ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI PADA KLINIK PRATAMA BUDI HUSADA KLATEN NASKAH PUBLIKASI

Transkripsi

1 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI PADA KLINIK PRATAMA BUDI HUSADA KLATEN NASKAH PUBLIKASI Diajukan oleh Novita Sari kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2013 i

2 ii

3 ANALYSIS AND DESIGN OF INFORMATION SYSTEMS ADMINISTRATION AT PRATAMA BUDI HUSADA KLATEN CLINIC ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI PADA KLINIK PRATAMA BUDI HUSADA KLATEN Novita Sari Bambang Sudaryatno Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Clinic Pratama Budi Husada is a business that specializes in healthcare to serve the community. However, in this business, Clinic Pratama Budi Husada is still having trouble because the manual recording and not elegant, so that the performance is less effective and efficient, making the line long and would be resulted on the length of service time in the Administration. The number of patients who come with their families make the level of the crowd people lead to difficult situation for Clinic Pratama Budi Husada provide drugs services and managing transactions in an efficient way. Using software NetBeans and Xampp created a Desktop app for managing patients, medicine, doctors and nurses and the documents contained in the Clinic Pratama Budi Husada. This application is expected to help Clinic Pratama Budi Husada so the performance can run fast, and accurate, and the information obtained is useful for the progress of services to patients. Keywords: administrative, desktop system, accurat iii

4 1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Masalah Sebuah informasi merupakan kunci utama dalam sebuah perusahaan. Informasi sangatlah tergantung dari beberapa aspek antara lain aspek sumber, bagaimana mendapatkannya dan beberapa aspek yang lain. Informasi memegang peranan yang penting dalam proses pengambilan keputusan bagi pihak manager. Informasi yang tepat, akurat dan relevan tentunya akan mendukung dalam pengambilan keputusan tersebut. Sedangkan untuk mendapatkan informasi yang cepat, tepat dan akurat, maka tidak lepas dari sistem yang diterapkan oleh suatu perusahaan. Sistem Informasi Administrasi pada Klinik Pratama Budi Husada yang dilakukan secara manual mempunyai banyak kelemahan terutama dari faktor kecepatan proses pengolahan datanya, sehingga berakibat informasi yang dibutuhkan akan terlambat. Oleh karena itu perusahaan menjadi semakin sadar bahwa informasi adalah suatu sumber daya yang penting secara strategis dan membutuhkan teknologi yang dapat mengolah sumber daya tersebut. Dengan banyaknya kemudahan yang dapat diperoleh dengan menggunakan sistem komputerisasi tersebut, maka banyak perusahaan yang telah menerapkan sistem tersebut. Tetapi pada Klinik Pratama Budi Husada sistem yang diterapkan pada administrasi masih manual yaitu dengan pencatatan tulis tangan. Akibatnya proses pelayanan data administrasi lambat. Begitu juga untuk memperoleh informasi dan laporan-laporan yang diperlukan. Berdasarkan sistem yang selama ini dilakukan pada Klinik Pratama Budi Husada maka penulis terdorong untuk mengadakan penelitian dan pembangunan sebuah sistem terkomputerisasi administrasi. Semoga dengan adanya sistem tersebut dapat membantu Klinik Pratama Budi Husada dalam mengurus dan menangani pengolahan data yang berhubungan dengan kegiatan administrasi. Dari uraian di atas, maka dengan ini penulis akan mengadakan penelitian dan pembangunan sistem dengan judul Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Administrasi Pada Klinik Pratama Budi Husada Klaten. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang diatas, maka rumusan masalahnya adalah Bagaimana menganalisis dan merancang sistem informasi administrasi Klinik Pratama Budi Husada Klaten yang akurat, relevan dan tepat waktu? pada 1

5 1.3 Batasan Masalah Batasan masalah dari Sistem Informasi Adminstrasi Pada Klinik Pratama Budi Husada ini adalah a. Pengolahan data, yang meliputi : 1. Pengolahan data kelas 2. Pengolahan data kamar 3. Pengolahan data obat 4. Pengolahan data jasa 5. Pengolahan data pasien 6. Pengolahan data dokter 7. Pengolahan data pengguna yang terdiri data admin dan petugas. Admin adalah pemilik Klinik Pratama Budi Husada Klaten. Sedangkan petugas adalah pegawai Klinik Pratama Budi Husada Klaten. 8. Pengolahan data pendaftaran 9. Pengolahan data pemeriksaan 10. Pengolahan data pembayaran 11. Pengolahan data obat masuk b. Pembuatan laporan yang terdiri dari : 1. Laporan data pasien 2. Laporan data dokter 3. Laporan data kamar 4. Laporan data obat 5. Laporan data jasa 6. Laporan data pemeriksaan 7. Laporan data pembayaran c. Karena hanya terpusat pada sistem administrasi maka sistem ini tidak menampilkan rekam medis. 2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem Pengertian Sistem Terdapat dua kelompok pendekatan didalam mendefinisikan sistem, yaitu : 1. Pendekatan secara prosedur, sistem didefenisikan sebagai suatu urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan apa yang 2

6 harus dikerjakan, siapa yang mengerjakan, kapan dikerjakan, dan bagaimana mengerjakannya (Gerald J, 1981). 2. Pendekatan secara komponen/elemen, sistem didefinisikan sebagai bagian bagian yang saling berkaitan yang beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud (Gordon B, davis, 1984) Konsep Pemodelan Sistem Di dalam perancangan simbol dibutuhkan langkah-langkah dalam membuat pemecahan masalah secara matematis dengan menggunakan alat bantu seperti flowchart, DFD (Data Flow Diagram), ERD (Entity Relationship Diagram). Alat bantu ini bermanfaat untuk membantu memahami alur kerja sistem Flowchart System Bagan alir simbol (systems flowchart) merupakan bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari simbol. 2 Bagan ini menjelaskan urut-urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam simbol. Bagan alir simbol menunjukkan apa yang dikerjakan di simbol. Bagan alir simbol yang akan dirancang, digambar dengan menggunakan simbol-simbol yang tampak sebagai berikut ini: Simbol keyboard, menunjukkan input yang menggunakan on-line keyboard. Simbol proses, menunjukkan kegiatan proses dari operasi program komputer. 1 Jogiyanto HM, Analisis dan Desain Sistem Informasi : pendekatan terstruktur teori dan praktik aplikasi bisnis, hal Ema Utami Sukrisno, Konsep Dasar Pengolahan dan Pemrograman Database dengan SQL Server, Ms.Access, dan Ms.Visual Basic,(Yogyakarta: ANDI,2005), hal.104 3

7 Simbol penyimpanan (storage/hard disk), menunjukkan input/output atau penyimpanan data menggunakan hard disk. Simbol display, menunjukkan output yang ditampilkan dimonitor. Simbol dokumen, menunjukkan dokumen input dan output baik untuk proses manual, mekanik atau simbol r. Simbol garis alir, menunjukkan arus dari proses. Gambar 2.1 simbol flowchart system 3 Analisis dan Perancangan Sistem 3.1 Tinjauan Umum Tentang Klinik Pratama Budi Husada Klaten Klinik Pratama Budi Husada Klaten sebagai klinik pelayanan kesehatan masyarakat Klaten dibentuk pada tahun Klinik ini dibentuk dengan tujuan untuk melayani dan meningkatkan kesehatan di masyarakat Klaten dan sekitarnya. Sebagai perintis usaha kesehatan yang sangat berpengalaman di bidangnya, Klinik Pratama Budi Husada Klaten selalu berupaya mengerti dan melayani sepenuh hati dengan mewujudkan harapan masyarakat akan keamanan, fasilitas, efektifitas, efisiensi dan tanggung jawab dalam menangani setiap pasien Sejarah Klinik Pratama Budi Husada Klaten Memahami potensi dan kebutuhan tinggi masyarakat akan layanan kesehatan usaha para pebisnis dengan tingkat mobilitas yang sangat tinggi, telah menginspirasi berdirinya sebuah usaha jasa klinik yang dikenal masyarakat dengan nama Klinik Pratama Budi Husada Klaten. Dengan keinginan mulia Dr. Hono maka Klinik Pratama Budi Husada Klaten resmi didirikan pada 26 Januari Berkat tangan dingin dan keuletan Bpk.Hono sebagai 4

8 perintis usaha dan pengelola klinik, usaha di bidang kesehatan ini mulai menapak dengan kokoh ditengah persaingan bisnis jasa kesehatan yang terus menggeliat seiring dengan perkembangan teknologi dan kebutuhan masyarakat yang semakin meningkat Visi dan Misi Menjadikan Klinik sebagai institusi pelayanan kesehatan profesional, bermutu, menyeluruh dan terjangkau yang melayani seluruh lapisan masyarakat dengan mengedepankan keikhlasan merupakan visi Klinik Pratama Budi Husada Klaten. Sedangkan misinya adalah : 1. Meningkatkan pelayanan kesehatan menuju pelayanan profesional, bermutu, aman, nyaman, dan terjangkau 2. Melakukan pelatihan dan pendidikan karyawan agar memberikan pelayanan profesional dan sesuai dengan perkembangan 3. Melakukan inovasi pelayanan kesehatan sesuai kebutuhan masyarakat 4 Implementasi dan Pembahasan 4.1 Pemrograman Pemograman merupakan tahap implementasi dimana, dilakukan pengkodean berdasarkan hasil perancangan perangkat lunak yang telah dibuat sehingga berbentuk sistem baru yang sedemikian rupa seperti yang telah direncanakan. Pengkodean ini dilakukan dengan menggunakan bahasa pemograman Java dengan editornya NetBeans IDE 6.9, sedangkan untuk sistem database menggunakan MySQL yang telah terintegrasi dengan paket program XAMPP for Windows Implementasi Basis Data Tabel dan data dirancang kemudian disusun menjadi saling berkorelasi dan terhubung didalam satu database. Beberapa tabel memiliki masing-masing kunci unik yang menjadikan identitas mewakili keseluruhan isi tabel. Data yang tersimpan didalam tabel akan di tampilkan sebagai laporan informasi proses pengelolahan sistem. 5

9 5 Kesimpulan 5.1 Kesimpulan Dari uraian dan penjelasan serta pembahasan keseluruhan materi pada bab-bab sebelumnya dan dalam pengakhiri pembahasan ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI PADA KLINIK PRATAMA BUDI HUSADA KLATEN maka penyusun mengambil kesimpulan bahwa : 1. Proses pengolahan data yang berjalan selama ini masih menggunakan cara manual dan belum adanya program khusus untuk mengolah data yang mengakibatkan pelayanan informasi mengenai data tentang Klinik masih kurang memuaskan. Misalnya saja kerumitan dalam pencarian data, lamanya waktu dalam pelayanan administrasi, kesalahan-kesalahan pencatatan data yang membutuhkan waktu perbaikan cukup lama, semua itu perlu dibenahi. Oleh karena itu sistem manual saat ini perlu dikembangkan menjadi sistem yang terkomputerisasi. 2. Adapun kelebihan sistem terkomputerisasi dibandingkan sistem yang ada saat ini (manual) adalah : a. Dapat mempercepat pengolahan dan pencatatan data. b. Dapat menyajikan informasi yang cepat dan akurat. c. Semua data tersimpan dan terorganisir dengan rapi dalam satu aplikasi. d. Semua aktifitas sistem dapat termonitor dengan baik dan aman. 5.2 Saran Berdasarkan kesimpulan yang sudah dibuat, ada beberapa saran untuk pengembangan sistem selanjutnya : 1. Memungkinkan penggunaan memory penyimpanan data yang besar seiring berkembangnya sistem, maka perlu diperhatikan juga tentang memory yang dibutuhkan 2. Memungkinkan penggunaan sistem semakin berkembang dan besar, maka perlu dilakukan pengembangan perangkat keras yang memadai dan mampu bekerja sebagaimana mestinya. 3. Kemanan dalam jaringan perlu ditingkatkan agar aliran data dapat berjalan dengan aman. Demikian kesimpulan dan saran yang dapat penyusun sampaikan. Penyusun berharap sistem yang diusulkan ini dapat membantu dalam proses pengolahan data serta pembuatan laporan yang berkualitas. Sehingga dapat menghasilkan informasi yang 6

10 cepat dan akurat yang berguna dalam pengambilan keputusan bagi kemajuan Klinik Pratama Budi Husada Klaten. DAFTAR PUSTAKA Utami, Ema Konsep Dasar Pengolahan dan Pemrograman Database dengan SQL Server, Ms.Access, dan Ms.Visual Basic. Yogyakarta: Penerbit Andi 7