Sistem Informasi Reservasi Pada Hotel Museum Batik Berbasis Client Server Naskah Publikasi diajukan oleh Sugiarti 08.02.7038 kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2011
HOTEL RESERVATION INFORMATION SYSTEM ON CLIENT SERVER BASED BATIK MUSEUM SISTEM INFORMASI RESERVASI PADA HOTEL MUSEUM BATIK BERBASIS CLIENT SERVER Sugiarti Jurusan Manajemen Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT In a hospitality has data has a data include reservations, guest data, the data in and out guests, employee data and administrative data, but processing is still manual and requires a very long time in their administration process, therefore it is necessary to find alternatives in the handling of such data. If we look at together, the computer is the best solution in data processing hospitality. Computers are able to solve problems, not only in the calculation but also the ability to store and deliver information. however in modern society many computers used as data centers (database) than any other usage. Because the database is a very prominent role.database processing into devices that kehadiranya indispensable mainstay, and not only accelerate the acquisition of information, but can also improve the service to hotel guests. Not just information to guests, but can be directly monitored by the hotel owner had to wait tapa monthly reports from officers. Based on this background, the problem is taken is how to manufacture a centralized database system using the billing system so that data entered on the computer pengentrian no data, but on the server which can be directly monitored by the owner, as well as its management by using Microsoft Visual Basic 6.0. How does the process work so that programs can be accessed on a variety of computer services that exist, but remain on a single information (server). The purpose of this paper is to facilitate the hotel front office clerk to handle all rooms information, hotel guests and visitors, as well as make a variety of reports required so that service to guests and visitors become more leverage, quickly and accurately, to be able to serve the guests, visitors and users Other hotel services quickly and satisfactorily, givingrise to a good image of the hotel. Making the hospitality management system is implemented programming language developed by programmers that are reliable and experienced on the Microsoft Visual Basic, also the design of a database system Database Management System (DBMS). The results of the activities to be implemented is a database management program hospitality. And how the hospitality management system can work to maximize the satisfaction of hotel guests. Keywords : Data collection information system, Visual Basic, Microsoft SQL Server, Crystal Report 8.5
1. Pendahuluan Hotel merupakan salah satu bentuk pelayanan publik yang menawarkan suatu jasa dalam hal penyediaan tempat tinggal, yang sifatnya sementara dan dalam waktu-waktu tertentu bagi siapa saja yang memerlukannya. Biasanya yang ingin menginap di suatu hotel adalah orang-orang yang sedang bepergian pada suatu daerah tertentu, dimana orang-orang tersebut berasal dari daerah yang tidak sama dengan tempat hotel tersebut berada. Pendataan administrasi pada reservasi perhotelan memerlukan ketepatan mekanisme dan penataan yang terorganisir agar data dapat terkemas dan terjaga keamanannya dengan baik, seiring dengan pesatnya perkembangan teknologi dan kemudahan-kemudahan yang ditawarkan didalamnya, kini instansi-instansi baik swasta maupun negeri memanfaatkan fasilitas teknologi dalam pengolahan datadatanya yang dulu diolah secara manual diubah kedalam pola komputerisasi yang mempermudah proses pengentrian dan pencarian data-data yang telah tersimpan dalam database. Database tersebut dibuat dengan tujuan agar proses kerja lebih optimal dan dilakukan secara cepat dan tepat dengan tingkat kesalahan yang sedikit. Berdasarkan latar belakang masalah diatas penulis mencoba membuat sebuah sistem dengan komputer untuk mengatur sistem informasi perhotelan, dimana penulis mengembangkannya dengan program aplikasi Visual Basic 6.0, dengan akses database menggunakan SQL Server 2000 dengan judul Sistem Informasi Reservasi Pada Hotel Museum Batik Berbasis Client Server. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar permasalahan diatas maka akan diuraikan rumusan permasalahan dalam tugas akhir ini adalah : 1. Bagaimana memberikan alternative penyimpanan data reservasi yang baik pada layanan hotel dengan menggunakan sistem informasi reservasi yang telah diolah? 2. Bagaimana membuat sistem yang memberikan kemudahan kepada pengguna (user) pada proses layanan reservasi pada hotel, dengan memberikan desain interface yang tidak rumit (simple) yang sesuai dengan kebutuhan pengguna? 1.3 Batasan Masalah Pada database ini dibuat sistem database untuk pengolahan data masuk (checkin) dan keluar tamu (checkout) yang ada di hotel yang digunakan untuk mempermudah pengumpulan data supaya dapat dipantau langsung oleh pemilik hotel tanpa harus menunggu laporan bulanan dari front office hotel. Dalam hal ini penulis membuat suatu sistem pengolahan data dengan memanfaatkan program aplikasi Microsoft Visual Basic 6.0 dan Microsoft SQL Server 2000.
1.4 Maksud dan Tujuan Berdasarkan uraian rumusan permasalahan diatas, maksud dari penelitian ini adalah membuat sistem informasi reservasi pada hotel museum batik yogyakarta berbasis client server yang baik untuk menghasilkan informasi yang cepat, tepat dan akurat. 1.5 Metode Penelitian Dalam pencapaian tujuan, diperlukan data-data pelengkap untuk mendukung keakuratan informasi yang dihasilkan. Untuk itu, dalam pencarian dan pengumpulan data dilakukan dengan beberapa metode, antar lain : 1. Metode Interview Metode ini dilakukan dengan cara penulis melakukan wawancara langsung dengan pihak-pihak terkait. 2. Metode Observasi Metode ini dilakukan dengan cara penulis melakukan pengamatan terhadap objek yang akan diteliti. 3. Metode Kearsipan Metode ini menggunakan media arsip-arsip hotel dan mempelajari dengan seksama yang berhubungan dengan masalah yang dihadapi. 4. Metode kepustakaan Metode ini dilakukan dengan cara menggunakan buku-buku atau literature yang berhubungan dengan masalah yang akan diteliti. 2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Basis Data 2.1.1 Pengertian Basis Data Basis data (database) adalah kumpulan dari berbagai data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya. Basis data tersimpan di perangkat keras, serta dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak. Pendefinisian basis data meliputi spesifikasi dari tipe data, struktur dan batasan dari data atau informasi yang akan disimpan. Database merupakan salah satu komponen yang penting dalam sistem informasi, karena merupakan basis dalam menyediakan informasi pada para pengguna. 2.1.2 Elemen Basis Data 1. Entitas
Merupakan sekumpulan objek yang terdefinisikan yang mempunyai karakteristik sama dan dapat dibedakan satu dengan lainnya. Objek dapat berupa barang, orang, tempat atau suatu kejadian. 2. Atribut Merupakan deskripsi data yang dapat mengidentifikasi entitas yang membedakan entitas tersebut dengan entitas yang lain. Seluruh atribut harus cukup untuk menyatakan identitas obyek, atau dengan kata lain, kumpulan atribut dari setiap entitas dapat mengidentifikasi keunikan suatu individu. 3. Nilai Data (Data Value) Merupakan data aktual atau informasi yang disimpan pada tiap data, elemen, atau atribut. Atribut nama karyawan menunjukkan tempat dimana informasi nama karyawan disimpan, nilai datanya misalnya adalah Febtiana, Yuli, Putri dan lain-lain yang merupakan isi data nama karyawan tersebut. 4. File / Tabel Merupakan kumpulan record sejenis yang mempunyai panjang elemen yang sama, atribut yang sama, namun berbeda nilai datanya. 5. Record / Tuple Merupakan kumpulan elemen-elemen yang saling berkaitan menginformasikan tentang suatu entitas secara lengkap. Satu record mewakili satu data atau informasi. 2.1.3 Database Management System (DBMS) Pengolahan database secara fisik tidak dilakukan oleh pengguna secara langsung, tetapi ditangani oleh perangkat lunak yang disebut dengan sistem pengolahan basis data atau Database Management System. Database Management System (DBMS) merupakan suatu alat berbasis komputer yang digunakan untuk menyimpan dan mengolah data yang bertujuan untuk menciptakan keadaan yang mudah dan efisien dalam penggunaan dan penyimpanan data. Dua tujuan utama dalam konsep database adalah meminimumkan pengulangan data dan mencapai independensi data. Pengulangan data (redudancy) adalah duplikasi data yang artinya data disimpan dalam beberapa file. Independensi data adalah kemampuan untuk membuat suatu struktur data tanpa membuat perubahan pada program yang memproses dalam tabel dan kamus data yang terpisah secara fisik dari program. Suatu DBMS berisi suatu koleksi data yang saling berelasi dan satu kesatuan program yang berfungsi untuk mengakses data tersebut. Jadi DBMS terdiri dari suatu database dan program untuk menambah data, menghapus data, mengambil data dan membaca data. 2.2. Sistem Perangkat Lunak 2.2.1. Microsoft Visual Basic
2.2.1.1. Pengenalan Visual Basic Visual Basic adalah program untuk membuat aplikasi berbasis Microsoft Windows secara cepat dan mudah. Visual Basic menyediakan tool untuk membuat aplikasi yang sederhana sampai aplikasi kompleks atau rumit baik untuk keperluan pribadi maupun untuk keperluan perusahaan/instansi dengan sistem yang lebih besar. Visual dalam hal ini merupakan bahasa pemrograman yang menyerahkan berbagai macam desain dengan model GUI (Graphical User interface). Hanya dengan mengetikkan sedikit kode program, pengguna sudah dapat menikmati program dengan tampilan yang menarik. Basic menunujukkan bahasa pemrograman BASIC (Beginner All-Purpose Symbolic Instruction Code). Visual Basic dikembangkan dari bahasa BASIC yang ditambah ratusan perintah tambahan, function, keyword dan banyak berhubungan langsung dengan GUI Windows. Visual Basic berorientasi pada objek (Object Oriented Programming/OOP) yang sangat mudah untuk digunakan dan dipelajari. 2.2.2. Microsoft SQL Server 2000 2.2.2.1. Pengertian Microsoft SQL Server 2000 Microsoft SQL Server adalah sistem manajemen database relasional atau Relational Data Base Management System (RDBMS) yang dirancang untuk aplikasi dengan arsitektur Client / Server. Client adalah setiap komponen dari sebuah sistem yang meminta layanan atau sumber daya dari komponen sistem lainnya. Sedangkan Server adalah setiap komponen sistem yang menyediakan layanan atau sumber daya ke komponen sistem lainnya. 2.2.3. Crystal Reports 8.5 2.2.3.1. Pengertian Crystal Reports Crystal Reports merupakan salah satu reporting tools yang disediakan mulai di.net versi pertama keluar yaitu.net versi 1.0. Sebelum.NET muncul crystal reports merupakan reporting tools yang harus diinstal secara terpisah dan di refrensi secara manual library-nya apabila ingin digunakan. Hal tersebut sudah tidak berlaku lagi semenjak kemunculan.net pertama sehingga crystal reports sudah di include kan didalam Visual Studio.NET dan tidak perlu diinstal secara terpisah. 3. Tinjauan Umum 3.1 Gambaran Umum Hotel Museum Batik Kota Yogyakarta dikenal dengan kota yang kaya akan budaya. Salah satu budaya yang ada di Yogyakarta adalah kerajinan batik yang bahkan sudah dikenal oleh masyarakat dunia. Di kota ini sendiri terdapat Museum Batik yang masih menyimpan beragam kerajinan batik dari masa ke masa. Berdekatan dengan Museum Batik ini terdapat sebuah hotel yang memiliki nama sesuai dengan
Museum Batik tersebut yaitu Hotel Museum Batik Yogyakarta. Hal tersebut membuat Hotel Museum Batik ini menjadi menarik untuk dikunjungi. Keistimewaan dari Hotel Museum Batik tidak berhenti sampai disitu saja. Masih banyak keistimewaan dari hotel ini, yaitu dapat menjadi pilihan pengunjung saat berwisata ke Yogyakarta. Letaknya sangat strategis yaitu terletak di Jalan Dr. Sutomo No. 13A Yogyakarta dan didirikan pada tanggal 12 mei 2003 atas prakarsa keluarga Hadi Nugroho. Karena selain terletak berdekatan dengan Museum Batik, Hotel ini juga memiliki suasana yang tenang dan nyaman serta tidak jauh dari pusat kota Yogyakarta. Hotel ini hanya terletak 5 menit dari Malioboro. Banyak sekali fasilitas menarik yang dimiliki oleh Hotel Museum Batik ini, diantaranya Lobby yang nyaman untuk beristirahat sejenak, ataupun bercengkrama dengan keluarga. Disekitar Lobby yang luas yang dimiliki Hotel Museum Batik juga terdapat Drug Store, sehingga pengunjung tidak perlu repot untuk mencari cinderamata terutama segala hal yang dekat dengan batik. Bagi pengunjung yang datang untuk berbisnis, Hotel Museum Batik juga dapat menjadi alternative yang menarik untuk melakukan kegiatan bisnis seperti meeting. Alasannya adalah karena Hotel Museum Batik menyediakan empat ruang meeting ber-ac, dengan fasilitas yang lengkap yaitu screen, white board, sound system dan tentu saja meja dan kursi yang telah di desain secara menarik dan fungsional untuk keperluan meeting. 3.2 Tujuan Hotel Museum Batik Tujuan umum pembangunan Hotel Museum batik adalah untuk penginapan bagi wisatawan asing atau domestik yang bersinggah untuk menikmati liburan. Selain itu tempatnya yang strategis didaerah keramaian dan di pusat kota yang dekat dengan Malioboro. Tujuan khusus dapat dilihat dari tujuan secara ekonomis adalah untuk mendapatkan laba dan kepuasan pribadi. Sasaran Hotel Museum Batik adalah meningkatkan kegiatan operasional hotel dengan meningkatkan layanan kepda tamu yang menginap di Hotel. Sasaran tersebut sederhana akan tetapi bisa mendekati dan menguasai pasaran serta dapat meningkatkan status hotel. Hal itu disertai dengan penempatan tingkat harga yang sesuai dengan kondisi penyewaan tiap-tiap jenis kamar hotel. 4. Pembahasan 4.1 Rancangan Sistem Yang Diusulkan Setelah menganalisa permasalahan yang ada pada objek penelitian yaitu Hotel Museum Batik, penulis mengambil keputusan bahwa perlu diadakannya pembaharuan sistem yang digunakan selama ini. Hal ini di latarbelakangi oleh pentingnya penyajian sistem informasi yang terperinci, akurat dan rapi.
Oleh karena itu, penulis mengajukan rancangan sistem yang akan diolah secara komputerisasi dengan tujuan akan mempermudah pengolahan data checkin dan checkout. Secara umum rancangan sistem ini ditujukan untuk satu tahapan penyelesaian sederhana, rapid an jelas dengan menggunakan simbol-simbol yang standar. Dalam menyusun laporan ini, penulis mengajukan rancangan dan beberapa model yaitu Flowchart diagram, diagram konteks dan data flow diagram (DFD). 4.1.1 Flowchart Yang Diusulkan 4.2 Implementasi Database 4.2.1 Pembuatan Database Database pada Microsoft SQL Server terdiri dari kumpulan-kumpulan tabel-tabel yang berisi data dan objek-objek yang lain, seperti view, indexses, store procedure dan triggers. SQL Server dapat mensupport banyak database dan setiap data dapat disimpan dalam suatu database yang dapat dihubungkan dengan database lainnya. Ada dua cara dalam membuat Database SQL Server 2000, dengan Enterprise Manager dan dengan pernyataan pada Query Analizer.
Cara membuat sebuah database adalah : 1. Buka Enterprise Manager lalu expand Microsoft SQL Server > SQL Server Group. 2. Lanjutkan dengan membuka server LOCAL atau sesuai nama komputer Anda, lalu buka folder Database. Klik kanan folder tersebut dan pilih New Database. 3. Isikan nama database yang akan anda buat. 4. Lanjutkan dengan membuka tab Data Files, di bagian ini terdapat beberapa option yang dapat dijelaskan sebagai berikut : a. File Name dan Location, untuk member nama file dan meletakkan file database tersebut disuatu lokasi folder yang diinginkan. b. File growth, mengatur penambahan ukuran file database. Dapat ditetapkan dengan presentase tertentu atau berdasarkan jumlah megabytes tertentu. c. Maximum file size, ukuran file dapat dibatasi pada tingkat tertentu atau unlimited. 5. Pada tab Transaction Log terdapat option yang sama dengan tab Data Files. Apabila membuat database di SQL Server maka akan terdiri minimum 2 file yaitu : a. Data File, adalah file untuk menyimpan data. b. Transaction Log, adalah file yang menyimpan histori transaksi dan semua kejadian di database. Pada tutorial ini semua option untuk 2 file tersebut dibiarkan dalam kondisi default. 6. Setelah proses pengisian option selesai, klik OK dan database baru akan terlihat di Enterprise Manager. 5. Penutup 5.1 Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian terhadap sistem pengolahan data tamu di Hotel Museum Batik, maka penulis dapat mengambil beberapa kesimpulan sebagai berikut: a. Sistem yang berjalan pada saat ini masih diproses secara manual baik dalam pelaksanaan dan media penyimpanannya dapat memungkinkan adanya kesulitan dimasa yang akan datang meskipun pada saat ini permasalahan tersebut berupa lambatnya penyajian informasi yang dibutuhkan sistem, sehingga sistem kurang efektif. Meskipun sistem manual pada saat ini tidak menimbulkan kesulitan tetap diperlukan adanya sistem baru yang dapat menjaga efisiensi dan efektifitas sistem. b. Sistem baru yang telah terkomputerisasi yang dibangun berdasarkan sistem yang sedang berjalan, sehingga dapat dikonversikan secara lebih sederhana dan mudah pengoperasiannya.
c. Dalam penggunaan sistem baru dengan Software Visual Basic 6.0 dan SQL Server 2000 diharapkan dapat membuat sistem yang sudah berjalan menjadi lebih efektif serta dapat menyajikan informasi secara tepat cepat cepat dan akurat. 5.2 Saran Dalam Penelitian dan pengembangan sistem informasi Resrvasi di Hotel Museum Batik, penulis memberikan saran-saran sebagai berikut: a. Untuk mengoptimalkan pekerjaan sebaiknya menggunakan sistem yang terkomputerisasi. b. Sistem informasi reservasi hotel yang dirancang penulis dalam laporan ini dapat digunakan oleh Hotel Museum Batik sehingga dapat membantu Front Office dalam melayani tamu-tamu yang menginap di hotel dan juga mempermudah dalam pembuatan laporan CheckIn dan CheckOut. c. Hotel Museum Batik perlu melakukan pelatihan personil pada karyawan yang terlibat dan langsung berhubungan dengan sistem yang baru. Demikian kesimpulan dan saran yang dapat penulis sampaikan. Penulis sangat berharap sistem tersebut dapat membantu meningkatkan kinerja sistem, sehingga dapat menghasilkan informasi dengan cepat, tepat dan akurat. Dan tentunya bermanfaat bagi Hotel Museum Batik agar dengan adanya sistem baru juga dapat menambah customer atau tamu yang menginap. DAFTAR PUSTAKA Jogiyanto, H.M. 1997. Analisis dan Desain Sistem Informasi, pendekatan terstruktur, Yogyakarta: CV. Andi Offisite (Penerbit Andi) Janner Simarmata & Iman Paryudi, Basisdata, Andi Yogyakarta, 2005 Kristanto, andri. 2003.Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Yogyakarta : Penerbit GAVA MEDIA Sunyoto, Andi.2001. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta : Penerbit ANDI Wahyono, Teguh. 2004. Sistem Informasi Konsep Dasar, Analisis Desain dan Implementasi. Yogyakarta : Penerbit GRAHA ILMU Budi Sutedjo Dharma Oetomo, S.Kom, MM, Konsep & Aplikasi Pemrograman Client Server, Andi Yogyakarta, 2006