ASET ALIH MUKA SURAT : 1/16 ASET ALIH Disediakan oleh: Diluluskan oleh: Jawatan: PENGARAH SEKTOR KHIDMAT Jawatan: REKTOR INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA Tarikh: 29 Disember 2017 Tarikh: 29 Disember 2017 SALINAN TERKAWAL Dokumentasi ini adalah salinan digital dan tidak memerlukan tandatangan - Jawatankuasa Kawalan Dokumen IPGM
ASET ALIH MUKA SURAT : 2/16 1.0 OBJEKTIF Prosedur ini menyediakan garis panduan bagi memastikan Pengurusan Aset Alih Kerajaan dilaksanakan secara teratur, cekap, berkesan dan menepati Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan [Pekeliling Perbendaharaan (1PP) AM 2] yang ditetapkan. 2.0 SKOP Prosedur ini diguna pakai oleh Institut Pendidikan Guru Malaysia (IPGM) dan Institut Pendidikan Guru (IPG) bagi mematuhi Pekeliling Perbendaharaan (1PP) AM 2 - Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN 3.1 IPGM-PPK-MK-01 3.2 Pekeliling Perbendaharaan (1PP) AM 2 - Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan 3.8 Code Of Practice for Programme Accreditation (COPPA) 4.0 DEFINISI 4.1 Istilah 4.1.1 Aset ialah sumber yang dikawal oleh entiti, hasil daripada peristiwa lampau dan memberi manfaat ekonomi masa hadapan atau potensi perkhidmatannya dijangka mengalir ke dalam entiti. 4.1.2 Aset Alih bermaksud aset atau peralatan yang boleh dipindahkan atau dialihkan dari satu tempat ke tempat lain secara mudah termasuk Aset Alih yang dibekalkan bersekali dengan penyediaan bangunan atau infrastruktur lain.
ASET ALIH MUKA SURAT : 3/16 4.1.3 Kumpulan Aset Alih Aset Alih terbahagi kepada dua (2) kumpulan iaitu:- (a) Harta Modal (Aset Alih Dipermodalkan) - Aset Alih yang harga perolehan asalnya RM2,000 (Ringgit Malaysia Dua Ribu) atau lebih setiap satu unit. (b) Aset Alih Bernilai Rendah (Aset Alih Tidak Dipermodalkan) - Aset Alih yang harga perolehan asalnya kurang daripada RM2,000 (Ringgit Malaysia Dua Ribu) setiap unit. 4.1.5 Pegawai Aset ialah pegawai yang dilantik oleh Pegawai Pengawal untuk menjaga dan menguruskan aset. 4.1.6 Pegawai Penerima ialah pegawai yang diberi tanggungjawab untuk menerima dan mengesahkan aset yang diperolehi. 4.1.7 Pegawai Bertauliah ialah pegawai yang memiliki kepakaran dalam bidang tertentu. 4.1.8 Pegawai Pemeriksa ialah pegawai yang tidak terlibat secara langsung dalam pengurusan aset dilantik oleh Pegawai Pengawal untuk membuat pemeriksaan ke atas harta modal dan inventori. 4.1.9 Pelupusan ialah satu proses bagi mengeluarkan aset dari milikan, kawalan, simpanan dan rekod mengikut kaedah yang ditetapkan. 4.1.10 Kehilangan bermaksud aset yang tiada lagi dalam simpanan disebabkan oleh kecurian, kemalangan, kebakaran, bencana alam, kesusutan, penipuan atau kecuaian pegawai awam. 4.1.11 Hapus kira bermaksud satu proses untuk membatalkan rekod aset yang hilang. 4.1.12 Pegawai Pengawal ialah Ketua Setiausaha Kementerian Pendidikan
ASET ALIH MUKA SURAT : 4/16 Malaysia. 4.1.13 Ketua Jabatan bermaksud Rektor/Pengarah IPG. 4.1.14 Lembaga Pemeriksa bermaksud lembaga yang ahlinya terdiri daripada pegawai Kumpulan Profesional dan Pengurusan dan Kumpulan Sokong I atau setaraf yang dilantik oleh Pegawai Pengawal, tidak terlibat terlibat dalam pengendalian aset dan mempunyai kepakaran memeriksa aset bagi tujan pelupusan.
ASET ALIH MUKA SURAT : 5/16 4.2 Singkatan KJ : Ketua Jabatan (Rektor/Pengarah IPG) TP : Timbalan Pengarah Institut Pendidikan Guru KPP : Ketua Penolong Pengarah PA : Pegawai Aset JKPAK : PEK/PE : Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan Pegawai Eksekutif Kanan / Pegawai Eksekutif PDK : Pegawai Yang Di Beri Kuasa PT : Ketua Pembantu Tadbir / Pembantu Tadbir PJ : Pembantu Jurutera PO : Pembantu Operasi PP : Pegawai Penerima BPPA : Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset SPPA : Sistem Pemantauan Pengurusan Aset Alih PPriksa : Pegawai Pemeriksa JP : Jawatankuasa Penyiasatan PB : Pegawai Bertauliah LP : Lembaga Pemeriksa TPAAK : Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan
ASET ALIH MUKA SURAT : 6/16 5.0 RINGKASAN PROSES PLAN-DO-CHECK-ACT (PDCA) 1. Membentang Laporan Pemeriksaan Aset dalam Mesyuarat JKPAK IPGM/IPG Kampus. 2. Menyelaras semua laporan IPG Kampus untuk dihantar ke BPPA. 3. Membuat Sijil Pelupusan Aset Alih Kerajaan bagi aset yang telah dilupuskan. 4. Membuat penilaian terhadap penyelenggaraan oleh Syarikat yang dilantik atau dipilih 5. Menyediakan laporan pemeriksaan di IPG Kampus dan penambahbaikan 6. Menyediakan laporan hasil pemeriksaan di IPG Kampus dan melaksanakan penambahbaikan 7. Mengambil tindakan pelan pengurusan risiko (sekiranya ada) A P 1. Mengenalpasti pegawai yang akan dilantik sebagai : (a) Pegawai Aset (b) Pegawai Penerima (c) Pegawai Pemeriksa (d) Lembaga Pemeriksa 2. Menyenaraikan dan membuat perancangan aset yang memerlukan penyelenggaraan dan pemeriksaan. 3. Mengenalpasti aset yang perlu dilupuskan 4. Merancang pemeriksaan aset alih di IPG Kampus 5. Mengenalpasti risiko 1. Memastikan semua KEW.PA diisi mengikut TPPAK 2. Pegawai Pemeriksa melaksanakan pemeriksaan fizikal aset beserta dengan rekod sekurang-kurangnya sekali setahun. 3. Memantau penyelenggaraan dengan syarikat yang dilantik. 4. Membuat pemeriksaan aset dan dokumen di IPG Kampus yang dipilih secara rawak setahun sekali 5. Memantau pelaksanaan pelupusan di IPG Kampus mengikut tempoh dan kaedah pelupusan yang telah diluluskan C D 1. Membuat memo pelantikan bagi : (a) Pegawai Aset (b) Pegawai Penerima (c) Pegawai Pemeriksa (d) Lembaga Pemeriksa 2. Menguruskan aset alih kerajaan mengikut Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan bagi aset yang baru dan sedia ada (seperti mendaftar aset baru atau mengemaskini aset sedia ada). 3. Melaksanakan pelupusan mengikut kaedah pelupusan yang diluluskan 4. Mengkaji risiko
ASET ALIH MUKA SURAT : 7/16 Tanggungj awab 6.0 PROSES KERJA : PENERIMAAN KJ/ Memo Pelantikan PP/PB PP/PB PP/PB Pesanan Kerajaan (LO) / Nota Serahan/ Invois/ Surat Jaminan/ Dokumen Kontrak KJ PP/PB KEW.PA-1 PP/PB PP/PB Nota Serahan Salinan LO/ Nota Serahan/ Invois/ Surat Jaminan
ASET ALIH MUKA SURAT : 8/16 6.0 PROSES KERJA : PENDAFTARAN Tanggungjawab Pesanan Kerajaan (LO) / Nota Serahan/ Invois/ Surat Jaminan/ Dokumen Kontrak KEW.PA-2 / KEW.PA-3 KEW.PA-13 KEW.PA-4 / KEW.PA-5 Nombor Siri Pendaftaran KEW.PA-7 PT
ASET ALIH MUKA SURAT : 9/16 6.0 PROSES KERJA : PENGGUNAAN DAN PERGERAKAN ASET GUNASAMA Tanggungjawab KEW.PA-6 Memo KEW.PA-6 / Borang Kebenaran Membawa Aset Keluar Dari Pejabat PT Peminjam Peminjam/ PA/ PT KEW.PA-6
ASET ALIH MUKA SURAT : 10/16 Tanggungjawab 6.0 PROSES KERJA : PEMERIKSAAN KJ/ PPriksa Memo Pelantikan KEW.PA-10 dan KEW.PA-11 Ppriksa PPriksa KEW.PA-10 dan KEW.PA-11 PPriksa KJ KEW.PA-10, KEW.PA-11 dan KEW.PA-12 KJ/PA KEW.PA-10, KEW.PA-11 dan KEW.PA-12 /BPPA /BPPA /BPPA Ringkasan Laporan Pemeriksaan Harta Modal dan Aset Bernilai Rendah
ASET ALIH MUKA SURAT : 11/16 6.0 PROSES KERJA : PENYELENGGARAAN Tanggungj awab KEW.PA-9 / KEW.PA-13 PA PT KEW.PA-14
ASET ALIH MUKA SURAT : 12/16 Tanggung jawab 6.0 PROSES KERJA : PELUPUSAN PA KEW.PA-16 KEW.PA-17 LP LP KEW.PA-17 LP KEW.PA-17 KEW.PA-17 PA
ASET ALIH MUKA SURAT : 13/16 6.0 PROSES KERJA : PELUPUSAN Tanggung jawab PA Surat Kelulusan/ Keputusan KEW.PA-18 / KEW.PA-19 KEW.PA-2/ KEW.PA-3
ASET ALIH MUKA SURAT : 14/16 6.0 PROSES KERJA : HAPUS KIRA Tanggung jawab PA PA KJ/PA Laporan Polis KEW.PA-28 Pengawai Pengawal JP KEW.PA-29 JP KEW.PA-30
ASET ALIH MUKA SURAT : 15/16 6.0 PROSES KERJA : HAPUS KIRA Tanggung jawab Pengawai Pengawal KEW.PA-30 PA PA Perbendah araan Surat Keputusan KJ/PA KEW.PA-31
ASET ALIH MUKA SURAT : 16/16 7.0 REKOD KUALITI Bil Perkara Lokasi Tempoh Disimpan Lampiran 1. KEW.PA-1 IPGM / IPG 5 Tahun - 2. KEW.PA-2 IPGM / IPG 5 Tahun - 3. KEW.PA-3 IPGM / IPG 5 Tahun - 4. KEW.PA-4 IPGM / IPG 5 Tahun - 5. KEW.PA-5 IPGM / IPG 5 Tahun - 6. KEW.PA-6 IPGM / IPG 5 Tahun - 7. KEW.PA-7 IPGM / IPG 5 Tahun - 8. KEW.PA-9 IPGM / IPG 5 Tahun - 9. KEW.PA-10 IPGM / IPG 5 Tahun - 10. KEW.PA-11 IPGM / IPG 5 Tahun - 11. KEW.PA-12 IPGM / IPG 5 Tahun - 12. KEW.PA-13 IPGM / IPG 5 Tahun - 13. KEW.PA-14 IPGM / IPG 5 Tahun - 14. KEW.PA-16 IPGM / IPG 5 Tahun - 15. KEW.PA-17 IPGM / IPG 5 Tahun - 16. KEW.PA-18 IPGM / IPG 5 Tahun - 17. KEW.PA-19 IPGM / IPG 5 Tahun - 18. KEW.PA-28 IPGM / IPG 5 Tahun - 19. KEW.PA-29 IPGM / IPG 5 Tahun - 20. KEW.PA-30 IPGM / IPG 5 Tahun - 21. KEW.PA-31 IPGM / IPG 5 Tahun -