PEJABAT BENDAHARI PROSES PERKHIDMATAN KEWANGAN PENGURUSAN ARAHAN KERJA PENERIMAAN, NO. RUJUKAN AK/UPPSM.BEND/00 5 Okt.0 OBJEKTIF 2.0 SKOP Arahan Kerja ini bertujuan menerangkan langkah-langkah penerimaan, pendaftaran dan penyelenggaraan aset di Pejabat Bendahari. 2. Arahan Kerja ini meliputi proses pengurusan aset dari penerimaan, pendaftaran dan penyelenggaraan sahaja yang melibatkan harta tetap dan inventori. 2.2 Arahan Kerja ini tertakluk kepada aset yang dibeli menggunakan peruntukan mengurus Pejabat Bendahari sahaja. 3.0 TERMINOLOGI Aset Aset Alih Harta Tetap Inventori Harta benda kepunyaan atau milikan atau di bawah kawalan Universiti yang dibeli, disewa atau disewabeli dengan wang Universiti (samada vot mengurus, pembangunan, penyelidikan, perundingan, tabung amanah, peruntukan khas dan lain-lain hasil Universiti) termasuk yang diterima melalui sumbangan/hadiah atau diperolehi melalui proses perundangan. Aset yang boleh dipindahkan dari satu tempat ke satu tempat yang lain termasuk aset yang dibekalkan atau dipasang dengan bangunan. Harta Tetap meliputi pembelian tanah, bangunan, kenderaan dan jentera, loji serta peralatan tak luak yang mempunyai jangka hayat melebihi 4 tahun penggunaan. Kos minima Harta Tetap ialah RM 3,000.00 setiap satu semasa perolehan. Inventori meliputi pembelian peralatan tak luak yang mempunyai jangka hayat melebihi tahun dengan kos pembelian peralatan tersebut kurang daripada RM 3,000.00 seunit semasa perolehan.

2 PEJABAT BENDAHARI PROSES PERKHIDMATAN KEWANGAN PENGURUSAN ARAHAN KERJA PENERIMAAN, NO. RUJUKAN AK/UPPSM.BEND/00 5 Okt. 4.0 SINGKATAN PBUTM - Pejabat Bendahari Universiti Teknologi Malaysia CICT - Pusat Teknologi Maklumat dan Komunikasi UPPSM - Unit Pengurusan Pentadbiran Sumber Manusia URHP - Unit Rekod Harta Pelupusan UICT - Unit ICT, Pejabat Bendahari PTJ - Pusat Tanggungjawab PPK - Penolong Pendaftar Kanan PTMK - Pegawai Teknologi Maklumat PPTM - Penolong Pegawai Teknologi Maklumat PTK - Pembantu Tadbir Kewangan 5.0 RUJUKAN - Pekeliling Bendahari Bil.2 Tahun 202, (Tatacara Pengurusan Aset Alih Universiti (TPA) (Pindaan Tahun 202)) - Peraturan Kewangan dan Perakaunan Universiti 6.0 INPUT KUALITI (UTAMA) Penerimaan, Pendaftaran dan Penyelenggaraan Harta Tetap/ Inventori oleh PTJ adalah bertujuan bagi pemantauan status perbelanjaan dan ketepatan perekodan. 7.0 KETERANGAN PROSES TANGGUNGJAWAB 7. Bagi proses penerimaan dan pendaftaran aset untuk Peralatan Pejabat dan Peralatan IT, Proses kerja UPPSM untuk mendaftar Harta Tetap/Inventori (Peralatan) adalah seperti berikut

3 PEJABAT BENDAHARI PROSES PERKHIDMATAN KEWANGAN PENGURUSAN ARAHAN KERJA PENERIMAAN, NO. RUJUKAN AK/UPPSM.BEND/00 5 Okt 7.. Terima peralatan daripada pembekal berdasarkan semakan seperti berikut PTK (UPPSM) PPTM (UICT) i) ii) iii) iv) v) Pastikan kuantiti mencukupi. Mengikut spesifikasi yang telah ditetapkan. Menandatangani dokumen sokongan (inbois, D.O). Menandatangani pengesahan penerimaan di Pesanan Tempatan. Berfungsi sepenuhnya. 7..2 Sekiranya peralatan yang dihantar tidak mengikut spesifikasi, tidak berfungsi sepenuhnya atau tidak mencukupi, maklumkan kepada pembekal. 7..3 Bagi tujuan pendaftaran, tetapkan kategori peralatan seperti berikut PTK (UPPSM) PPTM (UICT) PTK (UPPSM) i) ii) Harga seunit peralatan adalah bersamaan atau melebihi nilai RM3,000.00 didaftar menggunakan Borang Daftar Harta Tetap KEW.PA-2 disediakan dalam 3 salinan. salinan - Unit/Makmal salinan Pejabat Pentadbiran /PTJ salinan Pejabat Bendahari Peralatan yang bernilai kurang daripada RM3,000.00 setiap satu ditakrifkan sebagai Inventori didaftar menggunakan Borang Daftar Inventori KEW.PA-3 disediakan dalam 3 salinan. salinan - Unit/Makmal salinan Pejabat Pentadbiran /PTJ salinan Pejabat Bendahari 7..4 Tampal pelekat Hak Milik UTM di peralatan. PTK (UPPSM)

4 NO. RUJUKAN ARAHAN KERJA PENERIMAAN, AK/UPPSM.BEND/00 5 Okt 7.2 Bagi proses permohonan pembayaran, semak dokumen sokongan pembayaran dan pastikan perkara-perkara berikut diambil tindakan PTK (UPPSM) a) Pesanan Tempatan telah ditandatangani di ruangan Perakuan. b) Inbois dan Nota Serahan (Delivery Order) telah disahkan. c) Satu salinan KEW.PA-2 bagi setiap unit disertakan bagi pembelian Harta Tetap. d) Satu salinan KEW.PA-3 disertakan bagi pembelian Inventori. e) Daftar arahan pembayaran dan pengesahan pembayaran untuk dihantar pada Bahagian Kewangan. PTK PPK (UPPSM) 7.3 Bagi penyelenggaraan peralatan, proses mengikut jenis peralatan iaitu peralatan pejabat yang diuruskan oleh UPPSM dan peralatan IT yang diuruskan oleh UICT. 7.3. Proses penyelenggaraan peralatan pejabat adalah seperti berikut a) Bagi peralatan yang masih dalam tempoh jaminan/kontrak penyelenggaraan, maklumkan kepada pembekal untuk kerjakerja penyelenggaraan. PTK PPK (UPPSM)

5 PEJABAT BENDAHARI PROSES PERKHIDMATAN KEWANGAN PENGURUSAN ARAHAN KERJA PENERIMAAN, NO. RUJUKAN AK/UPPSM.BEND/00 5 Okt b) Bagi peralatan yang tiada tempoh jaminan/kontrak penyelenggaraan atau telah tamat, semak kategori kerosakan. PTK PPK (UPPSM) i) ii) Sekiranya kerosakan kecil, baiki/servis/penggantian alat dan kemaskini rekod harta inventori. Sekiranya kerosakan kritikal, lakukan proses pelupusan dan sekiranya peralatan memerlukan penggantian alat, maklumkan kepada UPPSM untuk proses perolehan peralatan. 7.3.2 Proses penyelenggaraan Peralatan IT adalah seperti berikut a) Terima/semak/kemaskini aduan dalam Sistem HelpDesk. b) Bagi peralatan yang ada tempoh jaminan/kontrak penyelenggaraan, maklumkan kepada pembekal untuk kerjakerja penyelenggaraan. PPTM PTMK (UICT) PPTM PTMK (UICT)

6 PEJABAT BENDAHARI PROSES PERKHIDMATAN KEWANGAN PENGURUSAN ARAHAN KERJA PENERIMAAN, NO. RUJUKAN AK/UPPSM.BEND/00 5 Okt c) Bagi peralatan yang tiada tempoh jaminan/kontrak penyelenggaraan atau telah tamat, semak samada dibekalkan oleh CICT. PPTM PTMK (UICT) i) ii) iii) iv) Sekiranya peralatan dibekalkan oleh CICT, hantar ke CICT untuk kerja-kerja penyelenggaraan/ penggantian peralatan dan kemaskini rekod harta inventori. Sekiranya tidak dibekalkan oleh CICT semak kategori kerosakan. Sekiranya kerosakan tidak kritikal/kecil, penyelenggaraan akan dilakukan oleh Unit ICT, Pejabat Bendahari. Sekiranya kerosakan kritikal, lakukan proses pelupusan dan kemaskini rekod Aset. PPTM PTMK (UICT) 8.0 OUTPUT KUALITI (UTAMA) Daftar Harta Tetap (KEW.PA-2), Daftar Harta Inventori (KEW.PA-3), Senarai Daftar Harta Tetap (KEW.PA-4), dan Senarai Daftar Harta Inventori (KEW.PA-5). 9.0 CARTA ALIR Carta Alir Arahan Kerja Penerimaan, Pendaftaran Penyelenggaraan Aset.

7 PEJABAT BENDAHARI PROSES PERKHIDMATAN KEWANGAN PENGURUSAN ARAHAN KERJA PENERIMAAN, NO. RUJUKAN AK/UPPSM.BEND/00 5 Okt 0.0 SOKONGAN a) Borang KEW.PA-2 Borang Daftar Harta Tetap b) Borang KEW.PA-3 Borang Daftar Inventori c) Borang KEW.PA-4 Senarai Daftar Harta Tetap d) Borang KEW.PA-5 Senarai Daftar Inventori.0 REKOD KUALITI Rekod Rujukan Fail a) Daftar Harta Tetap KEW.PA-2 UPPSM/ Daftar Harta Tetap/ Tahun b) Daftar Inventori KEW.PA-3 UPPSM/ Daftar Inventori/ Tahun c) Senarai Daftar Harta Tetap KEW.PA-4 UPPSM/ Daftar Harta Tetap/ Tahun d) Senarai Daftar Inventori KEW.PA-5 UPPSM/ Daftar Inventori/ Tahun Lokasi Rak Fail UPPSM Rak Fail UPPSM Rak Fail UPPSM Rak Fail UPPSM

AK/UPPSM.BEND/00 CARTA ALIR ARAHAN KERJA PENERIMAAN, DAN PENYELENGARAAN MULA 7. Penerimaan dan pendaftaran aset mengikut jenis peralatan dan kategori aset. 7.2 Semak dokumen sokongan pembayaran dan sediakan arahan pembayaran kepada Bahagian Kewangan. Penyelenggaraan mengikut jenis peralatan. 7.3 7.3. Proses penyelenggaraan bagi Peralatan Pejabat 7.3. Proses penyelenggaraan bagi Peralatan IT TAMAT