USER GUIDE Notadinas RRI

Transkripsi

1 USER GUIDE Notadinas RRI

2 1. LOGIN a. Masuk ke halaman web aplikasi b. Masukan user name dan password pada form yang ada. Username tidak case sensitif Password case sensitif Surat keluar Perlu Diproses c. Klik untuk login ke aplikasi. 2. TAMPILAN AWAL DAN MENU a. User yang telah terautentikasi akan mendapatkan halaman awal sebagai berikut Menu Keterangan Nama User Menu Logout / Keluar b. Menu yang terdapat pada aplikasi e-office antara lain : Kotak Masuk : merupakan menu untuk surat yang masuk kepada user. Kotak Keluar : merupakan menu yang digunakan untuk memproses dan melihat surat keluar Agenda : merupakan menu untuk melihat historis surat masuk dan keluar

3 Tools : merupakan menu yang berisi fungsionalitas yang dapat digunakan oleh user untuk melihat delegasi SURAT MASUK 3. MELIHAT SURAT MASUK a. Buka menu Surat Masuk Surat Masuk. b. Klik pada salah satu baris surat yang ingin dilihat c. Klik pada untuk melihat Memo Dinas. Link Nota Dinas

4 d. Akan muncul tampilan Nota Dinas 4. MELAKUKAN DISPOSISI SURAT/TANGGAPAN a. Untuk melakukan disposisi/tanggapan surat, klik link Disposisi b. Maka akan muncul tampilan form disposisi sebagai berikut.

5 c. Klik pada radio button Disposisi untuk mendisposisikan atau radio button Tanggapan untuk memberikan tanggapan. d. Klik pada simbol untuk memilih user tujuan disposisi/tanggapan, akan muncul menu seperti berikut. Pilihlah user yang akan disposisi dengan cara double klik pada nama yang akan didisposisikan. Klik user yang akan didisposisikan Klik Remove untuk menghapus salah satu user yang telah dipilih. Klik Remove All untuk menghapus semua user yang telah dipilih. Setelah itu klik Submit untuk melanjutkan proses.

6 e. Isikan Nota Tindakan dengan cara memilih pada drop-down menu yang telah tersedia. Jika menginginkan Nota Tindakan yang lain, dapat menge-klik kemudian isikan pada kolom pesan disposisi f. Klik untuk mengirimkan disposisi/tanggapan 5. MELIHAT DISPOSISI SURAT MASUK Surat yang telah didisposisikan dapat dilihat oleh user yang menjadi tujuan disposisi. a. Untuk melihat disposisi yang masuk, dapat dilihat pada menu Surat Masuk Disposisi

7 Menu Disposisi b. Klik pada link tanggal surat yang didisposisikan.

8 SURAT KELUAR 6. MEMBUAT SURAT DINAS a. KlikPada bagian atas terdapat button Menu. Klik Buat Nota Dinas b. Tampilan untuk proses pembuatan notadinas sebagai berikut : Perihal Surat Klasifikasi Masalah diisi dengan memilih pada link Klasifikasi Masalah Isikan pada Tab Pengirim :

9 c. Isikan pada Tab Penerima : d. Sebelum surat/memo dikirimkan perlu ada pemeriksa untuk memverifikasi surat, pemeriksa terakhir dari suatu surat HARUS user pengirim surat. Isikan pada Tab Pemeriksa :

10 Klik link Kepada untuk memilih tujuan surat internal. Klik link Tembusan untuk memilih tembusan surat internal. Isikan pada kolom Kepada untuk menuliskan tujuan surat eksternal Isikan pada kolom Tembusan untuk menuliskan tembusan surat eksternal. Klik link Pemeriksa untuk memilih Pemeriksa Surat Fungsi Simpan Profile digunakan untuk menyimpan daftar urutan pemeriksa yang sering digunakan Fungsi Pilih Profile digunakan untuk membuka profile urutan pemeriksa yang sering digunakan Fungsi Pilih Sebagai Default digunakan untuk menge-set suatu profile untuk menjadi setting standar pemeriksa surat Fungsi Lihat Default Profile digunakan untuk melihat default profile pemeriksa PASTIKAN BAHWA PEMERIKSA TERAKHIR ADALAH PENGIRIM SURAT e. Untuk menambahkan lampiran, klik. Kemudian pilihlah file yang akan di-attach sebagai file lampiran.

11 f. Jika semua Tab telah diisi, dan surat siap dikirimkan, isi komentar pada baris komentar. g. Klik untuk menyimpan sebagai Draft h. Klik untuk mengirimkan surat. Surat akan sirkulir sesuai dengan urutan pemeriksa 7. MENYETUJUI SURAT KELUAR Jika kita di-assign menjadi pemeriksa, maka untuk mengedit, menyetujui atau menolak Memorandum/Surat Internal/Surat Keluar Eksternal, lakukan langkah berikut : a. Masuk ke menu Surat Keluar Perlu Diproses b. Maka akan muncul daftar surat yang akan perlu diproses c. Klik pada salah satu baris yang akan diproses d. Akan muncul tampilan sebagai berikut :

12 Pemeriksa dapat mengedit/menambahkan body surat pada bagian ini Pemeriksa dapat mengedit/menambahkan attachment surat pada bagian ini e. Isikan komentar pada kotak komentar. Kemudian Klik : : Klik Setuju untuk menyetujui surat. sebelumnya : Klik Kembali untuk mengembalikan surat kepada pengirim : Klik Batal untuk menolak/membatalkan surat f. Surat yang telah disetujui akan mengalir ke pemeriksa berikutnya. Jika yang menyetujui adalah pemeriksa terakhir, maka surat selanjutnya akan terkirim ke penerima surat

13 8. DISPOSISI Menu Agenda Surat Keluar digunakan untuk melihat Surat/Memo yang keluar oleh user. TOOLS 9. DELEGASI Jabatan dapat didelegasikan oleh user. Biasanya pendelegasian dilakukan jika user sedang dalam tugas/cuti yang tidak memungkinkan user untuk dapat mengakses jaringan internal kantor. Untuk meng-assign delegasi, lakukan langkah sebagai berikut : a. Klik Tools Delegasi b. Daftar user yang pernah ataupun sedang diberikan delegasi jabatan ada pada seperti tampilan berikut.

14 c. Untuk membuat delegasi klik d. Isikan nama user yang didelegasikan dengan menulis nama user yang akan diberi delegasi pada field Delegate Official name e. Isikan Alasan Pendelegasian f. Klik untuk mengaktifkan pendelegasian g. Untuk membatalkan klik 12. SEKRETARIS a. klik Pada menu b. isikan nama yang akan kita pilih c. klik Save pada Bagian atas =========== S E L E S A I ============