NOTULENSI RAPAT KOORDINASI POKJA RB (MONITORING BULANAN, PERSIAPAN PMPRB, APRIL

Ukuran: px

Mulai penontonan dengan halaman:

Download "NOTULENSI RAPAT KOORDINASI POKJA RB (MONITORING BULANAN, PERSIAPAN PMPRB, APRIL"

Sucianty Kusuma
6 tahun lalu
Tontonan:

1 NOTULENSI RAPAT KOORDINASI POKJA RB (MONITORING BULANAN, PERSIAPAN PMPRB, APRIL 2017) HARI/TANGGAL Rabu, 26 April 2017 WAKTU Selesai TEMPAT BPRTIK, Ciputat, Tangerang AGENDA 1. Penyiapan dokumen PMPRB (LKE dan bukti dukung) 2. Monitoring capaian masing-maisng Pokja bulanan (April 2017) PIMPINAN Ketua Pokja Monitoring dan Evaluasi RB (Bpk. Fajar Budiantoro) RAPAT PESERTA RAPAT 1. Pokja Manajemen Perubahan 2. Pokja Penguatan Pengawasan 3. Pokja Organisasi 4. Pokja Tata Laksana 5. Pokja Peningkatan Kualitas Layanan Publik 6. Pokja Akuntabilitas 7. Pokja PUU 8. Pokja Monev RB 9. Sekretariat RB CATATAN PERTEMUAN 1. Pembukaan oleh Ketua Pokja Monev : a. Telah diterima surat dari Menpan terkait penilaian capaian RB Kominfo tahun 2016 (sebagaimana terlampir); b. Kami dari pokja Monev mengapresiasi hasil capaian RB Kominfo, sudah menunjukkan adanya perubahan, sudah tereform birokrasi kita. Terlihat dari hasil capaian dari tahun ke tahun sudah menunjukkan peningkatan yang signifikan, baik dari capaian pengungkit maupun komponen hasil; c. Hasil ini tidak lepas dari kerja keras masing-masing pokja, untuk 8 area perubahan; d. Arahan dari Bu Sekjen pada rapat tanggal 20 April : pemenuhan gap capaian yang terdapat dalam rekomendasi capaian baik tahun 2014, 2015, dan 2016; e. Saran untuk pokja PUU : mungkin dirasa sudah terpenuhi semua target, yang perlu lebih ditekankan adalah dampak dari penataan regulasi; f. Dari hasil rekomendasi tahun 2016, masing-masing mohon dicermati yang menjadi concern masing-masing pokja sehingga dapat diupayakan untuk dipenuhi, menjadi panduan bagi kita untuk capaian 2017; g. Untuk pokja pengawasan, fokus pada keterkaitan antara reformasi birokrasi, SPIP, audit keuangan oleh BPK (opini laporan keuangan). Dari sisi SDM, APIP baik kuantitas dan kualitas dinilai masih belum memadai; h. Untuk pokja akuntabilitas : LAKIP menjadi cerminan kondisi birokrasi yang dilihat dari luar, dan diukur dengan hasil survey; i. Terkait PMPRB Kominfo, bu Irjen akan submit ke web Menpan pada tanggal 28 April Submit dilengkapi dengan dokumen pendukung; j. Submit tanggal 28 April belum final, sehingga masih bisa ditambahkan dokumen pendukung dan capaian sebelum tim evaluator Kemenpan dan RB datang ke Kominfo datang untuk verifikasi lapangan; k. Mohon semua pokja tidak fokus ke nilai/angka tapi lebih focus pada efek yang bisa dirasakan, terutama mempertimbangkan hasil penilaian dari luar/survey eksternal;

2 l. Narasi yang dibuat dalam LKE sebaiknya jelas, sebab narasi menunjukkan kualitas, narasi harus sinkron dengan roadmap RB dan rencana aksi. 2. Permasalahan Data capaian RB April 2016 April 2017 sebagai bahan PMPRB harus sudah dikirim ke Kemenpan dan RB dengan batasan waktu s.d akhir April Pembahasan Penyampaian capaian RB oleh pokja Manajemen Perubahan : oleh Ketua Pokja Manajemen Perubahan (Bpk. Herry Abdul Aziz) 1. Laporan evaluasi dan capaian pokja Manajemen Perubahan (sebagaimana terlampir); 2. Terkait assessor PMPRB, mohon untuk pokja pengawasan menyampaikan nama-nama orang yang ada di SK Asessor PMPRB lama (tahun 2012), untuk diperbaharui SK nya sehingga tidak perlu ada pelatihan assessor lagi. 3. Internalisasi Roadmap RB, akan dilakukan dengan membagi informasi melalui wa group Eselon I, Eselon II; 4. Quick Wins 2017, usulan saat ini sudah ada di meja Pak Menteri, menunggu dipilih oleh Pak Menteri dan akan dilegalkan dalam bentuk SK penetapan Quick Wins; 5. Roadmap RB sudah disahkan, akan dilakukan sosialisasi. Bukti dukung berupa SK Pokja tahun 2017, notulensi dan daftar hadir penyusunan road map; 6. Website RB Kominfo sudah siap untuk dioperasikan, sehingga akan mempermudah upload dokumen capaian; 7. Bukti dukung perubahan budaya kinerja antara lain berupa keterlibatan pimpinan dalam aktivitas manajemen perubahan, seperti diklat manajemen perubahan, penyusunan rencana aksi implementasi RB. 8. Media komunikasi sosialisasi : group wa, rapim, rakor ses, web site dan program change leader. Tambahan dari Bpk. Fajar : 1. Terkait assessor PMPRB, akan bekerja sebelum tim verifikator Menpan hadir untuk verifikasi lapangan; 2. Terima kasih untuk konsep capaian pokja Manajemen Perubahan, arahnya sudah semakin jelas, dan terkait dengan masing-masing 8 Pokja area perubahan; 3. Tambahan terkait reward and punishment, bisa untuk petugas layanan dan penginisiasi inovasi yang menjadi program-program unggulan. Paparan Pokja Organisasi (Ibu Sri Cahaya Khoironi) : 1. LKE / Lembar Kerja Evaluasi Pokja Organisasi (sebagaimana terlampir) 2. Mohon maisng-masing satuan kerja dilingkungan Kementerian Kominfo untuk memberikan evaluasi terkait organisasi sesuai Permen Kominfo Nomor 1 tahun Dengan adanya informasi tersebut maka efektifitas organisasi akan terlihat. 3. Dalam rapim eselon I, di notulensinya mohon untuk menyampaikan hasil evaluasi organisasi. 4. Akan dikirim form evaluasi organisasi ke masing-masing satker dan mohon diisi dan segera dikembalikan ke Biro Kepegawaian dan Organisasi. Tambahan dari Kepala Biro Kpeegawaian dan Organisasi (Bpk. Cecep A.F) :

3 1. Mohon kelengkapan dokumen dikirim dalam bentuk soft copy ke sekretariat RB, naskah akademik, rancangan penataan organisasi apabila ada ususlan perubahan organisasi; 2. Form evaluasi organisasi akan dikirim ulang ke satker dan di follow up feed backnya. Khususnya untuk ditjen APTIKA dan IKP. Paparan dari Ketua Pokja Tatalaksana (Bpk. Munzaer) : 1. Paparan sebagaimana terlampir; 2. Kelengkapan tata kelola e-gov dilingkungan Kominfo sudah memenuhi target 3. Akan dipenuhi gap capaian berdasar rekomendasi penilaian RB tahun 2016, akan didorong untuk bisa mendapat nilai kategori A semua; 4. Untuk SOP, mohon fokus ke SOP yang berubah dulu sesuai Permen Kominfo Nomor 1 tahun 2016, sebagai bukti dukung capaian pokja Tata Laksana; 5. E-Gov secara terintegrasi belum dilaksanakan secara penuh. Paparan dari Pokja PUU (Bpk. Ibrahim) : 1. Capaian Pokja PUU dari tahun 2015 ke 2016 nilainya masih sama, LKE PMPRB terlampir; 2. Telah dilakukan rapat koordinasi pokja PUU, membahas progress capaian pokja PUU. Berdasar hasil rekomendasi dari Kemenpan dan RB, terkait harmonisasi peraturan perundang-undangan, harmonisasi dilakukan antar regulasi eksisting dan usulan regulasi baru; 3. Telah dilakukan koordinasi antara pokja PUU dengan tim evaluator Menpan terkait perbedaan hasil penilaian, sebelum pleno nilainya A, setelah pleno B. Paparan dari Pokja SDM (Bpk. Agus Akhiruddin) : 1. LKE sebagaimana terlampir 2. Terkait assessment pegawai baru dilakukan pada sebagian pegawai Kominfo, sehingga dinilai B 3. Penilaian kinerja individu telah dijadikan dasar pengembangan karir, talent pool dan SKP digabung sebagai bahan pertimbangan pengembangan karir. 4. Terkait SKP, Menpan minta ada penetapan kinerja individu sampai dengan level staff. Selama ini penetapan kinerja baru sampai level eselon I dan II. Apakah SKP merupakan penetapan kinerja individu? Tambahan dari Pak Ismail (Biro Perencanaan) : 1. Penetapan kinerja sesuai permintaan Kemenpan adalah penggunaan balance score card. Akan tetapi pimpinan tidak menyetujui menggunakan metode tsb. 2. Masih dilakukan diskusi terkait bagaimana pekerjaan-pekerjaan yang tidak tercantum di penetapan kinerja tetapi menjadi target kinerja indivdu sesuai tugas dan fungsi. Tambahan dari Pak Herry (SAM bidang Teknologi) : Dua hal yang menjadi inti dari pembahasan pokja SDM : penetapan kinerja dan kebijakan pemberian reward and punishment. Tambahan dari Ibu Oni (Sesbalitbang SDM) : Sebaiknya dibuat dasar pemberian reward and punishment terkait kinerja individu, dengan mencantumkan syarat antara lain : absensi lebih dari sekian %, penyerapan anggaran lebih dari 90%, dsb. Paparan dari Pokja Akuntabilitas (Bpk. Ismail) : 1. Nilai pada hasil penilaian Menpan dan RB, pokja akuntabilitas turun dari tahun 2015 ke 2016.

4 2. Penurunan nilai dikarenakan belum termasuk review renstra Kominfo. Hanya memasukkan nilai AKIP, dimana nilai AKIP dari 2015 ke 2016 naik. 3. Rekomendasi yang kami garis bawahi, agar review renstra unit kerja sesuai dengan renstra kementerian (materi dan LKE sebagaimana terlampir) Tambahan dari Pak Herry : 1. Tolong bukti dukung dilengkapi dalam 2 hari ke depan 2. Terkait dengan satker lain : setiap eselon I sebaiknya membuat renstra masing-masing. Perlu dukungan pimpinan masing-masing satuan kerja dalam mendorong capaian akuntabilitas; 3. Mohon untuk dibuatkan surat dari Bu Sekjen untuk meminta setiap eselon I menindaklanjuti hasil rekomendasi Menpan terkait hasil penilaian evaluasi AKIP Kementrian. Paparan Ketua Pokja Penguatan Pengawasan (Bpk. Ivan) : 1. Tahun 2015 nilai pokja pengawasan paling rendah, akan tetapi tahun 2016 naik signifikan; 2. Terkait penanganan gratifikasi sudah dilakukan, public campaign akan dilakukan segera (mulai di tampilkan di tv plasma oleh biro humas dan banner akan segera dicetak) 3. Unit penanganan gratifikasi telah dibentuk, telah dilaporkan Tambahan dari Pak Herry : Perlu kebijakan terkait pengelolaan pengaduan masyarakat satu pintu Paparan Pokja Pelayanan Publik (Ibu Lita) : 1. Telah dilakukan rapat persiapan PMPRB tanggal 12 April 2017; 2. Di pokja layanan publik, ada banyak satker penyedia pelayanan publik sehingga pengumpulan dokumen capaian perlu waktu yang panjang; 3. Saat ini sedang dilakukan revisi peraturan Menkominfo 555 tentang jenis layanan publik Kominfo; 4. LKE sebagaimana terampir; 5. Sedang dirumuskan pedoman pemberian reward and punishment bagi petugas layanan publik. Kesimpulan Beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk dapat mendorong peningkatan capaian RB Kominfo berdasar capaian maisng-masing pokja antara lain : Penyusunan, monitoring dan evaluasi SOP sesuai dengan SOTK baru Proses Bisnis Kementerian Kominfo Telah dilakukan Evaluasi Organisasi Renstra Eselon I perlu dibuat sebgaai turunan dari renstra Kementerian Kominfo Rekomendasi Akan dilakukan rapat lanjutan (upload dokumen PMPRB) pada tanggal 28 April 2017 Pengumpulan kelengkapan dokumen capaian RB April 2015 sd. April 2016 semua pokja ke itjen (Sdr. Randy dan Andy) dalam bentuk softcopy selambatlambatnya tanggal 28 April 2017, sebelum di upload ke web site Kemenpan dan RB.

5 PENGESAHAN Mengetahui, Kasubbag Tatalaksana Rowai & Org. Mamik Setiyorini Penyusun Notula, Marinco Oktoviano

dokumen-dokumen yang mirip

KEMENTERIAN KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA

KEMENTERIAN KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA SEKRETARIAT JENDERAL BIRO KEPEGAWAIAN DAN ORGANISASI f9v KOMINFO Jl. Medan Merdeka Barat 9, Jakarta 10110 Telp. (021) 3865189 Fax. (021) 3440858 www.bko.kominfo.go.id