EVALUASI PEMANTAUAN LAYANAN PROSES KEPEGAWAIAN BIRO KEPEGAWAIAN, ORGANISASI DAN TATA LAKSANA

Transkripsi

1 EVALUASI PEMANTAUAN LAYANAN PROSES KEPEGAWAIAN BIRO KEPEGAWAIAN, ORGANISASI DAN TATA LAKSANA

2 HASIL PEMANTAUAN LAYANAN PROSES KEPEGAWAIAN Berdasarkan survey tanggal 14 Agustus s/d 18 Oktober 2018 Dengan 180 responden Di 7 lokasi (Yogyakarta, Solo, Padang, Medan, Banjarmasin, Ambon, Manokwari)

3 Proses Kepegawaian Lambat TIDAK 72,8 % YA 27,2% BKO 14% V2 40% PNS 10% V1 36%

4 Delivery Produk Kepegawaian Lambat TIDAK 63,9% YA 36,1% > 3 BLN 16% < 1 BLN 5% 1-3 BLN 79%

5 Ada Kerugian Atas Keterlambatan Delivery Produk Kepegawaian TIDAK 70 % YA 30 %

6 Produk Kepegawaian Disampaikan ke PNS YA 88,9 % TIDAK 11,1 %

7 Pemberian Imbalan Atas Proses Kepegawaian Tidak memberi 87,8 % 75% 25% Memberi 12,2 % saat menyampaikan usulan kepegawaian saat menerima produk kepegawaian

8 Memberikan Imbalan Pada Setiap Proses Kepegawaian TIDAK 59,1 % V2 42% BKO 5% V1 53% YA 40,9 % Pengkondisian Agar Terjadi Pemberian Imbalan YA 52% TIDAK 48%

9 Penerimaan Imbalan Oleh Pengelola Kepegawaian menyampaikan usul kepegawaian menyampaikan produk kepegawaian tidak rutin menerima imbalan rutin menerima imbalan 75% 25% 41% 59%

10 Mekanisme Penyampaian Usul Kepegawaian Mekanisme Penyampaian Produk Kepegawaian 6% dari pengelola kepegawaian 6% 94% kepada pengelola kepegawaian selain kepada pengelola kepegawaian 94% selain dari pengelola kepegawaian

11 PERNAH 82,2 % Mengupdate e-hrm Tidak dapat akses TIDAK PERNAH 17,8 % Sibuk Terbatas waktu Tidak tahu caranya Tidak sempat belajar Merasa tidak penting Tidak tahu ada e-hrm

12 Pengelola Kepegawaian Aktif Memberikan Informasi Proses Kepegawaian YA 76,7% TIDAK 23,3%

13 Kepuasan dengan Layanan Kepegawaian TIDAK PUAS 22,2 % PUAS 77,8 % Proses lambat Waktu terbatas untuk melengkapi administrasi usulan Informasi tidak transparan Masih mengguna kan hard copy Ada permintaan imbalan

14 Pemahaman Alur Proses Kepegawaian KPPI PAHAM 69,4 % Alih tugas pensiun TIDAK PAHAM 30,6 % DUPAK KP Gaji pensiun

15 Pemrosesan Kepegawaian MUDAH 85 % 1 Informasi kurang SULIT 15 % E-HRM lambat memproses Dikondisikan memberikan imbalan Sumber informasi tidak 1 pintu Proses birokrasi lama

16 Pelayanan Yang Diberikan Oleh Petugas Unit Kepegawaian Cepat, Tepat, Efektif dan Efisien Informasi Progres Proses Kepegawaian Yang Diberikan Oleh Petugas Unit Kepegawaian Melengkapi Administrasi Usulan Mudah 85% Akurat 83,9% YA 83,9% Tidak Akurat 16,1% TIDAK 16,1% Sulit 15%

17 Tindak Lanjut Terhadap Keluhan Tidak ada respon Hanya di iya kan, tapi lama diproses RESPONSIF 91,7 % Bertele-tele TIDAK RESPONSIF 8,3 %

18 Tingkat Pengetahuan Pegawai Atas Peraturan Kepegawaian BAGUS 42,2 % CUKUP 45,6 % KURANG 12,2 %

19 Pelayanan Proses Kenaikan Pangkat MEMUASKAN 53,9 % BIASA 44,4 % TIDAK MEMUASKAN 1,7 %

20 Pelayanan Proses Alih Tugas MEMUASKAN 38,9 % BIASA 43,9 % TIDAK MEMUASKAN 2,8 % TIDAK TAHU 14,4 %

21 Pelayanan Proses Pensiun MEMUASKAN 27,8 % BIASA 32,2 % TIDAK MEMUASKAN 5,6 % TIDAK TAHU 34,4 %

22 KRITIK DAN MASUKAN RESPONDEN kenaikan gaji berkala tidak otomatis, harus diusulkan dari bawah tetapi tim satker lupa KGB agar secara otomatis diproses pentingnya informasi secara transparan untuk para pegawai di daerah proses mutasi belum didukung secara finansial dari kantor untuk domisili pencantuman gelar yang terlambat terbit SK pensiun yang terlambat terbit pembayaran tukin yang terlambat. Tukin Januari baru dibayar bulan April 04 dalam UU ASN No. 11 tahun 2017 diatur 3 jabatan untuk P3K antara lain medis, penyuluh dan guru. Usul untuk jabatan bagi non PNS PUPR agar ditambahkan dalam peraturan tersebut

23 KRITIK DAN MASUKAN RESPONDEN sulit mengetahui berkas yang kurang atau belum lengkap verifikasi berkas yang diupload lewat e-hrm kadang terlambat mohon data yang ditolak/lambat diverifikasi pada aplikasi e-hrm dilengkapi fitur alasan penolakan agar dapat menjadi bahan koreksi dan tidak membuat bingung user untuk mutasi/alih tugas sering terkendala oleh persetujuan atasan tempat asal dan tidak adanya informasi seperti apa prosedur yang harus dilalui dibuat sebuah aplikasi yang bisa diakses masing-masing pegawai atau unit kerja agar dapat mengupload dokumen pendukung dan status proses nya sudah sampai mana Belum ada pengaturan waktu untuk proses kepegawaian yang tepat sehingga harus selalu mengingatkan untuk verifikator di pusat kurang cepat untuk menanggapi upload berkas dari verifikator 1, sistemnya mohon disempurnakan 08 untuk dibuat bagan alir beserta waktu pelayanannya sehingga dapat diprediksi waktu pengurusannya

24 KRITIK DAN MASUKAN RESPONDEN penerbitan SKPP yang lama sehingga gaji pensiun terlambat diterima tembusan SK pensiun yang tidak disampaikan ke kepegawaian SK jafung yang disampaikan ke Balai hanya dalam bentuk copy (tidak asli) alur proses kenaikan pangkat, alih tugas, pensiun, penyesuaian gaji berkala sebaiknya ditampilkan di layar depan e-hrm proses birokrasi yang lama untuk alih tugas saling lempar tanggung jawab Produk kepegawaian sudah ter input di e-hrm tapi fisiknya belum diterima Arsip di kepegawaian masih belum lengkap

25 KRITIK DAN MASUKAN RESPONDEN gaji berkala sudah 2x naik tetapi tidak ada penyesuaian gaji 13 aplikasi terlalu banyak sehingga menyulitkan untuk mengakses dan mengelolanya Produk kepegawaian yang terbit dari BKO ke Setditjen tidak langsung didistribusikan, tetapi menunggu produk yang lain terbit dan terkumpul semua dulu baru minta untuk diambil. Sehingga banyak yang mengalami keterlambatan 14 harus selalu mengingatkan petugas kepegawaian dan memantau proses kepegawaian yang diajukan perlu peningkatan kinerja dari petugas kepegawaian 15 Agar tidak menggunakan berkas pendukung (hard copy) lagi sebab sudah memiliki aplikasi kepegawaian e-hrm kecuali berkas-berkas tertentu yang benar-benar dibutuhkan dalam proses tersebut umumnya para JFT sering mengalami keterlambatan kenaikan pangkat karena menunggu proses pengesahan PAK 16 dalam menunggu SK pindah setelah lulus asesmen, terkendala untuk absensi sehari-hari karena di daerah statusnya sudah alih tugas

26 HASIL EVALUASI LAYANAN PROSES KEPEGAWAIAN

27 SIMPULAN KONDISI YANG DIHARAPKAN : Proses Kepegawaian Arus Informasi Pengelola CEPAT MURAH TRANSPARAN MUDAH MASIF CEPAT AKURAT MURAH KOMITMEN TERHADAP REGULASI/ KODE ETIK IPROVE USUL DELIVERY

28 SIMPULAN REKOMENDASI 01 PENGUATAN MEKANISME/SISTEM 03 PENGUATAN REGULASI 02 PENINGKATAN KAPASITAS SDM

29 MASUKAN DARI UNIT KERJA 1. Untuk SK KP reguler sebaiknya keluar SK sebelum waktunya 2. Untuk proses pensiun di tahun 2018, beberapa orang masih muncul di proses pensiun di tahun 2019, sedangkan SK sudah keluar 3. Untuk e-hrm kalau kita memverifikasi orang, nama orang tersebut masih muncul sedangkan kita sudah selesai memverifikasi semua 4. Penguatan sistem dengan cara : a. Proses bisnis yang jelas agar tidak terjadi benturan kepentingan b. Pernyusunan SOP c. Whatsapp group 5. Penguatan regulasi dengan cara : a. Surat tugas untuk pengambilan SK (penunjukan nama) b. Review berkala FGD c. Waskat d. Tindakan tegas dari BKO e. Keteladanan dan konsistensi dari pimpinan unit

30 MASUKAN DARI UNIT KERJA 6. Peningkatan kaspasitas SDM dengan cara : a. Sosialisasi aturan kepegawaian/diklat b. Informasi kontinu c. Meeting progress 7. Untuk layanan kepegawaian : a. usul kalau bisa jangan layanan mutasi dan pengembangan saja yang dibahas. Misalnya untuk layanan pemanggilan pegawai yang proses izin cerai/indikasi disiplin (ybs malu dll) b. Proses terhambatnya/tidak obyeknya usul penghargaan (uraian jasa) 8. Penambahan petugas di BKO untuk proses SK JF 9. Pelantikan JF Madya dan Utama diberi jeda 2 hari untuk pemberitahuan/undangan 10. Peraturan yang sudah terbit harus langsung diterapkan, contoh rangkap jabatan 11. Delivery produk kepegawaian sudah SMS tapi fisiknya belum diterima unor

31 MASUKAN DARI UNIT KERJA 12. PPO belum diterapkan, masih memakai berkas fisik 13. Untuk KGB akan lebih baik apabila aplikasi mygpp (gaji) dapat disinkronisasikan/menjadi subsistem dalam e-hrm 14. Terdapat beberapa dokumen yang hilang padahal sudah dikirim lengkap 15. Indikator penilaian evaluasi perlu disusun 16. Pada saat evaluasi, responden perlu dari pegawai pusat dan jumlah 17. Penyampaian SK KP yang asli terlalu banyak, cukup 2 saja 18. Perlunya sosialisasi tata cara pengisian dan format SK pernsiun terbaru 19. Perlunya evaluasi dari BKO terhadap layanan kepegawaian unor 20. Permasalahan verifikasi timbul karena sistem e-hrm masih sering error (data kosong ketika akan verifikasi)/penguatan mekanisme/sistem 21. Adanya regulasi terkait cuti NON PNS (penguatan regulasi)

32 MASUKAN DARI UNIT KERJA 23. Penguatan regulasi dengan pembuatan SOP/permen sekaligus mencakup reward dan punishment. Contoh : update e-hrm mutlak harus dilakukan untuk setiap pegawai. Apabila tidak diisi maka proses kepegawaian tidak akan diproses 24. Penguatan mekanisme/sistem dengan cara dilakukan penambahan menu pada e-hrm tentang proses monitoring KP/pensiun/alih tugas 25. Melakukan pertemuan setiap triwulan dalam hal BIMTEK/pemantauan ke unit kerja sekaligus melakukan pendistribusian produk kepegawaian atau sekaligus sosialisasi peraturan kepegawaian 26. Melakukan evaluasi/pemberian kuesioner/permintaan saran/masukan kepada pengelola kepegawaian 27. Pembuatan aplikasi dalam 1 sistem e-hrm, e-lkp, e-kinerja 28. Memiliki CSO terhadap keluhan-keluhan pegawai 29. Penguatan regulasi dengan cara SOP kenaikan pangkat, pensiun, mutasi agar segera diterbitkan supaya lebih jelas di dalam proses KP, pensiun, mutasi, dll

33 MASUKAN DARI UNIT KERJA 30. Peningkatan kapasitas SDM dengan sosialisasi e-hrm atau SOP tentang KP, pensiun, dll serta peningkatan SDM yang lebih berkualitas 31. Penguatan regulasi : regulasi kepegawaian yang diatur oleh internal Kementerian PUPR lebih dikuatkan dengan tetap mengacu aturan turunannya (aturan yang lebih spesifik) 32. Sistem/mekanisme : sistem sudah bagus hanya perlu pengembangan yang semakin baik, cepat, mudah 33. Peningkatan kapasitas SDM : sudah pasti kapasitas SDM ditingkatkan (akan berproses dengan sendirinya) 34. Dari sisi penguatan mekanisme, perlu adanya bagan alur dan waktu proses yang jelas untuk masing-masing layanan kepegawaian, kepastian SOP dan komitmen masing-masing pihak yang terkait dalam pelaksanaan layanan sanga diperlukan 35. Penguatan fungsi e-hrm sebagai basis data pegawai sekaligus basis informasi progres layanan kepegawaian kepada masing-masing PNS. E-HRM juga dapat difungsikan sebagai kontrol progres layanan pegawai, tidak hanya untuk KPO tapi juga untuk proses mutasi, pensiun, pencantuman gelar, dan layanan kepegawaian lainnya

34 MASUKAN DARI UNIT KERJA 36. Dari sisi peningkatan kapasitas SDM dirasa perlu adanya kader-kader jafung analis kepegawaian di tingkat unor 37. Pemberitahuan kepada setiap PNS agar aktif mengisi e-hrm 38. Koreksi agar tidak ada lagi kesalahan ketik SK pangkat, pensiun/skpp dan bisa tepat waktu 39. KP ujian dinas dan KPPI kalau bisa cukup e-hrm saja. Sampai saat ini masih mengisi e-hrm juga diminta hard copy. Tidak efisien 40. Koordinasi/penyimpanan file ASN di BKO yang perlu disusun lebih rapi. Contoh di lingkup setjen : ketika penilai SKP eselon II dimana SKP dikumpulkan di BKO untuk diminta ttd bu Setjen, kadang SKP tersebut terlalu lama, atau SKP yang sudah di tandatangani tidak diserahkan kembali kepada unit eselon II (setjen) tersebut. 41. Mekanisme sistem : produk kepegawaian diinformasikan kepada pegawai yang menerima produk (mutasi) 42. Sertifikasi terhadap pengelola kepegawaian 43. Proses kepegawaian lebih ditingkatkan dengan ketepatan waktu

35 MASUKAN DARI UNIT KERJA 44. Tambah simpulan kondisi untuk saat ini berdasarkan kuesioner. Karena kalau simpulannya seperti itu, sepertinya kondisi pengelola pegawai sangat buruk, padahal tingkat kepuasannya lumayan 45. Kurangi/minimalisir kontak langsung antara pengelola kepegawaian dengan pihak-pihak yang berkepentingan untuk menghindari pemberian imbalan yang terkesan pungli

36 TERIMA KASIH.