HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

Transkripsi

1 44 BAB IV HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN A. Komponen-Komponen Dalam Sistem Informasi Pengurusan Pensiun PNS Berdasarkan hasil pengamatan penulis di BKD Kabupaten Sragen pada Bagian Pembinaan dan Pemberhentian Pegawai dan dibagi menjadi 2 sub bidang, yaitu Sub Bidang Pembinaan dan Kesejahteraan Pegawai serta Sub Bidang Pemberhentian Pegawai. Dalam karya tulis ini penulis akan membahas mengenai pemberhentian pegawai khususnya adalah mengenai sistem informasi pengurusan pensiun PNS. Sistem informasi pengurusan pensiun pegawai negeri sipil merupakan hal yang penting dalam menunjang pelaksanaan tugas dan fungsi di Badan Kepegawaian Kabupaten Sragen khususnya pada sub bidang pemberhentian pegawai. Sistem pengurusan pensiun merupakan suatu sistem atau prosedur kerja yang memproses, menyimpan, dan menyebarkan informasi mengenai tunjangan hari tua atau pensiun yang diajukan oleh pegawai negeri sipil kepada Badan Kepegawaian Daerah yang kemudian diolah oleh sub bidang pemberhentian pegawai sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku, dikirim ke Badan Kepegawaian Negara yang selanjutkan akan diproses dan akan dikeluarkannya SK Pensiun sesuai dengan jenis pensiun dan golongan PNS. Dengan adanya sistem informasi tersebut akan mempercepat dan mempermudah pekerjaan. Tugas dalam sistem informasi pengurusan pensiun tersebut adalah melakukan pengolahan data mengenai hal-hal yang berkaitan dengan pensiun. Untuk melakukan pengolahan data tersebut maka diperlukan komponenkomponen di dalamnya. Pada dasarnya data perlu diolah sehingga akan menghasilkan informasi yang berguna lewat transformasi data. Dalam

2 45 melakukan transformasi data diperlukan tiga buah komponen meliputi, komponen input, komponen process, dan komponen output. Serta komponen pendukung lainnya yaitu komponen teknologi. Disini penulis akan menjelaskan komponen-komponen dalam sistem informasi pengurusan pensiun pada Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Sragen, meliputi: 1. Komponen Input (Masukan) Hal pertama yang ada dalam sistem informasi pengurusan pensiun adalah masukan (input). Komponen yang di input adalah berkas-berkas persyaratan yang diajukan oleh calon pensiun. Ada beberapa syarat yang harus dipenuhi oleh PNS yang akan mengajukan pensiun, diantaranya adalah pensiun atas permintaan sendiri (APS), pensiun karena batas usia pensiun (BUP), dan pensiun janda/duda. Adapun syarat-syarat tersebut adalah sebagai berikut: a. Syarat untuk pengajuan pensiun atas permintaan sendiri (APS) adalah sebagai berikut: 1. Surat Permohonan Pensiun yang ditujukan kepada Bupati Sragen Cq. Kepala Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Kabupaten Sragen 2. Data Perorangan Calon Penerima Pensiun (DPCP) 3. Salinan sah Surat Keputusan Pengangkatan Pertama/SK CPNS 4. Salinan sah Surat Keputusan pengangkatan sebagai PNS 5. Salinan sah Surat Keputusan dalam pangkat terakhir 6. Salinan sah Surat Keputusan Kenaikan Gaji Berkala terakhir 7. Salinan sah Surat Keputusan pengangkatan dalam jabatan terakhir bagi PNS yang menduduki Jabatan Struktural 8. Salinan sah KARPEG dan salinan SK NIP Baru sebagai pengganti NIP Lama 9. Salinan sah KARIS/KARSU 10. Pernyataan belum pernah dijatuhi Hukuman Disiplin PNS, tingkat berat atau tingkat sedang satu tahun terakhir

3 Salinan sah Surat Nikah/Akte Perkawinan 12. Salinan sah Akte kelahiran semua anak yang belum mencapai usia 25 tahun, belum mempunyai penghasilan sendiri dan belum pernah menikah 13. Daftar Susunan Keluarga PNS 14. Salinan sah surat cerai dari KUA bagi PNS yang pernah cerai dan atau surat keterangan dari Lurah/Kepala Desa mengetahui Camat bagi PNS yang Suami/Isterinya telah meninggal dunia 15. Pas foto hitam putih ukuran 4x6 cm sebanyak 5 lembar Bagi PNS Gol IV/c-IV/e sebanyak 14 lembar 16. Penunjukkan alamat setelah pensiun di tulis lengkap:nama Jalan, Dukuh/Kampung, RT, RW, Desa/Kelurahan, Kecamatan, Kabupaten/Kota, Propinsi dan Kode Pos. Pengumpulan berkas APS minimal adalah enam bulan sebelum pengajuan pensiun. Bila berkas dikumpulkan tidak tepat waktunya maka pengajuan pensiun juga akan diundur. Misalnya bila pengajuan pensiun bulan Oktober maka berkas syarat pensiun dikumpulkan setidaknya pada bulan April sebelumnya. Hambatan yang terjadi dalam pengumpulan berkas APS adalah pengumpulan berkas yang terlambat, permintaan PNS akan pensiun yang mendadak, ada beberapa syarat yang tidak lengkap, penulisan syarat yang salah (misal:penulisan nama anak yang berbeda antara DPCP dan Kartu Keluarga). Jika berkas-berkas masih belum lengkap dan salah maka berkas akan dikembalikan pada calon pensiun untuk segera dilengkapi dan dibenarkan. Dan jika masih ada hambatan-hambatan yang penulis sebutkan di atas maka berkas tidak akan diproses lebih lanjut.

4 47 Pernyataan tersebut juga di dukung oleh pendapat dari Staf Sub Bidang Pemberhentian Pegawai (Wawancara 25 Mei 2015) : s terlambat, maka pensiun juga akan diundur. Kita juga tidak bisa mempercepat keinginan calon pensiun, karena masih banyak yang mengantri untuk pensiun. Kalo masalah ada berkas yang salah atau tidak lengkap biasanya akan langsung dikembalikan, kita hubungi lewat telepon kantor, atau sms pribadi b. Syarat untuk pengajuan pensiun karena batas usia pensiun (BUP) adalah sebagai berikut: 1. Foto hitam putih 4x6 sebanyak 5 lembar 2. Data Perorangan Calon Penerima Pensiun (DPCP) 3. Permohonan Pensiun 4. Salinan sah Surat Keputusan Pengangkatan Pertama/SK CPNS 5. Salinan sah Surat Keputusan pengangkatan sebagai PNS 6. Salinan sah Surat Keputusan dalam pangkat terakhir 7. Salinan sah Surat Keputusan Kenaikan Gaji Berkala terakhir 8. Salinan sah KARPEG 9. Salinan NIP Baru sebagai pengganti NIP Lama 10. Salinan DP 3 Tahun terakhir 11. Pernyataan belum pernah dijatuhi Hukuman Disiplin PNS 12. Salinan SK Perpanjangan BUP bagi PNS yang menduduki Jabatan Struktural Eselon II dan Jabatan Fungsional Pengawas, Penilik, Widyaiswara, Penyuluh, Dokter, Perawat S1, Apoteker, Pustakawan 13. Salinan Pengangkatan Jabatan Struktural bagi PNS yang 14. Salinan sah Surat Nikah/Akte Perkawinan Dilampiri:foto copy Karis/Karsu dan/atau

5 48 a) Surat Cerai bagi PNS yang pernah cerai b) Surat Keterangan kematian bagi PNS yang Istri/Suaminya telah meninggal dunia 15. Daftar Susunan Keluarga PNS 16. Salinan sah Akte kelahiran anak yang masih memenuhi syarat 17. Penunjukan alamat terakhir setelah pensiun Pengumpulan berkas persyaratan pensiun karena batas usia pensiun minimal adalah satu tahun sebelum jatuh tempo pesiun. Pemberitahuan pensiun BUP dilakukan oleh satuan kerja masingmasing. Hambatan dalam pensiun BUP adalah kesalahan penulisan dalam berkas persyaratan dan kurangnya berkas persyaratan. Jadi berkas tidak bisa diproses lebih lanjut. c. Syarat untuk pengajuan Pensiun Janda/Duda PNS Meninggal Dunia adalah sebagai berikut: 1. Permohonan Pensiun Janda/Duda yang ditujukan kepada Bupati Sragen, Cq. Kepala Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Kabupaten Sragen 2. Surat Keterangan Kematian dari Kepala Desa, Kelurahan, Camat 3. Surat Keterangan satu-satunya Janda dari Kepala Desa/Kelurahan mengetahui Camat 4. Data Perorangan Calon Penerima Pensiun (DPCP) yang ditandatangani Isteri/Suami PNS yang meninggal dunia 5. Salinan sah SK Pengangkatan Pertama/SK CPNS 6. Salinan sah SK Pengangkatan sebagai PNS

6 49 7. Salinan sah SK Pangkat terakhir 8. Salinan sah SK kenaikan gaji berkala terakhir 9. Salinan sah SK KARPEG, KARIS/KARSU dan salinan NIP Baru sebagai pengganti NIP Lama 10. Salinan sah SK Surat Nikah/Akte Perkawinan 11. Salinan sah Surat Keterangan cerai dari KUA bagi PNS yang pernah cerai dan atau Surat Kematian dari Kepala Desa/Kelurahan/Camat bagi PNS yang Isteri/Suaminya telah meninggal dunia 12. Daftar Susunan Keluarga PNS 13. Akte Kelahiran semua anak yang belum mencapai usia 25 tahun, belum mempunyai penghasilan sendiri dan belum pernah menikah 14. Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3) tahun terakhir 15. Pernyataan belum pernah dijatuhi Hukuman Disiplin PNS, tingkat berat atau tingkat sedang dalam 1 (satu) tahun terakhir 16. Pas foto hitam putih ukuran 4x6 sebanyak 5 lembar Bagi PNS Gol IV/c-IV/e sebanyak 14 lembar 17. Penunjukan alamat setelah pensiun di tulis lengkap:nama Jalan, Dukuh/Kampung, RT, RW, Desa/Kelurahan, Kecamatan, Kabupaten/Kota, Propinsi dan Kode Pos. Waktu pengumpulan berkas pensiun Janda/Duda adalah satu tahun sebelumnya atau paling tidak empat bulan sebelum pensiun. Sering terjadi masalah dalam pengumpulan berkas pensiun Janda/Duda yang disebabkan istri/suami yang ditinggalkan bukan seorang PNS. Jadi kurangnya informasi yang menjadi hambatan. Karena kurangnya informasi tersebut maka dalam pensiun Janda/Duda pengumpulan berkas banyak yang terlambat dan berkas persyaratan yang salah atau kurang lengkap.

7 50 Pernyataan tersebut didukung oleh pendapat dari Staf Sub Bidang Pemberhentian Pegawai (wawancara 3 Juni 2015) yaitu: pengumpulan berkas itu biasanya adalah pensiun janda/duda. Untuk pensiun janda/duda setelah PNS meninggal maka masih akan menerima gaji empat bulan berikutnya. Jadi bila dalam proses pengumpulan berkas terlambat maka PNS akan menerima gaji sampai SK Pensiun keluar. Jika terjadi hal seperti itu, gaji yang diterima lebih dari empat bulan berikutnya maka gaji tersebut wajib dikembalikan. Syarat-syarat tersebut dikumpulkan dengan catatan Pemberhentian PNS yang telah mencapai Batas Usia Pensiun harus diberitahukan oleh Pimpinan Instansi PNS yang bersangkutan dalam jangka waktu satu tahun sebelum PNS yang bersangkutan mencapai Batas Usia Pensiun agar dapat menyelesaikan segala sesuatu yang berhubungan dengan tugasnya dan Pimpinan Instansi dapat menyelesaikan segala sesuatu yang menyangkut Tata Usaha Kepegawaian, sehingga PNS yang bersangkutan dapat mengurus hak-haknya tepat pada waktunya. Dan Perabot Pensiun masingmasing rangkap tiga dan khusus bagi PNS Gol IV/c-IV/e sebanyak empat. Pernyataan tersebut didukung pendapat dari Staf Sub Bidang Pemberhentian Pegawai (wawancara 25 Mei 2015), yaitu: masing-masing minimal satu tahun sebelum waktu pensiun, agar

8 51 calon pns yang akan pensiun dapat menyelesaikan semua 2. Komponen Process (Proses) Setelah adanya input atau masukan maka langkah selanjutnya adalah proses. Proses ini merupakan prosedur kerja. Adapun alur/prosedur dalam pengurusan pensiun adalah sebagai berikut:

9 52 Gambar.4.1 Alur Proses Pengurusan Pensiun

10 53 1. Mengagenda berkas yang masuk Setelah pengumpulan berkas selesai, data pengajuan pensiun akan di agendakan ke dalam buku agenda khusus penanganan pensiun. 2. Pengecekan berkas Setelah berkas terkumpul semua dan telah di masukkan ke dalam buku agenda, langkah selanjutnya berkas akan diteliti kelengkapan dan kebenarannya oleh staf di sub bidang pemberhentian pegawai dan berkas diurutkan sesuai ketentuan agar mudah diteliti. Bila ada berkas yang kurang lengkap atau salah akan dikembalikan kepada PNS yang bersangkutan agar segera dilengkapi dan dibenarkan. Pernyataan tersebut juga didukung dengan pendapat dari Staf sub bidang pemberhentian pegawai (wawancara 25 Mei 2015), yaitu: biasanya akan dihubungi melalui telepon atau sms, disuruh mengambil 3. Entri Data Entri data dilakukan melalui aplikasi SAPK (Sistem Aplikasi Pelayanan Kepegawaian) dengan server dari BKN Pusat (Jakarta). Entri data ini dilakukan oleh staf sub bidang pemberhentian pegawai. Langkah-langkah dalam meng-entri data adalah sebagai berikut: a. Langkah pertama adalah dengan membuka alamat web di sapk.bkn.go.id b. Selanjutnya akan muncul tampilan pertama

11 54 Gambar diatas merupakan tampilan pertama halaman login. Setelah itu, masukkan user name dan password dan klik masuk. Login hanya bisa dilakukan oleh staf sub bidang pemberhentian pegawai. c. Setelah halaman log in akan muncul tampilan berikut: l a

12 55 ngkselanjutnya pilih Pensiun BKD Instansi. Setelah itu klik gambar berkas di kiri atas untuk mengentri data. d. Berikutnya akan keluar tampilan Terus pilih diantara Pensiun IV/b kebawah dan IV/c keatas, maka akan muncul beberapa pilihan sesuai jenis pensiun yang akan di ambil. e. Langkah berikutnya adalah dengan mengisi data pribadi calon PNS yang mengajukan pensiun. Sebagai berikut:

13 56 f. Setelah pengisian data selesai maka akan muncul tampilan seperti ini

14 57 g. Setelah muncul tampilan diatas maka selanjutnya klik cetak, untuk mencetak data yang sudah dientri. Contoh data yang siap cetak. h. L a ngkah yang terakhir adalah kembali lagi ke langkah f, kemudian pilih proses. Setelah proses di klik, artinya data sudah masuk ke server utama yaitu BKN Pusat.

15 58 4. Pengiriman berkas Setelah proses entri data, maka berkas harus segera dikirim agar berkas cepat diproses. Jadwal pengiriman berkas ke BKN Regional I adalah satu kali dalam satu bulan. Pengiriman berkas dilakukan oleh kasubag dan staf sub bidang pemberhentian pegawai BKD Kabupaten Sragen. Sedangkan pengiriman ke BKN tidak ada jadwal pasti. Hanya jika ada keperluan dinas ke Jakarta, maka berkas akan sekalian untuk di antar. Jika tidak ada dinas ke Jakarta, berkas akan dikirim melalui pos. Pernyataan tersebut juga didukung dengan pendapat dari Staf sub bidang (wawancara 3 Juni 2015), yaitu: tanggalnya. Yang biasa pergi untuk mengirim berkas tersebut adalah Pak Yatno (Kasubag Pemberhentian Pegawai) serta para staf nya. Hambatan Hambatan dalam proses Sistem Informasi Pengurusan Pensiun PNS Pada BKD Sragen adalah : 1. Dalam proses entri data, seringkali ditemui bahwa server utama tersendat-sendat dan proses loading yang lama. 2. Aplikasi SAPK yang kurang up-date. Pernyataan itu didukung pendapat staf sub bidang (wawancara 3 Juni 2015) yaitu: -date, jadi kita terkendala bila ingin mengentri data pensiun BUP. Karena batas usia pensiun dari yang 56 tahun, sekarang menjadi 58 tahun. Oleh sebab itu karena aplikasi yang kurang update, secara otomatis PNS yang usia 56 tahun

16 59 datanya akan terhapus oleh sistem. Jadi yang bisa mengentri data 3. Komponen Output Setelah dilakukan proses pengolahan informasi, tahap selanjutnya adalah adanya keluaran atau output. Adapun Output dalam sistem informasi pengurusan pensiun ini adalah berupa seluruh berkas persyaratan pensiun yang sudah diverifikasi oleh staf sub bidang pemberhentian pegawai. Serta hasil cetak dari data yang sudah dientri, sebagai berikut: Hasil cetakan tersebut dilampirkan pada berkas yang akan dikirim ke BKN. Pemberian SK pensiun yang telah keluar dilaksanakan oleh BKD Kabupaten Sragen, khususnya sub bidang pemberhentian pegawai. Pemberian SK Pensiun kepada PNS yang bersangkutan diberikan bila di bidang pemberhentian pegawai minimal sudah terkumpul 50 SK Pensiun. SK pensiun untuk Janda/duda dan BUP dicetak sebanyak tiga copy dan

17 60 SK pensiun APS sebanyak tujuh copy. Copy SK Pensiun, satu akan diberikan kepada PNS yang pensiun, dan copy SK lain akan diberikan kepada pihak-pihak yang bersangkutan untuk di arsipkan. 1. Komponen Teknologi Teknologi merupakan komponen yang penting dalam sistem informasi pengurusan pensiun PNS, tanpa adanya teknologi yang mendukung maka sistem informasi tidak akan menghasilkan informasi yang tepat waktunya. Dalam sistem informasi ada beberapa komponen teknologi yaitu: a. Perangkat Keras Komponen alat masukan, terdiri dari dua mouse, dua keybord, dan dua unit komputer Komponen alat proses terdiri dari dua CPU, prosessor Pentium 4 dan memori RAM Komponen alat keluaran yang digunakan berbentuk hardcopy (kertas) dengan menggunakan media printer yang digunakan secara bersama-sama dan berbentuk softcopy (file/flashdisk). b. Perangkat Lunak Aplikasi yang digunakan adalah SAPK (Sistem Aplikasi Pelayanan Pegawai) dengan server utama dari BKN, pihak BKD Kabupaten Sragen hanya bertugas mengentri data dan selanjutnya data akan diproses BKN. c. Teknisi / Sumber Daya Manusia Ada dua orang teknisi yang bertugas dalam proses sistem informasi pengurusan pensiun. Keduanya adalah staf sub bidang pemberhentian pegawai. d. Teknologi sistem telekomunikasi/jaringan

18 61 Dibutuhkan jaringan komputer untuk mendukung proses entri data, dalam proses tersebut harus disambungkan dengan internet. Tujuan pemasangan jaringan adalah sebagai media komunikasi dalam pengolahan data. Sehingga dalam sistem informasi pengurusan pensiun selesai tepat waktu. Di bagian pembinaan dan pemberhentian pegawai sambungan internet yang digunakan sudah bagus dan lancar.