (*.pdf ) AGENDARIS Nomor Agenda Tata Usaha OPD Penerima 5

7 WORK FLOW SURAT KELUAR ( SURAT TANDA TANGAN SEKDA) Tolak Tolak Kirim Setuju Setuju STAF KASI Tolak KABID SEKRETARIS Setuju Tolak Menolak KONSEP SURAT (*doc / *docx) Setuju SEKDA Tanda Tangan Surat Surat Setuju ASISTEN Surat Tolak KABAN / KADIS Setuju AGENDARIS SEKDA AGENDARIS ASISTEN Surat Keluar AGENDARIS Nomor Agenda SURAT KELUAR (*.pdf ) Tata Usaha OPD Penerima 6

8 CARA LOGIN DAN UBAH PASSWORD 1. Buka Aplikasi pada dan masuk melalui akun yang telah dibuatkan oleh admin OPD 2. Setelah berhasil login akan tampil halaman utama dengan notifikasi pada atas halaman Notifikasi surat yang belum Notifikasi akan menampilkan jumlah disposisi masuk atau jumlah surat yang belum diproses / belum dibaca atau jumlah surat yang perlu diperiksa atau ditanda tangani oleh oleh pengguna. Pada Agendaris notifikasi berupa jumlah surat masuk atau surat yang akan diberikan nomor untuk surat keluar. 7

9 3. Jika Ingin merubah password dari akun, silakan klik pada Nama Pengguna dan Ubah Kata Sandi Isi password dengan kombinasi huruf dan angka, contoh password diisi abc123 dan klik ganti kata sandi 8

10 SURAT MASUK Surat Masuk hanya ada pada Kepala OPD ( DInas / Badan / Bagian / Kecamatan ) karena semua surat kedinasan ditujukan kepada Kepala OPD. Setelah Agendaris memberikan nomor agenda masuk maka surat akan masuk ke menu surat masuk kepala OPD untuk diberikan disposisi. CARA MEMBUAT DISPOSISI A. Penerima Surat Semua surat yang ditujukan ke penerima akan masuk ke menu Surat Masuk Seperti pada Gambar. Untuk Memilih silakan klik pada Surat yang akan dibuka Pada Halaman surat akan terlihat detil dari surat yang dikirim beserta menu untuk mengunduh halaman surat. Pada halaman surat terdapat 2 Tombol yakni : 1), digunakan untuk mendownload / unduh surat yang dikirimkan 2), digunakan untuk membuat disposisi Pada halaman disposisi, penerima surat bisa memberikan disposisi kepada yang terkait 9

11 Penerima disposisi bisa lebih dari 1 orang tergantung kebutuhan disposisi diberikan. Setelah tombol Kirim Surat dipilih, akan muncul notifikasi untuk memastikan pengiriman seperti pada gambar. Disposisi yang berhasil dibuat akan muncul pada menu disposisi keluar seperti pada gambar 10

12 B. Penerima Disposisi Untuk penerima disposisi disposisi masuk. Dan hasil disposisi yang dibuat akan semua disposisi yang diterima akan masuk ke dalam menu 1. Untuk melihat semua disposisi masuk dilakukan dengan cara klik pada menu disposisi masuk Status disposisi masuk ada 3 makna yakni : a) Belum Baca, artinya disposisi yang masuk belum dibaca oleh pengguna b) Sudah Baca, artinya disposisi yang masuk telah dibaca tapi tidak ada disposisi yang dibuat ke bawahan c) Sudah Disposisi, artinya disposisi yang masuk telah dibaca dan telah dilanjutkan dengan disposisi ke bawahan 2. Untuk melihat detail dari disposisi masuk klik di surat yang akan dilihat 11

13 3. Pilih yang akan dilakukan dengan disposisi masuk Pada halaman detail disposisi masuk ada beberapa tombol yang fungsinya sebagai berikut : a) digunakan untuk melihat halaman surat yang didisposisi b) digunakan untuk meneruskan/ membagikan disposisi surat kepada pengguna yang lain sebagai informasi. c) digunakan untuk membuat disposisi kepada bawahan. Contoh dari Kepala Seksi kepada Staf 12

14 Penerima disposisi bisa lebih dari 1 orang. Pada Pembuatan disposisi disesuaikan intruksi yang akan diberikan dan silakan isi disposisi yang akan diberikan kepada staf dan pilih Kirim Surat d) merupakan menu untuk langsung membuat surat keluar sebagai tanggapan disposisi masuk e) berfungsi untuk menolak surat jika tidak sesuai dengan tupoksi / bagi surat yang salah sasaran diposisi. Penolakan disposisi dilakukan dengan mengisi alasan penolakan disposisi dan klik tombol Ya, Tolak 13

15 SURAT KELUAR Pada saat memilih menu surat keluar akan tampil data surat keluar yang telah selesai dibuat oleh user. Telah selesai dibuat maknanya adalah surat tersebut telah diperiksa, disetujui, dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang menandatangani surat tersebut. CARA BUAT SURAT KELUAR 1. Klik Buat surat pada Surat Keluar dan akan tampil seperti gambar 2. Isi Semua Data Atas Nama, diisi dengan cara memilih nama yang akan menandatangani surat 14

16 Tanggal Surat, diisi dengan cara memilih tanggal membuat surat Penerima, diisi dengan cara pilih tujuan yang akan menerima surat keluar Catatan : Khusus Nota Dinas, Penerima Surat adalah Asisten Tembusan, diisikan pilihan penerima sebagai tembusan surat keluar Perihal Surat, diisi dengan perihal surat keluar Jenis Naskah, diisikan dengan pilihan jenis surat keluar Pemeriksa, secara otomatis akan terlihat pemeriksa surat. Silakan sesuaikan pemeriksa. Contoh jika Penandatangan surat adalah bupati, maka ditambahkan pemeriksa dengan Asisten dan Sekda Silakan Pilih dengan mengklik tombol pilih untuk menambahkan pemeriksa surat 15

17 Pilih tombol Pilih untuk menambahkan pemeriksa. Dan Pada daftar akan muncul seperti pada gambar : Pemeriksa yang ditambahkan 16

18 Pada Kolom Isi surat, diisikan dengan file dokumen yang telah disiapkan dengan format *.doc atau *.docx. Jika semua form telah diisi maka klik tombol Kirim Surat seperti pada gambar. Untuk konfirmasi klik Ya, Simpan. Akan muncul notifikasi sukses bila surat berhasil dibuat Jika surat telah disetujui dan ditanda tangani, maka akan diberi nomor agenda dan dikirim ke penerima surat. 17

19 CARA MEMERIKSA SURAT KELUAR 1. Semua surat yang perlu diperiksa akan muncul di notifikasi, jikalau surat sudah dibuka tapi belum sempat diperiksa bisa dilihat lagi pada menu surat keluar pada list 2. Untuk Melihat Detil surat silakan klik pada surat Pemeriksa bisa edit untuk data penerima surat. Untuk melihat dengan cara klik pada nama surat untuk mengunduh surat. 18

20 3. Jika ada perbaikan dan langsung dilakukan oleh pemeriksa, hasil file yang telah dikoreksi bisa diupload kembali pada halaman drop files seperti pada gambar List Pemeriksa Surat 4. Pada menu Tindakan Pemeriksa ada 3 pilihan yang bisa dipilih sesuai dengan kebutuhan surat Pemeriksa bisa menambahkan isi pesan pada kolom pesan pemeriksa 5. Jika pemeriksaan telah selesai maka pemeriksa pilih Tombol Save Surat. 19

21 AGENDA SURAT Menu Agenda surat hanya terdapat pada jenis pengguna Tata Usaha. Pada menu inilah pemberian nomor agenda surat masuk dan surat keluar dilakukan. CARA INPUT AGENDA MASUK MANUAL 1. Siapkan surat yang telah discan dengan format *.pdf dan isi semua kolom yang diperlukan sesuai dengan surat masuk Tanggal Penerima, diisi dengan tanggal surat diterima oleh OPD Tanggal Surat, diisikan dengan tanggal surat pada surat masuk Pengirim, diisikan oleh pananda tangan surat Nomor Surat Masuk, diisi dengan nomor surat masuk Nomor Agendaris, diisi sesuai dengan nomor agenda surat masuk Penerima, diisikan dengan tujuan surat masuk Perihal Surat, diisikan sesuai dengan perihal pada surat masuk Jenis Naskah Dinas, diisikan sesuai dengan jenis surat masuk Isi Surat, diisikan dengan memilih surat yang telah discan. 2. Jika telah diisi semua data, Silakan Simpan. Akan muncul notifikasi jika surat berhasil dimasukan seperti gambar 20

22 3. Untuk melihat surat, silakan klik agenda masuk pada kolom agenda seperti gambar CARA MEMBUAT NOMOR AGENDA SURAT MASUK ( SECARA ELEKTRONIK ) 1. Lihat surat masuk pada notifikasi atau pada Menu Surat Masuk dan pilih surat 2. Akan muncul halaman untuk pemberian nomor surat seperti pada gambar. Nomor Agenda disesuaikan dengan nomor agenda manual yang ada pada OPD Klik Tombol Terima Surat setelah pemberian Nomor Agenda dan surat akan sampai ke Penerima Surat 21

23 CARA MEMBUAT NOMOR AGENDA SURAT KELUAR ( SECARA ELEKTRONIK ) 1. Saat ada notifikasi surat yang siap dikirim, itu artinya ada surat keluar yang perlu diberikan nomor agenda surat keluar. Silakan klik notifikasi atau pada menu surat keluar pilih konsep. 2. Silakan isikan nomor surat keluar dan nomor agenda surat Untuk isi surat, klik surat dengan format *.doc atau *.docx dan convert ke dalam bentuk pdf. Contoh: Klik Surat keluar dengan nama SUREK undangan.doc dan setelah berhasil download, buka file dokumen. Kemudian maka convert / ubah ke dalam bentuk pdf dengan nama file SUREK undangan.pdf. 22

24 Cara merubah file dokumen ke bentuk pdf ( pada Microsoft Word ) a) Buka file dokumen *.doc / *.docx b) Pilih Menu File lalu Save As seperti gambar c) Isi Nama File dan pastikan telah memilih save as type pdf dan klik simpan 23

25 3. Setelah pastikan nomor surat keluar dan agenda keluar telah terisi serta isi surat telah dipih, kemudian klik kirim surat 4. Klik Ya, Kirim untuk melanjutkan 5. Surat yang telah berhasil dikirim bisa dilihat pada menu surat keluar Surat yang telah berhasil dikirim 24