Halaman: 1/6 1.0 TUJUAN 2.0 SKOP Menerangkan proses yang dijalankan setelah bahan dibekalkan kepada Perpustakaan untuk membolehkan kemudahkesanan bahan-bahan perpustakaan oleh pengguna dan memastikan bahan dan rekod yang diproses adalah betul dan tepat. Meliputi semua bahan bercetak, bukan bercetak dan elektronik yang diterima di Perpustakaan kecuali bahan bahasa asing dan bahan hadiah. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Tajuk Dokumen - Virtua Online Documentation - Sistem Virtua - Pangkalan Data ACQ CLICKS UPM/OPR/PSAS/P004 UPM/OPR/PSAS/AK05 UPM/OPR/PSAS/AK06 UPM/OPR/PSAS/AK07 UPM/OPR/PSAS/AK08 OPR/PSAS/GP01/ILB OPR/PSAS/GP04/KKH 4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN Prosedur Pengkatalogan dan Klasifikasi Bahan Arahan Kerja Pemprosesan Tesis & Laporan Projek Arahan Kerja Pemprosesan Bahan Media Arahan Kerja Pemprosesan Bahan Monograf Arahan Kerja Penerimaan Bahan Baru Garis Panduan Identifikasi dan Melabel Bahan Garis Panduan Penerimaan Bahan Koleksi Khas BKK : Bahagian Koleksi Khas BMA : Bahagian Media dan Arkib KB : Ketua Bahagian Pembangunan Koleksi / Ketua Bahagian Media dan Arkib / Ketua Bahagian Koleksi Khas / Ketua Perpustakaan Cawangan KBSTM : Ketua Bahagian Sistem dan Teknologi Maklumat KBTM : Ketua Bahagian Teknologi Maklumat (Kampus Bintulu) PAP : Pembantu Am Pejabat PKBS : Perpustakaan Kampus Bintulu Sarawak PKSB : Perpustakaan Kejuruteraan dan Seni Bina PPV : Perpustakaan Perubatan Veterinar PPSK : Perpustakaan Perubatan dan Sains Kesihatan
Halaman: 2/6 PP : Pembantu Perpustakaan PPKn : Pembantu Perpustakaan Kanan PenP : Penolong Pustakawan JT : Juruteknik 5.0 TANGGUNGJAWAB KB bertanggungjawab mempastikan prosedur ini dilaksanakan. Semua yang terlibat perlu mematuhi prosedur ini.
Halaman: 3/6
Halaman: 4/6 7.0 PROSEDUR TERPERINCI Tindakan 7.1 Mula 7.2 Terima Bahan Baru daripada PPKn/PP berserta Borang Pesanan Bahan Monograf Dan Media (OPR/PSAS/BR01/PSM). 7.3 Jalankan Proses Identifikasi Bahan. (Rujuk Garis Panduan Identifikasi dan Melabel Bahan (OPR/PSAS/GP01/ILB)). PAP PP/PAP 7.3.1 Isi ruangan berkaitan pada Borang Pesanan Bahan Monograf dan Media (OPR/PSAS/BR01/PSM) / Pangkalan Data ACQ CLICKS (jika berkenaan). 7.4 Asingkan Tesis & Laporan Projek, Bahan Media dan Monograf. Hantar Bahan kepada Pegawai Bertanggungjawab/BKK/BMA. PP/PAP 7.4.1 Jika tesis & laporan projek, rekodkan dalam buku Log Penyerahan Bahan Keluar (OPR/PSAS/BL01/PBK) dan ikut langkah 7.5. 7.4.2 Jika bahan media, rekodkan dalam buku Log Penyerahan Bahan Keluar (OPR/PSAS/BL01/PBK) dan ikut langkah 7.6. 7.4.3 Jika bahan monograf, ikut langkah 7.7. 7.5 Laksanakan Pemprosesan Tesis & Laporan Projek (Rujuk Arahan Kerja Pemprosesan Tesis & Laporan Projek (UPM/OPR/PSAS/AK05)). KB/Pustakawan/ PenP/PPKn/PP Terus ke langkah 7.8.
Halaman: 5/6 Tindakan 7.6 Laksanakan Pemprosesan Bahan Media. (Rujuk Arahan Kerja Pemprosesan Bahan Media (UPM/OPR/PSAS/AK06)). KB/Pustakawan/ PPKn/PP/JT Terus ke langkah 7.8. 7.7 Laksanakan Pemprosesan Bahan Monograf. (Rujuk Arahan Kerja Pemprosesan Bahan Monograf (UPM/OPR/PSAS/AK07)). KB/Penyelaras Pengkatalogan/ Pustakawan/ PenP/ PPKn/PP/PAP 7.8 Tamat.
Halaman: 6/6 8.0 REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. Sistem Virtua Rekod katalog 2. Pangkalan Data ACQCLICKS Rekod Perolehan dan Pemprosesan Bahan 3. OPR/PSAS/BL01/PBK Log Penyerahan Bahan Keluar 4. OPR/PSAS/BL01/PSM Log Pesanan Bahan Monograf dan Media Borang Pesanan Bahan Monograf dan Media (OPR/PSAS/BR01/PSM) 5. OPR/PSAS/BL04/TRM Log Penerimaan Bahan Koleksi Khas Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan KBSTM / KBTM KBSTM / KBTM KBSTM / KBTM Kekal KBSTM KBSTM Server Lotus Notes PenP/PPKn/PP/ PAP Pustakawan/ PenP /PPKn/PP PenP/PPKn/PP/ PAP Pustakawan/ PenP /PPKn/PP Kekal BPK BKK PPSK PKSB PPV PKBS 1 Tahun BPK PPSK PPV PKBS BKK 6 Bulan PenP /PPKn/PP PenP /PPKn/PP BKK PKBS PKSB PPSK PPV 1 Tahun Kuasa Melupus KBSTM KBSTM KB KB KB 9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat Disedia dan Disemak Dilulus/ Diluluskan Semula Tarikh Kuatkuasa 02 00 - Keluaran Pertama untuk satu persijilan Ketua Pustakawan WP 03/01/2011 02 01 OPR (PSAS) 2/2011 Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses Ketua Pustakawan WP 22/08/2011 02 02 OPR(PSAS)- 2/2014 Mesyuarat Pengurusan PSAS Khas Ketua Pustakawan WP 30/05/2014