KEMENTERIAN PENDIDIKAN TINGGI MALAYSIA PTSS PK PS 02 KAWALAN DOKUMEN PEMILIK PROSES DILULUSKAN OLEH JAWATAN PEGAWAI DOKUMEN PENGARAH TARIKH 19 OKTOBER 2016 19 OKTOBER 2016 SALINAN TERKAWAL
1.0 OBJEKTIF Prosedur ini menggariskan tindakan-tindakan yang dilakukan bagi memastikan dokumen yang digunakan dalam sistem pengurusan kualiti diurus dengan teratur dan terkini supaya proses Pemberian Perkhidmatan Pendidikan dapat dilaksanakan dengan lancar dan berkesan. 2.0 SKOP Prosedur ini digunapakai untuk mewujud, menyemak, melulus, meminda, mengedar, mengindeks dan menyelenggara dokumen kualiti dalaman dan data kualiti yang digunakan di Politeknik Tuanku Syed Sirajuddin (PTSS). Prosedur ini juga diguna pakai untuk mengedar, mengindeks dan menyelenggara dokumen sokongan yang digunakan di PTSS. 3.0 RUJUKAN 3.1 Profil Politeknik Tuanku Syed Sirajuddin 3.2 MS ISO 9001 : 2015 1/12
4.0 DEFINISI Dokumen Kualiti Merangkumi semua dokumen dalaman dan sokongan luaran yang digunapakai dalam sistem pengurusan kualiti. Dokumen Kualiti Dalaman Merangkumi Profil PTSS, Prosedur Kualiti dan semua dokumen yang berkaitan dengannya. Dokumen Sokongan Luaran Merangkumi dokumen rujukan yang disediakan oleh pihak luar seperti Surat Pekeliling Kerajaan, Akta, Arahan Perbendaharaan dan Peraturan. Pemegang Dokumen Pegawai-pegawai yang ditentukan di dalam senarai edaran untuk menerima dan menyimpan dokumen. Pengurusan Atasan Pengarah, Timbalan Pengarah (Akademik) dan Timbalan Pengarah Sokongan Akademik untuk memastikan proses yang diperlukan dalam Sistem Pengurusan Kualiti diwujudkan, dilaksanakan dan disenggara. Senarai Induk Dokumen Kualiti Satu senarai yang mengandungi jenis-jenis dokumen yang diguna dan dirujuk dalam Sistem Pengurusan Kualiti (SPK). 2/12
Rekod Pindaan Rekod yang mengandungi maklumat berhubung dengan pindaan yang dibuat ke atas manamana dokumen kualiti yang digunapakai. Jawatankuasa Kerja Kualiti adalah pemilik proses / pegawai-pegawai yang diarah oleh PPTSS / Wakil Pengurusan untuk memantau pelaksanaan SPK dan menyelaras penyediaan dan pindaan dokumen kualiti. 3/12
5.0 PROSEDUR KERJA A. Penyediaan Profil PTSS CARTA ALIR PERINCIAN TANGGUNGJAWAB REKOD INPUT Sumber Input : 1. JPP PENGENALPASTIAN ORGANISASI DAN SPK 1. Pengenalpastian Struktur Organisasi, isu-isu berkaitan, senarai pihak berkepentingan, senarai undang-undang & peraturan, Dasar Kualiti, Objektif Kualiti, Peta Proses ATASAN / MENYEDIAKAN PROFIL PTSS 2. Membangunkan Profil PTSS MENELITI DAN MENYEMAK PROFIL TIDAK 3. Meneliti Profil PTSS yang disediakan lengkap dan betul 4. Meluluskan Profil sekiranya bersetuju dengan kandungan ATASAN YA MEMUAT NAIK PROFIL PTSS KE DALAM INTRANET 5. Memuatnaik Profil PTSS ke dalam Intranet dengan bantuan Pegawai Teknologi Maklumat 6. Melaksanakan Prosedur E : Edaran Dokumen Kualiti PEGAWAI OUTPUT Penerima Output : 1. Kakitangan PTSS 2. Pihak berkepentingan 3. Pelajar 4/12
B. Penyediaan Prosedur Kualiti CARTA ALIR PERINCIAN TANGGUNGJAWAB REKOD Sumber Input : OUTPUT 1. JPP 2. Pemilik Prosedur Kualiti PENGENALPASTIAN PROSEDUR 1. Mengenalpasti Prosedur Kualiti yang diperlukan bagi pelaksanaan SPK di PTSS 2. Mengarahkan menguruskan penyediaan Prosedur Kualiti yang diperlukan ATASAN/ JAWATANKUASA MENYEDIAKAN PROSEDUR 3. Menyediakan Prosedur Kualiti diperlukan dan mengemukakan kepada pengurusan atasan MENELITI & MELULUSKAN PROSEDUR TIDAK 4. Meneliti Prosedur Kualiti yang disediakan untuk memastikan lengkap dan betul. 5. Meluluskan Prosedur Kualiti sekiranya bersetuju ATASAN YA MEMUAT NAIK PROSEDUR 6. Memuat naik Prosedur Kualiti ke dalam Intranet dengan bantuan Pegawai Teknologi Maklumat. 7. Melaksanakan proses E : Edaran Dokumen Kualiti PEGAWAI OUTPUT Penerima Output : 1. Kakitangan PTSS 5/12
C. Pindaan Profil dan Prosedur Kualiti CARTA ALIR PERINCIAN TANGGUNGJAWAB REKOD INPUT Sumber Input : 1. Pengurusan Atasan 2. JK Audit Dalam 3. Kakitangan PTSS TERIMA CADANGAN PINDAAN 1. Menerima cadangan untuk meminda Profil, Prosedur Kualiti melalui Borang Cadangan Pindaan Dokumen Kualiti (Lampiran 3) ATASAN LAMPIRAN 3 MENELITI CADANGAN PINDAAN YA ARAH MEMBUAT PINDAAN. TIDAK 2. Meneliti cadangan pindaan untuk memastikan keperluan pindaan boleh diterina atau tidak. 3. Mengarahkan membuat pindaan jika dipersetujui dan memaklumkan kepada pencadang jika tidak dipersetujui. ATASAN ATASAN PINDA DOKUMEN TELAH DIPERSETUJUI. 4. Meminda dokumen mengikut cadangan pindaan yang telah dipersetujui. CATAT NOMBOR & TARIKH PINDAAN KEMASKINI REKOD PINDAAN. 5. Mencatat nombor dan tarikh pindaan pada dokumen yang dipinda 6. Mengemaskini Rekod Pindaan Profil (Lampiran 4(i)) dan Rekod Pindaan Prosedur Kualiti Kerja (Lampiran 4(ii)) dan mengemukakan kepada Pengurusan Atasan 1. LAMPIRAN 4(i) 2. LAMPIRAN 4(ii) MENELITI DAN MELULUS Ya Tidak 7. Meneliti dokumen yang dipinda dan meluluskan jika tiada pembetulan. 8. Sekiranya ada pembetulan, meminta membetulkan pindaan dan mengemukakan semula untuk diluluskan. ATASAN MEMUAT NAIK DOKUMEN KE DALAM INTRANET A 9. Memuatnaik dokumen kualiti yang telah dipinda ke dalam intranet dengan bantuan Pegawai Teknologi Maklumat PEGAWAI 6/12
CARTA ALIR PERINCIAN TANGGUNGJAWAB REKOD A MEMBUAT SALINAN CD PINDAAN 3. Membuat salinan CD pindaan untuk diedarkan kepada pemegang dokumen yang telah disenaraikan / PEGAWAI 4. Mengedarkan CD Profil PTSS, Prosedur Kualiti yang telah dipinda dan diluluskan beserta rekod pindaan kepada pemegang dokumen. MENGEDARKAN CD 5. Mendapatkan pengesahan penerimaan menggunakan Borang Senarai Pengesahan Penerimaaan Pindaan Dokumen Kualiti (Lampiran 5) / PEGAWAI LAMPIRAN 5 6. Mengembalikan semula CD yang lama (CD pindaan sebelumnya). KEMASKINII STATUS PROFIL PTSS DAN PROSEDUR 7. Mengemaskini status Profil PTSS, Prosedur Kualiti yang dipinda dalam Senarai Induk Dokumen Kualiti (Lampiran 6(i)). / PEGAWAI DOKUMEN LAMPIRAN 6(i) SIMPAN SALINAN CD ASAL DAN DICOP BATAL 8. Menyimpan salinan CD asal yang usang dan dicop BATAL dan selebihnya dilupuskan dengan cara mematahkan CD tersebut. PEGAWAI Penerima Output: OUTPUT 1. Pengurusan Atasan 2. Pemilik Prosedur Kualiti 3. Kakitangan PTSS 7/12
D. Senarai Induk Dokumen Kualiti CARTA ALIR PERINCIAN TANGGUNGJAWAB REKOD INPUT Sumber Input : 1. Pemilik Prosedur Kualiti SEDIAKAN SENARAI INDUK DOKUMEN 1. Menyediakan Senarai Induk Dokumen Kualiti (Lampiran 6(i)) yang mengandungi senarai Dokumen Kualiti, Dokumen Sokongan Dalaman dan Dokumen Sokongan Luaran yang digunakan dalam SPK serta status terkini dokumen. PEGAWAI 1. LAMPIRAN 6(i) 2. LAMPIRAN 6(ii) 3. LAMPIRAN 6(iii) MENGESAHKAN DOKUMEN YA TIDAK 2. Mengesahkan penggunaan dokumen sokongan yang digunapakai di PTSS ATASAN KEMASKINI SENARAI INDUK DOKUMEN 1. Mengemaskini Senarai Induk Dokumen Kualiti setiap kali berlakunya perubahan status dokumen PEGAWAI OUTPUT Penerima Output : 1. Pengurusan Atasan 2. Pemilik Prosedur Kualiti 8/12
E. Edaran Dokumen Kualiti CARTA ALIR PERINCIAN TANGGUNGJAWAB REKOD INPUT Sumber Input : 1. Pengurusan Atasan 2. Pemilik Prosedur Kualiti TENTUKAN PEMEGANG DOKUMEN 1. Menentukan pegawai yang akan menjadi pemegang dokumen kualiti. ATASAN SEDIAKAN SENARAI EDARAN DOKUMEN 2. Menyediakan Senarai Edaran Dokumen Kualiti (Lampiran 1) PEGAWAI DOKUMEN/ LAMPIRAN 1 SALIN DOKUMEN DALAM BENTUK CD 3. Menyalin dokumen dalam bentuk CD mengikut bilangan yang terdapat dalam Senarai Edaran Dokumen Kualiti PEGAWAI DOKUMEN/ CATAT NOMBOR SALINAN TERKAWAL DI ATAS CD 4. Mencatat nombor salinan terkawal di atas CD Dokumen Kualiti yang telah ditandatangani PEGAWAI DOKUMEN/ MELABEL SALINAN TERKAWAL 5. Melabel SALINAN TERKAWAL pada CD dokumen sebelum diedarkan PEGAWAI DOKUMEN/ EDAR DOKUMEN KEPADA PENEGANG DOKUMEN 6. Mengedar CD Dokumen Kualiti kepada pemegang dokumen dan mendapatkan Pengesahan Penerimaan Dokumen Kualiti (Lampiran 2) PEGAWAI DOKUMEN/ LAMPIRAN 2 OUTPUT Penerima Output : 1. Pensyarah 2. Kakitangan PTSS 9/12
CARTA ALIR PERINCIAN TANGGUNGJAWAB REKOD Sumber input : INPUT 1. Pemegang Dokumen Kualiti 2. Dokumen Kualiti PENGKODAN DOKUMEN PTSS PROFIL PTSS PK PS XX PTSS PK PPP XX PTSS = Politeknik Tuanku Syed Sirajuddin. PROFIL = Profil PTSS PK = Prosedur Kerja PS = Prosedur Sokongan BERI KOD KHAS KEPADA DOKUMEN DAN BORANG- BORANG PPP = Pemberian Perkhidmatan Pendidikan XX = Nombor Turutan PENGKODAN BORANG 1. Memberi kod khas kepada borang-borang kualiti yang digunakan dalam pelaksanaan sistem kualiti berdasarkan perkaraperkara berikut : a. Nombor rujukan Prosedur Kualiti (PK) yang berkenaan. b. Tarikh kuatkuasa borang. c. Kod borang diletakkan pada sudut kanan di atas borang berkenaan. Contoh pengkodan borang adalah seperti berikut : PTSS-PS-07(1)(19-10-16) A PK berkenaan Tarikh Kuatkuasa No. Lampiran (borang) 10/12
CARTA ALIR PERINCIAN TANGGUNGJAWAB REKOD A PINDA BORANG DAN TUKAR TARIKH KUATKUASA 2. Meminda borang dan menukarkan tarikh kuatkuasa borang setelah diluluskan oleh Pengurusan Atasan. OUTPUT Pengguna output : 1. Kakitangan PTSS 11/12
6.0 REKOD Bil. Jenis Rekod Tempoh Simpanan Lokasi Lampiran 1. Senarai Edaran Dokumen Kualiti Sehingga ada pindaan Unit Kualiti 1 Pengesahan Sehingga 2. Penerimaan pindaan Unit Kualiti 2 Dokumen Kualiti seterusnya 3. Cadangan Pindaan Dokumen Kualiti 1 Tahun Unit Kualiti 3 4. Rekod Pindaan Profil PTSS Sehingga ada pindaan Unit Kualiti 4(i) 5. Rekod Pindaan Prosedur Kualiti 5 Tahun Unit Kualiti 4(ii) Senarai 6. Pengesahan Penerimaan Pindaan Dokumen Sehingga ada pindaan Unit Kualiti 5 Kualiti 7. Senarai Induk Dokumen Kualiti Sehingga ada pindaan Unit Kualiti 6(i), 6(ii) dan 6(iii) 8. Salinan Dokumen (CD) BATAL 5 Tahun Unit Kualiti 12/12
LAMPIRAN 1 SENARAI EDARAN DOKUMEN (CD) BIL. NO. SALINAN TERKAWAL PEMEGANG DOKUMEN PS-02(1) (19-10-16)
LAMPIRAN 2 PENGESAHAN PENERIMAAN CD DOKUMEN DOKUMEN NOMBOR DOKUMEN Profil PTSS, Prosedur Kualiti 1. PTSS-Profil, 2. PTSS-PK-PS- 01 14 3. PTSS-PK-PPP- 01-12 NOMBOR KELUARAN TARIKH KUATKUASA : BIL NO. SALINAN DIKELUARKAN KEPADA T/TANGAN PEMEGANG DOKUMEN TARIKH TERIMA PS-02 (2) (19-10-16)
LAMPIRAN 3 CADANGAN PINDAAN DOKUMEN NOMBOR DOKUMEN TAJUK DOKUMEN KELUARAN BAHAGIAN DOKUMEN TARIKH KUATKUASA M/SURAT Cadangan Pindaan T.TANGAN PENCADANG NAMA JAWATAN TARIKH Ulasan Wakil Pengurusan Disokong Tidak Disokong T.TANGAN TARIKH Ulasan PPTSS Diluluskan Tidak Diluluskan T.TANGAN TARIKH PS-02 (3) (19-10-16)
REKOD PINDAAN PROFIL PTSS LAMPIRAN 4 (i) BIL. KELUARAN MUKASURAT TARIKH KUATKUASA KETERANGAN PINDAAN DILULUSKAN OLEH PS-02 (4(i)) (19-10-16)
REKOD PINDAAN PROSEDUR LAMPIRAN 4 (ii) BIL NO. PROSEDUR KELUARAN/ MUKA SURAT TARIKH KUATKUASA KETERANGAN PINDAAN DILULUSKAN OLEH PS-02 (4(ii)) (19-10-16)
LAMPIRAN 5 SENARAI PENGESAHAN PENERIMAAN CD DOKUMEN PINDAAN PENGESAHAN PENERIMAAN CD DOKUMEN ( PINDAAN ) DOKUMEN NOMBOR DOKUMEN NOMBOR PINDAAN TARIKH KUATKUASA : BIL NO. SALINAN DIKELUARKAN KEPADA T/TANGAN TARIKH TERIMA PS-02 (5) (19-10-16)
LAMPIRAN 6 (i) SENARAI INDUK DOKUMEN Profil, PK-PS, PK-PPP BIL NOMBOR DOKUMEN TAJUK BIL. KELUARAN TARIKH KUATKUASA BIL. MUKASURAT NOMBOR SALINAN TERKAWAL PS-02 (6(i)) (19-10-16)
LAMPIRAN 6 (ii) SENARAI INDUK DOKUMEN Dokumen Sokongan Dalaman (Buku Panduan, Kurikulum, D.L.L.) Bil. NOMBOR DAFTARAN TAJUK CATATAN / TARIKH BERKUATKUASA PS-02 (6(ii)) (19-10-16)
LAMPIRAN 6 (iii) SENARAI INDUK DOKUMEN LUAR Dokumen Sokongan Luaran (Pekeliling, Buku Panduan, Piawaian, D.L.L.) Bil. TAJUK CATATAN / TARIKH BERKUATKUASA PS-02 (6(iii)) (19-10-16)