PROSEDUR PENGOLAHAN DAN PELAPORAN FINGER PRINT (PRESENSI) Mulai. mendownload hasil presensi pegawai dari mesin finger print (1 hari)

Transkripsi

1 PROSEDUR PENGOLAHAN DAN PELAPORAN FINGER PRINT (PRESENSI) Kepegawaian FTP mendownload hasil presensi pegawai dari mesin finger print Membuat pelaporan / presensi pegawai (2 hari) Data finger print 1. Rekap Kehadiran 2. Form Evaluasi Kinerja Tenaga Kependidikan Kasubag Kepegawain FTP Mengirim form Evaluasi Kinerja Tenaga Kependidikan ke atasan langsung (3 hari) Form Evaluasi Kinerja Tenaga Kependidikan Mengevaluasi hasil pelaporan presensi Menyerahkan hasil pelaporan presensi ke bendahara gaji dan ke subag keuangan (2 menit)

2 PROSEDUR KENAIKAN GAJI BERKALA (KGB) Inventarisasi Daftar Pegawai yang akan mendapat KGB (Cek Aplikasi Kepegw) (30 menit) Membuat Draf KGB Database Pegawai Draf KGB Bagian Kepegawaian Mengirimkan berkas usulan KGB ke Bagian Kepegawaian Univ. (1 jam) Evaluasi Draf KGB (2 minggu) 1. Surat Pengantar 2. FC SK Impasing 3. FC SK pangkat terakhir 4. Draf KGB Kabiro Administrasi Umum / PR II Penandatanganan Draf KGB (1 minggu) Bagian Kepegawaian Pendistribusian SK KGB ke ybs, bendahara gaji, dekan SK KGB

3 PROSEDUR PENGURUSAN CUTI Pegawai Mengajukan Surat permohonan cuti ke Dekan/PD II/KTU tembusan KaSubag Kepegawaian Surat Permohonan (Form Surat Ijin) Menyiapkan form cuti yang ditandatangani oleh ybs, atasan langsung dan PD II Form Cuti Dekan ACC Surat Keterangan Cuti Surat Keterangan Cuti Pendistribusian Surat Keterangan Cuti ke Ybs, Atasan Langsung dan Subag Kepegawain Univ.

4 PROSEDUR PENGURUSAN PENSIUN Memberikan informasi data pegawai yang MPP (1 thn sblm pensiun) Surat dari (PR II) Pegawai yang Memasuki Masa Pensiun Bagian Kepegawaian BKN Mengumpulkan berkas yang dibutuhkan (1-2 minggu) Memproses & Mengirim berkas rangkap 4 sesuai persyaratan ke Bagian Kepegawaian (2 hari) Mengirim berkas ke BKN Surabaya untuk PNS gol I s/d III, dan BKN Jakarta untuk PNS gol IV. (1 minggu) Penerbitan SK Pensiun (1 tahun) 1. Surat Pengantar Dekan/PD II 2. Daftar Riwayat Hidup 3. Daftar Riwayat Pekerjaan 4. Formulir Pendaftaran Suami/Istri/Anak 5. Daftar Susunan Keluarga 6. Surat Pernyataan Penyerahan Barang Milik Negara 7. Surat Pernyataan Tidak Pernah Dijatuhi Hukuman Disiplin Tingkat Berat 8. Surat Permintaan Pembayaran Pensiun Pertama (SP-4) 9. Fotocopy NIP/Karpeg legalisir KTU 10. Fotocopy SK CPNS+PNS (pengangkatan pertama) legalisir KTU 11. Fotocopy SK Jabatan & Kepangkatan Terakhir legalisir KTU 12. Fotocopy Surat Nikah/ Akta Nikah legalisir KUA 13. Akte Kelahiran Anak legalisir Catatan Sipil 14. Pas Foto 3X4 (Istri/suami) 8 lbr Apabila pensiun karena meninggal ahli waris menambah berkas sbb : 15. Surat Kematian legalisir Camat dan Lurah 16. Surat Keterangan Ahli Waris legalisir Camat dan Lurah 17. Surat Keterangan Janda/Duda legalisir Camat dan Lurah

5 PROSEDUR KENAIKAN PANGKAT / JABATAN DOSEN Dosen Memberikan berkas dan atau file Tri Dharma Perguruan Tinggi) Form Daftar Tridharma PT mengajukan 2 (dua) orang nama peer review untuk memberikan pertimbangan penilaian bidang Penelitian (30 menit) 1. surat pengantar 2. form penilaian Bagian Kepegawaian Mengirimkan berkas penelitian ke peer review (1 bulan) Tim Angka Kredit Rapat Tim Angka Kredit (3 jam) Tim Senat Rapat Pertimbangan Senat (2 jam) Daftar Tridharma PT Dekan dan Kajur ACC Daftar Tridharma Perguruan Tinggi (2 hari) Bagian Kepegawaian Mengirim Berkas ke Kepegawaian Univ. (30 menit) Tim Angka Kredit Rapat Tim Angka Kredit (3 jam) Tim Senat Rapat Senat (3 jam) Bagian Kepegawaian SK Fungsional (Asisten Ahli dan Lektor) (3 bulan) SK Fungsional Asisten Ahli / Lektor Kemendikbud Jakarta Mengirimkan Berkas Penelitian Ke Kemendikbud Jakarta (2 hari) Menerbitkan SK Pangkat dan SK Fungsional (Lektor Kepala dan Gubes) (3-6 bln) SK Pangkat atau SK Fungsional Lektor Kepala / Gubes

6 PROSEDUR PENGURUSAN TUGAS BELAJAR Dosen Mengajukan permohonan tugas belajar ke beserta persyaratan 1. Surat Permohonan 2. Surat rekomendasi penerimaan lulus seleksi dari lembaga pendidikan tempat pelaksanaan tugas belajar 3. Surat jaminan pembiayaan tugas PR II dan Dosen Melengkapi berkas pengajuan tugas belajar (1 Jam) Mengirim semua berkas ke Bagian Kepegawaian (30 menit) Evaluasi Berkas dan Pembuatan Surat perjanjian tugas belajar yang di ttd ybs dan PR II (2 minggu) Penandatanganan Surat Perjanjian Tugas Belajar (2 hari) 1. Kartu PNS Elektronik; 2. FC SK CPNS 3. FC SK PNS 4. FC SK pangkat terakhir; 5. FC SK jabatan terakhir; 6. DP3 2 th terakhir KP4; 7. akta nikah; 8. Surat rekomendasi dari atasan langsung; 9. Surat persetujuan penugasan ke luar negeri dari Sekneg bagi yang tugas belajar di luar negeri; 10. Surat keterangan dari pimpinan mengenai bidang studi yang akan ditempuh mempunyai hubungan atau sesuai dengan tugas pekerjaannya; 11. Surat pernyataan Mengirim semua berkas ke Kemendikbud Surat perjanjian tugas belajar; Kemendikbud Penerbitas SK Tugas Belajar dan Pembebasan Sementara (3 6 bulan)

7 PROSEDUR PENGURUSAN PERPANJANGAN TUGAS BELAJAR Dosen Mengajuan Permohonan Perpanjangan Tugas Belajar ke (Dekan/PD II) disertai alasan keterlambatan studi 1. Surat rekomendasi lembaga pendidikan tempat Pegawai Pelajar dan dari Sekretaris Negara bagi Pegawai Pelajar di luar negeri; 2. Surat rekomendasi jaminan perpanjangan pembiayaan tugas belajar Melengkapi berkas pengajuan perpanjangan tubel Mengirim berkas ke ke Bagian Kepegawaian (30 menit) 1. Fotocopy SK CPNS 2. Fotocopy SK PNS 3. Surat rekomendasi dari pimpinan unit kerja; Surat perjanjian perpanjangan tugas belajar PR II dan Dosen Penandatanganan Surat Perjanjian Tugas Belajar (2 hari) Mengirim semua berkas ke Kemendikbud (1 jam) Kemendikbud Penerbitas SK Perpanjangan Tugas Belajar (3-6 bln)

8 PROSEDUR PENGURUSAN PENGAKTIFAN KEMBALI DARI TUGAS BELAJAR Dosen Mengajukan permohonan untuk diaktifkan dari tugas belajar ke 1. Fotocopy ijazah/surat Keterangan Lulus dari Perguruan Tinggi tempat belajar 2. Laporan tertulis selesai studi dari yang bersangkutan; Kemendikbud Membuat Surat Keterangan Studi dan Telah Melaksanakan Tugas Kembali dari Dekan (1 jam) Mengirimkan surat permohonan pengaktifan ditanda tangani Dekan / PD II ke Bag. kepegawaian beserta berkas legalisir rangkap 3 (30 menit) Memproses Berkas dan Mengirim berkas ke Kemendikbud dengan Surat Pengantar dari Rektor/PR II (5 hari) Penerbitan SK Pengaktifan Kembali (3-6 bulan) Surat Keterangan Studi dan Telah Melaksanakan Tugas Kembali 1. FC KARPEG 2. FC NIP Baru 3. FC SK CPNS 4. FC SK PNS 5. FC SK jabatan fungsional terakhir, 6. FC Surat kenaikan pangkat terakhir 7. FC SK Tugas Belajar 8. FC SK Pembebasan Sementara dari jabatan 9. FC Surat Jaminan Pembiayaan Tugas Belajar dari Sponsor 10. FC ijazah/surat Keterangan Lulus dari Perguruan Tinggi tempat belajar 11. Laporan tertulis selesai studi dari yang bersangkutan; 12. Fotocopy DP3 tahun terakhir 13. Surat Keterangan Studi dan Telah Melaksanakan Tugas SK Pengkatifan Kembali

9 Ujian Dinas Mengevaluasi pegawai yang telah memenuhi persyaratan a. Telah 2 (dua) tahun dalam Pangkat Juru Tk I (Gol I/d) dan Pengatur Tk.I (Gol. II/d) b. Tidak sedang dalam keadaan : - Diberhentikan Sementara - Menerima Uang Tunggu - Cuti di Luar Tanggungan Negara - Tidak sedang menjalani hukuman disiplin berat - DP3 1 (satu) tahun terakhir setiap unsur bernilai baik Mengirim berkas ke, Surat Pengantar PD II 1. FC SK CPNS dan PNS 2. FC SK Kenaikan Pangkat terakhir (Gol I/d) dan (Gol II/d) 3. FC DP-3 4. FC Karpeg 5. FC Ijazah terakhir Melaksanaan Ujian Dinas (5 hari)

10 KENAIKAN PANGKAT PNS TENAGA KEPENDIDIKAN Mengecek pada aplikasi / database pegawai dengan persyaratan telah 4 th pada pangkat terakhir (30 menit) Memproses & Mengajukan berkas permohonan kenaikan pangkat ke bagian Kepegawaian, Surat Pengantar PD II (2 hari) 1. FC KARPEG 2. FC NIP Baru 3. FC SK CPNS 4. FC SK PNS 5. FC Surat kenaikan pangkat terakhir 6. FC DP3 2 thn terakhir Memproses & mengusulkan kenaikan pangkat ke Kemendikbud Jakarta (1 bulan) Kemendikbud Penerbitan SK Pangkat (6 bln 1 thn) SK Pangkat

11 PENGUSULAN PENGHARGAAN SATYA LENCANA KARYASATYA Mengecek pada aplikasi / database pegawai dengan persyaratan masa kerja yaitu 10, 20, 30 tahun Mengirimkan form Isian Daftar Riwayat Hidup kepada Pegawai yang memenuhi persyaratan (2 hari) Form Daftar Riwayat Hidup Pegawai Mengisi form Daftar Riwayat Hidup dengan tulisan tangan rangkap 2 (3 hari) Form Daftar Riwayat Hidup Mengajukan berkas ke bagian Kepegawaian, Surat Pengantar PD II Memproses dan Mengajukan berkas ke Kemendikbud (5 hari) 1. Daftar Riwayat Hidup 2. Fotocopy SK CPNS 3. Fotocopy SK PNS 4. Fotocopy DP3 2 thn terakhir Kemendikbud Penghargaan Satyalencana Karya Satya dari Presiden (6 bulan) Penghargaan Satyalencana Karya Satya

12 IJIN TIDAK MASUK KERJA Pegawai Mengisi form ijin tidak masuk disertai Surat Ket Dokter (sakit) atau Surat Tugas (Dinas Luar) 1. Form Ijin Tidak Masuk 2. Surat Keterangan Dokter 3. Surat Tugas Mengirimkan Surat Ijin tsb ke atasan langsung dan tembusan ke Subag Kepegawaian Merekap dan melaporkan jumlah kehadiran ke Pimpinan (triwulan)